Performans Yönetimi Dersi 8. Ünite Özet

Performans yönetimi işletmeler açısından hayati öneme sahip bir insan kaynakları yönetimi işlevidir. Bu işlev önemli olduğu kadar da zor ve sorumluluk isteyen bir işlevdir. Bir yandan işletmeler çalışanlardan aldıkları ücretin karşılığında gerekli çalışma performansını ortaya koymalarını beklerlerken, diğer yandan çalışanlar da emeklerinin karşılığında hak ettikleri ücreti almayı beklemektedirler.

Performans yönetimi faaliyetlerinin bu zorlu yapısı çoğu zaman çalışanların performanslarının doğru ve tarafsız biçimde değerlendirilememesi sonucunu doğurmaktadır. Sonuç olarak kimi kullanılan yöntemlerden, kimi çalışanlardan, kimi de performans yönetimi faaliyetlerini yürütenlerden kaynaklanan birtakım hatalar ortaya çıkmaktadır. Bu hatalar işletmeden işletmeye, sektörden sektöre ve hatta kişiden kişiye değişebilen özellikler göstermektedir.

Etkili bir performans yönetim sistemi karşı karşıya bulunduğu sorunları aşarak performans ölçme ve değerlemesindeki hataları minimum seviyede tutabilir. Böylece işletmenin performans yönetim sistemini uygularken hedeflediği amaçlara ulaşması da mümkün hale gelir. Bu amaçla öncelikle işletmelerin performans planlama faaliyetleri sırasında doğru performans kriter ve standartları belirlemiş olmaları gerekmektedir.

Performans Yönetiminde Karşılaşılan Sorunlar

Performans yönetim sistemi oluşturan ve yürütmeye çalışan işletmeler de performans yönetimi uygulamaları ile ulaşmayı hedefledikleri amaçların tamamını gerçekleştirmekte sorunlar yaşamaktadırlar. Performans yönetimi sistemlerinin uygulanmasında karşı karşıya bulunulan bu sorunlar işletmelerin performans yönetiminde pek çok hata yapmalarına neden olmaktadır.

İşletmelerde performans yönetiminin temel amacı çalışanların kendilerinden beklenenleri yerine getirip getirmediklerinin belirlenmesi ve karşılığının ödenmesidir. Ancak performans yönetim süreci aynı zamanda işletmelerin bu temel amaçlarına ulaşmayı zorlaştıran, farklı beklentilerin çatıştığı bir süreçtir. İşletmeler arasındaki rekabette ayakta kalabilmenin yollarından biri de maliyetleri kısmaktır. Çoğu işletme içinse işgücü maliyetleri toplam maliyetler içerisinde önemli bir oran oluşturmaktadır. Kimi zaman emeklerinin tam karşılığını alamadıklarını düşünen çalışanlar kasıtlı olarak yada motivasyonlarını kaybederek daha düşük bir performans ortaya koymaktadırlar. Bu da işletmeleri çalışanlarının performansını daha dikkatli izlemek zorunda bırakmaktadır. Kimi zaman işletmelerin ve çalışanların amaçları da kendi içerisinde çatışabilmektedir. Her çalışan emeği karşılığında elde edebileceği en iyi karşılığı elde etmek istemektedir. Bu ise kendi performansının hep yüksek olmasını gerektirmektedir. İşletmenin ve çalışanların kendi içindeki çatışma alanları ve işletme çalışan arasındaki çatışan çıkarlar performans yönetim sisteminin doğru şekilde işlemesini engellemektedir. Performans yönetiminin en önemli işlevlerinden birisi de eksikliklerin ortaya konularak gerekli müdahalelerin yapılmasıdır.

Performans yönetimi sürecinde en aktif rol alan iki temel aktör işletme yönetimi ve çalışanlardır. Performans yönetimi sürecinin bir diğer aktörü de performansı değerlendirilen konumda bulunan çalışanlardır. Çalışanlar da performans yönetimi sürecine kendi bakış açılarından yaklaşmakta ve bazı olumsuz tutumlar geliştirmektedirler. Bu tutumları değiştirmenin en etkili yolu performans yönetimi sürecinin şeffaf ve katılımcı bir şekilde yönetilmesidir.

Performans Yönetiminde Ortaya Çıkan Hatalar

Performans yönetim sürecinin sorunları süreç içerisinde birtakım hataların ortaya çıkmasını da kaçınılmaz kılmaktadır. Performans planlama aşaması işletmelerin performans planlamadan neler beklediklerinin belirlenmesi, performans yönetimine ilişkin faaliyet planlarının hazırlanması ve performans kriter ve standartlarının belirlenmesi faaliyetlerinden oluşmaktadır. Bu faaliyetlerin yerine getirilmesinde karşılaşılan başlıca hatalar; planlama aşamasında yanlış amaçlar belirlenmiş olması, amaçlara ulaşmayı sağlayacak doğru kriterler ve standartlar saptanamamış olması, kullanılması planlanan yöntemler amaçlara, örgüt kültürüne ve süreçte yer alan aktörlere uygun olmaması, değerleme zamanı ve süresi uygun olmayan şekilde planlanmış olmasıdır.

Performans planlaması ne kadar mükemmel yapılmış olursa olsun performans yönetimi uygulamalarında birtakım hataların ortaya çıkmaması mümkün değildir. Çünkü performans ölçme ve değerleme yöntemleri genellikle uygulayıcıların çalışanları nesnel bir gözle değerlendirecekleri varsayımına göre hazırlanmaktadır. Hataların engellenebilmesi için hem performansı ölçenlerin hem de ölçülenlerin önceden bir hazırlığa tabi tutulmaları, performans ölçmeyle ilgili eğitimler almaları gerekmektedir.

Hale etkisi, performansı değerlendiren kişinin çalışanın performansını değerlendirirken o kişi hakkındaki genel kanaatinin etkisinde kalmasıdır. Bu kanaatler bazen ilk tanışmada oluşur, bazen zamanla yerleşir. Kişi hakkındaki genel kanaatiniz o kişinin çalışma performansı üzerinde bir hale etkisi oluşturur ve sizin gerçeği görmenizi engelleyebilir.

Çalışanların performanslarının değerlendirilmesinde genellikle iş analizi bulgularından yararlanılmaktadır. Performans kriter ve standartları iş tanımlarından ve iş gereklerinden yararlanılarak belirlenmektedir. Bu kriter ve standartlar bazen tek bir iş için birden fazla olabilmektedir. İşte tek yönlü ölçme hatası, bir çalışanın performansının ölçülmesinde o iş için belirlenen kriterlerden sadece birinin dikkate alınmasıyla ortaya çıkmaktadır. Hale etkisi ve tek yönlü ölçme etkisi gibi hataların önlenmesinde standartlar yöntemi ve direkt indeks yöntemi gibi bireysel, veya değerleme skalaları ve kontrol listesi yöntemi gibi ortak kriter ve standartlardan oluşan performans ölçme yöntemlerinden yararlanılabilir.

Kontrast etkisi, birkaç çalışanın performansının peş peşe değerlendirildiği durumlarda ortaya çıkmaktadır. Kontrast etkisinden kaynaklanan hataların ortadan kaldırılmasında özellikle standartlar yöntemi ve direkt indeks yöntemi gibi bireysel kriter ve standartlardan oluşan performans ölçme yöntemlerinden yararlanılabilir.

Tolerans, performansı değerlendirenlerin çalışanların performansını olduğundan yüksek değerleme eğiliminde olmaları, katılık ise bunun tam tersidir. Bir yöneticinin performans değerlemede toleranslı davranması işletmenin performans hedeflerine ulaştığıyla ilgili yanlış bir izlenim oluşmasına neden olabilir. Eğer işletmede performansa dayalı ödüllendirme uygulanıyorsa toleranslı değerlemeler işletme açısından maliyet artışı yaratabilir. Katılık ise çalışanların sürekli olarak düşük performanslı olarak gösterilmelerini doğuracaktır. Bu durum maliyetler için iyi bile olsa bu kez çalışanların morallerinin bozulması, performans hedeflerinin aşılarak üretim fazlalığı oluşması gibi durumlarla karşılaşılabilecektir.

Toleransta aşırı yüksek, katılık da ise aşırı düşük değerleme eğilimi varken, ortalama eğilimindeki problem performans değerlendiricilerin çalışanların performanslarını değerlendirirken aşırı uç değerler vermekten kaçınmaları durumudur. Bu hata özellikle değerlendiricilerin çalışanların performansı hakkında yeterli bilgi sahibi olmadıkları, yeterli gözlem yapamadıkları veya değerleme için yeterli zaman bulamadıkları durumlarda ortaya çıkmaktadır. Gerek tolerans-katılık farklılıkları, gerekse ortalama eğiliminden kaynaklanan hataların elimine edilebilmesi amacıyla performans ölçme yöntemlerinden zorunlu dağıtım yöntemine başvurulabilir. Böylece çalışanların performansları hakkında daha anlamlı bilgi edinilmesi mümkün olabilir.

Çalışanların performanslarının değerlendirilmesinde karşılaşılan hatalardan birisi de değerlendiricilerin çalışanın performansını değerlendirirken çalışanın sadece son dönemlerdeki performansını dikkate almalarıdır. Bu durum aslında etkili bir kayıt sistemine değil de değerlendiricilerin gözlemlerine dayalı yöntemlerde kaçınılmaz olarak ortaya çıkan bir hatadır. Bu hata özellikle kişilerarası karşılaştırmalara dayalı yöntemlerde veya kritik olay yönteminde daha sıklıkla ortaya çıkabilmektedir. Bu tür hataları azaltmanın yolu ise etkili bir performans kayıt sistemine sahip olmak ve kişisel yargılar kadar somut kayıtları da dikkate almaktır.

Kalıplaştırmalara dayalı genellemeler performans değerleme çalışmalarında bazı hatalara neden olabilirler. Genellemelerin performans değerlemede en çok yol açtığı hata kişisel önyargılar biçimine bürünerek çalışanların performansını nesnel olarak değerlemeyi engellemesidir. Kişisel önyargılar ve genellemeler kimi zaman pygmalion etkisi denen kendi kendini doğrulayan kehanet durumlarını da ortaya çıkarabilir.

Performans ölçme ve değerlemesinde yapılan bir başka hata türü de pozisyondan etkilenmedir. Aslında bu hata türü de genelleme ve önyargılara benzer bir şekilde ortaya çıkmaktadır. Performans değerlendiriciler kimi zaman çalışanların unvanlarından veya pozisyonlarından dolayı onları diğerlerinden farklı değerleme hatasına düşebilirler.

Performans değerleme çalışmalarında atıf hataları çalışanın performansındaki yükseklik veya düşüklüğün yanlış nedenlere atfedilmesi konusunda ortaya çıkmaktadır. Performansın nedeninin yanlış algılanması bir yönüyle performansın da yanlış algılanması anlamına gelebilir. Atıf hatalarının önlenebilmesinin en etkili yolu performanstaki istikrarın belirlenmeye çalışılmasıdır. Bu amaçla çalışanların performanslarının olabildiğince uzun sürelerle izlenip değerlendirildiği yöntemlere ağırlık verilmelidir.

Performans ölçünün güvenilirliği ve geçerliliği ile ilgili bu hata çoğunlukla süreçte kullanılan araçların niteliğiyle ilgilidir. Güvenilir ve geçerli olmayan yöntemlerle elde edilecek performans ölçme verileri çalışanların performansı ile ilgili doğru kararlar alınmasını zorlaştıracaktır.

Performans yönetimi sürecinde en çok hata performans ölçülmesi ve değerlenmesi aşamasında gerçekleşmektedir. Buna karşılık performans iyileştirme ve geliştirme süreci zaten performans yönetim sürecinin birtakım eksikliklerinin düzeltilmeye çalışıldığı bir süreç olduğundan bu bölümdeki hata oranı biraz daha azalmaktadır. Performans geliştirme faaliyetleriyle ilgili olarak kurum kültürünün ve eğitim ihtiyacının doğru analiz edilememesi ile ilgili hatalar, performans iyileştirme ile ilgili olarak da geribildirim hataları ve performans değerleme ve motivasyon bağlantısının kurulamaması performans iyileştirme ve geliştirmede rastlanan hatalar olarak sıralanmaktadır.

Etkili Bir Performans Yönetim Sisteminin Özellikleri

Bir performans yönetim sisteminin etkin biçimde faaliyet gösterebilmesi için gerekli bazı özellikler bulunmaktadır. Bu özelliklerin bir kısmı performans planlamayla, bir kısmı performans ölçme ve değerlemesiyle, bir kısmı da performans yönetim sisteminin teknolojik altyapısıyla ilişkilidir.

Performans yönetim sürecinin doğru planlanması bir işletmenin performans yönetiminden beklediği sonuçlara ulaşmasının ilk şartıdır. Bu aşamada öncelikle mevcut performans yönetim sisteminin doğru biçimde analiz edilerek eksikliklerin tespit edilmesi ve buna göre bir performans yönetim sisteminin tasarlanması gerekmektedir.

Bir performans yönetimi sisteminin etkili bir şekilde yürütülebilmesi için yapılması gerekenlerden birisi de performans yönetimi ile ilgili gerek çalışanların gerekse değerlendiricilerin eğitilmesidir. Böylece performans yönetimi sürecinin her iki tarafı da sürecin genel özellikleri ve işleyişi hakkında bilgi sahibi olacaktır.

İşletmelerin performans yönetim sisteminden beklentilerine ve performans yönetimi ile ilgili amaçlarına uygun performans değerleme ve geliştirme yöntemleri seçmeleri önem taşımaktadır. Bir yöntemin eksiğini diğer bir yöntem tamamlamaktadır. Performans ölçmede ve değerlemesinde kullanılan yöntemlerin doğru belirlenmesinde bu yöntemlerin üstün ve zayıf yanlarının göz önünde tutulması kadar, yöntemlerin uygulanmasına ortaya çıkabilecek ölçme ve değerleme hatalarının dikkate alınması da bir gerekliliktir. Her bir yöntemde ortaya çıkması muhtemel hatalar bulunmaktadır. İlgili yöntemlerin belirlenmesinde bu hataların sonuçlara etkilerinin de hesaba katılması performans yönetim sisteminin etkinliğini artıracaktır.

Özellikle bilişim teknolojilerinin işletmelerde yaygın olarak kullanılmaya başlanması pek çok işletme işlevini doğrudan etkilemiştir. Neredeyse bütün işlevlerin önüne bir “e” gelmiş, insan kaynakları yönetimi işlevi de artık einsan kaynakları yönetimi haline gelmiştir. İnsan kaynakları yönetimi işlevleri de tek tek elektronik ortama aktarılmaktadır. Özellikle iş başvurularının alınmasında bilişim teknolojileri en çok kullanılan yöntem haline gelmiştir. Performans yönetimi de bilişim teknolojilerinin yoğun olarak kullanılmaya başlandığı insan kaynakları yönetimi işlevlerinden biridir. Bilgi teknolojilerinin performans ölçme çalışmalarında kullanımı performans ölçmenin hem hızını, hem tarafsızlığını, hem de güvenirliğini artırmıştır. Performans yönetiminde bilgi sistemlerinin kullanımı performans yönetimi uygulamalarına önemli katkılar sağlamaktadır. Performans yönetimi bilgi sistemleri aracılığıyla çok farklı kaynaklardan çalışanların performansı ile ilgili bilgi toplanabilmektedir. Performans yönetimi bilgi sistemlerinin kullanılması pek çok adımı kolaylaştıracağından performans ölçme ve değerlemesinde görev alan personelin sayısından da tasarruf edilmesine imkan tanıyacaktır. Performans yönetimi ile ilgili ölçme ve değerleme sonuçlarının doğrudan ücretlendirme ve ödüllendirme kararlarıyla ilişkilendirilebilmesi yöneticilerin bu konularda almaları gereken pek çok kararın da otomatik olarak alınmasını sağlayarak yöneticilerin işini kolaylaştırmaktadır.