İşletme Analitiği Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

İşlem tablolarının ilk tasarlandıkları ve ortaya çıktıkları problem alanı, muhasebeye dönük veri düzenleme ve denetlemedir. ĠĢlemtablosu kullanma konusunda yetkinlik düzeyindeki kullanıcılarla, acemi kullanıcılara uygulanmıĢ olan bir çalıĢmaya göre acemiler için iĢlemtablosu, yapılan iĢe ayrılan süreyi kısaltmamaktadır. Uzman kullanıcıların tamamı iĢlemtablosu kullanarak iĢlerini daha kısa sürede bitirdiklerini söylemektedirler. Aynı çalıĢmada iĢlem tablosu kullanma nedeni olarak yetkin kullanıcıların %82’si pek çok farklı görevi iĢlemtablosu ile yerine getirebildiklerini ifade ederken, acemi kullanıcıların iĢlemtablosunun çok yönlü görev yerine getirebilme özelliğinden yararlanma oranları çok daha düĢük kalmıĢtır.

İşletme analitiği konusundaki çalıĢmaların bir kısmı istatistiksel yöntemlerle büyük veriyi iĢlerken, bir kısmı iĢlemtabloları ile yapılan analitik çalıĢmalarını ön plana çıkarmaktadırlar. Bu nedenle, iĢletme analitiği anlayıĢı ile iĢlemtablolarının kullanıĢlılığını bir araya getirme çabasının en yaygın ticari iĢlemtablosunu kendine konu edinmesi doğaldır.

Metin Verilerinin Düzenlenmesi Ve Denetimi

Herhangi birisi tarafından yollanan verilerde ya da Ġnternet’ten bir veri indirildiğinde genellikle bu veriler istenilen Ģekilde biçimlendirilmemiĢ olmaktadır. Ġhtiyaç duyulan Ģekilde verilerin düzenlenebilmesi için aĢağıda belirtilen Excel metin iĢlevleri kullanılır.

Soldan (Left) İşlevi: Bu iĢlev, bir metinde bulunan ilk k tane karakteri döndürmektedir. k değeri boĢ bırakılırsa 1 olarak alınır.

Sağdan (Right) İşlevi: Bu iĢlev, bir metinde bulunan son k tane karakteri döndürmektedir. k değeri boĢ bırakılırsa 1 olarak alınır.

Parçaal (Mid) İşlevi: Bu iĢlev, bir metin içerisindeki k’ıncı karakterden baĢlayarak m tane karakteri döndürmektedir.

Kırp (Trim) İşlevi: Bu iĢlev, bir metin içerisinde bulunan kelimeler arasındaki tek boĢluklar hariç bütün boĢlukları kaldırarak yeni oluĢturulan metni döndürmektedir.

Uzunluk (Len) İşlevi: Bu iĢlev, bir hücrede bulunan toplam karakter sayısını (boĢluklar dahil) döndürmektedir.

Bul (Find) ve Mbul (Search) İşlevleri: Bu iĢlev, bir metin içerisinde istenen metni, k’ıncı karakterden sonra aramakta ve bulduğu takdirde metnin baĢlangıç pozisyonunun kaçıncı karakter olduğu değerini döndürmektedir. k parametresi opsiyonel olup, girilmediği takdirde 1 olarak alınacaktır. BUL iĢlevi büyük-küçük harfe duyarlıdır.

Yinele (Rept) İşlevi: Bu iĢlev, verilen metni n değeri kadar tekrar etmektedir.

Birleştir (Concatenate) İşlevi ve & Operatörü: Bu iĢlev, parametre olarak verilen metinleri birleĢtirerek tek bir metin oluĢturmakta ve hücreye bu değeri döndürmektedir. BĠRLEġTĠR iĢlevi yerine & operatörü de kullanılabilmektedir.

Değiştir (Replace) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak verilen eski metnin k’ıncı karakterinden baĢlayarak m tane karakterini yeni metin ile değiĢtirmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Sayıyaçevir (Value) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak verilen ve rakamlardan oluĢan metni sayıya çevirmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Büyükharf (Upper), Küçükharf (Lower) ve Yazım Düzeni (Proper) İşlevleri: BÜYÜKHARF(metin) iĢlevi, parametre olarak verilen metnin bütün harfleri büyük harfe dönüĢtürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir. KÜÇÜKHARF(metin) iĢlevi, parametre olarak verilen metnin bütün harfleri küçük harfe dönüĢtürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir. YAZIM.DÜZENĠ(metin) iĢlevi, parametre olarak verilen metin içerisindeki kelimelerin ilk harflerini büyük harfe, diğer harferini ise küçük harfe dönüĢtürmekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Damga (Char) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak ASCII kodu verilen karakteri döndürmektedir.

Temiz (Clean) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak verilen metin içerisindeki yazdırılamaz karakterleri temizlemekte ve hücreye bu değeri döndürmektedir.

Yerinekoy (Substitute) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak verilen metin içerisinde eski metni bulduğu takdirde eski metni yeni metin ile değiĢtirmektedir.

Veri Arama, Adresleme Ve Konumlandırma

Excel’de tablolar içerisinde aramalar yapmak, adresler ve baĢvurular ile çalıĢmak ve verilerin ya da formüllerin çalıĢma sayfaları üzerinde konumlandırılması, iĢlemtablolarının kullanımının etkinliğini arttırmaktadır. Bu amaçla kullanılan Excel iĢlevleri aĢağıda açıklanmıĢtır.

Bul (Find) ve Değiştir (Replace) Özellikleri: Bul ve DeğiĢtir diyalog kutusuna giriĢ sekmesindeki düzenleme bölümü altında bulunan bul ve seç düğmesi yardımı ile ulaĢılmaktadır. Metin ya da değerleri aramak için Bul sekmesi, metin ya da değerleri aramak ve değiĢtirmek için DeğiĢtir sekmesi kullanılmaktadır. Bul ve değiĢtir araçları ile belirli bir hücre aralığı seçilip arama iĢleminin sadece o aralık içerisinde yapılması sağlanabilir. Eğer bütün çalıĢma sayfası içerisinde bir arama iĢlemi yapılmak isteniyor ise çalıĢma sayfası üzerindeki herhangi bir hücre seçili iken arama iĢlemi yapılmalıdır.

Özel Git (Go To Special): ÇalıĢma sayfası üzerinde bulunan belirli tipteki hücreleri hızlı bir Ģekilde seçme imkânı sağlar. Özel Git aracına giriĢ sekmesindeki düzenleme bölümü altında bulunan bul ve seç düğmesi yardımı ile ulaĢılmaktadır. Özel Git aracı sadece aktif çalıĢma sayfasında bir seçim yapmakta, bütün çalıĢma kitabı için yapmamaktadır. Özel Git aracı seçili olan aralıkta bir seçim iĢlemi yapmaktadır. Eğer bütün çalıĢma sayfası için bir seçim yapmak isteniyorsa çalıĢma sayfasındaki sadece bir hücre seçilmelidir.

Satır (Row) ve Satırsay (Rows) İşlevleri: SATIR([baĢvuru]) iĢlevi, parametre olarak verilen hücre baĢvurusunun satır numarası değerini döndürmektedir. SATIRSAY(dizi) iĢlevi, parametre olarak verilen bir dizi, hücre aralığı ya da baĢvurudaki satır sayısını döndürmektedir

Sütun (Column) ve Sütunsay (Columns) İşlevleri: SÜTUN([baĢvuru]) iĢlevi, parametre olarak verilen hücre baĢvurusunun sütun numarası değerini döndürmektedir. SÜTUNSAY(dizi) iĢlevi, parametre olarak verilen bir dizi, hücre aralığı ya da baĢvurudaki sütun sayısını döndürmektedir.

Düşeyara (VLookUp) ve Yatayara (HLookUp) İşlevleri: Bu iĢlevler, çalıĢma sayfasında bulunan bir hücre aralığında arama yapma imkânı sunar. DÜġEYARA ve YATAYARA iĢlevlerinde, aralık bak parametresi belirtilmemiĢ ise ya da DOĞRU değerini alırsa, tablo dizisinde arama yapılacak olan satır ya da sütun içindeki değerlerin kesinlikle A’dan Z’ye sıralanmıĢ olması gerekmektedir.

İndis (Index) İşlevi: Dizi biçimi olarak kullanıldığında, parametre olarak verilen tablo dizisinde bulunan hücrenin değerini satır sayısı ve sütun sayısı indisleriyle seçerek döndürmektedir. BaĢvuru biçimi olarak kullanıldığında ise, parametre olarak bir ya da birden fazla hücre aralığına yapılan baĢvuruda bulunan hücrenin değerini satır sayısı ve sütun sayısı indisleriyle seçerek döndürmektedir. Yaygın olarak dizi biçimi kullanılmaktadır.

Kaçıncı (Match) İşlevi: Bu iĢlev, bir dizi içerisinde belirtilen değeri arayarak, değerin ilk bulunduğu göreceli konumu döndürmektedir. Kaçıncı iĢlevi, metin değerlerini eĢleĢtirirken büyük-küçük harf ayrımı yapmamaktadır.

Kaydır (Offset) İşlevi: Bu iĢlev, parametre olarak baĢvurusunu aldığı hücre ya da hücre aralığından belirtilen miktarda satır ve sütun uzaklıktaki bir aralığın baĢvurusunu döndürmektedir. KAYDIR iĢlevi, hücreleri gerçekten taĢımaz veya seçimi değiĢtirmez, yalnızca oluĢturulan baĢvuruyu döndürmektedir.

Dolaylı (Indirect) İşlevi: Bu iĢlev, metin olarak ifade edilen baĢvuru metni parametresini baĢvuru olarak döndürmektedir.

Tarih Ve Zaman İşlevleri

Excel’in yaygın olarak kullanılan tarih ve zaman iĢlevleri aĢağıda sıralanmıĢtır:

• İimdi (Now) ĠĢlevi, geçerli olan tarih ve saatin seri numarasını döndürmektedir.
• BUGÜN() iĢlevi, geçerli olan tarihin seri numarasını döndürmektedir.
• GÜN(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir tarihin gününü verir. AY(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir tarihin ayını verir. YIL(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir tarihin yılını verir.
• GÜNSAY(bitiĢ_tarihi; baĢlangıç_tarihi) iĢlevi, parametre olarak verilen iki tarih arasındaki gün sayısını döndürmektedir.
• TARİH(yıl; ay; gün) iĢlevi; yıl, ay ve gün olarak verilen tarihin seri numarasını döndürmektedir.
• TARİHSAYISI(tarih_metni) iĢlevi, metin olarak ifade edilen tarihi Excel’in tarih olarak tanıyacağı bir seri numarasına dönüĢtürmektedir.
• SERĠTARĠH(baĢlangıç_tarihi; ay_sayısı) iĢlevi, parametre olarak verilen baĢlangıç tarihinden belirtilen ay sayısı kadar önceki ya da sonraki günün seri numarasını döndürmektedir. SERĠAY(baĢlangıç_tarihi; ay_sayısı) iĢlevi ise parametre olarak verilen baĢlangıç tarihinden belirtilen ay sayısı kadar önceki ya da sonraki ayın son gününün seri numarasını döndürmektedir.
• HAFTANINGÜNÜ(seri_numarası; [dönüĢ_türü]) iĢlevi, parametre olarak verilen seri numarasına sahip olan günü sayısal ifade olarak döndürmektedir.
• HAFTASAY(seri_numarası; [dönüĢ_türü]) iĢlevi, parametre olarak verilen seri numarasına sahip olan tarihin yıl içerisindeki kaçıncı haftada yer aldığını sayısal ifade olarak döndürmektedir.
• İŞGÜNÜ(baĢlangıç_tarihi; gün_sayısı; [tatiller]) iĢlevi, parametre olarak verilen baĢlangıç tarihinden, belirtilen gün sayısı kadar önceki ya da sonraki iĢ gününün seri numarasını döndürmektedir. İŞGÜNÜ.ULUSL(baĢlangıç_tarihi; gün_sayısı; [haa_sonu]; [tatiller]) iĢlevi, parametre olarak verilen baĢlangıç tarihinden, belirtilen gün sayısı kadar önceki ya da sonraki iĢ gününün seri numarasını döndürmektedir.
• TAMİŞGÜNÜ(baĢlangıç_tarihi; bitiĢ_tarihi; [tatiller]) iĢlevi, parametre olarak verilen baĢlangıç tarihi ile bitiĢ tarihi arasındaki tüm çalıĢma günlerinin sayısını döndürmektedir. TAMİŞGÜNÜ.ULUSL(baĢlangıç_tarihi; bitiĢ_tarihi; [hafta_sonu];[tatiller]) iĢlevi, parametre olarak verilen baĢlangıç tarihi ile bitiĢ tarihi arasındaki tüm çalıĢma günlerinin sayısını döndürmektedir.
• SAAT(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir zamanın saat değerini verir. SAAT iĢlevi 0 ile 23 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir. DAKĠKA(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir zamanın dakika değerini verir. DAKĠKA iĢlevi 0 ile 59 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir. SANĠYE(seri_numarası) iĢlevi, seri numarası verilen bir zamanın saniye değerini verir. SANĠYE iĢlevi 0 ile 59 arasında bir tamsayı değeri döndürmektedir.
• ZAMAN(saat; dakika; saniye) iĢlevi; saat, dakika ve saniye olarak verilen zamanın seri numarasını döndürmektedir.
• ZAMANSAYISI(zaman_metni) iĢlevi, metin olarak ifade edilen zamanı Excel’in saat olarak tanıyacağı bir seri numarasına dönüĢtürmektedir.

Koşullu İfadeler Oluşturma

Excel’in koĢullu ifadeler oluĢturabilmek için kullanılan iĢlevleri Ģu Ģekilde sıralanabilir:

Eğer (IF) İşlevi: Parametre olarak bir mantıksal sınama iĢlemini almakta ve yapılacak olan sınama iĢleminin sonucu DOĞRU ise bir değer, YANLIġ ise baĢka bir değer döndürmektedir. EĞER iĢlevleri içerisinde VE, YADA ve DEĞĠL gibi mantıksal iĢlevler de yaygın olarak kullanılmaktadır.

Ve (And), Yada (Or) ve Değil (Not) İşlevleri: Ve iĢlevi, parametre olarak verilen bütün mantıksal ifadeler doğru ise DOĞRU değerini, herhangi bir tanesi ya da daha fazlası yanlıĢ ise YANLIġ değerini döndürmektedir. Yada iĢlevi, parametre olarak verilen mantıksal ifadelerden bir tanesi ya da daha fazlası doğru ise DOĞRU değerini, bütün mantıksal ifadeler yanlıĢ ise YANLIġ değerini döndürmektedir. Değil iĢlevi, parametre olarak verilen mantıksal ifadenin değerini tersine çevirmektedir

EğerSay (CountIF) ve ÇokEğerSay (CountIFS) İşlevleri: EĞERSAY iĢlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiĢ olan ölçütü sağlayan hücrelerin sayısını döndürmektedir. ÇOKEĞERSAY iĢlevi, parametre olarak verilen aralıklar içerisinde belirlenmiĢ olan çoklu ölçütleri sağlayan satırların ya da sütunların sayısını döndürmektedir.

ETopla (SumIF) ve ÇokETopla (SumIFS) İşlevleri: ETOPLA iĢlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiĢ olan ölçütü sağlayan değerlerin toplamını döndürmektedir. ÇOKETOPLA iĢlevi, parametre olarak verilen ölçüt aralıkları içerisinde belirlenmiĢ olan çoklu ölçütleri sağlayan satırları ya da sütunları tespit edip aralık toplamı parametresi içerisinde aynı satırlarda ya da sütunlarda bulunan değerlerin toplamını döndürmektedir.

EğerOrtalama (AverageIF) ve ÇokEğerOrtalama (AverageIFS) İşlevleri: EĞERORTALAMA iĢlevi, parametre olarak verilen aralık içerisinde belirlenmiĢ olan ölçütü sağlayan değerlerin ortalamasını döndürmektedir. ÇOKEĞERORTALAMA iĢlevi, parametre olarak verilen ölçüt aralıkları içerisinde belirlenmiĢ olan çoklu ölçütleri sağlayan satırları ya da sütunları bulup aralık ortalaması parametresi içerisinde aynı satırlarda ya da sütunlarda bulunan değerlerin ortalamasını döndürmektedir.

EğerHata (IFError) İşlevi: EĞERHATA iĢlevi, parametre olarak aldığı hücre değerinin hatalı olması durumunda istenilen bir değeri döndürebilmektedir.