Belge Yönetimi ve Ofis Uygulamaları Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

İnsan kaynakları yönetimi, bir kurum için çalışan insanları doğrudan etkileyen ya da onlardan etkilenen yönetim kararlarının ve uygulamalarının tümünü içerir. Bunlara yeni personelin bulunması, iş analizlerinin yapılması, ücret, maaş ve ek olanakların idare edilmesi, personelin eğitilmesi, personel kayıtlarının tutulması, yasaların izlenmesi, iş sağlığına ve güvenliğine ilişkin uygulamaların yapılması, endüstriyel ilişkilerin sürdürülmesi gibi örnekler verilebilir. İnsan kaynakları bölümlerinde çalışanlar bu alanda gerekli teknik ve operasyonel bilgiye sahip olmalıdırlar.

Ticari Bilgiler

Ticaret; mal, hizmet ve para ile ifade edilebilen bütün değerlerin kâr amacıyla alımına-satımına yönelik işlerin tamamı olarak tanımlanabilir. Ticaretin en önemli araçlarından biri “bilgi”dir. Bilgi “bir deneyim sırasında bireyin ihtiyaç duyduğu uzmanlık ve yetenekler, teorik veya pratik açılardan kavradıkları” şeklinde tanımlanabilir. Bilgi bazı özelliklere sahip olmalıdır. Bir başka ifadeyle, bilgi; ilgili ve istenen nitelikte, güncel ve gereken zamanda elde edilebilir, eksiksiz ve tam, anlaşılır, güvenilir ve ekonomik olmalıdır.

Ticari bilgiler ise ticarette kullanılabilecek her türlü bilgiyi kapsar. Çeşitli kaynaklardan elde edilen ticari bilgiler analiz edilir, değerlendirilir ve doğrulukları onaylanır. Bu şekilde güvenilir hale gelen bilgiler ve değerlendirmeler ışığında pazar, rakipler, ürünler, müşteriler, insan kaynakları vb. için etkili kararlar alınabilir.

Ticari bilgilerin üretilmesi ve kullanılması iş dünyasında başarıyı sağlayacak önemli bir faktördür. İlave olarak, ticari bilgilerin raporlanması, gerekli kişi ve kurumlara iletilmesi ve saklanması da ayrı bir özen gerektirir.

İnsan Kaynakları Bölümlerinde Çalışanların İhtiyaç Duyabilecekleri Ticari Bilgiler

İnsan kaynakları yöneticileri ve uzmanları işletmeye stratejik olarak katkıda bulunacaklarsa, öncelikle organizasyon ve stratejilerine ilişkin bilgiye sahip olmalıdırlar. Stratejik bakışın yanı sıra, yöneticiler insanlara destek sağlayabilmek ve insan sermayesinin yönetiminde başarılı olabilmek için kendilerini görevlendiren işletmenin faaliyette bulunduğu sektörü iyi tanımalı ve temel çalışma ilkelerini bilmelidirler. Aynı zamanda pazarlama, üretim, bilgi sistemleri ve müşteri ilişkileri konularında da bilgi sahibi olmalarını gerektirir.

İşe bağlı olarak insan kaynakları çalışanları için istihdam kanunları, vergi kanunları, sosyal hizmetler ve yardımlar, bütçeleme, istatistik ya da bilgi sistemleri hakkında önemli bilgiye ihtiyaç duyabilirler. İnsan kaynakları yönetimiyle ilgili beceriler de işe alma, eğitim, ücretlendirme, performans değerleme, disiplin, işten çıkarma vb. konulardaki temel mesleki bilgi ve beceriler olacaktır.

İnsan Kaynakları Bölümlerinde Kullanılan Bilgi ve Belgeler

Belge, bir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da bir olayın varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disk, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır.

Bir şirketin insan kaynakları sisteminin odağında belge ve belgeleme süreçleri yer alır. Çünkü insan kaynakları yönetimi işlevlerinin tümü yerine getirilirken sürdürülebilir, düzenli, hesap verebilir ve kanıtlanabilir bir hizmetin gereği olarak belgeler ve belgeleme süreçleri büyük önem taşır.

İşletmenin ihtiyaçları doğrultusunda belirlenen ve hazırlanan bilgi ve belgelerden başlıcaları şöyle sıralanabilir:

• İşe Alma,
• İş Sözleşmeleri,
• Yeni Personel İşlemleri,
• Kayıtlar,
• Performans Değerleme,
• Ücret ve Ek Olanaklar,
• İş Sağlığı ve Güvenliği,
• Emeklilik, İşten Ayrılma ve İşten Çıkartma,
• Diğer Bilgi ve Belgeler.

İşe Alma

İşe alma, boş bir pozisyonu en uygun adayı seçerek doldurma sürecidir. Bu sürecin aşamalarını şöyle sıralanabilir:

• Pozisyon talebinin oluşması,
• Açık pozisyonun bildirilmesi,
• İş tanımının yapılması: Tipik bir iş tanımında;
  • İşin kimliği,
  • İşin özeti ve
  • Yapılan iş (işin temel görev ve sorumlulukları) olmak üzere üç temel bölüm bulunmaktadır.
• İş ilanının verilmesi: İş için doğru adayları çekmeyi sağlama potansiyeli bulunan ilanların bazı ortak özellikleri bulunur:
  • İş ilanları ilgi çekici bir başlığa sahip olmalı,
  • Kısa bir giriş ile başlamalı,
  • Görev ve sorumlulukları içermeli,
  • Gerekleri tanımlanmalı,
  • Teşvik edici unsurlara vurgu yapılmalı,
  • İşin konumunu içermeli,
  • Şirket bilgisi yer almalı,
  • Başvuruyu yönlendirmeye olanak sağlamalı,
  • Adayları başvurmaya teşvik etmelidir.
• Başvuruların kabulü,
• Adayların kabulü: İşe alma sürecinde iki yaklaşım izlenebilir:
  • Birinci yaklaşımda işe başvuran adayların tümü bütün eleme süreçlerinden geçirilir.
  • İkinci yaklaşımda başvuran adaylar işe alma sürecinin her aşamasında elenirler. Çoğu işe alma sürecinde bu yaklaşım izlenmektedir.
• İş sözleşmesi özgürlüğü: Sözleşme özgürlüğü, bireylerin diledikleri sözleşmeyi geçerli olarak yapabilmek hususunda sahip oldukları özgürlük şeklinde tanımlanabilir.
• Ön istihdam listesi,
• Görüşme,
• Belgelendirme:
• Bu aşamada adaylara ilişkin şu belgelerin elde edilmesi gerekir:
  • Telefonla ya da yazılı olarak istenen referanslar,
  • Yapılan tıbbi testler (akciğer fonksiyon, odyometri, göz, Hepatit B, uyuşturucu, tarama testlerinin sonucu vb.) ve istenen sağlık kayıtları (sağlık kurulu raporu vb.),
  • Diploma ve transkript,
  • Daha önceki istihdam durumu,
  • Sahip olunan lisanslar,
  • Askerlik durumu ve
  • Sabıka kaydı.
• Karar bildirme.

İş Sözleşmeleri

İş sözleşmesi bir tarafın (işçi) bağımlı olarak iş görmeyi, diğer tarafın (işveren) da ücret ödemeyi kabul ettiğini onaylamasından oluşan sözleşmedir. İş sözleşmeleri şöyle sıralanabilir:

• Sürekli ve süreksiz iş sözleşmesi,
• Belirli süreli ve belirsiz süreli iş sözleşmesi,
• Tam süreli ve kısmi süreli iş sözleşmesi,
• Çağrı üzerine çalışmaya dayalı iş sözleşmesi,
• Deneme süreli ve deneme süresiz iş sözleşmesi,
• Takım sözleşmesi,
• Bağımsız yüklenici sözleşmesi,
• Satış temsilcileriyle yapılan sözleşme.

İş Kanunu’nda aksi belirtilmedikçe özel bir şekle tabi değildir. Ancak süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı olması zorunludur. Yazılı sözleşme yapılmayan durumlarda, işveren işçiye; en geç iki ay içinde, genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ve haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa ücret eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini (bir yıldan daha az süreli yapılan işlerde) ve fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermek zorundadır.

Yeni Personel İşlemleri

Yeni personele ilişkin işlemler şunlardır:

• Yeniden işe alma: Toplu işçi çıkarılması durumunda, askerlik ya da yasal bir görev nedeniyle işten ayrılan işçilerin yeniden işe alınması zorunludur.
• Yeni personeli işe başlatma: Bu aşamada öncelikle yeni personelin verdiği bilgilerin doğrulanması, yeni personelin taşınma giderinin onaylanması ve ilgili birimlere yeni personel duyurusunun yapılması gerekir. Daha sonra yeni personelin işe alıştırılması (oryantasyon) için bir program ve kontrol listesi hazırlanır.
• İşe giriş bildirgesi: Bu bildirge yasa gereği personelin işe başlamasını izleyen bir ay içinde SGK’ya elektronik ortamda verilir ve böylece işçinin işe başladığı yetkililere bildirilmiş olur.
• Personel el kitabı: Personelin şirket politikalarını, çalışanlardan beklentilerini, çalışma biçimlerini ve kültürünü açık ve net biçimde algılayabilmesini sağlamak amacıyla hazırlanır.

Kayıtlar

İnsan kaynakları bölümlerinde istihdama ilişkin kayıtların tutulması ve her personele ait bir özlük dosyasının hazırlanması gerekir.

İstihdam kayıtları, işletme tarafından istihdam edilen tüm personele ilişkin kayıtları içerir.

Her personele ilişkin güncel bir personel özlük dosyası hazırlanır. Bu dosya manuel ya da sanal ortamda olabilir. Ancak yasal belge niteliği kazanması için dosyada belgelerin asıllarının bulunması gerekir.

Personel özlük işleri, “bir kuruluşta çalışanların atanmaları, yükseltilmeleri ve emeklilikleri gibi kişisel işlemlerin bütünü, zat işleri” şeklinde tanımlanabilir.

Performans Değerleme

İstihdam edilen herkesin işletmenin amaçları doğrultusunda faaliyet göstermesi ve işletmenin başarısına katkıda bulunması istenir. Bu nedenle çalışanların performansları sürekli izlenir, değerlendirilir ve gerekli önlemler alınır. Performans değerlemede önemli noktalar şöyle sıralanabilir:

• Ön hazırlık yapılması,
• İzleme,
• Değerlendirme,
• Sicil raporlarının hazırlanması,
• Sınav değerleme sonuçlarının belirlenmesi,
• Müşteri raporlarının ve müşteri memnuniyetinin performans değerlemeye yansıtılması,
• Hedeflere ulaşma düzeyinin belirlenmesi,
• Performansı iyileştirme çalışmalarının yapılması,
• Disiplin,
• Performansın ödüllendirilmesi.

Ücret ve Ek Olanaklar

İşverenlerin personeline sağladığı para, mallar ve/veya hizmetler hep birlikte ücretlendirme sistemini oluşturur. Bu işlev yerine getirilirken çeşitli beyanname ve bildirgelerden, ücrete ilişkin raporlardan ve bordrodan yararlanılır. İşveren personele taban ücret dışında bazı ek olanaklar da sağlar. Performans bonusları, ortak etme planı, kulüp üyeliği, öğretim olanağı, şirket arabası, düşük faizli borç, lojman, telefon, tatil ödeneği, finansal danışmanlık planı, ticaret eşyası indirimi, çocuk bakım planı vb. örnekleri olan bu ek olanaklar ücrete ilave edilir.

İş Sağlığı ve Güvenliği

İş yerlerinde iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gereği, iş sağlığı ve güvenliği önlemlerinin belirlenmesi ve uygulanması, uygulamanın izlenmesi; iş kazası ve meslek hastalıklarının önlenmesi; ilk yardım, acil tedavi, koruyucu sağlık ve güvenlik hizmetlerinin yürütülmesi ve bunlarla ilgili tüm kayıt ve bildirimlerin yapılması gerekir. Bunların yapılması işverenler için önemli bir yasal yükümlülüktür ve insan kaynakları bölümü tarafından yerine getirilir. Bu amaçla işletmede bir veya birden fazla iş yeri hekimi ve gerektiğinde hemşire vb. sağlık personeli istihdam edilir. Ayrıca sanayiden sayılan işlerin yapıldığı iş yerlerinde tehlike sınıfına uygun bir veya birden fazla iş güvenliği uzmanı görevlendirilir. İşveren bu tür hizmetleri işletme dışından ÇSGB tarafından yetkilendirilmiş bireyler ve birimler aracılığıyla da verebilir.

Emeklilik, İşten Ayrılma ve İşten Çıkartma

İşçi ve işveren tarafı bazı nedenlerden dolayı iş sözleşmesini feshetmek durumunda kalabilirler. Bu nedenlere örnek olarak yaşın ilerlemesi, iş kazası ya da meslek hastalığı nedeniyle iş göremez duruma gelme, ölüm, askerlik, sağlığın bozulması, mevsim bitimi, kampanya ya da proje bitimi, statü değişikliği, performans düşüklüğü, devamsızlık, disiplinsizlik, küçülme, birleşme ya da satın alma, işletmenin tamamını ya da bir bölümünü kapatma vb. sayılabilir.

Emeklilik: Emeklilik, bir sosyal güvenlik kavramıdır ve çalışma hayatının sonlanmasını ve/veya emeklilik aylığının bağlanmasını ifade eder. Emeklilik durumu;

• İsteğe bağlı emeklilik,
• Re’sen emeklilik,
• Yaş haddinden emeklilik ve
• Malulen emeklilik olmak üzere dört ana grupta toplanabilir.

İşten ayrılma: İşten ayrılma ise ölüm, askerlik, sağlık, işverenin ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırı davranışı, kadın çalışanın evliliği, nakil, kişisel nedenler vb. ile personelin işinden vazgeçmesi istifa etmesi durumudur.

İşten çıkarma: İşletmeler farklı nedenlerle çalışanlarını işten çıkartmak durumunda kalabilirler. Bu durumda hazırlanan belgeler şunlardır:

• İşe son verme kontrol listesi;
• Çeşitli nedenlerden dolayı işten çıkarma durumlarında yazılacak mektuplar ya da notlar;
• İşten Ayrılma Bildirgesi ve
• Kurumla ilişiğinin kesildiğini gösteren yazı/form.

İşe iade: Mevzuatımızda iş güvencesi hükümleri düzenlemiştir. 4857 sayılı İş Kanunu’nunda “30 veya daha fazla işçi çalıştıran iş yerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, iş yerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır.” hükmüne yer verilmektedir.

İhbar tazminatı: Belirsiz süreli iş sözleşmelerinin feshinden önce, sözleşmeyi fesheden tarafın (işçi ya da işveren) durumu diğer tarafa bildirmesi gerekir. İş sözleşmeleri;

• İşi altı aydan az sürmüş olan işçi için bildirimin diğer tarafa yapılmasından başlayarak iki hafta sonra,
• İşi altı aydan bir buçuk yıla kadar sürmüş olan işçi için bildirimin diğer tarafa yapılmasından başlayarak dört hafta sonra,
• İşi bir buçuk yıldan üç yıla kadar sürmüş olan işçi için bildirimin diğer tarafa yapılmasından başlayarak altı hafta sonra ve
• İşi üç yıldan fazla sürmüş işçi için bildirim yapılmasından başlayarak sekiz hafta sonra feshedilmiş sayılır.

Kötü niyet tazminatı: İşverenler tarafından iş sözleşmesi bazen kötü niyetli bir şekilde feshedilmektedir. İş Kanunu’nun gerekçesinde kötü niyetli feshe, işçinin işvereni hakkında şikayette bulunması, işvereni aleyhine dava açması ya da işvereni aleyhine şahitlik yapması örnekleri verilmiştir.

Kıdem tazminatı: İş sözleşmesinin sona ermesinin hukuksal sonuçlarından en önemlisidir. Kendi isteğiyle işten ayrılan işçi kıdem tazminatına hak kazanamaz. Kıdem tazminatı alma hakkı olması için işçinin bu iş yerindeki iş süresinin en az bir yıl devam etmiş olması ve iş sözleşmesinin yasada belirlenmiş nedenlerle sona ermesi zorunludur.

Kıdem, “bir görevde rütbece eskilik” ve “bir görevde geçirilen süre” şeklinde tanımlanabilir. Tazminat “bir zarar karşılığı ödenen para”dır. Kıdem tazminatı ise “işinde belli bir süre çalıştıktan sonra ayrılan işçiye çalışmış olduğu süreye bağlı olarak işverence ödenen para” olarak tanımlanabilir.

İşsizlik sigortası: İşsizlik sigortası, bir iş yerinde çalışırken, çalışma istek, yetenek, sağlık ve yeterli koşulların olmasına rağmen, kendi istek ve kusurları dışındaki nedenlerle işlerini kaybedenlere, uğradıkları gelir kayıplarını kısmen de olsa karşılayarak kendilerinin ve aile fertlerinin zor duruma düşmelerini önleyen bir sigorta koludur.

Yeniden yerleştirme danışmanlığı: İşten çıkarma durumunda işverenler yasalar çerçevesinde üzerlerine düşen yükümlülükleri yerine getirmek zorundadırlar. İşverenler işten çıkarılanlara ya da ayrılanlara iş bulmaları konusunda destek olabilirler. Literatürde yeniden yerleştirme danışmanlığı olarak adlandırılan bu uygulamada bireylere yeni bir iş bulmayı ve bağlantılar oluşturmayı içeren aktif destekler verilir. Ayrıca iş gücü pazarındaki taleplerin araştırılması, bireylerin sahip oldukları yeteneklerin bu pazara tanıtılması, danışmanlık yapılarak özgeçmişin geliştirilmesi, niteliklerin yeniden gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi de bu uygulama içinde yer almaktadır.

Diğer Bilgi ve Belgeler

İnsan kaynakları bölümleri idari işleri en verimli şekilde yönetmek, taşeronla ilişkileri yönetmek, sendika, resmi kurumlar, birlikler, dernekler ve yerel yönetimler ile ilişkileri yürütmek gibi sorumlulukları da yerine getirirler.

Bilgi ve Belge Düzenlemeleri

Yazışmalar

Yazışmalar ilgililere gerekli bilgilerin sunulmasını sağlayan temel bir faaliyet alanını oluşturur. Yazışmaların amacı örgüt içindeki ya da dışındaki önemli olaylar konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektir. Yazışmaların aşağıdaki şekilde sınıflandırılması mümkündür:

• İş mektupları: Özel kişilere, kuruluşlara ya da kuruluşların kendi aralarında işle ilgili olarak yazılan mektuplardır.
• Resmi yazışmalar: Resmi dairelerin ve tüzel kişilik taşıyan kuruluşların birbirlerine yazdıkları ve ayrıca bunların vatandaşların başvurularına verdikleri yazılı cevapların tümünü içerir.
• Raporlar: İnsan kaynakları faaliyetleriyle ilgili gelişmeleri değerlemek, faaliyetleri yönetmek ve gerekli kararları alabilmek amacıyla ilgili bilgileri özet olarak belirli bir biçimde sunan yararlı araçlardır.
• Resmi olmayan yazılar: Duyurular, ilanlar, memorandumlar, kısa notlar, davetiyeler ve tebrikler resmi olmayan yazılar arasında yer alır.

Formlar

Formlar pek çok amaçla verinin toplanmasını, kaydedilmesini, gruplandırılmasını, yararlanılmasını, iletilmesini ya da yayınlanmasını sağlayan önemli araçlardır. Formlar kayıt işini basitleştirir ve standardize eder.

Dosyalama ve Arşivleme

Küçük ya da büyük olması hiç farketmeksizin her kuruluşta yerine getirilmesi gereken bir büro hizmeti olan dosyalama, genel anlamıyla belgelerin sistematik bir şekilde bir araya getirilmesi, kayıt altına alınması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve saklanması demektir. Etkili bir dosyalama sistemi, yöneticilerin ihtiyaç duydukları tüm bilgileri istedikleri yer ve zamanda tam ve doğru bir biçimde, gereği gibi korumuş olarak sunar; dosyalama için gerekli personel, donanım ve yer miktarının en ekonomik düzeye indirilmesini sağlar.

Dosyalama ve arşivleme ya da kayıt yönetimi tüm işletme kayıtlarının ve belgelerinin önceden belirlenmiş bir sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm işlemleri kapsamaktadır.