Örgütlerde İnsan Kaynakları Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

İşe Alma Kavramı

İşe alma kavramı, işletmelerin eleman bulma ve seçme amacıyla gerçekleştirdikleri faaliyetleri ifade eder. Aynı zamanda, işletmelerin örgüt dışındaki bireylerle ticari işlemler dışında en yoğun iletişimde bulundukları bir süreçtir. Genel anlamda, birey ve örgütün bir istihdam ilişkisi içinde bir araya gelmelerini içeren karşılıklı bir süreç olarak görülmelidir. Yapılan çalışmalar, birey ve işletmelerdeki boş pozisyonların dört farklı şekilde bir araya geldiklerini ortaya koymuştur: Tek bir pozisyon tek bir adayla karşılandığında tek kişiyi işe alma , tek bir pozisyon çok sayıda adayla karşılandığında pozisyon yönetimi , çok sayıda pozisyon tek adayla karşılandığında kariyer yönetimi , çok sayıda pozisyon çok sayıda adayla karşılandığında örgütsel işe alma kavramlarıyla ifade edilir.

İşe alma aşamasında önemli olan doğru işe doğru elemanı almaktır. Bu sürecin çabuk işlemesi önemlidir. Yavaş olduğu takdirde, maliyetler artabilir. Doğru kişi seçilmediği takdirde, verimlilik düşüşü, çatışma, iş gücü kaybı, iş kazalarında artış gibi olumsuz durumlar ortaya çıkabilir. Bunun yanı sıra, yanlış eleman seçimi, işletmeye ilave bir eğitim yükü getirir, verimi düşürür, iş kazalarını artırır, diğer çalışanlar üzerindeki yükü artırır ve eleman devir oranını yükseltir.

İşe Alma İşlevini Etkileyen Faktörler

İşe alma işlevi aşağıdaki faktörlerden etkilenir:

• Personel Politikaları
• İşgücü Planları
• Yaşanan Deneyimler
• İşin Özellikleri
• Çevre Koşulları

İşe Almada Eleman Bulma Yöntemleri

Doğru insanların doğru işlerde çalışmalarını sağlamak ve böylece işletmenin hedeflerine ulaşmasına katkı sağlamak insan kaynakları yönetiminin temel hedefidir. Örgütler işe alım sürecinde işletme içi yada işletme dışı kaynaklara başvurabilirler.

1. İşletme İçi Kaynaklar: Boşalan ya da yeni ortaya çıkan bir işin, işletmede çalışan personel arasından yatay veya dikey atama yoluyla doldurulmasıdır. Terfiler, yan ilerlemeler, şubeler arası yapılan transferler, örgüt içi duyurular ve tekrar işe alımlar bu grupta yer alır. Yükselme (terfi) ya da iç transferler yoluyla gerçekleştirilebilir. Günümüzde, işe alım maliyetlerini azaltmak için işletmeler örgüt içinden işe alma yöntemini tercih etmektedirler. Bu yolla çalışanların şirkete bağlılığı artar, adaptasyon süresi kısalır ve verimlilik artar. Fakat elemanın eski işini bırakması orada yeni eleman ihtiyacını doğurur.
2. İşletme Dışı Kaynaklar: İşletmenin yeni kurulması ya da büyümesi, değişim ve gelişimler sonucu uzman personele ihtiyaç duyulması, psikolojik sebeplerle yeni personelin yüksek performansının diğer personeli olumlu etkilemesi, iş gücü arzının bol ve ucuz olması, tabandan gelen elemanlara yükselmeleri sırasında yüksek düzeyde eğitim ve bilgi verme sürecinden kaçınmak, çatışmaları engellemek gibi sebeplerle işe alma sürecinde dış kaynaklara başvurulabilir. İş ve işçi bulma kurumları, ilanlar, kuruma bizzat yapılan başvurular, işçi sendikaları, meslek birlikleri, eğitim kurumları, tavsiyeler, özel insan kaynakları danışmanlık büroları ve internet gibi araçlar yoluyla dış kaynaklara başvurulabilir.
3. E-İşe Alma: Yapılan çalışmalar, günümüzde şirketlerin en çok inandıkları işe alma yönteminin internet olduğunu göstermektedir. İnsan kaynakları süreçlerinde internet kullanımı bilgi paylaşımı ve iletişimin geliştirilmesini sağlamaktadır. Özellikle personel seçiminde gözlenen internet kullanımı, eleman aday havuzu oluşturulması, ön elemelerin yapılması ve seçim sonuçlarının iletilmesi amacıyla kullanılmaktadır. İnsan kaynağına ulaşma ve işe yerleştirme işlevlerini gerçekleştirmede kamu kurumlarının yetersiz kalmaları özel sektör işletmelerde internet kullanımına yönelim sağlamaktadır. Bu şekilde bilgiler depolanarak kısa zamanda ve doğru şekilde insan kaynağına ulaşılmaktadır. Kurumsal web siteleri, insan kaynakları web siteleri ve yazılı medyanın internet üzerinde yer alması, haber grupları, çevrim içi iş görüşmeleri, staj ve iş listelerinden oluşan diğer uygulamalar e-işe alma yönteminde kullanılan araçlardır.

İşe Alma Aşamaları

Personel adaylarını bulmak için girişilen eylemler aday toplama olarak adlandırılır ve işe alma sürecinin en aktif kısmını oluşturur. Personel seçim süreci, işe alınacak personelin yapacağı işin gereklerinin saptanmasından, adaylar arasından uygun olanların seçimine kadar geçen uygulamaları kapsar. Personel seçimine başlamadan önce yapılması gereken hazırlıklar vardır. Bunlar, seçim yapacak personelin eğitimi, diğeri de gereksinim duyulan personelin ilgili bölüm yetkilileri tarafından insan kaynakları bölümüne iletilmesidir. İşe alma süreci, ön çalışmalar, insan kaynağı bulma ve seçme, işe yerleştirme gibi faaliyetlerin toplamıdır. Ön çalışmalar, örgüte alınacak yeni elemanların nitelik ve niceliğinin belirlenmesi ile ilgili etkinliklerdir. Seçilen elemanın işe alıştırılması faaliyeti ile işe alma süreci tamamlanır. Bu süreçler aşağıda sıralanmaktadır:

1. Başvuruların Kabulü: İş başvuruları, bizzat, posta ya da internet uygulamaları yoluyla yapılabilir. Başvuru formunun aday tarafından doldurulması gerekir. Başvuru formları, adayla ilgili kişisel bilgiler, eğitim düzeyi ve yeterlilikleri, iş tecrübeleri, adayın nerede istihdam edilmek istediği, personel kayıtlarının tutulması, görüşmeciye adayın temel görüntüsünü sunması ve işe alma sürecinin etkinliği açısından kolaylıklar sağlar.
2. Psikoteknik Testler: Hatalı eleman seçimi riskini minimuma indirmek amacı ile kullanımı yaygınlaşmaktadır. Diğer aşamaların yerini tutmasa da, verilecek kararlara destek sağlar.
3. Adaylarla Görüşme: Daha önceki safhalarda başarılı olmuş adayın işe uygun olup olmadığının belirlenmesi ve adaya işletme ve iş hakkında bilgi verilmesi sürecidir. İlk görüşmede konuşma, anlatım yeteneği ve görünüş değerlendirilir. Beş tip görüşme türü vardır. Bunlar, planlı ve standart görüşme, plansız ve serbest görüşme, planlı ve serbest görüşme, baskıcı görüşme ve komisyon görüşmesidir.
4. Referans Araştırması: İşe alma ve yerleştirmede üç tip referans önem taşır. Bunlar kişilik, deneyim ve okul referanslarıdır. Çalışma tecrübesi konusundaki referanslara oldukça önem verilir.
5. Sağlık Kontrolü: Devlet hastanelerinden ya da özel hastanelerden alınmış sağlık raporları adaylardan talep edilir ve böylece adayların görme, işitme, sinirsel ve ruhsal nitelikleri araştırılarak sağlık engelinin olup olmadığı belirlenir.
6. Ön Seçim (Teknik): En başarılı adaylar arasından ön seçim yapılır ancak bu son kararı temsil etmez. Bu aşamada adayı yönetecek amirin görüşü alınır.
7. İşe Alma Kararı (Yönetim): İşe kimin alınacağına kesin olarak karar verilir ve aday teklif sunulur.
8. İşe Yerleştirme: İlk defa çalışan personele deneme süresi verilir. İşe alıştırma eğitimi sonrasında tüm aşamalar tamamlanmış olur.

İşe Alıştırma Kavramı

“Orientation” kelimesinden gelen işe alıştırma kelimesi yönelme, çevre şartlarına uydurma veya uyma, yeni bir çevreye alıştırma programı anlamına gelir. İşe alıştırma programının konusu işe yeni başlayan çalışanların örgüt kültürüne ve işe kısa sürede uyumunun sağlanmasıdır. İşe alıştırma, işe yeni alınan çalışana işletmeyi, iş arkadaşlarını, yöneticilerini ve işini tanıtarak yapacağı işe ve çalışacağı işletmeye uyumunu sağlamak ve onu işletmeye kazandırmak amacıyla yapılan faaliyetler bütünüdür. Bunun yanı sıra yeniden işe alıştırma etkinlikleri de uygulanır. Bu yolla halen işletmede çalışan personelin değişen koşullara uyum sağlaması hedeflenir. İşe alıştırma süreci belirli amaçlar doğrultusunda yürütülür. Yeni çalışanların sosyal kaynaşmasını sağlamak, kendilerine güven kazanmalarını sağlamak ve gerginlikleri azaltmak, başlangıç maliyetlerini ve işgücü devir oranını azaltmak, olumlu tavır sergilemelerine ve iş doyumuna ulaşmalarına yardım etmek, sorumlulukları öğreterek bunlardan kaynaklı zaman kaybı problemlerini engellemek amacıyla işe alıştırma süreci yürütülür.

İşe Alıştırma Planlaması

Bu programlar gayri resmi tanışmalardan uzun resmi programlara doğru sıralanır. Büyük işletmeler profesyonel eğiticiler tarafından yapılan işletme kültürü eğitimini içeren formal işe alıştırma programına sahiptir. Bunun yanında yüz yüze etkileşime dayalı işe alıştırma programlarına da yer verilebilir. İşe alıştırma aynı zamanda sosyalleşmenin bir parçası olduğu için, diğer çalışanların sosyal ortamda ve iş ortamında nasıl davrandıklarının gözlemlenebilmesi önemlidir. İşe alıştırma sürecinde personelin bilgilendirilmesi, şirketin tanıtılması, yöneticilerin tanıtılması, işin tanıtılması, insan kaynakları uygulamasının tanıtılması, çalışma ortamı kural ve uygulamalarının tanıtılması aşamalarıyla yapılır.

İşe Alıştırma Süreci: İşe alıştırma süreci üç adımdan oluşur. Genel işe alıştırma eğitim bölümü veya insan kaynakları tarafından yürütülür. İş ana hatlarıyla gösterilir ve bölümler, iş yerinin genel politikaları, prosedürler, ücretlendirme, güvenlik gibi konularda bilgi verilir.

Bölüm işe alıştırma, bölüm müdürü veya yardımcısı tarafından yürütülür. Personele kuruluşun işlevi, kuruluşa uyumu, iş sorumlulukları, beklentiler ve görevler, politikalar, prosedürler, kurallar ve düzenlemeler, iş yeri planı gibi konularda bilgi verilir.

Spesifik işe alıştırma deneyimli bir çalışan tarafından yürütülür.

Bunun dışında, hazırlık dönemi, sunuş, deneme süreci ve kontrolden oluşan dört aşamalı bir model de işe alıştırma sürecinde kullanılabilir. Hazırlık döneminde işe alıştırma amaçları tanımlanır ve gerekli araç gereçler ve mekan hazırlanır ve çalışanlar bilgilendirilir. Sunuş aşamasında işe alıştırma eğitimi verilir ve sonrasında çalışanların yeterli derecede bilgilenip bilgilenmediğini anlamak için deneme sürecine geçilir. Çalışanlardan verilen göreve ilişkin bilgi ve açıklama istenir, hata yapmaları durumunda olumlu bir şekilde hatalar düzeltilir, çalışanın işi gerçekleştirmesi izlenir ve işi tek başına yapabilecek hale gelmesi beklenir. Kontrol aşamasında çalışanın gerektiğinde sorularını kimin yanıtlayacağı belirlenir ve belirli aralıklarla yaptığı işler kontrol edilir. İyi planlanmış bir işe alıştırma programı işten ayrılma sıklığını azaltıp, yeni personele yapılan yatırımların başarıya ulaşmasını sağlar. İşe alıştırma süreci sonrasında katılımcıların değerlendirmesi alınmalı (ölçek, anket, mülakat yoluyla) ve bu dönütler doğrultusunda programın içeriği ve yapısı iyileştirilmelidir.

İşe Alıştırmada Kullanılan Araçlar

1. İşletmeyi Tanıtıcı Yayınlar: Broşürler, organizasyon el kitapları ve çalışan kılavuzları işletme hakkında bilgi sağlamak amacıyla kullanılan yayınlardır. Bu tür yayınlarda işletmenin amaçları, politika ve prensipleri, kullanılan terimler, unvanlar, ortak sorumluluklar, organizasyon şemaları ve görev tanımları hakkında bilgiler bulunmaktadır. Bunun yanı sıra bazı işletmelerde yayınlanan dergiler ve yıllık faaliyet raporları da kullanılabilir.
2. Görsel-İşitsel Araçlar: Fotoğraf, film ve slayt gösterme, tepegözler, işletmenin yapısını gösteren haritalar, resimler ve bilgisayarlar görsel işitsel araçlar olarak kullanılabilir. Genellikle grupla yapılan etkinliklerde bu tür araçlar kullanılmaktadır.

İşe Alıştırma Yöntemleri

1. Konferanslar, Açık Oturumlar ve Grup Toplantıları: Konferanslarda uzmanlar konuyla ilgili bilgileri belirli bir düzen içinde sunar. Çok uzun sürmemesine dikkat edilmelidir aksi takdirde programdan istenilen verimin alınmasına engel olur. Uygulanan program sonrasında düzenlenen açık oturumlarda tartışma ve fikirlerin paylaşımı sağlanır, gruptan gelen sorular yanıtlanır. Konferans ve açık oturumlardan sonra verilen bilgilerin unutulmaması için katılımcılara kitapçık broşür gibi yazılı yayınlar verilir.
2. İşletme Gezisi: Yeni işe başlayan personel eğitim uzmanı ya da işe alıştırma sorumlusu tarafından işletmenin bütün birimleri gezdirilir. Bu şekilde çalışma düzeni, çalışma koşulları konusunda gözlem yoluyla kalıcı bilgiler verilmesi sağlanır. Gezi sonunda katılımcılardan rapor istenebilir.
3. Amir Gözetiminde Eğitim: Amir astına iş yaptırırken onun başarısını gözlemler ve hatalarını düzeltir. Bu şekilde çalışan rahatlıkla karşılaştığı güçlükler konusunda amirine danışabilir. Bu yöntemde amirin işi iyi bilmesi ve öğretme yeteneğine sahip olması gerekir.
4. Rol Oynama: Bu yöntemde, işletmede karşılaşılan durum ve sorunlar senaryolaştırılır ve çalışanlar kendilerine verilen rolleri gereği problem çözmeye çalışır. Bu yöntemde eğitimciler deneyimli olmalı ve senaryoları ustalıkla yönetebilmeli, önemli noktaları vurgulayabilmeli ve sonuçları yorumlayıp özetleyebilmelidir.

İşe Alıştırma Programının Uygulanması

İşe alıştırma programı formal bir şekilde planlı ve sistematik olarak insan kaynakları ya da yetkili amirler tarafından yürütülebilir ya da informal olarak iş arkadaşları arasında bilgi alışverişine dayalı olarak uygulanabilir. İşe alıştırma programının etkili olabilmesi için bir takım ilkelere dikkat edilmesi gerekir. Başarısız bir işe alıştırma programı maliyet kaybı, personel tatminsizliği ve güven kaybına sebep olabilir.

İnsan kaynağının etkili ve verimli kullanımı rekabette üstünlük sağlar. Bu verimliliği artırmada işe alıştırma etkili bir yöntemdir. İşe alıştırma programı uygulayan işletmeler rekabette avantaj elde eder.