Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Formlar, yazılı iletişimin ve kayıt sisteminin vazgeçilmez ve çok önemli araçlarıdır. İnsan kaynakları işini standardize etme ve basitleştirme; zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlama; etken bir yazılı iletişim ağı kurulmasını sağlama; insan kaynakları faaliyetlerinin koordinasyonunu kolaylaştırma; kararların alınmasına yardımcı olma gibi pek çok yarar sağlar.

Formların Amacı ve Önemi

Form; üzerine veri girişi yapılması amacıyla çeşitli ortamlarda, çeşitli biçimlerde hazırlanmış belgedir. Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. İş başvuru formu, SGK giriş ve çıkış bildirgesi, sağlık raporu, İŞKUR müracaat formu, aile durum bildirimi, iş sağlığı ve güvenliği çalışma belgesi, hizmet belgesi, diploma, kimlik belgesi, ikametgâh ilmühaberi vb. insan kaynakları alanında kullanılan form örnekleridir. Formlar, belgeleme işini basitleştirir ve standardize eder; zaman, emek ve para tasarrufu sağlar. Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur. Formlar yönetim kararları için temel oluşturacak toplu bilgi sağlar. Formlar, rapor niteliğindedir.

Form Türleri

Formlar; kopya sayılarına, tasarımlarına ve üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre formlar ile bilgisayar ekranında doldurulan formlar, elektronik formlar ve anket formları başlıkları altında toplanabilir.

Kopya Sayılarına Göre Formlar: Kopya sayılarına göre formlar; tek yapraklı, çok yapraklı ya da sürekli form şeklinde olabilirler.

Tek yapraklı formlar , genellikle manuel sistemlerde kullanılır. Örneğin, izin talep formu, diploma, davetiye, etiket, eğitim değerleme formu, personel değerleme formu, iş başvuru formu vb.leri gibi düz formların basit olmaları nedeniyle, tasarlanmaları ve hazırlanmaları diğer formlara göre daha kolaydır.

Set halinde (çok kopyalı) formlar, sayfaları arasına önceden bir kullanımlık karbon kâğıtları ilave edilerek basılmış birden fazla kopyalı formlardır. Bu tür formlar zamandan tasarruf sağlar.

Otokopili (NCR-kendinden kopyalı) formlarda , formun arka yüzünün tamamına ya da bazı bölümlerine kimyasal yöntemler kullanılarak waks karbon benekleri uygulanır. Bu tür formlar, karbonların kaldırılması ya da ilave edilmesi için harcanan zamandan tasarruf sağladığı gibi, giysilerin ve ellerin kirlenmesini ve kopyaların islenmesini önler. Diğer karbonlama yöntemlerine göre daha pahalıdır.

Sürekli formlar, önceden düzenlenmiş şekilde katlanmış, birbirine bağlanmış ve her formun kolayca ayrılması için formlar arası noktalarla delinmiş, bir seri formdan oluşur. Sürekli formlar, her form için makineye kâğıt dizilmesi ve toplanması, eklenmesi, kaldırılması, yapraklarının birbirinden ayrılması gibi işlemlerde insan emeğini gerektirmemesi nedeniyle çok kullanışlıdır. Telefon, elektrik, su faturaları ve özel muhasebe formları gibi formlar, sürekli formlara örnek gösterilebilir.

Tasarımlarına Göre Formlar: Tasarımlarına göre formlar; çizgi form, kutu form, yazışma formu ve karma form şeklinde olabilirler.

Çizgi formlarda veriler önceden dizilmiş olan satırlar arasına yazılır. Bu satırlar bazen yatay, bazen de dikey olarak tasarlanabilir. Eğer veri elle yazılacaksa, form üzerine yatay satırlar tercih edilir. Forma uzun rakamsal veriler ya da el yazısıyla çok uzun veri kaydetmek gerektiğinde dikey sütunlar şeklinde tasarlanır. Eğer istenen bilginin yazılması için yeteri kadar yer ayrılmamışsa, satırlar birbirine karışır, yazının okunması ve anlaşılması zorlaşır.

Kutu formlarda istenen veri önceden tasarlanan kutular içine yazılır. Bu yöntem formu doldurma zamanından tasarruf sağladığı, daha az yer kapladığı ve okunmayı kolaylaştırdığı için çok etkindir ve mümkün olan her yerde kullanılması önerilir. Kutu formların bir başka uygulamasında da, kutular içlerine sadece tek bir karakter girecek şekilde tasarlanır. Bu tür formlara verinin genellikle kurşun kalemle, büyük harflerle girilmesi istenir. Bunun nedeni düz yazıda küçük harflerin okunaklı yazılmamasıdır.

Yazışma formları bazı bölümleri daha sonra doldurulmak üzere boş bırakılan formlardır. Bu tür formları kullanmanın amacı, aynı tipteki bilginin tekrar tekrar yazılmasını önlemektir.

Karma formlarda ise, formun bir kısmı yazışma formu, bir kısmı çizgi ya da kutu form şeklinde tasarlanır.

Üzerlerindeki Veriyi İşleme Yöntemlerine Göre Formlar:

Bu formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakter tanıma ve optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar şeklinde gruplandırılabilir.

Optik işaret tanıma (Optical Mark Recognition-OMR), bir sayfa üzerinde belirli alanlarda yer alan çeşitli şekillerdeki veriyi yakalamak için kullanılan bir tekniktir. Optik tarayıcı cihazlar, özel yazılımlar aracılığı ile bu alanları tarayarak verilerin işaretlenmiş ya da işaretlenmemiş olduğunu algılar. Optik işaretleri tanıyan sistemler ülkemizde ve dünyada çoktan seçmeli soruların cevaplarının değerlendirilmesinde, kurumların araştırmalarında, topluma yönelik anketlerde, standardize edilmiş testlerde, kontrol listelerinde ve daha birçok alanda sıklıkla kullanılmaktadır. Bu tarz sistemlerde formların kurşun kalemle doldurulması gerekir. Cihazların bakımlarının zor ve maliyetlerinin yüksek olması gelişmekte olan ülkelerde çalışan organizasyonların bu sistemleri kullanmasını engellemektedir.

Manyetik mürekkep karakterleri tanıma (Magnetic Ink Character Recognition-MICR) tanıyacağı karakterler için özel mürekkep gerektirir. Özel MICR tarayıcısı, özel mürekkeple basılmış MICR karakter verilerini okur ve sıralı işleme için onları manyetik teyp ya da disk üzerinde depolar, bastırır ya da başka bir bilgisayara iletir. Bankacılık alanında yaygın olarak kullanılır.

Optik karakter tanıma (Optical Character Recognition- OCR) , taranmış kredi kartları, kâğıt belgeler, PDF dosyalar veya dijital kamerayla çekilen resimler gibi çeşitli belge türlerinin düzenlenebilir ve aranabilir verilere dönüştürülmesine olanak sağlayan bir teknolojidir. OCR; otomatik karakter tanıma ve metin tanıma olmak üzere iki sınıfa ayrılır. Son yıllarda piyasaya sunulan OCR yazılımları hemen hemen her türlü karakter yakalayabilecek seviyelere ulaşmıştır. OCR uygulamaları bankacılık, doküman işleme, masaüstü yayıncılık, mahkemelerle ilgili alanlar, vergilendirme ve tahsilat, personel kayıt yönetimi ile nüfus sayımı formlarının, çeklerin, ödemelerin, emekli fonlarını ve siparişleri işleme gibi pek çok alanda kullanılır.

Bilgisayar Ekranında Doldurulan Formlar ve Elektronik Formlar: Bilgisayar ortamında doldurulan formlar ve elektronik formlar kelime işlemci programıyla hazırlanabileceği gibi, HTML ile de hazırlanabilir. Kelime işlemci ortamında hazırlanan elektronik bir forma makrolar eklenebilir. HTML, kullanıcılarına browserlar tarafından görüntülenebilen web sayfaları tasarlama olanağı sunan bir programlama dilidir. Formlar, HTML kullanarak web sayfanızı ziyaret edenlerle temas kurmanızı sağlarlar. Formlar yoluyla ziyaretçilerinizin herhangi bir konuda görüşlerini alabilirsiniz veya hazırlayacağımız bir formla ziyaretçilerinizden kişisel bilgilerini isteyebilirsiniz.

Elektronik formlar HTML komutlarından oluşmaktadır. Bunlar metin, radyo düğmesi, işaret kutusu, şifre, gönder tuşu, sıfırla tuşu, düğme, dosya transfer düğmesi, gizli form gibi HTML dilinde kullanılan formlardır.

Web sayfalarında kullanılan formlar, web sayfalarını daha interaktif hale getirirler. Bu tür formlarda kullanıcının çeşitli eylemlerden birini yaparak girdi sağlamasına izin veren HTML komutlarından oluşan bir tasarım yapılır.

Bir elektronik form tasarlanırken öncelikle forma hangi alan türlerinin ve diğer otomatikleştirilmiş özelliklerin eklenebileceği kararlaştırılmalıdır. Daha sonra tablo kullanılarak, çerçeveler eklenerek ya da basit bir şekilde metin girerek, alanlar ekleyerek bunları biçimlendirme araçlarıyla düzenlememek mümkündür. Bir siteye izinsiz girişleri engellemek amacıyla password alanı eklenebilir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Alanında Sık Kullanılan Formlar

İnsan kaynakları yönetimi alanında pek çok form kullanılır. Bu formlardan bazıları yasal gereklilikler nedeniyle kullanılırken, bazıları kurumsal ihtiyaçları karşılamak için tasarlanır.

Form Kullanımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Verimliliği sağlayacak bir form kullanımı sadece gerekli formların kullanılmasını, formların standardize edilmesini, etken bir biçimde tasarlanmasını ve formların merkezi olarak kontrol edilmesini gerektirir. Bir form, sadece gerekli olduğu zaman kullanılmalıdır.

Tüm formlarda faaliyet etkililiğini artırmak ve maliyeti düşürmek için; formun büyüklüğü, kâğıt kalitesi, renk ve baskı stili gibi fiziksel özellikleri standartlaştırılmalıdır.

Formun büyüklüğü: İçermesi ya da kaydedilmesi gereken bilgi miktarına, ekonomik kâğıt boyutunun ne olduğuna, baskı için kullanılacak makinelerin türü, kullanılması gereken zarf, dosya, klasör ve diğer donanımın büyüklüğü gibi mekanik gereklere göre belirlenir.

Gerek yazışmalarda gerekse formlarda uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B ve C standart boy kâğıtlar kullanılmaktadır.

Kâğıdın kalitesi: Formların standardizasyonunu etkileyen ikinci unsur, kâğıt kalitesidir. Günümüzde kullanılan kâğıtlar genellikle ağaçların selüloz liflerinden elde edilen kâğıt hamurundan ve çeşitli kimyasal maddelerden üretilir. Bu kimyasal maddeler kâğıdın cinsine göre farklı miktarlarda kullanılır. Üretimde kullanılan hamura göre kâğıtlar; I. hamur, II. Hamur ve III. hamur kâğıt olarak sınıflandırılır. Kitap, dergi, broşür, defter, mektup kâğıdı gibi baskı ve yazı kâğıtlarının içindeki odun hamuru oranı % 20’yi geçmeyeceği için nitelikli ve I. hamur kâğıt olarak kabul edilir.

Kâğıdın rengi: Kâğıt yapımı aşamasında gerçekleştirilen işlemlerle değişik kalitede kâğıtların, farklı beyazlıkta olmaları sağlanır. Bazı durumlarda form kâğıtlarının farklı renklerde basılması istenir. Her kopyanın ayrı renk olması, formları tanımayı kolaylaştırdığı gibi güvenlik ve etkinlik sağlar ve formların yönetimini basitleştirir.

Baskı tipi: Formlardaki baskı tipini kullanılan font, punto ve stil özellikleri belirler. Baskı tipinin belirlenmesinde okunaklılık ve ayırt edici özellik üzerinde durulmalıdır. Baskıda kullanılacak mürekkep kağıtla kontrast sağlamalı, temiz, bütünlüğü sağlayan ve pürüzsüz bir baskıya yardım etmelidir.

Formlar, etken kayıt tutulmasını sağlamalı ve bilgi akışını hızlandırmalıdır. Tutarlı bir form tasarımı “sistemde sadece etkinlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması” ilkesine dayandırılmalıdır. Uygun formların tasarımı uzmanlaşmış bilgi ve beceri gerektirir.

Genellikle en iyi form tasarımı, basit bir tasarımdır. Tasarım iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Form, gerekli bilgi türünü ve miktarını içermelidir. Bilginin kaydedilmesi ve kullanılması kolay olmalıdır. Hata yapma olasılığını yok etmeli ya da en alt düzeyde tutmalıdır. Hem hazırlanması hem kullanılması en düşük maliyetle sağlanmalıdır. Formların tasarlanmasında temel fonksiyonel unsurlar; formun amacı, içermesi gereken bilgi, formun yapısı, kopya sayısı ve formun türüdür.

Formun amacı: Form tasarımında dikkate alınması gereken ilk fonksiyonel unsur, formun hangi iş için kullanılacağı, yani formun hangi amaca hizmet edeceğidir. Bir form gerçekte yapılan işin yol haritası gibidir. Bu harita, iş akışını ve izlenmesi gereken aşamaları gösterir. Formların işin başlangıç noktasından en son aşamasına kadar izlediği bu yollar, çalışanları yönlendirir. Çünkü form üzerinde kimin hangi aşamada, hangi işi yapacağı bellidir.

Formun içermesi gereken bilgi: Bir form, daha çok ya da daha az değil, gereken bilgi türünü ve miktarını içermelidir.

Formun yapısı: Bu çerçevede formun biçimsel, kullanım ve estetik özellikleriyle ilgili gereklilikler sıralanabilir.

Formun kopya sayısı: Bir formun sadece orijinali gerekiyorsa tek yapraklı olarak hazırlanır. Gerektiği zaman formun fotokopisi çekilebilir. Bazı durumlarda tek kopyalı form yetmez. Bir kez yazarak birden çok belgeyi ekonomik olarak elde etmek ve zaman tasarrufu sağlamak, ayrıca yapılması olası hataları en az düzeye indirmek amacıyla çok kopyalı form kullanılır.

Formlar gerekli oldukları zaman yaratılırlar, onlara ihtiyaç kalmadığında da yok edilirler. Formun yaratılmasından yok edilmesine kadar olan süreç, formun yaşam çemberi olarak bilinir. Form yönetimini baskı teknikleri, form tasarımı, iş basitleştirme, bilgisayar kullanımı ve insan ilişkileri konularında bilgiye sahip kişiler üstlenmelidir.

Anket Formları

Anketler en yaygın kullanılan araştırma araçlarıdır. Göreceli olarak hazırlama kolaylığı, kısa sürede çok sayıda bireye ulaşma olanağı sağlamaları bu yaygın kullanımın temel sebepleridir.

Anket Kavramı: Analiz için uygun bilgilerin toplanması amacıyla tasarlanmış soru ve diğer türde ifadelerden oluşan bir araçtır. Anketler genellikle tanımlayıcı araştırmalarda kullanılmaktadır. Tanımlayıcı araştırma, problemi tüm boyutlarıyla ortaya koymaya çalışan araştırma türüdür. Tanımlayıcı araştırma yaklaşımında tarama modeli kullanılmaktadır. Tarama modeli genel olarak var olan bir durumu ya da gerçekliği var olduğu şekli ile betimlemeyi amaçlayan bir yaklaşımdır. Bu bilgiler doğrudan katılımcıya sorarak elde edilebilir. Anketler çok miktarda veriyi ekonomik bir şekilde toplama olanağı sunar. Standart bir şekilde veri elde edildiğinden bu verilerin analizi de kolaydır. Anketlerin en önemli avantajı esnek olmasıdır. Birçok farklı durumda birçok farklı tür bilgi elde etmede kullanılabilir. Telefon, posta, yüz yüze veya çevrimiçi olarak yapılabilir. Bununla birlikte tarama araştırmasının bazı sıkıntıları vardır. Bazen insanlar hatırlamadıkları için veya ne yapacaklarını veya neden yapacaklarını hiç düşünmedikleri için araştırma sorularına cevap veremeyebilirler.

İnsan Kaynakları Yönetiminde Sık Kullanılan Anketler: İnsan kaynaklarında anket, insan kaynakları planlamasından, iş analizine, yetkinlik analizinden işe alma sürecine ve işlemlerine, eğitim ihtiyacının belirlenmesinden eğitim programlarının değerlendirilmesine kadar pek çok alanda kullanılmaktadır. Genel olarak insan kaynakları anketleri çalışanların görevlerini, işlerini ve performanslarını işletme hedefleriyle ilişkilendirmeye yardımcı olabilir. Anket sonuçları, takip edilmek istenen çeşitli değişkenlerin, tutumların ve davranışların ortaya konmasına ışık tutar.

İş analizleri sırasında kullanılan anketler: İş analizi, işletmedeki işler hakkında bilgi toplamak için yapılan çalışmalar bütünüdür. İş analizi yapılırken farklı yöntemler kullanılmaktadır. Soru formu ya da anket doldurma yöntemi, gözlem ve görüşme bu yöntemler arasındadır. İş analizinde kullanılan anket formları işin ve işi yapan kişinin özelliklerinin belirlenmesine yönelik sorulardan oluşmaktadır. İş analizinde anket kullanarak işin temel nitelik ve içeriğine ilişkin bilgiler hızlı, ucuz ve kolay bir şekilde elde edilebilir. Sakıncalı yönü ise anketlerin her zaman beklenen ilgiyi görmemesi ciddiye alınmaması, soruların gelişigüzel yanıtlanması ya da soruların iyi anlaşılmaması sonucu yanlış bilgilerin verilmesi ve formların hazırlanmasındaki güçlükler olarak sayılabilir.

İşe alma sırasında kullanılan anketler: İşe alma, bildiğiniz gibi personel bulma, seçme ve yerleştirme olarak üç ayrı faaliyetle ilgilidir. Stajyerler performans değerlendirmeleri sonucunda işletmede sürekli bir pozisyonda da işe alınabilirler. Seçme sürecinde adayların değerlendirmesi amacıyla da insan kaynakları uzmanları tarafından ölçek soruları içeren aday görüşmesi değerlendirme formları kullanılmaktadır. Adayların seçimi sürecinde kişilik envanterleri, ilgi ve yetenek ölçekleri içeren anketler sıklıkla kullanılmaktadır.

Eğitim ihtiyacının ve sonuçlarının değerlendirilmesi sırasında kullanılan anketler: Eğitim uzmanları tarafından eğitim ihtiyacının saptanması için hazırlanan anketler ilgili bölüm yöneticilerine gönderilir ve bu yöneticiler ve/veya bölüm çalışanları tarafından doldurulduktan sonra insan kaynakları departmanına iletilir. Eğitim planlamasında sonuçlar göz önünde bulundurulur. İstenen hedefe ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesi için de eğitimi verenlere ve eğitime katılanlara anket uygulanır.

İş değerlemesi sırasında kullanılan anketler: İş değerlemesi, işletme içindeki farklı işlerin gereklerinin ve koşullarının değerlendirilmesi ile ilgilidir. İş değerlemesi yapılırken çeşitli yöntemler kullanılır. Bu yöntemler uygulanırken ilgili kişilerden bilginin standart bir biçimde ve kısa zamanda elde edilebilmesi için anket yönteminden yararlanılabilir.

Performans değerlendirme sırasında kullanılan anketler: Personelin performansı hakkında bilgi çeşitli yöntemler kullanılarak elde edilebilir. Bunlar arasında en sık kullanılanı anket yöntemidir. Anket formlarında personelin belirli bir hedefe hangi düzeye ulaştığı, belirli bir tutuma ne kadar sahip olduğu, belirli davranışları hangi düzeyde sıklıkta sergilediği vb. ile ilgili sorular yer alır.

Motivasyon, memnuniyet ve bağlılık anketleri: İşin ve iş yerinin ihtiyaçları ve beklentileri karşılama derecesi çalışanların memnuniyetlerine ve bağlılıklarına yansır. Bu nedenle işletmeler çalışanlarının motivasyon, memnuniyet bağlılık düzeylerini bilmeleri insan kaynakları yönetimiyle ilgili pek çok problemi teşhis etmelerini ve çözmelerini sağlar. Bu, anketlerin kullanımı aracılığıyla gerçekleşir.

Anketlerin Planlanması: Anket geliştirme süreci anketin planlanması ile başlar. Planlama aşamasında araştırmada amaca, kapsama ve değişkenlere göre hangi bilgilerin toplanması gerektiğine, anketin uygulama biçimine, soru/madde türü ve yanıtlama biçimine karar vermek gerekir. Daha sonra anketin soruları/maddeleri yazılır.

Anketin Tasarlanması: Anketler, araştırmacının ihtiyaç duyduğu ve araştırma sorularına cevap bulabileceği soruları içerecek şekilde hazırlanmalıdır. Bir anketin sahip olması gereken en önemli özelliklerden biri gerekli olduğu kadar soruyu içeriyor olmasıdır. Sorular mantıklı bir sırada dizilmelidir. Soruların amacına uygun olması gerekir. Anketler, araştırmacının ihtiyaç duyduğu ve araştırma sorularına cevap bulabileceği soruları içerecek şekilde hazırlanmalıdır.

Anketlerde Kullanılan Soru Türleri: Anket soruları; yapısal açıdan olgusal maddeler/sorular ve yargısal maddeler/sorular olmak üzere iki kısımda incelenebilir. Olgusal sorular yanıtlayanın yorum yapamayacağı, nesnel, değiştirilemez davranışlarını içeren sorulardır. Yargısal sorular ise yanıtlayanın öznel düşünce, kanı, eğilim ve görüşlerini içeren sorulardır. Biçimsel açıdan ise; açık uçlu sorular ve kapalı uçlu sorular olarak ikiye ayırmak mümkündür. Açık uçlu sorular soru kipinde tamamlanmamış cümle yapısında olup, yanıtlayandan görüş, öneri beklentilerinin istendiği sorulardır. Açık uçlu sorular anket formlarında özellikle anketin son kısımlarında kullanılır. Katılımcılar kendi kelime veya cümleleri ile düşüncelerini ifade ederler. Kapalı uçlu sorular katılımcının önceden belirlenmiş yanıtlardan, ölçeklerden veya sıralamalardan birini seçtiği sorulardır. Kapalı uçlu soruları yanıtlamak daha kolaydır. Kapalı uçlu sorular; çoktan seçmeli sorular, sıralama soruları ve ölçek soruları olmak üzere sıralanabilir.

Anketlerin Uygulanması: Anketin uygulama yöntemine karar verilirken katılımcının özellikleri, ihtiyaç duyulan katılımcı sayısı, soru biçimi, sorulması gereken soru miktarı göz önünde bulundurulmalıdır.

Posta ile yapılan anketler: Çok büyük miktarda bilgiyi katılımcı başına düşük bir maliyetle toplamada kullanılır. Katılımcılar tanımadıkları bir görüşmeci veya telefonla yapılan anketlere göre posta ile yapılan anketlerde daha kişisel sorulara daha dürüst cevaplar verebilirler.

Telefon ile yapılan anketler: Telefon ile görüşme hızlı bilgi toplamanın en iyi yollarından biridir ve posta anketlerinden daha fazla esneklik sağlar. Cevaplanma oranı postadan daha yüksek olma eğilimindedir. Bununla birlikte telefon ile görüşmenin katılımcı başına maliyeti postadan veya çevrimiçi anketlerden fazladır.

Yüz yüze anketler: Yüz yüze anketler insanlarla evlerinde, ofislerinde, sokakta ya da alışveriş merkezlerinde görüşmeyi içerir. Bu görüşmeler esnektir. Gerçek ürünler, reklamlar veya paketler gösterebilirler, tepkileri ve davranışları gözlemlerler. Bununla birlikte bireysel görüşmeler telefon görüşmelerinin 3 - 4 katı masraf yaratabilir.

Çevrimiçi (Online) anketler: Hızlı ve daha düşük maliyetlidir. Anket yapıldığı an, sonuçları görülebilmektedir. Daha etkileşimlidir, tamamlaması kolaydır, posta ve telefondan daha az rahatsız edicidir. Ulaşması zor gruplara daha kolay erişim sağlar. Çevrimiçi anketler eposta üzerinden yapılabilir ya da internet ortamında çeşitli şekillerde paylaşılabilir. Eposta üzerinden yapılan anketler, hızlı ve düşük maliyetlidir. Posta ile gönderilen anketlerde esneklik yoktur. Bunu çevrimiçi anketler izler, katılımcıyı bazı konularda bilgilendirme imkânı sağlar. Telefon anketlerinde ise esneklik daha fazladır. En esnek yöntem yüz yüze yapılan anketlerdir. Posta ile ankette görüşmeci etkisi yoktur. Telefon ve çevrimiçi ortamlarda ise yüz yüze yapılan ankete göre görüşmeci etkisi daha azdır. Örneklemin kontrolü, telefon ve çevrimiçi ortamda daha yüksektir. Veri toplama hızı açısından telefon ve çevrimiçi ortam çok kolaylık sağlarken yüz yüze biraz daha zahmetlidir. Posta ile anket ise veri toplama hızının en düşük olduğu yöntemdir. Cevap oranı açısından posta ile geri dönüş oranları çok düşüktür. Telefonla da insanlar genelde katılım konusunda olumsuz davranabilirler. Ancak yüz yüze anketlerde ve çevrimiçi anketlerde oran daha yüksektir. Son olarak, maliyet açısından en uygun olan yöntem çevrimiçi anketlerdir. Yüz yüze anket yapmak ise çok masraflıdır.

Online platformlar: Bu platformlar işletmelerin ve araştırmacıların birçok farklı konuda araştırma yapmalarını kolaylaştırmaktadır. Dakikalar içinde kullanıcıların kendi araştırmalarını hazırlamalarını, yayınlamalarını ve dağıtmalarını sağlamaktadırlar. En önemli özellikleri kullanımlarının kolay olması ve uzmanlık gerektirmemeleridir. Anketin tasarımından, uygulanmasına ve sonuçlarının değerlendirilmesine kadar tüm süreçlerde destek vermektedirler. Anket tamamlandıktan sonra anket araçları kullanılarak anket verileri profesyonel raporlara ve uygulanabilir görüşlere dönüştürebilmektedir.