Mesleki Yazışmalar Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

İş yaşamında iletişim ve ilişkiler için önemli olan, resmî ve özel yazılar dışında kalıp genel olarak özel sektör firmalarınca kullanılan yazışma türünün genel adı iş yazısı veya iş mektubudur.

Kamu kurumlarındaki yazışmaların aksine belirli bir düzeni uygulamak mecburiyeti olmayan iş yazıları tek tip olmadığı gibi, günümüzün elektronik haberleşme ortamlarında şekil şartına fazla bağlı kalmadan kısa ve net bir biçimde ilgili kişilere ulaştırılır.

İş Yazılarına Kavramsal Yaklaşım

Esas amacı faaliyetlerin etkin olarak yürütülmesi olan iş yazışmalarında mesajın tam olarak ve en iyi biçimde karşı tarafa iletilmesi gereğince etkili bir iş yazısındaki bilgi kolayca anlaşılır olmalı ve bunun için öncelikle yazının türü, amacı ve nasıl yazılacağı belirlenmeli, içerikte de duygular değil, bilgiler, fikirler, durum ve olaylar yer almalıdır.

İş yazılarında yazım kurallarının ve meslekî-teknik bilginin bilinmesi gerekir. Yazışma kurallarıyla kastedilen, dilin anlaşılır ve sade olması, belirsizliklerden kaçınılması iken; meslekî-teknik bilgiden kasıt ise yazının içerik ve şekil şartları yönünden gerektiği biçimde yazılabilmesi için gerekli olan bilgidir. İş yazısında okuma isteği yaratması ve okuyanı etkilemesi amaçlandığından resmî değil samimi, müşteri yanlısı ve kuşku uyandırmayacak ifadeler tercih edilmelidir. Şekil açısından yazının türüne uygun bölümlerin yer almasına ve yazıda başlık, tarih ve yazan kişinin yer almasına özen gösterilmelidir. Çünkü, iş yazıları firmaların imajının oluşmasında etkili araçlardır. Bir iş yazısı hazırlanırken dikkat edilmesi gereken ilkeler aşağıdaki gibi maddelendirilebilir:

• Yazıda yer alması gereken bölümler yazının türüne göre uygun yerde kullanılmalıdır.
• Gelen yazılar en kısa sürede cevaplandırılmalı, şayet gecikme olacaksa karşı taraf bilgilendirilmelidir.
• Yazı içerik yönünden anlaşılır, eksiksiz, açık ve doğru, içten, kısa ve öz olmalıdır.
• Yazılar bittikten sonra kontrol edilerek ilgili kişilere gönderilmelidir.
• Dikkatli biçimde okunmalı, içerik iyice anlaşılmalı, bilgiler doğru aktarılmalıdır.

İş Yazılarının Bölümleri

İş yazılarının bölümleri genellikle ana ve ikinci derecede önemli olarak ayrılır. Her yazıda bu bölümler bulunmayabilir. Ana bölümler şunlardır

1. Başlık
2. Sayı
3. Tarih
4. Adres
5. Hitap
6. Paragraf
7. Metin
8. İmza
9. Paraf

Başlıkta kuruluşun adı, unvanı, adresi, telefon ve faks numarası, e-postası, logosu vb. bilgiler yer alabilir. İletişim bilgileri kağıdın alt kısmına da yazılabilir. Başlık kağıda basılı, yani matbu olur ve bu kağıtlara “başlıklı (antetli) kağıt” denir (S:156, Örnek 6.1).

Sayı şirketin dosyalama sistemine göre verilen kayıt ve dosya numarasıdır. Sayı başlığın iki satır altına ve sol marjdan başlanarak yazılır (S: 156, Örnek 6.2).

Tarih yazının gönderildiği günü belirtir. Başlığın son satırından iki satır aşağıya, “sayı”nın hizasına ve sağ marjda yazılır (S: 157, Örnek 6.3).

Adres yazının gönderileceği şirketin veya kişinin bulunduğu yeri belirten bölümdür. Sol marjdan başlanarak, yazının uzunluğuna göre adres, tarih veya varsa “konu”nun son satırından sonra 3-15 satır atlanarak yazılır. Kişilerin adının başına “Sayın” eklenir (S: 157, Örnek 6.4).

Hitap yazının adres bölümünden sonra gelir. Kişiye hitap ediliyorsa “Sayın” sözcüğünden sonra soyadı yazılır. Unvan varsa soyadından önce yazılır. Genel hitaplarda “Sayın Müşterimiz” vs. gibi ifadeler kullanılır (S:158, Örnek 6.5).

Paragraf yazı içindeki bir konu veya düşünceyi belirten en küçük bölümdür. Sol marjdan 1 cm. içeriden başlanır. Paragraflar arasında iki satır boşluk bırakılır.

Metin konuyu veya ana düşünceyi açıklayan paragraflardan meydana gelen bölümdür. “İlgi” varsa ondan sonra iki satır bırakılarak, yoksa hitaptan sonra üç satır bırakılarak başlanır.

Saygı ifadesi metin bölümünden sonra iki satır aşağıdan yazılır. Bu ifadeden sonra virgül konulur.

İmza yazıyı imzalayacak kişileri belirten bölümdür. İmza ismin üstüne atılır (S:159, Örnek 6-A, 6-B, 6-C).

Paraf yazıyı hazırlayan ve imzalayanı belirten bölümdür. Yazıyı hazırlayan ile imzalayacak olanın isimleri baş harfleri ile belirtilir ve aralarına (/) işareti konur.

İş yazılarındaki ikinci derecede önemli bölümler ise şunlardır:

1. Konu
2. Gizlilik ve acelelik dereceleri
3. İlgilinin dikkatine
4. İlgi
5. Ek
6. Not
7. Dağıtım
8. Kayıt numarası
9. Sayfa numarası

Konu ana fikrin çok kısa bir özetidir. Konu sayı veya tarihin iki satır altına ve sol marjdan başlanarak yazılır (S:160, Örnek 6.7).

Gizlilik derecesi ilgiliden başkasının okumaması gereken ve adı üstünde, yazının gizliliğini belirten bölümdür.
Acelelik derecesi ise yazıdaki konunun ne kadar çabuk yapılması gerektiğini bildiren bölümdür. Gizlilik derecesi sayfanın başına veya sonuna büyük harflerle yazılır, altı çizilir veya 18 puntoluk kırmızı mürekkepli harflerle damgalanır. Önem sırasına göre şöyle ifadelendirilir: ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL. Acelelik derecesinde ise GÜNLÜDÜR, İVEDİ veya ÇOK İVEDİ ifadeleri kullanılır. Varsa gizlilik derecesinin sağına, yoksa yerine yazılmalıdır.

İlgilinin dikkatine bölümü hitap yerine kullanılabilen bölümdür. Adresten sonra üç satır alta ve sol marjdan başlanarak yazılır (S:161, Örnek 6.8).

İlgi yazının önceki yazılarla ilişkisini veya ek belgelerle birlikte kullanılacağını gösterir. Hitaptan veya ilgilinin dikkatine bölümden sonra iki satır alta yazılır. (S:161, Örnek 6.9)

Ek ise yazıları tamamlayan belgeleri ve özelliklerini gösteren bölümdür. İmzadan sonra 1-4 satır boşluk bırakılarak yazılır (S:162, Örnek 6.10).

Not metinde yer verilemeyen ilave bilgiyi belirtmek için kullanılan bölümdür. Ek varsa ondan sonra iki, yoksa imzadan sonra altı satır atlanarak yazılır. Altı boş bırakılır (S: 162, Örnek 6.11).

Dağıtım yazının nerelere gönderileceğini belirtir. Yazıların kopyaları rutin olarak gönderiliyorsa dağıtım planı yapılır. Buna göre, evrak dağıtım yeri değil, dağıtım numarası kullanılır. Dağıtım bölümü “Gereği için” ve “Bilgi için” olmak üzere iki bölümden oluşur (S:163, Örnek 6.12).

Kayıt numarası karşılık verilen yazının “Gelen Evrak Defteri”nde aldığı numaradır. Parafın yanına yazılır.

Devam işareti birden çok sayfalı yazılarda yazının bitmediğini gösterir. Son satırdan sonra üç satır boşluk bırakılarak sağ marja dayanacak biçimde konur (S: 163, Örnek 6.13).

Sayfa numarası kaçıncı sayfa olduğunu belirtir. Genelde ilk sayfaya numara konmaz, ikinci sayfaya iki konarak devam edilir. Rakamlar parantez ve sair olmadan yalın olarak yazılır.

Suret çıkarılan yazılarda suretin asıl olmadığını belirtmek için Kopya ifadesi kullanılır. Bu kelime tarih ile adres arasındaki boşluğa yazılır (S:163, Örnek 6.14).

Tasdik bloğu yazının kopyasının aslına uygun olduğunun tasdik edildiği bölümdür. Bu bölüm parafın hizasına sol marja dayalı olarak yazılır. Tasdik bloğunda sırasıyla “ASLININ AYNIDIR” kelimeleri, tarih, onaylayanın unvanı, adı ve soyadı bulunur.

Uygulama Örnekleri

Buraya kadar bahsettiğimiz bölümlerin hepsinin bir iş yazısında bulunması mecburi değildir. Dolayısıyla, bazı bölümlerin bulunmadığı yazılar için “kurallara uygun değildir” denemez. Bu sebeple bu bölümdeki örnekleri bu durumu göz önünde bulundurarak dikkatle incelemek ve tekrar edip, aynısı yapmaya çalışmakta fayda vardır (S: 165, Örnek 6.16; S: 166, Örnek 6.17; S: 167, Uygulama 1; S: 168, Uygulama 2; S: 169, Uygulama 3; S:170, Uygulama 4; S:171, Uygulama 5).