Dış Ticarette Bilgisayar Uygulamaları Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Dış ticaret yapan işletmelerde dış ticaret birimlerinde ve gümrük müşavirlerinin yapmış oldukları bir takım işlemlerde de kelime işlemci yazılımları çok sıklıkla kullanılmaktadır. İşletme içi yazışmaları, devletle olan yazışmalar, iş mektupları, etiket oluşturma, rapor ve dilekçe oluşturma gibi sayılabilecek birçok yazışma ve yazılı materyallerin hazırlanmasında kelime işlemci yazılımlar kullanılmaktadır.

Kelime İşlemci İle Neler Yapılabilir?

• Mektup yazmak
• Dilekçe vb. bütün yazışmalar
• Raporlar düzenlemek
• Tablolar hazırlamak
• Toplu mektuplar yazmak
• Adres etiketleri düzenlemek
• Tez, kitap vb. yazmak
• Gazete ve dergi hazırlamak
• Özgeçmiş, faks başlığı vb. resmi yazıları yazmak
• Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak
• Web sayfaları hazırlamak

Dış Ticaret Belgelerini Kelime İşlemci İle Düzenlemek

Öncelikle şekil koşulları açısından yazışmalarda mutlaka firmaların antetli kağıtları kullanılır. Antetli kâğıtlar bir bakıma firmanın aynası gibidir. Bu nedenle antetli kağıtlara gereken önemin verilerek; firma ile ilgili ticarî unvan, adres, telefon, faks hatta varsa teleks, e-mail, vergi dairesi ve vergi numarası gibi tüm bilgilerin yazılması gereklidir.

Özellikle dış ticarette kullanılacak olan antetli kağıtlar, işletmelerin ciddiyetini ve işe yaklaşımını vurgulaması açısından önemlidir.

Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işlemlerinde mutlaka kullanılması gereken ve “demirbaş ” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çek/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Dış ticaret işlemleri ile ilgili bir resmi yazı yazmak istediğimiz zaman, bunun belli kuralları vardır. TSE, yazıların kolay anlaşılması ve karmaşayı önlemek için Avrupa’daki uygulamaları da dikkate alarak bu standartları belirlemiştir. Bu kurallardan biri, resmi yazıların A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) kâğıda yazılmasıdır. Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. Yazıcıdan çıktı alırken A4 veya A5 kâğıda çıktı alabilmek için ilk önce sayfa boyutunun ayarlanması gerekmektedir. Bakınız (S.53, Şekil 3.2)

Yazı tipi ve yazı boyutunu ayarlamak için ise bakınız (S.54, Şekil 3.3) ’te gösterildiği gibi okla belirtilen yerlere tıklamak suretiyle gerekli ayarlar yapılabilir.

Başlık Bölümü

Bu bölüm yazıyı hazırlayan kuruma ait standart bilgileri içerir. Bu nedenle başlık bölümünün kelime işlemci belge şablonu haline getirilip kullanılması zaman tasarrufu ve kolaylık sağlar. Başlığı, boş kâğıda basarak da bu kolaylık sağlanabilir. Bu tür başlıklı kağıtlara antetli kağıt denir.

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası

Bu kısımda her kurumun kendi dosyalama sistemine göre verdiği kayıt, dosya ve konu ile ilgili verdiği kod sayısı yer almaktadır. Sayı bölümü, başlık bölümünün son satırından itibaren 2 aralık aşağıda ve sol tarafa yaslı olarak yazılır.

Tarih Bölümü

Tarih bölümünde, yazının gönderildiği gün, ay ve yıl yer alır. Bu kısmı sağa hizalanmış olarak kelime işlemci programındaki ekle menüsünde yer alan tarih ve saat komutunu tıklayarak oluşturabiliriz.

Konu Bölümü

Sayının bir aralık altına TC. kısaltmasını geçmeyecek şekilde yazılır.

Gönderilen Makam

Yazının gönderileceği kurum veya kişinin belirtildiği yerdir. Bu bölüm konu bölümünün son satırından sonra yazının uzunluğu dikkate alınarak 2-4 aralık aşağıdan ortalanarak büyük harflerle yazılır.

Metin Bölümü

İlgi bölümünün bitiminden sonra, iki boş satır bırakılıp sol bloktan itibaren paragraf başı yapılarak metin kısmına başlanır. İlgi bölümü yoksa adresin bitiminden itibaren üç satırlık boşluk bırakılarak metin kısmına geçilir. Metin bölümüne, doğrudan doğruya konudan söz açılarak başlanır. Hiçbir saygı kelimesi kullanılmaz. Metin, tek veya çok paragraf halinde yazılabilir. Paragrafların ilk satırı, sol boşluktan itibaren 1–1,5 cm içerden diğer satırlar ise sol bloğa dayalı yazılır. Paragraflar arasında bir boş satır bırakılır. Yazılarda silinti veya kazıntı yapılmaz. Yazılar sağ blokta biter, alt satıra geçiş için hece bölünmez. Kelimeler ise satır sonunda veya başında tek harf kalmayacak şekilde, heceler arasına tire (-) işareti konularak bölünebilir. Bu konuda hataya düşmemek ve zaman kazanmak için kelime işlemci giriş menüsünden yasla seçeneğini kullanmak gerekir. Metnin sayfaya dikey olarak uygun yerleşimi için, sayfa düzeni menüsünden yönlendirme butonundan dikey komutu uygulanmalıdır. Alt makama yazılan yazıların metin bölümü “... rica ederim”. Aynı düzeydeki veya üst makama yazılan yazıların metin bölümü “... arz ederim”. Hem alt, hem de üst makama gönderilecek yazıların metin bölümü “…arz ve rica ederim” şeklinde bitirilmelidir.

İmza Bölümü

Metnin son satırıyla kâğıdın bitimi arasında kalan boşluğa göre 3-4 satır ara bırakılarak yazının sağ alt köşesine yazılır. İmza satırlarının sağında, 4-6 karakter sığacak şekilde boşluk kalmalıdır. İmza bölümü genelde iki satırdan meydana gelir. Birinci satırda yazıyı imzalayacak kişinin adı küçük, soyadı büyük harfle yazılır. İkinci satırda bu kişinin unvanı küçük harfle yazılır.

Paraf Bölümü

Bu bölümde yazdıran yetkilinin ve yazan kişinin ad ve soyadlarının baş harfleri yazılır. Paraf bölümü resmi yazıların en az iki nüsha yazılması ve bir kopyasının düzenleyen kurumda kalması halinde sadece ikinci nüshaya arşiv bilgisi için konulmuştur. Günümüzde yazıların kopyalanması ve arşivlenmesi çoğunlukla bilgisayarda yapıldığı için bu bölüm pek kullanılmamaktadır.

Kelime İşlemci İle Tablo Oluşturmak

İş hayatında ve özellikle şirketlerde yazılan yazılarda ve raporlarda tablolara çok yer verilir. Dış ticaret işlemlerinde yazışmalar ve raporlar genellikle bilgi verici tablolardan oluşmaktadır. Örneğin, Gümrük Beyannamesinin doldurulmasında kullanılacak olan fatura bilgilerinin daha sağlıklı bir şekilde yer alması için ön çalışma tablosunun hazırlanması gerekir. İşlem tablosu programları ile yapabileceğimiz bu tabloyu aynı zamanda kelime işlemci programlarındaki tablolar aracılığı ile de yapabiliriz.

Tablo düğmesini tıkladığınızda, bütün hücreleri eşit boyutta olan ve kılavuzdan seçtiğiniz sayıda sütun ve satırdan meydana gelen bir tablo oluşur. Bakınız (S.57, Şekil 3.8)

Bir tablo yaratmadan önce, tablonun kaç satır ve sütundan oluşacağı bilinmelidir. Bir kelime işlemci tablosu oluşturmak, tablo düğmesini tıkladıktan sonra bir kılavuzdan istediğiniz satır ve sütun sayılarını seçerek yapabileceğiniz basit bir işlemdir. Daha sonra tablonun hücrelerine metin, sayılar ve grafikler eklenebilir.

Tabloya Veri Girişi Yapmak

Veri girişi yaparken hücreler arası geçişte TAB tuşunu kullanmak size kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca istediğiniz hücrenin içine fare ile de tıklayabilirsiniz. Hücre içinde ilerlemeyi ise ok tuşlarıyla okun gösterdiği yönde yapabilirsiniz. İmleç son satırın son hücresinde yer alırken, Tab tuşuna bastığımız zaman tablonun altına yeni bir satır ekler.

Bir tablonun yapısını da değiştirme şansı vardır. Yapıyı değiştirmek için genellikle tablonun tamamını ya da belirli satırları ya da sütunları seçmemiz gerekir. Bunu yapabilmenin çeşitli yolları vardır:

Bir tablo seçmek: Tabloda herhangi bir yeri tıkladıktan sonra düzen bağlamsal sekmesinden Tablo grubundaki Seç düğmesini tıklayarak Tablo Seçi tıklamak.

Bir sütun seçmek: Sütunun üst kenarlığını işaret ederek, işaretçiyi aşağıyı gösteren siyah bir oka dönüştüğünde bir kez tıklamak.

Bir satır seçmek: Satırın sol kenarlığını işaret ederek, işaretçi sağı gösteren beyaz bir oka dönüştüğünde bir kez tıklamak.

Bir hücre seçmek: Hücreyi 3 kez tıklamak seçmek için yeterlidir. Bunun yerine hücrenin sol kenarlığını tıklayarak da bunu yapabiliriz.

Birden fazla hücre seçmek: İlk hücreyi tıkladıktan sonra, Shift tuşuna basılı tutarken aynı sütun ya da satırdaki bitişik hücreleri seçmek için Ok tuşuna basmak.

Bir satır ya da sütun eklemek: Ekleme yapmak istediğimiz yere bitişik satır ya da sütunda herhangi bir yeri tıklayıp, daha sonra Düzen sekmesinde Satırlar ve Sütunlar grubundaki, Üstüne ekle, Altına ekle, Sola ekle ya da Sağa ekle düğmesini tıklayarak işlemimizi yapabiliriz. Bir Ekle düğmesini tıklamadan önce birden fazla satır ya da sütun seçersek, tabloya seçtiğimiz sayıda satır ya da sütun ekleyebiliriz. Bakınız (S.59, Şekil 3.12)

Bir satır ya da sütun silmek: Satır ya da sütunda herhangi bir yeri tıklayarak ve Satırlar ve Sütunlar grubundaki Sil düğmesini tıklayarak bu işlemi yapabiliriz. Karşımıza gelen Hücrelere Sil, Sütun Sil, Satır Sil ya da Tabloyu Sil seçeneklerinden birini seçerek işlemimizi sonlandırabiliriz. Bakınız (S.60, Şekil 3.13)

Tablonun tamamını boyutlandırmak: Boyutlandırma tutamacını sürükleyerek bu işlemi yapabiliriz.

Hücreleri birleştirmek: Sütunları kapsayan hücreler oluşturmak için birleşmesini istediğimiz hücreleri seçeriz ve Düzen sekmesindeki Birleştir grubundaki Hücreleri Birleştir düğmesini tıklarız. Örneğin, bir tablonun ilk satırında yer alan başlığı ortalamak için tablonun ilk satırındaki hücreleri tek bir hücre haline getirebiliriz. Bakınız (S.60, Şekil 3.14)

Hücreleri bölmek: Birleştirilmiş bir hücreyi ayırmak için Düzen sekmesindeki Birleştir grubundaki Hücreleri Böl düğmesini tıklayabiliriz.

Bilgileri sıralamak: Satırları herhangi bir sütundaki verileri göre artan ya da azalan şekilde sıralamak için Düzen sekmesindeki Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanmak gerekir. Örneğin, Ad ve Soyadı, Adres, Posta Kodu ve Telefon Numarası sütun başlıklarının bulunduğu bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz. Hatta tarih verileri varsa bunları da tarihsel olarak sıralayabiliriz. (S.61, Şekil 3.15)

Metni Tabloya Dönüştürmek

Kelime işlemcilerde tablo oluşturmadan yazılan metinleri tabloya dönüştürmek mümkündür. Ancak bunun yapılabilmesi için metin içerisinde sütunları temsil edebilecek karakterler kullanılması gerekmektedir. Örneğin, bilgiler arasına virgül ya da sekme gibi standart bir karakter konulması gerekmektedir. Yapılması gereken metin seçildikten sonra, Tablo düğmesine gelerek metni tabloya dönüştür simgesine tıklamak yeterlidir. (S.61, Şekil 3.16)

Tabloyu Metne Dönüştürme

Bir tabloyu metine dönüştürmek için ilk başta tablo seçilerek kopyalanmalı; daha sonra tabloyu metin halinde yapıştırmak için yapıştırma seçeneklerinden yalnızca metini koru simgesi tıklanmalıdır. Yapıştırma işlemini bu simgeyi seçerek tamamladığımız zaman sadece tablodaki metinlerin kopyalanıp yapıştırıldığını görmüş oluruz. Paragraflara dönüştürmek istediğimiz satırları veya tabloyu seçtikten sonra, Tablo Araçları altında, Düzen sekmesinin Veri grubunda Metne Dönüştür simgesini tıklatmamız gerekir. (S.62, Şekil 3.17)

Hücrelerde Metin Yönünü Değiştirme

Tablo hücrelerdeki metinlerin yönünü aşağıdaki şekilde olduğu gibi, istediğiniz açıda ayarlayabilirsiniz. Bunun için, Düzen sekmesindeki Metin Yönü araç simgesine tıklamanız yeterli olacaktır.

Asıl Belgelerin Hazırlanması

Dış ticaret alanında faaliyet gösteren işletme veya kurumlar sene içinde yaptıkları faaliyetler ile ilgili bazı raporlar hazırlamak zorunda kalabilirler. Bu raporlar hazırlanırken işletmenin alt bölümlerinden gelecek alt raporlar doğrultusunda ana raporu hazırlarken, kelime işlemci programının Asıl Belge işlevinden faydalanılabilir. Örneğin, bu raporu hazırlamak için, dış ticaret alanında faaliyet gösteren işletmenizin 4 ayrı bölümden birer alt rapor istediğimizi düşünelim. Bu 4 ayrı alt rapor belgesi, işletmedeki ağa bağlı 4 farklı bilgisayarda hazırlanmış ve yazılmış olsun. Böyle bir durumda, hazırladığımız belgeye 4 farklı alt raporu dosya ekleme ya da kopyalama – yapıştırma komutlarıyla eklememiz gerekmektedir. Ancak bu durumda, her bir alt rapor belgesinin bizler tarafından gözden geçirilmesi, muhtemel hatalar varsa onların düzeltilmesi için alt raporu hazırlayan kişiyle çalışmamız ve belgeyi düzeltmemiz gerekebilecektir.

Kelime işlemci programında, bu tür belgelerin hatasız ve hızlı bir şekilde yazabilmenin yöntemi, bu yazılımın asıl belge özelliğinden yararlanmaktır. Ana rapora ilişkin belgeyi asıl belge, diğer 4 alt rapor belgesini de Alt Belgeler olarak ele almamız mümkündür.

Asıl Belge ve Alt Belge Yaratma

Yeni açtığımız herhangi bir belgede Anahat görünüme tıkladığımız zaman Alt Belgeler eklemeye başlarsak asıl belgeyi de yaratmış oluruz. Asıl belgeyi, Alt Belgeler yaratmak için kullanabiliriz. Bu işlemleri yapabilmek için ilk olarak Dosya menüsünden Yeni seçeneğine tıklayarak yeni bir belge açalım. Yeni belgeyi açtıktan sonra görünüm menüsü seçeneklerinden Anahat seçeneğine tıklamak suretiyle belgenin Anahat görüntüsünün ekrana gelmesini bekleyelim. Bu durumda aşağıdaki şekilde olduğu gibi bir ekran görüntüsü gözükecektir. (S.64, Şekil 3.20)

Belgeye Asıl Belge için bir başlık verdikten sonra, yazma aracını ilk Alt Belgenin görünmesini istediğimiz yere konumlandıralım. Araç çubuğunda yer alan Asıl Belge sekmesindeki Belgeyi Göster seçeneğine, sonra da sekmede beliren Oluştur aracı simgesine tıklayalım. (S.64, Şekil 3.21)

Asıl Belgeye Önceden Oluşturulmuş Belgeleri Alt Belge Olarak Ekleme

Daha önce hazırlamış olduğumuz ya da elimizde olan belgeleri, Asıl Belgeye ekleme şansımız vardır.

Bunun için yapılması gereken işlem, şu adımlardan oluşmaktadır:

İlk adım: Yazma aracını Alt Belge eklemek istediğimiz konuma yerleştiririz ve araç çubuğundaki Asıl Belge sekmesinde bulunan Belgeyi Göster aracına tıkladıktan sona sekmede açılan Ekle aracına tıklarız. (S.65, Şekil 3.23)

İkinci adım: Yukarıda birinci adımda verilen talimatları yerine getirdiğiniz zaman, Alt Belge Ekle iletişim kutusu ekrana gelecektir. Bu iletişim kutusunu kullanarak, Asıl Belge üzerine ekleyeceğiniz belge dosyasını bulduktan sonra, bulduğumuz dosyayı seçeriz. Seçili olan dosyayı Aç sekmesine tıklayarak Asıl Belgeye ekleriz ve Alt Belge Ekle iletişim kutusunu kapatırız. Seçerek eklediğimiz belgenin içerisinde yer alan tüm metinlerin Asıl Belge üzerine eklendiğini rahatlıkla görebiliriz.

Belgelerde Adres Mektup Birleştirme

Mektuplar, bültenler ve tanıtıcı yazılar bir adres listesinde bulunan herkese gönderilen belgelerdir. Belirli bir belge dışında aynı olan belgeler oluşturmanın en kolay yolu, adres mektup birleştirme denilen işlemi uygulamaktır. Bir mektuptaki adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Mail Merge (Adres-Mektup Birleştirme) denir. Eğer bir biçimde depolanmış potansiyel alıcılar listeniz varsa, adres mektup birleştirme işlemiyle kolaylıkla bir dizi belge ve postalama etiketi üretebilirsiniz. Bu işlemler için genellikle adresleri ya da gereken verileri daha önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri ya da veriler, kelime işlemci de bir tablo, işlem tablosunda bir tablo ya da Outlook programında hazırlanmış adres listeleri olabilir. Birleştirme işlemini genellikle şu alanlarda yapabiliriz:

• Form Letters (Form Mektupları)
• Mailling Labels (Mektup Etiketleri)
• Envelops (Zarflar)
• Catalog (Katalog)

Adres Mektup Birleştirme işlemi, bir belgede yer alan değişmeyen bilgiyle başka bir belgede yer alan değişen bilgiyi bir araya getirir. Bu işlemi ana belge ve veri kaynağı ifadelerini tanımlayarak açıklayabiliriz:

Ana Belge: Tüm birleştirilmiş belgelerde görünecek değişmeyen metinle birlikte kelime işlemcinin veri kaynağından alınacak değişken bilgileri eklemesi gereken yerleri belirten yer tutucuları (bunlara birleştirme alanları denir) içeren mektup ya da e-posta iletisi gibi belgelerdir.

Veri Kaynağı: Belirli biçime sahip bilgi grupları (bunlara kayıtlar denir) içeren, bir Kelime İşlemci tablosunda, İşlem Tablosu çalışma sayfasında ya da Microsoft Access veritabanında depolanmış müşteri listesi ya da bir Microsoft Office Outlook kişiler listesi gibi, yapılandırılmış bir belgedir. Var olan bir veri kaynağını kullanabileceğiniz gibi, adres mektup birleştirme işleminin parçası olarak yeni bir tane de oluşturabilirsiniz. Adres mektup birleştirme işlemi aşağıdaki kapsamlı adımları içerir:

1. Etiketi ayarlama: Adres Mektup Birleştirmedeki etiketlerin düzenini bir defa ayarlarsınız. Adres Mektup Birleştirme işlemini gerçekleştirirken kullandığınız belge, ana belge olarak adlandırılır. Etiket ana belgesinde, her etiket üzerinde şirket logosu veya ortak metin gibi tekrarlamak istediğiniz her türlü içeriğin de ayarlamasını yapabilirsiniz.
2. Etiketleri adres listenize bağlama: Adres listeniz, kelime işlemcinin Adres Mektup Birleştirmede kullandığı veri kaynağıdır. Bu, etiketlerin üstüne basılacak adreslerin bulunduğu dosyadır.
3. Alıcı listesini arıtma: Kelime işlemci, posta listenizdeki her adres için bir etiket oluşturur. Zarfları posta listenizde bulunan belirli adresler için oluşturmak istiyorsanız, etiketlere eklenecek adresleri veya kayıtları seçebilirsiniz.
4. Adres Mektup Birleştirme alanları olarak adlandırılan yer tutucuları etiketlere ekleme: Adres Mektup Birleştirme işlemini gerçekleştirdiğinizde, Adres Mektup Birleştirme alanları adres listenizdeki adreslerle doldurulur.
5. Birleştirmeyi ön izleme ve işlemi tamamlama: Etiketlerin tamamını yazdırmadan önce her zarfı ön izleyebilirsiniz. Adres Mektup Birleştirme Sihirbazının görünümüne bakınız (S.67, Şekil 3.24) Etiket seçeneğine tıkladığımız zaman, etiket seçenekleri iletişim kutusunda, işaretleyeceğimiz çeşitli seçenekler bulunmaktadır. Bu seçenekler numaralı olarak bakınız (S.68, Şekil 3.25).’de verilmiş ve hangi amaçla kullanılacakları açıklanmıştır.

Verileri İşlem Tablosundan Almak

Alıcıları Seç simgesine tıkladığımız zaman bakınız (S.69, Şekil 3.27: Alıcıların seçilmesi) çeşitli seçenekler gelir. Örneğin, Var Olan Listeyi Kullan sekmesine tıkladığımız zaman daha önce İşlem Tablosu olarak hazırladığımız ya da ulaştığımız verileri Kelime İşlemci programına çekebiliriz.

İşlem Tablosu çalışma sayfasına bağlanmadan önce, şu işlemleri sırasıyla yapmak gerekmektedir;

1. Kelime işlemci programlarında yer alan Dosya menüsünü tıkladıktan sonra, seçenekler simgesini tıklarız.
2. Sonra Gelişmişi tıklatırız.
3. Genel bölümüne geliriz ve Açılışta dosya biçim dönüşümünü onayla onay kutusunu seçeriz.
4. Tamam'ı tıklatırız.
5. Adres mektup birleştirme ana belgesi açıldığında, Postalar sekmesinin Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubunda Alıcıları Seçi, ardından Var olan Listeyi Kullan sekmesini tıklatırız.
6. Veri Kaynağını Seç iletişim kutusunda İşlem tablosu çalışma sayfasını buluruz ve çift tıklatırız.
7. Veri Kaynağını Onayla iletişim kutusunda, DDE yoluyla İşlem Tablosu Çalışma Sayfaları (*.xls)'nı, ardından Tamam'ı tıklatırız.
8. İşlem tablosu iletişim kutusunda adlandırılan aralık veya hücre aralığı için birleştirmek istediğiniz bilgileri içeren hücre aralığını veya çalışma sayfasını seçeriz ve ardından Tamam'ı tıklatırız.

Yeni Veri Oluşturmak

Henüz bir veri dosyası olmadığı durumlarda, Alıcıları Seç sekmesinden Yeni liste yaz simgesini tıklatmak suretiyle listeyi oluşturmak için açılan formu kullanmak gerekir. Liste, yeniden kullanabileceğiniz bir veritabanı (.mdb) olarak kaydedilir. Ekrana gelen iletişim kutusu (S.70 Şekil 3.28.)’de gösterildiği gibi gözükür.

Bu iletişim kutusunu açtığımız zaman, yeni girdi ekleyebilir ya da var olan girdileri silebiliriz. Sütunları özelleştir düğmesine bastığımız zaman, sütun adlarını yeniden belirleyebilir ya da ek sütunlar girebiliriz. Örneğin, yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi şirket adı, adres satırı, şehir, bölge ve posta kodu sütunlarda yer almaktadır. İstersek buna yeni bir sütun ekleyebiliriz. Bunu yapmak için sütunları özelleştir düğmesine basmak yeterli olur. Karşımıza çıkan iletişim kutusunda bu işlemi gerçekleştirebiliriz.

Yeni girdi sekmesini kullanarak, faaliyette bulunduğumuz şirketlerin adlarını, adreslerini, bulundukları şehir ve bölgeyi, posta kodunu kaydedebiliriz. Tamam düğmesine tıkladığımız zaman, girdiğimiz veriler Adres Listesine eklenmiş olur ve yeni bir veri dosyası yaratmış oluruz.