Performans Yönetimi Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

Performansın İyileştirilmesi

1. Soru

Örgütlerde bireysel performans sorunlarının üstesinden gelinebilmesi için önemli hususlar nelerdir?

Cevap

Dört önemli husus vardır. Bunlar: ? Performans sorunu olduğunun kabul edilmesi ve çözüm aramaya niyet edilmesidir. ? Yönetimin performansın nasıl ortaya çıktığına ilişkin genel bir çerçeveye sahip olması gerektiğidir. ? Bu anlayış rehberliğinde performans düşüklüğü sorunu olan çalışanların durumlarının incelenmesi ve nedenlerinin mümkün olduğunca doğru tespit edilmesidir. ? Bireysel performans iyileştirme planlarının hazırlanması ve uygulamaya konulmasıdır.


2. Soru

Performans sorunu daha başlangıçta farkına varılmaz ve hızlı bir şekilde çaresine bakılmazsa ortaya ne tür sonuçlar çıkabilir?

Cevap

Karşımıza beş sonuç çıkabilir: ? Problem daha da kötüye gidebilir. ? Sorunun kendi haline bırakıldığı süre uzadıkça düzeltilmesi daha da güçleşebilir. ? Performansın bu yeni düzeyi bir norm haline gelebilir. ? Bu daha düşük performans standardı ekibin geri kalanına da yayılabilir. ? Ekibin morali ve yöneticinin saygınlığı düşebilir.


3. Soru

Yöneticilerin zaman zaman var olan performans açıklığının gerçekliğiyle yüzleşmemek için başvurduğu psikolojik mekanizmalar nelerdir?

Cevap

Bu mekanizmalar: ? Rasyonelleştirme yoluyla kaçış ? Prosedürlere duyulan güven ? Sadece hedef belirlemenin yeterli olacağı yanılgısı


4. Soru

Sadece hedef belirlemenin yeterli olacağı yanılgısı nedir?

Cevap

Sadece hedef belirlemenin yeterli olacağı yanılgısı: Yöneticiler mükemmel bir biçimde hedefleri belirleyebilirler ve hedeflere ulaşılması konusunda ısrar edebilirler. Fakat çalışanlarda sorumluluk duygusunun oluşmasında veya hedeflere ulaşılmada gerekli desteğin verilmesinde hatalı olabilirler.


5. Soru

Düşük performansın belirtileri olabilecek davranış tiplerine nelerdir?

Cevap

Düşük performansın belirtileri olabilecek davranışlar: 1. Kendiliğinden harekete geçemez ve talimat bekler. 2. İşleri erteler, geciktirir, ağırdan alır, sürüncemede bırakır. 3. Çalışan iş hedeflerini tutturamaz. 4. Çalışan sıkça uzun molalar verir. 5. Çalışana yeni bir iş verildiğinde performansı sebepsiz bir şekilde kötüleşir.


6. Soru

Performansı açıklamaya çalışan yaklaşımlardaki ortak faktörler nelerdir?

Cevap

Performansı açıklamaya çalışan yaklaşımlardaki ortak faktörler yetenek, çevre ve motivasyondur. Bunların her hangi birindeki zafiyet performansı doğrudan etkilemektedir.


7. Soru

Performansı açıklayan motivasyon faktörü kapsamında yer alan değerlendirme konuları nelerdir?

Cevap

Motivasyon faktörünün değerlendirme konuları: 1. Kariyer tutkusu 2. Örgüt içi çatışmalar 3. Hayal kırıklığı 4. Adalet / Memnuniyet 5. Amaçlar / Beklentiler


8. Soru

Performansı açıklayan yetenek faktörü kapsamında yer alan değerlendirme konuları nelerdir?

Cevap

Motivasyon faktörünün değerlendirme konuları: 1. Teknik beceriler 2. Kişilerarası beceriler 3. Problem çözme becerileri 4. Analitik beceriler 5. İletişim becerileri 6. Fiziksel sınırlılıklar


9. Soru

Performansı açıklayan çevre faktörü kapsamında yer alan değerlendirme konuları nelerdir?

Cevap

Çevre faktörünün değerlendirme konuları: 1. Örgüt İklimi 2. Ekipman / Malzemeler 3. İş tasarımı 4. İş sistemleri 5. Ekonomik koşullar 6. Sendikalar 7. Kurallar ve politikalar 8. Yönetimin desteği 9. Yasalar ve mevzuat


10. Soru

Örgütlerde performansın yönetimindeki kritik kesimler nelerdir?

Cevap

Örgütlerde performansın yönetiminde üç kritik kesim bulunur: çalışanlar, yöneticiler ve insan kaynakları çalışanları.Çalışanlar: performans açısından her birey kendisine özgü üstünlüklere ve zayıflıklara sahiptir. Bireylerin davranış modellerinde bu üstünlükler ve zayıflıklar önemli rol oynar. Bireyin kendini tanıması, performansını iyileştirmesi bakımından önem taşır.


11. Soru

Performans iyileştirme planı nedir ve ne amaçla hazırlanır?

Cevap

Çalışanın performansını iyileştirmek amacıyla hazırlanmış; içinde performans probleminin tanımı, düzeltici eylemler ve izleme esaslarının bulunduğu bir plan türüdür. Performans iyileştirme planı, iş performansında iyileştirilecek alanları netleştirmeye yarar.


12. Soru

Performans iyileştirme arayışı bir ihtiyaç olarak ortaya çıktığında, hem çalışanın hem de yöneticinin cevap vermesi gereken temel sorular nelerdir?

Cevap

Cevap verilmesi gereken sorulardan dördü şu şekilde olabilir: 1. Kişinin başarısızlığının ortaya çıktığı iş sistemi ne durumdadır? 2. Çalışan yöneticisinin ondan ne yapmasını istediğini tam olarak biliyor mu? Çalışan örgütün bütününün amaçlarını ve beklenen sonuçları biliyor mu? İş tamamlandığında yöneticinin zihninde sahip olduğu resmi, çalışan da paylaşıyor mu? 3. Çalışan etkin bir iş yönetimi becerisine sahip mi? Örneğin büyük işleri yapılabilir küçük yığınlara bölebiliyor mu? Yapılacaklar listesine ve projenin ilerlemesini izleyecek bir izleme metoduna sahip mi? 4. Çalışan işinin, şirketin daha büyük bir planının ya da tasarısının içine nasıl entegre olduğunu anlamış mı? Şirketin başarısına katkısını, işini değerlendirebiliyor mu?


13. Soru

Örgütün kademeli disiplin süreci devreye alınmadan önce yöneticinin izlemesi gereken maddeler nelerdir?

Cevap

Yöneticinin izlemesi gereken maddeler: 1. Neyin iyileştirileceğini örnekler vererek netleştirmiştir. 2. Beklenen performans düzeyini belirlemiştir. 3. Kaynak ve destek ihtiyacını belirlemiş ve vermiştir. 4. İlerlemeyi ölçebilsin diye geribildirim verilmiştir. Geribildirimin zamanını, yerini, sıklığını ve kimle yapılacağını bildirmiştir. 5. Standardı karşılamazsa olası sonuçları bildirmiştir. 6. Eğer kurumda var ise çalışan el kitabı gibi ilave bilgi kaynaklarını vermiştir.


14. Soru

Performans yetersizliklerinin giderilmesi için yapılması gerekenler nelerdir?

Cevap

Performans yetersizliklerinin giderilmesi için yapılması gerekenler: 1. Personelin eğitilmesi 2. Personele rehberlik edilmesi 3. İşlerin yeniden tasarlanması 4. Danışmanlık yapılması 5. Disiplin programının uygulanması


15. Soru

Performans yetersizliklerinin giderilmesinde personelin eğitilmesine nasıl karar verilir?

Cevap

Düşük performansın bilgi ve beceri eksikliği nedeniyle ortaya çıktığının tespit edilmesi durumunda personelin eğitim programlarına (işbaşı / iş dışı) alınması yerinde olur.


16. Soru

Personele rehberlik edilmesinde ki temel adımlar nelerdir?

Cevap

Personele rehberlik edilmesindeki temel adımlar: 1. Performans düşüklüğünün nedenlerini analiz etmelerine yardımcı olacak sorular yöneltmek. 2. Çalışanı düşünmesi için serbest bırakmak, ancak çalışanın ulaşabileceği uzaklıkta bulunmak. 3. İhtiyaç duyduklarında yardım etmek. 4. Performansın yükseltilmesi için doğru davranışları ve uygun eylemleri karşılaştırmak.


17. Soru

Etkili bir rehberin özellikleri nelerdir?

Cevap

Etkili bir rehberin özellikleri: ? Çalışanın güçlü ve zayıf yönlerini tanımasına fırsat verir ve kolaylaştırır. ? Çalışanın kendi kararlarını vermesine ve sorumluluk almasına imkan verir. ? Performans beklentilerini ve önceliklerini açıklar, standartları oluşturur. ? Yeni ya da zor bir görev söz konusu olduğunda çalışanı cesaretlendirir. ? Morali düşük, kendine güveni azalmış veya aşırı stres altında bunalmış çalışanlar için zaman harcar ve uygun destek sağlar. ? Morali düşük, kendine güveni azalmış veya aşırı stres altında bunalmış çalışanlar için zaman harcar ve uygun destek sağlar. ? Çalışanların uygun eğitimleri almasını destekler, fikirlerini dinler, bilgili, girişken ve kararlı olmaları için cesaretlendirir. ? Çalışana performansı hakkında düzenli geribildirim sağlar, onun organizasyon içindeki rolü ve amaçlara katkısı ile ilgili bilgi verir. ? İyi bir rol modeli olarak çalışan için örnek alınabilecek davranışlar sergiler.


18. Soru

İş tasarımı nasıl gerçekleştirilir?

Cevap

İş tasarımı, birinden birinin göz ardı edilemeyeceği dört esas göz önünde bulundurularak gerçekleştirilir: 1. Örgütsel amaçların gerçekleştirilmesi için işin yaratılmış olması 2. İşin teknolojisi seçilirken verimliliğin göz önünde bulundurulması 3. İşi yapacak olanların fiziksel ve zihinsel kapasiteleri 4. Çalışanın iş tatminini etkileyen, işin davranışsal gereklilikleri


19. Soru

İş zenginleştirme nedir?

Cevap

İş zenginleştirme, bir çalışanın yaptığı i şe daha anlamlı görevler ilave edilmesi suretiyle işin daha tatmin edici veya değerli hale gelmesini sağlayan her türlü çabadır.


20. Soru

Herzberg’e göre işleri zenginleştiren ve çalışanları motive eden faktörler nelerdir?

Cevap

Herzberg’e göre işleri zenginleştiren ve çalışanları motive eden faktörler şunlardır: başarma, tanınma, büyüme, sorumluluk ve işin tamamının performansıdır.


21. Soru

Yöneticiler Herzberg’in işleri zenginleştiren faktörlerini nasıl hayata geçirebilirler?

Cevap

Yöneticiler işleri zenginleştirmede Herzberg’in beş faktörünü aşağıda belirtilen yollarla hayata geçirebilirler: 1. İşle ilgili sorumluluğu ve zorluk derecesini artırabilirler. 2. İş sonuçlarının tamamında daha fazla yetki ve kontrole sahip olmalarına izin verebilirler. 3. Bölüm veya bireysel iş performans bildirimlerini doğrudan çalışana verebilirler. 4. İşle ilgili eğitim ve büyüme gerektiren yeni görevler ilave edebilirler. 5. Bireyleri spesifik görevlere atamak suretiyle, onların bu alanda uzman olmalarına olanak sağlayabilirler.


22. Soru

Danışmanlık nedir?

Cevap

Danışmanlık, bir yöneticinin çalışanına iş performansını etkileyen kişisel sorunlarını tanımlaması ve üstesinden gelebilmesi için yardım ettiği destekleyici bir süreçtir.


23. Soru

Danışmanlık desteği vermek amacıyla bir yöneticinin çalışanı ile görüşmesindeki süreç nelerdir?

Cevap

Beş aşamalı bir süreç izlenir. Bu süreç şu şekildedir: 1. Görüşmenin başlatılması: Yönetici çalışanı rahatlatmalı, görüşmenin amacını açıklamalı ve mevcut performans düzeyinin etkisini anlatmalıdır. 2. Çalışanın görüşünün alınması: Yöneticiler soru sorarak ve aktif dinlemeyi kullanarak çalışanın duygu, düşünce ve fikirlerini öğrenmelidir. 3. Görüşlerin tartışılması: Yönetici kendisinin ve çalışanın görüşlerinin nerelerde aynılaştığını ve nerelerde farklılaştığını iyi anlamalıdır. Yönetici otorite sahibi olmanın çekiciliğine kapılmadan ve varsa kendi engellerini de kabullenerek performansın nasıl geliştirileceğini çalışanla birlikte tartışmalıdır. 4. Anlaşmaya varılması: Yönetici bu aşamada görüşmenin başlangıcından bu yana nasıl bir aşama kaydedildiğini özetlemeli, sorarak ve dinleyerek tarafların konumunu belirlemelidir. Tüm taraflar için mümkün olduğunca uygulanabilir ve adil olan çözüm üzerinde durulmalıdır. 5. Çözümün bulunması: Yönetici kendi önerisini sunarken çalışana ne yapması gerektiğini hissettiğini sormalı ve ortak çözüm bulununcaya kadar görüşmeyi sürdürmelidir. Anlaşma sağlandığında bir özet yapılmalı, bir yol haritası belirlenmeli, uygulama programı hazırlanmalı ve gelişmeler yakından izlenmelidir.


24. Soru

Önleyici disiplin nedir?

Cevap

Önleyici disiplin, performans düşüklüğü ortaya çıkmadan önce katılımcı bir yöntemle kurallar oluşturularak, çalışanın önceden yönlendirilmesidir. İşyerinde performansın anlamını, işin amacını, işlevini, işlerin beklenen standartta gerçekleşmemesi durumunda nelerle karşılaşabileceğini açıkça bilen bir çalışan, kendi kendini disipline ederek beklentileri yerine getirmeye gayret edecektir.


25. Soru

Düzeltici disiplin nedir?

Cevap

Düzeltici disiplin, önleyici disiplinin performans düşüklüğü sorununu engelleyemediği durumlarda başvurulan bir yöntemdir. Burada amaç, bir yaptırım aracılığı ile performans sorununa neden olan davranışı ortadan kaldırmaktır. Yaptırım yöntemi zorlama, tehdit, cezalandırma olabilir. Örneğin sürekli işe geç gelme veya devamsızlığı önlemek için ücretlerde kesinti yapma işlemi düzeltici disipline bir örnektir.


26. Soru

Kademeli disiplin nedir?

Cevap

Kademeli disiplin, ceza yaptırımını esas alan düzeltici disipline benzer bir uygulamadır. Ancak bu tür disiplin programlarında çalışanın davranışını düzeltmek için önce uyarıda bulunulur, davranış tekrarlandığında ise çalışan cezalandırılır.


27. Soru

Yapıcı disiplin nedir?

Cevap

Yapıcı disiplin, insanın hata yapmasının doğal olduğunu kabul eder ve davranışın kökenindeki nedenlerin araştırılmasının gerekli olduğunu ileri sürer. Yapıcı disiplinde çalışanın davranışını düzeltmesinde destek vermek üzere psikologlar veya danışmanlar istihdam edilmiştir.


28. Soru

Olumlu disiplin nedir?

Cevap

Olumlu disiplin, yanlış davranışta bulunan çalışana davranışı üzerinde düşünmesi ve bu davranışını değiştirme kararını verebilmesi için bir gün ücretli izin verilmesidir. Böylece çalışan iş ortamının yarattığı stresten uzakta, sakin ortamda düşünecek, performans düşüklüğüne yol açan davranışlarının nedenlerini ve sonuçlarını daha iyi tartabilecek, aynı işletmede çalışmayı sürdürmek isteyip istemediğine karar verebilecektir. Ertesi gün işe geldiğinde çalışan davranışını değiştirmek ve işyerinde kalmak istediğini açıklarsa, bu durum kayıtlara geçirilir ve çalışana imzalatılır. Davranışını değiştirmemekte kararlı ise işine son verilir.


29. Soru

Cezalandırıcı disiplin yöntemini kullanmayı gerektiren durumlarda başlıca ceza türleri, hafiften şiddetliye doğru nasıl sıralanır?

Cevap

Cezalandırıcı disiplin yöntemini kullanmayı gerektiren durumlarda başlıca ceza türleri, hafiften şiddetliye doğru sırasıyla; sözlü uyarı, yazılı uyarı, para cezası ve rütbe indirimi, ödemesiz geçici işten uzaklaştırma ve işten çıkartmadır.


30. Soru

Kızgın soba ilkeleri nelerdir?

Cevap

Kızgın soba ilkeleri: 1. Performans düşüklüğü ile ilgili geribildirim mümkün olduğunca çabuk verilmelidir. Çalışana niçin disiplin uygulandığı açıklanmalı ve performans düşüklüğüne neden olan davranış, disiplinin konusu olmalıdır. 2. Çalışan, işe ilk girdiği andan itibaren performans beklentilerini karşılamaması durumunda ne tür disiplin uygulamalarıyla karşılaşacağı konusunda bilgilendirilmelidir. Örneğin ilk hatada sözlü uyarı, hatanın ikinci tekrarında yazılı uyarı, üçüncü tekrarda işten uzaklaştırma, dördüncü tekrarda işten ayırma gibi. 3. Disiplin programı cezalandırma içeriyor ise, ceza olumsuz davranışın hemen ardından, gecikmesiz olarak verilmelidir. Çünkü davranış ile disiplin cezası arasındaki süre uzarsa, kişi cezanın niçin verildiğini anlamayacaktır. 4. Disiplin programları örgütün tamamında ve tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır. Performansı düşük çalışanlara aynı yaptırımlar uygulanmalı; disiplin programının uygulanması yöneticinin keyfiyetine bırakılmamalıdır. 5. Yöneticiler, disiplin programını uygularken astları arasında ayrımcılık yapmamalıdır. Aynı durumda bulunan çalışanlardan birine hoşgörü gösterilirken, diğerine disiplin uygulanmamalıdır.


31. Soru

Performans kültürünün temel karakteristikleri nelerdir?

Cevap

Performans kültürünün temel karakteristikleri: 1. Örgütün, departmanların, her düzeydeki çalışanların stratejik hedefleri arasında bir uyum ve ortak bir yön bulunur. 2. İletişime açık ve destekleyici bir ortam yaratarak, performans konularının tartışılması ve sürekli geribildirim verilmesi konusunda çalışanlara cesaret verir. 3. Böyle bir kültürde yönetim performans iyileştirmenin kapsamını belirler, başarı elde etmek için amaçları ortaya koyar ve amaçlara ulaşıldığından emin olmak için performansı izler. 4. Örgütün bütününde sürekli iyileştirmenin önemi konusunda ortak bir inanç ve duygu birlikteliği yaratacak üst yönetim liderliği bulunur. 5. Örgütün yönetici liderleri, enerjisini, bilgisini, zamanını vermeye istekli, adanmış, motive olmuş ve aidiyet duygusu yüksek insan kaynakları yaratmak için olumlu tutumları cesaretlendirmeye odaklanır.


32. Soru

AmericanSocietyfor Training and Development, insan kaynağını iyileştirmeyi nasıl tanımlamıştır?

Cevap

İnsan kaynaklarını iyileştirme, Organizasyonun hedeflerinin net ve açık olarak belirlenmesi, bu hedeflerin çalışanların performanslarıyla ilişkilendirilmesi, performans açıklıklarının nedenlerinin saptanması, çözümlerin uygulanması, değişimin yönetilmesi ve doğrudan ve dolaylı sonuçların değerlendirilmesini içeren sistematik bir süreçtir.


33. Soru

Örgütlerde insan kaynağını iyileştirme hangi adımlarla gerçekleştirilir?

Cevap

Örgütlerde insan kaynağını iyileştirme: 1. Örgütsel sorunlar tanımlanır. 2. Sorun ile insan kaynağı performansı arasındaki ilişki açığa çıkarılır. 3. Gerçekleşen performans düzeyi ile arzu edilen performans düzeyi arasındaki performans açığı mümkün olduğunca sayılarla ifade edilmiş olarak belirlenir. 4. Performans açığının nedenlerini ortaya çıkarmak için kök neden analizi yürütülür. 5. Kök nedenlerle baş edebilmek için gerekli bir dizi çözüm uygulanır.


34. Soru

Performans iyileştirme sürecinde neler yapılmalıdır?

Cevap

Performans iyileştirme sürecinde: 1. Birey, becerilerini iyileştirme veya davranış değiştirme konusunda harekete geçer. 2. Birey tutumlarını değiştirir – buradaki zorluk insanların tutumlarını kolayca ve hızla değiştiremeyeceklerinden kaynaklanır. Tutum değiştirme söylendiği kadar kolay ve basit değildir. Bu durumda bireylere davranışlarındaki belirli değişimlerin sadece örgüt için değil; aynı zamanda kendileri için de yararlı olacağını anlamaları konusunda yardımcı olunabilir. 3. Yönetici daha fazla destek ve rehberlik verebilir. 4. Beklentileri netleştirmek için yönetici ve birey birlikte çalışabilirler. 5. Yönetici ve birey, bireyin yetenek ve becerilerini geliştirebilmek için birlikte çaba gösterirler. Bu bir ortaklık – birliktelik duygusu yaratır. Böylece bireylerden kendi kendilerini geliştirecek girişimlerde bulunması beklenebilir. 6. Hangi eylem üzerinde uzlaşılırsa uzlaşılsın, her iki tarafın başarıya ulaşıldığını nasıl bilecekleri konusunda (ne olduğunda başarmış olacaklar?) anlaşmaya varmaları zorunludur.


35. Soru

İnsan kaynakları yöneticilerinin performans iyileştirme sürecindeki rolüne nedir?

Cevap

İnsan kaynakları yöneticileri performans iyileştirme sürecinde: 1. Bölüm yöneticileri ile işbirliği yaparak, örgütün iş çevresinde bulunan ve çalışanın iyi performans göstermesinin önündeki engelleri ortadan kaldırır. Daha önce de belirttiğimiz gibi davranış, çalışanlar ile iş ortamının etkileşimiyle oluşur. 2. Performans iyileştirmeye ilişkin politikaların oluşturulmasında veya mevcutların revizyonu için üst yönetime öneride bulunurlar. 3. İnsan kaynağı bölümleri, örgüt içinde kültür değişimini gerçekleştirmede üst yönetime yardımcı olurlar. 4. Bireyin performans sorununa neden olan yetenek ve becerilerin geliştirilmesine yönelik öğrenme ortamlarının tasarımı ve uygulanmasında aktif rol alılar. 5. Performans iyileştirme sürecinde, disipline konu olan durumlar için sistematik yaklaşımlar önerirler, yasalara uygun gerekli kayıtların tutulmasını sağlarlar. 6. Çalışanların performansının iyileştirilmesi sürecinde eğer gerekirse yönetici ile personel arasında arabuluculuk yapar, çalışanların sorunlarını dinler ve onların ihtiyaçlarını yöneticilerine iletirler.


36. Soru

Sürekli iyileştirme yaklaşımı nedir?

Cevap

Performans iyileştirme, performans yönetimi süreçleri içinde süreklilik gösteren, kesintisiz bir biçimde gerçekleştirilmesi gereken temel süreçlerden biridir. Süreç, her ne kadar performans düşüklüğünün üstesinden gelmeyle ilgili temel adımların yerine getirilmesini içerse de günümüz işletmeleri açısından amaç, pozitif anlamda olabildiğince yüksek performansın sürekli peşinde koşulması olmalıdır. Bu anlayış görünen performans sorunlarının giderilmesine çabalamanın yanı sıra, performans sorunu olarak ortaya çıkmayan konularda da işletmelerin ve çalışanların “sürekli nasıl daha iyi yapılabilir?” sorusunu kendilerine sormalarını gerekli kılar. Bu yönetim yaklaşımının adı “sürekli iyileştirme”dir.


37. Soru

Performans sorunu daha başlangıçta farkına varılmaz ve hızlı bir şekilde çaresine bakılmazsa ortaya ne tür sonuçlar çıkabilir?

Cevap

Performans sorunu daha başlangıçta farkına varılmaz ve hızlı bir şekilde çaresine bakılmazsa ortaya şu tür sonuçlar çıkabilir:

  • Problem daha da kötüye gidebilir.
  • Sorunun kendi haline bırakıldığı süre uzadıkça düzeltilmesi daha da güçleşebilir.
  • Performansın bu yeni düzeyi bir norm haline gelebilir.
  • Bu daha düşük performans standardı ekibin geri kalanına da yayılabilir.
  • Ekibin morali ve yöneticinin saygınlığı düşebilir.

38. Soru

Yöneticilerin performans düşüklüğü ve başarısızlık gerçekliğiyle yüzleşmemek için başvurdukları psikolojik mekanizmalar nelerdir?

Cevap

Yöneticilerin performans düşüklüğü ve başarısızlık gerçekliğiyle yüzleşmemek için başvurdukları psikolojik mekanizmalardan bazıları aşağıda sıralanmıştır:

  • Rasyonelleştirme yoluyla kaçış: Yöneticiler, performans beklentilerini oluşturmakla ilgili yapabilecekleri her şeyi yaptıkları konusunda kendilerini inandırmak suretiyle daha iyi bir performans talep etmekten kaçınabilirler.
  • Prosedürlere duyulan güven: Yöneticiler daha iyi performans sonuçları üretmede çeşitli prosedürlere, programlara ve sistemlere güvenebilirler.
  • Sadece hedef belirlemenin yeterli olacağı yanılgısı: Yöneticiler mükemmel bir biçimde hedefleri belirleyebilirler ve hedeflere ulaşılması konusunda ısrar edebilirler. Fakat çalışanlarda sorumluluk duygusunun oluşmasında veya hedeflere ulaşılmada gerekli desteğin verilmesinde hatalı olabilirler.

39. Soru

Düşük performansın belirtileri olabilecek davranış tipleri nelerdir?

Cevap

Düşük performansın belirtileri olabilecek davranış tipleri:

  • Personel aşırı düzeyde nezarete ve rehberliğe ihtiyaç duyar.
  • Çalışanın yaptığı iş kabul edilemez düzeydedir veya sıkça düzeltilmeyi veya tamamlanmayı gerektirir.
  • Yönetici, çalışana belirli işleri vermekten kaçınır, çünkü bu işler için güvenilir biri değildir.
  • Çalışanın yaptığı iş miktarı ve işin niteliği sıkıntı yaratır.
  • Kendiliğinden harekete geçemez ve talimat bekler.
  • İşleri erteler, geciktirir, ağırdan alır, sürüncemede bırakır.
  • Çalışana yeni bir iş verildiğinde performansı sebepsiz bir şekilde kötüleşir.
  • Çalışan yargıda bulunma, problem çözme, karar alma, inisiyatif kullanma, motivasyon, iletişim açısından zayıftır.
  • Çalışan, makul bir nedene dayanmaksızın sevmediği işlerden kaçınır.
  • Çalışan bir sorun olduğunda, hatanın sorumluluğunu başkasına yükler.
  • Çalışan iş hedeflerini tutturamaz.
  • İşleri tamamlanma sürelerinden geç bitirir.
  • Çalışan işbirliğinden kaçınır.
  • Çalışanın devamsızlığı, hastalığı veya dakikliği kabul edilebilir düzeylerden farklıdır.
  • Çalışan sıkça uzun molalar verir.
  • Çalışan, yapılacak bir iş olduğunda kayıptır.
  • Çalışan iş yükünü adil bir şekilde paylaşmaktan kaçınır.
  • Çalışanın diğer insanlara karşı davranış standardı kabul edilebilir düzeyin altındadır.
  • Çalışanın davranışları çatışma yaratır.
  • Çalışan olumsuz fikirlerini rahatsızlık verecek sıklıkta ve üslupta belirtir.
  • Destek ya da danışmanlık teklif edildiğinde savunma durumuna geçer.

40. Soru

Performansı belirleyen faktörler nelerdir?

Cevap

Tablo 6.1: Performansı Belirleyen Faktörler

(1) Performans = f (yetenek , motivasyon)
Yetenek = Kabiliyet * Eğitim (yetiştirme) * Kaynaklar
Motivasyon = İstek * Adanmışlık
(2) Performans = f (yetenek, motivasyon, çevre)
(3) Performans = f( İşle igili tanımlı bilgi, prosedürel bilgi, motivasyon)
(4) Performans = f(yetenek, motivasyon, kişinin becerilerini kullanma ve geliştirme fırsatı)


41. Soru

Performansı etkileyen faktörler nelerdir?

Cevap

Motivasyon
• Kariyer tutkusu
• Örgüt içi çatışmalar
• Hayal kırıklığı
• Adalet / Memnuniyet
• Amaçlar / Beklentiler

Çevre
• Örgüt iklimi
• Ekipman / Malzemeler
• İş tasarımı
• İş sistemleri
• Ekonomik koşullar
• Sendikalar
• Kurallar ve politikalar
• Yönetimin desteği
• Yasalar ve mevzuat

Yetenek
• Teknik beceriler
• Kişilerarası beceriler
• Problem çözme becerileri
• Analitik beceriler
• İletişim becerileri
• Fiziksel sınırlılıklar


42. Soru

Çalışan, işte başarısız olduğunda ilk mercek altına alınması gereken konu nedir?

Cevap

W. Edward Deming çalışan işte başarısız olduğunda ilk mercek altına alınması gereken konunun “iş sistemleri” olduğunu vurgular. Eğer çalışanın ondan ne beklendiği konusunda bir sorunu yoksa yani kendisinden ne yapılması istenildiğini biliyorsa sorun zamanla, araçlarla, eğitimle, yetenekle ya da davranış kalıplarıyla ilgili olabilir. Çözümü nispeten en kolay olanlar araç, zaman ve eğitimle ilgili olanlardır. Çalışanın işini iyi bir şekilde yapabilmesi için gerekli olan araçlara, zamana ve eğitime sahip olmalıdır; aksi takdirde onlara sağlayan bir işverene gidecektir.


43. Soru

Performans iyileştirme arayışı bir ihtiyaç olarak ortaya çıktığında, hem çalışanın hem de yöneticinin cevap vermesi gereken temel sorular nelerdir?

Cevap

Performans iyileştirme arayışı bir ihtiyaç olarak ortaya çıktığında, hem çalışanın hem de yöneticinin cevap vermesi gereken temel sorular vardır. Aşağıda sıralanan bu sorular da problemin kökenine ulaşmak için kullanılabilir:

  • Kişinin başarısızlığının ortaya çıktığı iş sistemi ne durumdadır?
  • Çalışan yöneticisinin ondan ne yapmasını istediğini tam olarak biliyor mu? Çalışan örgütün bütününün amaçlarını ve beklenen sonuçları biliyor mu? İş tamamlandığında yöneticinin zihninde sahip olduğu resmi, çalışan da paylaşıyor mu?
  • Çalışan daha üst bir amaçla bağlantılı olan görevini/görevlerini gerçekleştirmede gerekli yetkinlikler konusunda kendisini güvende hissediyor mu? Kendine güveni var mı? İş ortamında, bir işi ertelemenin, çoğunlukla beklenilen sonuçları üretmede yeteneklerine güvenmeyen çalışanların ortaya koyduğu bir davranış türü olduğu gözlenmiştir. Veya erteleme işlerin ağırlığı altında alt üst olmuş çalışanın gösterdiği bir sonuç olabilir.
  • Çalışan etkin bir iş yönetimi becerisine sahip mi? Örneğin büyük işleri yapılabilir küçük yığınlara bölebiliyor mu? Yapılacaklar listesine ve projenin ilerlemesini izleyecek bir izleme metoduna sahip mi?
  • Yönetici, yapılacak işi izlemek üzere geribildirim sağlanacağı önemli dönüm noktalarını belirlemiş midir? Geribildirim toplantılarına katılma ve sürdürme konusunda bir kararlılık gösteriyor mu?
  • Çalışanın işi/projeyi başarmak için bir ekibi veya ihtiyacına uygun nitelikte onunla birlikte çalışacak insanlar bulunmakta mıdır? Ekibin diğer üyeleri işe bağlılıklarını sürdürüyorlar mı? Eğer öyle değilse çalışanın onlara yardımcı olmak için yapabileceği bir şey var mı?
  • Çalışan işinin, şirketin daha büyük bir planının ya da tasarısının içine nasıl entegre olduğunu anlamış mı? Şirketin başarısına katkısını, işini değerlendirebiliyor mu?
  • Şirketin başarısının nasıl ortaya çıkacağını, başarıyı nelerin oluşturacağını net olarak ifade edebiliyor mu?
  • Çalışan iyi bir iş ortaya koyduğunu, ancak yöneticisinin müşkülpesent, beklentileri çok yüksek, haris bir kişi olduğunu mu düşünüyor?
  • Katkıda bulunduğu işin değerli bulunduğunu ve tanındığını hissediyor mu? Çalışan şirkete katkısının adil bir şekilde ücretlendirildiğini hissediyor mu?

44. Soru

Performansın analiz edilmesinde nelere dikkat edilmelidir?

Cevap

İş sonuçları: Sadece iş sonuçlarını ölçmek, performansın farklı boyutlarını ayırt etmede yetersiz kalır. Eğer birisi iş sonuçlarına ulaşamamışsa bunun kökeninde yetenek, motivasyon veya dışsal sınırlılıklar olabilir. Bu durumda yönetici daha derin analizlere başvurmalıdır.

Davranışlar: Davranış ölçümleri, dışsal sınırlılıklardan daha az etkilenir. Fakat bu ölçümde yetenek ve motivasyon ayrı ayrı değerlendirilemez.

Yetkinlikler: Yetkinlik sonuçları, bilgi ve beceri gibi faktörler açısından kişinin işini “yapabilir” durumda olup olmadığını ölçer. Bunlar bireyin işi yapabileceğini test eder.

Performans iyileştirmek, ancak performans probleminin nedenlerinin doğru bir şekilde teşhis
edilebilmesiyle mümkündür. Bu bağlamda:

  • Eğer birisi beklenilen tüm davranışları yerine getiriyorsa ve fakat sonuç elde edemiyorsa performans düşüklüğünün nedeni, onun kontrolünün dışındaki faktörlere bağlı olabilir. Bu noktada iş tasarımı/liderlik düzeltici eylem olarak değerlendirilebilir.
  • Eğer birisi tüm yetkinliklere sahipse ve beklenilen davranışları yerine getiremiyorsa motivasyonla ilgili bir problemi olabilir. Bu noktada koçluk/özendirici teşvikler çare olabilir.
  • Düşük yetkinlik seviyeleri, beceri sorunlarını beraberinde getirebilir. Bu durumda eğitim/geliştirmeye başvurulabilir.

45. Soru

Performans iyileştirme planı (PİP) nedir?

Cevap

Performans iyileştirme planı (PİP), çalışanın performansını iyileştirmek amacıyla hazırlanmış; içinde performans probleminin tanımı, düzeltici eylemler ve izleme esaslarının bulunduğu bir plan türüdür. Performans iyileştirme planı, iş performansında iyileştirilecek alanları netleştirmeye yarar. Bu tür planların iş yerinde var olması, çalışanlar açısından güçlü ve destekleyici bir iş ortamının var olduğu anlamına gelebilir. Performans iyileştirme planı, çalışanı doğrudan işten ayırma seçeneği ile karşılaştırıldığında pozitif bir adımdır ve çalışana değer ve fırsat verildiğini gösterir. Performans iyileştirme planı, detayların niteliği ve niceliği açısından performans gelişme planından farklıdır. PİP hazırlama süreci, yönetici ile astı arasında spesifik beklentilerin olabildiğinde yüksek düzeyde netleştirilmesini sağlayacak iletişim temelinde yürütülmelidir.


46. Soru

Bir yönetici disipline edici eylemlere başvurmadan önce nelere dikkat etmelidir?

Cevap

Genelde, işlerini etkin bir şekilde gerçekleştiren ve gelişim süreçlerinden umulan beklentileri karşılayan çalışanlar, performans iyileştirme planına ihtiyaç duymazlar. Planın uygulanması sürecinde izlemek ve geribildirim vermek çok önemlidir. Tüm bunlara rağmen sonuç alınamıyorsa disipline edici eylemlere başvurulabilir. Gerektiğinde örgütün kademeli disiplin süreci devreye alınır. Bu noktaya gelmeden önce yönetici aşağıdaki altı maddeyi izlediğinden emin olmalıdır.
1. Neyin iyileştirileceğini örnekler vererek netleştirmiştir.
2. Beklenen performans düzeyini belirlemiştir.
3. Kaynak ve destek ihtiyacını belirlemiş ve vermiştir.
4. İlerlemeyi ölçebilsin diye geribildirim verilmiştir. Geribildirimin zamanını, yerini, sıklığını ve kimle yapılacağını bildirmiştir.
5. Standardı karşılamazsa olası sonuçları bildirmiştir.
6. Eğer kurumda var ise çalışan el kitabı gibi ilave bilgi kaynaklarını vermiştir.


47. Soru

Performans yetersizliklerinin giderilmesinde en yaygın olarak kullanılan yöntemler nelerdir?

Cevap

  • Personelin Eğitilmesi
  • Personele Rehberlik Edilmesi
  • İşlerin Yeniden Tasarlanması
  • Personele Danışmanlık Yapılması
  • Disiplin Programının Uygulanması


48. Soru

Etkili bir rehberin sahip olması gereken özellikler nelerdir?

Cevap

Etkili bir rehber;
• Çalışanın güçlü ve zayıf yönlerini tanımasına fırsat verir ve kolaylaştırır.
• Çalışanın kendi kararlarını vermesine ve sorumluluk almasına imkan verir.
• Performans beklentilerini ve önceliklerini açıklar, standartları oluşturur.
• Yeni ya da zor bir görev söz konusu olduğunda çalışanı cesaretlendirir.
• Morali düşük, kendine güveni azalmış veya aşırı stres altında bunalmış çalışanlar için zaman harcar ve uygun destek sağlar.
• Çalışana perfromansı hakkında düzenli geribildirim sağlar, onun organizasyon içindeki rolü ve amaçlara katkısı ile ilgili bilgi verir.
• Çalışanların uygun eğitimleri almasını destekler, fikirlerini dinler, bilgili, girişken ve kararlı olmaları için cesaretlendirir.
• İyi bir rol modeli olarak çalışan için örnek alınabilecek davranışlar sergiler.


49. Soru

İş tasarımı yapılırken hangi esaslar göz önünde bulundurulmalıdır?

Cevap

İş tasarımı, birinden birinin göz ardı edilemeyeceği dört esas göz önünde bulundurularak gerçekleştirilir: (1) örgütsel amaçların gerçekleştirilmesi için işin yaratılmış olması, (2) işin teknolojisi seçilirken verimliliğin göz önünde bulundurulması, (3) işi yapacak olanların fiziksel ve zihinsel kapasiteleri, (4) çalışanın iş tatminini etkileyen, işin davranışsal gereklilikleri.


50. Soru

Danışmanlık desteği vermek amacıyla bir yöneticinin çalışanı ile görüşmesinde nasıl bir süreç izlenmelidir?

Cevap

Danışmanlık desteği vermek amacıyla bir yöneticinin çalışanı ile görüşmesinde beş basamaklı bir süreç izlenir.
1. Görüşmenin başlatılması: Yönetici çalışanı rahatlatmalı, görüşmenin amacını açıklamalı ve mevcut performans düzeyinin etkisini anlatmalıdır.
2. Çalışanın görüşünün alınması: Yöneticiler soru sorarak ve aktif dinlemeyi kullanarak çalışanın duygu, düşünce ve fikirlerini öğrenmelidir.
3. Görüşlerin tartışılması: Yönetici kendisinin ve çalışanın görüşlerinin nerelerde aynılaştığını ve nerelerde farklılaştığını iyi anlamalıdır. Yönetici otorite sahibi olmanın çekiciliğine kapılmadan ve varsa kendi engellerini de kabullenerek performansın nasıl geliştirileceğini çalışanla birlikte tartışmalıdır.
4. Anlaşmaya varılması: Yönetici bu aşamada görüşmenin başlangıcından bu yana nasıl bir aşama kaydedildiğini özetlemeli, sorarak ve dinleyerek tarafların konumunu belirlemelidir. Tüm taraflar için mümkün olduğunca uygulanabilir ve adil olan çözüm üzerinde durulmalıdır.
5. Çözümün bulunması: Yönetici kendi önerisini sunarken çalışana ne yapması gerektiğini hissettiğini sormalı ve ortak çözüm bulununcaya kadar görüşmeyi sürdürmelidir. Anlaşma sağlandığında bir özet yapılmalı, bir yol haritası belirlenmeli, uygulama programı hazırlanmalı ve gelişmeler yakından izlenmelidir.


51. Soru

Disiplin uygulama yöntemleri nelerdir?

Cevap

Günümüzde disiplin uygulama yöntemleri beş grup altında toplanabilir: önleyici, düzeltici, kademeli, yapıcı ve olumlu disiplin programları:

  • Önleyici disiplin, performans düşüklüğü ortaya çıkmadan önce katılımcı bir yöntemle kurallar oluşturularak, çalışanın önceden yönlendirilmesidir.
  • Düzeltici disiplin, önleyici disiplinin performans düşüklüğü sorununu engelleyemediği durumlarda başvurulan bir yöntemdir. Burada amaç, bir yaptırım aracılığı ile performans sorununa neden olan davranışı ortadan kaldırmaktır. Yaptırım yöntemi zorlama, tehdit, cezalandırma olabilir.
  • Kademeli disiplin, ceza yaptırımını esas alan düzeltici disipline benzer bir uygulamadır. Ancak bu tür disiplin programlarında çalışanın davranışını düzeltmek için önce uyarıda bulunulur, davranış tekrarlandığında ise çalışan cezalandırılır. Davranış yine de devam ediyorsa çalışanın işine son verilir.
  • Yapıcı disiplin, insanın hata yapmasının doğal olduğunu kabul eder ve davranışın kökenindeki nedenlerin araştırılmasının gerekli olduğunu ileri sürer. Yapıcı disiplinde çalışanın davranışını düzeltmesinde destek vermek üzere psikologlar veya danışmanlar istihdam edilmiştir. Çalışan ve uzmanlar, ortaklaşa, davranışı analiz ederler ve düzeltmeye çalışırlar.
  • Olumlu disiplin, yanlış davranışta bulunan çalışana davranışı üzerinde düşünmesi ve bu davranışını değiştirme kararını verebilmesi için bir gün ücretli izin verilmesidir. Böylece çalışan iş ortamının yarattığı stresten uzakta, sakin ortamda düşünecek, performans düşüklüğüne yol açan davranışlarının nedenlerini ve sonuçlarını daha iyi tartabilecek, aynı işletmede çalışmayı sürdürmek isteyip istemediğine karar verebilecektir.

52. Soru

"Kızgın soba ilkeleri" kavramı nedir?

Cevap

Disiplin programları aracılığı ile performans düşüklüğünün üstesinden gelme yaklaşımında uyulması gereken bir takım ilkeler bulunur. Bu ilkeler, “kızgın soba ilkeleri” olarak bilinir. Bunlar aşağıda sıralanmıştır.
1. Performans düşüklüğü ile ilgili geribildirim mümkün olduğunca çabuk verilmelidir. Çalışana niçin disiplin uygulandığı açıklanmalı ve performans düşüklüğüne neden olan davranış, disiplinin konusu olmalıdır.
2. Çalışan, işe ilk girdiği andan itibaren performans beklentilerini karşılamaması durumunda ne tür disiplin uygulamalarıyla karşılaşacağı konusunda bilgilendirilmelidir. Örneğin ilk hatada sözlü uyarı, hatanın ikinci tekrarında yazılı uyarı, üçüncü tekrarda işten uzaklaştırma, dördüncü tekrarda işten ayırma gibi.
3. Disiplin programı cezalandırma içeriyor ise, ceza olumsuz davranışın hemen ardından, gecikmesiz olarak verilmelidir. Çünkü davranış ile disiplin cezası arasındaki süre uzarsa, kişi cezanın niçin verildiğini anlamayacaktır.
4. Disiplin programları örgütün tamamında ve tutarlı bir şekilde uygulanmalıdır. Performansı düşük çalışanlara aynı yaptırımlar uygulanmalı; disiplin programının uygulanması yöneticinin keyfiyetine bırakılmamalıdır.
5. Yöneticiler, disiplin programını uygularken astları arasında ayrımcılık yapmamalıdır. Aynı durumda bulunan çalışanlardan birine hoşgörü gösterilirken, diğerine disiplin uygulanmamalıdır.


53. Soru

Performans iyileştirmede üst yönetimin rolü nedir?

Cevap

Performans yetersizlikleri iki düzeyde tartışılabilir. Bunlardan biri örgütsel düzey, diğeri ise bireysel (örgüt içinde çalışan birey) düzeydir. Örgütsel performansı iyileştirmek için kullanılan pek çok yaklaşım bulunur. Bu yaklaşımların çoğu örgüt kültürünün değişiminin önemini vurgular. Bu nedenle üst yönetimin yüksek performans kültürü geliştirmeye odaklanması, hem örgütsel hem de bireysel performans yetersizliklerinin çözümü olabilir. Zira bireysel performansı iyileştirmek için yapılması gerekenlerin çoğu örgütsel düzeyde gerçekleştirilir. Bunu gerçekleştirmenin belli başlı adımları (1) performans kültürü geliştirmek, (2) liderlik etmek, (3) doğru bir çalışma ortamı yaratmak ve (4) işletmenin bütününde misyonu adapte etmektir.


54. Soru

Örgütlerde insan kaynağını iyileştirme hangi adımlar yerine getirilerek gerçekleştirilir?

Cevap

Örgütlerde insan kaynağını iyileştirme aşağıda verilen adımlar yerine getirilerek gerçekleştirilir:

  • Örgütsel sorunlar tanımlanır.
  • Sorun ile insan kaynağı performansı arasındaki ilişki açığa çıkarılır.
  • Gerçekleşen performans düzeyi ile arzu edilen performans düzeyi arasındaki performans açığı mümkün olduğunca sayılarla ifade edilmiş olarak belirlenir.
  • Performans açığının nedenlerini ortaya çıkarmak için kök neden analizi yürütülür.
  • Kök nedenlerle baş edebilmek için gerekli bir dizi çözüm uygulanır.

55. Soru

İnsan kaynakları yöneticilerinin performans iyileştirme sürecinde yapması gerekenler nelerdir?

Cevap

İnsan kaynakları yöneticileri performans iyileştirme sürecinde;

  • Bölüm yöneticileri ile işbirliği yaparak, örgütün iş çevresinde bulunan ve çalışanın iyi performans göstermesinin önündeki engelleri ortadan kaldırır.
  • İş tanımlarının ve iş gereklerinin hazırlanmasında, performans standartlarının belirlenmesinde ve belge haline getirilmesinde bölüm yöneticileri ile birlikte çalışırlar.
  • Yöneticilerin performans iyileştirmede gerekli rolleri en iyi şekilde yerine getirebilmeleri için yönetim becerilerinin geliştirilmesine yönelik eğitimler planlar; performans sorunlarının kaynaklarının teşhis edilmesinde, çözüm alternatiflerinin üretilmesinde ve işten ayırma konularında gerektiğinde tavsiyede bulunur ve danışmanlık verirler.
  • Performans iyileştirmeye ilişkin politikaların oluşturulmasında veya mevcutların revizyonu için üst yönetime öneride bulunurlar.
  • Yöneticilerin, performans izlerken şirketin insan kaynakları politika, prosedür ve uygulamalarına göre davranıp davranmadığını izler, gerektiğinde danışmanlık verir.
  • İnsan kaynağı bölümleri, örgüt içinde kültür değişimini gerçekleştirmede üst yönetime yardımcı olurlar.
  • Bireyin performans sorununa neden olan yetenek ve becerilerin geliştirilmesine yönelik öğrenme ortamlarının tasarımı ve uygulanmasında aktif rol alılar.
  • Performans iyileştirme sürecinde, disipline konu olan durumlar için sistematik yaklaşımlar önerirler, yasalara uygun gerekli kayıtların tutulmasını sağlarlar.
  • Çalışanların performansının iyileştirilmesi sürecinde eğer gerekirse yönetici ile personel arasında arabuluculuk yapar, çalışanların sorunlarını dinler ve onların ihtiyaçlarını yöneticilerine iletirler.

Kayıt Yenileme (Ders Ekle Sil)
7 Şubat 2022 Pazartesi