Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 1. Ünite Sorularla Öğrenelim

Ticari bilginin sahip olması gereken özellikler nelerdir?

Bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekono­mik olmalıdır.

Belge kavramını tanımlayınız.

Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır.

Ticaretin en önemli araçlarından biri “bilgi” ile veri arasındaki ilişkiyi açıklayınız

Bilginin en yaygın tanımlarından birinde bilgi “işlenmiş veri” şeklinde tanımlanmak­tadır. Veri ise, ham gerçeklerdir. Bir başka deyişle veri, davranışı etkilemeyen gözlemlere dayalı sim­geler topluluğudur. Verilerin belirli süreçlerden ge­çirilerek kullanıcı için anlamlı yapıya dönüştürülmesi gerekir. Veri, bir anlam yüklenip, bir faaliyetin yapılmasında veya bir kararın verilmesin­de kullanılırsa, bilgiye dönüştürülmüş olur.

İşe alma sürecinin aşamaları nelerdir?

Pozisyon talebi, Açık pozisyon bildirimi, İş Tanımı, İş İlanı, Başvuruların kabulü, Adayların kabulü, İş sözleşmesi özgürlüğü, Ön istihtam listesi, Görüşme, Belgelendirme, Karar Bildirme

Hangi bilgiler önemli ticari bilgiler içerisinde değerlendirilebilir?

Kamu düzenlemeleriyle, çeşitli işlemlerle, mevzuatla, belgelerle, prosedürlerle vb. ilgili bilgiler önemli ticari bil­giler arasında sayılabilir.

İş Kanunu’nda belirtilen başlıca sözleş­me türleri nelerdir?

İş Kanunu’nda belirtilen başlıca sözleş­me türleri şunlardır:

• Sürekli ve süreksiz iş sözleşmesi,
• Belirli ve belirsiz süreli iş sözleşmesi,
• Tam süreli ve kısmi süreli iş sözleşmesi,
• Çağrı üzerine çalışmaya dayalı iş sözleş­mesi,
• Deneme süreli ve deneme süresiz iş söz­leşmesi,
• Takım sözleşmesi,
• İş sözleşmesi
• Bağımsız yüklenici sözleşmesi
• Satış temsilcileriyle sözleşme

Bilgi kavramını tanımlayınız.

Bilgi “bir deneyim sırasında bi­reyin ihtiyaç duyduğu uzmanlık ve yetenekler, teorik veya pratik açılar­dan kavradıkları” ya da “belirli bir alana veya topluma dair bilinenler, gerçekler ya da malumat” şeklinde tanımlanabilir.

İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili beceriler nelerdir?

İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili beceriler işe alma, eğitim, ücretlendirme, performans değerleme, disiplin, işten çıkarma vb. konulardaki temel mesleki bilgi ve beceriler olacaktır.

Yöneticiler insanlara destek sağlayabilmek ve insan sermayesinin yönetiminde başarılı olabilmek için hangi yeterliklere sahip olmalıdırlar? Açıklayınız.

Yöneticiler insanlara destek sağlayabilmek ve insan sermayesinin yönetiminde başarılı olabilmek için kendilerini görevlendiren işletmenin faaliyette bulunduğu sektörü iyi tanımalı ve temel çalışma ilkelerini bilmelidirler. Bu onların finansal, teknolojik, sektörel ve işletmeciliğin diğer yönleri hakkındaki konulara vakıf olmaları anlamına gelir. Aynı zamanda pazarlama, üretim, bilgi sistemleri ve müşteri ilişkileri konularında da bilgi sahibi olmalarını gerektirir. Bunun için de insan kaynakları uzmanla­rının işletme eğitimi almaları önem taşır. İşe bağlı olarak insan kaynakları çalışanları için istihdam kanunları, vergi kanunları, sosyal hizmetler ve yardımlar, bütçeleme, istatistik ya da bilgi sistemleri hakkında önemli bilgiye ihtiyaç duyabilirler.

Tipik bir iş tanımında bulunması gereken bölümler nelerdir?

Tipik bir iş tanımında işin kimliği, işin özeti ve yapılan iş (işin temel görev ve sorumlulukları) olmak üzere üç temel bölüm bulunmaktadır.

Ticaret nedir?

Ticaret, genel anlamda mal ve hizmetlerin ticari amaçla değiş-tokuşudur. Bir başka şekilde ticaret; mal, hizmet ve para ile ifade edilebilen bütün de­ğerlerin kâr amacıyla alımına-satımına yönelik işle­rin tamamı olarak tanımlanabilir.

İşverenin çalışanlarına ödediği üc­rete ve kesintilerine ilişkin bilgiyi ilgili kurum ve kuruluşlara iletmesi gerekir. Bu amaçla düzenlenen be­yanname ve bildirgeler nelerdir?

İşverenin çalışanlarına ödediği üc­rete ve kesintilerine ilişkin bilgiyi ilgili kurum ve kuruluşlara iletmesi gerekir. Bu amaçla düzenlenen be­yanname ve bildirgeler şunlardır:

• Aylık Muhtasar Beyanname (çalışanların ücretlerinden kesilen gelir vergilerine ilişkin bilgiyi içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır),
• Damga Vergisi Beyannamesi (çalışanların ücretlerinden kesilen damga vergilerine ilişkin bilgiyi içerir ve vergi dairesine verilmek üzere hazırlanır),
• Aylık Prim ve Hizmet Belgesi veya e-Bildirge (SGK’ya çalışma gün sayısı, prim kesintileri vb. bil­gileri iletmek üzere hazırlanır),
• Aylık Sigorta Primleri Bildirgesi (SGK’ya İşsizlik Sigortası Primleri-işçi ve işveren kesintileri-hak­kında bilgi iletmek üzere hazırlanır).

İşe alma süreci aşamalarından belgelendirme aşamasında adaylara ilişkin elde edilmesi gereken belgeler nelerdir?

Bu aşamada adaylara ilişkin şu belgelerin elde edilmesi gerekir: (1) Telefonla ya da yazılı olarak istenen referanslar, (2) Yapılan tıbbi testler (akciğer fonksiyon, odyometri, göz, Hepatit B, uyuşturucu, tarama testlerinin sonucu vb.) ve is­tenen sağlık kayıtları (sağlık kurulu raporu vb.), (3) Diploma ve transkript, (4) Daha önceki istihdam durumu, (5) Sahip olunan lisanslar, (6) Askerlik durumu ve (7) Sabıka kaydı.

İnsan kaynakları yöneticileri ve uzmanları işletmeye stratejik olarak katkıda bulunacaklarsa, öncelikle hangi bilgiye sahip olmalıdırlar? Açıklayınız.

İnsan kaynakları yöneticileri ve uzmanları işletmeye stratejik olarak katkıda bulunacaklarsa, öncelikle organizasyon ve stratejilerine ilişkin bilgiye sahip olmalıdırlar.

İşletme yönetimiyle ilgili bu bilgi ve beceri­ler en temel olanlarıdır. Çünkü işletme yönetimi karmaşıktır ve sürekli değişir. İnsan kaynakları uzmanları gerek insan kaynakları hizmetleri açısından, gerek bir bütün olarak örgütün yönü, karşı karşıya oldukları zorluklar ve sahip olduğu olanaklar açısından stratejik olarak düşünmek zorundadır.

İnsan kaynakları bölümlerinde kullanılan işe alma sürecini tanımlayınız

İşe alma, boş bir pozisyonu en uygun adayı se­çerek doldurma sürecidir.

Kurum içi ve dışında açık pozisyon bildirimleri nasıl gerçekleştirilmektedir, açıklayınız.

Kurum içinde açık pozisyon bildirimleri ilan panolarında, iç yayınlarında ya da intranette (şirketin iç ağı) yer alır. Kurum dışı için de genellikle kendi kurumsal web sitelerini kullanırlar. Bazı işletmeler açık pozisyon bildirimlerini yaparak bu pozisyonlara başvuruları kendileri kabul ederler. Bazıları başvuruları anlaş­malı oldukları kariyer sitelerine ya da istihdama ara­cılık eden danışmanlık firmalarına yönlendirirler.

Ticarette bilginin kullanılmasındaki amcalar nelerdir?

Ticaret yaşamında isabetli kararlar verebil­mek için bilgi sahibi olmak gerekir. Bilginin kulla­nılmasındaki diğer amaçlar arasında bilgilendirme, değerlendirme, ikna etme, problemleri tanıma ve çözme, planlama, örgütleme ve kontrol etme sa­yılabilir.

İş için doğru adayları çekmeyi sağlama potansiyeli bulunan ilanların bazı ortak özellikleri bulunur. Bu özellikler nelerdir?

Bu özellikler:

1. İlgi çekici başlık
2. Kısa bir giriş
3. Görev ve sorumluluklar
4. Gerekleri tanımlama
5. Teşvik edici unsurlar
6. İşin konumu
7. Şirket bilgisi
8. Başvuruyu yönlendirme
9. Adayları başvuruya teşvik etme

İş sözleşmesi kavramını tanımlayınız.

İş sözleşmesi bir tarafın (işçi) bağımlı olarak iş görmeyi, diğer tarafın (işveren) da ücret ödemeyi kabul ettiğini onaylamasından oluşan sözleşmedir.

Tam süreli ve kısmı süreli iş sözleşmesini açıklayınız.

Haftalık 45 saat çalışma süresine uygun yapılan işlere tam süreli, daha kısa olanlara kısmi süreli iş sözleşmesi denir.