Küçük İşletme Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Küçük işletme kategorisi, küçük ölçekte ekonomik aktivitede bulunan imalat, hizmet, ticaret ve ulaşım işletmelerini kapsar. Küçük işletmelerin pek çok avantajının yanı sıra ekonomik açıdan sağladıkları yararlar söz konusudur. Avantajları arasında girişimcilik ve yenilikçilik, esneklik, müşteri ile yakın ilişkiler kurabilme, etkin işçi-işveren ilişkileri, düşük maliyet avantajı ve kurulma kolaylığı yer alır.Ekonomik yararları arasında ise ekonomik büyümeye katkı, rekabetin korunması ve gelişmesine katkı, büyük işletmelere cazip gelmeyen ya da onların erişemedikleri pazar bölümlerinde yeni ve ilave taleplere yanıt verme bulunur. Dolayısıyla küçük işletmeler hem ekonomik hem de sosyal kalkınmanın önemli lokomotiflerinden birini oluşturmaktadır.

Organize etme anlamında örgütleme, bir düzen ya da düzenlemeyi ifade eder. Bu düzenleme kapsamında iş-iş, iş-insan, insan-insan arasındaki düzenlemeler bulunur. Dolayısıyla hem yöneticileri hem çalışanları hem de müşterileri derinden etkileyebilecek bir düzenlemeden söz ediyoruz. O halde yöneticiler için şu konular önem taşır: örgütleme işlevinin nasıl gerçekleştirileceği, bu süreçte etkili olabilecek faktörler ve örgütleme işlevinin sonucu elde edilen örgüt yapısının üstünlükleri ve zayıflıkları.

Örgüt, Örgütleme ve Örgüt Yapısı Kavramı

Örgüt, basit olarak iki veya daha fazla bireyin ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere biraraya geldikleri ve aralarındaki işbirliği ve koordinasyon sisteminin inceden inceye düşünülerek oluşturulduğu bir bütündür.Örgüt yapısı ise bu ortak amacı gerçekleştirmek için biraraya gelen grubun faaliyetlerini eşgüdümleyen, öğelerini birbiri ile uyumlu hale getiren sistemdir. Örgütsel tasarım örgütün yapısını, süreçlerini ve prosedürlerini oluşturma, uygulama, izleme ve güncelleme ile ilişkili bir süreçtir. Yöneticiler var olan yapıyı geliştirmek ya da değiştirmekten söz ettiklerinde örgütsel tasarım işi üzerinde çalışıyorlar demektir. İşletmelerin yapıları, biçimleri ya da diğer deyişle formları zaman içinde onları yaratan örgüt yöneticileri tarafından yeniden yeniden yaratılabilir.Bu uygulamanın sıklığı çevresel değişkenlerle yakından ilişkilidir. Örgütleme ise örgütün yapısını yaratma sürecidir. Örgütsel yapı örgütleme süreci sonunda ortaya çıkan, işler ve işbirliği sistemleri ile ilgili formal/resmi düzenlemedir.

Örgüt yapısı, görevlerin nasıl bölündüğünü, kaynakların nasıl dağıldığını, bölümlerin nasıl koordine edildiğini tanımlar. Bu yapı, örgütün resmi raporlama ilişkilerini, prosedürlerini, kontrol yöntemlerini, otorite akışını ve karar alma süreçlerini açıkça ortaya çıkarır. Örgütlenme süreci sonunda ortaya çıkan yapı organizasyon şemaları ve organizasyon el kitabı ile belgelendirilir. Yapının görsel ifadesi olan örgüt şemaları, pozisyonları, yetki ilişkilerini, yönetim alanını ve faaliyetleri ilk bakışta görmemizi sağlar.

Örgütleme İşlevinin Aşamaları

Örgütleme süreci içerisinde gerçekleştirilen faaliyetler işletmelerin başarısında önemli bir etkiye sahiptir. Planların gerçekleştirilmesi bunlara uygun bir organizasyon yapısı içerisinde mümkün olur. Bir yönetim fonksiyonu olarak örgütleme, planlamada belirlenen faaliyetlerin netleştirilmesi, yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması, bu grupların belirli örgüt kademe ve mevkileri haline getirilmesi, işleri yapacak kişilerin ve aralarındaki yetki ve sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi ve işlere ilişkin yer, araç ve yöntemlerin kararlaştırılmasını içerir. Bu tanım genişletildiğinde örgütleme sürecinin aşamaları karşımıza çıkar. Bu aşamalar altı başlık altında incelenebilir;

1. Plan ve amaçların incelenmesi
2. Amaçlara ulaşmak için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi
3. Faaliyetlerin gruplandırılması
4. Faaliyetleri gerçekleştirecek kişilerin belirlenmesi
5. Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi
6. Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi

Örgütlenme İlkeleri

Küçük işletmelerin örgüt yapısını tasarlarken dikkate almaları gereken bir takım bilimsel ilkeler vardır.Bunlar;

1. Amaç birliği
2. İşbölümü ve uzmanlaşma
3. Uygun yönetim/kontrol alanı
4. Yetki ve sorumluluklarda netlik
5. Komuta birliği
6. Yönetim birliği
7. Yetki ve sorumluluk dengesi

Örgütsel Yapıyı Belirleyen Unsurlar

Örgütsel yapıyı belirleyen bir grup unsur vardır. Bu unsurlar aynı zamanda bir yapıyı anlamanın temel anahtarlarıdır. Bunlar aynı zamanda yöneticiler ya da yapıyı tasarlamakla görevlendirilen kişiler için göz önüne alınması ya da karar verilmesi gereken konular olarak da değerlendirilir. Girişimci küçük işletme sahipyöneticilerinin işletmenin yapısını belirleyen bu unsurlar hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir.Örgütleri tanımlayan bu boyutlar, insanı tanımlayan fiziksel özellikler ve kişilik gibidir. Örgüt yapısını anlamamıza yarayan bu unsurlar, yapısal ve bağlamsal (ortama özgü koşullar) boyut olmak üzere iki grupta toplanır. Yapısal boyut, bir örgütün içsel özelliklerini tanımlamada kullanılan unsurları kapsar. Bağlamsal boyut, teknoloji, çevre, ölçek, hedefler ve strateji gibi hem örgütü hem çevreyi temsil eden unsurları içerir. Bunların tümü yapısal boyutu etkiler ve örgütsel düzeni şekillendirir.Örgütsel yapı ve iş süreçlerinin temelinde bağlamsal boyut elemanları bulunur. Bu boyutlar birbirine karşılıklı bağlıdır ve birbirleriyle etkileşim içindedir ve örgütün amaçlarına ulaşması için düzenlenirler.

Yapısal Unsurlar;

İşbölümü ve uzmanlaşma: Uzmanlaşma bir görevin ayrı işlere bölünme derecesini gösterir. Bu uzmanlaşma, iş bölümü sonucunda ortaya çıkar. Uzmanlaşma derecesi fazla ise her bir çalışan görevin sadece küçük bir kısmını yapmaktadır. Uzmanlaşma derecesi düşük ise çalışanlar geniş bir yelpazede görevlerini yerine getirirler.

Bölümlendirme: Kontrol alanı ve koordinasyon ihtiyacından kaynaklanan bölümlendirmede, örgütte hangi birimlerin oluşturulacağı ve bunlar arasındaki ilişkilerin nasıl belirleneceği kararlaştırılır.

Biçimselleşme: Bu yapısal unsur çalışanların davranışının ne ölçüde belirli ve kesin kurallar ve prosedürler tarafından yönlendirildiği ile ilgilidir. Biçimsel yapıların belirgin durumlarda ne yapılacağına ilişkin detaylandırılmış yazılı kuralları ve politikaları bulunur.

Merkezileşme: Karar verme yetkisinin örgüt içindeki dağılımının derecesi ile ilgilidir. Karar verme yetkisine sahip hiyerarşik düzeyi ifade eder. Karar verme yetkisi tepe yönetimde toplanmışsa merkezi bir örgüt yapısından söz edilir.

Hiyerarşi: Biçimsel, pozisyona dayalı raporlama akışını belirler ve böylece örgüt içinde kim kime rapor verecek açıklığa kavuşur.

Profesyonelleşme: Çalışanların mesleki ve temel eğitim düzeyleri ile ilgilidir.

Personel oranları: Örgütteki çalışanların çeşitli işlevlere ya da bölümlere yayılımını ifade eder.

Bağlamsal Unsurlar;

Hedefler ve strateji: Örgütlerin hedefleri ve onları bu hedeflere ulaştıracak stratejileri ile yapıları arasında karşılıklı ilişki vardır.

Ölçek: İ şletmelerin büyüklükleri ile yapıları arasında ilişki vardır. İşletmeler büyüdükçe yapılar değişir ve karmaşıklık artar. İşletmeler büyümeye paralel olarak basit yapıdan fonksiyonel yapıya, fonksiyonel yapıdan matriks ya da çok bölümlü yapıya evrilirler.

Teknoloji: İşletmelerin etkin ve verimli çalışmaları kullandıkları teknoloji ile yakından ilgilidir.Teknoloji ne kadar karmaşık ise, bunun organizasyon unsurları üzerindeki etkileri de o derece kompleks olur. Bu tür işletmelerde koordinasyonu sağlamak önemli bir iştir. Örneğin ustalık ve sanatkârlık gerektiren el işi deri aksesuarlar üreten küçük bir işletme ile bunların makinelerde kitle halinde üretildiği işletmenin organizasyon yapısı birbirinden farklı olacaktır.

Kültür: Kültür, bir örgütte tüm çalışanlar tarafından paylaşılan inançlar, normlar, gelenekler ve değer yargıları olarak tanımlanır. Kültür ile yapı arasında karşılıklı ilişki vardır. Kültür yapının işleyişinde bazen destek bazen de engel oluşturabilir. Her türlü örgütsel değişmenin anahtar etmeni örgüt kültürüdür.

Çevre: Çevre koşullarının özelliklerine bağlı olarak organizasyon yapıları ve organizasyonda kullanılan çeşitli süreçler farklılık gösterir. Örneğin çevresel koşulların istikrarlı ve öngörülebilir olduğu bir ortamda faaliyet gösteren bir organizasyonun yapısı ile çalkantılı bir ortamda faaliyet gösteren bir organizasyonun yapısı birbirinden farklı olacaktır.

Küçük İşletmelerde Yaygın Örgüt Biçimleri

İşletmelerin zaman içinde büyümesi ve karmaşıklaşması nedeniyle yapıları da zaman içinde biçim değiştirebilir. Başarılı yeni girişimler genellikle önce satışlarını artırarak, daha sonra daha geniş coğrafik alanlara ulaşarak, ve sonuçta dikey entegrasyon yoluyla çeşitlenmeye giderek ve ilişkili ve ilişkisiz yeni işlere girerek büyürler. İşletmeler büyümenin farklı evrelerinde farklı yapılara ihtiyaç duyarlar. Önemli gelişme evrelerinde önce basit yapı, sonra fonksiyonel yapı daha sonra da çok bölümlü yapılara evrilirler.

Küçük işletmelerde en fazla rastlanılan örgütsel yapılar fonksiyonel bölümlendirme, ürün temeline göre bölümlendirme, bölge temeline göre bölümlendirme, müşteri temeline göre bölümlendirme ve süreç temeline göre bölümlendirmedir.

Fonksiyonel Bölümlendirme

Fonksiyonel bölümlendirme, uygulamada en çok gözlemlenen bölümlendirme türüdür. İşletmeler satışları arttıkça genellikle fonksiyonel yapıya geçerler. Çalışanlarını alan uzmanlığı gerektiren farklı fonksiyonlar içinde gruplarlar. Fonksiyonel alanlar işletmeden işletmeye değişir. Üretim, pazarlama ve satış, muhasebe, finans, insan kaynakları gibi fonksiyonel bölümler oluşturulabilir.

Ürün temeline göre bölümlendirme, birden çok mal ya da hizmet üreten ve bu ürünlerin işletme içinde ağırlıklı yeri olduğu durumlarda kullanılan bir yaklaşımdır. Üretilen her bir ürün için özerk bir birim oluşturulur. Daha çok büyük işletmelerde kullanılan bir bölümlendirme yaklaşımıdır.

Bölge temeline göre bölümlendirmede işletme faaliyetleri, coğrafi olarak farklı faaliyet bölgeleri göz önüne alınarak ayrılır.

Müşteri temeline göre bölümlendirmede hizmet verilen müşteri grupları esas alınır. Bu yaklaşımda işletmenin iş yaptığı müşteri grupları önemlidir. Rekabetin yoğun olduğu endüstrilerde müşteriye yakınlık stratejisi, bu bölümlemeyi tekrar görünür hale getirmiştir.

Süreç temeline göre bölümlendirme her birim üretilen mal ya da hizmetin belirli bir sürecinin yerine getirilmesi esasına göre belirlenir.

Küçük İşlerde Örgütlenme Sorunları

Küçük işletmelerin örgütlenme sorunları vardır. Bunlar arasında;

• Organizasyon yapısının anlamının tam olarak anlaşılamaması
• Organizasyon yapısının ve iş akış şemalarının iyi hazırlanmamış olması
• İşbölümü ve uzmanlaşmada yetersiz kalınması
• Bireyler arasında yetki ve sorumluluk dağılımının dengeli bir şekilde yapılmamış olması
• Sorumlulukla yetkinin çoğunlukla örtüşmemesi
• Kimin neden sorumlu olduğunun net olarak tanımlanmamış olması
• Belgeleme ve arşivleme eksikliği
• Pozisyonların gerektirdiği bilgi ve deneyime sahip çalışanları bulma ya da elde tutmada zorluk çekilmesi
• Bilimsel tekniklere dayalı eleman seçim sistematiklerinin olmayışı; aileye yakın kişilerden yapılan seçimlerde pozisyonun gerektirdiği bilgi ve deneyim gereklerinin aranmaması
• Büyüme ile birlikte ortaya çıkan yapısal değişim ihtiyacının başarılı bir şekilde giderilememesi yer alır.