Küçük İşletme Yönetimi Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

Denetimin tanımı nedir? 

Denetim; gerçekleşen sonuçları önceden belirlenmiş amaçlar ve standartlara göre tarafsız bir şekilde analiz etmek ve ölçmek suretiyle, kanıtlara dayandırarak değerlendirmek ve gelecekteki hataların önlenmesine yardımcı olmaktır.

Denetim örgütsel yaşam üzerinde nasıl etkilere sahiptir? 

Denetim örgütsel yaşam üzerinde iki tür etkiye sahiptir (Çakır, 2011): 

• Denetimin tek başına varlığı bile çalışanların davranışlarını sürekli olarak düzeltmelerini sağlamaktadır.
• Denetim sonrasında oluşan raporlarda biçimsel ve yaptırıma yönelik sonuçlar ortaya çıkmaktadır.

Ayrıca, denetim gerek kamu gerekse özel kurumlarda sorumluluk duygusunu arttıran ve canlı tutan bir rol üstlenmektedir. Mevcut olanı ortaya koyup, olması gerekenle karşılaştırma yapmayı temel amaç kabul etmesinden dolayı, denetim bir tür “standartlara uygunluk arayışı”dır.

Denetim fonksiyonunun uygulanmasında uyulması gereken genel ilkeler nelerdir? 

Denetim fonksiyonunun uygulanmasında uyulması gereken genel ilkeler bulunmaktadır. Bu ilkeler şunlardır:

• Bağımsızlık
• Yasallık
• Nesnellik
• Dürüstlük

Denetim ilkelerinden biri olan "Bağımsızlık İlkesi" nedir? 

Denetim sırasında denetçinin bağımsız olarak hareket etmesi oldukça önemli bir konudur. Bağımsızlık, yönetim ve denetim kavramlarının birbirine karışmasını önleyen ve denetimin etkinliğini arttıran bir olgudur. Bağımsızlık için de, öncelikle tarafsızlık sonra da dürüstlük gereklidir. Denetçinin denetlenen kimselerle menfaat birliğinin olması ise bağımsızlığı yok eden bir unsurdur (Doğruel, 1991).

Denetim ilkelerinden biri olan "Yasallık İlkesi" nedir?  

Yasallık ya da hukukilik, yasallığın denetlenmesi ve denetimin hukuka uygun yürütülmesi olmak üzere iki şekilde ele alınabilir. Yasallığın denetlenmesi denetimin konusu veya denetleme normları kapsamında ele alınabilir. Hukuka uygunluk denetimi, denetim ve denetleyen açısından özellikle kamu denetimleri için önemli bir ilkedir. Denetim alanında yasallık ilkesi bağlamında, yapılan denetim faaliyetlerinin mevcut düzenlemelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği tespit edilmektedir. Hukuka uygunluk denetimi olarak adlandırılan bu denetim türünde, yönetim faaliyetlerinin yasal ilkelere göre değerlendirilmesi yapılmaktadır.

Denetim ilkelerinden biri olan "Nesnellik İlkesi" nedir?  

Denetim faaliyetlerinde uyulması gereken ilkelerden biri olan nesnellik; denetçinin denetleme yaparken olanı dikkate alması ve olması gerekenle karşılaştırarak sonuca varmasıdır. Denetçinin değerlendirmede sahip olduğu takdir yetkisinin dışına çıkması, görevini yerine getirirken taraf tutmaması, etki altında kalmaması, duygularına kapılmadan karar vermesi gerekir. Denetimde bir takım ölçütlerin bulunması da nesnellik açısından denetimin ön koşulunu oluşturur. Denetimin ölçütünün önceden belirlenmesi, denetlenenin faaliyetlerini nasıl yapması gerektiği noktasında denetçiye yardımcı olmakta ve denetimin nesnelliğini sağlamaktadır.

Denetim ilkelerinden biri olan "Dürüstlük İlkesi" nedir?  

Denetim faaliyeti, denetlenen kişilerin görevlerini gereğine uygun olarak yapıp yapmadığını tespit etmeye yönelik olduğu için, bir bakıma mesleki dürüstlüğü de ölçmektedir. Denetim faaliyetinin dürüst bir şekilde tamamlanması gerekmektedir. Denetçilerin de görevlerini yerine getirirken etki altında kalmadan, objektif davranmaları, denetim faaliyetini, yasallık, etkinlik, verimlilik, yerindelik ve benzeri noktaları dikkate alarak gerçekleştirmeleri gerekmektedir.

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kaç farklı yöntem uygulayabilir? Bu yöntemler hangileridir? 

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla 5 farklı yöntem uygulayabilir. Bunlar aşağıda sıralanmaktadır:

• Bürokratik yöntem
• Nesnel yöntem
• Örgüt değerlerine dayalı yöntem
• Ekip değerlerine dayalı yöntem
• Öz-denetime dayalı yöntem

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kullanabilecekleri "Büroktratik Denetim" nedir?

Bürokratik denetim, kapsamlı bir kurallar sistemine ve standart çalışma yöntemlerine dayanır. Bürokratik denetim, yöneticilerin çalışanların davranışlarını örgüt politikalarına ve kurallarına gösterdiği uyuma göre ödüllendirerek veya cezalandırarak etkiledikleri, yukarıdan aşağıya doğru işleyen bir denetim yöntemidir.

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kullanabilecekleri "Nesnel Denetim " nedir?

Çok sayıda işletmede bürokratik denetim zamanla nesnel denetime dönüşmektedir. Bu yöntemde, performansı değerlendirmek veya çalışan davranışlarını etkilemek amacıyla nesnel ölçütler kullanılmaktadır. Nesnel denetim, davranışsal veya çıktı odaklı olabilir. 

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kullanabilecekleri "Örgüt Değerleriyle Denetim " nedir?

Örgüt değerlerine dayalı denetim yönteminde, çalışanların kararları ve davranışları örgütsel değer ve inançlarla düzenlenmektedir. Bu tür denetim yöntemini benimseyen işletmeler, eleman alırken işe başvuranları sadece becerilerine göre değil tutum ve değerlerine göre de dikkatli bir şekilde değerlendirmelidir. Yöneticiler ve çalışanlar, ne yapmaları gerekip ne yapmamaları gerektiğini deneyimli çalışanları gözlemleyerek ve çalışanların işletme hakkındaki deneyimlerini dinleyerek öğrenirler.

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kullanabilecekleri "Ekip Değerleriyle Denetim " nedir?

Örgüt değerleriyle denetim tüm işletme çalışanları tarafından paylaşılan değerlere dayanmakta olup, ekip değerleriyle denetim, çalışanların davranış ve kararlarının çalışma ekibinin değerleri ve inançlarıyla düzenlenmesidir.

Yöneticiler örgütlerinde denetimi sağlamak amacıyla kullanabilecekleri "Öz Denetim " nedir?

Öz denetim, yöneticilerin ve çalışanların kendi davranışlarını denetledikleri bir denetim türüdür. Öz denetimde yöneticiler çalışanlara kendi hedeflerini ve davranışlarını yönlendirip denetleyebilecekleri belirli sınırlar koyar. Ayrıca, yöneticiler çalışanların başarısını maksimize etmeleri için gerekli becerileri kazandırarak da öz denetime katkıda bulunur. Kendi kendilerini denetleyen bireyler, kendi hedeflerini koyup gelişimlerini izleyerek kendi kendilerini yönetir ve hedeflerine ulaşırlarsa kendilerini ödüllendirir, ulaşamazlarsa cezalandırırlar.

Denetim fonksiyonu hangi dört evreden oluşan faaliyetlerle yerine getirilir?

Denetim fonksiyonu aşağıdaki dört evreden oluşan faaliyetlerle yerine getirilir. Bu evreler:

1. Standartların belirlenmesi,
2. Mevcut durumun belirlenmesi ve yorumlanması,
3. Standartlar ile mevcut durumun karşılaştırılarak sapmaların belirlenmesi ve yorumlanması,
4. Sapmaların nedenlerin bulunup düzeltici önlemlerin alınmasıdır.

Denetim, kapsamı itibarı ile kaç tür olarak sınıflandırılabilir? 

Denetim sürecinin aşamaları işletmelerde benzerlik göstermekle birlikte, neyin denetlendiği işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir. Denetim, kapsamı itibarı ile stratejik denetim, taktiksel denetim ve operasyonel denetim eklinde üç tür olarak sınıflandırılabilir.

Stratejik denetim nedir? 

Stratejik denetim en geniş kapsamlı denetim türü olup örgütün bir bütün olarak dış çevresine ne ölçüde uyum sağladığının ve uzun vadeli hedeflerini ne ölçüde gerçekleştirdiğini değerlendiren ve düzenleyen denetimdir. Stratejik hedefler geniş ve soyut olduğundan stratejik standartların belirlenmesi ve stratejik başarının ölçülmesi zor olabilir. Bu amaçla stratejik denetim sistemleri oluşturulabilir ancak uygulamada bu tür denetim sistemleri oluşturan işletme sayısı çok az sayıdadır.

Taktiksel denetim nedir? 

Taktiksel denetim, örgüt stratejisinin uygulanmasına odaklanan denetim türü olup işletmenin günlük fonksiyonlarının değerlendirilip düzenlenmesi olarak tanımlanabilir. Taktiksel denetim işletme denetiminin çekirdeğini oluşturur. Taktiksel denetim sistemlerinin en önemli türleri finansal denetim, bütçe denetimleri, örgüt içi raporlamalar ve insan kaynakları prosedürleridir.

Operasyonel denetim nedir?

Operasyonel denetim, örgütün mal ve hizmet üretmek için kullandığı belirli faaliyet ve yöntemlerin değerlendirilip düzenlendiği denetim türüdür. İşletmedeki faaliyetlerin denetimi operasyonel denetimin kapsamında olup özellikle teknik konuları içermektedir. Operasyonel denetim, mal veya hizmet üretiminin şu üç temel bileşeni çerçevesinde ele alınabilir:

• Girdilerin denetimi
• Üretim sürecinin denetimi
• Çıktıların denetimi

Denetim fonksiyonunun etkin olması için hangi özelliklere sahip olması gerekmektedir?

Denetim fonksiyonunun etkin olması için bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir:

• Denetim geleceğe dönük olmalıdır. Gelecekte istenmeyen sürprizlerle karşılaşılmaması temel amaç olmalıdır.
• Denetim çok boyutlu olmalıdır. Birden fazla hedefe hizmet eden faaliyetlerin denetiminde tüm performans boyutları dikkate alınmalıdır. Örneğin, üretim bölümünün denetiminde kalite, etkinlik ve varlık yönetimi gibi farklı boyutların denetimi göz önüne alınmalıdır.
• Denetim ekonomik olmalıdır. Denetim araçları genellikle yüksek maliyetlidir ve bu yüzden beklenen faydalar maliyetlerden fazla ise uygulanmalıdır.

Denetim alanı sınırsız mıdır? 

Örgütler büyüdükçe ortaya çıkan sorunlardan birisi de, yöneticinin etkin olarak gözetebileceği kişi sayısıdır. Yöneticinin etkin şekilde gözetebileceği kişilerin sayısı sınırlıdır. Denetim çevresi ya da denetim alanı olarak ifade edilen bu durum yönetsel hiyerarşinin tüm kademelerinde karşımıza çıkmaktadır. Yöneticilerin etkili olarak denetleyebileceği ast sayısı sınırlıdır. Ancak, bir yöneticinin denetleyebileceği kişilerin sayısını yani denetim çevresini sayı ile belirlemeye çalışmak doğru değildir. Çünkü bu çevrenin genişliğini etkileyen çeşitli faktörler bulunmaktadır. Bazı yöneticiler sadece kendisine doğrudan bağlı 3 ya da 4 kişiyi komuta edebilirken, bazı yöneticiler 10 ya da 12 kişiyi komuta edebilmektedir. Bir kişinin verimli olarak çalışabileceği belirli bir saat vardır. Yönetici görevi başında kalmaya istekli olsa da, enerjisi sınırlı olduğu için yoğun bir çalışma programı sonrasında denetimdeki başarısının azaldığı gözlenecektir. Ayrıca, her yöneticinin işine verebileceği zaman ve enerji farklılıklar gösterecektir. Denetim faaliyetinden gerekli yararın elde edilebilmesi için, denetimin başarısında bire bir etkisi olan denetçilerin her birine, bu özellikler dikkate alınarak, belirli bir iş yükü verilmelidir. Ayrıca kurumun ve durumun şartlarına göre de denetimin başarısı değişebilmektedir.