Küçük İşletme Yönetimi Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Küçük işletme nedir ve küçük işletmeler neden bu kadar gündemde olan bir kavramdır?

1970’lerin sonlarından itibaren tüm dünyada giderek yaygınlaşmaya başlayan küçük işletmeler, 1980’li yılların ortalarından itibaren büyük işletmelerin ve ölçek ekonomisini temsil eden “daha büyük daha iyidir” anlayışının sorgulanmasına neden olmuştur. Ülkelerin ekonomi politikaları içinde önemli yer tutan, yenilikçilik, çeviklik ve büyük çaplı istihdam yaratma özellikleriyle öne çıkmaya başlayan küçük işletmelerin giderek artmasında ve rekabetçi güç elde etmelerinde bilgi ve iletişim teknolojilerindeki
gelişmelerin ve bilgi ekonomisinin yükselişinin etkisi olmuştur.
Küçük işletme kategorisi, küçük ölçekte ekonomik aktivitede bulunan imalat, hizmet, ticaret ve ulaşım işletmelerini kapsar.

Küçük işletmelerin avantajları ve yararları nelerdir?

Küçük işletmelerin pek çok avantajının yanı sıra ekonomik açıdan sağladıkları yararlar söz konusudur. Avantajları arasında girişimcilik ve yenilikçilik, esneklik, müşteri ile yakın ilişkiler kurabilme, etkin işçi-işveren ilişkileri, düşük maliyet avantajı ve kurulma kolaylığı yer alır. Ekonomik yararları arasında ise ekonomik büyümeye katkı, rekabetin korunması ve gelişmesine katkı, büyük işletmelere cazip gelmeyen ya da onların erişemedikleri pazar bölümlerinde yeni ve ilave taleplere yanıt verme bulunur. Dolayısıyla küçük işletmeler hem ekonomik hem de sosyal kalkınmanın önemli
lokomotiflerinden birini oluşturmaktadır.

Küçük işletmelerde işletme yönetimi açısından örgütleme işlevi nasıl tanımlanır?

Bu ünitede küçük işletme yönetimi açısından örgütleme işlevi üzerinde duracağız. Organize etme anlamında örgütleme, bir düzen ya da düzenlemeyi ifade eder. Bu düzenleme kapsamında iş-iş, iş-insan, insan-insan arasındaki düzenlemeler bulunur. Dolayısıyla hem yöneticileri hem çalışanları hem de müşterileri derinden etkileyebilecek bir düzenlemeden söz ediyoruz. O halde yöneticiler için şu konular önem taşır: örgütleme işlevinin nasıl gerçekleştirileceği, bu süreçte etkili olabilecek faktörler ve örgütleme işlevinin sonucu elde edilen örgüt yapısının üstünlükleri ve zayıflıkları.

Burada örgütlemenin hangi anlamından söz edilmektedir? 

Örgütlemeden söz edildiğinde genellikle iki farklı anlamdan biri kastedilir. Yöneticilerden örgütlemenin bu anlamlarını ayırt etmeleri beklenir. Birincisi süreç ya da işlem olarak örgütleme; ikincisi ise yapı ya da varlık olarak örgütleme. Biz bu ünitede “süreç” manasında “örgütleme” kavramını, bu “sürecin çıktısı” ya da “çıktı” manasında da “örgüt yapısı” kavramını kullanacağız. Örneğin örgütlemenin temel adımları denildiğinde süreçten; strateji yapıyı belirler dediğimizde ise örgüt yapısından söz edilmiş olunur.

Örgüt ve örgüt yapısı nasıl tanımlanabilir? 

Örgüt, basit olarak iki veya daha fazla bireyin ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere biraraya geldikleri ve aralarındaki işbirliği ve koordinasyon sisteminin inceden inceye düşünülerek oluşturulduğu bir bütündür. Örgüt yapısı ise bu ortak amacı gerçekleştirmek için biraraya gelen grubun faaliyetlerini eşgüdümleyen, öğelerini birbiri ile uyumlu hale getiren sistemdir. İş adamı ve kamu yönetimcisi Chester Barnard, örgütleri, insan faaliyetlerinin işbirliği sistemi olarak açıklamıştır. Örneğin ortak amaçları olan, iki veya
daha fazla kişiden oluşmuş, aralarında işbirliği sistemi olan her küçük işletme bir örgüttür ve bir yapıya
sahiptir.

Örgütlerin yerine getirdikleri işlevler nelerdir?

Örgütler;
• İstenilen hedeflere ve sonuçlara ulaşmak için kaynakları bir araya getirirler.
• Verimli bir şekilde mal ve hizmet üretirler.
• Yeni buluşların gerçekleşmesine olanak sağlarlar.
• Modern üretim ve bilgi teknolojilerini kullanırlar.
• Değişen çevreye uyum sağlarlar ve aynı zamanda da bu çevreyi etkilerler.
• Sahipleri, müşterileri ve çalışanları için değer yaratırlar.
• Çalışanlarını ortak amaçlar doğrultusunda motive etmenin yollarını ararlar.
• Beklentileri farklı çeşitli işgücüyle, etik ve sosyal sorumluluk anlayışı içinde varlıklarını sürdürmek için mücadele ederler.

Örgütsel tasarım ve örgütleme nasıl tanımlanabilir? 

Örgütsel tasarım örgütün yapısını, süreçlerini ve prosedürlerini oluşturma, uygulama, izleme ve güncelleme ile ilişkili bir süreçtir. Yöneticiler var olan yapıyı geliştirmek ya da değiştirmekten söz ettiklerinde örgütsel tasarım işi üzerinde çalışıyorlar demektir. İşletmelerin yapıları, biçimleri ya da diğer deyişle formları zaman içinde onları yaratan örgüt yöneticileri tarafından yeniden yeniden yaratılabilir. Bu uygulamanın sıklığı çevresel değişkenlerle yakından ilişkilidir. Örgütleme ise örgütün yapısını yaratma sürecidir.

Örgütsel yapı nasıl tanımlanabilir?

Örgütsel yapı örgütleme süreci sonunda ortaya çıkan, işler ve işbirliği sistemleri ile ilgili formal/resmi düzenlemedir. Bu düzenlemenin temel aşamaları ve yapıyı oluştururken yöneticilerin karar vermesi gereken temel unsurlar (uzmanlaşma, biçimsellik, hiyerarşi, merkezileşme gibi) izleyen bölümlerde anlatılacaktır.

Örgüt yapısı, örgüt şemaları ve organizasyon el kitabı nelerdir?

Örgüt yapısı, görevlerin nasıl bölündüğünü, kaynakların nasıl dağıldığını, bölümlerin nasıl koordine edildiğini tanımlar. Bu yapı, örgütün resmi raporlama ilişkilerini, prosedürlerini, kontrol yöntemlerini, otorite akışını ve karar alma süreçlerini açıkça ortaya çıkarır. Örgütlenme süreci sonunda ortaya çıkan
yapı organizasyon şemaları ve organizasyon el kitabı ile belgelendirilir. Yapının görsel ifadesi olan örgüt şemaları, pozisyonları, yetki ilişkilerini, yönetim alanını ve faaliyetleri ilk bakışta görmemizi sağlar. Organizasyon el kitabı ise örgüt şemasının daha ayrıntılı bir metnidir. Organizasyon el kitaplarında, işletmenin tanıtımı, amaçları ve politikaları, örgütte yer alan tüm pozisyonların görev, yetki ve
sorumlulukların kapsamı ve sınırları, çalışma koşulları ayrıntılı olarak yer alır. Özellikle çalışanlara yol göstermesi açısından çok önemlidir.

Küçük işletmelerde örgütleme sürecinin aşamaları nelerdir?

Bu aşamalar altı başlık altında incelenebilir:

1. Plan ve amaçların incelenmesi
2. Amaçlara ulaşmak için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi    3. Faaliyetlerin gruplandırılması
4. Faaliyetleri gerçekleştirecek kişilerin belirlenmesi
5. Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi
6. Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi

Örgütleme sürecinin 3. aşaması olan "Faaliyetlerin Gruplandırılması" aşamasında ne yapılır? 

Kaynakların işletme amaçları doğrultusunda etkili ve verimli kullanılabilmesi için faaliyetlerin belli bir düzen içinde yürütülmesi gerekir. Bu nedenle yapılacak görevlerden biri benzer faaliyetlerin bir araya getirilerek bölümlerin oluşturulmasıdır. Faaliyetlerin bölümlendirilmesi örgütün amaçlarına, faaliyetlerine ve yönetim politikalarına dayanır. Bölümlendirme ya da departmanlaşmada farklı ölçütler kullanılır. Sürecin adımlarını kesintiye uğratmamak için bölümlendirme, ayrıntılı olarak, örgütsel yapıyı belirleyen unsurlar başlığı altında anlatılacaktır.

Örgütleme ilkeleri nelerdir?

Küçük işletmelerin örgüt yapısını tasarlarken dikkate almaları gereken bir takım bilimsel ilkeler vardır. Bunlar;
1. Amaç birliği
2. İş bölümü ve uzmanlaşma
3. Uygun yönetim/kontrol alanı
4. Yetki ve sorumluluklarda netlik
5. Komuta birliği
6. Yönetim birliği
7. Yetki ve sorumluluk dengesi

Örgütleme ilkeleri arasında 3. İlke olarak yer alan "Uygun yönetim/kontrol alanı" nedir?

Yönetim ya da kontrol alanı, bir yöneticiye doğrudan bağlı ast sayısını ifade eder. Yöneticilerin doğrudan yönetebileceği astların sayısı gelişigüzel belirlenmemelidir. Yöneticinin etkili ve verimli bir şekilde yönetebileceği bir sayı olmalıdır. Yöneticinin bilgi, yetenek ve kapasitesi,astlarının nitelik olarak yeterliliği ve yapılan işin özellikleri, yönetim alanının genişliğinin belirlenmesinde etkilidir.

Örgütsel yapıyı belirleyen unsurların önemi nedir?

Örgütsel yapıyı belirleyen bir grup unsur vardır. Bu unsurlar aynı zamanda bir yapıyı anlamanın temel anahtarlarıdır. Bunlar aynı zamanda yöneticiler ya da yapıyı tasarlamakla görevlendirilen kişiler için göz önüne alınması ya da karar verilmesi gereken konular olarak da değerlendirilir. Girişimci küçük işletme sahip-yöneticilerinin işletmenin yapısını belirleyen bu unsurlar hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir.
Örgütleri tanımlayan bu boyutlar, insanı tanımlayan fiziksel özellikler ve kişilik gibidir.

Örgütsel yapı içinde yar alan yapısal ve bağlamsal boyut nasıl tanımlanabilir?

Örgüt yapısını anlamamıza yarayan bu unsurlar, yapısal ve bağlamsal (ortama özgü koşullar) boyut olmak üzere iki grupta toplanır. Yapısal boyut, bir örgütün içsel özelliklerini tanımlamada kullanılan unsurları kapsar. Bağlamsal boyut, teknoloji, çevre, ölçek, hedefler ve strateji gibi hem örgütü hem çevreyi temsil eden unsurları içerir. Bunların tümü yapısal boyutu etkiler ve örgütsel düzeni şekillendirir.  Örgütsel yapı ve iş süreçlerinin temelinde bağlamsal boyut elemanları bulunur. Bu boyutlar birbirine karşılıklı bağlıdır ve birbirleriyle etkileşim içindedir ve örgütün amaçlarına ulaşması için düzenlenirler.

Örgütsel yapıyı belirleyen "yapısal unsurlar" nelerdir?

Yöneticiler kilit kararlarından bazılarını etkin organizasyonları tasarlarken verirler. Bunlar işletmenin organizasyon yapısı ile ilgilidir. Yapı, bireylerin ve takımların işle ilgili faaliyetlerinin nasıl bütünleştirileceğini ve kaynakların nasıl dağıtılacağını belirler. Örgütsel yapı özellikle işlerin ve görevlerin nasıl bölüneceğini ve bütünleştirileceğini tanımlar, hiyerarşideki raporlama ilişkilerini tarif eder, formel iletişim kanallarını belirler ve bireylerin ve takımların çalışmalarını nasıl koordine
edeceklerini açıklar. Yapısal unsurlar, örgütsel yapının temellerini oluşturur. Bunlar iş bölümü ve uzmanlaşma, bölümlendirme, biçimsellik, merkezileşme ve hiyerarşidir. Yapıyı anlamak için ayrıca profesyonelleşme ve personel oranları da bize yardımcı olur.

Örgütsel yapının temellerini oluşturan "Yapısal unsurlar" arasında yer alan "Bölümlendirme" nasıl tanımlanabilir? 

Kontrol alanı ve koordinasyon ihtiyacından kaynaklanan bölümlendirmede, örgütte hangi birimlerin oluşturulacağı ve bunlar arasındaki ilişkilerin nasıl belirleneceği kararlaştırılır. İşletme örgütlerinde kullanılan çeşitli bölümlere ayırma ya da bölümlendirme yaklaşımları vardır. Bunlar arasında  fonksiyonlara dayalı bölümlendirme, coğrafi bölgelere göre bölümlendirme, ürün temeline göre bölümlendirme, süreç temeline göre bölümlendirme, müşteri temeline göre bölümlendirme, zaman temeline göre bölümlendirme yer alır. 

Örgütsel yapıyı belirleyen bağlamsal unsurlar nelerdir?

Bir işletmenin organizasyon yapısı çeşitli iç ve dış çevre unsurlarından etkilenir. Müşteriler, pazar koşulları, rekabet, devlet müdahalesi, sosyo-kültürel koşullar dışsal faktörlerdendir. Faaliyet konusu, hedefler ve strateji, işletmenin büyüklüğü, personelin niteliği, kullanılan teknoloji, örgüt kültürü ise organizasyon yapısını etkileyen içsel faktörlerdir. 

Örgütsel yapıyı belirleyen içsel faktörlerden "Hedefler ve strateji" nasıl açıklanabilir?  

Örgütlerin hedefleri ve onları bu hedeflere ulaştıracak stratejileri ile yapıları arasında karşılıklı ilişki vardır. Dahası bu ilişki dinamiktir ve firma ölçek olarak büyüdükçe ve  karmaşıklık arttıkça öngörülen yapı zaman içinde değişir. Maliyet liderliği stratejisini benimseyen bir işletme ile farklılaştırma stratejisini benimseyen işletmelerin organizasyon yapıları da birbirinden farklı olacaktır. İş pozisyonları, bunlara bağlı görev ve sorumluluklar, pozisyonlar arası ilişkiler ve işletmenin organizasyon şeması da işletmenin stratejilerine göre değişecektir. Bir ticaret firması e-ticaret uygulamaya karar verdiğinde satış ve pazarlama ile ilgili faaliyetleri yenilenecektir.

Büyümenin farklı evrelerinde farklı yapılara ihtiyaç duyan işletmelerin fonksiyonel ve çok bölümlü yapılara evrilmeden önce içinde bulundukları "basit yapı" nedir? 

Basit yapılar, düşük karmaşıklık düzeyine sahip küçük işletmeler tarafından daha çok kullanılır. Bu tür işletmelerde kurucular hem tüm önemli stratejik kararları hem de günlük operasyonel kararları alma eğilimi gösterirler. Haberleşme yapısı çok yönlü, arkadaşça ve gayri resmidir. Bununla birlikte işletmenin mali durumu ve işletme ile ilgili önemli bilgiler çalışanlardan gizli tutulabilmektedir. İletişim işletmede  çalışanlar arasındaki bilgi alış- verişidir. Aile şirketleri, oldukça küçük reklam, danışmanlık, muhasebe, hukuk firmaları, hatta başlangıçta Facebook bile bu tür yapılara örnek verilebilir. Kendi işini kuran, az sayıda kişinin çalıştığı girişimlerin de bu yapı içinde çalıştıklarını söyleyebiliriz. Basit yapılar basık hiyerarşiye sahiptir ve operasyonlar merkezi olmayan bir düzende yürütülür. Basit yapıların biçimselleşme ve uzmanlaşma dereceleri düşüktür. Genellikle profesyonel yöneticilere ve ERP gibi gelişmiş sistemlere sahip değillerdir.