Küçük İşletme Yönetimi Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Yönetimin temel fonksiyonlarından biri olan denetim, örgütlerin başarısı açısından kritik bir önem taşır. Denetim fonksiyonu, yönetimin planlama, örgütleme, yöneltme fonksiyonlarından sonra gelmekle birlikte, esas itibariyle bu fonksiyonların uygulanmasıyla ortaya çıkan sonuçlar üzerinde bir değerlendirme yapılmasını sağlar. Denetim fonksiyonu, işletmelerin etkinlik, kalite, yenilik ve müşteri duyarlılığı gibi rekabet üstünlüğü sağlayan alanlarda gelişmeleri için de yöneticilere yardımcı olmaktadır. Çalışanların davranışlarının denetlenmesi, onların işlerini daha iyi yapmalarını sağlayacak yöntemlerin veya eğitim almaları gereken alanların ortaya çıkarılmasını sağlayarak performanslarının arttırılmasına yardımcı olur.

Denetim Kavramı ve Denetim İlkeleri

Denetim Kavramı: Ülkemizde denetim kavramı, daha çok teftiş, kontrol, inceleme ve soruşturma sözcüklerinde kendini bulmaktadır. Denetim; gerçekleşen sonuçları önceden belirlenmiş amaçlar ve standartlara göre tarafsız bir şekilde analiz etmek ve ölçmek suretiyle, kanıtlara dayandırarak değerlendirmek ve gelecekteki hataların önlenmesine yardımcı olmaktır. Denetim aynı zamanda standartlara uygunluğun belirlenmesi yoluyla hata ve aksaklıkların önlemesidir. Denetim, yönetimin öteki aşamalarına bağlı olan bir süreçtir. Diğer görevlerinde bilimsel yönetim ilkelerine uygun davranmayan bir yöneticinin, yönettiği kişiler ve bu kişilerin çalışmaları üzerinde etkili bir denetim sağlaması beklenemez. İyi düşünülmüş bir program, uygulanabilir politikalar ve metotlar, kaynakların düzenlenmesi, personelin eğitilmesi, sonuçları etkileyen unsurlardır. Dolayısıyla, bu işler ne kadar iyi yapılırsa denetim de o kadar kolay olur. Denetim örgütsel yaşam üzerinde iki tür etkiye sahiptir.

• Denetimin tek başına varlığı bile çalışanların davranışlarını sürekli olarak düzeltmelerini sağlamaktadır.
• Denetim sonrasında oluşan raporlarda biçimsel ve yaptırıma yönelik sonuçlar ortaya çıkmaktadır.

Ayrıca, denetim gerek kamu gerekse özel kurumlarda sorumluluk duygusunu arttıran ve canlı tutan bir rol üstlenmektedir. Mevcut olanı ortaya koyup, olması gerekenle karşılaştırma yapmayı temel amaç kabul etmesinden dolayı, denetim bir tür “standartlara uygunluk arayışıdır”. Geleneksel yaklaşımda, denetimin ilk işlevi hata ve yolsuzlukların önlenmesi olarak değerlendirilir. Günümüz yaklaşımı ise, denetimi bir meslek olmaktan çok kalkınmanın, çağdaşlaşmanın, toplumsal refaha ulaşmanın vazgeçilmez bir halkası, ülkeyi geliştiren girişimcilerin itici gücü, kalkınmayı sağlayan unsurların birbiriyle pekişmesi ve kaynaşması için gerekli olan bir harç olarak değerlendirmektedir.

Denetim İlkeleri: Denetim fonksiyonunun uygulanmasında uyulması gereken genel ilkeler bulunmaktadır. Bu ilkeler şunlardır:

Bağımsızlık İlkesi: Denetim sırasında denetçinin bağımsız olarak hareket etmesi oldukça önemli bir konudur. Bağımsızlık, yönetim ve denetim kavramlarının birbirine karışmasını önleyen ve denetimin etkinliğini arttıran bir olgudur. Bağımsızlık için de, öncelikle tarafsızlık sonra da dürüstlük gereklidir.

Yasallık İlkesi: Yasallık ya da hukukilik, yasallığın denetlenmesi ve denetimin hukuka uygun yürütülmesi olmak üzere iki şekilde ele alınabilir. Yasallığın denetlenmesi denetimin konusu veya denetleme normları kapsamında ele alınabilir. Hukuka uygunluk denetimi, denetim ve denetleyen açısından özellikle kamu denetimleri için önemli bir ilkedir. Denetim alanında yasallık ilkesi bağlamında, yapılan denetim faaliyetlerinin mevcut düzenlemelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği tespit edilmektedir. Hukuka uygunluk denetimi olarak adlandırılan bu denetim türünde, yönetim faaliyetlerinin yasal ilkelere göre değerlendirilmesi yapılmaktadır.

Nesnellik İlkesi: Denetim faaliyetlerinde uyulması gereken ilkelerden biri olan nesnellik; denetçinin denetleme yaparken olanı dikkate alması ve olması gerekenle karşılaştırarak sonuca varmasıdır. Denetçinin değerlendirmede sahip olduğu takdir yetkisinin dışına çıkması, görevini yerine getirirken taraf tutmaması, etki altında kalmaması, duygularına kapılmadan karar vermesi gerekir. Denetimin ölçütünün önceden belirlenmesi, denetlenenin faaliyetlerini nasıl yapması gerektiği noktasında denetçiye yardımcı olmakta ve denetimin nesnelliğini sağlamaktadır.

Dürüstlük İlkesi: Denetim faaliyetinin dürüst bir şekilde tamamlanması gerekmektedir. Denetçilerin de görevlerini yerine getirirken etki altında kalmadan, objektif davranmaları, denetim faaliyetini, yasallık, etkinlik, verimlilik, yerindelik ve benzeri noktaları dikkate alarak gerçekleştirmeleri gerekmektedir.

Denetim Yöntemleri

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla 5 farklı yöntem uygulayabilir. Bunlar aşağıda sıralanmaktadır:

Bürokratik Denetim: Bürokratik denetim, yöneticilerin çalışanların davranışlarını örgüt politikalarına ve kurallarına gösterdiği uyuma göre ödüllendirerek veya cezalandırarak etkiledikleri, yukarıdan aşağıya doğru işleyen bir denetim yöntemidir. Çalışanlar yöneticiler tarafından belirlenen kurallara uyduğunda davranışları standartlaşır ve böylece ilgili iş her seferinde aynı şekilde gerçekleştirilerek sonuçlar tahmin edilebilir hale gelir. Yöneticiler her şeyi kuralına uygun yapmaya çalıştıkça zaman içinde işletme çok fazla bürokratik hale gelebilir. Bürokrasi arttıkça kara verme süreçleri yavaşlayabilir ve yöneticiler değişen koşullara uygun hareket etmekte gecikebilir. Bürokratik yöntemle denetlenen işletmeler, kurallara dayalı karar verme süreçleri ile yönetildikleri için çoğunlukla değişime direnç gösteren işletmelerdir. Sonuç olarak, bürokratik denetim, işletme faaliyetlerinin rutin olduğu ve seri üretimde olduğu gibi çalışanların programlı kararlar aldığı durumlarda faydalı olabilir; ancak programlı olmayan kararların alınması gerektiği durumlarda ve yöneticilerin örgütsel çevredeki değişimlere hızlı bir şekilde yanıt vermesi gereken durumlarda daha az faydalı olacaktır.

Nesnel Denetim: Çok sayıda işletmede bürokratik denetim zamanla nesnel denetime dönüşmektedir. Bu yöntemde, performansı değerlendirmek veya çalışan davranışlarını etkilemek amacıyla nesnel ölçütler kullanılmaktadır. Bürokratik denetim, kurallara uyulup uyulmadığına odaklanırken; nesnel denetim, çalışanların davranışlarının veya ulaşılan sonuçların gözlemlenmesi veya ölçülmesine odaklanmaktadır. Nesnel denetim, davranışsal veya çıktı odaklı olabilir. Davranışsal denetim, çalışanların işte sergiledikleri davranış ve eylemlerin düzenlenmesine dayanan bir denetim yöntemidir. Çıktı denetimi, yöneticilerin veya çalışanların ne yaptıklarına odaklanmak yerine çalışmalarının sonuçlarına odaklanan bir denetim yöntemidir. Çıktı denetimi, çalışanlara önceden belirlenmiş ve ölçülebilir sonuçlara ulaşmak koşuluyla uygun gördükleri şekilde davranma özgürlüğü tanımaktadır. Çıktı denetimine genellikle ödül ve teşvikler eşlik etmektedir. Çıktı denetiminin ve ödüllerin iş sonuçlarını iyileştirmesi için aşağıdaki unsurlar önemlidir.

• Çıktıya odaklanan denetim ölçütlerinin güvenilir, adil ve doğru olması gerekir
• Çalışanların ve yöneticilerin istenen sonuçlara ulaşabileceklerine inanması gerekir
• Çıktı denetiminde kullanılan ödül ve teşviklerin performans standartlarına gerçekten sıkı sıkıya bağlı olması gerekir.

Örgüt Değerleriyle Denetim: Örgüt değerlerine dayalı denetim yönteminde, çalışanların kararları ve davranışları örgütsel değer ve inançlarla düzenlenmektedir. Bu tür denetim yöntemini benimseyen işletmeler, eleman alırken işe başvuranları sadece becerilerine göre değil tutum ve değerlerine göre de dikkatli bir şekilde değerlendirmelidir. Çalışanlar örgüt değerlerini ve normlarını içselleştirir; bu değer ve normların kararları ve eylemleri için rehber edinir. Bazı işletme yöneticileri, özellikle yeniliklerin önemli olduğu iş kollarında, çalışanların girişimci ve yaratıcı davranmasını teşvik eden değer ve normların oluşmasını olanak verebilir. Bazı işletme yöneticileri ise, özellikle riskli iş kollarında, çalışanların tutucu ve dikkatli davranmasını teşvik eden değer ve normların oluşmasına yol açabilir. Örgüt değer ve normları işin niteliğine, çevre koşullarına, işletmenin stratejisine ve kullandığı teknolojiye göre şekillenir. Örgüt kültürünün örgüt üyelerine iletilmesi şu yollarla gerçekleşir:

• İşletme kurucusunun değerleri: İşletmenin kurucusunun kişisel değer ve inançları örgüt kültürünü önemli ölçüde etkiler. İşletme kurucusu kendisi ile aynı vizyona sahip yöneticileri işe alır ve yöneticiler de kurucudan hangi değerlerin işletme için uygun olduğunu öğrenir.
• Örgütsel sosyalleşme: Örgütsel sosyalleşme, işletmedeki yeni çalışanların işlerini etkili şekilde yerine getirmeleri için gereken iş davranışlarını edindikleri süreç olarak tanımlanabilir.
• Tören ve ritüeller: Çalışanların işe girişleri, işte yükselmeleri veya işten ayrılmaları ile ilgili ritüeller veya işletmenin başarıları ile ilgili kutlamalar, ödül törenleri gibi tören ve ritüeller çalışanların ortak değer ve normlar oluşturmalarına, örgüt kültürünü öğrenmelerine ve bu kültüre uymaları için motive olmalarına aracılık eder.
• Kahramanlık hikâyeleri ve örgütsel dil: Örgütteki kahramanların hikâyeleri, örgüt tarafından değer verilen davranışların bilinmesini sağlar.

Ekip Değerleriyle Eğitim: Örgüt değerleriyle denetim tüm işletme çalışanları tarafından paylaşılan değerlere dayanmakta olup, ekip değerleriyle denetim, çalışanların davranış ve kararlarının çalışma ekibinin değerleri ve inançlarıyla düzenlenmesidir. Bu tür bir denetimin ortaya çıkmasındaki ilk aşamada, ekip üyeleri birlikte çalışmayı öğrenir, birbirlerinin işlerini denetler ve davranışlarına rehberlik edecek değer ve inançları oluştururlar. Bürokratik denetimde, çalışanların çoğunluğu sadece patronlarını memnun etme kaygısındayken, ekip değerleriyle denetimde çalışanlar davranışlarıyla ekip üyelerini de memnun etmek zorunda hissederler. Ayrıca, ekip üyeleri diğer üyelerin de ekip değerlerine ve kurallarına bağlı kalmasını sağlamak gibi ikinci bir sorumluluk da yüklendiklerinden, ekip değerleriyle denetim bürokratik denetime göre çalışanlar üzerinde daha fazla stres yaratabilir.

Öz Denetim: Öz denetim, yöneticilerin ve çalışanların kendi davranışlarını denetledikleri bir denetim türüdür. Öz denetimde yöneticiler çalışanlara kendi hedeflerini ve davranışlarını yönlendirip denetleyebilecekleri belirli sınırlar koyar. Kendi kendilerini denetleyen bireyler, kendi hedeflerini koyup gelişimlerini izleyerek kendi kendilerini yönetir ve hedeflerine ulaşırlarsa kendilerini ödüllendirir, ulaşamazlarsa cezalandırırlar.

Denetim Süreci

Denetim fonksiyonu aşağıdaki dört evreden oluşan faaliyetlerle yerine getirilir. Bu evreler:

1. Standartların belirlenmesi,
2. Mevcut durumun belirlenmesi ve yorumlanması,
3. Standartlar ile mevcut durumun karşılaştırılarak sapmaların belirlenmesi ve yorumlanması,
4. Sapmaların nedenlerin bulunup düzeltici önlemlerin alınmasıdır.

Standartların belirlenmesi: Standartların belirlenmesi, kurumda neyin, nasıl, kimler tarafından, ne zaman, nerede, ne gibi araç, gereç ve yöntemlerle yapılacağının belirlenmesi olup, zor olduğu kadar stratejik önemi olan bir iştir.

Standartları yapan işletme içi organlar: Standartların işletme içi kaynakları belli başlı olarak üç grupta toplanabilir:

1. Planlar (bütçe, program vs. dâhil). Planlar, neyin, niçin, hangi yollardan gidilerek yapılacağını içerirler.
2. Örgüt el kitapları (her türlü tüzük ve yönetmelikler dâhil), kimlerin, hangi işleri, hangi yetki ve sorumluluklarla yapacaklarını belirtirler.
3. Emirler ve yönergeler ise, planın uygulanması ile ilgili ayrıntıları belirtirler.

Standartları kapsayan planlar, organizasyon el kitapları ve emirler doğrudan doğruya yöneticiler tarafından hazırlanabileceği gibi, bu organlar bu konudaki yetkilerini astlarına da devredebilirler. Bu durumda üç ayrı grup oluşur:

• Planlamacılar
• Organizasyonun oluşturulmasıyla ilişkili kişiler
• Kendilerine emir komuta yetkisi devredilenler

Standart belirleme işlevi, girişimci veya yönetici tarafından doğrudan doğruya yapılabileceği gibi, bu konuda uzman olan kişilere de devredilebilir. Planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim yetkilerini başkalarına devreden bir yöneticinin, yöneticilik niteliği zayıflamaz ya da yok olmaz.

Standartları yapan işletme dışı organlar: Başta devlet olmak üzere, çeşitli kamu kuruluşları, mesleki ve bilimsel kuruluşların belirlediği ve işletmelerce uyulması zorunlu olan birçok standart vardır. İş hayatını düzenleyen yasalar ve her türlü mevzuat, üretilecek mal ve hizmetlere ilişkin kalite standartları işletme dışı standartlara birer örnek sayılır. Türk Standartlar Enstitüsünün belirlediği standartlar da bu sınıf içinde ele alınmalıdır. Bir de işletme dışı kurumlar tarafından belirlenip, işletmeler için zorunlu nitelik taşımayan, yani uyulması istemli olan standartlar vardır.

Stratejik denetim noktalarının belirlenmesi: Stratejik denetim noktalarının seçilmesinde ve standartların belirlenmesinde şu konuları özellikle dikkate almak gereklidir:

• Denetim noktaları öyle yerlerde belirlenmelidir ki plan ve programlardan sapmalar, ya oluşmadan veya oluştuktan kısa bir süre sonra ortaya çıkarılabilsin. Böylece fazla zararın oluşması önlenebilir.
• Denetim, tamamen geçmişe dönük değildir. Bu bakımdan, geçmiş olayları kaydetmekten ibaret olan bir muhasebe, tek başına iyi bir denetim aracı sayılamaz.
• İyi bir denetim mekanizması, sapmaları oluşmadan haber verir. Bu niteliği ile denetim planlamaya benzer, onun gibi geleceğe yönelmiştir. Denetim olup bitmiş olayları planla karşılaştırır ve sapmaları belirlemeye imkân verir.
• Denetimde asıl amaç, sapmaların veya kayıpların sürekliliğini önlemektir ve bu da geleceğe yönelmiş önlemlerin alınmasıyla olur. Plandan veya standartlardan sapmaları düzeltici önlemler alınmasına olanak verecek zamanı yakalamaya dikkat etmek gerekir. Bu yüzden, stratejik denetim noktalarının buna uygun belirlemesi gerekir.
• Denetim, olağan bir çalışma akışını geciktiren zaman kayıplarına neden olmamalıdır.
• Denetim noktaları, ayrıntıları kavrayıp, üstlere özet raporlar hazırlanmasını sağlamalıdır.
• Denetim noktaları, dengeli bir denetim sağlamalı, yani çalışmaların bir bölümü üzerinde fazla, diğer bölümleri üzerinde eksik dikkat ve ilgi ile durulmasına imkân vermemelidir.

2-Mevcut durumun belirlenmesi ve yorumlanması: Yönetici olan biteni ya kendisi denetleyerek ya da başkalarına denetim yaptırmak suretiyle öğrenebilir. Başkalarına denetim yaptırdığı zaman, onların sözlü veya yazılı raporlarına dayanmak zorundadır. Gerçek durumu saptamak ve belirlemek, önce bir gözlem, çözümleme ve yorum işidir. Hatta denetimi başkaları için yapanların, ayrıca, değerlendirme sonuçlarını etkin ve verimli bir biçimde ilgililere bildirebilecek nitelikte de olmaları gerekir. Gerçek durum ya oluşmuş ya da oluşmak üzere olan bir olayı doğrudan doğruya incelemek yoluyla ya da bu olaya ilişkin kayıtları inceleyerek saptanır. Kişisel gözlem, bizzat üst (amir) tarafından yapıldığında, yerinden ve tek elden bilgi edinilmiş ve işin nasıl, hangi koşullar altında ve kimler tarafından yapıldığı anlaşılmış olur. Bu dolaysız (doğrudan doğruya) denetimin, yöneticiyi ve hatta iyi çalışanları tatmin eden bir niteliği de vardır. Kişisel gözlem, çok zaman alabilir.

3-Standartlar ile mevcut durumun karşılaştırılarak sapmaların belirlenmesi ve yorumlanması: Denetim sürecinin üçüncü evresi, birinci ve ikinci evrelerde belirlenmiş bulunan standartlar ile gerçek durumun karşılaştırılması ve bu ikisi arasındaki farkların (sapmaların) belirlenip, yorumlanması işlerinden oluşur. Buna göre olması gereken ile olanı karşılaştırınca, önce iki olasılık ile baş başa kalınabilir:

İlk olasılığa göre, olması gereken ile olan arasında bir fark yoktur, uyum söz konusudur. Bu durumda, herhangi bir sorun yok demektir; her şey istendiği şekilde oluşmuş ve amaca varılmıştır. İkinci olasılık, standartlar ile gerçek durum arasında bir fark bulunması durumudur. Bu fark (sapma), ya olumlu ya da olumsuz olur. Olumlu fark, gerçek durumun standarttan daha iyi olmasını, olumsuz fark ise, gerçek durumun standarttan daha kötü olmasını ifade eder.

4-Sapmaların nedenlerinin bulunup düzeltici önlemlerin belirlenmesi: Farklar, önlem alma, masraf ve zahmete katlanmayı gerektirecek kadar önemli ve geniş kapsamlı bulunursa, düzeltici önlemlere başvurmak gerekir. Düzeltici önlemlerin tür ve derecesi, sapmanın türü (olumlu veya olumsuz), sapmanın büyüklüğü, farkın fazlalığı, sapmanın nedenleri gibi etmenlere göre değişecektir. Alınacak önlemlerin etkin ve verimli olması gerekir. Dolayısıyla, neden ile önlem arasında neden-sonuç ilişkisi bulunması gerekir. Düzeltici faaliyetler arasında standartların yeniden değerlemesinin yapılması da söz konusudur.

Denetimin Kapsamı

Denetim sürecinin aşamaları işletmelerde benzerlik göstermekle birlikte, neyin denetlendiği işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir.

Stratejik denetim: Stratejik denetim en geniş kapsamlı denetim türü olup örgütün bir bütün olarak dış çevresine ne ölçüde uyum sağladığının ve uzun vadeli hedeflerini ne ölçüde gerçekleştirdiğini değerlendiren ve düzenleyen denetimdir.

Taktiksel denetim: Taktiksel denetim, örgüt stratejisinin uygulanmasına odaklanan denetim türü olup işletmenin günlük fonksiyonlarının değerlendirilip düzenlenmesi olarak tanımlanabilir.

Finansal denetimler: Finansal denetimler, işletmenin başarısını değerlendirmekte kullanılan finansal rasyoları içeren bir taktiksel denetim türüdür.

Bütçe denetimleri: Hemen hemen her işletmede bütçeler düzenlenmekte olup bütçeler planlama amacının yanı sıra denetim amacı ile de kullanılmaktadır.

Örgüt içi raporlamalar: Her işletmede her yöneticinin veya çalışanın rapor verdiği birileri bulunmaktadır. İnsan kaynakları politikaları ve prosedürleri: İşletmeler insan kaynaklarını kullanmaya yönelik yaklaşımlarını ortaya koyan insan kaynakları politikaları ve prosedürleri çerçevesinde şu alanlarda denetim fırsatları yaratır:

• İşe alım sayesinde çalışanların niteliklerinin belirlenmesi
• Çeşitli eğitimlerle performansın arttırılması
• Performans değerlendirme sistemleri ile istenen davranışların pekiştirilmesi
• Ücret politikaları ile çalışanların motivasyonlarının ve çabalarının arttırılması

Operasyonel denetim:

Operasyonel denetim, örgütün mal ve hizmet üretmek için kullandığı belirli faaliyet ve yöntemlerin değerlendirilip düzenlendiği denetim türüdür. Operasyonel denetim, mal veya hizmet üretiminin şu üç temel bileşeni çerçevesinde ele alınabilir:

• Girdilerin denetimi
• Üretim sürecinin denetimi
• Çıktıların denetimi

Girdilerin denetimi: Girdilerin denetimi, üretimde kullanılan girdilerin miktarına, kalitesine ve özelliklerine odaklanır.

Üretim sürecinin denetimi: Üretim sürecinin denetimi, girdilerin çıktılara dönüştürülmesi sürecinin değerlendirilmesine odaklanır.

Çıktıların denetimi: Çıktıların denetimi, üretilen mal ve hizmetlerin kalitesine odaklanan denetim türü olup genellikle kalite kontrol sistemleri ile gerçekleştirilmektedir.

Denetim Fonksiyonunun Etkinliği

Öngörülemeyen olayların meydana gelme olasılığı yüzünden denetim fonksiyonunun kusursuz olması mümkün değildir. Denetim fonksiyonunun etkin olması için bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir:

• Denetim geleceğe dönük olmalıdır.
• Denetim çok boyutlu olmalıdır.
• Denetim ekonomik olmalıdır.

Denetimin etkinliği sağlamak için aşağıdaki soruların yanıtlarının net bir şekilde verilmesi gereklidir:

• Denetimin odak noktası
• Neyi, nerede, kimin sorumluluğunda denetleyelim?
• Denetimin miktarı
• Aşırı denetim ya da yetersiz denetim sorunu var mı?
• Denetimle toplanan bilgilerin kalitesi
• Bilgiler faydalı mı, doğru mu, güncel ve nesnel mi?
• Denetimin esnekliği
• Denetim değişen koşullara uyabiliyor mu?
• Fayda-maliyet oranı
• Elde edilen bilgi katlanılması gereken maliyete değiyor mu?
• Denetimin kaynağı
• Denetim başkaları tarafından empoze ediliyor mu?

Denetim alanı: Örgütler büyüdükçe ortaya çıkan sorunlardan birisi de, yöneticinin etkin olarak gözetebileceği kişi sayısıdır. Denetim çevresi ya da denetim alanı olarak ifade edilen bu durum yönetsel hiyerarşinin tüm kademelerinde karşımıza çıkmaktadır. Denetim faaliyetinden gerekli yararın elde edilebilmesi için, denetimin başarısında bire bir etkisi olan denetçilerin her birine, bu özellikler dikkate alınarak, belirli bir iş yükü verilmelidir. Ayrıca kurumun ve durumun şartlarına göre de denetimin başarısı değişebilmektedir. Denetim alanı ilkesi, verimli bir sorumluluk dağıtımının sağlanması sorununu çözmeye çalışmaktadır. Bu ilke kimi kez hiyerarşide üstün konumu arttıkça kendisine rapor verecek astların sayısının azalması önerisini içerecek biçimde de değerlendirilmiştir. Üst düzeylerde bulunan bireyler arasındaki her etkileşimin aşağı düzeylerdekinden daha çok istem yaratacağı tartışılmıştır. Bunun sonucunda, üst düzeylerde daha az etkileşim olması yani daha az sayıda astın denetlenmesinin gerekli olduğu sonucuna varılmıştır. Denetim alanı ne kadar dar olursa denetlenen astların sayısı o kadar az olacak ve yöneticilerin de astlar üzerindeki denetimi, o derece etkin ve ayrıntılı olacaktır. Ancak denetim alanının dar olması, örgütte hiyerarşik basamakların sayısını arttıracak, orta düzey yöneticinin çok olduğu uzun bir örgüt yapısı oluşacaktır. Denetim alanı geniş tutulduğunda ise hiyerarşik basamaklar azalacak, iletişim gecikmelerinin ve bilgi kaybının önüne geçilecektir. Çalışanların üzerindeki denetim baskısı hafiflediği için de personelin morali yüksek olacak, daha yenilikçi ve yaratıcı yeteneklerin gelişebileceği bir ortam oluşturulacaktır.

Yukarıda da belirtildiği gibi dikey hiyerarşik yapılanmanın söz konusu olduğu yönetimlerde alanın dar tutulması hiyerarşik basamakların artışına neden olmakta, alan geniş tutulduğunda hiyerarşi azalmakta ancak iş yükü artmaktadır