Kurumsal İletişim Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Kurumlar, varlıklarını sürdürebilmek ve amaçlarını gerçekleştirmek için kurum kültürü ve kimliğine önem vermektedir. Güçlü kurum kültürü ve kimliğine sahip olan kurumlar başarıya daha çabuk ve kolay ulaşırlar. Kurumlarda önemli olan kurum kültürünü yerleştirebilmek, çalışanlarına doğru bir şekilde ileterek onlara benimsetebilmektir. Kurum kültürü ve kimliğinin oluşturulması, korunması ve çalışanlara benimsetilebilmesinde özellikle üst kadrolardakilere önemli görevler düşmektedir.

Kurum Kültürü Kavram

ıKurum içi iletişimin etkin ve verimli bir biçimde sağlanmasında kurum kültürü önemli bir rol oynamaktadır. Her kurumun bir kültürü vardır.Kurumsal kültür, kurumun bireyleri tarafındanpaylaşılan bir değerler bütünüdür. Kurum kültürü, o kurumun çevrede tanınmasını, değerlerini, toplumsal standartlarını, çevredeki diğer kurum ve bireylerle ilişki biçimlerini ve düzeylerini de yansıtır. Bu fonksiyonu ile kültür, kurumu topluma bağlayan, onun toplum içinde yerini, önemini ve hatta başarısını belirleyen en önemli araçlardan biridir. Her çalışan, içgüdüsel olarak kültürün ne olduğunu bilir. Kültür, işyerinde konu üzerinde çalışırken veya bir fabrikada ürün üretirken ortak bir yol izlenmesine olanak tanıyan ortak bir düşünce tarzı gerektirir.Kurum kültürü oluşmuş ve herkes tarafından benimsenmişse, çalışanlar o kurumu her şeyiyle sahiplenirler. Kurumsal kültür, kurum üyelerine farklı bir kimlik veren, kuruma bağlanmasına yardımcı olan ve kurumüyeleri tarafından paylaşılan iç değişkenleri sunmaktadır. Kuruma bu sembolik yaklaşım, kurumu bir makine veya canlı bir organizma olarak görmenin ötesinde, yeni bir boyut kazandırmıştır. Her kurumda zamanla gelişen inançlar, semboller, adetler, efsanelerve uygulamalar vardır. Bunlar da daha sonra, kurumun ne olduğu ve çalışanların nasıl davranması gerektiği gibi, bireyler arasındaki ortak anlayışlar meydana getirmektedir.

Kurum kültürünün özelliklerişu şekilde sıralanmaktadır:

• Kültür öğrenilebilir.
• Kültür kısmen bilinçsizce oluşur.
• Kültür bir kurumun hem girdisi hem de çıktısıdır.
• Kültür yaygın olarak kabul gören değer ve tutumlardan oluşur.
• Kurum kültürü heterojendir.

Kurum Kültürünün Önemi

Küreselleşen iş dünyasında kurum kültürü, kuruluşların rekabet avantajı kazanmalarında önemli rol oynamaktadır.Herhangi bir kurumun yaşamını sürdürebilmesi ve başarılı olabilmesi için, tüm politika ve eylemlerini de içeren, bir dizi sağlam inancın olması gereklidir. Kurum kültürü, bir kurumun misyon ve stratejilerinin gerçekleştirilmesinde ve kurumsal etkinliğin, değişimin başarılmasında önemli bir ögedir.Kurum kültürünü oluşturan tüm ögeler, iş yerine hem anlam kazandırmakta hem de en alt kademeden en üst kademeye kadar, dinamik ve sosyal bir kurumun parçası olma şansı vermektedir.Kurum kültürünün bir başka önemi de kurumsal davranışta tutarlılığı artırmasıdır. İşçilere nasıl davranmaları gerektiğini nakletmekte ve nelerin onaylanıp nelerin onaylanmayacağını anlatmaktadır.Bir kurumun kültürü ne kadar güçlüyseyönetimin işçi davranışlarını yönlendirmek için o kadar az resmi kural ve yönetmeliklere ihtiyaç olacaktır.

Kurum Kültürünün Fonksiyonları

Kurum kültürünün genel olarak fonksiyonları aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:

• Kültürün bir kurumu diğer bir kurumdan ayıran sınırlayıcı bir rolü vardır.
• Kültür, kurum üyeleri için bir kimlik oluşturur. Yani bireyler kendilerini çalıştıkları kurum ile bütünleştirirler ve bu da onlara ayrıcalıklı bir benlik sağlar.
• Çalışan bireyler kuruma daha fazla bağlanarak kurumun yararına özveride bulunabilirler.
• Kurum üyeleri arasında dayanışmayı artırabilir.
• Kurum üyeleri için bir kontrol mekanizmasıdır.

Kurum Kültürünün Sınıflandırılması

Güç Kültürü

Bu kültürde otorite sahibi olan insanlar baskındır, diğer çalışanlar güç ve otorite sahibi olanların beklentilerini yerine getirmek üzere hizmet ederler. Otoriteye karşı çıkma durumuna pek rastlanmaz ya da sayıca çok azdır. Liderlerin güçlü olmaları kadar bilgi ve tecrübe sahibi olmaları da gerekir. Astlar çalışmaya istekli ve üstlerine de itaatkâr olmak durumundadır.

Rol Kültürü

Uzmanlaşmanın gerektirdiği iş bölümü, rol kültürünün ortaya çıkmasına yol açmıştır. Rol kültürü, mantık ve rasyonellikle çalışan bürokratik kurumun bir diğer adıdır. Rol kültürleri, değişime tepki vermede yavaştır; fakat bireylere güvenlik duygusu ve her şeyi önceden bilme imkânı verir.

Görev Kültürü

Görev kültürü, çabuk adapte olunabilen, işin bitirilmesi üzerinde duran ve tüm bireyleri kurumsal hedefleri doğrultusunda bütünleştiren bir kültürdür. Bu kültür, daha çok bir işin ya da projenin tanımlanmasıyla ilgilenmektedir. Görev kültüründe, bireysel çaba veya ödül değil takım çalışması en önemli unsurdur.

Kişi Kültürü

Bu tür kültüre sahip kurumlarda birey kuruma değil kurum bireye hizmet etmektedir. Kurumun varlığı, bireyin varlığı yanında ikinci planda kaldığı için kurum bireyi bünyesinden ihraç edemez, birey arzu ederse kurumdan kendiliğinden ayrılır. Yönetsel güç, bireyler arasında paylaştırılmış olup uzmanlığa dayanır.

Kurum Kimliği Kavramı ve İşlevi

İnsanlarda olduğu gibi, kurumlarında, kendilerini diğerlerinden farklı kılan bir kimlikleri, karakterleri, fazilet ve özellikleri vardır.Kimlik, “herhangi bir nesneyi belirlemeye yarayan, onu türdeşlerinden ayıran özelliklerin bütünüdür”. Kimliği olmayan firma da müşteri gözünde yok demektir. Bir kurumun kendisini temsil etme biçimlerinin bütünü, o kurumun kimliğini oluşturur. “Kurumun kendisini temsil ederken nasıl algılanacağına yön veren aktivitelerin bütünü” ise kurumsal kimlik süreci olarak tanımlanmaktadır. Kurumsal kimliğin öncelikli olarak dışa yansıyan yüzü amblem, logo, kartvizit, mektup kâğıdı vb. unsurlardır. Fakat bir kurumsal kimliğe sahip olabilmek için bunlardan da önce, kurum olmak gereklidir.Kurumsal kimlik, bir kurumun imzasıdır.Kurumsal kimlik, bir kurumun, bir markanın adını, görsel tasarımını, iç ve dış dizaynını, kurumsal davranışını ve vizyonunu göstermektedir.Kurum kimliği bir kuruma ait üç noktayı yansıtmaktadır:

• Kim olduğunu
• Ne yaptığını
• Nasıl yaptığını yansıtır.

Kurum kimliğinin işlevi olarak özellikle şu nedenlere ihtiyaç vardır:

• Yeni kurulan bir kurum söz konusudur.
• Mevcut bulunan bir kurumda değişim ihtiyacı olabilmektedir.
• Ürün yelpazesinde yenilikler ya da değişiklikler vardır.
• Yönetimde köklü değişiklikler söz konusudur.
• Kuruluş birleşmesi söz konusudur.

Kurumun hizmetleri kurum kimliği ile tanınmalı ve kendini her yerde göstermelidir. Kurum kimliği çalışanların ortak değerler doğrultusunda davranmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda çalışanların istek ve beklentilerinin de dikkate alınmasına yardımcı olmaktadır. Kurumsal kimlikte kullanılacak iletişim dilinin;

• Anlaşılır
• Dürüst
• Modern
• Ulaşılabilir
• Saygılı
• Güvenilir olması gereklidir.

Kurumsal Kimlik Bileşenleri

Kurumsal kimlik çalışmalarında kurum içinde ve kurum dışında olmak üzere iki şekilde incelenmelidir: Kurum İçinde Kullanılanlar: Amblem,Logo,Antetli kâğıt,Zarf Kartvizit,Dosya,Bloknot,E-mail ve yazışma görselleri,Kurum içi yazışmalar,Muhasebe dökümleri,Şirket giyim ve davranış kuralları,Dijital tasarımlar,Kurumsal kimlik kullanım kılavuzu

Kurum Dışında Kullanılanlar: Araç tasarımları,Bina cephesi,Gazete, dergi, kitap ve diğer tanıtım materyalleri,Broşür,Katalog,El ilanı,Afiş,Etiket,Cd. Kapağı,Davetiye,Kartlar,Sertifika v.b. Kurumsal kimlik oluştururken izlenen yolu beş sürece ayırmaktadır:

1. Tasarım süreci öncesi yapılacakların tespiti ve onaylanması
2. Tasarım süreci zamanlaması
3. Tasarımın sunumu
4. Sunum sonrası düzeltmeler
5. Onaylanan tasarımların baskı ve uygulama süreci zamanlaması.

Kurum Kimliğini Oluşturan Unsurlar

Kurum Felsefesi

Kurum felsefesi, bir kurumun faaliyetlerinde izlediği temel ilkeler, düşünsel modeller, değerler ve ahlaki kurallarıntoplamıdır.Kurum felsefesi, kurum imajını ve ününü oluşturacak olan kurumsal karakterlerin toplamıdır. Bu karakterler entelektüel ve davranışsal karakterler (sunulan ürünler, inançlar, teoriler, kültürel değerler vb.) olabilir.Kurum felsefesi aynı zamanda kurumun misyonuna, vizyonuna ve politikalarına temel oluşturmaktadır.

Kurumsal Davranış

Kurumsal davranış, kurum kültürünün bir sonucudur. Kurum kültürü çalışanların davranışlarını ve kuruluşun şeklini etkileyen değer yargıları ve davranış tarzı sistemini ifade etmektedir.Kurumsal davranış, organizasyondaki kişi ve grupların “nasıl ve neden davrandıkları” sorularına cevap aramada önemlidir. Bununla birlikte kurum içi ilişkilerin inşasında araçlar ve kurumsal yapı arasında etkileşimi sağlamaktadır.

Kurumsal Görünüm

Kurumsal görünüm, bir kurumun görsel olarak kendini ifade etmesi biçiminde açıklanır. Kurumlar, bu görsel ifadeler ve görüntüler sayesinde rakiplerinden ayrılarak hedef gruplarına kendilerini daha kolay hatırlatır kılmaya çalışırlar. Kurumsalgörünümü oluşturan elemanlar arasında marka, yazı, renk, mimari dizayn, logo, tipografi, renk tasarımı, binalardaki semboller, binaların kendisi, taşıtlar üniformalar vs. yer alır. Kurum kimliğini yansıtan ilk unsur kurumun ismidir.

Kurumsal İletişim

Kurumsal iletişim, işletmenin işleyişini sağlamak ve işletmeyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla, gerek işletmeyi oluşturan çeşitli bölüm ve ögeler gerekse çevresi arasında girişilen devamlı bilgi ve düşünce alışverişine veya bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak tanıyan toplumsal bir süreçtir.

Kurumsal Kalite

Kurum ürünlerinin olumlu bir imaj oluşturması için gerekli olan kalite kriterleri; “dayanıklılık, ekonomiklik, modernlik, yapılan işte uzmanlık, yaratıcılık, yenilikçilik, ciddiyet, sürat, güvenilirlik, nezaket, kolaylık, huzur, düzenlilik, temizlik, planlı iş akışı, iyi servis ve hizmet, nitelikli personel, iş yapma arzusu, işe özen gösterme, yardımseverlik ...” şeklinde sayılabilir.

Kurumsal Kimliğin Hedef ve Yararları

Kurum kimliğinin en önemli içsel hedefi kurumun ortak amaçlarına ve hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır. Kurum kimliği çalışanların ortak kültür etrafında hareket etmesini sağlayarak kurumla bütünleşmeye yardımcı olur.Kurum kimliğinin en önemli içsel hedefi kurumun ortak amaçlarına ve hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır. Kurum kimliği çalışanların ortak kültür etrafında hareket etmesini sağlayarak kurumla bütünleşmeye yardımcı olur.

Kurumsal Kimlik Stratejileri ve Uygulama Süreci

Kurum kimliği geliştirme ve geliştirilen kimliği koruma planlı bir yönetim gerektirir. Kurumsal kimlik gelişimi bir süreçtir ve bu süreç üst yönetim tarafından kontrol edilmelidir. Bir kurumsal kimlik geliştirme programı, kurumun tek ve en güçlü iletişim aracı hâline dönüşebilir. Kurumlarda stratejinin iki temel amacı vardır:

• Kurumun içinde bulunduğu çevreyi tanımlama.
• Bu yerdeki amaç yönelimli eylemler için rehber ilkeler üretmedir.

Kurum kimliği stratejisi bir kuruluşun tüm iletişim faaliyetlerini içine alarak, kurum içinde bir bütünleşme ve kurum dışında da yüksek bir imaja sahip olma çabalarını kapsamaktadır. Bir kurum için kurum kimliği stratejisi geliştirme nedenleri şunlardır:

• Yeniden kuruluş
• Değişiklik
• Görev profilinin, ürünün ya da hizmetin değişmesi
• Kuruluşun yeniden yapılanması
• Yönetimin değişmesi
• İş yerinin taşınması ya da yeniden organizasyon
• Kuruluşların birleşmesi

Kurumsal kimlik çalışmalarının sonuçlandırılması, kurumun, önümüzdeki yıllarda karşılaşabileceği kimlik bunalımı veya kargaşasının önüne geçmesi anlamını taşımaktadır.