Kongre ve Etkinlik Yönetimi Dersi 1. Ünite Özet

Etkinlik Kavramı

Türkçe sözlüğe bakıldığında “etkinlik” kelimesinin birden fazla tanımı olduğu görülmektedir (TDK Sözlüğü, 2016). Bu kitabın konusu olan etkinlik, kelime anlamı olarak incelendiğinde Türk Dil Kurumu sözlüğünde yer alan “bir işletmenin, bir kurumun belli bir alandaki eylemi, faaliyet, aktivite” tanımı temel alınmalıdır. Bu doğrultuda etkinlik kelimesi sözlük anlamıyla bir olay, faaliyet, aktivite biçiminde tanımlanabilir.

Etkinliklerin Özellikleri

Etkinlikler her ne kadar birbirlerinden hem büyüklük hem de içerik olarak farklılaşsa da bazı ortak özelliklere de sahip olaylardır. Etkinliklerin temel özellikleri arasında özgünlük, dayanıksızlık, soyutluk, ritüel ve tören, ortam ve hizmet, kişisel temas ve etkileşim ve emek yoğun yapı gibi unsurlar yer almaktadır. Aşağıda etkinliklerin temel özelliklerine ilişkin kısa bilgi verilmektedir.

Özgünlük: Daha önce de ifade edildiği gibi etkinliklerin her biri birbirinden farklıdır. Bu, benzer türde bir etkinliğin zaman zaman tekrar edilemeyeceği anlamına gelmez. Ancak tekrar eden etkinlikler dahi katılımcılar, ortam, izleyiciler ve çok çeşitli farklı bileşenlerden etkilenerek özgün hale gelmektedir.

Dayanıksızlık: Etkinliklerin özgün olaylar olmaları, onları aynı zamanda dayanıksız yapmaktadır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez.

Soyutluk: Etkinlikler, diğer hizmet biçimleri gibi büyük oranda soyuttur.

Ritüel ve Tören: Etkinlikler, belirli yoğunluklarda (etkinlik türüne göre değişebilir) ritüelleri ve törenleri içlerinde barındırır.

Ortam ve Hizmet: Etkinliğin tüm özellikleri içinde çıktıya en büyük katkıyı yapan özellik, ortamdır. Doğru bir atmosferde gerçekleşen etkinlik, başarıya ulaşır.

Kişisel temas ve etkileşim: Etkinlik gibi hizmet ağırlıklı bir olay söz konusu olduğunda katılımcılar ve etkinlik ekibi arasındaki temas ve etkileşim önem kazanmaktadır.

Emek yoğun yapı: Etkinlikler, çok sayıda kişinin bir araya gelerek ortaya çıkardığı emek yoğun olaylardır.

Etkinlik Türleri

Planlanma Durumuna ve Büyüklüklerine Göre Etkinlik Türleri

Planlanan ve Planlanmayan Etkinlikler

Planlanan ve planlanmayan etkinlik ayrımı, aslında çok basit bir temele dayanmaktadır. Planlanan etkinlikler, etkinlik yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntıları tasarlanmış; örneğin, konferans, basın toplantısı, tören, fuar gibi etkinliklerdir. Planlanmayan etkinlikler ise beklenmedik bir biçimde ortaya çıkan ve genellikle insanların yarattığı (eylemler, sosyal aktivistler vb.) olaylardır.

Sıradan ve Özel Etkinlikler

Planlanan etkinlikler, sıradan ve özel etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır. Sıradan etkinlikler, düzenli olarak devam eden etkinliklerdir. İlköğretim ve liselerde hafta başı ve hafta sonunda tören düzenlenmesi buna örnek olarak verilebilir.

Küçük ve Büyük Etkinlikler

Özel etkinlikler, küçük ve büyük etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Büyük (majör) etkinlikler, büyük ölçekli (genellikle ulusal veya uluslararası), prestijli, kalabalık grupları ve medyayı çeken etkinliklerdir.

Özellikli ve Mega Etkinlikler

Özellikli etkinlikler, “sınırlı bir zaman aralığında bir kere düzenlenen veya tekrarlanan, genellikle bir turizm destinasyonuna ilişkin farkındalık yaratmak, onu görünür kılmak ve karlılık sağlamak için kısa veya uzun dönemli planlanan etkinlikler” olarak tanımlanmaktadır.

İçeriklerine Göre Etkinlik Türleri

Kültürel Kutlamalar

Festivaller, geçit törenleri, milli bayramlar gibi etkinliğin gerçekleştiği ülke ve kentin yerel kültürü ve milli değerleri bakımından önem taşıyan etkinliklerdir. Bu tür etkinliklerde esas olan, o kültüre ait olmalarıdır. Bu nedenle, bu etkinliklerin başka bir ülkede gerçekleşmesi mümkün değildir. Milli değerler bakımından önem taşıyan kültürel etkinliklere örnek olarak Cumhuriyet Bayramı kutlamaları, 10 Kasım Atatürk’ü anma törenleri ve Ramazan Bayramı verilebilir. Yerel kültüre özgü bir etkinlik örneği de İzmir, Seferihisar Belediyesi tarafından 2016 yılında on yedincisi düzenlenen Seferihisar Mandalina Şenliği olabilir.

Sanat Etkinlikleri

Sanatın farklı dalları ile ilgili düzenlenen etkinlikler, bu kapsamda değerlendirilebilir. Örneğin, resim sergisi, konser, dans gösterileri, ödül törenleri, bu tip etkinlikler içinde yer alabilir. Bu etkinliklere örnek olarak Akbank Caz Festivali, Sertab Erener Konseri, Cannes Film Festivali gibi etkinlikler verilebilir.

İş ve Ticaret Etkinlikleri

Bu tip etkinliklerde amaç; iş ilişkilerini geliştirmek, ürün tanıtımı yapmak, satış yapmak, kurumsal imajı güçlendirmek, bağış toplamak, bilgi paylaşmak, satış yapmak gibi iş odaklıdır.

Spor Etkinlikleri

Spor, kökleri çok eski tarihlere kadar uzanan bir uygulamadır. Etkinlikler açısından düşünüldüğünde de spor etkinliklerinin çok eski zamanlara ulaşan bir tarihi vardır. Örneğin, Antik Çağda Olimpia’da başlayan antik oyunlar, bugün Olimpiyat Oyunları olarak varlığını sürdürmektedir. Modern anlamda 1896’da Atina’da gerçekleştirilen Olimpiyat Oyunları ise son olarak 2016 yılında Rio’da düzenlenmiştir. Bu açıdan bakıldığında spor etkinlikleri, tarihsel kökenleri çok eskilere dayalı etkinlikleri içinde barındırmaktadır. Günümüzün en önemli mega etkinliklerinden biri olan Olimpiyat Oyunları’ndan başka Formula 1, FİFA Dünya Kupası, Wimbledon Tenis Şampiyonası, Avrupa Rugby Kupası, Avrupa Yüzme Şampiyonası, Dünya Atletizm Şampiyonası, UEFA Şampiyonlar Ligi, Universiade gibi çok sayıda büyük spor etkinliği düzenlenmektedir.

Eğitim ve Bilim Etkinlikleri

Bu etkinlikler, bilimsel üretim veya eğitim amaçlarıyla gerçekleşen konferans, çalıştay, kongre, toplantı, seminer gibi etkinliklerdir. Etkinliklerde bilgi alışverişi yapmak, farklı öğrenme süreçleri için olanak sağlamak, tartışmak ve değerlendirmek, bir konu hakkında eğitim vermek ve almak gibi beklentilere karşılık bulunması amaçlanır.

Rekreasyon Etkinlikleri

Bu tip etkinliklerde temel amaç, boş zamanın eğlence amacıyla değerlendirilmesidir. Bu etkinlikler içinde çeşitli oyunlar, sporun yukarıda söz edilen türleri haricinde eğlence amacıyla yapıldığı etkinlikler ve eğlence etkinlikleri sayılabilir.

Politik Etkinlikler

Hükümetler ve siyasi partiler tarafından düzenlenen etkinlikler, bu kategoride değerlendirilmektedir. Örneğin, yabancı bir ülkenin Cumhurbaşkanı için düzenlenen karşılama töreni de, bir siyasi partinin olağan kongresi de bu kapsamdaki etkinlikler içinde yer alır.

Kişisel Etkinlikler

Bu etkinlikler, birey ve grup düzeyinde gerçekleşen (kitlesel değil) etkinliklerdir. Örneğin, evlilik törenleri, doğum günü kutlamaları, mahalle sakinlerinin bir araya geldiği toplantılar, kutlamalar, bu etkinlik türü içinde değerlendirilebilir.

Dijital Etkinlikler

Dijital etkinlikler her ne kadar içeriklerine göre etkinlik türleri içinde yer almasa da günümüz teknolojik gelişmeleri sonucunda ortaya çıkmış ve etkinlik türleri içinde yer verilmesi gerekli türlerden bir tanesidir. Dijital etkinlikler içinde özellikle sanal etkinlikler önemli bir yer tutmaktadır.

Toplantı ve Kongreler

Toplantı, belirli amaçlarla bir araya gelmiş bir grup insan için kullanılabilecek en kapsayıcı kavram olarak tanımlanmaktadır. Toplantı kapsamında konferans, sempozyum, kongre, kurultay, forum, seminer gibi çeşitli etkinlik türlerinden söz edilebilmektedir.

Toplantılar da diğer etkinlikler gibi çeşitli biçimlerde sınıflandırılmaktadır. Bu sınıflandırmalarda toplantılar amaçlarına, konularına, düzenlendikleri yere, katılımcı sayısına ve düzenlenme sıklığına bağlı olarak türlerine ayrılmaktadır. Bu doğrultuda amaçlarına, konularına, düzenlendikleri yere, katılımcı sayılarına ve düzenlenme sıklıklarına göre toplantı türleri aşağıdaki gibidir.

1. Amaç: Politik, bilgi alışverişi, eğitim, ekonomi amaçlı toplantılar
2. Konu: Bibliyografi, doküman, basın, din, etik, sosyal bilimler, hümanist çalışmalar; uluslararası ilişkiler, politika, hukuk, kamu idaresi, sosyal yaşam seviyesi, meslekler, işverenler, ekonomi, finans, ticaret, sanayi, tarım, ulaşım, seyahat; teknoloji, ilim; sağlık, eğitim, sanat, radyo, sinema, spor, eğlence konulu toplantılar
3. Düzenlendikleri yer: Uluslararası toplantılar, ulusal toplantılar, bölgesel toplantılar
4. Katılımcı Sayısı:
   • 0-50 arası: Seminerler, kolokyumlar, çalışma grup toplantıları, tartışmalar, komisyon toplantıları, yuvarlak masa toplantıları
   • 50-300 arası: Konferanslar, sempozyumlar, kolokyumlar
   • 300 ve yukarı: Kongreler, genel kurullar
5. Düzenlenme Sıklığı: Olağan toplantılar, yıllık toplantılar, iki yıllık toplantılar, üç yıllık toplantılar, olağandışı (düzensiz) toplantılar.

Çeşitli açılardan sınıflandırılan toplantı türlerinden bazıları hakkında kısa bilgi verilmesi gerekmektedir.

Uluslararası toplantılar: Uluslararası alandan katılımcıların yer aldığı toplantılardır.

Ulusal toplantılar: Ulusal toplantılar gerçekleştikleri ülkeden kişilerin katıldığı toplantılardır.

Bölgesel toplantılar: Bu tip toplantılarda belirli bir bölge temel alınmaktadır.

Konferans: Belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin bilgilerinden yararlanmak, bu kişilerin bilgi ve deneyimlerini aktarmaları için ortam sunmak amacıyla düzenlenen etkinliklerdir.

Kongre: Kongreler pek çok farklı gruptan insanın bir araya geldiği geniş kapsamlı toplantılardır. Kongreler, bilimsel, eğitim ve politik amaçlarla düzenlenebilir.

Sempozyum : Sempozyumlar, genel olarak bilimsel amaçlarla düzenlenir. Bir kongre merkezi, üniversite veya bilimsel bir merkez gibi birden fazla toplantı salonunun yer aldığı ortamlarda gerçekleşir.

Forum: Forumlar, bir tartışma platformu olarak düşünülmelidir. Panelistler veya başkanlar tarafından yürütülür. Karşılıklı soru-cevap şeklinde ilerleyen bir içeriğe sahiptir.

Seminer: Genellikle tek bir oturum veya birkaç oturum içerir. Burada amaç, uzman kişinin diğerlerine bilgi ve deneyimlerini aktarmasıdır.

Çalıştay: Çalıştaylarda amaç, belirli bir konuda bilgi ve beceri geliştirmek ve tartışma ortamı yaratmaktır. Çalıştaya, konuya özel ilgi gösteren küçük bir grup katılır.

Panel: Uzmanlık alanı ile ilgili iki veya daha fazla kişinin aynı zamanda ve ortamda konuşma yaptığı toplantılardır.

Kolokyum: Bilimsel bir konu, sorun veya durumu tartışmak amacıyla araştırmacıların bir araya geldiği ve bu duruma, soruna veya konuya çözüm üretmeye çalıştıkları toplantılardır.

Kurumsal Toplantılar: Kurumların gerçekleştirdikleri yönetim kurulu toplantıları ve komite toplantıları, bu kapsamda değerlendirilebilir.

Görüldüğü gibi toplantılar, kendi içinde çok çeşitli biçimlerde düzenlenebilmektedir. Toplantı türlerinin bazıları, birbiriyle çeşitli açılardan benzerlik gösterirken kimi açılardan ise farklılaşmaktadır. Bu kısımda toplantılar, benzerlikler gösterdikleri ve farklılaştıkları çeşitli ölçütler açısından değerlendirilecektir.

• Amaç
• Katılımcı sayısı
• Sıklık
• Süre
• Organizasyonun zaman tablosu
• Etkinlik öncesi iletişim
• Program dinamikleri

Toplantılar da özellikli ve mega etkinlikler gibi bir turizm hareketini beraberinde getirir. Öyle ki büyük toplantı etkinlikleri, hem akademik alanda hem de uygulama alanında yarattıkları etkiler itibariyle kendi başına bir endüstri olarak görülmektedir. Toplantılar, turizm sezonunun uzatılması, gerçekleştikleri ülke, kent veya turizm destinasyonunun markalaşmasına sağladıkları katkı, yarattıkları istihdam olanakları gibi sebeplerle etkinlik turizmine konu olmaktadır.

Özellikle uzun yıllardır düzenli olarak gerçekleşen toplantılar, söz konusu ülke, kent veya turizm destinasyonunun adıyla anılmaktadır. İzmir İktisat Kongresi, buna örnek olarak gösterilebilir. Akademik alanlarda gerçekleştirilen toplantılarda da aynı durum söz konusudur. İlgili oldukları akademik alanın kendine özgü markalaşmış toplantıları vardır ki bu tip toplantılar, bir süredir gerçekleşmektedir ve alanın önemli akademisyenleri, bu toplantılara itibar etmekte ve katılmaktadırlar.

Bu nedenlerle toplantıların, özellikle büyük çaplı olanlarının uzun süreli bir planlamaya gereksinimi vardır. Çünkü bu planlama yalnızca bir seferlik bir etkinliği değil, yıllar içinde gerçekleşmeye devam edecek ve kendi alanı içinde önem kazanacak bir marka etkinlik yaratma sürecini planlamak anlamına gelmektedir.