İşlem Tabloları Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

Farklı çözümlerle karşımıza çıkan işlem tabloları programları, elektronik tablolar ya da sayı tabloları adları ile de anılmaktadır. Günümüzde en çok kullanılanları Microsoft Excel ve açık ofis gurubunda yer alan Libre Office Calc programlarıdır. İşlem tabloları programları ile temel hesaplama işlemlerinin dışında finansal ve metin tabanlı işlemler yapmak da mümkündür. Çalışma sayfaları diğer ofis yazılımları ile de uyumludur. Bu programlar ile temel hesaplama işlemleri dışında formüller yardımıyla özel işlemler yapma, tabloları düzenleme ve özetleme, gerekli durumlarda verileri filtreleme işlemleri de kolaylıkla yapılmaktadır. Microsoft Sharepoint yardımı ile hazırlanan çalışma sayfalarını paylaşmak ya da VBA yardımıyla çok uzman işlemleri makrolar kullanarak çözmek de bu programların artı tarafları olarak karşımıza çıkmaktadırlar.

İşlem Tabloları

İlk işlem tablosu programı 1979 yılında Dan Bricklin ve Bob Frankston tarafından yazılan VisiCalc yazılımıdır. Bu program Apple II bilgisayarları ile birlikte piyasaya sürülmüştür. Tablolar üzerinde işlem yapmak ve verileri saklamak için kullanılan program 700000’den fazla satış yaparak o zamana göre rekor kırmıştır. Daha sonra Microsoft firması Multiplan adı verilen bir programı piyasaya sürmüş ama Lotus 1-2-3 programları daha popüler duruma gelmiştir. Microsoft için 1987, Mac kullanıcıları için ise 1985 yıllarında ilk Excel sürümü yayınlanmıştır. Başka tablo programlarında olduğu gibi Excel’de de tablolardaki verilerden grafikler oluşturmak ve hücrelerden referans alarak işlem yapmak mümkündür. Farklı Excel sürümleri yıllar içinde geliştirilmiştir.

İşlem Tabloları Programını Başlatmak

Kitabımızın bu ünitesinde Excel programının 2013 sürümü anlatılacak olsa da, günümüzde 2016 sürümü piyasaya sürülmüştür. 2016 sürümü ile yeni grafik türleri, tahmin özelliği eklenmiş, PivotTable aracı yenilenmiştir. Dokunmatik kalem desteği de 2016 sürümü ile gelen yeni özelliklerdendir.

Excel programını başlatmak için bilgisayarınızdan Excel 2013 programını çalıştırmak yeterlidir. Karşımıza gelen giriş ekranında çalışma kitabı seçimi yapılacaktır. Bu ekranda aynı zamanda boş çalışma sayfasının yanında hazır şablonlar da bulunmaktadır. Gerekli durumlarda 3-5 dakikalık tanıtım turu da bu şablonlar hakkında bizlere bilgi vermektedir.

Önceden üzerinde çalışılarak farklı bir yere kaydedilmiş dosyalara ulaşmak için ise Diğer Çalışma Kitaplarını Al bağlantısından faydalanılabilir. Bulut ya da ağ üzerindeki çalışma kitaplarına da bu sayede ulaşılabilmektedir.

Çalışma Kitabı Oluşturmak

Az önce bahsedilen şekilde giriş sayfasından boş çalışma kitabı seçilerek yeni ve boş bir Excel belgesine ulaşılabilir. Bir Excel çalışma kitabı üzerinde çalışırken yeni bir çalışma kitabı açmak için ise;

1. Excel çalışma sayfasının sol üst köşesinde yer alan Dosya bağlantısını seçiniz.
2. Açılan menüde sol tarafta yer alan alt sekmelerden Yeni bağlantısını seçiniz.
3. Açılan Yeni seçeneklerinden Boş Çalışma Kitabı bağlantısını seçiniz.

Var olan bir çalışma kitabını açmak için ise;

1. Excel çalışma sayfasının sol üst köşesinde yer alan Dosya bağlantısını seçiniz.
2. Açılan menüde sol tarafta yer alan alt sekmelerden Aç bağlantısını seçiniz.
3. Açılan seçeneklerinde Son Çalışma Kitapları, OneDrive, Bilgisayar ya da Yeni Ekle başlıklarından birini seçerek açmak istediğiniz çalışma kitabınızın konumunu seçiniz.

OneDrive, Microsoft hesabınızla birlikte gelen ücretsiz bir bulut depolama alanıdır. İnternete bağlı her bilgisayardan ulaşılabileceği için, bulut depolama alanları güvenli ve kullanımı kolay alanlardır.

Boş çalışma kitabı seçtiğimizde ekrana bir çalışma sayfasından oluşan çalışma kitabı gelecektir. Ekranda boş bir çalışma kitabı görüntülenir. Görüntülenen ilk boş çalışma kitabı Kitap1 olarak adlandırılır ve varsayılan olarak tek çalışma sayfasından oluşur. Çalışma Sayfasının adı Sayfa1 olarak gelmektedir.

Sayfanın en üstünde Hızlı Erişim Araç Çubuğu yer almaktadır. Excel yazılımında şeritlerle çalışılmaktadır. Düğme Grupları, Durum Çubuğu, Boyutlandırma Ayar Çubuğu, Formül Çubuğu, Ad Kutusu, Satır ve Sütunlar yer almaktadır.

Hızlı Erişim Araç Çubuğu, sekmelerden bağımsız olarak sık kullanılan komutlar kümesini içeren özelleştirilebilir bir araç çubuğudur.

Şerit, grupların altında yer alan sekmelere ait düğmeleri barındırır. Şerit gerekli olan komutlara hızla ulaşmanızı sağlar.

Hızlı Erişim Araç Çubuğunun altında grup adları yer almaktadır. Gruplar; Giriş, Ekle, Sayfa Düzeni, Formüller, Veri, Gözden Geçir, Görünüm sekmeleri standart olarak görünmektedir. Her grubun altında sekmeler yer almaktadır. Sekmeler şeritlere ayrılmıştır. Şeritler içinde birbiri ile benzer işlevleri olan komut düğmeleri gruplanmıştır. Her şeridin altında sekme adları yer almaktadır.

Sekme, kategoriler halinde benzer işlevi olan komut düğme gruplarını bir arada barındırır.

Çalışma kitabı, farklı çalışma sayfalarından oluşmakta ve oluşturulan formüller diğer sayfalarda da kullanılabilmektedir.

Çalışma kitabı Excel başlatıldığında açılan dosya, çalışma sayfası ise çalışma kitabında yer alan sayfalardır.

Hücre Yapısı

Çalışma sayfası sütunlar ve satırlarla bölünen hücrelerden oluşmaktadır. Her sütun başı bir harf, satır başı ise sayı ile işaretlenir. Hücrenin adresi kesişiminde bulunduğu sütunun harfi ve satırın sayısının yan yana gelmesi ile oluşur.

Bir hücre içeriği biçimlendirmek istediğinizde ya da açıklama eklemek istediğinizde bu işlemleri yapmanın en kısa yolu komut kısa yolu bağlantılarını ekrana getirmektir. İmleç seçilmiş hücre üzerinde farenin sağ tuşuna tıklayın. Ekrana hücre biçimlendirme kısa yolları ve hücre üzerinde yapabileceğiniz işlemler görüntülenecektir.

Biçimlendirme işlemleri kısa yollarında hücre içindeki verinin yazı fontunu, büyüklüğünü, rengini, dolgusunu değiştirebilirsiniz. Hücre birleştirme kısa yolu da verilmektedir. Bunun dışında hücreye kenarlık ekleyebilirsiniz.

Diğer komutlar; Kes, Kopyala, Yapıştır ve Özel Yapıştır, Ekle, Sil, İçeriği Temizle, Filtrele, Sırala, Açıklama Ekle, Hücre Biçimlendir Penceresi kısa yolu, Aşağı Açılan Listeden Al, Ad Tanımla ve Köprü ekle komutlarının kısa yolları yer almaktadır.

Çalışma Kitabı ve Çalışma Sayfası Özellikleri

Yeni bir çalışma sayfası eklemek için, çalışma sayfasının adının yer aldığı alt taraftaki bölüme fare imlecinin sağ tuşu ile tıklamak yeterlidir. Ekle penceresinde genel ve elektronik tablo çözümleri olarak iki seçenek karşımıza çıkmaktadır.

Yeni sayfa eklemenin kısa yolu olarak Çalışma Sayfası adlarının sağ tarafında yer alan + işaretine tıklamanız yeterli olacaktır. Böylece boş bir çalışma sayfası çalışma kitabına eklenecektir.

Alt taraftaki sekmeden ayrıca çalışma sayfasını silmek, çalışma sayfasını yeniden adlandırmak, çalışma sayfasını taşımak ve kopyalamak işlemleri de gerçekleştirilir.

VBA desteği ile oluşturulan kodları görüntülemek ve gerekli durumlarda çalışma sayfasını korumak da gerçekleştirilebilecek işlemler arasındadır.

Alt kısımda bulunan durum çubuğu sayfa görünümü ve yakınlaştırma işlemleri konusunda destek vermektedir.

Excel Menüleri ve Komutlar

Çalışma kitabını sol üst köşesinde Sekme adlarından önce Dosya bağlantısı yer almaktadır. Dosya bağlantısı ile çalışma kitabınızla ilgili birçok özelliği ayarlayabilirsiniz. Bunun dışında çalışma kitabınızla ilgili bilgi alabilirsiniz. Dosya menüsü altında Bilgi, Yeni, Aç, Kaydet, Farklı Kaydet, Yazdır, Paylaş, Dışarı Aktar, Kapat, Hesap ve Seçenekler alt başlıkları yer almaktadır.

Giriş Sekmesi

Çalışma sayfası üzerinde yapılacak biçimlendirme komutlarını barındıran gruplar yer almaktadır. Pano Grubu, Yazı Tipleri Grubu, Hizalama Grubu, Sayı Grubu, Stiller Grubu, Hücreler Grubu ve Düzenleme Grubu yer almaktadır.

Pano grubunda yer alan komutlar, Kopyala, Yapıştır, Kes, Biçim Boyacısı ve Pano komutlarıdır. Hücreleri kesmek, kopyalamak ve farklı bir yere taşımak için Pano grubunda yer alan Kes, Kopyala ve Yapıştır komutlarını kullanabilirsiniz.

Önce kopyalamak istediğiniz hücre ya da hücreleri seçiniz. Seçili hücre ya da hücreleri kopyalamak için Pano grubunda yer alan Kopyala komutuna tıklayınız. Aynı işlemi seçili hücre ya da hücrelerin üzerinde iken fare imlecinin sağ imlecine tıklayarak açılan pencereden Kopyala komutunu seçerek yapabilirsiniz. Seçim kopyalanarak Panoya yerleştirilecektir.

Kopyalanmış hücre ya da hücre içeriğini çalışma sayfasında istediğiniz yere yapıştırabilirsiniz. Seçili hücre ya da hücreleri yapıştırmak için Pano grubunda yer alan Yapıştır komutuna tıklayınız. Aynı işlemi seçili hücre ya da hücrelerin üzerinde iken fare imlecinin sağ imlecine tıklayarak açılan pencereden Yapıştır komutunu seçerek yapabilirsiniz.

Yazı Tipi Grubu, Çalışma sayfasında yer alan hücreleri biçimlendirmenizi saplayan komutları barındıran gruptur. Bu grupta; Yazı Tipi, Yazı Tipi Boyutu, Yazı Tipi Stili, Yazı Tipi Rengi, Hücre Kenarlık, Dolgu Rengi ve Hücre Biçimlenir penceresinin kısa yolu yer almaktadır.

Hizalama Grubu altında metni hücrenin içinde Üst, Orta ya da Alt olarak hizalamanızı sağlayan komut düğmeleri, metni sol, orta ve sağ hizalamanızı sağlayan komut düğmeleri, Girinti azalt, Girinti arttır, Metni kaydır, Birleştir ve Ortala seçenekleri yer almaktadır. Çalışma sayfasında verilerin görünümünü değiştirmek için hizalama grubunda yer alan komut düğmelerinden yararlanabilirsiniz. Metin hizalamalarını yatay ya da dikey konumda değiştirebilirsiniz. Hücre içindeki verinin dikey konumda hizalanmasında Üst, Orta, Alt, İki Yana Yasla, Dağıtılmış seçeneklerinden birini seçebilirsiniz. Hücrenin yatay konumsa hizalanmasında Sol, Orta, Sağ, İki Yan ve Dağıtılmış seçeneklerinden birini seçerek hizalayabilirsiniz. Bu işlemleri yapmak için Hücre Birleştir penceresinden de yararlanabilirsiniz. Hizalama grubundaki sağ altta görüntülenen düğmeye tıklayarak Hücre Biçimlendir penceresini ekrana getirebilirsiniz.

Sayı Grubu, altında hücre içeriği kategorisi belirlenmektedir.

Stiller Grubu altında Koşullu Biçimlendirme, Tablo Olarak Biçimlendir ve Hücre Stilleri seçenekleri yer almaktadır.

Hücreler Grubunda, Ekle, Sil ve Biçim komut düğme grupları yer almaktadır.

Düzenleme Grubunda Otomatik Toplam, Doldur, Temizle, Sırala ve Filtre Uygula, Bul ve Seç komut düğmeleri yer almaktadır.

Ekle Sekmesi: Ekle sekmesi altında Tablolar, Çizimler, Grafikler, Mini Grafikler, Filtre, Bağlantılar, Metin ve Simgeler grupları yer almaktadır.

Sayfa Düzeni Sekmesi: Sayfa düzeni sekmesi altında Temalar, Sayfa Yapısı, Sığdırmak için Ölçeklendirme, Sayfa Seçenekleri ve Yerleştir sekmeleri yer almaktadır. Çalışma sayfasında kullanılacak renkler için istediğiniz tema seçimini Temalar grubu altında yer alan Temalar komutuyla yapabilirsiniz.

Formüller Sekmesi: Formüller sekmesinde verilerinizi hesaplamak için gerekli formüller yer almaktadır. Formüller yardımıyla veriler üzerinde istenilen işlemler yapılabilir. Formüller sekmesinde yer alan komutların başında İşlev Ekle gelmektedir. İşlevler gruplara göre kullanıcıya sunul- maktadır. Otomatik Toplam, En Son Kullanılan, Finansal, Mantıksal, Metin, Tarih ve Saat, Arama ve Başvuru, Matematik ve Trigonometri, Tüm İşlevler altında formüller gruplanarak sunulmaktadır.

Veri Sekmesi: Excel yazılımı çalışma kitabı dışında yer alan verilerden kolaylıkla yararlanmanıza olanak tanır. Veri sekmesi altında yer alan Dış Veri Al komutu ile dış verilere bağlı olarak çalışabilirsiniz. Dış verilerde güncelleme olursa çalışma sayfası içinde verileriniz otomatik güncellenecektir. Bu işlem için Veri sekmesinde, Dış Veri Al grubundan Varolan Bağlantılar seçeneğini tıklayın. Varolan Bağlantılar iletişim kutusu görüntülenir. Dış Veri alma seçeneği olarak; Access, Web, Metin, Diğer Kaynaklar ve Varolan Bağlantılar görüntülenmektedir.

Gözden Geçir Sekmesi: Gözden Geçir sekmesi altında Yazım Denetleme Grubu, Dil Grubu, Açıklamalar Grubu, Değişiklikler Grubu ve Mürekkep Grubu yer almaktadır.

Görünüm Sekmesi: Görünüm sekmesi bir çalışma sayfasının şekillendirilmesi için kullanılabilecek komutları içermektedir. Özellikle çalışma kitabının görünümünü ve sayfa düzenini değiştirebilirsiniz. Çalışma Kitabı Görünümleri, Göster, Yakınlaştır, Pencere ve Makrolar gruplarını barındırmaktadır.

Yardım: Excel yazılımında ve diğer işlem tablolarında yardım menüsü yer almaktadır. Excel kullanıcıya birçok özelliği sunmaktadır. Bu özelliklerin kullanımı ya da açıklamalarını öğrenmek için yardım penceresini kullanabilirsiniz. Excel’de yardım kullanma alışkanlığı edinmeniz tavsiye edilmektedir. Böylece yazılımı daha verimli kullanabilirsiniz. Yapmak istediğiniz işlemin anahtar kelimelerini yazarak bu konuda yazılmış makalelere ve açıklamalara erişebilirsiniz.