Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri Dersi 1. Ünite Özet

Kurumsal Kaynak Planlamasının Tanımı

Kurumsal kaynak planlaması konusunda herkes tarafından kabul gören ortak bir tanımın oluşturulması uzun zaman almış olup günümüzde en yaygın kullanılan tanım APICS tarafından yapılmış tanımdır. Kurumsal Kaynak Planlama, en basit ve akılda kalacak şekilde “anlık para ve mal akışını gösteren sistem” (Erkan, 2008), olarak tanımlanabilir.

Kurumsal Kaynak Planlama kavramını 3 farklı şekilde ele almak mümkündür: (1) KKP, bilgisayar yazılımı şeklinde alınıp satılabilen ticari bir üründür, (2) KKP, bir kurumun tüm süreç ve verilerini tek bir geniş kapsamlı ve bütünleşik yapı altında toplayan bir gelişim amacıdır, (3) iş süreçlerine çözümler sunan bir altyapının anahtar ögesidir (Kraus et al., 2001).

Diğer tanımlamalar ise aşağıdaki gibidir;

• KKP sistemi finanstan insan kaynaklarına, üretimden satış ve pazarlamaya kadar bütün tedarik zinciri boyunca gerçekleştirilen aktivitelerle ilgili verileri ve yönetim fonksiyonlarını tek bir veri tabanında birleştiren bir araçtır (Ünlüyıldız, 2007).
• KKP, bir işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerinin en uygun şekilde karşılanabilmesi için, farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi işlevlerini bulunduran bir yazılım sistemi olarak tanımlanabilir (Talu, 2004).
• KKP, kurumların yönetim birimlerini ve iş süreçlerini bütünleştirerek, rekabet üstünlüğü elde edebilmek için en iyi iş uygulamalarını, yöntemlerini ve araçlarını belirlemeyi ve bunları uygulamayı hedefler (Mabert, Soni, & Venkataramanan, 2000)
• KKP sistemleri, işletmelerin ortak bir yerde saklanan verilerinden elde edilen bilgilerin doğru olarak, doğru zamanda ve doğru makamlara iletilmesini sağlar (Tiwana, 2003).

Kurumsal Kaynak Planlamasının Temel Özellikleri ve Yapısı

KKP, üretimde darboğazların giderilmesine, dağıtım kaynaklarının daha iyi planlanmasına, müşteri hizmetlerinin iyileştirilmesine ve stokların minimum seviyede tutularak en iyi şekilde kullanılmasına olanak vermektedir.

Bir sistemin anlaşılabilmesi için öncelikle özellikleri ve yapısının, boyutlarıyla incelenmesi faydalı olacaktır.

Kurumsal Kaynak Planlamasının Temel Özellikleri

KKP sistemlerinin temel özellikleri şu şekilde sıralanabilir;

• Entegrasyon: birden çok sistemin bir arada bir bütünlük içinde çalışabilmesi; bilgisayarda, işlevsel yeni bir birim oluşturmak amacıyla yazılım ve donanım bileşenlerini bir araya getirmesidir.
• Fonksiyonellik: Bir yazılım ya da bilgi işleme sisteminin sunduğu olanaklardır.
• Esneklik ; sistem üzerinde ihtiyaçlara göre değişiklik yapma seçeneğinin olmasıdır.
• Modülerlik: Bir bilgisayar sisteminin ya da programının birbirlerini minimum düzeyde etkileyen, bir yandan bağımızca çalışabilen, öte yandan bir bütünün parçası olan bölmelere ayrılabilmesi özelliği. Bir sistemin birimlerden oluşma oranıdır.
• Big bang: KKP sistemlerine geçiş aşamasındaki bir işletmenin bütün bölümlerinin bir arada, aynı zamanda yeni kullanılmaya başlayacak sisteme geçiş yapmasıdır.
• Çok Yerden Sistemi Kullanabilme Olanağı: İzleyen KKP gelişimi sürecinde görülebileceği gibi, daha önceleri tek bir işletme için üretimde gerek duyulan malzemelerin üretim sürecinde doğru zaman ve yerde tedarik edilmesi amacıyla tasarlanmış olmalarına karşın, daha sonra işletmelerin farklı yerlerdeki şubelerinin de sistem içine alınmasını sağlamıştır. Böylelikle KKP sistemleri ile işletmeler, farklı bölgelerde bulunan fabrika ve şubelerindeki iş süreçlerini birleştirebilmektedir.
• Bilgiye Hızlı Erişim: Süreç yönelimli işlemler verimliliği arttırmaktadır. KKP’nin birbiriyle ilişkili süreçleri bir bilgi sistemi ile bağlamasından dolayı, her bir çalışan gerekli bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilmektedir. Bilgi güncel ve tutarlıdır. Çalışanlar doğru bilgiyi, zamanında alabilmektedirler.
• İş süreci modelleme: herhangi bir işin yapılış yordamını, istenen ayrıntı düzeyinde, işi yapan kişi ya da kuruluşların üstlendikleri rolleri, gerçekleştirilen aşama ve adımları, bunlar arasındaki sıra ve koşul ilişkilerini, sağlanan girdileri ve üretilen çıktıları gösteren kavramsal gösterim; bu gösterimin hazırlanmasına yönelik hizmet veren herhangi bir altyapının kullanılmasıdır.
• Yeniden Yapılanma: İşletme ihtiyaçlarını karşılamak üzerinde barındırdığı standart iş yapma süreçleriyle KKP, geleneksel yapı ve organizasyon metotlarını yeniden yapılandırma potansiyeline sahiptir. Bu açıdan, KKP işletmelerinin proje yönetimi ile ilgili modülleri vardır ve yazılımın devreye alınması sırasında süreçlere, organizasyonlara ve fonksiyonlara ilişkin nelerin yapılması gerektiği konusunda projeyi yönlendirme yeteneğine sahiptir.
• Evrensellik : KKP paketlerinin evrenselliği vardır ve bu özellik sayesinde uzman ve destek sağlamak daha kolaydır. KKP firmalarının gerek duyulan evrensel değişmeleri ve teknolojik değişmeleri KKP yazılımlarına ilave etme gibi bir misyonları vardır.
• İstemci/sunucu mimarisi : Dağıtımlı bilgi işlemede ağdaki bir bilgisayardan istemci yazılımı çalıştırıldığı zaman, kullanıcının istediği kaynaklara sahip olan ağdaki bir başka bilgisayardaki sunucu yazılımın çalıştırılmasını sağlayan düzen. 2. Herhangi bir bilgi işleme sisteminde istemci adı verilen kullanıcı arayüzünün sunucu adı verilen veri deposu işlemcisinden ayrı yapılandırıldığı ve ondan hizmet aldığı sistem modelidir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin Yapısı

Çok sayıda tedarik-üretim-dağıtım merkezinin eş zamanlı olarak planlanmasına duyulan ihtiyaç bir noktaya kadar merkezî planlama yapılmasını, bir noktadan sonra MRP II (Üretim Kaynak Planlaması) ve DRP (Dağıtım Kaynak Planlaması) sistemleri ile ademi merkezî planlama yapılmasını gerektirmektedir.

Ademi merkezî planlama; planlamanın merkezden yapılması yerine yerel alandaki yöneticiler tarafından bulunulan yerdeki koşullar gözetilerek yapılmasıdır.

Ana üretim çizelgesinin girdileri müşterilerden gelen satış siparişleri ve bunlara bağlı olarak yapılan tahminlerdir. Karmaşık ürünlerin üretildiği sistemlerde ürün sipariş listesine alınmadan önce ürün üzerinde değişiklik yapmak gerekebilir. Eğer gereken tüm bilgiler sistem üzerinde mevcutsa sipariş ve taahhüt sistemi birbirine bağlanabilir. Üretim planlama ve kontrol faaliyetlerinde satış ve işlemler planlaması yaptıktan sonra bu planlar ürün gruplarına göre hazırlanan toplam üretim planı hâline dönüştürülür.

Ana üretim çizelgesi, malzeme ihtiyaç planıyla birlikte kapasite, ürün ağacı, stok kayıtları ve çizelgeyi oluşturur. Stok durumu parça, bileşen ve bitmiş ürünlerin alınması ve gönderilmesine bağlı olarak güncellenir.

Kurumsal Kaynak Planlamasının Gelişim Süreci

KKP sistemlerinin evrimi, bilgisayar donanım ve yazılım sistemlerinin büyük çapta gelişimini yakından takip etmiştir. KKP sisteminin tarihsel gelişimine bakıldığında, bu sistemin temelinin 1960’lı yıllara dayandığı görülür (Gumaer, 1996). O dönemlerde henüz geliştirilmeye başlayan bilgisayar teknolojileri çok pahalı olduğundan ve henüz işletmelerin kullanımına uyarlanmamış olduğundan, 1960’lı yıllarda işletmelerin finansal durumu kendi bilgisayarlarını almaya yetmiyordu. Bu yüzden stokların sayımı ve kayıt altında tutulması elle yapılıyordu.

Ana üretim planına göre parça üretimde kullanılacak malzeme ve üretim faktörleri gereksinimlerini veya ürünün planlanmasını içeren Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP) sistemleri 1970’li yıllarda ortaya çıktı. Bu gelişmeyi takip eden yıllarda, yani 1980’li yıllarda, üretim ihtiyaçları ile malzemeleri senkronize ederek, üretim sürecinin en iyi şekilde kullanımını sağlayan ve yeni bir yazılım olan Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) ile tanışıldı.

1990’lı yıllardan itibaren etkili olan küreselleşmenin etkileri firmaları, tüm iş yapış şekillerini yeniden gözden geçirmeye ve tasarlamaya itti. İşletmeler, üretim maliyetlerini düşürebilmek amacıyla, üretim kaynaklarının daha uygun fiyatla bulunabildiği uzak coğrafyalardan mal ve hizmet almaya ve daha büyük kârlılık amacıyla sınırlar ötesine ürün ve hizmetlerini sunmaya başladılar.

MRP (Malzeme İhtiyaçları Planlaması)

İlk ilkeleri 1960’lı yıllarda ortaya çıkarılan MRP yaklaşımı bilgisayar teknolojilerindeki ilerlemeler sayede geliştirilmeye başlanmıştır. Bu yaklaşım, ana üretim programında yer alan üretilmesi planlanan son ürün miktarlarını, üretimde kullanılacak üretim faktörleri olarak tanımlanabilecek alt bileşen gereksinimleri hâlinde parçalayan bir sistem olarak ortaya çıkmıştır. MRP sistemi, kesin siparişlere göre planlanan üretim için zorunlu parça gereksinimlerini ve ürünlerin üretilme önceliklerini saptar. Birçok MRP sistemi bilgisayarlaştırılmış olmasına rağmen MRP prosedürü ileri yönlüdür ve elle de gerçekleştirilebilir.

Kapalı Çevrim MRP

MRP sistemi kapasiteyi dikkate almadan planlama yapmaktadır. İşletme kapasitesinin sonsuz olduğu varsayımına göre hareket etmektedir. Fakat gerçek sistemlerde hiçbir zaman kapasite sonsuz olmamaktadır. Bu durumda doğru olan, işletmenin kapasitesine göre gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır. Kapalı çevrim MRP sistemi, malzeme ihtiyaç sisteminin bu eksikliğini ortadan kaldırmak için geliştirilmiş bir sistemdir. Kapalı çevrim MRP sistemi gerçek kapasiteyle planlanan kapasiteyi karşılaştırarak gerçek kapasitenin yeterli olmadığı durumlarda ana üretim çizelgesinin geri beslemeyle uyarılmasını sağlamaktadır.

MRP hızla gelişerek kullanılmaya başlandı, ancak ilk kullanıcılar, sadece siparişi takip etmenin yeterli olmadığını, ayrıca kapasite ile ilgili kısıtların yanı sıra önceliklerin planlanmasının da göz önüne alınması gerektiğini anladılar. Siparişler ile ilgili önemli bir diğer konu da önceliklerin planlanması ve siparişlerin teslimat sürelerinin takip edilmesi gerekliliği idi.

Kapasite İhtiyaç Planlaması (CRP)

CRP, Üretim Planı’nın uygulanabilmesi için kapasite seviyelerini / limitlerini oluşturma, ölçme ve ayarlama işlevidir. Bunun için MRP sistemi tarafından oluşturulan açık iş emirleri ve planlanmış siparişler kullanılır. Kritik olan değil, tüm iş merkezlerinin iş yükü dikkate alınır. MRP’deki açık iş emirleri ve planlanmış siparişler, bu siparişleri zaman periyodunda iş saatleri olarak iş merkezlerine yükleyen CRP için birer girdidir. CRP, kısa veya orta dönemde MRP ile üretim planını gerçekleştirmek için gerekli olan spesifik iş gücü ve tezgah kaynaklarını miktar olarak belirler.

Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II)

Pazar koşulları ağırlaştıkça ve rekabet arttıkça, sadece ürüne odaklı bir sistem olan MRP sistemlerinin işletmelerin ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayamaması sebebiyle ortaya çıkan MRP II sistemleri, bir anlamda MRP sistemlerinin gelişmişi olarak da anılmaktadır (Erkan, 2008).

MRP II, üretim işletmelerindeki tüm veri çalışmalarının entegrasyonuyla ilgilidir. Bu entegrasyonla, işletme içindeki tüm malzeme hareketleri sürekli ve düzenli şekilde bilgisayar kaydına alınarak bütün işletme birimlerince ortaklaşa kullanılan bir veri tabanında yaşatılmaktadır. 1979’da simülasyon yapma imkanı ve finansal konular da Kapalı Devre Malzeme İhtiyaç Planlaması sistemine eklenince, Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) ortaya çıkmıştır. MRP II, imalatın kaynaklarını planlama aracıdır. Simulasyon; Fiziksel ya da soyutlar bir sistemin belli özelliklerinin, onun gibi davranan genellikle matematiksel ya da mantıksal bir modelle temsil edilip incelenmesidir.

MRP II sistemlerinin işletmelere kazandırdığı temel faydaları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür;

• Üretim süreçlerinin düzenlenmesi
• Üretim sürecinin her aşamasında ürünün takip edilebilmesi
• Üretim süreçlerinde kalite uygulamalarının süreklilik kazanması
• Üretim kapasitesine esneklik kazandırması
• Esnek ürün ağaçları yaratılabilmesi
• Üretim firelerinin kolayca ortaya konabilmesi
• Malzeme devir hızının kolaylıkla görüntülenebilmesi
• Üretim maliyetlerinin düşmesi ve maliyetlerin hesaplanabilmesi
• Ham madde gereksinimlerinin, kapasite de göz önünde bulundurularak daha gerçekçi hesaplanabilmesi
• Gerçek zamanlı üretim verilerinin raporlanabilmesi
• Planlama işlevinin gerçek zamanlı veriler üzerinden yapılabilmesi

Dağıtım Kaynakları Planlaması

Dağıtım Kaynakları Planlaması (DRP, Distribution Resource Planning), MRP’ den esinlenerek envanterin dağıtımında en iyi çözümü bulmaya çalışan bir yöntemdir. Dağıtım Kaynakları Planlamasında, bir merkezî deponun yanı sıra ona bağlı olarak çalışan ve dağıtımların yapıldığı depolar söz konusudur. DRP, periyotlar boyunca dağıtım depolarının gereksinim tahminlerinin hesaplamasını yapar ve ana depodan planlanmış siparişler oluşturur.

MRP II- KKP Karşılaştırılması

KKP ile MRP II arasındaki temel fark MRP II’nin tek bir işletmeye, KKP daha ziyade birden çok işletme ve tesisin entegrasyonuna yönelik olmasıdır. İşletmelerde KKP, ancak işletmenin değişim mühendisliği (reengineering) çalışmaları sonucu birbirinden ayrılmış üretim süreçlerinin oluşturulduğu ve bu süreçlerin yönetimin kısmen bağımsız olarak hareket edebildiği durum için söz konusudur. KKP, hiçbir zaman MRP II’ye ikame bir sistem değildir. MRP II’nin daha geliştirilmiş bir hâlidir. KKP, birden fazla işletmede bulunan MRP II sistemlerini entegre eden, bu entegrasyondan gerekli bilgileri üreten bir sistemdir.

KKP, işletmelere MRP II yöntem ve sistematiğine bağlı kalarak yeni ufuklar açan yeni bir yaklaşımdır. Sistemde işlenen bilgiler ile elde edilen raporlar, organizasyonun plan ve programlarını yönlendirir, karar verme aşamasını kolaylaşır. KKP; mali, dağıtım ve üretim yazılımlarının bütünleştirilmiş bir setidir, fakat KKP, MRP II değildir. KKP; MRP II’nin genişletilmiş ve bütünleştirilmiş bir setidir. Sonuç olarak; KKP, MRP II uygulamalarını içerir ve ona bazı ilaveler yapar (Güleryüz, 2007).