Tur Planlaması ve Yönetimi Dersi 1. Ünite Özet

Giriş

İlk ortaya çıktığı günden bu yana turizmin gelişimi incelendiğinde, turizm olayının daima bir yerden başka bir yere hareket etmenin üzerine odaklandığı anlaşılmaktadır. Turizm alanında yapılan araştırmalar, insanların bir yerden başka bir yere gitme hareketinin yaradılışla birlikte başladığını ortaya koymaktadır. İlk başlarda beslenme ve güvenlik gibi temel ihtiyaçlardan ortaya çıkan yer değiştirmeler ilerleyen dönemlerde zevk, eğlence ve diğer amaçlar için gerçekleştirilmiştir. Seyahat kavramının sosyolojik, ekonomik ve psikolojik unsurların gelişimiyle ortaya çıkmasının ardından farklı kavramlar da meydana gelmeye başlamıştır. “Tur” ve “tur yönetimi” kavramları bu şekilde ortaya çıkmıştır.

Turizm ve seyahatin bağlantılı kavramlar olduğu, turizm faaliyetlerinin yapı taşını oluşturan seyahat (travel) sözcüğünün çaba göstermek ve zorluk çekmek anlamında da olan “travail” sözcüğünden türemiş olduğuna bakılarak anlaşılmaktadır. Tur kavramının bir başlangıç ve sonuca sahip olması da seyahatin turizm boyutunu meydana getirmektedir. Tur faaliyetlerinin içeriğinde başlangıçtaki amacın gerçekleştirilerek hareketin tamamlanması ve fiziksel olarak çıkış noktasına geri dönülmesi vardır.

Tarihsel Süreç İçerisinde Tur Faaliyetlerinin Gelişimi

İlk çağlardan bu yana görülen en önemli ihtiyaçlardan biri de seyahat etmek olmuştur. Bu durumun sebebinde, insanların yaşamları için daha iyi koşullar aramak istemesi vardır. Örnek verilecek olursa Sümerler’in seyahati keşfetmesinin yanında parayı, yazıyı ve tekerleği de bulmasının nedeni ulaşımda yaşadıkları sorunları gidermek ve ticarette de parayla işlerini daha kolay bir şekilde yürütmek istemeleridir.

Yüzyıllar boyunca insanların başka coğrafyalara seyahat etmesinin nedenleri arasında ticari menfaatlerin bulunmasının yanında sosyal sebeplerde bulunmaktadır. Romalıların olimpiyat oyunlarında spor müsabakalarına aktif olarak katılmak ya da seyretmek için zevk amaçlı Yunanistan ve Anadolu’ya gitmeleri, Mısır’daki tapınakları ve piramitleri görme istekleri sosyal sebeplere örnektir. İlk başlarda farklı amaçlarla yapılan seyahatlerin zamanla ekonomik, sosyal, politik ve turistik amaçlarla yapılması turizmi farklı bir boyuta taşımıştır. Turizmde seyahat kavramının geçici olması gerekmektedir. Hangi seyahatin turizm olayı sayılabileceği ilk başlarda amacı ile değerlendirilirken sonraki dönemlerde seyahatin süresi de büyük ölçüde dikkate alınmaktadır. Seyahat süresinin turizm kapsamında değerlendirilmesi, farklı görüşlerin ortaya çıkmasına sebep olmuştur. Ayrıca uzaklık sınırı da bir seyahatin turizm amaçlı değerlendirilmesinde kullanılmaktadır.

Orta Çağ’ın ilk döneminde bütün toplumu içine alan dini ve mistik havadan sıyrılıp, toplumun asil ailelerinin çocuklarını kapsayan büyük bir ekiple beraber turizm açısından uzun sayılabilecek bir süre içerisinde başlangıcından itibaren çok iyi planlanmış olan bir seyahat yapılırdı. Bu seyahate “Grand Tour” denmekteydi. Seyahatin yapılış amacı geleceğin yönetici sınıfını oluşturacak olan genç bireylerin diğer ülkeleri tanıyarak sosyo-kültürel açıdan özel ilişkiler kurmalarını sağlamak ayrıca siyasi ve kültürel kazanımlar elde etmekti.

Seyahat Sektörünü Oluşturan Unsurlar

Ulaştırma ve seyahat sektörleri turizm yapısını dinamik tutan en önemli unsurlardan ikisidir. Tur faaliyetlerinin gerçekleşmesinde ulaştırma ve seyahat işletmelerinin önemi büyüktür. Ulaştırma ve seyahat işletmeleri, turizm faaliyetlerine hem işlevsel hem ekonomik boyutlarıyla büyük katkı sağlamakla birlikte diğer sektörlere de büyük fayda sağlamaktadır. Ayrıca turizmin temel unsurlarından birisi olan ulaştırma, diğer unsurları etkileyen ve onlardan etkilenen bir konumdadır. Turizmin gelişmesi ulaştırma sistemlerini, ulaştırma sistemlerindeki gelişmelerde turizmi etkileyebilmektedir. Böylece bu iki unsur birbirinden bağımsız bir şekilde faaliyet sürdürememektedir. Ulaştırma olanaklarının ve sisteminin gelişmesiyle insanlar, yeni mekanlara yolculuk yapmaya, turistik meraklarını gidermeye ya da yeni ticaret fırsatlarını araştırmaya başlamıştır bu durum turizme olan talebin de artmasına sebep olmuştur. Bu karşılıklı etkileşim sebebiyle turizmde ulaştırma sistemlerinin gelişmesine olumlu katkılar sağlanmıştır.

Farklı özelliklere ve işlevlere sahip olduğu için seyahat işletmeleri, sınıflandırma konusunda da farklılık göstermektedir. Seyahat işletmeleri turizm arz ve talebinin birbiri ile ilişkisini sağlamaktadır. Tüketicilerin en iyi seyahat deneyimi kazanmalarına yardımcı olabilmek için bilgi ve hizmetleri toplamaktadır. Ayrıca bunları organize etmek ve yorumlayarak sunmak da tüketicilere büyük kolaylıklar sağlayan sorumlulukları arasındadır. Seyahat acentaları da seyahat işletmeleri içerisinde önemli bir işleve sahiptir. Seyahat acentalarının hedef kitlesinin dışında ülke, bölge, sektör ve diğer işletmelere karşı turizmle alakalı sosyal sorumlulukları vardır. Bu sorumluluklar sektörel gelişmeler hakkında bilgi verme, danışmanlık yapma, sorunlara çözüm üretme vb. şeklindedir.

Tur Tasarımı ve Yönetim Aşamaları

Seyahat işletmeleri ve turizm profesyonelleri tarafından tur tasarım işlemi çok mühim bir süreç olarak değerlendirilmektedir. Tur kavramı kapsamındaki etkinliklerin turizm çerçevesine dahil olması için işlevinin ve içeriğinin tüketicilerin turizm ihtiyaçlarını karşılamaya dönük olması gerekmektedir. Bu sebeple, paket tur kavramı ile alakalı birçok tanım ve açıklama bulunmaktadır. Örnek verilecek olursa en az iki tatil unsurunun birleştirilerek sunulmasını bir paket tur örneği olarak kabul eden tur tasarım ve planlamacıları da vardır, bunun yetersiz olduğunu düşünen tur tasarım ve planlamacıları da vardır. Paket tur tüketicilerin tatil gereksinimlerini karşılamak amacıyla ulaştırma ve konaklama temel unsurlarına, duruma göre diğer turizm hizmetlerinin dahil edilip bütün bir şekilde ve belirli bir fiyattan satılan birleşik üründür.

Tur tasarımı uzun süren çalışmalar sonucunda meydana gelmektedir. Bu aşamada sistematik ve programlı bir takım araştırmaların yapılması zorunludur. Bunlara ek olarak kesin talep oluşmadan tasarlanan bir turda satış riski bulunması, üretim aşamasında yapılacak çalışmaların daha objektif ve rasyonel kararlar ile değerlendirilmesi ve ayrıca muhtemel sonuçlarının yaratabileceği etkilerin de göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Bu sebeple bir paket tur oluşturulurken SWOT analizinin yapılması hem tur operatörlerine, hem de hazırlanan ürüne ilişkin önemli değerlendirmeleri ortaya çıkarmaktadır. Ayrıca turizm pazarlarında seyahat işletmelerinin amaçlarına ulaşabilmesi için tüketici beklenti ve isteklerinin de dikkate alınarak hazırlanması öngörülen bir paket tur bulunmaktadır. Bu paket turun içeriğinde destinasyona yönelik tarihi, kültürel, doğal çekicilikler, altyapı olanakları, turizm tesisleri, ulaştırma olanakları, yerel halkın turizme bakış açısı, destinasyona yönelik diğer turlar, aracı işletmeler, teşvikler, yasal düzenlemeler gibi pek çok bilginin sağlanması gerekmektedir.

Seyahat işletmelerinde plânlama işlevi, diğer işletmelerle karşılaştırıldığında kendine özgü plânlama türlerini gerektirmektedir. Özellikle büyük ölçekli tur operatörlerinin plânlama çalışmalarında turizm sektörüne özgü ve sektörü etkileyebilecek seviyede işlerde bulunmaktadır. Ayrıca bu plânlama çalışmaları içerisinde işletme düzeyinde öngörülen işler de vardır. Plânda bulunması gereken şeylerin ve temel unsurların ne olduğunun belirlenmesi gerekmektedir. Bu temel unsurlar; ölçülebilir ve erişebilir hedefler, söz konusu hedeflere ulaştıracak yöntemler, yöntemleri uygulayacak kişilerin açıkça belirlenen yetki ve sorumlulukları, uygun süre şeklindedir. Seyahat işletmelerinin tur hazırlama ve satış faaliyetleri ile ilgili işlevi, organizasyonu ve kazançları düzenledikleri turlara göre değişiklik göstermektedir. Bir seyahat işletmesinin tur organizasyonlarında genellikle bağımsız paket turlar, programlı turlar, özel turlar, her şey dâhil turlar yer almaktadır. Tur plânlaması, bir çok faaliyet ve sistematik işlemler bütününden oluşmaktadır.

Paket turun hazırlanma aşamasında, belirlenen hedef pazara sunulacak olan paket turun belirli özellik ve değerlere sahip olması gerekmektedir. Hareket noktasından başlayarak ulaştırma olanakları, transferler, konaklama tesisleri, yiyecek-içecek, eğlence tesisleri ve rekreasyon alanları, rehberlik hizmetleri, diğer turizm hizmetleri kadar yerel halkın turizme yaklaşımı, güvenlik ve sağlık durumu, altyapı, ekonomik durum vb. konuların da ayrıntılı bir şekilde analizinin yapılması için bölgeye ait sistematik bilginin toplanması gerekmektedir. Destinasyonda bulunan ulaştırma, konaklama ve yiyecekiçecek unsurlarının da ayrıntılı olarak incelenip değerlendirilmesi, ardından yapılacak olan satın alma ve anlaşma aşamalarında doğru kararların alınması için gereklidir. Ayrıca müşterilerin destinasyonda en çok faydalandığı hizmetler de ulaştırma, konaklama ve yiyecek-içecek hizmetleridir. Bir paket turun olması gerektiği gibi hazırlandığının söylenebilmesi için müşteri beklenti ve isteklerini karşılayabilecek düzeyde olması gerekmektedir. Bunun sebebi hizmet kalitesinin öne çıktığı, rahat, huzurlu ve güvenli bir destinasyonda tatil yapmanın, müşterinin öncelikleri arasında yer alması vardır.

Tur satış ve plânlama aşamasında, seyahat acentaları ve tur operatörleri en yoğun çalışmalarını gerçekleştirmektedir. Bu süreçte hem paket turu oluşturan unsurlar hem de müşteri hedef kitlesi ile alakalı detaylı çalışmalar yürütülmektedir. Bir tarafta yapılan turun içeriğine yönelik devamlı bir denetim mekanizması işletilirken diğer taraftan da ürünün toptan ya da perakende satış ve pazarlama çalışmalarıyla müşterilere ulaştırılması sağlanmaktadır. Paket turların tanıtımına yönelik olarak da broşür ve kataloglar hazırlanmaktadır. Bu broşür ve katalogların hazırlanma aşamasında;

“Broşür ve katalogların amacı nedir?

• Hedef kitleler kimdir?
• Anlatılmak istenen nedir?
• Nasıl anlatılacaktır?
• Bütçesi ne kadardır?
• Hedef kitleye nasıl ulaştırılacaktır?”

şeklinde soruların göz önünde bulundurulması gereklidir. Broşür ve katalog, satış ve pazarlama faaliyetlerinde kullanılan iki etkili unsurdur. Fakat aralarında bazı farklar bulunmaktadır. Kataloglarda daha çok sayfa bulunup, daha detaylı bilgiler yer alırken broşürlerde sayfa sayısının az olmasıyla birlikte genel bilgiler bulunmaktadır. Broşürlerde destinasyona yönelik tarihi, kültürel, doğal, coğrafi, iklimsel, turizm tesislerine ilişkin genel bilgiler yer alırken kataloglarda; paket turun içerik, dönem, süre, fiyat, ulaştırma araçları türü ve sınıfı, tesis özellikleri ve sınıfları, verilen hizmetler, iletişim bilgileri ve temsilciler, aracı işletmeler gibi bilgiler yer almaktadır.

Seyahat acentaları bir turizm işletmesinin ürünü ya da herhangi bir organizasyon için müşterileri adına rezervasyon yaparlar. Bu rezervasyonlar münferit olduğu gibi gruplara yönelik de olur. Rezervasyonlar, seyahat acentaları açısından bakıldığında satış işleminin ilk aşamasını oluşturur. Çünkü rezervasyon yalnızca herhangi bir tüketiciye sağlanan hizmetin, önceden kullanım talebine yönelik işlemlerini değil, aynı zamanda da o ürün için üretici ile tüketici arasında aracılık rolünü üstlenerek satış işlemini gerçekleştiren bir süreçtir bu sebeple tur rezervasyon aşaması oldukça önemlidir. Tur satışı sonrası işlemler de iki şekilde yapılmaktadır. İlki, muhasebe işlemleri olarak paket tur içeriğini oluşturan hizmetlere ilişkin turizm hizmet sağlayıcılarıyla hesapların kapatılmasıdır. İşletmeler arası yapılan işlemler denilebilir. İkincisi ise tur operasyonunun ardından paket turların sürdürülebilirliğini sağlamak maksadıyla satın alınan ürünün kullanımı, hizmet içeriğinin yerinde ve zamanında sağlanması, satış sırasında taahhüt edilen ürün ve hizmetin kusursuz bir şekilde yerine getirilmesi gibi hususlarda müşteri şikâyetleri ile ilgilenilmesi gibi çabaları kapsayan faaliyetlerdir.