Etkinlik Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

Spor Etkinliklerinde İnsan Kaynaklarının Önemi

Etkinliklerin yapılabilmesi için beş kavram çok önemlidir:

• Etkinliğin yapıldığı alanlar,
• Kullanılan malzeme,
• Sermaye,
• Yönetim,
• İnsan.

İnsan faktörünün önemi diğerleri arasında çok farklı bir konuma sahiptir. Çünkü insan diğer tüm kaynakları temin eder, planlar, organize eder, yönetir, çalıştırır ve böylelikle girdilerin tümüne hükmederken çıktıların da kullanıcısıdır. Etkinliğin düzenlemesini sağlayan, yöneten ve hizmet üreten, yine o ürün ve hizmeti tüketen insandır. İçinde insan unsurunun yer almadığı hiçbir etkinlik yapılamaz. Bu bağlamda spor etkinlikleri içinde insan seyircilerin ihtiyaçlarını karşılayacak çözümler üretebilme kabiliyeti, çalışanların yetenekleri ve fikir yapıları ile öne çıkarken her zaman yeniliklerinde kaynağı olmaktadır. Spor etkinlilerinde insan kaynağı, etkinliklerin rekabet üstünlüğü sağlayabilmek için kullanabilecekleri ana kaynak olmaktadır.

İnsan kaynakları doğru insanları, doğru işlerde istihdam etmek; bir başka ifadeyle, iş için gerekli bilgi, beceri ve yeteneğe sahip kişileri seçmek ve bunları kendilerine en uygun birimlere ya da departmanlara yerleştirmek için çaba harcamaktadır. Etkinlik yönetiminde en önemli rekabet unsuru insan olduğu için, insan kaynakları açısından bu süreç doğru yönetilmelidir. Gerçekte bu süreç sadece insan kaynakları yöneticilerinin değil aynı zamanda da etkinlik yöneticisinin görevleri arasındadır.

İnsan Kaynakları Yönetimi, herhangi bir örgütsel ve çevresel ortamda insan kaynaklarının örgüte, bireye ve çevreye yararlı olabilecek şekilde, yasalara da uyularak, etkin yönetilmesini sağlayan işlev ve çalışmaların tümü olarak tanımlanabilir.

Genel anlamda İnsan Kaynakları Yönetimi’ nin, insana odaklanmış, çalışanların ilişkilerini yönetsel bir yapı içinde ele alan, kurum kültürüne uygun çalışan politikalarını geliştiren ve bu yönüyle kurum yönetiminde kilit işlev görevi gören bir fonksiyona sahip bulunduğu söylenebilir.

Spor etkinlikleri, organizasyon yeteneği ve takım çalışması gerektiren sürekli bir odaklanma faaliyetidir. Pek çok spor etkinliğinde pazarlama, finansman, insan kaynakları, teknik personel muhasebe ve hatta hukuk işin içindedir. Bu amaçla insan kaynaklarının işlevi burada ortaya çıkmaktadır. Bu kadar farklı alanda ve nitelikli çalışan bireyi bir araya getirilmesi ve her birinin organizasyonun amaçlarına uygun bir şekilde çalıştırılması gerekmektedir. Etkinlik bir ekiple düzenlenir. Bu ekipte yer alanların sayısı, uzmanlığı, deneyimi, organizasyon yapabilme ve stratejik düşünebilme becerisi doğru insan kaynağını seçmek bakımından önemli olduğu gibi söz konusu ekibe liderlik yapacak kişinin temel özellikleri de etkinliğin başarısı bakımından hayati derecede önemlidir.

İnsan kaynaklarının iki temel amacı şunlardır:

• Çalışanların bilgi, beceri ve yeteneklerinin en iyi şekilde kullanılarak organizasyona en üst düzeyde katkıda bulunmasının sağlanmasıdır.
• İş yaşamı kalitesinin yükseltilmesidir. İş yaşamı kalitesi ile anlatılmak istenen çalışanların yaptıkları işten zevk alarak o işi yapmalarıdır.

Bir organizasyonda tüm çalışanlar insan kaynaklarını oluşturur. Diğer bir ifadeyle, organizasyondaki üst, orta ve alt kademe yöneticiler, teknik personel, danışman olarak istihdam edilen personel, tam- süreli ya da kısmı süreli çalışan personel, işçi ve memurlar ve diğer şekillerde istihdam edilen tüm personel organizasyonun insan kaynaklarını oluşturmaktadır.

İnsan kaynakları yönetiminin alt amaçları şunlardır:

• İnsan kaynaklarını verimli ve etkin bir şekilde kullanmak,
• İş için gerekli bilgi, beceri ve yeteneğe sahip kişileri seçmek ve bunları kendilerine en uygun birimlere ya da departmanlara yerleştirmek,
• İnsanların performanslarına uygun şekilde işte yükselmelerini sağlamak,
• Çalışanları takdir ve motive etmek; organizasyonda çalışanlar üzerinde de demotive edici faktörleri ortadan kaldırmak,
• Çalışanların performans değerlendirilmesini bilimsel esaslar ve standartlar dahilinde yürütmek.

Spor Etkinliklerinde İnsan Kaynakları Yönetiminin Temel İşlevleri

Spor etkinliklerinin düzenlenmesinde ve etkinliğin başarılı bir şekilde sürdürülebilmesi için insan kaynakları yöneticisinin yerine getirdiği ana işlev ve faaliyetlerden söz edilebilir.

Spor Etkinliklerinde İnsan Kaynakları İhtiyaçlarının Planlanması gerekir.

Bu seçim yapılırken personelin niteliği çalışacağı departmana uygun olmalıdır. Spor etkinliklerinde insan kaynakları ihtiyaçlarının planlanmasına ilişkin faaliyetler şöyle sıralanabilir:

• Etkinliklerde kullanılacak kısa ve uzun dönemli insan kaynağı ihtiyaçlarını tahmini ve planlanması.
• Gerek bireyin gerekse etkinlik komitesinin ihtiyaçlarına cevap verecek biçimde işlerin içerdiği yetki ve sorumluluklarla, bunları başarmada gerekli bilgi, beceri ve yetenekleri saptamak için iş analizlerinin yapılması. Bu tür faaliyetler diğer personel faaliyetlerini etkili bir biçimde yerine getirilmesinin temelini oluşturur.

Personel Sağlama ve Seçme

Etkinlik süresince işleri görecek sayıda işgücü temini kadar, görevleri başarıyla yerine getirebilecek nitelikte ve yetenekte olanların seçimi de işletmenin başarısı açısından büyük önem taşımaktadır.

Etkinliğin yapısı ve büyüklüğüne bakıldığında hatalı bir seçim süreciyle, etkinlik süresince iş-çalışan veya çalışanlar arası uyumsuzluk nedeniyle verimlilik düşüşü, çatışma, işgücü kaybına ve sonuçta organizasyonun başarısızlığına kadar gidebilir. Bu amaçla personel seçme sürecinde şu aşamalara dikkat edilmesi gereklidir:

• Ön görüşme,
• Başvuru belgeleri,
• Görüşme (mülakat),
• Test Uygulama,
• Referansların kontrolü,
• Sağlık kontrolü,
• Son görüşme (mülakat),
• Seçim kararı.

Personel Değerlendirilmesi ve Ücretlendirilmesi

Personel işe yerleştirildikten sonra personelin işini ne kadar iyi yaptığını belirlemek ve buna uygun ödül yapısını oluşturmak gereklidir.

İyi çalışmama durumunda bunun nedenlerini bulmak ve ödül yapısını buna uyarlamak, eğitim ihtiyacını belirlemek ve gerekiyorsa güdüleme araçlarından yararlanma yoluna gidilir. Bu nedenle bu aşamada ilk olarak yapılacak faaliyetler;

• Personel davranışını değerlendirme ve bu davranışı analiz ederek güdülemeyi kapsamaktadır.

Personel ve İş Ortamını Geliştirme

Personel yönetiminin bu tür işlevleri;

• Çalışanların yetenek ve başarılarını artırmaya yönelik eğitim ve geliştirme programlarını belirleme ve uygulama,
• Çalışanların emniyet ve sağlıklarını en üst düzeyde tutacak fiziksel iş çevresini geliştirme,
• İş yaşamının niteliği ve üretim geliştirme programları, yönünden iş çevresini geliştirme faaliyetleri olarak sıralanabilir.

Etkili İş İlişkileri Ortamı Yaratma ve Sürdürme

Etkinlik yönetiminin ihtiyacı olan personeli bulduktan sonra, etkili iş ilişkileri ortamı yaratmak ve sürdürmek zorundadır. Bu anlamda;

• Personele hakları tanınmalı ve saygı gösterilmeli,
• Onların örgütlenme nedenleri ve biçimi kabul edilmeli,
• Toplu pazarlık ve personel uyuşmazlıklarını gidermelidir.

Etkinlik Yönetiminde İnsan Kaynakları Yönetimini Etkileyen Etmenler

Etkinlik süresince insan kaynakları yönetiminin işlev ve görevlerini gerçekleştirmesinde dikkate alınması gereken birçok çevresel etmen bulunmaktadır. Bu etmenleri;

İç ve Dış etmenler olarak iki grupta toplamak mümkündür.

Dış etmenler şöyle sıralanabilir:

• Yasal Düzenlemeler,
• İşgücü,
• Halk (toplumsal çevre),
• Sendikalar,
• Pay Sahipleri,
• Müşteriler,
• Teknoloji,
• Ekonomi.

İç etmenler şöyle sıralanabilir:

• Örgütün Görevi ve Amaçları,
• Politikalar,
• Örgütsel İklim,
• İş Yaşamının Kalitesi.

Spor Etkinlikleri Süresince İşgücü Grupları

Genelde etkinlik ekibi benzer donanımdaki kişilerden oluşmalıdır. Grubun sinerjisi ve takım ruhu oluşturup uyumlu çalışabilmesi önemlidir. İnsan kaynakları yönetimi etkinlik içinde şu şekilde olmaktadır:

• Etkinliğin kültürel yapısı,
• Etkinliğin büyüklüğü,
• Faaliyetlerin yapısı,
• Çalışanların yapısı.

Etkinlik süresince çalışan işgücü genel olarak aşağıdaki gruplardan oluşmaktadır:

• Etkinlik Komitesi,
• Etkinlik Personeli,
• Paydaşlar,
• Tedarikçiler,
• Gönüllüler.

Etkinlikler için insan kaynakları yönetimine ilişkin sürecin unsurları şu şekilde sıralanabilir:

• Örgütsel motivasyon, strateji ve hedefler,
• İnsan kaynakları strateji ve hedefleri,
• İhtiyaç değerlendirmesi (İş analizi, iş tanımları, tahminler),
• Politika ve prosedürler,
• Bakım fonksiyonları (maaş ve ek katkılar, çalışma koşulları, çalışan ilişkileri, personel kayıtları),
• İşe alma: İlan, tarama, işe alma, oryantasyon,
• Mesleki eğitim ve profesyonel gelişme,
• Gözetim ve değerlendirme,
• Performans kriterleri,
• Ödüller ve disiplin,
• Bitiş, yeniden işe yerleştirme danışmanlığı, yeniden işe alma,
• Sürecin ve sonuçların değerlendirilmesi (süreci yeniden gözden geçirme).

İnsan kaynakları yönetiminin hem etkinliğin başarısı hem de bir daha yapılabilirliği açısından önem taşıyan, etkinlikte görev alacak personeli belirlerken ve belirlenen personeli işe koşarken dikkat etmesi gereken bazı özellikler aşağıda sıralanmıştır:

• İnsan odaklı,
• İsteklilik,
• Gözlemci olmak,
• Ürün konusunda bilgili olmak,
• Dinleme becerileri gelişmiş olmak,
• Empati konusunda başarılı olmak.

Etkinlik Yönetiminde İş Analizi

İş analizi belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. İş analizi, iş gören yönetimi işlevinin yerine getirilmesinde uygulanan temel tekniklerinden biridir ve birçok başka iş gören işlevinin uygulanmasında altyapı oluşturur. İş analizi, “işlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliğini, niceliğini, gereklerini, sorumluluklarını ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir.

Kısaca iş analizini işlerin nasıl yapılacağı değil, nasıl yapıldığının, ayrıntılarının ve çevresel durumunun ortaya konulması olarak tanımlanabilir. Örgüt içinde yapılan her çalışma, genelde örgütün hedeflerine ve amaçlarına yöneliktir. Bu bakımdan, iş analizi süreci bu hedef ve amaçlara katkıda bulunur. İş analizi sonucu elde edilen veriler, örgüt üyelerinin davranışlarının değerlendirilmesine önemli ölçüde yardımcı olur. Bu ihtiyaçtan doğan iş analizi çalışmaları, örgütlerin belirledikleri vizyon, misyon ve stratejilere ulaşmalarında kritik rol oynayan çalışmalardan biri haline gelmişlerdir. Bu bağlamda etkinlik yönetim sürecinde yapılan iş analizleri etkinliğin seyir kalitesini arttıracak ve etkinliğin bir başka zamanda yapılmasına olanak tanıyacaktır.

İş analizi sayesinde meydana gelebilecek durumlar şöyle sıralanabilir:

• Mevcutta yapılan işleri ve bu işlerin yerine getirilebilmesi için o işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi düzeyi, sorumluluk, nitelik ve yeteneklerine dair bilgi sağlanır.
• İşlerin tam olarak yapıldığını tarif eden sistematik bilgiler toplanır.
• İşlerin yapılabilmesi için ulaşılması gereken standart performansları belirlenir.
• Standartlara uymak için işlerin nasıl yapılması gerektiği belirlenir.
• Etkin performans için gerekli bilgi, beceri ve diğer özellikler tespit edilir.
• Eğitim eksikliğinden kaynaklanan problemler ortaya çıkartılır.

İş Analizinde Ne Tür Bilgiler Toplanır ve Hangi Alanlarda Kullanılır

• İş analizinde işin niteliğine, ne tür bir ortamda ve nasıl yapıldığına,
• Gerektirdiği bilgi, yetenek gibi personel özelliklerine,
• Kullanılan araç gerece, hizmete ilişkin bilgiler toplanır.

İş Analizi Bilgilerinin Kullanım Yerleri

• Örgüt yapısının oluşturulması,
• İş ve araç gereç dizaynı,
• İşgücü planlaması,
• Personel seçimi,
• Performans değerlendirmesi ve
• Ücret yönetimi gibi alanlarda kullanılır.

İş Analizini Kimler Nasıl Bir Süreçte Yapar?

Araştırma yöntemleri ve objektif ölçme değerleme teknikleri konusunda eğitim almış işletme içi veya işletme dışı uzmanlar tarafından yapılır.

Süreç;

• İşlerin belirlenmesi,
• Analiz amaçlarının saptanması,
• Bilgi toplama yönteminin belirlenmesi,
• İhtiyaç duyulan bilginin toplanması ve
• Toplanan bilginin analizi şeklinde gerçekleşir.

İş Analizi Prensipleri şöyle özetlenebilir:

• Bütün işler analiz edilebilir.
• İş analizi iletişime yardımcı olur.
• İşlem, değişime uyum sağlayabilmelidir.
• İş analizi bütün kararların temeli olabilir.
• Gözlenebilen davranışlara dayalı iş analizi insan kaynakları yönetimine katkıda bulunur.