Özel Güvenlik Meslek Etiği Dersi 7. Ünite Özet

Giriş

Günümüzde rekabet koşullarının üstün performansı gerektirmesi; özellikle örgütleri ve yöneticileri, zamanı iyi kullanmak zorunda bırakmaktadır. Artık rekabette başarılı olmanın yolu, zamanın değerini bilmekten, diğer bir ifadeyle zaman yönetiminden geçmektedir.

Zaman yönetimi aslında bireyin kendisinden başlayan bir yönetimdir; yaşadığımız olayların kontrolünü sağlayarak, kişinin kendisini yönetmesidir.

Zaman yönetimi, iş ile sosyal hayatı, büyük ölçüde toplumu etkileyen en temel sorunlardan biridir. İşletmelerde iş kayıplarının önlenmesi, maliyetlerin düşürülmesinde, çalışanların performanslarının değerlendirilmesinde, zamanı etkin kullanmanın önemi çok büyüktür. Koşuşturmalı bir hayat düzeninde efektif olarak kullanılamayan zaman, gerilim ve stresin en büyük kaynağıdır. Zaman ve stres kavramlarının birbirini tetiklemesi ise etkin bir iş sürecinin yapılamamasının temel sebebidir. Bu nedenle zaman ve stres yönetimi işletmelerde önemli bir süreçtir.

Zaman Kavramı ve Çeşitleri

Zaman, olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip eden, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir. Zaman, göreceli bir kavramdır.

Zaman yönetimi ise ilk defa yoğun çalışan yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmelerine yardımcı olmak üzere bir eğitim aracı olarak Danimarka’da doğup dünyaya yayılmıştır. Zamanı mümkün olduğunca etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir.

Zaman çeşitleri şöyle sıralanmaktadır:

Gerçek zaman: Gerçek zaman, ölçülüp gözlenebilen nesnellik gösterebilen zaman türüdür. Bir zaman birimi kanalıyla ölçülebilir ve saat zamanına vurgu yapar. Bir saatlik süre kişilere göre farklı şekilde algılansa da süre asla değişmez. Bu nedenle de saat zamanı, nesnel gerçekliği yansıtır.

Algılanan zaman: Her canlının gerçek zamana bağlı olmadan, psikolojik anlamda algıladığı zaman türüdür. Algılanan zaman, kişiden kişiye, durumdan duruma değişir. Bu nedenle de durumsaldır ve öznel gerçekliğe dayanır.

Biyolojik zaman: Biyolojik zaman, bedensel olarak algılanan zamandır. Doğadaki canlıların belli zamanlarda göç etmeleri, kış uykusuna yatmaları vb. insanların, sabah erken kalkması, vardiya zamanı gece yarısı işe gitmek için kendiliğinden uyanması biyolojik zamanla ilgilidir. Durumsal koşullara göre biyolojik zaman programı kendisini yeniler. İçgüdüseldir, süreç içinde kazanılmış alışkanlıklara dayanır.

Ekonomik zaman: Ekonomide zaman bir maliyet ve ölçü birimidir. Çünkü emeğin karşılığı olan ücret saat, gün, hafta veya ay üzerinden hesaplanır. Aynı zamanda kredi ve faiz ödemesi de belli zaman dilimleri dikkate alınarak yapılır. İşletme açısından, üretim için harcanan süre toplamı anlamında zaman, bir verimlilik ve çıktı ölçüsüdür. Organizasyonlarda çalışma sürelerinin düzenlenmesi, işe devam oranları gibi yönetsel işlemler açısından da zaman bir örgütsel düzenleme aracı olmaktadır.

Yönetsel zaman: Yöneticilerin yönetim süreçlerini yerine getirmek üzere kullandıkları zaman türüdür. Başka bir ifade ile her düzeydeki yöneticinin yönetsel çalışmalar için ayırdıkları zaman, yönetsel zaman kavramı içinde düşünülmektedir. Yönetsel zaman genellikle planlı, aktif programa dayalı geçen zaman olarak değerlendirilir.

Zaman kültürel ve psikolojik boyutları olan bir kavramdır.

Zamanın Etkili ve Verimli Kullanılması

Kurum ve kuruluşların kaynaklarının verimli, iş hacimlerinin ise etkin bir şekilde kullanılması zaman planlanması ile mümkündür. İşin ertelenmesi, uzatılması günümüz işletmelerinde iş ve müşteri kayıplarının artmasına piyasadaki rekabet ortamının kaybedilmesine, işletmenin faaliyetlerinin sonlanmasına kadar gitmektedir. Birey bazında ise planlanmayan zamanın etkisi daha da yıkıcı olmaktadır.

Zamanın yönetme sınırı, zamanı denetim altına almak ile mümkündür. Planlı olmayan çalışma ortamlarında harcanan iş ve iş gücü maliyet kayıplarına neden olmaktadır. Zaman stratejik bir unsurdur. Bu stratejiyi benimsemek rekabet piyasasında rakipler karşısından önemli bir avantajdır. Zamanın iş dünyasında kendisine göre bir ritmi vardır. Bu ritim, yapılan işin şartlarına göre değişkendir. Verimli çalışma, planlama, organize etme, etkin denetim sistemi ile mümkündür.

Etkili ve verimli iş anlayışı hizmet kalitesini artırır. Görevi yapan kişinin de bu ritmi yakalaması gerekir. İş tatminin yakalanması çeşitli koşullara bağlıdır. Çalışılan iş ortamı, alınan ücret, çalışma saatleri, sosyal haklar, kariyer hedefleri ve hedefin gerçekleşmesi, en önemlisi ise yönetici faktörüdür. Bununla birlikte çalışma hayatında kurum ve kişiler açısından asıl önemli olan işe devam, işe sadakat, eğitim, tecrübe, yükselme potansiyeli, kıdem, özel mesleki yetenekler ve işteki başarılardır. Verimi artıracak çalışmaların başında iş ile ilgili etütlerinin ve fizibilitelerin yapılması gereklidir. Verimliliği en basit şekli ile ifade edecek olursak bir işin yapılış sürecinde elde edilen çıktıların, o iş için tüketilen girdilere oranıdır.

Verimlilik, zamana bağlı olarak değişkenlik gösterebilir. Sürekli bir iyileştirme çabası içinde olmak verimliliği ve etkililiği artırıcı çalışmalar açısından oldukça önemlidir. Sanayi 4,0 dönemindeki yapay zekâ çalışmaları ise bu yönde atılan en büyük adımlardan biridir.

Zamanı kullanma alışkanlıklarını değiştirmek ve zamanı etkili kullanmak için geliştirilen yol ve yöntemleri içeren eğitim çalışmalarının her alanda yaygınlaştırılması gerekir. Bu tür çalışmalarda görsel ve yazılı medyadan yararlanılması da önemli katkılar sağlar.

Örgütlerde yetki verme, süreç planlama, zaman çizelgelerinin hazırlanması, kimin hangi işleri yapacağının belirlenmesi yeni ekip elemanlarının alınması, disiplinin sağlanması daha önce uzman ve nezaretçilerin yürüttüğü sorumlulukların devamı iş süreçlerinin hızlanmasında önem arz eder.

Stres Kavramı ve Stresi Oluşturan Faktörler

Stres; kişilerin psikolojik ve fizyolojik yapıları üzerinde etkileri olan ve davranışlarını, iş verimliliklerini düşüren, toplumsal ilişkilerini olumsuz yönde etkileyen psikolojik bir durumudur. Stres, bireyler üzerinde etki yapan ve onların davranışlarını, iş verimini, başka insanlarla ilişkilerini etkileyen bir kavramdır.

Stresi her zaman olumsuz olarak değerlendirmemek gerekir. Sosyal hayatımızda ve iş ortamlarında kişinin becerisine ve iş yapma kabiliyetine yardımcı olan coşku, heyecan, mutluluk, başarı enerji şeklinde fayda da sağlayabilir. Bunun sebebi ise problem çözme tekniklerini iyi kullanan stres anında çözüm üreten, krizi yönetebilme disiplinine ulaşabilme yetisidir. Stres kişilerin kontrol edilebilir ve ölçülü olması kaydıyla başarılı olmasını sağlar.

Stres kavramının özellikleri şöyle sıralanabilir:

1. Stres kaçınılmazdır.
2. Stresin tamamen yok olması yaşamın bitmesiyle mümkündür.
3. Stres yaşıyor ve çalışıyor olmanın ürünüdür.
4. Stres kişiseldir. Yani kişiden kişiye farklılık göstermektedir.
5. Stres cinsiyete göre de farklılık gösterir.
6. Stres meslek gruplarına göre de farklılık gösterir.
7. Stres olumsuz olmakla birlikte olumlu yönleri de var.
8. Stres tamamen yok edilemez, ancak etkisi azaltılabilir.
9. Birey üzerinde etkileri gözlemlenebilir

Stres kaynakları ise üç ana başlıkta toplanmaktadır:

Çevresel Faktörler: Çevresel faktörler örgüt organizasyon yapısını etkilediği gibi aynı zamanda bu kurumda çalışanlar arasındaki stres seviyesini de etkiler. İnsanların örgütsel değişiklikler ile mücadelesinde karşılaştığı en büyük sorun, belirsizliklerdir.

Ekonomik İstikrarsızlıklar: İş yaşamındaki değişiklikler sonucunda ortaya çıkmaktadır. Buna bağlı olarak, çalışanların ortak kaygıları, Ekonomik dalgalanmaların doğurabileceği düşük ücret, ücret ödeyememe, alamama, ücretsiz izinler, işten atılma kaygıları, tekrarında işsiz kalma sendromları, borçlanmadan kaynaklanan ödeme gecikmeleri gibi durumlar uluslararası ekonomik belirsizlikler, küresel krizler gibi durumlar örnek olarak verilebilir.

Siyasi ve Politik Belirsizlikler: Bir ülkede oluşan politik ve siyasi istikrarsızlıklar, siyasi iktidarların ve hükûmetlerin sık sık değişmesi bunun sonucunda oluşan çalkantılar, seçimlerin sık aralıklarla yapılması, yasa ve kanunların sürekli değişmesi ya da çıkamaması, bürokrasinin hantal yapısı, insanların geleceğe güvenle bakamaması gibi negatif durumları oluşturur.

Siyasi kargaşalar bir ülkede istihdam ve işsizlik sorununu beraberinde getirir. Hiçbir yatırımcı belirsiz ve güvensiz bir ülkeye yatırım yapmak istemez.

Teknolojik Belirsizlikler: Teknoloji alanındaki gelişmeler özellikle kâr ve verimliliği ön plana alan üretim ve hizmet anlayışı sürekli olan gelişmeler ile pazardaki payını artırmaya çalışmaktadır. Teknoloji ve yenilikleri takip edemeyen işletmelerde ise bu durum oldukça zor atlatılan bir dönemdir. Emek yoğun işlerde, kas gücünün kullanılması makineleşme ve otomasyon ile seri üretime geçilmesi, hizmet sektöründe, kamu sektöründe bilgisayarların devreye girmesi yeni teknolojilerin kullanılması çalışan insanlar üzerinde ciddi baskılar yaratmaya başlamıştır. Çalışan grupların yeni teknolojiyi öğrenememe korkusu, iş kaybetme korkusu iş streslerini de beraberinde getirmiştir.

Örgütsel Faktörler: İşin fiziki koşullarına göre oluşan nedenler, işin çeşitliliği ve yoğunluğunu, kapalı alanlarda ki hava kirliliği iş ortamında bulunan personel, görev yerlerindeki müşteri yoğunluğudur. Diğer bir konu ise iş ortamındaki yetki ve rol çatışmalarıdır. Görev alanındaki yetki karmaşası birden fazla iş sorumluluğunun verilmesi, görev sorumluluğun belirsizliği stres kaynağı olabilmektedir. Çalışanlar arasında bu karmaşadan doğan, zayıf iş arkadaşlığı, iletişim kopukluğu sosyalleşememe problemidir. Örgütlerdeki iş akış süreçlerinin belirsizliği, görev tanımlarının yapılmaması, iş talimatlarının belirlenememesi, yöneten-yönetilen yetki hiyerarşisinin yokluğu stres düzeyini artırmaktadır. Demokratik olmayan örgüt yönetimindeki baskıcı tutumlar ise ayrıca bir gerilim ve stres kaynağıdır.

Kişisel Faktörler

Kişinin duygusal, bedensel ve ekonomik durumundan kaynaklanan dezavantajlı hâli, stresin iş hayatındaki yansımalarıdır. Biyolojik ve bedensel doğuştan gelen engeller de kişilerin iş hayatında diğer sağlık sorunlarını ortaya çıkarabilir. Ekonomik koşullarda yaşanan olumsuz değişiklikler, alınan ücretin yetersiz oluşu, geçim sıkıntısı çekmesi, harcamalarını kontrol edememesi, finansal araçlarda (kredi kartı vb.) ödeme gücünün düşmesi gibi nedenlerdir. Kriz ve ekonomik durgunluk bunun başlıca sebebidir.

Özel Güvenlik Hizmetlerinde Zaman ve Stres Yönetimi

Her ne kadar teknoloji ve bilgi sistemleri yapılan işe dâhil olsa da insan unsuru her zaman süregelecektir. İnsan kaynakları yönetimi, kalite sistemleri yönetimi iş organizasyonlarında planlı olarak sistemi yönetmektedir. Planlı organizasyonlarda bile yeni sorunların ortaya çıkması bu sorunlar ile baş edebilme teknikleri de iş ile birlikte gelişmektedir.

İş hayatında stres yaratabilen tüm faktörleri tamamıyla ortadan kaldırabilmek mümkün değildir. Çünkü bireyin kişiliği, stresten etkilenme düzeyinin farklılığına yol açabilmekte ve herkesin aynı stres faktöründen aynı şekilde etkilenmesi söz konusu olamamaktadır. Bu nedenle stresin azaltılması için örgüt yönetimlerine büyük görevler düşmektedir.

İş gücünün ve çalışma saatlerinin uzaması (fazla mesai), işe devamsızlığın, işten ayrılma isteğinin en önemli nedenlerinden biridir. Çalışanların iş yükünün fazla olması sosyal hayatlarına ve aile hayatlarına zaman ayıramaması rehabilite olmalarını engellediğinden stres ve isteksizlik artar. Çalışanların birinde görülen stres diğer çalışanları da etkilemekte ve çalışanların tümünün güvenliğini tehdit etmekte, iş kazalarına yol açabilmektedir.

İş yoğunluğu ve zorluğu, zaman ve stres arasındaki üçlü bağ mesleğe bağlı stresleri ön plana çıkarmaktadır. Güvenlik, sağlık, yönetici pozisyonunda çalışan insanların stres düzeyi daha yüksektir. Meslek stresi olarak karşımıza çıkan bu faktör çalışanlarda yıpranmayı artırmaktadır. Sektörel anlamda baktığımızda bu meslek gruplarında iş yeri koşulları ve kişinin genel sağlık durumunu bozan elverişsiz çalışma koşulları, çalışanların fiziksel ve psikolojik açıdan zarar görmelerine neden olmaktadır.

Çalışma saatlerinin düzensizliği, vardiya usulü çalışmanın zorluğu, çevresel etmenlerden kaynaklanan fiziksel tehlike varlığı, kişiye taşıyabileceğinden fazla sorumluluk yüklenmesi, işten atılma korkusu gibi birçok sebep insanları strese ve gerilime sevk eder. Zamanı ve stresi kontrol etmek, önleyici faaliyetler almak, sorumluluğu eşit olarak dağıtmak, sektörün önündeki darboğazların açılmasını sağlayacaktır.

Zaman ve Stres Yönetimi Çalışmaları

Zaman ve stres yönetimindeki çalışmaları şu şekilde özetleyebiliriz:

1. İnsan kaynakları yönetiminin etkili kullanılması
2. Toplam kalite yönetiminin benimsenmesi
3. Hizmet içi eğitim çalışmalarının yapılması
4. Problem çözme teknikleri eğitimi
5. Zaman ve stres yönetimi eğitimi
6. Gelişen yeni teknoloji eğitimleri
7. Sosyal destek programları

Çalışanlara kurumsal kimliği kazandırma, zamanı iyi kullanma, stresi azaltma, verimliliği yükseltmeye yönelik stratejik çalışmalar kurumun görevi olmalıdır. Çalışanların örgütsel stres sonuçlarından daha az etkilenmeleri ve bireylerin stresle daha kolay başa çıkmalarına yol gösterecek bazı metotlar şunlardır:

1. Çalışanların rollerinin yeniden tanımlanması,
2. Sosyal destek sağlama,
3. Fazla ve aşırı iş yükünü ortadan kaldırma,
4. İş yeri koşullarını yeniden gözden geçirme,
5. Personelin kararlara katılımını arttırma,
6. Personelin güven duygularını geliştirme,
7. Stresli personele, danışmanlık hizmeti vermek.