Yönetim ve Organizasyon Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Örgütler için yönetim ve yöneticilik kavramları özel bir öneme sahip kavramlardır. Özellikle de günümüz işletmecilik koşulları düşünüldüğünde yönetim faaliyetlerinin en etkili ve en etkin şekilde yerine getirilmesi ve bu süreci en iyi şekilde yönetecek nitelikli yöneticilerin varlığı son derece önemlidir. Örgütlerin pek çoğu belirsizliğin yüksek olduğu ve karmaşık çevre koşullarında faaliyet göstermektedirler. Bu çevresel koşullar içerisinde örgütlerin ayakta kalabilmesi büyük ölçüde nitelikli yöneticilerin varlığına bağlıdır.

Yönetim Kavramı

Yönetim, başkaları vasıtasıyla örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesinin sağlanmasıdır. Örgüt içerisindeki işlerin ne şekilde yerine getirileceğinin planlanması, örgütsel etkinliğin ve etkililiğin sağlanabilmesi için gerekli örgütleme faaliyetlerinin yerine getirilmesi, personelin motivasyonunun sağlanması, çalışanlara örgütsel hedeflere uygun olarak çalışmalarının sağlanması ve nihayet örgütün planlanan sonuçlara ulaşma sürecinde göstermiş olduğu performansın izlenmesi ve değerlendirilmesi yönetim kavramı içerisinde düşünülmesi gereken faaliyetleri özetlemektedir.

Etkililik, doğru kararların alınması ve bu kararların başarıyla uygulanmasıdır. Etkinlik, örgütsel hedeflere ulaşmak üzere kaynakların en iyi ve en uygun şekilde kullanılmasıdır.

Yönetim Fonksiyonları

Henri Fayol, yöneticilerin işleri ve yönetim süreci ile ilgili önemli saptamalarda bulunmuştur. Fayol’a göre yönetsel faaliyetlerin örgütler için farklı sonuçları olabilmektedir. Bazı yönetsel kararlar örgütü olumsuz koşullara sürükleyebilirken bazıları ise örgütü başarılı kılabilmektedir.

Henri Fayol’un bu saptamasının üzerinden yaklaşık yüz yıl geçmiş olmakla birlikte, düşünceleri bugün de geçerliliğini korumaktadır. Özellikle günümüzdeki yoğun rekabet koşulları içerisinde yöneticilerin birden fazla fonksiyonu başarılı bir şekilde yerine getirebilmeleri son derece önemlidir. Yine Fayol’a göre yöneticilerin yerine getirmesi gereken idari fonksiyonların sayısı beştir. Fayol söz konusu fonksiyonları planlama, örgütleme, koordinasyon, komuta etme ve denetim olarak sıralamıştır. Fakat günümüzde Fayol’un bu sınıflaması kısmen değişime uğramıştır. Bu değişimlerden ilki komuta etme fonksiyonunun liderlik/yöneltme olarak anılmaya başlamasıdır. Diğer ise aslında diğer bütün fonksiyonların içerisinde varlığını sürdürmeye devam eden koordinasyon fonksiyonunun listeden çıkartılmasıdır. Bu ufak değişimlerin ardından Fayol’un yönetim fonksiyonları günümüzde planlama, örgütleme, liderlik/yöneltme ve denetim olarak sıralanmaktadır.

Planlama, yönetim sürecinin ilk fonksiyonudur. Planlama fonksiyonu temel olarak birtakım örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesini gerektirmektedir. Bu faaliyetlerin ilki örgütsel hedeflerin tanımlanmasıdır. Diğerleri ise belirlenen hedeflere ulaşabilmek için atılacak adımlara karar verilmesi, hedeflere ulaşmada gereksinme duyulan kaynakların tespit edilmesi ve bu kaynakların elde edilmesi, örgütsel faaliyetleri düzenleyen kurallar, politikalar ve prosedürlerin geliştirilmesi, kapsamlı planların hazırlanması ve örgütün geleceği ile ilgili olarak tahminlerin yapılması olarak ifade edilebilir.

Örgütleme fonksiyonu kapsamında öncelikle örgüt içerisinde yapılacak işlerin tanımlanması, bu işleri yerine getirecek kişilerin istihdam edilmesi, örgüt içerisindeki yetki ilişkilerinin tanımlanması, komuta zincirinin kurulması ve personelin çalışmalarının koordine edilmesi gibi faaliyetler yerine getirilecektir.

Liderlik, temel olarak çalışanların ortak örgütsel hedeflere doğru yönlendirilmesi ve harekete geçirilmesidir.

Denetim fonksiyonu özetle örgütün elde etmiş olduğu sonuçların izlenmesi ve ölçülmesi olarak tanımlanabilir. Denetim fonksiyonu içerisinde gerçekleştirilen en temel faaliyetlerden biri örgüt içerisinde bazı standartların tanımlanmasıdır. Örneğin, belli bir dönem içerisinde yapılacak satışlara ilişkin veya yine belli bir dönem içerisinde üretim sürecinde kabul edilebilecek hata ve fire oranlarına ilişkin farklı örgütsel alanlarda çok farklı standartlar geliştirilebilir. Bu standartların doğru bir şekilde belirlenmesi örgütün performansının izlenmesi açısından son derece önemlidir. Denetim fonksiyonu ayrıca mevcut performans ile belirlenen standartların karşılaştırılmasına ve karşılaştırma sonucunda kabul edilebilecek sınırların ötesinde bir sapma varsa bu sapmanın nedenlerinin araştırılmasına ve düzeltici adımların atılmasına ilişkin faaliyetleri de yerine getirmektedir.

Yöneticilik ve Kaynak Kullanımı

Yöneticilik ile ilgili olarak diğer konulara geçmeden önce yukarıda detaylı bir şekilde anlatılan yönetim fonksiyonlarını yerine getiren yöneticilerin kim olduklarına dair bir tanımlama yapılması yararlı olacaktır. Geleneksel bir bakış açısıyla yapılan bazı tanımlamalara bakacak olursak yönetici temelde bireylere ne yapmaları gerektiğini ve bunu nasıl yapacaklarını söyleyen kişilerdir. Bu tanım aslında yönetici ile çalışan arasındaki farklılıkları açıkça ortaya koyması açısından basit ve açıklayıcı bir tanımdır. Diğer taraftan günümüz rekabetçi koşullarında bu tanım yönetici kavramını açıklamak konusunda yetersiz kalmaktadır. Çünkü günümüz yöneticilerinin yerine getirmesi gereken işlevler çok daha karmaşık bir hâle gelmiştir. Bu doğrultuda kavrama ilişkin daha geçerli bir tanım vermemiz gerekirse yöneticiyi, örgüt içerisindeki bireylerin faaliyetlerini koordine eden ve denetleyen, böylece örgütsel amaçlara ulaşılmasını sağlamakla sorumlu olan kişi olarak tanımlamak mümkündür.

Yöneticinin örgütsel amaçlara ulaşmak amacıyla kullanacağı kaynakları temelde dört grupta inceleyebiliriz. Bu kaynaklar şunlardır:

• Beşerî kaynaklar
• Parasal kaynaklar
• Ham madde
• Sermaye

Yönetsel etkililik, örgütün belirlenen amaçlara ulaşma düzeyini ifade eder. Yönetsel etkinlik, örgütün hedeflerine ulaşırken kullanılan girdi miktarı ile ilgilidir.

Yöneticilerin Sınıflandırılması

Çeşitli kaynaklarda farklılıklar olmakla birlikte genel olarak farklı yönetici türlerini temelde iki kategoride sınıflandırabilmemiz mümkündür. Bu kategoriler dikey sınıflandırma ve yatay sınıflandırma olarak ifade edilebilir.

Yöneticiler dikey olarak üst yönetim, orta kademe yönetim ve alt kademe yönetim olarak sınıflandırılabilirler.

Farklı yönetsel işlere ait bir diğer sınıflandırma ise yatay sınıflandırma olarak ifade edilebilir. Bu sınıflandırma içerisinde yönetsel işler yatay olarak farklılaşmaktadır. Bu bağlamda ele alınabilecek yönetici kategorilerinden biri fonksiyonel yöneticilerdir. Fonksiyonel yöneticiler, bir tek fonksiyonel işlevi yerine getiren bölümlerin ve bu bölümlerde görev yapan benzer eğitim ve niteliklere sahip bireylerin yönetilmesinden sorumlu yöneticilerdir. Pazarlama, finans, insan kaynakları, Ar-Ge gibi bölümler fonksiyonel bölümler olarak düşünülebilir.

Yöneticilik Rolleri

Yöneticilerin örgüt için sahip olduğu farklı rollere ilişkin en kapsamlı tanımlamalardan biri Henry Mintzberg tarafından yapılmıştır. Mintzberg yöneticinin rollerini sınıflandırırken, yöneticilerin işyerinde zamanlarını ne şekilde geçirdiklerini esas almıştır. Bu noktada yöneticinin örgüt içerisinde oynadığı roller de dikkate alınmıştır. Mintzberg’in yönetsel rollere ilişkin tipolojisi üç temel kategoride değerlendirilebilir. Bu kategoriler, bireyler arası, haberleşme ve karar verici roller olarak sınıflandırılmaktadır.

Bireyler arası roller, yöneticinin örgütü başarılı bir şekilde yönetebilmesi için gerekli olan bireyler arası ilişkileri ve davranışları temsil etmektedir.

Haberleşme rolleri, yöneticilerin bilgi toplamaları ve elde ettikleri bilgileri paydaşları ile paylaşmaları ile ilgili rollerdir. Haberleşme rolleri üç farklı rol ile yerine getirilmektedir. Bu roller monitör rolü, bilgi yayma rolü ve sözcü rolü olarak sıralanabilir.

Karar verici roller, yöneticilerin örgütün tamamını ya da bir bölümünü etkileyecek kararlar almaları ile ilişkili rollerdir.

Yöneticilerin Sahip Olması Gereken Beceriler

Yöneticilerin örgüt içerisinde oynadıkları kritik rollerin üzerinde durduktan sonra başarılı bir işletme yöneticisinin sahip olması gereken becerileri ortaya koymak yararlı olacaktır. Yöneticilerin sahip olması gereken becerilere ilişkin en temel çalışmalardan bir tanesi 1955 yılında Harvard Business Review dergisinde Robert L.Katz tarafından yazılan “Skills of an Effective Administrator – Etkili Bir İdarecinin Becerileri” isimli makalede ortaya konulmuştur. Katz’a (1955) göre örgütsel hedefere ulaşma çabası içerisinde esas önemli olan yöneticilerin sahip olduğu temel beceri setidir. Dolayısı ile yöneticinin başarısı sahip olduğu yetenekler ile doğrudan ilişkilidir. Beceri, belli bir davranışsal görevi yerine getirebilme ya da bir görev ile fonksiyonel anlamda ilişki içerisinde olan belirli bilişsel süreçleri yerine getirebilme yetisidir.

Yönetim Faaliyetlerini Etkileyen Güncel Değişimler

Daha önce de ifade edildiği üzere günümüzün dinamik iş koşulları içerisinde yönetim ve yöneticilik kavramları daha da önemli hâle gelmektedir. Çünkü son yıllarda yaşanan değişimler örgütün faaliyet gösterdiği çevresel koşulları daha önceki yıllara kıyasla çok daha istikrarsız, karmaşık ve rekabetçi bir boyuta taşımıştır. Bu değişimler o kadar etkilidir ki, yönetim ve yöneticilik kavramlarının yeniden düşünülmesi gereksinimi doğmuştur. Söz konusu değişimlerin en etkili olduğu alanlara ilişkin farklı tartışmalar olmakla birlikte, burada küreselleşme, teknolojik değişimler, iş gücünün farklılaşması ve etik ve sosyal sorumluluk gibi öne çıkan eğilimler tartışılacaktır.

Küreselleşme, temel olarak soyut ve somut sınırların ortadan kalkmasıdır.

Teknolojik gelişmeler günümüz iş dünyasını etkileyen en önemli faktörlerden biridir. Teknolojik değişimler işletmelere yeni fırsatlar sunmaktadır. Özellikle bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan değişimler işletmelerin iş yapma biçimlerini ciddi şekilde etkilemiştir. Bu bağlamda günümüz iş modellerinde yaşanan değişime en çok etki eden faktörlerden biri de İnternet’in iş dünyasındaki kullanımıdır. İnternet’in işletmeler üzerindeki etkilerinden bazılarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• Yöneticiler istedikleri nitelikteki bilgiye her an ulaşabilmektedirler.
• İnternet pek çok işletme fonksiyonunun vazgeçilmez bir parçası durumuma gelmiş, bu bağlamda. Yerine göre ürünlerin alınıp satılabildiği sanal bir pazar olarak işlev görürken, kimi zaman da dağıtım kanalının yapısını değiştiren bir faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Küreselleşmenin hızını arttırmıştır. Yöneticiler artık dünyanın diğer ucunda da olsa rakiplerinin, tedarikçilerinin ve müşterilerinin hareketlerini izleyebilmektedirler. e-yönetim, eişletme, home office ya da işletmelerin sosyal medya sayfaları gibi uygulamalar yönetim işlevlerinin ve karar süreçlerinin yeniden biçimlendirilmesi ile sonuçlanmaktadır.
• Bilgiye erişim hızlanmıştır. Böylece daha sağlıklı kararların alınabilmesi olanaklı hâle gelmiştir.
• Yeni ürünlerin ve hizmetlerin tasarımı daha kolay hâle gelmiştir.

Küreselleşme ile bağlantılı olarak düşünülebilecek ve günümüz işletmelerinin faaliyetlerini önemli şekilde etkileyen faktörlerden biri de iş gücünün farklılaşmasıdır. İşletme yöneticilerinin özellikle özen göstermesi gereken konulardan biri, yönetmekte oldukları insan kaynaklarına eşitlikçi yaklaşımda olmalarını zorunlu kılan etik ve yasal sorumluluklarıdır

İşletme yöneticileri zorlayıcı rekabet koşulları nedeniyle kendilerini satış, üretim ve pazar payı gibi hedeflerin baskısı altında hissedebilirler. Bu baskı zaman zaman yöneticilerin etik ikilemlerle karşı karşıya kalması ile sonuçlanabilir. Etik ve sosyal sorumluluk ile ilgili tartışmalar bugün yöneticilerin mutlak suretle göz önünde bulundurması gereken unsurlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Sosyal sorumluluk, genel anlamda, işletmenin çalışanlarına, müşterilerine ve genel olarak topluma fayda sağlayacak şekilde ilişkilerini etik bir çerçevede yürütme yükümlülüğünü ifade etmektedir.