Etkili İletişim Teknikleri Dersi 6. Ünite Özet

Kültür ve İletişim

İletişim; bir başkası ile konuşmaktır, bilgiyi yaymadır, giyiniş ya da saç biçimidir. Başka bir deyişle iletişim insan hayatının her alanıdır.

İletişime iki farklı bakış açısı söz konusudur: İlk bakış açısı ile yapılan yaklaşım, kaynak ile alıcının iletiyi nasıl kodladığı ve kod açımının nasıl yapıldığı ile ilgilenir. İletişim olgusuna bu bakış açısı ile bakıldığında, iletişim bir insanın diğerinin davranışına veya düşüncelerine etki etmekte kullandığı bir süreç olarak görülür. İkinci yaklaşım ise, iletişimi anlamların oluşturulması ve değişimi olarak görür. Bu yaklaşım da, iletilerin veya metinlerin anlam oluşturmak için insanlarla nasıl etkileşimde bulunduğuna bakar.

İletişim canlı olma özelliğini gösteren bütün varlıkların ortak bir özelliklerinden biridir. Bu durum özellikle insan türü ve onun bugün içinde bulunduğu koşulların belirleyicisi olması yönünden oldukça önemli bir olgudur.Bu bağlamda iletişim bir canlılığın ve var olmanın en temel bir gereği olarak karşımıza çıkmaktadır.

İletişim olgusunu anlamaya çalışırken bir gerçeğin altını çizilmelidir. İletişim kuşkusuz genel olarak bütün canlılarda ileti alışverişi boyutunda var olan bir olgudur. Ancak burada iletişimi bir insani edim olarak ele almak gerekecektir.

Bilgi, duygu, düşünce, tutum ya da kanılarla davranış biçimlerinin kaynak ile alıcı arasındaki bir ilişkileşme yoluyla bir insandan (insanlardan) diğerine (diğerlerine) aktarılması süreci biçiminde tanımlanabilecek insanlararası iletişimi, iletişime katılan insan sayısı, kullanılan araç ve oluklar gibi değişik ölçütleri temel alarak sınıflandırmak mümkündür.

Bu sınıflandırmalardan biri de iletişimde kullanılan kodlara göre ya da yapısal olarak yapılabilecek iletişim sınıflamasıdır: Yapısal olarak ya da kullanılan kodlara göre iletişim ikiye ayrılır:

• Sözel İletişim (Verbal Communication)
  • Konuşma- Dinleme
  • Yazma- Okuma
• Sözsüz İletişim (Non-verbal Communication)

Sözel İletişimin Bir Boyutu Olarak Konuşma

Konuşma, insanlararası iletişimi sağlayan ve anlatıma yarayan bir işaretler sistemi ve örgütüdür. Konuşma, günlük eylemlerle ilgili ve bunlara ilişkin olarak başlamış ve günlük yaşam pratiğinin içinde gelişmiştir.

Konuşma, konuşanın, başkalarını ilgilendireceği varsayımı ile ve diğer kişi ya da kişilerle bir anlaşma sağlamak amacıyla, düşündüklerini dil ve ses kalıpları halinde, haberleşme kanalları aracılığıyla aktarması ve tepkilerini kontrol ederek, bu eylemi geliştirmesidir.

Kısaca belirtmek gerekirse, konuşma, duygu ve düşüncelerimizi, görüp yaşadıklarımızı karşımızdakilere sözcükleri seslendirerek gönderme, iletme işidir.

Konuşmanın Öğeleri

Konuşmayı oluşturan öğeler aşağıdaki biçimde sıralanabilir:

• Dinleyici: Her konuşma, en az bir kişiye bir şey hakkında bir şey söyleme işidir. Bu tanıma göre, konuşmayı oluşturan en önemli öğe dinleyicidir.
• Ortam: Ortam genel olarak konuşmanın yapılacağı toplumsal ve fiziksel çevredir.
• Konuşmanın nitelikleri: İyi bir konuşma; sağlam bilgilere dayanmalı, yapıcı olmalı, konuşmanın temel öğelerini çözümleyerek oluşmalı ve dinleyicilerin ı·lgisini ve dikkatini toplamalıdır.

Konuşmanın Yapısını Oluşturma ve Konuşmayı Etkili Kılma

Konuşmanın yapısını oluştururken ve konuşmayı etkili kılmak için dikkat edilmesi gereken süreçler şu şekilde sıralanabilir:

Konuşma hazırlarken ve yaparken başlangıç basamağı bir başlık belirlemektir. Başlık şeçmek, içeriğe uygun başlığın belirlenmesi, böylelikle de dinleyenlere konu hakkında ilk izlenimin doğru verilmesi bakımından önemlidir.

Başlık seçilirken ya da seçilmeden önce bir genel amacın da belirlenmesi gerekir. Çoğunlukla bu durumda birbiriyle örtüşen iki kategori söz konusudur. Bunlar bilgilendirme ve ikna etmedir.

Başlık ve genel amaç belirlendikten sonra, etkili bir konuşma yapmak ve amacına ulaşabilmek için konuşmacı seçimini daraltmalı ve ö zel amacını belirlemelidir . Özel amaç başlığın bir boyutunda odaklanmalıdır. Özel amaç konuşma ile ulaşılması umulan amaçtır.

Bunun dışında her konuşmanın bir ana fikri olmalıdır. Ana fikir, konuşmacının söylemeyi düşündüğü değerli bir ifadedir. Ana fikrin deyimleştirilmesi olarak ifade edebileceğimizsüreçte,ana fikir cümlesi olarak belirlenen ifadenin, konuşma yapıldıktan sonra konuşmacının, dinleyicinin aklında kalmasını istediği özet cümleye kara vermesi gerekir.

Dinleyicileri analiz etme sürecinde ise, konuşmacı karşısındaki dinleyici ya da dinleyicilerden oluşan toplululuğu iyi gözlemlemeli ve farklı analiz tekniklerinden hareketle dinleyicilerin psikolojisini yakından takip etmelidir.

Konuşmayı hazırlamak, etkili kılmak ve konuşmacının ve hedefin amaç ve beklentilerine uygunluğunu sağlamak için materyal toplamak önem taşıyan bir diğer süreçtir. Materyal toplamada kullanılan yöntemler şu biçimde sıralanabilir:

• Konuşmacının kendi bilgi ve deneyimlerini kullanması
• Görüşme
• Bilgi için yazışma
• Kütüphane taraması
• İnternet kaynakları

İyi bir konuşmada, konuşmacının düşüncesini destekleyecek güçlü malzemelere ihtiyaç vardır. Konuşmada fikirleri desteklemek için kullanılabilecek üç tür destekleyici materyal vardır: Örnekler vermek, istatistiklerden yararlanmak, konuyla ilgili uzman kişilerin kanıtlarını kullanmak.

Konuşma Türleri

Belli başlı konuşma türleri şunlardır:

• Bilgilendirici konuşma
• Objeler hakkında konuşma
• Süreçler hakkında konuşma
• Olaylar hakkında konuşma
• Kavramlar hakkında konuşma

Konuşma türlerinden bilgilendirici konuşmanın temel ilkelerini de şu şekilde sıralamak mümkündür:

1. Dinleyicinin çok şey bildiğini sanmamak
2. Konuyu doğrudan dinleyicilerle ilintilendirmek
3. Çok teknik olmamak
4. Soyutlamalardan kaçınmak
5. Düşünceleri kişiselleştirmek

Konuşma türlerinden biri olarak özel durum konuşmaları ise özel durumların özel ihtiyaçları için şekillendirilir. Mezuniyet törenleri, nişan evlenme, emeklilik yemeği, ödül törenleri vb. özel durumlarda, konuşmalar diğer konuşmalardan belli farklılıklar taşır. Özel durum konuşmalarını aşağıdaki kategoriler altında incelemek mümkündür:

• Giriş konuşmaları
• Sunuş konuşmaları
• Kabul konuşmaları
• Anma konuşmaları
• Yemek sonrası konuşmalar

Diğer bir konuşma türü olarak ikna edici konuşma, belli birtakım sözel tartışmalar oluşturma, oluşturulan bu sözel tartışmaları özel ve belli dinleyicileri harekete geçirme, istendik değişimler ortaya çıkarmak amacıyla düzenleme sanatıdır.

İkna edici konuşmanın da alt türleri bulunmaktadır. Bunlar; var olan tutum ve inancı pekiştiren konuşmalar, bir tutum ve ı·nanç oluşturan konuşmalar, bir tutum ve ı·nancı değiştirmeye yönelik konuşmalar ve dinleyicileri bir harekete yönlendiren konuşmalardır.

Dinleme Becerileri

Dinleme ile ilgili olarak üç kavram önem taşımaktadır.

Dinleme İşitme Değildir: Dinleme gelen seslerin, iletilerin kodaçımının yapılması ve anlamlandırılması ile ilişkili iken, işitme sadece ses dalgalarının belli işitme düzenekleri ile beyne iletilmesinden ibarettir.

Dinleme Becerisi Doğal Değildir: Dinleme becerisi konuşma, yazma ve okuma gibi öğrenilir, sonradan kazanılır.

Bütün Dinleyiciler Aynı İletiyi Almazlar : Konuşmacı bir iletiyi doğru ilettiğini zannederken karşısındaki insanların söylediklerini farklı anlamlandırdığını görebilir. Bunun nedeni her insanın yaşamında farklı deneyimlere sahip olmaları ve söylenenleri kendi görüş açılarını temel alarak yorumlamalarıdır.

İnsanların dinleme eylemlerini nasıl gerçekleştirdikleri aynı zamanda dinleme türlerini de oluşturur. Dinleme türleri şunlardır:

• Görünüşte dinleme
• Seçerek dinleme
• Saplanmış dinleme
• Savunucu dinleme
• Tuzak kurucu dinleme
• Yüzeysel dinleme

İnsanların karşılarında konuşan kişileri dinlememelerinin birçok nedeni olabilir. Dinlememe sebeplerinden bazıları şunlardır:

1. Konu ilgilerini çekmez
2. Kendi kendilerine konuşurlar
3. Kaynak tarafından beden dili uygun kullanılmaz
4. Göz teması eksiktir
5. Konuşmak için beklerler
6. Kişisel savunmaya çekilirler

Aktif Dinleme

Aktif dinlemenin gerçekleştirilebilmesi için yapılması ve bilinmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır:

Yardımcı Olmak İçin Dinleme: Bir kişi değer verdiği, hoşlandığı ya da sevdiği birine onun sorunlarını çözmede yardımcı olmak ister.

Soru ve Sorunlara Verilen Cevap Türleri: Sorunları çözmek için dinleyicinin verdiği cevaplar, nasıl bir dinleme davranışının gerçekleştirildiğini ve soruna ne tür bir yaklaşımın gösterildiğini belirtir.

Yargılama: Konuşma ve dinleme konusunda yargılayıcı yaklaşım ve konuya ya da konuşmacıya karşı sahip olunan birtakım ön yargılar, söz konusu davranışı ya da düşünceyi tamamen olumlu ve/veya olumsuz gibi belirli bir yönde değerlendirir.

Çözümleme: Karşısında konuşan kimseyi çözümleyen dinleyici, konuşanı konuşandan daha iyi bir biçimde kendisinin anladığını ima eder.

Soru Sorma: Soru sormak, karşıdakinin ne düşündüğünü daha iyi anlayabilmek için sık kullanılan bir yoldur.

Rahatlama-Rahatlatma: Bazı durumlarda kişinin biraz cesaretlendirmeye, biraz desteklenmeye ve rahatlatılmaya gereksinimi vardır. Böyle zamanlarda o kişiye destek olmak, onu rahatlatmak iletişimin sağlıklı gelişmesi açısından yararlı olabilir.

İyi Bir Dinleyici Olmak İçin Yapılması Gerekenler

• İyi bir dinleme davranışı gösterebilmek için yapılması gerekenler şu şekilde sıralanabilir:
• Dinleyici her şeyden önce kaynağın aktarmak istediklerini saptamalıdır.
• Dinleyici konuşmayı yapanın aktarmak istediği duygu ve düşünceyi kavramaya çalışmalıdır.
• Kaynağın, konuşanın yüzüne hatta gözlerine bakarak izlenmeli, sözleri, mimikleri, hareketleri bir bütün olarak algılanmalı ve çözümlenmeye çalışılmalıdır.
• Dinleyici karşınızdakini dinlerken zaman zaman sözlü olarak, onun konuşma akışını bozmayacak biçimde, “Anlattıklarınızı dikkatle izliyorum”, biçiminde geri bildirim sağlayacak bilgiler vermelidir.
• Kaynağın bilgi aktardığı süre içinde dinleyici olarak kalınmalıdır. Konuşmada anlamadığı bölümler olursa sorular sorulabilir.
• Kaynağın aktardığı bilgi, ortaya koyduğu öneriler bittikten sonra cevap verilmesi gerekiyorsa, bu sürecin de işletilmesi gerekir.
• Kaynağın, konuşanın aktardığı bilgiyi, verdiği iletiyi nasıl anlayıp çözdüğünü dinleyici önce kendi kendine sormalı; bu bilgi ve iletileri kendine göre yorumlamamalıdır.
• Söylenenlerin anlamına ilişkin olarak dinleyicide kuşku ve duraksama olmamalıdır.
• Dinleyici karşısındakini dinlerken alay eden, küçümseyen, küçük düşüren mimikler, jestler ya da sözcükler kullanmaktan kaçınmalıdır.
• Kaynağın, konuşanın açığını yakalama, kişiliğinin gücünü, üstünlüğünü göstermek amacıyla tuzak kuran bir dinleyici olmaktan kaçınılmalıdır.
• Aynı şekilde dinleyici kaynaktan gelen tüm iletileri kendisine yöneltilmiş bir saldırı olarak kabul etmemeli ve hemen savunmaya geçmemelidir.

Konuşmanın Kalıcılığını Sağlayan Boyut Yazı

İnsanlık tarihinin ilk dönemlerinden bu yana kullanıldığı bilinen ve anlaşılan konuşmanın en önemli engeli kalıcılığı ve saklanabilirlik konusundaki sorunudur. Oysa yazı “anlamlarında uzlaşılmış ve denem bilgilerin yerine konmuş belirticiler” olarak tanımlanabilecek sembolerin başka deyişle yazılı kelimelerin belli ortamlarda (kağıt ve bağlı olarak kitap, dergi vb.)uzun süreli olarak ve değişmez bir şekilde saklanabilmesi ile birlikte sözlü iletişimin en önemli engelini ortadan kaldırmıştır. Çok basit olarak yazı “düşüncenin belli işaretlerle tespit edilmesi” şeklinde tanımlanmaktadır.

Gerek kişiler arasında gerekse kurumsal ilişkilerde yazılı iletişim, anlaşmayı kolaylaştırıcı bir etkiye sahiptir. Bununla birlikte yazılı iletişimde sözcükler ve cümleler anlaşmayı sağlayacak şekilde seçilip yazılmadığında da insanların yazılanları anlamaları, ya da yanlış yorumlamaları sonucunda sorunların yaşanmasına neden olacaktır.

Etkili ve doğru bir şekilde yazılı iletişimin gerçekleşmesinde dikkat edilmesi gereken önemli noktaları şu şekilde sıralayabiliriz.

• Kişiliğinizi ortaya koyun
• Basit bir dil kullanın
• Açık seçik, anlaşılır yazın
• Sözcük haznenizi geliştirin

Yazının Kodaçımı Okuma

Tarihten günümüze, kültür ve medeniyetlerin oluşmasında son derece etkili olan "okuma" kavramı, yazı kullanılmaya başlandıktan sonra insanoğlunun hayatına girmiştir.

Okuma kavramı iki boyutuyla ele alınmalıdır. Birincisi sesleri tanıyıp o sesleri birleştirerek seslendirmektir ki buna mekanik okuma da denilmektedir. Okumanın ikinci boyutu da, sesleri hem seslendirmek hem de cümledeki, paragraftaki, metindeki anlamları yakalamaktır. Okuma dendiğinde işin içine okumanın iki boyutunun da katılması gerekir.

İletişim bilimi açısından bakıldığında, konuşma bir kodlama ve dinleme bir kodaçma becerisi ve işlemi olarak ele alınıyorsa, aynı biçimde iletişimin sembolik boyutu olarak nitelendirilebilecek olan yazma bir kodlama işlemi iken okuma da bir kodaçma işlemi olarak karşımıza çıkmaktadır. Burada önemli olan nokta ise aynı sembollere aynı anlamların yüklenmesi gerekliliğidir.

Özetlemek gerekirse, iletişimin sağlıklı bir şekilde gerçekleşebilmesi için, kaynak durumunda olan yazıyı yazan kişinin bir kelimeye yüklediği anlam ile alıcı durumundaki o yazıyı okuyan kişinin de aynı anlamı yüklemesi gerekmektedir.