Lojistik Maliyetleri ve Raporlama 2 Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Rapor geçmiş, cari veya gelecekte ortaya çıkması muhtemel veya planlanan bir iş, olay, durum vb. hakkında yapılan araştırma, inceleme ve değerlendirme sonucunun şekil, tablo, grafik veya rakam yardımıyla dokümanlara aktarılmış hâlidir. Raporların ilgili kişi, kurum veya kurullara sunulmasına ise raporlama denilmektedir. Lojistik süreçte ortaya çıkan faaliyetlerin bir kısmı finansal nitelikte iken bazı faaliyetler ise finansal nitelikte değildir. İşletmeler, bu finansal nitelikte olan ve olmayan faaliyetler ile ilgili raporlar hazırlayarak işletme içine ve dışına yönelik olarak raporlama yaparlar.

Raporlama Kavramı Ve Önemi

Rapor; “herhangi bir işte, bir konuda yapılan inceleme, araştırma sonucunu, düşünceleri veya tespit edilenleri bildiren yazı, yazanak” ya da “her tür konu üzerinde yapılan izleme, inceleme ve denetleme sonucunda düzenlenen belge” şeklinde tanımlanmaktadır. Raporun bir anlam ifade edebilmesi için yayımlanması, raporlanması gerekir. Bu durumda Raporu, bir işin veya olayın incelenmesi sonucunda ortaya çıkan durumların tespit edilip yazılı hâle getirilmesi, raporlamayı ise elde edilen sonuçların yayımlanması olarak ifade edebiliriz.

Raporlama işlemi sözlü ya da yazılı olarak yapılabilmektedir. Raporlama standart bir formatta yapılabileceği gibi, raporlama yapılırken belli bir standarda uyulmayabilir. Farklı alan, kişi veya kurumlar için hazırlanan raporlar finansal nitelikte veri ve bilgi içerebileceği gibi, hiçbir finansal veri ve bilgi içermeyebilir. Raporlar, işletme sahip ve yöneticilerine bir başka ifade ile işletme içine yönelik olarak hazırlanabileceği gibi, potansiyel yatırımcı, banka veya kredi kuruluşları, devlet ve diğer işletme dışı finansal bilgi kullanıcılarına yönelik de hazırlanabilir. Raporlar belli bir amaç, kurum, kuruluş veya kişiye yönelik olarak da hazırlanabilir. Hangi amaç, kurum, kuruluş veya kişi için hazırlanırsa hazırlansın, finansal nitelikte olsun ya da olmasın, tüm raporlarda olması gereken ortak özellik; raporla ilgili kişilerin anlayabileceği bir dilin kullanılması ve söz konusu raporun gerçeğe uygun veri ve bilgileri içermesidir. Raporlama, raporla ilgili kişi, kurum, kurul veya genel bir ifadeyle örgüt açısından son derece önemlidir. Çünkü kişi, kurum, kurul veya örgütler belli bir konu hakkında ihtiyaç duydukları veri ve bilgileri uzman kişiler tarafından hazırlanmış ve belli esaslara göre düzenlenmiş raporlar aracılığıyla elde edebilirler. Bu raporlardan sağlanan veri ve bilgilere göre geleceğe yönelik kararlar alabilirler.

Raporlamanın Kapsamı Ve Amacı

Raporlar genel olarak, yönetimde karar vermek, uzmanlardan ve danışmanlardan bilgi ve görüş almak, alt birimlerin çalışma ve faaliyetlerini izlemek ve kontrol etmek, yapılan uygulamaları ve çalışmaları ölçmek ve değerlendirmek, işçi ve yöneticileri denetlemek amacıyla sık kullanılan bir yönetim aracı olarak da karşımıza çıkmaktadır.

Birçok işletme, bölüm, birim ve şubelerinden düzenli olarak rapor almak suretiyle bu birimlerin çalışmalarını izler, denetler ve başarımlarını (performansı) değerlendirir. Bazı durumlarda bir sorunun çözümüne yönelik olarak danışman ve uzmanlardan belirli konularda inceleme ve araştırma yaparak, sorunların çözümüne yönelik raporlar hazırlanması istenebilir. Raporun temel amacı karar vericilere bilgi aktarmaktır. Bu açıdan raporlarda;

• Çözüm/eylem önerileri veya
• Çözüme ulaşılmasını sağlayacak, eyleme geçilmesini kolaylaştıracak önemli bilgiler üzerinde durulur.

Bir raporun değeri söz konusu raporda yer alan veri ve bilgilerin güvenilir ve anlaşılabilir olması ile gerçeğe ve ihtiyaca uygun olup olmamasıyla ve zamanında hazırlanmasıyla doğrudan ilgilidir. Bir raporun ihtiyaca uygunluğu söz konusu raporun ilgili kişilerin karar verme ihtiyaçlarını karşılama derecesi ile ölçülür. Bir rapor ilgili kişilerin ya da kuruluşların karar verme ihtiyaçlarını karşılıyorsa ihtiyaca uygun rapor olarak nitelendirilmektedir.

Raporların şekil olarak da belli bir standardının olması gerekmektedir. Raporlarda şekil özellikleri içeriğin önemini, yeterliliğini yansıtarak okuyucuya nasıl bir raporla karşı karşıya olduğu hakkında fikir verir. Kötü yazılmış ve tasarlanmış bir rapor formatı, değerli bir içeriğin hak ettiği değeri bulamamasına yol açabilir. Bu nedenle işletmeler, raporların şekil özelliklerine de büyük önem verirler. İşletmeler kimliklerini, imajlarını ve itibarlarını hazırlamış veya hazırlatmış oldukları raporların biçimleriyle de ortaya koyarlar.

Belli bir konuda hazırlanan raporun sahip olması gereken özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

• Raporlarda yer alan bilgiler önemli olmalıdır.
• Raporlar düzenli aralıklarda ve kişilere yönelik hazırlanmalı ve sunulmalıdır.
• Raporlar anlaşılır olmalıdır.
• Raporlar standart olmalıdır.
• Raporlar bütünleşik (entegre) olmalıdır.
• Raporlar ihtiyaca uygun (zamanlı, objektif, ihtiyacı karşılayan nitelikte) olmalıdır.
• Raporlar güvenilir (doğru, kanıtlanabilir, tarafsız) olmalıdır.
• Raporlar ekonomik (yararı maliyetinden büyük) olmalıdır.

Raporda yer alan rakam, veri ve bulgular bir kişiye veya belirli gruba ait olmamalıdır. Eğer belirli kişi ve gruplara aitse bunun böyle olduğu açık bir biçimde belirtilmelidir. Yalanlanan, çoğunluk tarafından aksi iddia edilen veri ve rakamlar bir raporun güvenirliğine gölge düşürür.

Raporlama Türleri

Raporlar farklı ölçütler esas alınmak suretiyle sınıflandırılabilir. İşletme içine yönelik olarak hazırlanan raporlar çok geniş kapsamlı olmasına rağmen, özel amaçlı raporlar olarak da ifade edilen bu raporların belli başlı olanlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

• Araştırma ve geliştirme raporları
• Üretim maliyet raporları
• Lojistik maliyet raporları
• Sorumluluk merkezi raporları
• Malzeme hareketi raporları
• İşçi çalışma sürelerine ilişkin raporlar
• Kalite kontrol raporları
• Gün, bölge veya sektör esasına dayalı satış veya kârlılık raporları
• Müşteri tatmin düzeyine yönelik raporlar
• Rakip veya paydaş işletmelere yönelik raporlar
• Müşteri ihtiyaçlarına yönelik raporlar
• Mizanlar
• İç denetim raporları
• Faaliyet raporları
• Kâr dağıtım tablosu
• Çevre raporları
• Etik raporlar
• Kurumsal yönetim raporları
• Katma değer tablosu
• İşletme bütçeleri
• Proforma bilanço,
• Proforma gelir tablosu
• Net işletme sermayesi değişim tablosu
• Diğer raporlar

Yukarıda belirtilen ve işletme içine yönelik olarak hazırlanan bu raporlara birçok rapor türünü daha eklemek mümkündür. Çünkü işletmeler birçok amaç ve nedenle rapor hazırlayabilir.

İşletme dışına yönelik hazırlanan raporlar, genelde işletme ile ilgili bulunan potansiyel yatırımcı, kredi veren, tasarruf sahibi, devlet, işçi sendikası, paydaş ve rakip işletmeler gibi finansal bilgi kullanıcılarına yönelik olarak hazırlanan finansal raporlar. Bu raporların çoğu muhasebe bilgi sisteminden sağlanır. İşletme içine yönelik olarak hazırlanan raporlar daha ayrıntılı iken, işletme dışına yönelik olarak hazırlanan raporlar daha az ayrıntı içerir.

İşletme içine yönelik olarak hazırlanan raporlar içerik ve şekil açısından genelde işletmeye özgü olurken finansal raporların hazırlanması ve sunulması sırasında işletmelerin, başta muhasebenin temel kavramları, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ile muhasebe ve finansal raporlama standartları olmak üzere, Maliye Bakanlığı ve Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu (BDDK) gibi düzenleyici otoriteler tarafından belirlenmiş esaslara uymaları gerekmektedir.

Finansal Raporlama

Karar alıcılar açısından raporlar son derece önemlidir. Raporlarda yer alan veri ve bilgilerin finansal bilgi kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için belli esaslara göre hazırlanmış olmaları gerekmektedir. Bunun için iyi örgütlenmiş bir muhasebe ve raporlama sistemine ihtiyaç bulunmaktadır. Finansal raporlar, genel olarak işletmelerin varlıkları ile bu varlıklarını hangi kaynaklardan sağladıkları, finansal yapı ve politikaları, faaliyet sonuçları (gelir ve giderleri) ile nakit akışları (nakit giriş ve çıkışları) hakkında finansal bilgi kullanıcılarına veri ve bilgi sunan dokümanlardır.

Finansal tablolar bu amaca ulaşmak için işletmeyle ilgili şu bilgileri sunar:

1. Varlıklar, 2. Borçlar, 3. Öz kaynaklar, 4. Gelir ve giderler (kâr/zarar dâhil), 5. Ortakların ortak olmaları sebebiyle yaptıkları katkılar ve ortaklara yapılan dağıtımlar, 6. Nakit akışları

Finansal raporlarda yer alan veri ve bilgilerin, finansal bilgi kullanıcılarının ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için belirli esaslara göre hazırlanması gerekmektedir. Bu esaslar; “Muhasebenin Temel Kavramları”, “Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri” ve “Muhasebe Standartları” dır.

Finansal raporlamanın önemli bir kısmı finansal tablolar aracılığıyla yapılmaktadır. Bu anlamda finansal raporlama ile finansal tabloların sunumu aynı anlamda kullanılmaktadır. 1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde finansal tablolar yedi başlık altında toplanmıştır. Bunlar;

1. Bilanço,
2. Gelir Tablosu,
3. Satışların Maliyeti Tablosu,
4. Fon Akım Tablosu,
5. Nakit Akım Tablosu,
6. Kâr Dağıtım Tablosu,
7. Öz Kaynaklar Değişim Tablosudur.

Finansal tabloların işletmenin finansal durumunu, finansal başarımını (performansını) ve nakit akışlarını gerçeğe uygun olarak yansıtması gerekmektedir. Ancak bilginin gerçeğe uygun olması, ihtiyaca uygun bilgi olduğu anlamına gelmemektedir. Bunun için finansal tablolarda yer alan bilgilerin bazı niteliklere sahip olması gerekir. Bu nitelikler, Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler İçin Türkiye Finansal Raporlama Standartları’nda (KOBİ TFRS) aşağıdaki gibi açıklanmıştır:

• Anlaşılabilirlik
• İhtiyaca uygunluk
• Önemlilik
• Güvenilirlik
• Özün önceliği
• İhtiyatlılık
• Tam açıklama
• Karşılaştırılabilirlik
• Zamanında sunum
• Fayda maliyet dengesi

Muhasebe uygulamalarına yön vererek, uygulama ile teori arasındaki farklılıkları ortadan kaldırmayı amaçlayan, finansal nitelikte bilgi üreten kişiler ile finansal bilgi kullanıcıları arasında iletişimi sağlayan ve muhasebe uygulamalarına esas teşkil eden temel varsayımlar “Muhasebenin Temel Kavramları” olarak ifade edilmektedir.

1 Sıra No.lu MSUGT’de muhasebenin temel kavramları aşağıdaki gibi belirtilmiştir:

• Sosyal Sorumluluk Kavramı
• Kişilik Kavramı
• İşletmenin Sürekliliği Kavramı
• Dönemsellik Kavramı
• Parayla Ölçülme Kavramı
• Maliyet Esası Kavramı
• Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramı
• Tutarlılık Kavramı
• Tam Açıklama Kavramı
• İhtiyatlılık Kavramı
• Önemlilik Kavramı
• Özün Önceliği Kavramı

Sosyal Sorumluluk Kavramı muhasebenin işlevini yerine getirme hususundaki sorumluluğunu belirtmekte ve muhasebenin kapsamını, anlamını, yerini ve amacını göstermektedir. Bu kavram, finansal olayların kayıtlanması ve raporlanmasında kullanılan bazı muhasebe yöntemlerinin seçilmesinde veya bazı muhasebe tahminlerinin yapılmasında belli çıkar gruplarının değil, tüm finansal bilgi kullanıcılarının dikkate alınmasını ifade etmektedir.

Kişilik kavramı, işletmenin sahip veya sahiplerinden, yöneticilerinden, personelinden ve diğer ilgililerden ayrı bir kişiliğe sahip olduğunu ve işletmenin muhasebe işlemlerini sadece bu kişiliği adına yürütmesi gerektiğini öngörmektedir. Kişilik kavramına göre işletmede, işletme adına bulunan mevcut ve alacaklar işletmenin varlığıdır. Bu varlıkların sağlandığı yerler ise kaynak olarak ifade edilmektedir.

İşletmenin Sürekliliği Kavramı, işletmelerin faaliyetlerini bir süreye bağlı olmaksızın sürdüreceğini ifade eder. İşletmelerin en önemli amaçlarından biri gerekli koşulları sağlayarak hayatını sürdürmektir.

Dönemsellik kavramı; işletmenin sürekliliği kavramı uyarınca sınırsız kabul edilen ömrünün, belli dönemlere bölünmesi ve her dönemin faaliyet sonuçlarının diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanmasıdır. Gelir ve giderlerin tahakkuk esasına göre muhasebeleştirilmesi, hasılat, gelir ve kârların aynı döneme ait maliyet, gider ve zararlarla karşılaştırılması bu kavramın gereğidir.

Parayla ölçülme kavramı, işletme ile ilgili parayla ölçülebilen iktisadi olay ve işlemlerin muhasebeye ortak bir ölçü olarak para birimiyle yansıtılmasını ifade eder.

Maliyet esası kavramı; para mevcudu, alacaklar ve maliyetinin belirlenmesi mümkün veya uygun olmayan diğer kalemler hariç, işletme tarafından edinilen varlık ve hizmetlerin muhasebeleştirilmesinde, bunların elde edilme maliyetlerinin esas alınması gereğini ifade eder.

Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramı, muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması ve muhasebe kayıtlarına esas alınacak yöntemlerin seçilmesinde tarafsız ve ön yargısız davranılması gereğini ifade etmektedir.

Tutarlılık kavramı; muhasebe uygulamaları için seçilen muhasebe politikalarının, birbirini izleyen dönemlerde değiştirilmeden uygulanması gereğini ifade eder.

Tam açıklama kavramı; finansal tabloların bu tablolardan yararlanacak kişi ve kuruluşların (finansal bilgi kullanıcılarının) doğru karar vermelerine yardımcı olacak ölçüde yeterli, açık ve anlaşılır olmasını ifade etmektedir. İhtiyatlılık Kavramı, muhasebe olaylarında temkinli davranılması ve işletmenin karşılaşabileceği risklerin göz önüne alınması gereğini ifade etmektedir. Bu kavramın sonucu olarak, işletmeler, muhtemel giderleri ve zararları için karşılık ayırırlar, muhtemel gelir ve kârları için ise gerçekleşme dönemlerine kadar herhangi bir muhasebe işlemi yapmazlar.

Önemlilik kavramı, bir hesap kalemi veya finansal bir olayın nispi ağırlık ve değerinin finansal tablolara dayanılarak finansal bilgi kullanıcılarının yapacakları değerlemeleri veya alınacak kararlarını etkileyecek düzeyde olması durumunda bu bilginin önemli olduğunu ve finansal tablolarda açık bir şekilde sunulması gereğini ortaya koymaktadır.

Finansal bilgi kullanıcılarının kararlarını etkileyen önemli hesap kalemleri, finansal olaylar ve diğer hususların finansal tablolarda yer alması zorunludur.

Özün önceliği kavramı, işlemlerin muhasebeye yansıtılmasında ve onlara ilişkin değerlendirmelerin yapılmasında biçimlerinden çok özlerinin esas alınması gereğini ifade eder.

Temel finansal tabloların düzenlenme ilkeleri, temel finansal tablolara paralel olarak iki ana gruba ayrılır.
Bunlar;

1. Gelir Tablosu İlkeleri,
2. Bilanço İlkeleri:

• Varlıklara ilişkin ilkeler,
• Yabancı kaynaklara ilişkin ilkeler,
• Öz kaynaklara ilişkin ilkelerdir.

Gelir tablosu ilkelerinin amacı; satışların, gelirlerin, satışlar maliyetinin, giderlerin, kâr ve zararlara ait hesapların ve belli dönemlere ait işletme faaliyeti sonuçlarının sınıflandırılmış ve gerçeğe uygun olarak gösterilmesini sağlamaktır.

Bilanço ilkelerinin amacı; sermaye koyan veya sonradan kendilerine ait kârı işletmede bırakan sahip ve hissedarlar ile alacaklıların işletmeye sağladıkları kaynaklar ve bunlarla elde edilen varlıkların muhasebe kayıt, hesap ve tablolarında anlamlı bir şekilde tespit edilmesi ve gösterilmesi yoluyla, belli bir tarihte işletmenin mali durumunun açıklıkla ve ilgililer için gerçeğe uygun olarak yansıtılmasıdır. Bu amaç doğrultusunda benimsenen bilanço ilkeleri; varlıklar, yabancı kaynaklar ve öz kaynaklardır.

Temel Finansal Tabloların Hazırlanması Ve Sunulması

Bilanço, bir işletmenin belli bir tarihte sahip olduğu varlıklar ile bu varlıkların sağladığı kaynakları gösteren finansal tablodur. Bilançonun düzenlenmesinde, finansal tablolar ilkelerinde yapılmış açıklamalar esas alınır. Bilançonun aktifinde yer alan varlıklar, paraya dönüşme hızlarına göre en çok likitten en az likit değere doğru, pasifinde yer alan kaynaklar ise en kısa vadeli kaynaktan en uzun vadeli kaynağa doğru sıralanırlar.

İşletmeler bilançolarının bir örnekliğini sağlayarak karşılaştırılmalarında kolaylık sağlamak ve anlam birliği oluşturmak amacıyla, önceden belirlenmiş bilanço şeklinin bilançolarının düzenlenmesinde esas alınması gerekmektedir.

Bilanço kapsamındaki kalemler, Hesap Çerçevesinde sıralama ve açıklamalar paralelinde yer alır. Ayrıntılı bilançoda yer alan kalemlerin belli bir gruplama ve sıralaması söz konusudur.

Gelir tablosu, işletmenin belli bir dönemde elde ettiği tüm gelirler ile aynı dönemde katlandığı bütün maliyet ve giderleri ve bunların sonucunda işletmenin elde ettiği dönem net kârını veya dönem net zararını gösterir.

Gelir tablosunun düzenlenmesinde finansal tablolar ilkelerinde verilmiş açıklamalar esas alınır. İşletmeler, gelir tablolarının bir örnekliğini sağlayarak karşılaştırılmalarında kolaylık sağlamak ve anlam birliği oluşturmak amacıyla, 1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde gelir tablosu formatı belirlenmiştir.

Gelir tablosu kapsamındaki kalemler, hesap çerçevesindeki sıralama ve açıklamalar paralelinde yer alır. Ayrıntılı gelir tablosunda yer alan kalemler; Brüt satışlar, satış indirimleri, net satışlar, satışların maliyeti, faaliyet giderleri, diğer faaliyetlerden olağan gelir ve karlar, diğer faal olağan gider ve zararlar, finansman giderleri, olağan dışı gelir ve karlar, olağan dışı gider ve zararlar, dönem karı veya zararı, dönem karı vergi ve diğer yük. karş., dönem net karı veya zararı.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde Ek mali tablolar olarak belirtilen tablolarda yer alan satışların maliyeti tablosu, kâr dağıtım tablosu, öz sermaye değişim tablosu ve fon akım tabloları yer almaktadır.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’ne göre fon akım tablosu belirli bir dönemde bir işletmenin faaliyetlerini finanse etmek için sağladığı kaynakları ve bu kaynakların kullanıldığı yerleri gösteren, finansal durumdaki değişmeleri açıklayan tablolardır.

• Fon kavramının içeriğine göre fon akım tabloları;
• Fon Akım Tablosu,
• Net İşletme (Çalışma) Sermayesindeki Değişim Tablosu,
• Nakit Akım Tablosu olarak ifade edilir.

Nakit Akım Tablosu; İşletmenin belirli bir hesap dönemi içinde ortaya çıkan nakit akışlarını, kaynakları ve kullanım yerleri bakımından gösteren tablodur. Bu tabloda fon kavramı, kasa mevcudu ve bankadaki mevduatı kapsar. Formatı 1 Sıra Nolu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer aldığı gibidir.

Kâr dağıtım tablosu, işletmenin dönem kârının dağıtım biçimini gösteren tablodur. Kâr dağıtım tablolarının düzenlenme amacı, özellikle sermaye şirketlerinde dönem kârından, ödenecek vergilerin, ayrılan yedeklerin ve ortaklara dağıtılacak kâr paylarının açıkça gösterilmesi ve şirketlerin hisse başına kâr ile hisse başına temettü tutarının hesaplanmasıdır. Kâr dağıtım tablosu formatı 1 Sıra Nol.u Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde yer aldığı gibidir.

Öz kaynaklar değişim tablosu; ilgili dönemde öz kaynak kalemlerinde meydana gelen artış veya azalışları bir bütün olarak gösteren tablodur. Öz kaynaklar değişim tablosunun düzenleniş amacı özellikle sermaye şirketlerinde dönem içinde öz kaynak kalemlerinde meydana gelen değişmelerin topluca gösterilmesini sağlamaktır. öz kaynaklar değişim tablosunun formatı MSUGT’de yer aldığı gibidir.