Kongre ve Etkinlik Yönetimi Dersi 6. Ünite Sorularla Öğrenelim

TDK’da sergi kavramı nasıl tanımlanmaktadır?

TDK sözlükte sergi kavramına yönelik üç tanım bulunmaktadır. Buna göre yapılan;

• İlk tanım; alıcının görmesi, seçmesi için dizilmiş şeylerin tümü ve bu nesnelerin serildiği yerdir.

• Diğer bir tanım; halkın gezip görmesi, tanıması için uygun biçimde yerleştirilmiş ürünlerin, sanat eserlerinin tümünü sergi olarak açıklamaktadır.

• Üçüncü tanıma göre ise sergi; bir yerin, bir ülkenin veya çeşitli ülkelerin kendine özgü tarım, sanayi vb. ürünlerini tanıtmak için bunların uygun bir biçimde gösterildiği yerdir.

TDK’da fuar kavramı nasıl tanımlanmaktadır?

TDK’da yer alan fuar tanımı; belli zamanlarda, belli yerlerde ticari mal sergilemek amacıyla açılan büyük sergidir. Aynı zamanda fuar; yurtiçi ya da dışı ticareti geliştirmek amacıyla düzenlenen ve yerli ve/veya yabancı firmaların mallarının belli süreler içinde sergilendiği büyük ticari merkez olarak da ifade edilebilmektedir.

Fuar’a ilişkin yapılan tanımlamalar fuarların hangi özelliklerini ön plana çıkartmaktadır?

Bir ana endüstrinin pazarlama etkinliği; ticaret mallarının tanıtılması ve pazarlanması amacıyla, belli bir zaman ve belli bir yerde kurulan satış merkezleri ya da büyük pazarlar olarak tanımlanmaktadır. Diğer taraftan fuar; ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir. Tanımlamalardan yola çıkılarak genel olarak pazarlama ve tanıtım kavramlarının ön plana çıkartıldığı görülmektedir.

Ticari sergi ve fuarların ilk örneği hangisidir?

Eski Mısır’a kadar uzanan tarihsel köklere sahip olan fuarlar, özellikle Ortaçağ Avrupası’nda düzenli olarak gerçekleştirilen ticari toplanmalar olarak ortaya çıkmıştır. İlk kez Mezopotamya’da panayırlar ile birlikte ortaya çıkan ticari sergi ve fuarlar M.Ö. 5. Yüzyılda pers kralının açtığı sergi ile başlamıştır. 

Ticari sergi ve fuarların sanayi devriminde yaşadığı gelişimin temel nedenleri nelerdir?

Ticari sergi ve fuarlar, ortaçağda yılda bir veya iki kere büyük şehirlerde düzenlenmektedir. Ancak sanayi devrimi ile birlikte bir dönüm noktası yaşanmıştır. Sanayi devrimiyle birlikte, üretilen ürünlerdeki artış ve yeni pazarlar bulmak ihtiyacı, ticari sergi ve fuarları önemli bir araç haline gelmesine neden olmuştur.

Türkiye’de fuarcılığın ilk gerçek örneği nerede görülmüştür? 

Türkiye’de fuarcılık, Osmanlı dönemine kadar uzanmaktadır. Ancak fuar, gerçek anlamda ilk kez, 1923 yılında İzmir’de gerçekleşmiştir

Osmanlılarda ilk fuar alanı hangi tarihte ve nerede görülmektedir? 

Osmanlılarda ilk fuar alanı 1863 yılında görülen Sergi-i Umum-i İstanbul’dur. Bu alan, Sultan Ahmet bölgesinde kurulan 3.500 metrekarelik sergi salonudur.

1998’de yurtiçi fuarların denetimi kim tarafından gerçekleştirilmeye başlanmıştır?

1998 yılında denetim ihtiyacından hareketle, fuarların denetimi Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’na verilmiştir. Bu süreçte, “Yurtiçinde Fuar Düzenlenmesine Dair Yönetmelik” yayınlanmıştır.

Türkiye fuarcılık standartları hangi kurum ve kuruluşların işbirliği ile oluşturulmuştur?

2004 yılında Türk Standartları Enstitüsü Fuar Standartları, TFYD ve Türk Standartları Enstitüsü ortak çalışması ile oluşturulmuştur.

2005 yılında 5057 sayılı yasa ile fuarlar hangi kurum ya da kuruluşa devredilmiştir?

2005 yılında fuarcılık konusunda yetkiler ve denetim hakkı, Bakanlıktan alınarak 5057 sayılı yasa değişikliği ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ne devredilmiştir.

Ticari sergi ve fuarların hangi açılardan öneminden söz edilebilmektedir?

Katılımcı Firmalar açısından, sosyo-kültürel ve ekonomik açıdan ve pazarlama ve iletişim açısından ticari sergi ve fuarların öneminden söz etmek mümkündür. Ticari sergi ve fuarlar; ürün veya hizmeti, sektör ile doğrudan ilgili kişi ve kurumlarla bir araya getirdiği için firmalar açısından çok önemli bir araç ve ortam yaratmaktadır. Ayrıca hem is turizmi açısından söz konusu bölgenin ve ülkenin turizm gelirlerini artırmakta, hem de fuarın düzenlendiği bölgedeki işletmelerin tanıtımını sağlamaktadır. Diğer taraftan bu ortam, kültürlerarası iletişim ve etkileşim açısından değer taşır. Pazarlama ve iletişim açısından ise etkin bir imaj yaratılır, alıcı ve satıcıyı bir araya getirerek etkin iletişim ortamı sağlar. Bilgi ve deneyim paylaşımı sağlanır.

Düzenleniş amacına göre fuarlar kaç gruba ayrılmaktadır?

Düzenleniş amacına göre fuarlar;

• Genel (yatay) fuarlar,

• İhtisas (dikey) fuarları,

• Tüketici fuarları ve 

• Solo fuarlar olmak üzere dört gruba ayrılmaktadır.

Genel (yatay) fuarlar ne tür fuarlardır?

Genel (yatay) fuarlar; hemen herkese açık olan, her çeşit tüketim, tarımsal ve sanayi mallarının sergilendiği ticari ya da sosyal içerikli fuarlardır.

İhtisas (dikey) fuarları ne tür fuarlardır?

İhtisas (dikey) fuarları; düzenlendiği ihtisas alanına göre üretilen ürün ve hizmetlerin sergilendiği, genellikle bu alana ilgi duyan, bu alanda faaliyet gösteren kişi ve kurumlar tarafından ziyaret edilen fuarlardır.

İhtisas fuarları kaç gruba ayrılmaktadır?

İhtisas fuarları;

• Büyük ihtisas ve

• Küçük ihtisas fuarları olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır

Büyük ihtisas fuarları kısaca nasıl açıklanabilir? 

Büyük ihtisas fuarları, ileri derecede uzmanlaşmış genellikle yalnızca is adamlarına açık olarak, sektör ve pazar dilimi bazında gerçekleştirilmektedir.

Küçük ihtisas fuarları kısaca nasıl açıklanabilir?

Küçük ihtisas fuarları ise genellikle perakendecilere yönelik olarak düzenlenen nispeten küçük kapsamlı, ticari fuarlar içinde sayı itibarıyla çoğunluğu oluşturan ikinci derecede ihtisas fuarlarıdır.

İhtisaslaşma türleri nelerdir? 

İhtisaslaşma;

• Endüstriye göre ve

• Pazar bölümüne göre gerçekleşmektedir. 

Endüstriye göre ihtisaslaşma kısaca nasıl açıklanabilir?

Endüstriye göre ihtisaslaşma; belirli bir endüstri kolu üzerinde ihtisaslaşan fuarlar acente ve distribütör bulma açısından iyi bir araç olarak görülmektedir. İhtisaslaşma oranı tüm endüstriyi içerebildiği gibi endüstrinin belirli bir kolunu da kapsayabilmektedir.

Pazar bölümüne göre ihtisaslaşma kısaca nasıl açıklanabilir? 

Pazar bölümüne göre ihtisaslaşma ise genellikle doğrudan doğruya tüketiciye hitap etmek yerine, perakendecilere yönelik olarak çok küçük ölçeklerde, küçük salonlarda ve otellerde organize edilebilmektedir.

Tüketici fuarları nasıl açıklanabilir?

Doğrudan tüketiciye ulaşarak satın alma kararının anında sonuçlandığı, ürün yelpazesinin oldukça geniş olduğu, gerek katılımcı sayısı, gerekse ziyaretçi sayıları açılarından diğer fuarlarla karşılaştırılamayacak sayılara ulaşan fuarlardır.

Tüketici fuarlarında ne öne çıkmaktadır?

Tüketici fuarlarında;

• Son tüketici ve
• Tüketim odaklılık öne çıkmaktadır. 

Solo fuarların özellikleri nelerdir?

Bir ülkenin başka bir ülkede organize ettiği, ülkenin ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı fuarlardır. Ülke markalaşması etkinliği olarak da görülebilmektedir.

Hedeflenen kitlenin coğrafyasına göre fuarlar kaç grupta incelenmektedir?

Hedeflenen kitlenin coğrafyasına göre fuarlar;

• Bölgesel,

• Ulusal ve

• Uluslararası fuarlar olmak üzere üç grupta incelenmektedir. 

Bölgesel ve ulusal fuarlar arasındaki fark nedir?

Bölgesel fuarlar, belli bir coğrafi bölgeye ve oradaki hedef kitleye yönelik olarak yapılan fuarlardır. Ulusal fuarlar ise bölgesel fuarlara göre daha büyüktür. Ulusal fuarlar, çeşitli konularda ve sektörler özelinde düzenlenen tek bir ülkeden katılımcıların ve ziyaretçilerin yer aldığı fuarlardır.

Expo ne demektir?

EXPO, uluslararası sergi anlamına gelmekte ve evrensel sergileri ifade etmektedir. Diğer bir bakış açısıyla, bu açılım bir ülkenin ekonomik ve teknolojik değerlerini tanıtmakla kalmayıp, aynı zamanda yerel ve kültürel değerleri de tanıtmaya aracılık eden organizasyonları ifade etmektedir.

İlk EXPO nerede gerçekleştirilmiştir?

İlk EXPO, 1851 yılında Londra’da Crystal Palace’da gerçekleştirilmiştir.

Genellikle Expolar ne kadar sürmektedir?

EXPO’lar genellikle üç ila altı ay arasında sürmektedir.

Düzenlenen ilk EXPO’lar ile sonrakiler arasında ne tür bir fark görülmektedir?

İlk EXPO’ların endüstri temelinde ve önemli kutlamalar çerçevesinde düzenlendiği görülmektedir. Ancak zaman içinde temalar çerçevesinde işleyen bir süreç benimsenmiştir

Expolar kaç sınıfa ayrılmaktadır?

Expolar’da;

• Dünya (evrensel) EXPO ve

• Uluslararası EXPO iki önemli Expo türüdür.

Ancak bunlar dışında;

• Bahçecilik fuarları ve

• The Triennale Di Milano’da EXPO çeşitleri arasında yer almaktadır.

Dünya ve Uluslararası Expo’ların farkları nelerdir?

Dünya (Evrensel) EXPO, 5 yılda bir gerçekleşir, en fazla 6 ay sürer, tema evrenseldir. Uluslararası (İhtisas) EXPO ise iki dünya expo’su arasında gerçekleşir, en fazla üç ay sürer, tema kente veya ülke özelliklerine bağlıdır.

Tasarım sektörünü temel alan EXPO hangisidir? 

Triennale Di Milano tasarım sektörünü hedef almaktadır. Üç yılda bir düzenlenen fuar, tasarım sektörünün temel aktörlerini ve genel olarak ilgili kişileri ve halkı bir araya getirmektedir.

Fuara katılım sürecinde hangi çalışmalar önem taşımaktadır?

Fuara katılım süreci stratejik bir planlama sürecidir. Fuarlara katılma ihtiyacının ortaya çıkması ile başlayan süreç, amacın belirlenmesi, doğru fuar seçiminin ve fuar seçildikten sonra ise belirlenen fuara yönelik çalışmalar ile devam etmektedir. Bu çalışmalar;

• Stand yeri ve türünün seçimi ve tasarlanması,

• Fuarda görev alacak personele yönelik çalışmalar,

• Tanıtım faaliyetlerinin planlanması,

• Ürün transferlerinin nasıl yapılacağının belirlenmesi ve

• Bütçe hazırlanması konularını kapsamaktadır.

İşletmelerin katılacakları fuarı seçerken göz önünde bulundurması gereken hususlar nelerdir?

Fuarların seçilmesi konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

• Ürünlerin pazara uygunluğu,

• Ürün fiyatlarının pazara uygunluğu,

• Ürün kalitesinin pazara uygunluğu,

• Pazar talebinin karşılanabilirliği,

• Pazarın sorunlarına karsı hazırlıklı olunup olunmadığı,

• Fuara etkin katılım yolunun belirlenmesi.

Bu konuların irdelenmesi işletme için hangi fuara katılımın uygun olacağına ilişkin bilgi verecektir.

Fuar alanı içinde koridorlara olan cepheleri ve şekillerine göre standlar nelerdir? 

Fuar alanı içinde koridorlara olan cephe ve şekillerine göre standlar şöyle sıralanabilir:

• Sıra Stand,

• Köşe stand,

• İki cepheli stand,

• Üç cepheli stand,

• Ada stand ve

• L stand.

Fuarlarda yer alan en düşük ücretli stand hangisidir?

Sıra stand, tek tarafı koridora bakan ve girişin sadece koridordan yapılabildiği, en düşük ücretli stand çeşididir. Stand alanının büyüklüğü veya derinliğinden çok, koridora bakan cephesinin genişliği önemlidir.

Köşe stand ve iki cepheli stand arasındaki fark nedir?  

Köşe stand, iki cephesi koridora açık olan stand çeşididir. İki cepheli stand ise iki ayrı koridora cephesi olan standlardır.

Üç cepheli standın diğer adı nedir?

Bu standlar “yarım ada” veya “baş stand” olarak adlandırılmaktadır. Bu standın üç tarafı sergilemeye imkân vermektedir. Ancak, grafik kullanımlar için tek duvarı bulunan standlardır.

Ada stand ve L stand ne anlama gelmektedir?

Dört tarafı da koridora açık olan stand Ada standdır. L Stand ise birbiri ile kesişen iki koridora bakan, uzun mesafeden görülebilen standdır.

Sergileme türleri nelerdir?

Fuarlarda sergileme türleri yapılırken üç sergileme tipinden birine karar vermek gerekmektedir. Bunlar;

• Açık,

• Yarı açık ve

• Kapalı sistemlerdir.

Açık sistem, yarı açık sistem ve kapalı sistem ne ifade etmektedir?

Açık sistem, standda görüntüyü engelleyen hiçbir şeyin olmadığı ve sergilenen ürünler ile uygulamaların tamamen serbest olarak göründüğü bir stand sistemidir.

Yarı açık sistemde, standın bazı alanlarında ziyaretçiler veya görevliler için ayrılmış mekânların pano, perde sistemleri, cam gibi ürünler ile yarı kapatıldığı görülmektedir.

Standın tümünün kapatılmış olduğu kapalı sistemde ise ziyaretçilerin standın içine girmeleri zorunlu tutulmaktadır.

Fuar personelinin temel görevleri nelerdir?

Fuar personelinin dört temel görevi bulunmaktadır. Bu görevler ziyaretçilere yöneliktir. Bunlar şöyle sıralanabilir:

• Ziyaretçileri karşılamak,

• Ziyaretçilerin ihtiyaçlarını açığa çıkarmak,

• İhtiyaca yönelik çözümler üretmek,

• Görüşmeyi sonuçlandırma.

Ziyaretçileri karşılamak kısaca nasıl açıklanabilir?

Stand personeli öncelikle ziyaretçiyi en olumlu şekilde karşılamak ve onunla ilgilenmekle görevlidir. Eğer stand personelinin ziyaretçiyi karşılama yöntemi doğru değilse her şey başladığı anda sona ermektedir.

Ziyaretçilerin ihtiyaçlarını açığa çıkarmak kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar alanında görevli olan personel, ziyaretçileri karşıladıktan ve hangisi ile öncelikli olarak ilgileneceğine karar verdikten sonra, söz konusu müşterileri mümkün olduğunca hızlı bir biçimde standa almak ve ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak durumundadır.

İhtiyaca yönelik çözümler üretmek kısaca nasıl açıklanabilir? 

Ziyaretçiyi en doğru şekilde karşılayıp, onun ihtiyaç duyduğu konuları ortaya çıkardıktan sonra personelin görevi, ürün ve hizmetlerini tanıtıp, ön plana çıkararak ziyaretçinin isteklerini nasıl karşılayabileceklerini anlatmaktır.

Görüşmeyi sonuçlandırma kısaca nasıl açıklanabilir?

Görüşme sonunda personel, edindiği bilgileri not alır ve henüz anlaşma imzalanmadıysa bir sonraki görüşme için randevu talep eder. Personelin ziyaretçi üzerinde yaratacağı son etki de önemlidir. Bu nedenle, ziyaretçileri karşılama sırasında olduğu gibi içten ve sıcak bir şekilde uğurlamak da gerekmektedir.

Fuarlara katılım ile ilgili giderler ve bütçe kalemleri nelerdir? 

Fuarlarda ödenmesi gereken ücretler altı ana başlık altında incelenmesine rağmen kendi içlerinde de çeşitlenmektedir. Bunlar kısaca şöyle açıklanabilir:

• Fuar organizatörüne ödenecek ücretler: Yer kirası, kayıt ücreti, katılımcı giriş kartları, park kartları, standa ilave malzemeler olarak karşımıza çıkmaktadır.

• Sergi mallarının maliyeti: Numunelerin maliyeti, ambalaj, nakliye, depolama, gümrükleme ve sigorta masrafları, gümrük vergilerini içermektedir.

• Stand konstrüksiyon ve dekorasyon masrafları: Konstrüksiyon bedeli, konstrüksiyon içinde kullanılacak her türlü malzeme bedel, dekorasyon masrafları, telefon, faks, internet, elektrik, su, temizlik giderleridir.

• Reklam-promosyon giderleri: Firma tanıtım materyallerinin basımı ve postalanması, stand’da dağıtılacak eşantiyonlar ve ikram malzemeler, ziyaretçi giriş kartları olarak tanımlanmaktadır.

• Personel giderleri: Ulaşım ve konaklama masrafları, harcırah, tercüman ve hostes ücretlerini içermektedir.

• Diğer giderler ise otel-fuar alanı-otel transferleri, günlük hayata ilişkin giderlerdir.

 Bir fuar organizasyonunda endüstri içindeki temel aktörler ve bileşenler nelerdir? 

Bir fuar organizasyonu söz konusu olduğunda birkaç aktör ve bileşenden söz etmek mümkündür: Bunlar;

• Fuar alanları ve sorumluları,

• Fuar katılımcıları,

• Fuar ziyaretçileri,

• Fuar organizatörleri ve

• Tedarikçilerdir.

Fuar alanları ve sorumluları kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar alanları, fuarların gerçekleştirildiği yerlerdir. Bu alanlar, daha önce de söz edildiği gibi çeşitli büyüklüklerdedir ve çeşitli altyapı olanaklarına sahiptir. Bu olanaklar arasında sergi alanları, toplantı salonları, yiyecek-içecek alanları, teknik donanım gibi unsurlar sayılabilmektedir. Fuar alanlarından sorumlu kişi ve kuruluşlar, fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında katılımcıların beklentilerinin karşılanması için gerekli düzenlemeleri yapar.

Fuar katılımcıları kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar katılımcıları; fuara ürün ve hizmetlerini tanıtmak, satışını yapmak, müşteri ilişkilerini geliştirmek ve sürdürmek gibi amaçlarla katılan ve ürünlerini sergileyen firmalardır.

Fuar ziyaretçileri kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar ziyaretçileri; fuarın konusuna ve içeriğine bağlı olarak bilgi edinmek, satın almak, sipariş vermek, iş bağlantıları kurmak gibi amaçlarla fuar alanlarını ziyaret eden kişi ve kurumlardır.

Fuar organizatörleri kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar organizatörleri; fuar alanlarında belirlenen bir fuarı organize etmekten sorumlu firmalardır. Fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında fuar organizasyonu ile ilgili tüm süreçlerden sorumludur. 

Tedarikçiler kısaca nasıl açıklanabilir?

Tedarikçiler; fuar organizatörlerinin ve katılımcıların ihtiyaç duyabileceği ürün ve hizmetleri sunan kurumlardır. Güvenlik, iç mimari ve tasarım, yiyecek içecek hizmetleri, teknik konular gibi çeşitli alanlarda tedarikçiye ihtiyaç duyulabilmektedir.

Fuar organizasyonu kaç süreçte incelenebilir?

Fuar organizatörleri, belirlenen bir fuar alanında belirlenen sektöre özgü fuarları organize ederler. Bu organizasyon,

• Fuar öncesi,

• Fuar sırasında ve

• Fuar sonrasında yapılacak çalışmalar olmak üzere üç ayrı süreç izlenerek incelenebilir. 

Organizatör firmaların, fuar öncesinde yapmaları gereken hazırlıklar nelerdir?  

Organizatör firmalar, fuar öncesinde başlıca şu hazırlıkları yapmalıdır:

• Fuar yerinin ve tarihinin belirlenmesi,

• Fuara katılacak ürün gruplarının belirlenmesi,

• Fuarı tanıtıcı broşür ve katalog hazırlığı,

• Pazarlama stratejilerinin belirlenmesi,

• Katılım şartlarının belirlenmesi,

• Reklam faaliyetleri,

• Katılımcılara sağlanacak olanaklar,

• Katılım sözleşmesinin hazırlanması,

•Seyahat organizasyonunun yapılması,

• Fuarda düzenlenecek etkinliklerin planlanması,

• Gümrük, nakliye işleri.

Fuar sırasında yürütülmesi gereken çalışmalar nelerdir?  

Fuar sırasında yürütülmesi gereken çalışmaların başlıcaları şöyle sıralanabilir:

• Fuar alanının düzeni ve güvenliğinin sağlanması,

• Katılımcı firmalara yönelik çalışmaların yürütülmesi,

• Basına yönelik çalışmaların yürütülmesi ve

• Ziyaretçilere yönelik çalışmaların yürütülmesi.

 Fuar alanının düzeni ve güvenliğinin sağlanması kısaca nasıl açıklanabilir?

Organizatör firma, fuar alanında meydana gelen her türlü olayı takip etmek ve alanın düzenini sağlamak durumundadır. Bu sebeple fuarın düzenlendiği alanda, fuarın açık olduğu saatlerde bu düzeni ve güvenliği sağlayacak bir ekip görevlendirilir.

Katılımcı firmalara yönelik çalışmaların yürütülmesi kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuar katılımcılarının memnuniyetinin sağlanması amacıyla katılımcılara yönelik stand ziyaretleri, ihtiyaçların tespit edilmesi ve giderilmesi, açılış kokteyli gibi uygulamalar yürütülmelidir.

Basına yönelik çalışmaların yürütülmesi kısaca nasıl açıklanabilir?

Basın mensuplarının fuar organizasyonu sırasında en iyi şekilde ağırlanması, fuar ile ilgili doküman ve materyallerin hazır bulundurulması gibi uygulamalar yürütülmelidir.

Ziyaretçilere yönelik çalışmaların yürütülmesi kısaca nasıl açıklanabilir?

Fuara gelmesi amaçlanan ziyaretçiler, fuar sırasında da izlenmeli ve memnuniyetleri için gerekli çalışmalar yapılmalıdır. Bu çalışmalar arasında fuara ulaşımı kolaylaştıracak önlemler (servis vs.), danışma masaları, ziyaretçilere ilişkin kayıtların alınması gibi uygulamalar yer almaktadır.

Fuar sonrası yapılması gereken çalışmalar nasıl açıklanabilir?

Fuar organizatörleri, fuar sonrasında öncelikle katılımcı firmalar ve ziyaretçiler ile ilgili ilişkileri sürdürmek amacıyla gerekli analizleri yapar ve süreçleri planlar. Diğer taraftan fuar organizasyonuna destek veren sponsorlar, tedarikçiler gibi firmalara yönelik teşekkür amaçlı uygulamalar planlanmaktadır.

Son olarak fuar organizasyonunun başarısının ölçümlenmesi de çok önemli bir konudur ve gelecek fuarlara yönelik alınacak dersleri ve önlemleri ortaya çıkarmaktadır. Bu nedenle fuar organizatörü firma bir değerlendirme raporu hazırlamalıdır.

Değerlendirme raporu hangi bilgileri içermelidir? 

Değerlendirme raporu, fuar organizasyonu hazırlıklarından fuarın sona ermesine kadar yapılan tüm çalışmalar ile ilgili aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Pazarlama çalışmaları hakkında bilgiler,

• Tanıtım çalışmaları hakkında bilgiler,

• Fuarın düzenlendiği alan ile ilgili bilgiler,

• Fuarda yer alan katılımcı sayısı ve katılımcılarla ilgili bilgiler,

• Katılımcı sayısında yıllara göre meydana gelen değişimler,

• Ziyaretçi sayısı ve ziyaretçilerle ilgili bilgiler,

• Ziyaretçi sayısında yıllara göre meydana gelen değişimler,

• Fuar organizasyonu ile ilgili haberler.

EXPO’ların diğer ticari sergi ve fuarlardan farklı amaçları nelerdir?

Katılımcı firmalar tarafından fuara katılım öncesi yürütülecek çalışmalar nelerdir?

Katılımcı firmalar için fuarlara katılım ile ilgili giderler ve bütçe kalemleri nelerdir?

Katılımcı firmalar için fuar sonrasında yürütülecek çalışmalar nelerdir?

Organizatör firmalar bir etkinlik planlanırken genel hatlarıyla hangi adımları izlemelidir?