İş Planı Dersi 5. Ünite Özet

Yönetim Planı Kavramı

Yönetim planı, organizasyon yapısının veya işletmenin etkili ve maliyet etkin bir biçimde faaliyette bulunabilmesi için nasıl oluşturulacağına yöneliktir. Yönetim planı ile işletmenin sahipliği, organizasyon yapısı ve organizasyonun kadrolama şekli ile ilgili girişimcinin vereceği kararlar işletmenin başarılı olmasına yol açacaktır. Aynı zamanda yönetim planı, girişimcinin diğer yönetici ve çalışanları ikna etmede bir araç olarak hizmet etmektedir. İyi yazılmış bir yönetim planı, girişimcinin örgütsel etkililiği etkileyen faktörleri anladığının ve tasarım için dikkatli bir şekilde planladığının da kanıtıdır. Yönetim planı, genel olarak, yatırımcıların anlaması gereken şu noktaları içermelidir: Yönetim ve danışmanlık yapısı, yönetim takımı, anahtar personel, personelin deneyimi, işletmenin hukuki yapısı.

Yönetim Planını Hazırlamak İçin Gerekli Bilgiler

Bir yönetim planı hazırlamak için genel olarak üç temel bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır: İşletmenin hukuki yapısı, işletmenin organizasyon yapısı ve organizasyon yapısı içinde yer alan pozisyonları dolduracak becerilerin tanımlanması. Organizasyon yapısına ilişkin kararlar verebilmek için gereksinim duyulan bilgiler şunlardır:

• Doldurulması gereken ana pozisyonlar nelerdir?
• Her bir işin sahip olduğu görev ve sorumluluklar nasıl bölüştürülecek?
• Yetki ve sorumluluklar nasıl gruplanacak?
• Formal yetki, organizasyon çapında nasıl akacak?
• En etkili örgütsel tasarımı gerçekleştirmek, işletmenin temel görevidir. Bu temel görevi yerine getirmek için, hangi faaliyet veya faaliyetler grubu işletmenin varlık nedenini oluşturmaktadır?

Personel konuları ile ilgilenen yönetim süreci, insan kaynakları yönetimi olarak ele alınır. Bu fonksiyonu etkili bir şekilde gerçekleştirmek için aşağıdaki bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır:

• İşletmedeki her bir işle ilgili ihtiyaçlar
• İşin nitelikleri
• Her işe uygun ücretlendirme
• Her işe uygun ücret dışında elde edilebilecek yararlar
• Yetenekli çalışanları işe alma ve emeklilik planları
• İş performansının ölçüldüğü ve değerlendirildiği standartlar
• Bir yönetim planı aşağıdaki bir veya birden fazla şart mevcut olduğunda iş planının ayrı bir parçası olarak ele alınmalıdır:

İşletme birden çok yönetim veya diğer pozisyonları gerektirecek kadar büyüktür.

• İşletmenin beklenen gelişimi, daha başka yönetsel pozisyonların gerekli olacağını göstermektedir.
• İşletmenin temel görevi, birçok personel ve ana iş pozisyonlarını gerektirmesi nedeniyle yeterince teknik veya karmaşıktır.
• Organizasyon yapısında temel değişim amaçlanmaktadır.
• Yönetim planı işletmeye özgüdür. Karmaşık olabileceği için okuyucu için belirginleştirilmesi gerekmektedir.

Bir Yönetim Planını Hazırlama Süreci

Aşağıda tanımlanan sekiz adım, yönetim planı ile ilgili bilgi toplama ve hazırlamaya yönelik mantıksal bir yaklaşım sunmaktadır.

Yönetim Planı Özeti: Bu isteğe bağlı bir bölümdür. Özet, yönetim planının dış tanıtımı için gerekli olduğu zaman hazırlanabilir.

Durumsal İnceleme: Bu bölüm, belli bir amaca hizmet etmektedir. Bu amaç, halihazırdaki bir işletmenin organizasyonunda veya yeni bir ortaklık durumunda meydana gelen veya meydana gelmesi planlanan temel değişimi tanımlamaktır.

İşletmenin Hukuki Yapısını Tanımlama: İşletmenin hukuki yapısının, işletmenin misyonu, genel amaçları ve girişimcinin kişisel ihtiyaçları ile uyumlaştırılması gerekmektedir. Türk Ticaret Kanunu’na göre işletmeler hukuki bakımdan dört farklı biçimde karşımıza çıkarlar: Tek kişi işletmeleri, ortaklıklar, kooperatifler ve dernek ve vakıf işletmeleri.

Tek Kişi İşletmeleri: İşletmenin tek bir sahibi vardır. Ticaret Kanunu’na göre bu sahip, tacirdir. Tacir, “bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kişidir.” Ticari işletmenin her türlü faaliyetlerinden tacir sorumludur.

Ortaklıklar: Birden çok kişinin ekonomik bir amaç doğrultusunda bir araya gelerek para, mal ya da emeklerini birleştirmeleri ile kurdukları ticari işletmelere ortaklık denir. Ortaklıklar, adi ortaklık ve ticaret ortaklıkları olmak üzere iki grupta incelenebilir. Borçlar Kanunu’na göre düzenlenen adi ortaklıklar ın en belirgin özelliği, kendini oluşturan ortaklardan ayrı bir tüzel kişiliğinin bulunmayışıdır. Bir ortaklık, Ticaret Kanunu’nda düzenlenen ticaret ortaklıklarının ayırtedici niteliklerine sahip değilse adi ortaklık sayılır. Ticaret ortaklıkları, Ticaret Kanunu’na göre kişi ortaklıkları ve sermaye ortaklıkları olmak üzere iki ana grupta toplanmaktadır. Kollektif ortaklıklar ve komandit ortaklıklar kişi ortaklıkları; anonim ortaklıklar, limited ortaklık ve sermayesi paylara bölünmüş komandit ortaklık sermaye ortaklığıdır: Kollektif ortaklıklar, ülkemizde en çok görülen ortaklık tipidir. Ticaret Kanunu’na göre kollektif ortaklık, ticari bir işletmeyi bir ticaret ünvanı altında işletmek amacıyla gerçek kişiler arasında kurulan ve ortakların ortaklık alacaklarına karşı sınırsız sorumlu olan ortaklıklardır. Komandit ortaklıkları kollektif ortaklıklardan ayıran en önemli nokta, kollektif ortaklıkta ortaklığın borç ve yükümlülüklerinden dolayı üçüncü kişilere karşı ortakların tümü bütün mal varlıklarıyla sorumlu oldukları halde komandit ortaklıkta bazı ortaklar kollektifteki gibi sınırsız sorumlu olurken diğerleri ise yalnızca koydukları sermaye kadar sorumludur. Kollektif ortaklar gibi sınırsız bir biçimde tüm mallarından sorumlu olan ortaklara komandite , yalnızca koydukları sermaye kadar sorumlu olanlara ise komanditer ortak adı verilmektedir. Anonim ortaklıklar, sermaye ortaklıkları içinde en tipik ve en gelişmişidir. Anonim ortaklık, bir unvan altında ekonomik amaç ve konular için kurulan, sermayesi belirli ve paylara bölünmüş, hissedarların sorumlulukları sermaye payları ile sınırlı, ortaklık sıfatı paya göre belirlenen ve tüzel kişiliği olan ticari bir ortaklıktır. Sermayesi paylara bölünmüş komandit ortaklıklar, bazı yönleriyle komandit ortaklıklara benzemektedir. Bu ortaklıklar, sermayesi paylara bölündüğü için ve komanditer ortakların bu paylarını anonim ortaklık payları gibi serbestçe devredebilme ya da elde edebilme olanağı bulunması nedeniyle sermaye ortaklıkları arasında yer alırlar. Uygulamada ülkemizde bu tür ortaklık ender görülmektedir. Limited ortaklıklar, uygulamada oldukça yaygın bulunan sermaye ortaklıklarından biridir. Limited ortaklık, iki veya daha çok gerçek ve tüzel kişi tarafından bir ticaret ünvanı altında kurulan, ortakların sorumluluğu, koymayı taahhüt ettikleri sermaye ile sınırlı ve ana sermayesi belirli olan ortaklıktır.

Ortaklık hükümlerinde en yaygın görülen konular aşağıda sıralanmıştır:

• Anlaşma tarihi ve süresi İşletmenin adı ve yerleşimi ve işlerinin yapısı
• Ortakların isimleri, ayrı ayrı yatırımları ve kararlaştırılmış kâr ve zarar dağıtımları
• Her ortağın görevleri, işe ayrılan beklenen kişisel hizmet saatleri
• Her ortağın ücreti
• Her ortağın kârlardan alacakları yüzde dağılımı ve kayıplardan doğan sorumlulukları
• İşletmeden elde edilen fonlardan geri çekilme ile ilgili sınırlamalar
• Ortağın işletmeden ayrılması halinde izlenen prosedürler
• Ortağın ölümü veya yetersizliği halinde izlenen prosedürler

Kooperatifler: Gerçek kişiler, kamu tüzel kişiler veya dernekler tarafından kurulan kooperatiflerin en az yedi kurucusu bulunmaktadır. Kooperatifler kâr elde etmek amacıyla değil daha çok karşılıklı yardımlaşma, dayanışma ve korunma amacıyla kurulur. Amaçları kâr olmamasına rağmen yine de ortakların menfaatlerine katkıda bulunmaktır. Herkes kooperatife üye olabilir ve ayrılabilir. Kooperatifler ortaklık değildir. Tüzel kişiliğe sahip kuruluşlardır.

Dernek ve Vakıf İşletmeleri: Dernek ve vakıflar, gelirin paylaşılması dışında kurulan kişi ve mal topluluklarıdır. Bu nedenle bu kurumların işletme kurup bunları çalıştırmaları yasaktır. Ancak Medeni Kanun’a göre dernekler, temel amaçlarına ulaşmak için ekonomik amaçlı işletmeler kurabilirler.

Yönetim Felsefesi: Yönetim planındaki önemli bir başka konu, organizasyon üyeleri tarafından kabul edilen ve uygulanan değerleri, inançları ve davranış kalıplarını tanımlamayı yavaş yavaş geliştiren kültürdür. Yönetim felsefesi ile ilgili aşağıdaki soruların göz önüne alınması gerekmektedir:

• Çalışanların işletme, girişimci ve diğer yöneticiler hakkında olumlu düşüncelere sahip olması hangi adımların gerçekleştirilmesi ile sağlanabilir?
• Çalışanlar nasıl motive edilecektir?
• Çalışanların hangi başarıları kabul edilecek ve ödüllendirilecektir?
• Çalışanlar nasıl bir disiplin altında çalıştırılacaktır?
• Yetki bir veya birden fazla yöneticide mi toplanmalıdır?
• Çalışanlar ne ölçüde planlama, problem çözme ve karar vermede söz hakkına sahip olmalıdır?
• İşletmenin müşteriler, tedarikçiler, kredi verenler ve toplum ile ilişkilerine nasıl bir bakış açısıyla yaklaşılırsa olumlu bir sonuç alınır?

Organizasyon Yapısı: Bir organizasyon, belirli amaçlara ulaşmak için bir arada düşünülmesi gereken insan, fiziksel, bilgi ve finansal kaynaklardan oluşan yapılandırılmış bir gruptur. Formal bir organizasyon yapısını tasarlamanın temel amacı, işletmenin her bölümünün çabalarını etkili bir şekilde koordine etmektir. Bunun gerçekleştirilmesi için temel ilke veya yapı taşları bulunmaktadır. Bunlar, işbölümü, uzmanlaşma ve farklılaşma, bölümlendirme, komuta-kurmay fonksiyonel yetki ve denetim alanı dır.

İşbölümü, Uzmanlaşma ve Farklılaşma: İşbölümü , işlerin bölünerek, her bir kişiye daha dar kapsamlı işler vererek onların uzmanlaşmasının sağlanmasını gerçekleştirir. Uzmanlaşma ya da iş basitleştirme yoluyla çalışanların ustalıklarını dar bir alanda yoğunlaştırmaları nedeniyle verimliliği arttıracağı düşüncesi, yöneticileri işbölümüne yöneltmiştir. İşletmeler büyüdükçe işlevlerin (fonksiyonların) bölünmesi ve farklılaşma sürecine işlevselleşme adı verilir. İşlevselleşmeyi ortaya çıkaran temel neden, görevlerde farklılaşma yapmaktır. Bu farklılaşma kendini üç yönde gösterir: İşletme büyüdükçe belli işlevleri yerine getirmek için yeni çalışanlara ihtiyaç duyulacaktır. Bu süreç, işletmede ikinci bir kademenin oluşmasına neden olmaktadır. Bu kademeler, yönetsel ve yönetsel olmayan kademelerdir. Bu tür farklılaşma aşağı doğru farklılaşma dır. Bazen işletmenin gelişmesi, işlevlerin de bölünmesine neden olabilir. Böylece yana doğru gelişme ortaya çıkacaktır. Yana doğru farklılaşma da aynı düzeydeki işlevlerin birden çok kişilere dağıtılması söz konusudur. Yatay ve dikey farklılaşmanın bir uzantısı olan alansal farklılaşma , işletmenin farklı yerleşim birimlerinde faaliyette bulunması halinde ortaya çıkan karmaşıklığı gidermek için işletmenin büro, fabrika ve çalışanlarının coğrafi olarak yayılmasıdır.

Bölümlendirme: Bir işletmenin değişik düzeylerinde görev alan personele hangi iş ve görevlerin verileceği sorusu işletmelerin organizasyon yapılarında önemli bir karar verme sorunu olarak ortaya çıkmaktadır. Bu sorun, organizasyonun bölümlere ayrılması yoluyla giderilebilir. Bu bölümlerin oluşturulmasında hangi kriterler kullanılacaktır? sorusu cevaplanmalıdır. Belli başlı kriterler; fonksiyonlara göre bölümlendirme, ürün temeline göre bölümlendirme, müşteri temeline göre bölümlendirme, coğrafi temele göre bölümlendirme, zaman temeline göre bölümlendirme şeklinde sıralanabilir.

1. Fonksiyonlara göre bölümlendirme . İşler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilir. Örneğin, üretim ile ilgili işler bir araya, pazarlama ile ilgili işler bir araya getirilerek üretim bölümü, pazarlama bölümü oluşturulur.
2. Ürün temeline göre bölümlendirme. Özellikle birkaç çeşit ve birbirinden farklı mallar üreten işletmelerde organizasyon yapısı oluşturulurken ürünler esas alınabilir. İş ve görevler ilgili oldukları ürün cinslerine göre gruplanacaktır. Örneğin A ürünü ile ilgili pazarlama, kalite kontrol, üretim gibi her türlü iş A ürün bölümü içinde toplanacaktır.
3. Müşteri temeline göre bölümlendirme. Bu bölümlendirmede müşteri anahtar rol oynar. Örneğin, üretim konusu kadın, erkek veya çocuklara yönelik bir ürün ise bunlara yönelik bölüm oluşturulabilmektedir.
4. Coğrafi temele göre bölümlendirme. İşletmelerin farklı bölgelerdeki faaliyetleri ayrı bölümler şeklinde örgütlenebilir. Bu tip faaliyetlerin bölgeler olarak ayrılması zorunluluğundan etkilenmeyen kısımlar ise ortak bir bölümde toplanabilir. Ürün temeline göre bölümlendirmeye benzer. Örneğin A Bölge Müdürlüğü, B Bölge Müdürlüğü gibi.
5. Zaman temeline göre bölümlendirme . Artan talebi karşılamak veya işin gerektirdiği koşullar nedeniyle işletmelerin sürekli olarak, bir insanın normal çalışma süresini aşacak biçimde çalışması halinde vardiya veya nöbet yöntemi uygulanarak faaliyetler zaman temeline göre gruplanır. Örnek olarak, hastaneler, oteller verilebilir.

Komuta-Kurmay-Fonksiyonel Yetki: İşletmelerde yetki, yukarıdan aşağıya doğru akmaktadır. Organizasyonu meydana getiren düzeyler (kademeler), bölümler ve pozisyonlar yetki bağı ile birbirlerine bağlanırlar. Bu bağın tepe yönetiminde birleşmesi bir başka deyişle merkezde toplanması koordinasyonu kolaylaştıracaktır.

Emir-komuta yetkisi, bir organizasyonda bir üstün formal olarak sahip olduğu, astlarına emir verme hakkını ifade etmektedir. Kurmay yetki, formal olarak sahip olunan başkalarına öneride bulunma hakkıdır. Kurmay personel de görevi, yönetici için öneri geliştirmek olan kişidir. Fonksiyonel yetki ise belirli bir fonksiyonu gören bölümlerin, o fonksiyona giren konularda başka bölüm çalışanlarının davranışlarını belirleme hakkıdır.

Denetim Alanı: Bir üstün denetim alanını denetimi altında bulunan astların sayısı belirler. Her üst, ancak belirli sayıda astı etkili bir şekilde denetleyebilir. İyi yönetilebilir bir denetim alanını tanımlamada temel kural, ast sayısının, yönetici yetenekleri ve işin yapısı ile tespit edilmesi gerektiğidir. Bu sayının belirlenmesinde aşağıdaki bilgiler etkili olmaktadır:

• Görevin yapısı. Görev yapısı karmaşıklaştıkça denetim alanının daralması gerekmektedir.
• Çalışanın beceri ve motivasyon derecesi. Çalışanların beceri ve motivasyon derecesi arttıkça denetim alanı genişleyebilir.
• Çalışanların yerleşimi. Çalışanların atandığı iş yerleşimi arttıkça denetim alanının daralması gerekmektedir.
• Yetki devretme derecesi. Yönetimin yetkiyi devretme yeteneği ve istekliliği arttıkça denetim alanı daha genişleyebilir.
• Gereken etkileşim derecesi. Yönetici ve çalışanlar arasında gerekli etkileşim ve geribildirim arttıkça denetim alanı daralmalıdır.

İşletmenin büyüklüğü, birden çok yönetim ve personel pozisyonunu gerektirirse onlar arasındaki yetkisorumluluk ilişkisinin bir organizasyon şemasında gösterilmesi gerekir. Organizasyon şeması, organizasyondaki pozisyonları ve her bir pozisyonla ilgili sorumluluğun fonksiyonel alanlarını temsil etmektedir. Girişimci organizasyon yapısına yönelik karar vereceği zaman aşağıdaki sorulara cevap aramalıdır:

• Her yönetim ve pozisyonla ilgili görev ve sorumluluklar nelerdir?
• Her yönetim pozisyonunun görev ve sorumlulukları kapsamında verilecek kararlar nelerdir?
• Her yönetim ve pozisyon tarafından alt düzey çalışanlarından kaçı, etkili bir şekilde denetlenebilir?
• Her yönetim pozisyonuna atanabilecek yetki düzeyleri nelerdir?
• Her yönetim pozisyonuna atanacak kişilerin niteliği ne olmalıdır?
• İşletmenin ana görevi içinde, işletmenin en iyi şekilde bölümlere ayrılabildiği ve yeniden gruplanabildiği hangi temel iş birimleri veya bölümleri vardır?

Ana Personeli Değerlendirme: Bireye verilen işi etkili bir şekilde yerine getirme imkânı sağlayan işle ilgili özellikler; özgeçmiş, beceriler ve başarılardan oluşmaktadır. Bu özellikleri doğru bir şekilde tanımlamak için girişimci, bu pozisyon için gerekli olan beceri ve bilgi düzeyini bir defada anlayabilmelidir. Bu bilgi, iş analizi süreci ile toplanır ve sonuçlar iş tanımı olarak bilinen resmi bir doküman haline getirilir. Her ana pozisyon için yerine getirilecek işle ilgili özellikler genellikle aşağıdaki bilgileri kapsamaktadır:

• Eğitim: Doğrudan, yerine getirdiği işi veya görevleri ile ilgili olan eğitimi ifade etmektedir.
• Nitelikler. Bunlar, belirli bir işi etkili bir şekilde yerine getirmek için gerekli olan iş becerileri ve özellikleridir.
• Deneyim: Doğrudan veya dolaylı olarak belirli bir işle ilgili olan görev ve sorumluluklara bireyin uygun olduğu anlamına gelmektedir.
• Başarı: Başarıya ulaşmak için bireyin yeteneğini gösteren kariyer veya işle ilgili başarıları ifade etmektedir.
• Güçlü ve zayıf yönler: Belli bir işe tam tamına uyum sağlayan kişisel yetenekleri ifade etmektedir.

Planlama ve İnsan Kaynağı İhtiyacı: Bu bölümde, gelecekte doldurulması gereken ana pozisyonlarla ilgili tanımlamaların yapılması gerekmektedir. Bu pozisyonlar, organizasyonun başarısına katkı sağlayacaktır. Bu tanımlama aşağıda ifade edilmektedir:

• Her pozisyondaki iş ünvanları
• Her pozisyonun görevleri, sorumlulukları ve otoritesinin derecesi
• Her pozisyonun yetki ve sorumluluklarının organizasyon yapısı ile uyumu
• Görev ve sorumlulukların başarılı bir şekilde yerine getirilmesini sağlayacak işle ilgili özellikler
• Nitelikli çalışanların işletmeye gelmesini sağlama yöntemleri

Ücret ve Teşvikler: İş planını okuyanlar, işletmede mevcut olan veya gelecekte işletmede yer alması planlanan yönetim ve diğer personele ilişkin gerekli finansal açıklamayı da öğrenmek isteyeceklerdir. Bu nedenle aşağıdaki bilgilerin, işletmedeki her ana personel için bulunması gerekir:

• İşletmedeki her bir kişinin şahsi finansal yatırım miktarı
• Alınan taban ücret
• İkramiye veya terfi fırsatları ile ilgili açıklama
• Kişilere yönelik kâr payı fırsatları ile ilgili açıklama

Eğer işletme, kişileri işe yasal olarak bağlayacak bir iş sözleşmesine sahipse bunların tanımlanması, açıklanması ve karara bağlanması gerekmektedir. İşletmede yönetsel bir yetersizlik söz konusuysa iş sözleşmeleri bir araç olarak kullanılabileceği için özellikle risk sermayedarları, finans uzmanlarına şüpheyle yaklaşmaktadır. İşletme iş sözleşmelerine sahipse veya iş sözleşmesi hazırlamayı planlıyorsa gerekçelendirmelerin işletmenin başarısına nasıl katkı sağlayacağı üzerine odaklanılması gerekmektedir. Örneğin bir iş sözleşmesi, yüksek derecede nitelikli kişilerin işletmeye çekilebilmesinin sadece bir yoludur. Aynı zamanda işletme, anonim ortaklıksa yönetim kurulunda işletme dışından yöneticiye sahipse bu bireylerin niteliklerini ve işletme başarısına yaptığı katkıyı açıklayan ayrı bir bölüm hazırlanmalıdır.

Ana personelin değerlendirilmesi, insan kaynakları ihtiyaçları ile ücret ve teşvikler bölümlerinin hazırlanmasında girişimci aşağıdaki soruları cevaplandırması gerekmektedir:

• Her ana pozisyon için hangi iş ünvanı belirlenecektir?
• Her ana pozisyonun sahip olduğu yetki ve sorumluluklar nelerdir?
• Her ana pozisyonun görev ve sorumluluklarını etkili bir şekilde yerine getirmek için gerekli olan eğitim, bilgi, beceri ve deneyim düzeyi nedir?
• Her pozisyonun görev ve sorumluluklarını etkili bir şekilde yerine getirmek için kişilik ve davranışsal özellikler nelerdir?
• Kişi işe alındıktan sonra görevlerini etkili bir şekilde yerine getirmek için ne kadarlık bir iş eğitimine gerek duyulacaktır?
• Çevresel tehlikelere karşı çalışanlar nasıl korunacaklardır?
• Hangi parasal ve diğer teşvikler çalışanları motive etmek için kullanılacaktır?
• Nitelikli personel nasıl işe alınacaktır?
• İş performansı nasıl değerlendirilecektir?