Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

İşletmeler kâr elde etmek ve sürdürülebilirliklerini devam ettirmek için teknolojik gelişmelere ayak uydurmak zorundadırlar. Bu teknolojik gelişmeler üretim, hizmet ve karar verme aşamasında gerekli olan sistemlerdir. Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) da bu sistemlerden biridir.

İşletmelerin Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımından Beklentileri

KKP, büyük zahmetler ve maliyetlerle kurulan bir sistem olma özelliğini taşımaktadır. Dolayısıyla büyük zahmetler ve maliyetlere katlanan işletmelerin bazı beklentileri olmaktadır. Bu beklentiler şöyle sıralanabilir;

• Müşteri, tedarikçi ve diğer paydaşlarla olan iletişimin artırılması çalışmaları
• Firmada kullanılan teknolojilerin tek sistemde birleştirilmesi
• Firma içindeki süreçlerin standartlaşması
• Bölümler ve çalışanlar arasındaki iletişimin netleştirilmesi
• Dökümantasyonun ve raporlamanın düzenli yapılması
• İş takibinde kolaylık sağlanması
• Verilerin karar verme sürecinde kullanılırlığının artırılması
• Kurumda direkt maliyetlerinin azaltılması
• Müşteri memnuniyetinin artırılması çabaları
• İşletme kaynaklarının daha etkin ve verimli kullanılması
• Siparişlerin zamanında teslimi
• Firma stok oranlarının düşürülmesi çalışmaları
• Planlama ve karar alma süreçlerinin kısalması
• Pazar payının artırılması
• Üretim performansının artırılması

Kurumsal Kaynak Planlaması ve Teknoloji

KKP, işletmelere kurulan bir yazılım sistemi olmasından dolayı bu sistemin teknolojiyle bir bağının olması oldukça beklenen bir sonuçtur. İşletmeler kullanacakları bilgi teknolojilerini seçerken göz önünde bulundurması gerekenler; kontrol, yapı, veri tabanı, uyarlama ve en iyi uygulamalardır.

Kontrol : Seçilecek kurumsal kaynak planlamasının işletmenin amaç ve hedefleriyle uyumlu olması gerekmektedir. Kurumsal kaynak planlaması yazılımı, işletmenin tümünü ilgilendiren ve etkileyen bir yazılım olduğu için bu konuda alınacak herhangi bir yanlış karar tüm birimleri eşit oranda olumsuz bir biçimde etkileyecektir.

Yapı: Küresel piyasada faaliyetlerini yürüten işletmeler diğer işletmelere nazaran daha fazla konu ve sorunla karşılaşmaktadırlar. Bu konu ve sorunlardan birisini de işletmenin içinde kullanılan konuşma dilinin sistem içerisindeki yeri ve verilerin kullancıların anlayabileceği şekilde çevrilmesi meselesi oluşturmaktadır.

Veri tabanı: Modern kurumsal kaynak planlaması yazılımlarında standart ve ilişkisel veri tabanı kullanılmaktadır. Diğer bir ifadeyle bu sistem birçok tabloyu bir arada içermekte ve yapılacak bir veri girişini tüm sistem içerisinde kullanımına izin vermektedir.

Uyarlama: Hiçbir kurumsal kaynak planlaması bir işletmeye tamamıyla uyumlu olamamaktadır. İşletmenin, bir yazılımı aldıktan sonra kendi ihtiyaçları doğrultusunda uygulaması gerekmektedir.

En iyi uygulamalar: Kurumsal kaynak planlaması yazılımı, işletmenin gerçekleştirdiği faaliyetlerde bir hızlandırma aracı olarak kullanılmaktadır. Bu yazılım kendi içerisinde en iyi endüstriyel uygulamaları içermektedir. İşletme kendi içerisindeki süreçleri bu yazılıma uygun bir şekilde gerçekleştirdiği taktirde başarılı olabilmekte ve yazılımın maliyetini kendi açısından oldukça düşürebilmektedir.

İş süreçlerinin yeniden yapılandırılması: Kurumsal kaynak planlaması yazılımının kurulmasıyla birlikte işletmenin standart iş süreçleri yeniden yapılandırılmakta ve kurumsal kaynak planlaması yazılımına uygun bir hâle getirilmektedir. Bu yazılım sektördeki en iyi uygulamalara göre çalışmaktadır.

Kurumsal Kaynak Planlaması ve Değişim Mühendisliği

1980’li yıllar itibariyle gelişen teknoloji ve genişleyen pazarlarla birlikte tüketici beklentilerinde eskiye nazaran bir değişme gözlenir olmuştur. Bu talep ve istekleri karşılamak işletmeler açısından eski sistemleri kullanarak artık zor bir hâle gelmiştir.

İşletmeleri değişime yöneltebilecek bazı nedenler bulunmaktadır. Bunları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• İşgücünün yapısı
• Teknoloji
• Sosyal eğilimler
• Dünya politikaları
• Ekonomik koşullar
• Rekabet koşulları

Bunun yanında işletmelerin değişimi çeşitli şekillerde ortaya çıkabilmektedir. Bunlar dört şekilde gerçekleştirilmektedir.

1. Olumlu değişim , işletmenin gelişmesini, daha etkin ve verimli işlemesini sağlamak amacıyla süreç ve yöntemlerde yapılan değişikliktir.
2. Olumsuz değişim , değişimin kontrol edilemediği durumlarda ortaya çıkar. İşletmenin etkinliğinin azalmasına hatta dağılmasına yol açabilecek bir değişim şeklidir.
3. Planlı değişim , sonuçları değerlendirildiğinde olumsuz sonuç doğurması ihtimali az olan değişim seklidir. Bu değişim türünde değişim mühendisleri iş görenlerin iş birliğini sağlar, sorunlara sağlam ve geçerli öneriler sunarak çözüm bulmaya çalışır.
4. Plansız değişim , birdenbire ortaya çıkan değişimdir. Bu tür değişim kendiliğinden ortaya çıkar ve olumsuz sonuçlanması olasılığı fazladır.

Değişim mühendisliği, maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı geliştirmeler yapmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanması şeklinde tanımlanmaktadır. Bu tanımlamayı yapan Hammer ve Champy dört önemli noktaya vurgu yapmaktadırlar. Bunlar sırasıyla;

1. Değişim mühendisliğini uygularken yöneticiler bazı temel soruları sormak zorundadırlar. Bunlar; Yaptığımız işleri neden yapıyoruz? Ve neden bu şekilde yapıyoruz? Tarzında temel sorulardır. Bu sorular yöneticiye varsa hatalı varsayım ve kuralların ortaya çıkmasında yardımcı olmaktadır.
2. Değişim mühendisliğinde yapılan bir işin geliştirilmesi ya da değiştirilmesi değil, radikal biçimde işin yeninden icat edilmesidir. Burada yepyeni yöntemlerin oluşturulmasından bahsedilmektedir.
3. Değişim mühendisliği küçük başarı artışlarıyla ilgilenmemektedir. Eğer işletmenin böyle bir amacı var ise değişim mühendisliği yerine ufak iyileştirmeler yapması daha doğru olacaktır. Değişim mühendisliğinde performansta büyük bir sıçrama hedeflenmektedir.
4. Değişim mühendisliğinin tam ve doğru bir şekilde uygulanabilmesi için öncelikle iş süreçlerinin ele alınması gerekmektedir.

Değişim mühendisliğinin temelde dört büyük bileşeni mevcuttur. Bu bileşenler şöyle sıralanabilir:

• Müşteriye odaklanma
• İş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve tasarlanması
• Yapısal reorganizasyon
• Yeni bilgi teknolojilerinden yararlanma

Değişim mühendisliği uygulandığı iş süreçlerinde birtakım ortak özelliklere sahiptir:

• Birçok iş bir tek iş olarak birleştirilir.
• Kararlar işin yerine getirildiği noktada alınır.
• Sürecin içindeki adımlar doğal iş akışı içinde gerçekleştirilir.
• Süreçlerin pek çok versiyonu geliştirilir.
• İş yapılması gereken yerde yapılır.
• Kontrol ve denetimler azaltılır.
• Uyumsuzluk en aza indirilir.
• Tek temas noktası bir vaka yöneticisi oluşturur.
• Merkeziyetçi /yerinden yönetilen işler yaygınlaşır.

Kurumsal Kaynak Planlaması ve Veri Madenciliği

Veri depolama ve depolama teknolojilerinde hızlı gelişme veri depolarında her geçen gün daha fazla verinin birikmesine neden olmaktadır. Bu durum neticesinde karar vericiler veri zengini ancak bilgi fakiri bir konumla karşı karşıya kalmışlardır. Bu açıdan başarılı olmak isteyen işletmelerin veri zenginliğini bilgi zenginliğine dönüştürmesi gerekmektedir.

Veri madenciliği, çeşitli mimarilerde depolanmış olan büyük miktarlardaki verilerden ilgi çekici bilginin keşfedilmesi sürecidir. Başka bir tanımlamayla veri madenciliği, veri ambarında tutulan çok çeşitli verilere dayanarak daha önce keşfedilmemiş bilgileri ortaya çıkarma ve bu bilgileri, karar vermek ve eylem planını gerçekleştirmek için kullanma sürecidir. Bu süreç altı ana başlıktan oluşmaktadır:

1. Problemin tanımlanması
2. Verinin anlaşılması
3. Verinin hazırlanması
4. Modelleme
5. Modelin değerlendirilmesi
6. Modelin kullanılması

Literatürde veri madenciliğinin kullanılabileceği ve işletmelere faydalı olabileceği alanlar ifade edilmektedir. Bu alanlar;

• Perakendecilik-marketçilik
  • Satış tahmini
  • Müşteri değerlendirme
  • Müşteri ilişkileri yönetimi
  • Pazar sepeti analizi
  • Mevcut müşterilerin elde tutulması, yeni müşterilerin kazanılması
  • Posta kampanyalarında cevap verme oranının artırılması
  • Müşterilerin demografik özellikleri arasındaki bağlantıların bulunması
  • Müşterilerin satın alma örüntülerinin belirlenmesi
• Bankacılık
  • Farklı finansal göstergeler arasında gizli korelasyonların bulunması
  • Kredi kartı dolandırıcılıklarının tespiti
  • Kredi kartı harcamalarına göre müşteri gruplarının belirlenmesi
  • Kredi taleplerinin değerlendirilmesi
• Taşımacılık / Ulaşım / Konaklama
• Eğitim Öğretim
• Finansal Servisler
  • Yeni poliçe talep edecek müşterilerin tahmin edilmesi,
  • Sigorta dolandırıcılıklarının tespiti,
  • Riskli müşteri örüntülerinin belirlenmesi şeklinde ifade edilmektedir.

KKP, bir işletmedeki toplanan bilgilerin doğru kişilere ve zamanında ulaşmasını sağlayan bir yazılım programıdır. İşletme içinde toplanan bilgiler kullanmak isteyen bölümlere sunulmakta ve bilgiye kolay ulaşım sayesinde işletmenin doğru ve hızlı kararlar alabilmesi sağlanmaktadır. Burada kilit nokta bu bilgilerin doğru bir şekilde depolanması ve gereksiz bilgilerin havuzdan elenmesidir. Bu açıdan veri madenciliği KKP yazılımı ile birlikte kullanıldığında işletme açısından olumlu manada sonuçlar doğurmaktadır.

Kurumsal Kayak Planlaması ve Süreçlerin Yeniden Yapılandırılması

Süreçlerin yeniden yapılandırılması mevcut iş süreçlerinin, performans ölçütlerinde büyük gelişmelere ulaşabilmesi için işlerin analizi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmaları şeklinde ifade edilmektedir.

Dünya, iş çevreleri ve teknoloji değiştikçe, kişilerin düşünceleri de değişmekte ve buna paralel olarak iş organizasyonları da sürekli değişime uğramaktadır. Eğer bir şirket, süreçlerini değiştirmek için çeşitli yollar bulan rakipleriyle baş edemiyorsa, uzun süre ayakta kalması imkânsız bir hâle gelmektedir. Esaslı bir değişim olan yeniden yapılandırma , günlük süreçlere ve bu süreçlerin gelişimine bakmak yerine bireylerle ilgili süreçlere kadar inerek şirketin tamamını analiz etmek ve nelerin birleştirilebileceğini, elenebileceğini, uygulanacağını ve yenileneceğini bulmaktır.

Süreç yönetimi ve süreç yapılandırmanın işletme açısından olumlu etkilerinden bahsedilmektedir. Bunlar;

• Pek çok alanda maliyetleri azaltmayı mümkün kılar.
• Kaynakların (insan kaynağı, makine, teknoloji, sermaye, teknik bilgi vb.) daha verimli ve etkin kullanılmasını sağlar.
• Değer yaratmayan aktivitelerin tespit edilmesi ve elenmesini sağlar.
• Maliyet-fayda analizi yapılarak personelin ve süreçlerin performansının daha kolay takip edilmesi ve süreç bazında sürekli gelişim felsefesinin kazanılmasını sağlar.
• Kurumsal stratejilerin uygulanmasına ön ayak olacak faaliyetlerin belirlenmesini ve planlanmasını sağlar.
• Süreç odaklı bir yaklaşımla, müşteri hizmet seviyesi ve müşteri memnuniyeti alanlarında gelişme sağlar.
• Bilgiye erişimi ve analize / rakamlara dayalı karar verebilmeyi kolaylaştırır.

Süreçlerin yeniden yapılandırılmasında şirket ilk adım olarak faaliyete geçeceği durumları keşfetmeli ve bunları bütünüyle birleştirmelidir. Aynı zamanda, sonuçların ne olması gerektiği görüşünü ve kapsamlı amaçları yapılandırmalıdır. İkinci adım, yeniden yapılandırma gerektiren süreçleri ortaya çıkarmaktır. Üçüncü adım, yeniden yapılandırma ile görevleri değişecek olan kişileri, yeniden yapılandırmanın nasıl etkileyeceğini ve organizasyon içerisinde var olan teknolojinin bu sürece nasıl yardımcı olabileceğini anlamak olmalıdır. Dördüncü adım, mevcut süreçleri kavramaktır. Temelde yatan mevcut anlayışlar anlaşılmadığında, gerçek sorunları algılamak dolayısıyla da yeni anlayışlar yaratmak zordur. Başka bir deyişle, eğer mevcut sorunlar sistemde bilinmeden yerine konulursa, yeni süreçlere sahip olmak yararlı olmayabilir.

İşletmelerin yeniden yapılanmada başarılı olabilmesi için izlemesi gerekenler aşağıdaki gibidir:

1. Yeniden yapılanma çalışması, açıkça tanımlanan stratejik bir misyonla oluşturulmalıdır.
2. Yeniden yapılanma, kritik olan süreçlere odaklanmalıdır.
3. Maliyet azaltılması yeniden yapılanmanın tek amacı değildir.
4. Geliri arttırmak amacıyla, yeni kaynaklar bulabilmek için yeni fırsatların aranması, yeniden yapılanma çalışmalarında önemli olabilir.
5. Yeniden yapılanma çalışmalarında liderlik önemli bir role sahiptir.

Yanlış yürütülen bir süreç veya alınabilecek bir karar doğrultusunda işletme kaçınılmaz bir sonuç olarak başarısız olacaktır. Ancak artık piyasa ihtiyaçlarını karşılayamayan işletmelerin de önünde pek başka bir seçenek gözükmemektedir. KKP de bu yapıya benzer şekilde daha önceden işletmelerin sahip olduğu bir yazılım değildir. İşletme bu yazılımı da kurarken çok ciddi manada maliyetlere katlanmakta, yapı ve süreçlerinde ciddi değişiklikler yapabilmektedir.