Lojistik Maliyetleri ve Raporlama 2 Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Maliyet yönetimi ve maliyetlerin azaltılması, işletmelerin rekabetçi bir nitelik kazanabilmeleri açısından önemli bir unsurdur. İşletmelerin toplam maliyetleri arasında önemli bir yer tutan lojistik maliyetlerin de yönetilmesi, kontrol edilmesi ve azaltılması gerekmektedir. Planlama, gelecekte ulaşılmak istenen hedefin ve bu hedefe nasıl ulaşılacağının belirlenmesi faaliyetidir. Bu faaliyet sonucunda plan elde edilir. Bütçe ise, rakamlarla ifade edilmiş hareket planıdır. Lojistik maliyet bütçeleri, işletmelerin genel bütçeleri kapsamında, faaliyet bütçeleri içinde yer alır.

Plan-Planlama Ve Bütçebütçeleme İle Tahmin Kavramları İlişkisi

Planlama, yönetim fonksiyonlarının ilki ve en önemlisidir. İşletme bir örgüt olması nedeniyle her plan ve o planı destekleyecek alt planlar, ortak amaçlara etkili ve verimli bir şekilde ulaşmak için yapılırlar. Planlama bir süreci, plan ise planlama sürecinin sonucunu ifade etmektedir. Bütçe, rakamlarla ifade edilmiş düzenli bir hareket planıdır. İşletme bütçeleri, işletmenin tümü için hazırlanabileceği gibi, herhangi bir bölüm için de düzenlenebilir. İşletmedeki tüm bölümleri kapsayan bütçeye “genel işletme bütçesi” adı verilir.

İşletmenin bütçeleme sisteminin bütünleşik bir yapıda olması gerekmektedir. Planlama, bütçeleme ve tahmin bütünleşik yapıyı oluşturan üç temel faktördür. Tahmin, belirli bir ortam ve varsayımlar dâhilinde gelecekte ne olacağını kestirmektir. İşletmede ana bütçe, işletmenin stratejisini ve uzun dönemli amaçlarını uygulama aşamasına dönüştüren bir planın finansal ifadesidir. Bütçe hem iyi bir planlama aracı hem de iyi bir denetleme aracıdır. Planlar ve bütçeler işletmenin izlemini uygulamak için hazırlanırlar. İşletmenin planlama sürecinin başlangıç noktası, stratejilerin oluşturulmasıdır. Planlama süreci ise, oluşturulan bu sürecin uygulamaya geçirilmesi için uzun ve kısa dönemde yapılması gereken hareket tarzlarını belirlemekten ibarettir. Sonraki aşama ise yapılan değerleme ve düzeltmelerden sonra stratejinin uygulanması ve bu uygulama sonuçlarının kontrolü ve sonuçların değerlemesidir.

Lojistik Maliyetlerin Planlaması Ve Önemi

İşletmeyi etkin biçimde yönetmek için kaynakları etkin bir şekilde yönetmek gerekmektedir. Bu nedenle, işletme yönetimine kaynak yönetimi gözü ile de bakmak olanaklıdır. Kârın belirlenmesinde etken olan iki unsurdan biri fiyat diğeri ise maliyettir. Lojistik alanında yapılan çalışmalar, lojistik faaliyetler sonucu oluşan maliyetlerin işletmelerin toplam maliyetleri içinde önemli bir paya ulaştığını göstermektedir. Bu gelişmeler işletmelerin lojistik faaliyetlerinin ve dolayısıyla bu faaliyetler sonucu oluşan maliyetlerin oldukça özenli bir biçimde incelenmesi gerekliliğini ortaya çıkarmıştır.

Bir işletmenin üretim maliyetlerinin ölçülmesi, kontrolü ve rapora bağlanması işlemleri maliyet muhasebesi aracılığıyla gerçekleşmektedir. Maliyet muhasebesinde amaçlar;

• Üretilen mal ve hizmetlerin birim maliyetlerini belirlemek,
• Stokların değerlerini hesaplamak,
• Geleceğe yönelik planların ve bütçelerin yapılmasına yardım etmek,
• Giderlerin kontrolünü ve kalite standardını korumak koşulu ile olanaklar ölçüsünde maliyetlerin düşürülmesini sağlayacak yöntemleri geliştirmek,
• Seçenekler arasında karar vermek durumunda olan yöneticilere maliyetle ilgili düzenli, etkili ve güvenilir bilgiler vermek biçiminde sıralanabilir.

Etkin ve verimli bir lojistik yönetimi öncelikle lojistik faaliyetlerin, sonrasında ise bu faaliyetler sonucu ortaya çıkan maliyetlerin dikkatli bir biçimde yönetilmesini ve kontrol edilmesini gerektirmektedir. Lojistik maliyet muhasebesi yeni bir muhasebe türü değildir. Geleneksel maliyet muhasebesi çerçevesinde lojistik maliyetlerin izlenmesini ifade etmektedir. Lojistik maliyetleri oluşturan maliyetlerin tanımlanması ve sınıflandırılması nasıl yapılırsa yapılsın, maliyet yönetimi lojistikte büyük bir öneme sahiptir. Bu nedenle lojistik faaliyetlerin işletmelerde toplam maliyetleri artırması, küresel rekabet ortamında avantaj sağlama, avantajı koruma ve kârlılık açısından lojistik maliyetlerin düşürülmesini gerektirmektedir. Bu da ancak etkin bir lojistik maliyet yönetimi ile gerçekleştirilebilir.

Planlama, işletmenin gelecekte ulaşmayı hedeflediği amaçları ve bu amaçlara ulaşacak seçenekleri belirlemeye yönelik bir karar süreci olarak tanımlanmıştır. Firma düzeyinde uzun vadeli olan bu amaçlar, fonksiyon düzeyinde kısa vadeli amaçlara dönüşmektedir. Bu amaçların ve bu amaçlara ulaşmak için atılması gereken adımlar ve kullanılacak araç ve yöntemlerin işletmenin planlarında belirlenmesi gerekir. Firma düzeyinde, stratejik ve uzun dönemli planlar düzenlenir. Yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi, yeni bir tesisin satın alınması veya yeni bir makine satın alınması gibi kararlar, stratejik plan dâhilinde şekillenir. İşletme düzeyinde ise, stratejik planlara bağlı olarak taktiksel ve kısa vadeli planlar düzenlenir.

Planlama süreci sonunda ortaya çıkan planlar çeşitli ölçütlere göre farklı şekillerde sınıflandırılabilirler. Temel alınan başlıca ölçütler; planda kapsanan zaman, tek kullanımlı olup olmaması, planın tüm işletmeyi veya bölümleri ya da birimleri kapsaması ve hangi yönetim kademesine ait olduğudur.

Planlama süreci basit olarak dört aşamada sıralanabilir ve aşağıdaki şekilde açıklanabilir;

1. Amaçların belirlenmesi,
2. Temel varsayımların (dayanak noktalarının) belirlenmesi,
3. Seçeneklerin belirlenmesi ve karşılaştırılması,
4. En uygun seçeneğin seçimi ve planın yapılması.

İşletme Bütçesi Türleri Ve Lojistik Maliyet Bütçeleri

Yönetim tarafından planlama ve kontrol amaçlı olarak kullanılan bütçeleri çeşitli bakımlardan gruplandırmak olanaklıdır. Bu gruplar ve çeşitleri şu şekilde sıralanabilir;

• Konuları açısından;
• Gider bütçeleri
• Gelir bütçeleri
• Sorunları ele alış biçimlerine göre;
• Proje bütçeleri
• Dönem bütçeleri
• Amaçlarına göre;
• Program bütçeleri
• Faaliyet bütçeleri
• Teknik yapılarına göre;
• Statik bütçeler
• Karşılaştırmalı statik bütçeler
• Esnek bütçeler
• Kapsamlarına göre;
• Bölüm veya işlevsel bütçeler (kısmi bütçeler)
• Genel bütçeler

Bir bütçeleme çalışmasında uyulması gereken ilkeler aşağıda yer almaktadır;

• Bütçe yönetim tarafından desteklenmelidir.
• Bütçe, sorumluluk merkezleri itibarıyla düzenlenmelidir.
• Bütçe kalemleri hesap planı ile uyumlu olmalıdır.
• Bütçe katılımcı bir anlayışla hazırlanmalıdır.
• Bütçe hedefleri gerçekçi olmalıdır.
• Bütçe, üst yönetim tarafından onaylanmalıdır.
• Bütçe revizyonları bütçenin bütünlüğü bozulmadan yapılmalıdır.

Bütçe gelecekteki bir dönem için hazırlanmaktadır. Bütçe dönemi adı verilen bu dönem, bir yıl veya bir süreden başlayıp on-on beş yıla kadar uzanabilir. Dönem uzunluğu bir yılı aşan bütçeler, makine ve tesislerin yenilenmesi, kapasitenin artırılması, yeni mamullerin üretimine başlanması vb. durumlarda söz konusu olur. Bu tür bütçeler sermaye bütçeleri adıyla anılır.

Bütçe uygulamasından beklenen yararın sağlanabilmesi, her şeyden önce bütçelemenin ciddi bir biçimde yönetilmesini gerektirir. Bunun için de işletmenin örgüt yapısı içinde bütçelemeyle ilgili birimlerin oluşturulmasına ve bütçeleme çalışmalarının belirli bir takvim çerçevesinde planlanıp yürütülmesine ihtiyaç vardır. Bütçenin belirli bir takvime göre yapılması gerekmektedir. Bütçe takvimi içinde onaylanmış satış tahminleri sonrasında genel bütçenin oluşturulmasına katkı sağlayacak olan lojistik maliyet bütçeleri de hazırlanarak ilgili birime gönderilir. Bütçe takvimine göre oluşturulacak olan genel işletme bütçesinin içeriği; işletme faaliyet bütçeleri, yatırım bütçeleri ve finansman bütçelerinden oluşur. Lojistik maliyet bütçeleri işletme faaliyet bütçeleri içinde yer alan bütçelerden birisidir. Burada lojistik maliyetlerin diğer gider bütçelerinde de yer alan maliyetlerden oluşması lojistik maliyet bütçelerinin kolay bir şekilde hazırlanmasını zorlaştırmaktadır. Ancak maliyet muhasebesi sistemi içinde lojistik maliyetlerin ayrı izlenmesi durumunda bütçelerin hazırlanması daha kolay gerçekleştirilmektedir.

Lojistik Maliyet Bütçelerinin Hazırlanması

İşletmelerde değer veya tedarik zinciri yöntemi oldukça önemlidir. Bu yöntem işletme bütçelerinin oluşturulmasında da temel teşkil etmektedir. Değer veya tedarik zinciri, müşteriden gelen siparişin müşteriye teslim edilmesi sürecinde yer alan aşamalardan oluşmaktadır. Bir sonraki aşama, müşteridir anlayışı, değer zincirinin tanımlanmasında ve yönetilmesinde esası oluşturmaktadır. Değer zincirinde faaliyeti harekete geçiren unsur müşterilerden sipariş gelmesidir. Gelen talebim işletmede her fonksiyon üzerinde etkisi ve bu talebin karşılanma sürecinde de her fonksiyonun görev ve sorumlulukları vardır. Zinciri oluşturan her fonksiyonun satış tahminlerinden ne derece ve hangi düzeyde etkilendiğinin belirlenmesi gerekmektedir. Değer zincirinde yer alan fonksiyonlar; Satış ve pazarlama, Finansman, Satın alma, Üretim ve Dağıtım ve Taşımadır.

İşletmelerde bütçeleme faaliyeti pazarlama bütçesi ile başlamaktadır. Pazarlama bütçesinde iki temel bütçe başlığı bulunmaktadır. Bunlardan ilki satış bütçesi, ikincisi ise, pazarlama satış ve dağıtım giderleri bütçesidir. Ayrıca her iki bütçeye bağlı olarak nakit hareketleri de tahmin edilecektir.

Pazarlama bütçesinin hem satış bütçesi tarafı hem de pazarlama satış ve dağıtım giderleri bütçesi tarafı lojistik maliyet bütçesini doğrudan etkilemektedir. Satış bütçesi, pazar araştırmalarına dayanılarak bütçe döneminde alıcılara yapılacak satışların değer ve miktar olarak mamuller, satış bölgeleri bakımından aylık olarak dağılımının tahmin edilerek planlanmasıdır. Satış bütçesinin düzenlenmesinden sonraki aşamada satış bütçesinde kullanılan tahmini satış miktarı verileri kullanılarak işletmenin üretim bütçesi düzenlenmektedir. Üretim bütçesi, sadece tahmini satışları karşılayabilecek tahmini üretim miktarını hesaplamaktan ibaret değildir. Üretim bütçesi, üretim planlama sürecinin bir uzantısı olup üretim ortamındaki planlanan verilerin bütçe formları dâhilinde düzenlenmesidir. Bu bir taraftan işletmede kapasite ve stok planlamasını gerektirirken diğer taraftan bu planlama dâhilinde kullanılan kaynakların giderlere dönüştürülmesini de kapsamaktadır.

Üretim bütçesine bağlı olarak, üretim maliyetini oluşturan üretim giderlerine ilişkin de bütçeler düzenlenecektir. Üretim bütçesi, bütçelenmiş satışları karşılamak için, bütçe döneminde üretilmesi gereken mal miktarlarının tahmin edilmesidir. Satış bütçesi düzenlendikten sonra sıra üretim bütçesinin düzenlenmesine gelir. Üretim bütçesinde, bütçelenmiş satışları karşılayacak ve stokların işletme yönetiminin planladığı düzeyde tutulmasına olanak verecek biçimde bütçe dönemlerinde her mamulden kaç birim üretileceği gösterilmektedir. Üretim bütçesi üretim faaliyetlerinin planlanmasının ilk aşamasıdır.

Pazarlama, satış ve dağıtım faaliyetleri, genel anlamda işletmenin mamul ve hizmetlerinin pazarlanması, satış ve dağıtımı ile ilgili faaliyetler olup, bu faaliyetlerin giderleri de pazarlama, satış ve dağıtım giderleri olarak tanımlanmaktadır. Pazarlama, satış ve dağıtım giderleri türlerini aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir:

• Pazarlama faaliyetlerinde kullanılan ilk madde ve malzeme giderleri
• Pazarlama faaliyetlerinde çalışan işçilerin ücret ve ekleri
• Pazarlama faaliyetlerinde çalışan personele ödenen maaş ve ekleri
• Pazarlama faaliyeti ile ilgili olarak dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler
• Bayilere dağıtım giderleri
• Bölge depolarına taşıma giderleri
• İhracat navlun giderleri
• Çeşitli taşıma giderleri
• Liman giderleri
• Yükleme-boşaltma giderleri
• Satış komisyonları
• Çeşitli giderler
• Sigorta giderleri
• Reklam ve tanıtım giderleri
• Kira giderleri
• Seyahat giderleri
• Amortisman giderleri
• Fuara katılım giderleri
• Ağırlama ve konaklama giderleri
• Firmaları ziyaret giderleri

Dağıtım Giderleri Bütçesi; Üretilen mamul ve hizmete talep oluşturulması için reklam ve tanıtım giderleri, oluşturulan bu talebin karşılanması için de dağıtım giderleri ortaya çıkmaktadır. Üretilen mamullerin müşterilere teslimatı için yapılan tüm giderler dağıtım giderleri başlığı altında toplanmaktadır.

Taşıma Giderleri Bütçesi; Taşıma giderlerinin öngörülmesi, taşıma işlevinde işletmenin kendi taşıma araçlarından yararlanıp yararlanmadığına göre farklılık göstermektedir. İşletmenin kendi taşıma araçlarından yararlanması hâlinde, araçları kullanan sürücülerin ve yardımcılarının maaş ve ücretleri, araçların sigorta, vergi ve resimleri, yakıt ve benzeri giderler, lastik, amortisman giderleri, her türlü tamir giderleri, garaj ücretleri ve soğutma giderleri gibi taşıma işlevi ile dolaysız olarak ilgili olan giderlerle, garajdaki ve dağıtım merkezlerindeki personelin ücretleri, taşıma yönetimi ile ilgili giderler ve benzeri nitelikteki dolaylı giderler, değişken ve sabit olarak hesaplanıp bütçelenmektedir.

Depolama Giderleri Bütçesi; Üretim işletmelerinde depolama giderleri, mamullerin fabrikadan alınmasından, gönderme ve dağıtıma hazırlanmasına kadar yapılan bütün giderleri içerir. Depolama işlevi, işletmenin özelliklerine göre farklılık gösterir. Genel olarak depolama işlevi, mamullerin depolanması, siparişlerin depolanması, mamullerin dağıtımı veya gönderilmesi için paketleme işlevi, form doldurma, fiyatlama-etiketleme-damgalama, stok kayıtlarını tutma, envanter çıkartma, iadeleri alma gibi işlemlerden oluşmaktadır.

Giderlere ilişkin standart oranların hesaplanmasında bazen bütçelerden hareket edildiği de görülmektedir. Her işleve ilişkin bütçe tutarları, öngörülen işlevsel ölçü birimi sayısına bölünerek her işlevsel birimin standart oranı saptanmaktadır. Esnek bütçe uygulamasında, maliyetler sabit ve değişken olarak ayrılacak olması nedeniyle standart oran değişken ve sabit olarak hesap edilmektedir.

Kontrol Ve Bütçe Farkı

Planlama ve kontrol süreci birbirini izleyen ve tamamlayan aşamalardan oluşmaktadır. Planlama sürecinde geleceğe ilişkin tahminler ve varsayımlar ile amaçlar formüle edilmekte ve bu amaçlara ulaşmanın yolları belirlenmektedir. Kontrol sürecinde ise, planlanan değerler ile gerçekleşen değerler karşılaştırılarak fark analizleriyle ortaya çıkan farklar değerlendirilmekte ve raporlanmaktadır. Kontrol ise, planlarda belirlenen amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını belirleyen ve bu amaçlara ulaşmak için kaynak kullanımındaki etkinliği de inceleyen bir süreçtir.

Lojistik maliyetlerin kontrol edilmesi çok önemlidir. Kontrolden amaç olması gereken lojistik maliyetler ile gerçekleşen lojistik maliyetlerin karşılaştırılması ve ortaya çıkmış olan farkların analiz edilerek farklılık nedenlerinin incelenmesi ve gerekli tedbirlerin alınmasıdır.

Lojistik maliyetlerin bütçe farkı fiili olarak gerçekleşmiş lojistik maliyetler ile bütçelenmiş lojistik maliyetlerin arasındaki farklardan oluşmaktadır.

Bütçe farkı yapılmış olan bütçeden ne kadar sapıldığının bir göstergesi olup aşağıdaki şekilde ifade edilebilir;
Lojistik Maliyetler Bütçe Farkı = Fiili Lojistik Maliyetler – Bütçelenmiş Lojistik Maliyetler

Fiili maliyetler bütçelenmiş maliyetlerden fazla olduğunda olumsuz farktan, tam tersi bir durumda ise, yani fiili maliyetlerin bütçelenmiş maliyetlerden düşük olması durumunda olumlu farktan söz edilmektedir.