Mesleki Yazışmalar Dersi 1. Ünite Özet

Yazının Amacı

İletişimde yazı önemli bir yer tutar. Yazı yazmak ve yazılanları okumak önemli bir ihtiyaçtır. Yazı bir araştırma ürünü olduğu, kapsamlı bir şekilde düşünülerek hazırlandığı, kalıcılığı olduğu, örgütün iç ve dış çevresi ile ilişki kurma aracı olduğu, belleğe yardımcı olduğu, hazırlayanın kişiliğini yansıttığı için önemlidir. Yazının herhangi bir konuda bilgi vermek, olumlu bir izlenim bırakmak, bir şey yapmaya yöneltmek gibi bir amacı, iletilmek istenen bir mesajı ve etkilemek istenilen bir alıcısı vardır. Yazının sözlüklerde ve literatürde yer alan pek çok tanımı bulunmaktadır: Yazı; düşüncenin belli işaretlerle tespit edilmesi, yazma işi; alfabe; harfleri yazma biçimi; herhangi bir konuda yazılmış bilim, düşünce ve sanat ürünü; anlam, sanat veya biçim bakımından yazılan şey, makale olarak tanımlanmaktadır. Yazı yazma eylemi, bir konuda karşılıklı yazı yazma, haberleşme ve muhabere olarak tasvir edilen eylemler ise yazışma olarak ifade edilmektedir. Nitelik ise Türk Dil Kurumu sözlüğünde; bir şeyin nasıl olduğunu belirten, onu başka şeylerden ayıran özellik, vasıf, keyfiyet; bir şeyin iyi veya kötü olma özelliği, kalite; bireyi, nesne veya yaşantının bir yönünü ötekilerden ayırt etmeye yarayan ve ölçülebilen özellik olarak tanımlanmaktadır. Özellik ise; bir şeyin benzerlerinden veya başka şeylerden ayrılmasını sağlayan nitelik, hususiyet ve spesyalite olarak literatürde ifade edilmektedir. Düşündüklerimizi, duyduklarımızı, görüp yaşadıklarımızı derli toplu ve düzenli bir biçimde anlatmak büyük önem taşır. Bu bakımdan güzel yazmaya, daha doğrusu düzgün yazmaya çok özen göstermek gerekir. Yoksa kendimizi tam olarak anlatamayız, başkalarıyla sağlıklı bir ilişki ve iletişim kuramayız. İyi bir yazılı anlatım yani kompozisyon, hem okul başarısı için hem de hayatta başarı kazanmak için çok önemlidir. Bu nedenle kendi dilimizi çok iyi öğrenmek ve düzgün anlatım becerisini elde etmek gerekir. Herhangi bir konuda bilgi eksikliği belki bir dereceye kadar hoş görülebilir ama, kişi kendi dilinde doğru ve düzgün bir yazılı anlatım becerisinden yoksun kalırsa çok ayıptır, güçlüklerle karşılaşır. İsteyen, biraz çaba gösteren herkes, duygu ve düşüncelerini doğru anlatabilir, amacını düzgün olarak yazıya dökebilir. Kuşkusuz herkes büyük yazar olamaz ama, isteyen ve çaba gösteren herkes doğru yazma becerisini kazanabilir. Öğrenci yazılarında ve kompozisyonlarda en çok görülen yanlışlıkları şöyle sıralayabiliriz: Bozuk cümle, sözcükleri yerinde kullanmamak, düzgün olmayan anlatım, sözlerin birbirine ters düşmesi, plansızlık, bilgi ve gözlem yanlışları, gereksiz sözler, sözcük tekrarları, açık olmayış...

Yazının Anlaşılırlığı

Başarılı bir yazı yazmak için, öncelikle konuyu iyi anlamak ve kavramak gerekir. Ondan sonra, o konuyla ilgili neler söyleyebileceğimizi düşünmeli, onları bir düzene koymalı, sözün kısası plan yapmalıyız. Yazının güzel ve anlaşılır olarak ifade edilmesi için üzerinde durulması gereken önemli noktalar vardır, bunlar:

• Yazılacak yazının anlaşılabilir olması adına okuyucu düşünülerek basit ve sade bir dil kullanılması gerekmektedir. Bilimsel olan yazıların anlaşılması, sade ve basit bir biçimde yazılan yazılara göre daha zordur. Kullanılan dilin açık, anlaşılır ve yanlış anlaşılmayan bir biçimde kullanılması önemlidir.
• Yazılan yazıların metinlerinin akıcı olmasına dikkat edilmelidir. Kendi kendine konuşur gibi yazılan yazıların okuyucular tarafından anlaşılırlığı düşük seviyede olmaktadır.
• Yazı yazmaya başlanmadan önce mutlaka “neyi, ne için, kime, ne kadar uzunlukta?” gibi soruların yazıyı yazan birey tarafından cevaplanması gerekmektedir. Çok fakat boş konuşanlar olduğu gibi çok yazıp herhangi bir amaç veya fayda sağlayamayanlar da mevcuttur.
• Yazılan konu iyi bir biçimde analiz edilmeli ve tanınmalıdır. Yazı içerisinde farklı noktalara sapılmamalı ve konuya sadık bir biçimde yazı devam ettirilmelidir. “Sorun” öncelikle ele alınmalı daha sonra ayrıntıya girilmelidir.
• Yazı yazılmaya başlamadan önce planlama yapılmalı, süreç aşamaları adım adım izlenerek yazılacak konunun ana hatları belirlenmelidir.
• Anlaşılabilirliğin kolaylaşması adına yazılan yazılarda yabancı sözcüklerin kullanımına dikkat edilmesi gerekmektedir. Hangi dil kullanılarak yazı yazılıyorsa o dilde kullanılan sözcüklerden yararlanılmalıdır.
• Cümlelerin ögelerinin kullanımı konusu da güzel ve anlaşılır bir yazı için dikkat edilmesi gereken etmenler arasındadır. Nesnelerin kullanılması gereken yerde yüklem tercih edilmemeli, isim cümleleri yerine eylem bildiren fiil cümleleri kullanılmalıdır. Dikkatli bir biçimde kullanılan fiiller yazının gidişatını olumlu yönde geliştirebilmektedir.
• Yazı yazarken kurulan cümlelerin metin içindeki yerlerinin belirlenmesi aşamasına ve birden çok düşünceye değinilmemesine dikkat edilmelidir.
• Paragrafların uzunluğu konusunda hassas davranılması okuyucunun düşünmesine fırsat yaratması açısından önemlidir.

Yazım konusunda başarılı olmak ve yazının anlaşılırlığını arttırmak için belli kuralları uygulamak gerekmektedir. Bunlar iyi bir gözlemci olmak, çok ve iyi bir okuyucu olmak, düşünmeye önem vermek, zengin bir dil hazinesine sahip olmak, sürekli duygular geliştirmek, konuyu iyi anlamak ve ne istediğini iyi düşünmektir. Başarılı bir yazılı anlatım için göz önünde tutulması gereken temel noktaları şöyle sıralayabiliriz:

• Her şeyden önce güzel yazmanın önemine inanmak, buna istek duymak gerekir. Bir kişi başlangıçta karşılaştığı güçlükleri yenebilir, zaman zaman yaptığı yanlışlardan kurtulabilir. Yeter ki düzgün yazmaya çaba ve özen göstersin. Bazı eksik ve yanlışlar yüzünden hemen umutsuzluğa kapılmamak, “Benim iyi kompozisyon yazma yeteneğim yok!” diyerek ipin ucunu bırakmamak gerekir. Bu görüş, her konu için geçerlidir. Önemli olan, hayatta karşılaşılan engelleri aşmaya çalışmak ve aşmaktır.
• Sağlam bir “cümle bilgisi” ne sahip olmak. Bilindiği gibi cümle, bir duyguyu, bir düşünceyi tam olarak anlatan söz dizisidir. Doğru ve güzel yazmak için cümleyi, özellikle cümlenin öğelerini iyi bilmeli, bildiklerimizi uygulamaya koymalıyız. Kurduğumuz cümle doğru olmalıdır. Önemli bir nokta da, öğrencilerimizin ise kısa cümlelerle başlamasıdır. Çünkü uzun ve karışık cümleler hem anlaşılırlığı engeller, hem de dilbilgisi kuralları yönünden birtakım yanlışlar yapmamıza yol açar. Ayrıca cümlede gereksiz sözcüklerden kaçınmalı, amacımızı elden geldiğince az sözcükle anlatmaya çalışmalıyız.
• Noktalama işaretlerini ve yazım kurallarını iyi öğrenmek ve giderek yerli yerinde kullanmak büyük önem taşır. Eğer küçük yaşlarda sağlam bir temel atmazsak, ilerde çok büyük güçlüklerle karşılaşırız.
• Elden geldiğince bol, fakat dikkatli okumak. Doğru ve güzel yazmada kişiyi başarıya götüren yollardan biri de. bol ve dikkatli okumaktır. Böyle bir okuma, farkına bile varmadan bize çok şey kazandırır. Okunan kitap ve yazılar, insanın bilgi ve kültürünü artırır, kelime hazinesini (sözcük dağarcığını) zenginleştirir, dil yeteneğini güçlendirir, düşünce ve hayal dünyasını genişletir. Her bakımdan en etkili araçtır okuma. Anlayarak ve düşünerek okuma, yazma becerimizi de geliştirir. Fakat okuyacağımız kitabı iyi seçmek gerekir. Bu konuda öğrencilerimize, büyüklere, özellikle öğretmenleri yol gösterebilir. Dilimizi başarıyla kullanan bir yazarın kullandığı sözcüklere, bunların cümle içinde kullanılışına, paragraf düzenine, yazım kurallarının uygulanışına ve noktalama işaretlerinin kullanılışına iyice dikkat edersek, yazma konusunda kazancımız çok olur.
• Belli bir konuda başarılı bir yazı yazmak için, öncelikle konuyu iyi anlamak ve kavramak gerekir. Ondan sonra, o konuyla ilgili neler söyleyebileceğimizi düşünmeli, onları bir düzene koymalı, sözün kısası plan yapmalıyız. Buna, anafikir ve yardımcı fikirleri belirleme de diyebiliriz. Eğer böyle bir zihinsel hazırlık ve düzenleme yoluna gitmeden aklımıza gelen her şeyi gelişigüzel yazmaya kalkarsak başarılı olamayız. Öğrencilerimizin bu noktaya dikkat etmelerinde büyük yarar vardır. Bu konuda göstereceğimiz özen, bizi ilgisiz ve gereksiz şeyler yakmaktan da kurtarır. Yazımızda bütünlüğü ve düzeni sağlar. Plan, yalnızca yazıda değil, bütün işlerimizde bizi kısa yoldan amacımıza ulaştırır. Görüşlerimizi desteklemek ve pekiştirmek için çarpıcı örnekler vermek de yararlı olur. Bir yazı yazarken konuyla ilgili maddelerin toplanmasına «buluş» buluşların bir sıraya konulmasına “düzenleyiş”, onlara yazı biçimi verilmesine “anlatış” denir. Bunları uygulamamız, kelime hazinesi, cümle, paragraf yapısı, yazım, noktalama ile görüşlerin düzene konmasına sıkı sıkıya bağlıdır. Burada kâğıdımızın temiz ve düzgün, yazımızın okunaklı olmasına özen göstermeli, yazımıza uygun bir başlık koymalıyız.
• Yazdığımız bir yazıyı önce kendimiz bir veya birkaç kez okumalı; biçim, içerik, düzen, noktalama ve yazım kuralları yönünden incelemeliyiz. Bu, gözümüzden kaçan bazı eksikleri ve yanlışları görmemizi kolaylaştırır. Onları hemen düzeltebiliriz. Böylece de, yazma işini bir alışkanlığa ve beceriye dönüştürmüş oluruz. Şunu kesinlikle bilmek gerekir ki doğru ve güzel yazma çabayla öğrenimle elde edilir. Sanıldığı gibi olağanüstü yetenekler de istemez. Yazma, yazarak öğrenilen bir sanattır. İyi, doğru, düzenli ve etkili yazmaya giden yol, alıştırmalardan ve dikkatli denemelerden geçer. Güzel yazma becerisi, ancak bu yolla yazandır. Bu arada öğretmenlerin ve ilgililerin uyarılarına değer vermek, yanlışlardan kurtulmak ve düzenli anlatım için özel çaba göstermek gerekir. Kendi dilimizi çok iyi öğrenir ve kullanırsak, yabancı dil öğrenmemiz de kolaylaşır.

Yazı İçerisinde Bilgiyi Doğru Bir Biçimde Kullanma

Yazı içerisinde verilecek bilginin doğruluğu yanında yazım ve gramer hatalarına, anlamı belirsiz söz yapılarına ve deyimlerine, anlam karmaşası yaratan mecazlara, tekrarlara, kullanılan şekil ve grafiklere dikkat edilmesi gerekmektedir. İstenilen etkinin verilmesi adına semantik açıdan anlaşılabilen sözcük ve cümleler seçilmelidir. Yazışmalar içerisinde doğru bilgiler doğru bir biçimde kullanılmalıdır. Verilen bilgilerin doğru olması kadar, bilginin veriliş tarzı ve zamanı da doğru bir biçimde belirlenmelidir. İçeriğinin doğruluğu konusunda okuyanlar tarafından şüphe kalmadığı takdirde inandırıcı anlatım sağlanmış demektir. Okuyanı etkileyebilmek, yazıda anlatılanlara inandırabilmek inandırıcı bir anlatımla mümkün olmaktadır. Özellikle örgütlerde, zamanın en önemli kaynaklardan birisi olmasının sonucu olarak gereksiz ayrıntılarla doldurulmuş bir yazıyı hiç kimse yeterli zaman ayırarak okumak istemeyecektir. Bu sebeple etkin bir yazının amaçlarından birisi de yazının öz bir biçimde sadece istenileni aktaran bir biçimde yazılmasıdır. Yazılan yazının türü ister özel isterse resmî olsun dikkat edilmesi gereken ilk nokta yazının açık, anlaşılır ve okunaklı olmasıdır. Yazılan yazıda verilmek istenen amacın muhatabı okuyan olacağı için yazılan yazı okuyana göre düzenlenmelidir. Açıklık ilkesine göre yazılmış olan yazılarda anlam net bir şekilde görülür ve başka anlamlara çekilemeyecek biçimde nettir. Yazılı anlatımda içtenlik; yalın, yapmacık olmayan ve samimi bir anlatımla sağlanabilmektedir. Sıcak ve içtenlikle yazılmış bir yazı, yazılan metne duyguların aktarılabildiği ve ona bir ruh kazandıran bir yazıdır. Yazılan yazının amacına ulaşabilmesi için unsurları itibariyle de tam olması gerekmektedir. Yazı eksik kalan yönleri sebebiyle okuyucuyu kuşkuda bırakmamalıdır. Bir yazının; ne, niçin, ne zaman, nasıl, nerede, kim sorularına cevap vermesi beklenir. Yazılarda yazının içeriği kadar önemli olan bir başka unsur da dil ve üslup olarak göze çarpmaktadır. Üslubun söyleyiş ve ifade ediş biçimi olması, yazılan yazılarda neyin söylendiği kadar nasıl söylendiğini de etkilemektedir. Özellikle iş yazılarında kullanılması gereken üslup –daha önceden ilişkisi bulunan veya bulunmayan resmi fakat resmiliğin getirdiği soğukluğu içinde barındırmayan bir üslup olmalıdır.

Yazının Okuyucu İhtiyaçları Doğrultusunda Tasarlanması

Yazılarda yazarın duygu ve düşüncelerini vermesinin yanında hitap edilecek kitlenin ihtiyaçları üzerinde durulması da hayati derecede önemli bir konudur. Yazıyı okuyacak kişilerin özelliklerine göre anlatım ve üslup değerlendirilmeli, estetik dokunuşlar doğrultusunda verilen duygular bu kitleye göre şekillendirilmelidir. Yazıda doğallık, yapmacık ibarelerden, anlamsız süslemelerden, edebi sanatların abartılı bir biçimde kullanılmasından ve anlamsız jargonlardan uzak, doğal bir biçimde gelişen ve içten ifadelere dayalı bir anlatım özelliği olarak göze çarpmaktadır. Yazıda kesinlik, yazar ve okuyucunun yazıya aynı anlamı vermesini sağlamaktadır. Yazıda kesinlik ilkesine uyulmadığı takdirde yazar ve okuyucu arasında anlam çatışması yaşanabileceğinden yazıya doğru bir karşılıkta verilemeyebilir. Yazışmalarda okuyucuya değer veren ifadelerin kullanılması nezaket ve sosyal ahlak kuralları içerisinde değerlendirilmektedir. Yazışmalarda mesajın iletileceği kişi ya da kurum, seçilecek dilde önemli bir faktördür. Yazıların kime nasıl hitap edeceği, her zaman önemli bir konudur. Gönderilen her yazı gönderilen kişi veya kurumun düzeyine ve kültürüne, değerlerine saygılı olmalıdır.

Yazıda Dilin Etkileyici Olarak Kullanımı

Yazılan yazılarda anlaşılırlığın ve okuyucunun ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması gerekliliğinin yanı sıra verilmek istenen mesajın etkileyici bir biçimde aktarılması da önem taşımaktadır. Cümleler düzgün, kurallı ve net olmalıdır. Kelime seçimlerine özen gösterilmeli, anlamı bilinmeyen kelimelerin, özellikle yabancı kelimelerin kullanımından kaçınılmalıdır. Herhangi bir yazının doğruluğu ve etkinliği, dilbilgisi kurallarının doğru kullanımına bağlıdır. Mesleki yazışmalarda imla ve noktalama kurallarının, edebi değerin dışında, formel bir önemi vardır. Etkili bir metin, iyi bir anlatımın yanı sıra yazım kurallarına uyulmasını da gerektirir. Kullanılan dilin gerekliliklerinin bilinmesiyle etkililik sağlanabileceğinden dolayı imla kuralları, anlatım bozuklukları, anlam ve cümle kusurları ile ilgili bilgilerin yazıyı yazan kişi tarafından bilinmesi gerekmektedir. Yazılan yazılarda ifade biçimlerinin açık, sade ve kesinlik içermesi, birden çok anlama gelen sözcüklerin kullanılmaması etkileyici bir dil kullanımı için önemlidir. Ayrıca abartılı denebilecek kadar süslü, birbiri arasında uyum olmayan cümlelerin kullanımına dikkat edilmeli ve bu cümlelerin bir mantık silsilesi içerisinde sıralanması gerekmektedir.