Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

Bürokratik sistemin ve bilgi sisteminin varoluşu ve işleyişi için temel olan formları genel çerçevede açıklayınız.

Resmi bir işlem yaptırmanız gerektiğinde sizin de pek çok kereler karşılaştığınız, doldurduğunuz çeşitli formlar vardır. Bir okula kaydolmanız, sınava girmeniz ya da bir işe başvurmanız gerekir; form doldurursunuz. Tapu, nüfus, vergi daireleri, hastaneler, askerlik şubeleri, belediyeler, banka ve sigorta işletmeleri, oteller vb. gibi yerlerde pek çok işlemin formlar aracılığıyla yapıldığına tanık olursunuz.
Peki, nedir bu formlar ve ne işe yararlar? Formlar, yazılı iletişimin ve kayıt sisteminin vazgeçilmez ve çok önemli araçlarıdır. İnsan kaynakları işini standardize etme ve basitleştirme; zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlama; etken bir yazılı iletişim ağı kurulmasını sağlama; insan kaynakları faaliyetlerinin
koordinasyonunu kolaylaştırma; kararların alınmasına yardımcı olma gibi pek çok yarar sağlar. Bu nedenle insan kaynakları yönetiminde formların kullanılması büyük önem taşımaktadır. Eğer formların kullanımına gereken dikkat gösterilmezse, bu denli yararlı araç olan formlar, verimsizliğin temel nedenlerinden biri olabilirler. Bürokratik sistemin ve bilgi sisteminin varoluşu ve işleyişi için temel olan formlar, üzerlerinde titizlikle durulması gereken önemli araçlardır.

Form nedir kısaca açıklayınız.

Form üzerine veri girişi yapılması amacıyla çeşitli ortamlarda, çeşitli biçimlerde hazırlanmış belgedir.

Formların amacı ve önemini açıklayınız.

Gerek özel işletmelerde, gerek kamu kurum ve kuruluşlarında oldukça yaygın olarak kullanılan formlar, sayı ve tür olarak çok fazladır. Birçok iş ve
faaliyet alanı, veri toplamak için standart formlar kullanır. Bu formlar çeşitli bildirgeler, raporlar, başvurular, istekler vb. içerebilir. Tipik bir üretim işletmesinde işlemlerin yüzde 75’inin formlar üzerinde yapıldığı tahmin edilmektedir. Hizmet işletmelerinde ise, bu oran yüzde 90’ın üzerine çıkabilmektedir. Bu nedenle bir büro için formların önemi büyüktür.Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. İş başvuru formu, SGK giriş ve çıkış bildirgesi, sağlık raporu, İŞKUR müracaat
formu, aile durum bildirimi, iş sağlığı ve güvenliği çalışma belgesi, hizmet belgesi, diploma, kimlik belgesi, ikametgâh ilmühaberi vb. insan kaynakları
alanında kullanılan form örnekleridir. Dikkat edilirse bu formlar üzerinde sürekli ve değişmez bir takım bilgilerin olduğu görülür. Örneğin, bir işe başladınız ve kurum tarafından size bir kimlik belgesi verildi. Kimlik belgesinin üzerinde bazı bilgilerin önceden basılı olduğunu; adınız, soyadınız, TC kimlik numaranız, çalıştığınız bölüm, göreviniz gibi size özel bilgilerin bırakılan boşluklara sonradan yazılmış olduğunu görürsünüz. Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Ayrıca planlanan ve uygulanan faaliyetlerin
koordinasyonuna rehberlik eden formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Bunlara ilave olarak üzerinde çok çeşitli bilgiyi toplayan formlar, rapor niteliğindedir.

Kopya sayılarına göre formlardan tek yapraklı formları açıklayınız.

Tek yapraklı formlar, genellikle manuel sistemlerde kullanılır. Örneğin, izin talep
formu, diploma, davetiye, etiket, eğitim değerleme formu, personel değerleme
formu, iş başvuru formu vb.leri gibi düz formların basit olmaları nedeniyle, tasarlanmaları ve hazırlanmaları diğer formlara göre daha kolaydır. Bu tür formlar bilgisayarda hazırlanarak çoğaltma araçlarıyla kopyalanabilecekleri gibi, standart olan bazıları bir kırtasiyeciden alınabilirler ya da matbaalara bastırılabilirler.

Kopya sayılarına göre formlardan, set halinde (çok kopyalı) formları açıklayınız.

Set halinde (çok kopyalı) formlar, sayfaları arasına önceden bir kullanımlık karbon kağıtları ilave edilerek basılmış birden fazla kopyalı formlardır. Karbon kağıdı, aynı anda bir ya da birden çok kopya elde etmek amacıyla, elle ya da makineyle yazılmış bir yazıyı basınç ve darbe yoluyla başka bir kağıda aktarmaya yarayan, bir yüzü genellikle renkli pigment katmanıyla kaplı bir kağıt türüdür. Bu tür formlar kopyaların hepsinin tek tek elle ya da makineyle doldurulması ihtiyacını ortadan kaldırması ve formların hepsinin bir kerede hazırlanmasını mümkün kılması nedeniyle zamandan tasarruf sağlar.

Otokopili (NCR-kendinden kopyalı) formları açıklayınız.

Otokopili (NCR-kendinden kopyalı) formlarda, formun arka yüzünün tamamına
ya da bazı bölümlerine kimyasal yöntemler kullanılarak waks karbon benekleri
uygulanır. Kağıda, tükenmez kalemin ucu bastığında veya matriks yazıcı iğnesi vurduğunda, sayfanın diğer tarafında bulunan mikroskopik kapsüller patlayarak bunların içinde bulunan sıvı, emici tabakadaki maddelerle reaksiyona girer. Bu reaksiyon sonucunda emici tabakada boya oluşur ve kopya meydana gelir.Bazı formlarda her kopyanın sadece belirli alanlarının karbonlu olacak şekilde tasarlanmasının nedeni, sadece gerekli olan bilgiyi kopyalara geçirmek
ve baskı maliyetinden tasarruf sağlamaktır. Otokopili formlarla yazı makinesi üzerinde sekize, tükenmez kalemle dörde, bilgisayar sisteminde vurmalı
bir yazıcıyla dokuza kadar kopya almak mümkündür. Bu tür formlar, karbonların kaldırılması ya da ilave edilmesi için harcanan zamandan tasarruf sağladığı
gibi, giysilerin ve ellerin kirlenmesini ve kopyaların islenmesini önler. Sonunda karbon kağıtlarının yakılması ya da yırtılması gibi işlemlere de gerek kalmaz. Bununla beraber karbonlu formlar,karşılaştırılması mümkün olan diğer karbonlama yöntemlerine göre belli bir oranda daha pahalıdır.

Kopya sayılarına göre formlardan sürekli formları açıklayınız.

Sürekli formlar, önceden düzenlenmiş şekilde katlanmış, birbirine bağlanmış ve her formun kolayca ayrılması için formlar arası noktalarla delinmiş, bir seri formdan oluşur. Sürekli formun her iki kenarında sabit aralıklı delikli şerit bulunur. Bu delikler yazıcının üzerinde hareket etmesini sağlayan bir mekanizmaya takılarak sürekliliği sağlar. Sürekli formlar tek sayfalı, araları karbonlu ya da kendinden özel kopyalı olarak set halinde birden fazla sayfayı içeren şekillerde olabilir. Telefon, elektrik, su faturaları ve özel muhasebe formları gibi formlar, sürekli formlara örnek gösterilebilir.Sürekli formlar, her form
için makineye kağıt dizilmesi ve toplanması, eklenmesi, kaldırılması, yapraklarının birbirinden ayrılması gibi işlemlerde insan emeğini gerektirmemesi
nedeniyle çok kullanışlıdır. Hatta bu tür formların yan şeritlerinin kesilmesi, birbirinden ayrılması, katlanması ve gerekirse zarflanması için otomatik makinelerin kullanılması durumunda sağlanan emek ve zaman tasarrufu daha da artacaktır.

Tasarımlarına göre formlardan çizgi formu açıklayınız.

Çizgi formlarda veriler önceden dizilmiş olan satırlar arasına yazılır. Bu satırlar bazen yatay, bazen de dikey olarak tasarlanabilir. Eğer veri elle yazılacaksa, form üzerine yatay satırlar tercih edilir. Forma uzun rakamsal veriler ya da el yazısıyla çok uzun veri kaydetmek gerektiğinde dikey sütunlar şeklinde tasarlanır.Formun el yazısıyla doldurulması isteniyorsa, her yatay satır arasında, bir inçlik (1 inç=2,540 cm.) yer için en az sekiz karakterlik ve her dikey sütunda bir inç için üç ya da dört karakterlik yer bırakılmış olmalıdır. Eğer istenen bilginin yazılması için yeteri kadar yer ayrılmamışsa, satırlar birbirine karışır, yazının okunması ve anlaşılması zorlaşır. Ayrıca yatay çizgilerin kullanıldığı formlarda gözün soldan sağa doğru satırı rahat izlemesini sağlamak amacıyla, her üç satırda bir koyu renk çizgi çizilmelidir.

Tasarımlarına göre formlardan kutu formları açıklayınız.

Kutu formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır.Bu yöntem
formu doldurma zamanından tasarruf sağladığı, daha az yer kapladığı ve okunmayı kolaylaştırdığı için çok etkindir ve mümkün olan her yerde kullanılması önerilir. Kutular içine, her madde için bir başvuru numarası konur. Böylece veriye ulaşılması ve bir başka yere aktarılması kolaylaşır. Verinin kağıdın boyuna doldurulması gerektiği durumlarda, dikey sütunlar yerine genellikle açık kutu stili uygulanır.Kutu formların bir başka uygulamasında da, kutular içlerine sadece tek bir karakter girecek şekilde tasarlanır. Bu tür formlara verinin genellikle kurşun kalemle, büyük harflerle girilmesi istenir. Bunun nedeni düz yazıda küçük harflerin okunaklı yazılmamasıdır. Bu tür formlar düzenli, doğru ve okunaklı bir el yazısıyla yazılan veriyi elde etmek amacıyla yaygın olarak kullanılmaktadır.

Tasarımlarına göre formlardan yazışma formunu açıklayınız.

Yazışma formları bazı bölümleri daha sonra doldurulmak üzere boş bırakılan formlardır. Bu tür formları kullanmanın amacı, aynı tipteki bilginin tekrar tekrar yazılmasını önlemektir.

Tasarımlarına göre formlardan karma formu açıklayınız.

Karma formlarda ise, formun bir kısmı yazışma formu, bir kısmı çizgi ya da kutu form şeklinde tasarlanır. Ya da form yatay-dikey sütunlardan oluşabilir. Bir başka karma form örneğinde ise, satırlar ve kutular bir arada kullanılabilir.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlardan optik işaret tanıma formunu açıklayınız.

Optik işaret tanıma (Optical Mark Recognition- OMR), bir sayfa üzerinde belirli
alanlarda yer alan çeşitli şekillerdeki veriyi yakalamak için kullanılan bir tekniktir. Optik tarayıcı cihazlar, özel yazılımlar aracılığı ile bu alanları tarayarak verilerin işaretlenmiş ya da işaretlenmemiş olduğunu algılar. Optik işaretleri tanıyan sistemler ülkemizde ve dünyada çoktan seçmeli soruların cevaplarının
değerlendirilmesinde, kurumların araştırmalarında, topluma yönelik anketlerde,
standardize edilmiş testlerde, kontrol listelerinde ve daha birçok alanda sıklıkla kullanılmaktadır. Geleneksel OMR sistemleri kâğıt formların üzerine ışınlar göndererek çalışır. Form üzerinde daha önceden belirlenmiş yerlerdeki baloncuklar yansıttıkları ışık miktarına göre dolu ya da boş olarak değerlendirilir. Bu tarz sistemlerde formların kurşun kalemle doldurulması gerekir. Formların dikkatlice ve doğru bir şekilde doldurulduğu varsayılırsa, bu sistemler %99.5 doğruluk oranını yakalayabilecek kapasitededirler. Çok sayıda ve çeşitli OMR sistemleri mevcut olmasına rağmen, cihazların bakımlarının zor ve maliyetlerinin
yüksek olması gelişmekte olan ülkelerde çalışan organizasyonların bu sistemleri
kullanmasını engellemektedir.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlardan manyetik mürekkep
karakter tanıma formlarını açıklayınız.

Manyetik mürekkep karakterleri tanıma (Magnetic Ink Character Recognition-
MICR), tanıyacağı karakterler için özel mürekkep gerektirir. Özel MICR tarayıcısı,
özel mürekkeple basılmış MICR karakter verilerini okur ve sıralı işleme için
onları manyetik teyp ya da disk üzerinde depolar, bastırır ya da başka bir bilgisayara iletir. Bankacılık alanında yaygın olarak kullanılan bu yöntemde, MICR karakterleri banka müşterisinin hesap numarasını, banka tanımlamalarını ve hesabındaki para miktarını gösterir. Ayrıca çek işlemleri için de bu yöntem kullanılır. Tipik bir çekin alt kısmında manyetikleştirme özelliğine sahip özel mürekkeple basılmış bankayı, çek hesabını ve çek numarasını belirleyen karakterler bulunur. Belgenin okutulması sırasında cihaz manyetik mürekkeple yazılmış yazıları ve rakamları algılar ve bir karakter tanıma işleminden geçirerek
belgenin doğruluğunu denetler.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlardan optik karakter tanıma formlarını açıklayınız.

Optik karakter tanıma (Optical Character Recognition- OCR), taranmış kredi kartları, kağıt belgeler, PDF dosyalar veya dijital kamerayla çekilen resimler gibi çeşitli belge türlerinin düzenlenebilir ve aranabilir verilere dönüştürülmesine olanak sağlayan bir teknolojidir. OCR iki sınıfa ayrılır: Otomatik Karakter Tanıma (ADC-Automatic Character Recognition) ve metin tanıma (TR-Text Recognition). ADC ile her karakter doğru olarak tanınır ve karşılığında bir ASCII kod atanır. Örneğin; OCR ile bir çek üzerindeki resmi olmayan miktar alanı tanınıp, MICR teknolojisi ile kodlanarakbir bankacılık sisteminde işlenebilir. Para alanı ise genelde el yazısı ile doldurulur ve bu karakterler sınırlı bir doğrulukla tanınabilirler. Bir ADC uygulamasında, başarılı bir tanımanın göstergesi %99.98 tanıma doğruluk derecesine ulaşılmasıdır. Resim dosyalarının ve tarayıcının kaliteli olması OCR yazılımlarının metin tarama hatalarını çok düşük seviyeye indirir. Son yıllarda piyasaya sunulan OCR yazılımları hemen hemen her türlü karakter yakalayabilecek seviyelere ulaşmıştır. OCR, resimlerdeki harfleri seçip ayırarak harflerden kelimeleri ve kelimelerden de cümleleri oluşturur. OCR yazılımları kağıt vb. üzerindeki siyah noktalar topluluğunu yani harfleri, rakamları, sembolleri vb. algılayabilecek ve okuyabilecek bir yapıya sahiptirler. Her kelimeyi ayrı tutarak ve sayfayı satırlara bölerek analiz eder. Analiz sırasında
harflerin yapısal karakterleri, yükseklikleri ve genişlikleri değerlendirilir. Programın kendi bilgi deposu, her bir karakter için tanımlanmış çeşitli parametrelerle doludur. Algılanan pikseller bu parametrelerden birisine uygun ise, harfin ortaya çıkması mümkün hale gelir. OCR uygulamaları bankacılık, doküman işleme, masaüstü yayıncılık, mahkemelerle ilgili alanlar, vergilendirme ve tahsilat, personel kayıt yönetimi ile nüfus sayımı formlarının, çeklerin, ödemeler, emekli fonlarını ve siparişleri işleme gibi pek çok alanda kullanılır. 

Bilgisayar ekranında doldurulan formlar ve elektronik formları genel anlamda açıklayınız.

Dünyanın her yerinde hızlı enformasyon ve bilgi çağının etkilerini yaşamaktayız. Turizmden bankacılığa, giyimden sigortaya, kitaptan her türlü market alışverişine kadar pek çok işlem artık bilgisayar ortamında yapılıyor. Örneğin, bilgisayarınızın
başında tatilinizi yapabilmek için en uygun yeri seçerek rezervasyon yaptırabilirsiniz. İstediğiniz ürünü bilgisayar ya da televizyon ekranından yazarak,
çevrenizdeki en yakın mağazaların bir listesini görebilir ve siparişinizi verebilirsiniz. Bilgisayar ortamında bankacılık işlemlerinizi yapabilir, sigorta poliçenizi doldurabilirsiniz. İş başvurularınızı bilgisayar ortamında yapabilirsiniz... Bütün bu işlemleri yapabilmeniz için bazı formlar doldurmanız gerekmektedir. Doğal olarak bu formlar, bilgisayar ortamında oluşturulan, bilgisayar ortamında dağıtılan, işlenen ve depolanan formlar olacaktır. Bilgisayar ortamında doldurulan formlar ve elektronik formlar kelime işlemci programıyla hazırlanabileceği
gibi, HTML ile de hazırlanabilir. Kelime işlemci ortamında hazırlanan elektronik
bir forma makrolar eklenebilir. Makrolar formdaki veriyi yeni bir belgeye kaydetmek, o yeni belgeyi açıp içinden veri seçmek ve veriyi bir işlem tablosu
çalışma sayfasına yapıştırmak gibi karmaşık veri yönetme işlemlerini gerçekleştirebilirler. HTML, açılımı HyperText Markup Language olan, kullanıcılarına browserlar tarafından gorüntülenebilen web sayfalaları tasarlama olanağı sunan bir programlama dilidir. Ya da metin biçimlendirme dili dense daha doğru olur. Ancak formlar bu tanımın istisnasıdır. Formlar, HTML kullanarak
web sayfanızı ziyaret edenlerle temas kurmanızı sağlarlar. Formlar yoluyla ziyaretçilerinizin herhangi bir konuda görüşlerini alabilirsiniz veya hazırlayacağımız bir formla ziyaretçilerinizden kişisel bilgilerini isteyebilirsiniz.

Elektronik Formları açıklayınız.

Elektronik Formlar; HTML komutlarından oluşmaktadır. Bunlar metin, radio düğmesi, işaret kutusu, şifre, gönder tuşu, sıfırla tuşu, düğme, dosya transfer düğmesi, gizli form gibi HTML dilinde kullanılan formlardır.

Bir elektronik form tasarlanırken öncelikli olarak nelere dikkat edilmelidir?

Bir elektronik form tasarlanırken öncelikle forma hangi alan türlerinin ve diğer otomatikleştirilmiş özelliklerin eklenebileceği kararlaştırılmalıdır. Daha sonra tablo kullanılarak, çerçeveler eklenerek ya da basit bir şekilde metin girerek, alanlar ekleyerek bunları biçimlendirme araçlarıyla düzenlememek mümkündür.
Form alanları, kullanıcı bir alanı her tıkladığında veri girme seçenekleri, yönergeler ve diğer bilgileri göstermek için tanımlanabilir. Tanımlanabilecek form alanlarından bazılarına örnek olarak onay kutusu, metin alanı, açılır form alanı ve password alanı örnek gösterilebilir. Onay kutusu alanları bir elektronik formdaki
evet/hayır ya da doğru/yanlış kararlarını göstermek için kullanılır. Onay kutuları istenen boyutta tasarlanabilir. Ayrıca kullanıcılar formu gördüklerinde kutunun işaretlenmiş ya da işaretlenmemiş olduğunu belirlemeleri sağlanabilir. Onay kutusu ayarlarında kullanıcıların herhangi bir değişiklik yapmaları engellenebilir.
Bir metin form alanı kullanıcının formda metni girdiği yerdir. Bu alan kullanıldığında girdinin olabileceği en büyük uzunluk ya da yazı, sayı, tarih
veya saat mi olması gerektiği gibi paremetreler önceden belirlenmelidir.
Elektronik forma açılır bir form alanı eklenebilir. Bunun amacı kullanıcılara önceden tanımlanmış bir seçenekler listesi sunmaktır. Başlangıçta listedeki
ilk öğe, alan tıklandığında da diğerleri görünür. Kullanıcılar bir seçenek belirlemek için listeyi aşağıya sürükleyip seçeneği görmek için farenin düğmesini serbest bırakabilirler. Seçenekler önceden belirlenmiş olduğu için açılır listeler pek çok yazım hatasını engeller ve kullanıcının kararsızlık yaşamadan seçeneklerden birini işaretlemesine olanak tanır. Böylece daha standart veri elde edilmiş olur. Bir siteye izinsiz girişleri engellemek amacıyla password alanı eklenebilir. Password (parola/şifre),kullanıcının yazması gereken örneğin, “asteriks”
gibi özel bir karakter ya da bir rakam grubu olabilir. Genellikle gizlenmiş password alanları kullanılır. Gizlenmiş password alanında istenen parola
yazıldığında, kutu içinde sadece xxxx şeklinde görünür. Böylece güvenlik sağlanır.
Alanlar bir formdaki bilgiyi geri dönüştürmeye ya da başka otomatikleştirilmiş veri girme işlemlerini gerçekleştirmeye yardım edebilir. Örneğin, bir faturadaki posta adresi alanı bir müşteri adresi içerdiğinde, gönder alanı, posta alanı adresinin yer işaretinden veri ekleyen bir formül içerebilir. Bu yolla gönder alanı, posta adresi alanıyla aynı veriyi içerecektir. Bu durum, gönderilecek adres, posta adresinden farklı olduğunda kullanıcıların gönderme adresini düzenlemelerine izin verir. Ayrıca formdaki iki ya da daha fazla alandan hesaplanmış bir sonuç
üretmek için bir alan da eklenebilir. Örneğin, bir ödeme tarihi geçmiş alanı, ödemenin ne kadar geciktiğini hesaplamak için =(Tarih-SonÖdm)-30) formülünü içerebilir. 

Bir form hangi koşullarda kullanılmalıdır?

Bir form, sadece şu koşullarda kullanılmalıdır:
• İdari sistemlerde kullanılmak üzere sipariş, talep, emir, talimat vb. gibi toplanması gereken bilgiler olduğunda.
• Aynı tip verinin tekrar tekrar kaydedilmesi gerektiğinde. Formun her kopyası üzerine sürekli bilgi önceden basılarak, veri süreçleme zamanından tasarruf sağlanır.
• Formun her kopyası üzerinde aynı yerde kaydedilmiş bilginin tümüne sahip olmak gerektiğinde. Bu düzenleme tüm kopyalar üzerinde aynı tip bilgi sağladığı gibi, kaydın tamamı üzerinde kontrol olanağı da sağlar.
• İşin sorumluluğunun üstlenildiğini gösteren alan (imza yeri) bulundurmak suretiyle,yapılan işin sorumlusunun saptanması istendiğinde.

Formun büyüklüğü kavramını açıklayınız.

Formun büyüklüğü: Formun büyüklüğü (boyutu); içermesi ya da kaydedilmesi
gereken bilgi miktarına, ekonomik kağıt boyutunun ne olduğuna, baskı için kullanılacak makinelerinin türü, kullanılması gereken zarf, dosya, klasör ve diğer donanımın büyüklüğü gibi mekanik gereklere göre belirlenir. Gerek yazışmalarda gerekse formlarda uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B ve C standart boy kağıtlar kullanılmaktadır. A Serisi kağıtların A0 standart boyutu, bir forma olarak adlandırılmaktadır ve alanı 1 m2 (841x1189) dir. A ve B serisinden çeşitli boyutlarda standart kağıt elde edilebilir. Bunun için, A ve B serilerinin her biri kendinden bir önceki büyük formanın küçük kenarına paralel olarak iki eşit parçaya bölünmesiyle oluşturulan formlar dizisidir. Aşağıda A ve B serisi kağıtların boyutları görülmektedir. Harf (yani A,B gibi) forma serisini;sayı ise (yani 1, 2, 3 gibi) sıfır sayısını taşıyan temel formanın kaç kez katlandığını gösterir. Örneğin, A2 standart boyutu, A0 formasının iki kez; A4 standart boyutu ise dört kez katlanmasıyla elde edilir.

Kağıdın kalitesi kavramını açıklayınız.

Kağıdın kalitesi: Formların standardizasyonunu etkileyen ikinci unsur, kağıt kalitesidir. Kağıdın kalitesini, kağıt yapımında kullanılan materyal ve teknoloji belirler. Kağıt, odun hamurundan yapılabileceği gibi, kağıt yapımında ham madde olarak pamuk, keten, alfa otu, şeker kamışı ya da kullanılmış kağıt parçaları gibi materyaller de kullanılabilir. Bunların yanı sıra, yapay elyaftan da kağıda
benzer maddeler yapılabilmektedir. Günümüzde kullanılan kağıtlar genellikle ağaçların selüloz liflerinden elde edilen kağıt hamurundan ve çeşitli kimyasal maddelerden üretilir. Bu kimyasal maddeler kağıdın cinsine göre farklı
miktarlarda kullanılır. Üretimde kullanılan hamura göre kağıtlar; I. hamur kağıt, II. hamur kağıt ve III. hamur kağıt olarak sınıflandırılır. Bu kağıtlar da kendi aralarında çeşitli alt sınıflara ayrılırlar. Kitap, dergi, broşür, defter, mektup kağıdı gibi baskı ve yazı kağıtlarının içindeki odun hamuru oranı % 20’yi geçmeyeceği için nitelikli ve I. hamur kağıt olarak kabul edilir.
Üzerine form basılacak kağıdın seçiminde şu faktörlerin dikkate alınması gerekir:
• Form kağıdı dayanıklı olmalıdır. Formlar elden ele dolaşması sırasında yıpranmamalı, yırtılmamalı ayrıca dosyalama süreleri uzun olmalıdır.
• Kağıt kalınlığına dikkat edilmelidir. Bu faktör genellikle çoklu kopyalı formlar için önemlidir.
Çünkü çok kopyalı formlarda, yazılan yazıların her kopyaya çıkabilmesi için kağıdın ince olması sağlanırsa etkinliği artar. Bu tür formlarda ilk sayfa dışında genellikle çok ince ve yarı saydam olan pelür kağıtları tercih edilir.

• Kağıdın kalitesi kullanım yerine göre belirlenmelidir. Örneğin, bir fatura formu göreceli olarak daha ucuz olan sülfit kağıda basılabilir. Fakat işletmenin imajını sergileyen antetli yazı kağıtları, mektup kağıtları, müşteri bilgi formları, anket formları vb. ile onlara uyan zarfların daha pahalı ve daha kaliteli olan pamuk kağıda basılması uygun olur.
• Formun basılacağı kağıt mürekkebi emmeli, fakat dağılma ya da akma yapmamalı ve silinmemelidir.

Kağıdın rengi kavramını açıklayınız.

Kağıdın rengi: Eğer beyaz hamur elde edilmek isteniyorsa, kağıt hamuru klor ya da oksijen esaslı çeşitli ürünlerle beyazlaştırılır. Kağıt yapımı aşamasında gerçekleştirilen bu işlemlerle değişik kalitede kağıtların, farklı beyazlıkta olmaları sağlanır. Bazı durumlarda form kağıtlarının farklı renklerde basılması istenir. Her kopyanın ayrı renk olması, formları tanımayı kolaylaştırdığı gibi güvenlik ve etkinlik sağlar ve formların yönetimini basitleştirir. Örneğin, beyaz kopya ilgili bölümün dosyasına, yeşil muhasebeye ve sarı personel bölümüne verilir.
Özellikle bazı bölümlere gidecek kopyalar üzerine ek bilgiler yazılması gerekiyorsa, bu yöntemle hata yapma oranı azalır. Eğer yanlış kopya ilgili olmayan bölüme giderse, hemen fark edilir. Fakat renkli formların kullanılması durumunda, form maliyetinin artacağına dikkat edilmelidir.

Baskı tipi form kavramını açıklayınız.

Baskı tipi: Formlardaki baskı tipini kullanılan font, punto ve stil özellikleri belirler.
Baskı tipinin belirlenmesinde okunaklılık ve ayırdedici özellik üzerinde durulmalıdır. Baskıda kullanılacak mürekkep kağıtla kontrast sağlamalı, temiz, bütünlüğü sağlayan ve pürüzsüz bir baskıya yardım etmelidir. Tipik bir işletmeye bakıldığında çok sayıda form olduğu görülür. Neden böyle olmaktadır? Bunun nedeni formların farklı türdeki işlerin basit, hızlı ve düşük maliyetle yapılmasını sağlamasıdır. Fakat yöneticilerin bu noktada hataya düştükleri görülür. Genellikle yararlı araçlardır diye, formların gerekip gerekmediğini ve nasıl bir form
tasarlanması gerektiğini hiç araştırmadan her iş için form yaratırlar. Ortada dolaşan ya da bir kenarda uzun süre bekleyen formlara hiç ilgi göstermezler.
Bu formların çoğu, gereğinden fazla bilgi içerir. Çoğu da kullanıcının aklını karıştırmak, zamanını çalmak ya da hata yapma oranını artırmak amacıyla tasarlanmış gibidir. Bütün bunlar, verimliliğin düşmesine ve etkensizliğe neden olur. İşte bu ve benzeri koşullar formların ciddi bir şekilde incelenmesini; üzerinde çalışılmasını ve yeniden tasarlanmasını gerektirir. Tutarlı bir form tasarımı “sistemde sadece etkinlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması” ilkesine dayandırılmalıdır. Ayrıca işletmede bilgi akışının hızlandırılması ve etkin kayıt tutmanın sağlanması amaçlanmalıdır. Uygun formların tasarımı uzmanlaşmış bilgi ve beceri gerektirir. Böyle bir çalışmada genellikle farklı kişilerin katkısı sağlanır. Formların tasarımı, bu kişilerin çalışmalarını koordine eden ve sorumluluğu taşıyan bir kişinin başkanlığında yürütülür. Genellikle en iyi form tasarımı, basit bir tasarımdır. Tasarım iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Form, gerekli bilgi türünü ve miktarını
içermelidir. Bilginin kaydedilmesi ve kullanılması kolay olmalıdır. Hata yapma olasılığını yok etmeli ya da en alt düzeyde tutmalıdır. Hem hazırlanması
hem kullanılması en düşük maliyetle sağlanmalıdır. Bu hususlar çerçevesinde formların tasarlanmasında temel fonksiyonel unsurlar formun amacı, içermesi
gereken bilgi, formun yapısı, kopya sayısı ve formun türüdür.

Bir formun amacı nedir, açıklayınız.

Bir formun amacı, iş basitleştirme çalışması kapsamında olan form kullanım analizi ve form akış analizi yapılarak belirlenir. Bu çalışmalar sırasında uygun gözlem, iyi hazırlanmış sorular ve gerçeklerin doğru, tarafsız bir şekilde analizi, formun amacının belirlenmesine ve iyileştirme yapılmasına olanak sağlayacaktır.Form tasarımında dikkate alınması gereken ilk fonksiyonel unsur,
formun hangi iş için kullanılacağı, yani formun hangi amaca hizmet edeceğidir. Bir form gerçekte yapılan işin yol haritası gibidir. Bu harita, iş akışını ve izlenmesi gereken aşamaları gösterir. Formların işin başlangıç  noktasından en son aşamasına kadar izlediği bu yollar, çalışanları yönlendirir. Çünkü form üzerinde kimin hangi aşamada, hangi işi yapacağı bellidir.

Formun Yaşam Çemberi kavramını açıklayınız.

Formun Yaşam Çemberi
Tasarımına izin verilmesinden başlayarak kullanılması, dağıtılması, bir başka formun yerine geçmesi, içindeki bilgilerin değiştirilmesi, başka bir formla birleştirilmesi ve uygulamadan kaldırılması aşamalarının tümünü içerir. Formlar gerekli oldukları zaman yaratılırlar, onlara ihtiyaç kalmadığında da yok edilirler. Formun yaratılmasından yok edilmesine kadar olan süreç, formun yaşam çemberi olarak bilinir. Formun tasarımına izin verilmesi, kullanılması, dağıtılması,
bir başka formun yerine geçmesi, içindeki bilgilerin değiştirilmesi, başka formla birleştirilmesi ve uygulamadan kaldırılmasını içeren formun yaşam çemberi, merkezi bir şekilde kontrol edilmelidir.

Anket kavramını açıklayınız.

Anket
Analiz için uygun bilgilerin toplanması amacıyla tasarlanmış soru ve diğer türde
ifadelerden oluşan bir araçtır. Anket, analiz için uygun bilgilerin toplanması
amacıyla tasarlanmış soru ve diğer türde ifadelerden oluşan bir araçtır. Anket, insanlara sorular yönelterek veya değişik bakış açılarını temsil eden ifadelere katılıp katılmama durumlarını sorgulayarak veri toplayan bir tekniktir (Babbie, 2004:278). Anket bireyin birden çok özelliği hakkında çeşitli madde türleriyle bilgi toplamak amacıyla kullanılan bir ölçüde yapılandırılmış görüşme tekniği/
aracı olarak da tanımlanabilir. Katılımcının daha önce belirlenmiş bir sıralamada ve yapıda oluşturulan sorulara karşılık vermesiyle veri elde etme yöntemidir
(Altunışık vd, 2005:68). Anketler genellikle tanımlayıcı (betimleyici) araştırmalarda kullanılmaktadır. Tanımlayıcı araştırma, problemi tüm boyutlarıyla ortaya koymaya çalışan araştırma türüdür. Bu araştırmalarda araştırmacı
keşifsel araştırmaların aksine araştırma konusundaki tüm değişkenlere hâkimdir ve hipotezlerle çalışır. Tanımlayıcı araştırma yaklaşımında tarama modeli kullanılmaktadır. Tarama modeli (saha araştırması) genel olarak var olan bir durumu ya da gerçekliği var olduğu şekli ile betimlemeyi amaçlayan bir yaklaşımdır (Şimşek, 2012: 92). Araştırmaya konu olan olay, birey ya da nesne kendi koşulları içinde, olduğu gibi tanımlanmaya çalışılır (Karasar, 2007: 77). Tarama modelleri ile var olan durum ve mevcut ilişkiler aydınlatılmaya çalışılmaktadır. Tarama araştırması en çok kullanılan ve bilgi, tutum, güdü, tercih veya öznel davranışlar gibi betimsel bilgiler için en uygun yöntemdir. Bu bilgiler doğrudan katılımcıya sorarak elde edilebilir (Kotler ve Armstrong, 2012). İşte, anketler çoğunlukla geniş ölçekli bir şekilde varolan durumu belirlemek amacıyla
kullanılmaktadır (Erkuş, 2005:119). 

Anketlerin en önemli avantajı esnek olmasıdır. Birçok farklı durumda birçok farklı tür bilgi elde etmede kullanılabilir. Telefon, posta, yüz yüze veya çevrimiçi olarak yapılabilir. Bununla birlikte tarama araştırmasının bazı sıkıntıları vardır. Bazen
insanlar hatırlamadıkları için veya ne yapacaklarını veya neden yapacaklarını hiç düşünmedikleri için araştırma sorularına cevap veremeyebilirler. İnsanlar tanımadıkları görüşmecilere cevap vermek veya özel olarak gördükleri konularda cevap vermek istemeyebilirler. Katılımcılar sadece daha zeki veya bilgili görünmek için bilmedikleri sorulara cevap verebilirler. Veya olumlu, hoşa giden cevaplar vererek araştırmacıya yardım etmeye çalışabilirler. Son olarak, meşgul insanlar zaman harcamak istemeyebilir veya mahremiyetlerine saldırı gibi hissedebilirler (Kotler ve Armstrong, 2012).

İnsan Kaynakları Yönetiminde Sık Kullanılan Anketler nelerdir, açıklayınız.

İş analizleri sırasında kullanılan anketler:

İş analizi, işletmedeki işler hakkında bilgi toplamak için yapılan çalışmalar bütünüdür. İş analizi işletme içinde yer alan veya yer alacak olan tüm işlerin ayrı
ayrı ve ayrıntılı olarak incelenmesidir. İş analizi işin gereklerini belirleyebilmek, yetkinliklerini belirleyebilmek, iş tanımlarını hazırlayabilmek, çalışma sırasında personel için gerekli olan giyim, kuşam ve donanımı belirleyebilmek ve korunma yöntemlerini saptayabilmek ve çalışma ortamını iyileştirerek personelin işini kolaylaştırabilmek amacıyla yapılır. İş analizi sonucunda iş kimliği, iş gerekleri, görev, yetki ve sorumluluklar ve çalışma koşulları elde edilmektedir (Saruhan ve Yıldız, 2014: 122-123; Barutçugil, 2004: 252). İş analizi yapılırken farklı yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemler tek başlarına olarak ya da birden fazla yöntem bir arada kullanılabilir. Soru formu ya da anket doldurma yöntemi, gözlem ve görüşme bu yöntemler arasındadır. İş analizinde kullanılan anket formları işin ve işi yapan kişinin özelliklerinin belirlenmesine yönelik sorulardan
oluşmaktadır. Anketleri çalışanlar doldurduğundan hızlı, güvenilir ve düşük maliyetli olmaktadır. Anketler çalışma saatlerinin belirli olmadığı veya düzensiz olduğu, gözlem yoluyla analiz yapmanın ya da incelemenin mümkün olmadığı işlerde tercih edilmektedir. Ayrıca anketler iş analizi sürecine katıldıkları için çalışanlarda olumlu etki yaratmaktadır (Saruhan ve Yıldız, 2014:127). İş analizinde anket kullanarak işin temel nitelik ve içeriğine ilişkin bilgiler hızlı, ucuz ve kolay bir şekilde elde edilebilir. Sakıncalı yönü ise anketlerin her zaman
beklenen ilgiyi görmemesi ciddiye alınmaması, soruların gelişigüzel yanıtlanması ya da soruların iyi anlaşılmaması sonucu yanlış bilgilerin verilmesi ve formların hazırlanmasındaki güçlükler olarak sayılabilir (Benligiray, 2017: 72).
İşe alma sırasında kullanılan anketler:

İşe alma, bildiğiniz gibi personel bulma, seçme ve yerleştirme olarak üç ayrı faaliyetle ilgilidir. Bu süreçte işletmenin çalışan ihtiyacını duyurabilmesinde
kullanılan yollardan biri staj uygulamalarıdır. Stajyerler performans değerlendirmeleri sonucunda işletmede sürekli bir pozisyonda da işe alınabilirler. Stajyer performansının değerlendirilmesinde deneme süresi (staj) değerlendirme formu kullanılmaktadır. Bu anket formu genel değerlendirme kriterlerini ve yöneticinin görüşlerini içermektedir. Benzer şekilde seçme sürecinde adayların
değerlendirmesi amacıyla da insan kaynakları uzmanları tarafından ölçek soruları içeren aday görüşmesi değerlendirme formları kullanılmaktadır (Saruhan ve Yıldız, 2014). Adayların seçimi sürecinde bir takım psikometrik teknikler kullanılmaktadır. Bunlardan en yaygın kullanılanlar arasında kişilik envanterleri, ilgi ve yetenek ölçekleri içeren anketler yer almaktadır. İşe alımların yüzde 80’inde kişilik envanterlerinden yararlanılmaktadır. Bu amaçla işle ilgili kişilik bileşenlerini test eden ölçekler geliştirilmektedir. Dürüstlük ve doğruluk, şiddet, stres toleransı, müşteri hizmetini vb. ölçen testler bunun bir örneğidir. Bu
anketler, kriter odaklı meslekle ilgili öznel ölçekler olarak adlandırılmaktadır (Newell, 2005: 167- 168). Bu anketler kişilik ölçekleri içerdiğinden geçerlilik, güvenilirlik ve sonuçların yorumlanması önem arz etmektedir. İnsan kaynakları yöneticileri geçerlilik testinin iş performansını ölçme yetisine odaklanırlar. Bir testin güvenirliği neyi ölçüyorsa onu tutarlı bir şekilde ölçme derecesidir. Anket
yüksek güvenirliğe sahipse, bireyin testten aldığı skorlara daha fazla önem verilebilir. Ancak güvenirliği yüksek olan bir testin, yüksek bir geçerliliği
yoksa işe alma sürecinde bir değeri yoktur (Torrington, Hall ve Taylor, 2005: 148-149).

Eğitim ihtiyacının ve sonuçlarının değerlendirilmesi sırasında kullanılan arketler: İşletmelerde eğitim ihtiyacı genellikle çalışanların performans düzeyleri öngörülen standartları karşılamadığında, değişen koşullar nedeniyle işin gerekleri
değiştiğinde ve işin geçerliliği ya da gerekliliği kalmadığında ya da çalışan işini değiştirdiğinde ortaya çıkmaktadır (Barutçugil, 2004:299). Eğitim uzmanları tarafından eğitim ihtiyacının saptanması için hazırlanan anketler ilgili bölüm yöneticilerine gönderilir ve bu yöneticiler ve/veya bölüm çalışanları tarafından doldurulduktan sonra insan kaynakları departmanına iletilir. Eğitim planlamasında sonuçlar göz önünde bulundurulur (Sabuncugil, 2000:123).
Eğitimin planlanan amaçlara ulaşıp ulaşamadığının, yani yaratılmak istenen bilgi artışının ve davranış değişikliğinin gerçekleşip gerçekleşmediğinin değerlendirilmesi gerekir. İstenen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesi için de eğitimi verenlere ve eğitime katılanlara anket uygulanır.

İş değerlemesi sırasında kullanılan anketler:
İş değerlemesi adil ve akılcı bir ücret yapısı için temel sağlamak amacıyla farklı işlerin göreceli değerlerinin karşılaştırılmasında kullanılan yaygın bir yöntemdir. İş değerlemesi, işletme içindeki farklı  işlerin gereklerinin ve koşullarının değerlendirilmesi ile ilgilidir. Genel amacı farklı iş gereklerine farklı oranlarda ödeme yapabilmek için bir temel sağlamaktır. İş değerlemesi yapılırken çeşitli yöntemler kullanılır. Bu yöntemler uygulanırken ilgili kişilerden bilginin standart bir biçimde ve kısa zamanda elde edilebilmesi için anket yönteminden
yararlanılabilir.

Performans değerlendirme sırasında kullanılan
anketler:

Performans, amaçlı ve planlanmış bir etkinliğin gerçekleştirilmesiyle elde edilen sonuçların nicel ya da nitel olarak ölçüm sonucudur. Personelin performansı belirlenen hedefler, yetkinlikler, davranış beklentileri, sahip olunan potansiyel
vb. açısından ölçülür. Personelin performansı hakkında bilgi çeşitli yöntemler kullanılarak elde edilebilir. Bunlar arasında en sık kullanılanı anket yöntemidir. Anket formlarında personelin belirli bir hedefe hangi düzeye ulaştığı, belirli bir tutuma ne kadar sahip olduğu, belirli davranışları hangi düzeyde sıklıkta sergilediği vb. ile ilgili sorular yer alır. Personelin özellikle yetkinlikleriyle ve davranışlarıyla ilgili performansının değerlendirilmesinde hazırlanan formlar sadece yöneticisi tarafından (tek kaynaklı) doldurulabileceği gibi, ilave olarak
kendisi, astları, çalışma ya da ekip arkadaşları, müşterileri vb. tarafından da (çok kaynaklı) doldurulabilir.

Motivasyon, memnuniyet ve bağlılık anketleri:
Her çalışanın ihtiyaçları ve beklentileri farklıdır. İnsanların belli bir işi ve işyerini seçme nedenleri söz konusu ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaktır. Bunlar parayla, sağlanan çeşitli olanaklarla, ilişkilerle, iklimle, sosyal ortamla, fiziksel çalışma koşullarıyla vb. ilgilidir. İşin ve iş yerinin ihtiyaçları ve beklentileri karşılama derecesi çalışanların memnuniyetlerine ve bağlılıklarına yansır. Bu nedenle işletmeler çalışanlarının motivasyon, memnuniyet bağlılık düzeylerini bilmeleri insan kaynakları yönetimiyle ilgili pek çok problemi teşhis etmelerini ve çözmelerini sağlar. Bu, anketlerin kullanımı aracılığıyla gerçekleşir.

Posta ile yapılan anketleri açıklayınız.

Çok büyük miktarda bilgiyi katılımcı başına düşük bir maliyetle toplamada kullanılır. Katılımcılar tanımadıkları bir görüşmeci veya telefonla yapılan anketlere göre posta ile yapılan anketlerde daha kişisel sorulara daha dürüst cevaplar verebilirler (Kotler ve Armstrong, 2012). Bilginin kontrolü açısından posta ile anket tekniğinde görüşmeci yanlılığı etkisi ortadan kalkmaktadır. Hiçbir görüşmeci olmadığından katılımcıların cevapları etkilenmez. Katılımcılar kendi
istedikleri hızda ve sürede anketi cevaplama olanağı bulmaktadırlar. Katılımcıların anonim olarak kalması sağlandığından hassas ve kişisel soruların cevaplanmasında anket en iyi yoldur. Ancak araştırmacının anlaşılmayan soruları katılımcıya açıklama ve derine inme imkânı yoktur (Iacobucci ve Churchill, 2010:194-196). Bununla birlikte, posta anketleri esnek değildir. Tüm katılımcılar aynı soruları sabit bir sırayla cevaplandırır. Posta anketlerini genellikle tamamlaması daha uzun sürer ve cevaplanma oranı yani anketi tamamlayıp geri gönderen kişi sayısı genellikle düşüktür. Son olarak, araştırmacının posta anket örneklemi üzerinde çok az kontrolü vardır. İyi bir postalama listesi ile bile hangi belirli adreslerin anketi doldurduğunu kontrol etmek zordur. Bu handikaplarının sonucu olarak, gün geçtikçe daha fazla araştırmacı daha hızlı, esnek ve düşük maliyetli olan e-posta ve çevrimiçi araştırmalara doğru kaymaktadır.

Telefon ile yapılan anketleri açıklayınız.

Telefon ile görüşme hızlı bilgi toplamanın en iyi yollarından biridir ve posta anketlerinden daha fazla esneklik sağlar. Görüşmeciler zor soruları açıklar ve aldıkları cevaplara göre bazı soruları geçebilir ve diğerlerini irdeleyebilir. Cevaplanma oranı postadan daha yüksek olma eğilimindedir. Bununla birlikte telefon ile görüşmenin katılımcı başına maliyeti postadan veya çevrimiçi anketlerden fazladır. Ayrıca, insanlar görüşmeci ile kişisel soruları tartışmak istemeyebilir. Bu yöntem anketör/görüşmeci yanlılığını ortaya çıkarır. Görüşmecinin konuşma şekli, soruları nasıl sorduğu ve diğer farklılıklar katılımcıların cevaplarını etkileyebilir. Son olarak günümüzde do-not- call listeleri (reklam vs. amaçlı aramaları kabul etmeyen telefon kullanıcıların yer aldığı listeler) vardır ve promosyon ve tanıtımlardan bıkan tüketiciler telefonu araştırmacının yüzüne kapamaktadır (Kotler ve Armstrong, 2012).

Yüz yüze anketleri açıklayınız.

Yüz yüze anketler insanlarla evlerinde, ofislerinde, sokakta ya da alışveriş
merkezlerinde görüşmeyi içerir. Bu görüşmeler esnektir. Eğitimli görüşmeciler görüşmeleri yönlendirebilir, zor soruları açıklayabilir ve durumun gerektirdiği konuları araştırabilir. Gerçek ürünler, reklamlar veya paketler gösterebilirler, tepkileri ve davranışları gözlemlerler. Bununla birlikte bireysel görüşmeler telefon görüşmelerinin 3-4 katı masraf yaratabilir (Kotler ve Armstrong, 2012).

Çevrimiçi (Online) anketleri açıklayınız.

Geleneksel araştırma yaklaşımları özellikle maliyetleri sebebiyle düşüştedir. Telefon, posta ve kişisel görüşmeye göre çeşitli avantajları vardır. Hızlı ve daha düşük maliyetlidir. Anket yapıldığı an, sonuçları görülebilmektedir. Daha etkileşimlidir, tamamlaması kolaydır, posta ve telefondan daha az rahatsız edicidir. Ulaşması zor gruplara daha kolay erişim sağlar: gençler, iyi eğitimliler, zenginler, bekârlar, çalışan anneler, yoğun çalışanlar. Bu insanlara internet ortamında, kendilerini kendi yerlerinde ve rahat hissettikleri ortamda ulaşmak daha kolaydır. Ancak hem nicel hem de nitel internet tabanlı araştırma artsa da çeşitli sıkıntıları vardır. Kimin örneklemde olduğunu kontrol etmek zordur. Katılımcıları görmeden gerçekte kim olduklarını bilmek zordur. Bu yüzden işletmeler bu tip araştırmalara katılmaya karar vermiş topluluklar ve katılımcı panelleri kullanır. Hatta kendi sosyal ağlarını oluşturup, onları girdi ve içgörü kazanmada kullanır (Kotler ve Armstrong, 2012). Çevrimiçi anketler e-posta üzerinden yapılabilir ya da internet ortamında çeşitli şekillerde paylaşılabilir.
E-posta üzerinden yapılan anketler, hızlı ve düşük maliyetli olmaları yanında çeşitli avantajlar sağlamaktadır (Altunışık vd.,2005:72):
? Katılımcıların internete bağlanabildiği her an ankete katılabilmesi
? İnsanların genelde günde bir e-postalarını kontrol etmeleri ile anketi gözden kaçırmanın zor olması
? Anket formunu ulaştırmanın kolaylığı
? Sanal ortamın katılımcılara verdiği rahatlık
? Diğer iletişim araçlarına göre zaman sınırlamasının olmaması
? Anketler kaydedildiği için ankete katılımın kolay belirlenmesi 

Esneklik ankette bazı soruların duruma göre atlanabilmesi, anlaşılmayan soruların açıklanması olarak ifade edilebilir. Posta ile gönderilen anketlerde böyle bir imkân yoktur. Bunu çevrimiçi anketler izler, katılımcıyı bazı konularda bilgilendirme imkânı sağlar. Telefon anketlerinde ise esneklik daha fazladır. En esnek yöntem yüz yüze yapılan anketlerdir. Görüşmeci etkisi ise anketin yapılmasında görev alan görüşmecinin ya da anketörün etkisidir. Katılımcı ve anketör arasında etkileşim, zıtlaşma ya da memnun etme gibi psikolojik
durumlar ortaya çıkabilir. Katılımcı karşıdakinin ne amaçla sorduğunu anlayarak o yönde cevap verebilir, kendini en doğru şekilde davranan bir insan olarak gösterme hissine kapılabilir. Yani genel olarak en doğru algılanan cevapları aslında o şekilde davranmasa, düşünmese bile verme eğiliminde olabilir. Posta
ile ankette görüşmeci etkisi yoktur. Telefon ve çevrimiçi ortamlarda ise yüz yüze yapılan ankete göre görüşmeci etkisi daha azdır. Örneklemin kontrolü, telefon ve çevrimiçi ortamda daha yüksektir. Veri toplama hızı açısından telefon ve çevrimiçi ortam çok kolaylık sağlarken yüz yüze biraz daha zahmetlidir. Posta
ile anket ise veri toplama hızının en düşük olduğu yöntemdir. Cevap oranı açısından posta ile geri dönüş oranları çok düşüktür. Telefonla da insanlar genelde katılım konusunda olumsuz davranabilirler. Ancak yüz yüze anketlerde ve çevrimiçi anketlerde oran daha yüksektir. Son olarak, maliyet açısından en uygun olan yöntem çevrimiçi anketlerdir. Yüz yüze anket yapmak ise çok masraflıdır (Kotler ve Armstrong, 2012; Altunışık vd., 2005). 

Online platformları açıklayınız.

Günümüzde SurveyMonkey, Snap Surveys, Smart Survey, Kwik Surveys, Survey
Planet, Typeform ve Google Forms gibi birçok çevrimiçi anket platformları faaliyet göstermektedir. Bu platformlar işletmelerin ve araştırmacıların birçok farklı konuda araştırma yapmalarını kolaylaştırmaktadır. Dakikalar içinde kullanıcıların kendi araştırmalarını hazırlamalarını, yayınlamalarını ve dağıtmalarını sağlamaktadırlar. En önemli özellikleri kullanımlarının kolay olması ve uzmanlık gerektirmemeleridir. Anketin tasarımından, uygulanmasına ve sonuçlarının değerlendirilmesine kadar tüm süreçlerde destek vermektedirler. Müşteri memnuniyetinden, çalışan bağlılığına kadar işletmeyi ilgilendiren birçok alanda oylamalar ve anketler oluşturmaya yardımcı olmaktadırlar. Bu tip çevrimiçi anket platformlarında örnek anket soruları ve uzmanlar tarafından hazırlanmış şablonlar da yer almaktadır. İnsan kaynakları uzmanları
bu anket ve şablonları ücretli ya da ücretsiz olarak ulaşabilecekleri gibi kendi anketlerini de bu platform üzerinden tasarlayabilir, katılımcılara kendi siteleri ve e-posta üzerinden ulaştırabilirler. Bu platformlar anket sorularını özelleştirme, anketi internette yayınlama ve yanıtları gerçek zamanlı olarak toplama esnekliği
sağlamaktadır. Anket tamamlandıktan sonra anket araçları kullanılarak anket verileri profesyonel raporlara ve uygulanabilir görüşlere dönüştürebilmektedir. Yukarıda söz edilen platformlardan biri olan SurveyMonkey 1999 yılında Ryan Finley tarafından internet üzerinden yapılan anketleri geniş kitlelere ulaştırmak amacıyla kurulmuştur. İşletmelerin ve araştırmacıların
daha doğru kararlar alabilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgilerin toplanması için kullandığı web tabanlı anket çözümlerinin başında gelmektedir. Bu platformda kolaylıkla anket oluşturmak ve göndermek, toplanan verileri daha kolay kullanmak, uzman tavsiyeleri almak ve tüm bu işlemleri güvenlik içinde
gerçekleştirmek mümkün olmaktadır. Temel olarak müşteri memnuniyeti, pazar araştırması, etkinlikler, eğitim ve insan kaynakları başlıkları altında anket ve şablonlar yer almaktadır. Bu anket formlarını özelleştirmek ve geliştirmek mümkün olduğu gibi araştırmacının kendi geliştirdiği anketleri hazırlaması da
mümkündür (SurveyMonkey, 2017). SurveyMonkey sitesinde insan kaynakları özelinde iş memnuniyeti anketleri yer almaktadır. Bu kısımda yer alan anket şablonları profesyonel anket uzmanları tarafından hazırlanmıştır. Bu şablonlar işletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak özelleştirilebilir ve soru bankasında yer alan sorular kullanılabilir. Çalışan/iş memnuniyeti, ekip veya bölüm performansı, yönetici etkinliği, yönetim performansı, 360 derece çalışan değerlemesi, kariyer
eğitimi ve gelişimi, öz değerlendirme, çalışanın işten ayrılması ile ilgili anketler yer almaktadır (SurveyMonkey, 2017). 

Anket hazırlanırken, bu platformların kullanıcıya sundukları birçok özellikten yararlanılabilir. Bu sitelerde çok seçenekli sorular, ölçek soruları, açık uçlu yorum soruları ve demografik sorular gibi birçok soru tipini kullanmak mümkündür. Özel logo ve markanın kullanılması, sorunun cevabına göre sıradaki sorunun atlanması, mobil uygulama imkanı gibi birçok özellikleri vardır. Veriler toplandıktan sonra sonuçlar gerçek zamanlı alınmakta, metin analizi, SPSS entegrasyonu, özel raporlama, filtreleme ve çapraz tablolar gibi temel analizlerin sağlanması gibi kolaylaştırıcı destekler de sağlanmaktadır.