Mesleki Yazışmalar Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

İş yazısı nedir?

Kişi ve kurum arasında ticari amaçla yazılan yazıya iş yazısı denir. İş yazısına “iş mektubu” denildiği de görülür.

İş yazılarının kullanım alanı nelerdir?

İş yazıları, resmî yazılarla özel yazıların dışında kalan yazılar olup genel olarak özel sektör firmaları tarafınca kullanılan bir yazışma türüdür. İş yaşamında kişiler arasındaki iletişimin ve iş ilişkilerinin devamlılığını sağlaması açısından iş yazılarına ihtiyaç duyulur.

İş yazılarının hangi amaçlarla yazılır?

İş yazısı belli amaçlar için yazılır. Bunlar; bilgi almak, fiyat öğrenmek, rezervasyon yaptırmak, sipariş vermek, ödemelerde bulunmak, anlaşma yapmak, iş teklifinde bulunmak gibi amaçlardır.

İş yazışmalarında temel amaç nedir?

İş yazışmalarında temel amaç; okuyucuya bilgi vermek, olumlu izlenim bırakmak ve kişileri yazıyla ilgili konuda harekete geçirmektir.

İş yazışmalarında yazışma kuralları nelerdir?

Yazışma kurallarını bilmek demek; kullanılan paragraf, cümle ve sözcüklerin seçimi ve uzunluğuna, dilin basit ve anlaşılır olmasına ve yazının üslubuna dikkat etmeyi bilmek demektir. Yazım ve gramer hatalarından, karışık ve anlamı belirsiz söz ve deyimlerden, karmaşık mecazlardan, zayıf cümle yapılarından, ağdalı sözlerden ve tekrarlardan, yanlış şekiller, grafikler, rakamlar ve istatistiklerden, basmakalıp benzetmelerden, anlamı tam olarak bilinmeyen sözcük kullanımından kaçınılması, iş yazısının etkinliği bakımından önemlidir. Semantik (anlamsal) açıdan anlaşılır sözcük ve cümlelerin seçilmesine de özel bir önem verilmelidir.

İş yazışmalarında mesleki-teknik bilgi ne anlama gelir?

Mesleki-teknik bilgiye sahip olmak demek ise; yazıyı içerik yönünden ve şekil şartlarına bağlı olarak oluşturabilme bilgisine sahip olmak demektir.

İş yazılarının okuyanı etkilemesi ve okuma isteği yaratması için yapılacak dikkat edilecek hususlar nelerdir?

İş yazılarının en önemli özelliği okuma isteği yaratması ve okuyanı etkilemesidir. Bu nedenle yazı içerik olarak düzenlenirken; resmî ifadeler yerine, samimi ifadeler kullanılmalı, hiçbir durumda tehditkar ifadelere yer verilmemeli, ifadeler olabildiğince müşteri yanlısı olmalı, firmayı koruma gerekçesiyle bürokratik ifadeler kullanılmamalıdır. Kullanılan dil, genel üslup kurallarına uygun, hizmete yönelik ve ilişkiyi korumayı amaç edinmelidir.

İş yazılarında okuyucu hangi konularda bilgi sahibi olur?

Okuyucular bir iş yazısında yazılı olandan daha fazla anlam çıkarırlar. Gelen iş yazılarından şirket hakkında genel bir izlenim elde ederler ve şirketin nasıl bir şirket olduğunu anlamaya çalışırlar.

İş yazışmaları kapsamında yönetici asistanlarından beklenenler nelerdir?

Tecrübesi fazla olmayan bir asistandan işe ilk girdiği dönemlerde dikte alması ve dikteleri bilgisayarda yazması beklenirken; zaman içinde bir sipariş ya da satış yazısını planlaması, taslağını oluşturması, bilgisayarda yazması, kontrolünü yapması ve ilgili kişilere iletmesi gibi daha kapsamlı görevleri gerçekleştirmesi beklenir.

İş yazışmalarında dikkat edilmesi gereken ilkeler nelerdir?

• Resmî yazılarda olduğu gibi iş yazılarında da şekil yönünden bazı bölümlerin yer alması gerekir. Bölümler yazının türüne göre uygun yerde kullanılmalıdır.
• Gelen yazılara en kısa zamanda (en fazla 5 gün içinde) yanıt verilmelidir. Yanıt herhangi bir nedenden ötürü gecikecekse bu durum karşı tarafa bildirilmelidir.
• Yazının içerik yönünden eksiksiz olması, açık ve doğu olması, içten olması, kısa ve öz olması gerekir.
• Yazılar “sıfır hata”yla yazılmalıdır. Yazım kuralları ve noktalama işaretleri doğru
kullanılmalıdır.
• Yazı yazıldıktan sonra kontrolü yapılmadan ilgili kişilere gönderilmemelidir.
• Yazı dikkatli okunmalı, içeriği iyi anlaşılmalı, bilgiler doğru bir şekilde aktarılmalıdır.

İş yazışmalarında hangi ana bölümler bulunmaktadır?

Ana bölümler şunlardır:
• Başlık
• Sayı
• Tarih
• Adres
• Hitap
• Paragraf
• Metin
• İmza
• Paraf

İş yazışmalarında 'Başlık' bölümünde hangi bilgiler yer alır?

Başlık, Yazıyı gönderen kuruluşa ait bilgileri kapsar: şirket adı, unvanı, iletişim adresi, telefon,faks numarası, e-posta ve elektronik ağ adresi, şirket logosu vb.

Antetli kağıt nedir?

Başlığı basılı kağıtlara “başlıklı (antetli) kağıt” denir.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'sayı' ne anlama gelmektedir?

Şirketin dosyalama sistemine göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır.
• Sayı başlığın iki satır aşağısına ve sol marjdan başlanarak yazılır.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'tarih' ne anlama gelmektedir?

Yazının gönderildiği günü belirten bölümdür. Tarih;
• Başlığın sol satırından iki satır aşağıya “sayı”nın hizasına ve sağ marjda yazılır.
• İstenirse tarihin önüne il önüne il yazılabilir. (Örnek: Ankara, 03/09/2016)

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'adres' alanı nasıl yazılmalıdır?

• Adres, tarihten veya varsa “konu”nun son satırından sonra, yazının uzunluğuna
göre ayarlanmak üzere 3-15 satır atlanarak yazılır.
• Adresin bütün satırları sol marjdan başlar.
• Birinci satırına şirketin adı ya da kişinin adı ve soyadı yazılır.
• Kişilerin ad ve soyadının başına “Sayın” sözcüğü eklenir.
• İkinci satıra kişinin görev yaptığı şirket ya da şirketin adresi yazılır.
• İl adı, en alta sol marjdan başlanarak yazılır.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'hitap' alanı nasıl yazılmalıdır?

• Bu bölüm adresten sonra üç satır atlanarak ve sol marjdan başlanarak yazılır.
• Hitaptan sonra virgül konulur.
• Kişiye hitaplarda “Sayın” sözcüğünden sonra kişinin soyadı yazılır.
• Kişinin unvanı varsa soyadından önce unvanı da yazılır.
• Genel hitaplarda kişi adı belirtilmeyerek “Sayın Müşterimiz”, “Sayın Abonemiz”,
“Sayın Üyemiz” gibi hitaplar yazılabilir.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'paragraf' alanının özellikleri nelerdir?

Metin içinde yer alan bir düşünce veya konuyu belirten küçük bölümdür.
• Paragrafın ilk satırına sol marjdan itibaren 1 cm boşluk bırakılarak başlanır.
• Diğer satırlar sol marjdan başlar.
• Paragraflar arasında iki satır boşluk bırakılır. Yazının uzunluğuna göre paragraf
arası bir satırla sınırlandırılabilir.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'metin' alanının özellikleri nelerdir?

Metin bölümü konuyu veya ana düşünceyi açıklayan, paragraflardan meydana gelen ana bölümdür.
• Metin, varsa “İlgi”den sonra iki satır bırakılarak yazılır.
• İlgi yoksa hitaptan sonra üç satır bırakılarak yazılır.

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'saygı ifadesi' nasıl yazılır?

Saygı bölümü metin bölümünden sonra iki satır aşağıdan yazılır.
• Saygı ifadesi “Saygılarımla” ya da “Saygılarımızla” şeklinde ifade edilir.
• Saygı ifadesinden sonra virgül konur

İş yazışmalarının ana bölümünde bulunan 'imza' alanının özellikleri nelerdir?

Yazıyı imzalayacak olan kişi veya kişileri belirten bölümdür.
• İmza ad ve soyadın üstüne atılır.
• İmza bölümü ya blok halinde ya da ortalanarak düzenlenir.
• Blok imzada imza bölümünün bütün satırları saygı ifadesinin hizasından başlanarak  azılır. (Örnek 6-A)
• Ortalanarak düzenlenen imzada ise imza bölümünün bütün satırları saygı ifadesine  öre ortalanarak yazılır. (Örnek 6-B)
• Saygı sözcüğünden sonra iki satır aralık bırakılır, firma ismi büyük harflerle yazılır.  İkinci satıra imzayı atacak olan kişinin unvanı yazılır, 2-3 satır boşluk bırakılır, yazıyı imzalayacak olan kişinin ad ve soyadı yazılır.
• Gerekirse unvanın sonuna, “v” (vekaleten) veya “a” (adına) kısaltması yazılır.  İmzalayanın yazıyı kendisi adına değil, başkası adına veya vekaleten imzaladığı anlaşılır.

İş yazılarının ikinci derece bölümleri nelerdir?

İkinci derece bölümler; yazının özelliği dolayısıyla yazılması gereken ve ana bölümler dışında kalan bölümlerdir. Söz konusu bölümler şunlardır:
• Konu
• Gizlilik ve acelelik dereceleri
• İlgilinin dikkatine
• İlgi
• Ek
• Not
• Dağıtım
• Kayıt numarası
• Sayfa numarası

İş yazılarında gizlilik ve acelelik alanı nasıl yazılmalıdır?

• Gizlilik derecesi sayfa başına ve sonuna büyük harflerle yazılır, altı çizilir veya 18 puntoluk kırmızı mürekkepli harflerle damgalanır.
• Gizlilik derecesi başlığın son satırı hizasına (sağ tarafa) ve parafın iki satır aşağısına sol marjdan başlanarak yazılır.
• Gizlilik dereceleri önem sırasına göre şöyle sıralanır: ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL,  HİZMETE ÖZEL.
• Acelelik derecesi sayfanın üst bölümüne damga vurularak veya büyük harflerle  yazılan bir uyarmadır. Genelikle “GÜNLÜDÜR”, “İVEDİ” veya “ÇOK İVEDİ” sözcükleriyle  fade edilir.
• Acelelik derecesi gizlilik derecesinin sağına, bu bölüm yoksa onun yerine yazılmalı  veya damgalanmalıdır.

İş yazıları bölümlerinde 'ilgi' nedir ve nasıl yazılır?

Yazının önceki bir yazıya ek veya karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
• İlgi, hitaptan sonra ya da varsa ilgilinin dikkatine bölümünden sonra iki satır alta yazılır.
• Sol marjdan başlanarak yazılır.
• İlgi bir satırı geçerse diğer satır veya satırlar ilk satırın hizasından başlar.
• İlgi sözcüğünün altı boş bırakılır.
• İlgi sözcüğünden sonra iki nokta üst üste (:) işareti konulur.

İş yazıları bölümlerinde 'ek' alanı nasıl yazılmalıdır?

• Ek, imza bölümünden sonra 1-4 satır boşluk bırakılarak, sol marjdan başlanarak yazılır.
• Ek birden çoksa numaralandırılarak gösterilir.
• Ek sözcüğünden sonra iki nokta üst üste (:) işareti konulur.

İş yazılarının bölümlerinde bulunan sayfa numaraları nasıl düzenlenmelidir?

• Genel kural olarak ilk sayfaya numara konmaz; diğer sayfalara konulur.
• İlk sayfa 1 olarak kabul edilir, diğer sayfalar 2’den devam eder.
• Sayfa numarası verilirken rakamlar yalın olarak yazılır. Nokta, tire, parantez vb. işaretler konulmaz.
• Başlığın son satırından sonra üç satır, başlık yoksa kağıdın üst kenarından başlanarak  7 satır boşluk bırakılarak sağ marja yazılır.
• Sayfa numarasından sonra üç satır boşluk bırakılarak yazıya devam edilir.

İş yazılarının bölümlerinde bulunan 'tasdik bloku' nedir?

Yazının kopyasının aslına uygun olduğunun tasdik edildiği (onaylandığı) bölümdür.
• Bu bölüm, parafın hizasına sol marja dayalı yazılır.
• Tasdik blokunda sırasıyla “ASLININ AYNIDIR” sözcükleri, tarih, onaylayanın unvanı, adı ve soyadı bulunur.