Etkinlik Yönetimi Dersi 2. Ünite Özet

Paydaş Kavramı ve Özellikleri

Paydaş kavramı; örgütün amaçlarına ulaşmasını etkileyebilen veya etki eden kendi içerisindeki kişi ya da gruplar gibi, örgütün de dahil olduğu ve kendini kuşatan içsel ilişkiler sistemindeki kişi ya da grupları da ifade etmektedir. Paydaş kavramına ve yarattığı etkilere olan ilgi daha ziyade paydaş yaklaşımıyla başlamıştır. Paydaş yaklaşımı, işletmelerin faaliyet alanlarına, yapısına ve bulunduğu yöreye göre farklı paydaş ağının etkisi altında olduğunu ve işletmelerin ayakta kalmalarının ve başarılı olmalarının bu paydaşların beklenti ve ihtiyaçlarını karşılamaktan geçtiğini savunmaktadır. Ayrıca geleneksel anlamdaki müşteri, tedarikçi, çalışan, hissedar gibi paydaşların ötesinde hükümet, medya, sivil toplum kuruluşları, yerel yönetimler, toplum gibi paydaşların da işletme üzerindeki paylarının değerlendirilmesinin önemi vurgulanmaktadır. İşletmeler günümüzde toplumu oluşturan birçok farklı kesimle ilişki içindedir ve başarıları bu öğelerle olan ilişkilerinin iyi yönetilmesine bağlıdır. Literatürde bu konuyu açıklayan kavrama “paydaşlar yani stakeholders” adı verilmektedir. Paydaş, toplumda işletmenin ilişkide olduğu, işletmenin faaliyetlerinden etkilenen ve faaliyetleriyle işletmeyi etkileyen tüm toplumsal taraflardır. Paydaş, “organizasyonel amaçların başarılmasını etkileyen veya başarısından etkilenen bir grup veya kişi” olarak da tanımlanmaktadır. Zamanla birlikte işletmelerin ilişkide olduğu bu toplumsal tarafların sayısı artmış ve ilişkileri de oldukça karmaşık hale gelmiştir. İşletme dışı gruplarla ne kadar güçlü ilişkiler olursa, ortak hedeflerin gerçekleştirilmesi o kadar kolaylaşacak, aksi halde ilişkiler kötüleştikçe ortak hedeflere ulaşılması zorlaşacaktır. Bu yaklaşım “paydaş teorisi”nin temel önermesini oluşturmaktadır.

Paydaş teorisinin anlaşılması için organizasyonun iç ve dış çevresindeki “menfaat sahipleri”nin daha iyi bilinmesi gerekmektedir. Organizasyonun kendi iç çevresi denildiğinde bundan organizasyon sahip ve yöneticilerinin, çalışanların, organizasyon kültürünün analiz edilmesi anlaşılır. Faaliyet çevresi ise organizasyonun faaliyette bulunduğu sektörde ilişkide bulunduğu kişi ve kurumları (müşteriler, tedarikçiler, rakip firmalar, kamu yönetimi vs.) kapsar. Dış çevre ise organizasyonun kendi iç çevresi ve faaliyet çevresi dışında kalan alanı kapsar. Makro ekonomik ortam, uluslararası çevre, kültürel çevre, teknolojik çevre, demografik çevre dışsal çevrenin kapsamına girer. Bu bilgilerden hareketle paydaşlar; “kurum içi paydaşlar” ve “kurum dışı paydaşlar” olarak iki grupta sınıflandırılabilir.

Tüm etkinlikler ev sahibi topluluk dahil tüm paydaşlar üzerinde bir etkiye sahiptir. Bu etkiler; sosyal, kültürel, fiziksel, çevresel, politik ve ekonomik olabilir. Etkinlik yöneticisinin etkinliklerin etkilerini tahmin etme ve tanımlama sorumluğu bulunmaktadır. Etkileri tahmin edip tanımladıktan sonra tüm tarafların en iyi sonucu başarabileceği şekilde etkinliği yönetmesi gerekmektedir. Son yıllarda etkinlik endüstrisinde artan rekabet ve profesyonelleşme etkinliklerin yürütülmesinde işbirliğinin kaçınılmaz olduğunu ortaya koymuştur. Bu sürecin kaçınılmaz sonucu olarak mega etkinlikler gibi spor etkinliklerine sponsorların ve hükümetin yüksek oranda katılımı gözlenmektedir. Etkinlikler değerlendirildiğinde, etkinlik yöneticilerinin tek sorumluluğun etkinlik katılımcılarının ihtiyaçlarını ve isteklerini karşılamak olmadığını aynı zamanda hükümetin amaçlarına ve düzenlemelerine, medyanın ve sponsorların ihtiyaçlarına ve toplumun beklentilerine cevap vermek durumunda olduğu söylenebilmektedir.

Paydaşların Özelliklerinin Belirlenmesi

Paydaşlar; işletmeyi etkileme gücü, yasal ilişkilere sahip olma ve taleplerinin önceliği ya da önemli oluşu gibi üç tür özellikten en az birine sahiplerdir. Ayrıca işletmeyi ilgilendiren birçok paydaş grubu mevcuttur ve yöneticiler paydaşlarına dahil oldukları gruba göre özel ilgi göstermekte ve sahip olunan bu özelliklerin sayısı arttıkça gösterilen ilgi de artmaktadır. Paydaş özelliklerinin belirlenmesi ile ilgili; güç, yasallık ve zorunluluk konuları öne çıkmaktadır.

Güç, politik anlamda, karar alma aşamasında verilecek kararın yönünü belirleyen önemli bir faktördür. Yasallık, “sosyal olarak kabul edilmiş ve beklenen davranışlar” olarak tanımlanabilir. Zorunluluk ise paydaşların bir etkinliğin gerçekleştirilmesi sürecinde ne derecede hak talep edebileceğini yansıtmaktadır.

Paydaş Kavramının Gelişimi

Paylaşımcı teriminin ilk kullanımı Stanford Araştırma Enstitüsü’nün (SAE) 1960’lı yıllardaki çalışmalarının sonucunda doğmuştur. Daha sonra bu kavram, Igor Ansoff ve Robert Steward’ın çalışmalarıyla geliştirilmiştir. Stanford Araştırma Enstitüsü, yöneticilerin paylaşımcıların desteklediği amaçları gerçekleştirebilmek için toplumun, borç verenlerin, tedarikçilerin, müşterilerin, çalışanların ve hissedarların kaygılarını anlamaya ihtiyaç duyduklarını ileri sürmektedir. Bu destek uzun süreli başarı için gereklidir. Bu nedenle yönetim, aktif bir şekilde işletme stratejilerini sürdürebilmek için tüm paylaşımcılarla olan ilişkilerini dikkatle incelemelidir.

Paydaş kavramının gelişmesi, işin genişlemesiyle paraleldir. Önceleri firmalara üretim açısından bakıldığından yöneticiler dikkatlerini sadece ürün ve pazar çerçevesinde yoğunlaştırmıştı, ürünü pazara olabildiğince verimli ve etkin bir şekilde ulaştırmak en önemli amaç olması nedeniyle paydaş sayısı da sınırla olmaktaydı. Günümüzde ise işletmelerin sorumlulukları yalnızca finansal açıdan sorumlu oldukları gruplar değildir. Bunda işletmeleri etkileyen çevresel faktörlerin etkisi büyüktür.

Paydaş Türleri

Paydaş kavramı ile ilgili çalışmalara bakıldığında paydaşlar değişik şekillerde sınıflandırılmıştır. Gönüllü, gönülsüz, resmi, resmi olmayan, iç paydaşlar, dış paydaşlar, birincil ve ikincil paydaşlar olarak sınıflandırmalar yapılmıştır. Mitchell, Angle ve Wood’un paydaşları sınıflandırırken güç, yasallık ve zorunluluk kavramları açısından değerlendirmişler ve etkisiz, beklentisi olan ve etkili paydaş olarak üç gruba ayırmışlardır.

Zayıf, sessiz, farklı ve talepleri olan paydaşlar etkisiz paydaşlar olarak adlandırılmaktadır. Bunlar güç, yasallık ve zorunluluktan sadece birini ifade eder. Etkisiz paydaşların işletmeye karşı her hangi bir ilgileri yoktur. Etkisiz paydaşlar kendi aralarında; sessiz paydaşlar, farklı paydaşlar, talep eden paydaşlar olarak sınıflandırılır.

Beklentisi olan paydaşlar, paydaşlar paydaş özelliklerinin herhangi ikisine aynı anda sahiptirler ve bu nedenle de etkisiz paydaşlara nazaran işletme açısından daha öncelikli konumdadırlar ve sahip oldukları niteliklerin sayısının artması sebebiyle daha aktif bir duruşları vardır. İşletme yönetiminden belirli bir talebi olan paydaşlar; baskın, tehlikeli, bağımlı paydaşlar olarak üç ayrı grup olarak incelenebilir.

Gerçek paydaşlar, işletme yönetimi açısından beklentilerinin karşılanması öncelik arz eden paydaşlar işletmenin nihai paydaşı olarak kabul edilmektedir. Nihai paydaşlar belirtilen her üç niteliğe de sahiptirler ve bu sebeple de işletme yöneticileri bu grubun beklentilerini acil şekilde ele almakta ve tatmin edilmeleri için yoğun çaba sarf etmektedirler. Bu grup genellikle baskın gruptaki paydaşların grup değiştirmeleriyle oluşmaktadır.

Etkinlik Paydaşları

İşletmelerin paydaşlarını belirlemesi ve paydaşlarının analizini yapması önemli bir yönetim sürecidir. Bu süreç içerisinde işletmenin amaç ve hedeflerine ulaşmasında katkıda bulunan farklı paydaşlar söz konusudur. Etkinlikler açısından değerlendirdiğimizde ise birbirinden farklı çıkar grupları etkinliğin gerçekleştirilmesinde görev almaktadır.

Etkinliklerin düzenlenme süreci oldukça karmaşık bir süreçtir. Bu süreç içerisinde özellikle farklı kurum ve kuruluşların özel amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için kullanacakları iyi bir iletişim ve tanıtma aracıdır etkinlikler. Etkinlik yöneticisi etkinlik paydaşlarının tümünün amaçlarını ve ihtiyaçlarını dengeleyecek uygulamalara gerek duymaktadır. Etkinlik yönetiminde geçerli olan paydaş tanımı mevcut paydaş tanımına benzemektedir. Etkinlik paydaşları; etkinlik için gerekli işbirliğinin sağlanarak etkinliğin belirlenmesi ve sınırlı zaman diliminde etkinliğin gerçekleştirilmesi gibi etkinlik ile ilgili zorunlu süreçlerin yerine getirilmesinde görevleri bulunan ve etkilenen tüm taraflardır.

Etkinlik yönetiminde paydaşlar diğer organizasyonlardaki paydaşların özelliklerini taşısalar da etkinliklere özgü bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılıklardan dolayı etkinlikler için paydaş tanımı: “Bir etkinliğin gerçekleştirilmesi sürecinde etkinlikten etkilenen ve etkilenebilecek olan birey veya gruplardır.” Düzenlenecek etkinliğin ölçeğine ve türüne bağlı olarak farklı paydaşlarla çalışmak gerekecektir. Bu açıdan etkinlik yöneticilerinin öncelikle paydaş analizi denilen uygulamayı gerçekleştirmesi gerekmektedir. Etkinlik paydaşları ile ilgili olarak başlangıçta paydaşların kimlerden oluştuğunun belirlenmesi gerekmektedir. Etkinlik paydaşları ile ilgili yapılan sınıflandırmalarda özellikle birincil ve ikincil paydaşlar olarak sınıflandırılmış olduğu görülür. Etkinlik organizasyon komitesi birincil ve ikincil paydaş grupları arasında bağlantı ve ilişkiler açısından önemli farklılıklar olduğuna inanırlar.

Etkinlik Paydaşlarının İlişkileri

Etkinlikler yerel hükümetlerin ve iş dünyasının artan şekilde desteğini cezp etmektedir. Bu gelişmenin bir yönü ve etkinliklerin artan bir şekilde uzmanlaşması gündemi yakalamak isteyen kurumları cezp etmektedir. Bu ilgilenimin altında yatan temel nokta ise etkinliklerin hedef kitlenin ihtiyaçları ile iş çevresinin beklentilerini karşılamasında yatmaktadır.

Etkinlikler, yerel hükümetlerin amaçları, kanunlar, medya ihtiyaçları, sponsor ihtiyaçları ve topluluk beklentileri gibi birçok ihtiyacı karşılayabilecek bir yapıyı bir arada barındırabilmektedir. Etkinlik yöneticisinin başarısı, bir etkinliğin paydaşları olabilecek tarafların iyi bir şekilde belirlemesi ve bu paydaşların bireysel olarak amaçlarının iyi bir şekilde yönetilebilmesidir.

Etkinlik paydaşlarını, paydaş teorisine göre dinamik örgütsel çevre içerisindeki paydaşlar ve onların oluşturduğu paydaşlar toplumu olarak iki grup biçiminde açıklamaktadır. Bu gruplardan öncelikli olarak kurumun faaliyetlerinden doğrudan etkilenen ve kurumu etkileyebilen paydaşlara birincil paydaşlar; kurumla doğrudan bağlantısı olmamakla birlikte medya ve baskı grupları gibi kurumun varlığını sürdürebilmesinde önemli bir etkiye sahip olanlara ise ikincil paydaşlar denilmektedir.

Birincil paydaşlar, yönetimle yakın ilişkisi olan ve etkinliğin gerçekleştirilmesinde doğrudan faaliyette bulunan kişi veya kurumlardır. İkincil paydaşlar ise etkinliğin gerçekleştirilmesinde doğrudan ilişkisi olmayan ancak etkinlik yönetimiyle yakın ilişki içinde olmayan etkinlik faaliyetlerinden doğrudan veya dolaylı yoldan etkilenen ve etkileyen paydaşlardır.

Etkinlik Organizasyonu

Etkinlik organizasyonu başarılı bir paydaş modelinin merkezi elemanıdır. Etkinlik organizasyon yöneticileri planlama süreci boyunca ve paydaşların faydalarını maksimize etmek için uygulamanın genel bir çerçevesini sunduğu için etkinlik paydaş modeli yönetimin ayrılmaz rehberidir. Yönetim için etkinliğin gerçekleştirilmesinde görev alacak paydaşların belirlenmesi ve paydaşların görüşlerini belirleyecekleri bir ortamın yaratılması önemli bir fonksiyondur. Başarılı bir etkinlik paydaşlar arasında oluşabilecek potansiyel çatışmalar ve etkileri mümkün olduğu kadar stratejik planlama ve dengeleme süreci içerisinde tüm paydaşların işbirliği içerisinde gerçekleştirilmektedir. Etkinlik organizasyonu, paydaşları olmaksızın tek başına bir etkinliği gerçekleştirmesi pek de mümkün değildir. Çalışanlar ve gönüllüler, sponsorlar, tedarikçiler, izleyiciler, katılımcılar etkinlik organizasyonunun kararlarından etkilenen ve etkinliğe doğrudan katkı sağlayan paydaşlardır.

Ana paydaş, ev sahibi organizasyon veya olayı gerçekleştiren ana firmadır. Bu hizmet dağıtım programı veya onu kiralayanların bir parçası olarak etkinliğin gerçekleştirilmesinde yerel resmi kurumlar olabilir. Ya da ortak mal veya hizmetlerin satışını artırmak, pazar payını artırmak veya imajını güçlendirmek için bir etkinliğin gerçekleştirilmesini sağlayan ticari bir firma olabilir. Ya da sivil toplum örgütleri veya özel bir grubun üyelerinin sosyal, kültürel veya sportif ihtiyaçlarına hizmet etmek için bir etkinlik planlayabilir. Organizasyon ne olursa olsun, etkinliğin gerçekleştirilmesinde etkinliğin amaçlarının açıkça tanımlanması, tatmin edici sonuçlar elde edilmesi açısından önemlidir.

Ev sahibi organizasyon etkinliğin gerçekleştirilmesinden sorumlu olan taraftır. Ev sahibi organizasyon etkinliğin ana paydaşıdır ve etkinlik yöneticisi ev sahibi organizasyonun gerçekleştireceği etkinlikte neyi amaçladığını açıkça ortaya koymalıdır. Bu sıklıkla etkinlik yöneticisinin iş tanımlarının bir parçası olarak veya sözleşme kapsamında yazılı olarak sunulmaktadır. Bu tür bir amaç listesinin yazılı olarak bulunması, etkinlik başarısının değerlendirilmesinde bir rehber görevini görür. Etkinliğin amaçlarına bağlı olarak farklı organizasyonlar söz konusu olabilmektedir. Bu organizasyonlar; y erel ya da ulusal yönetimler, kar amacı güden organizasyonlar, kar amacı gütmeyen organizasyon veya toplum etkinlikleri olarak sınıflandırılır.

Yerel ve Ulusal Yönetimler: Etkinlikler resmi kurumların, firmaların ve sivil toplulukların bir parçası olarak kültürel çevrenin bir parçası olmaya devam etmektedir. Çoğu etkinlik, düzenleyen kurumlar için farklı amaçlar doğrultusunda yapılmaktadır. Hükümetler (resmi kurumlar) etkinlikleri, sosyal, kültürel, turizm ve ekonomik yararlar elde etmek için düzenlerler. Etkinlikler faaliyet gösterilen bölgelerdeki yerel yönetimlerle çeşitli ilişkiler içerisindedirler. Yerel yönetimlerin politikaları etkinlik yönetimini etkilerken, etkinliklerde yerel yönetimleri etkiler.

Kar Amacı Güden Organizasyonlar: Firmalar resmi kurumların yapmış olduğu çoğu etkinlikte paydaş olarak yer almaktadır. Bazı durumda ise firmalar kendi imajını geliştirmek, satışları artırmak, piyasaya sürülecek yeni ürünün tanıtımını yapmak için kendi etkinliklerini yaratırlar. Bu etkinlikler genel halktan ziyade özel bir pazar bölümüne yönelik olarak yapılmaktadır.

Kar Amacı Gütmeyen ya da Toplum Etkinlikleri: Toplum temelli etkinlikler ise ihtiyaç ve ilgiler doğrultusunda çok geniş yelpazede yapılmaktadır. Bu etkinlikler bir hizmet kulübünün fon artırmak amacıyla yaptığı bir organizasyon, araba kulüp toplantıları, yerel sanat veya folklor gösterileri gibi geniş bir dağılım gösterebilir. Ayrıca hayır kurumları için yapılan kermes, ürün satışları veya yardım kampanyaları bu kapsamda değerlendirilebilir.

Etkinlikte Birincil Paydaş Gruplar

Çalışanlar: Etkinlik çalışanlar ın ve gönüllüler in katkısı ve katılımı olmaksızın gerçekleştirilemez. Bu birincil paydaşlar arasındaki önemli fark etkinlik yönetim organizasyonunun çalışanlarına ücret öderken, gönüllülere herhangi bir ücret ödememektedir. Çalışanlar etkinlik yönetim organizasyonunun planlama ve yönetim fonksiyonu içerisindedir. Çalışanlarla ilgili olarak etkinlik planı içerisinde bütçeleme, personel ve programlama konuları dikkate alınmaktadır. Etkinlikler devamlı programlar değillerdir. Etkinlikler günden güne üretilen bir süreçtir. Etkinlik yönetiminin planlama, yönetme ve özel bir etkinliğin tasarım ve uygulaması insan yoğun bir çalışmadır. İlk tasarımdan son rapora kadar etkili çalışan bir takıma ihtiyaç vardır. Pek çok etkinlikte pazarlama, finans, insan kaynakları, teknik personel, muhasebe ve hukuk çalışanları bulunmaktadır.

Gönüllüler: Gönüllü kavramı, çalışma ve ailelerine ayırdıkları sürelerin dışında başkalarına yardım etmek üzere kendi iradesiyle hiçbir ücret almadan faaliyette bulunmayı yükümlülük olarak kabul eden kişileri ifade etmektedir.

Spor etkinliklerinin gerçekleştirilmesinde, önemli sayıda personele ihtiyaç vardır. Başarılı bir etkinliğin gerçekleştirilmesi için ideal olan, ihtiyaç duyulacak personelin işe alınmasına yetecek finansal kaynakların ev sahibi organizasyon tarafından sağlanmasıdır. Ancak, ideal durumla gerçek durum tam tersidir. Etkinliğin planlanması ve sahnelenmesinde çalışacak büyük bir çoğunluk gönüllüler tarafından gerçekleştirilmektedir. Etkinlik yöneticisi etkinlik için gönüllüler programını oluşturmak ve çalışacakları bulmak görevini de yerine getirmektedir. Gönüllüler majör etkinlikler için önemli bir rol oynarlar. Uluslararası çoklu spor ve tekli spor etkinlikleri turizm etkinliği olarak binlerce gönüllünün ilgisini çekmektedir. Gönüllüler, herhangi bir zorunlukları olmadan etkinliğin gerçekleşmesinde yerine getirilmesi gereken çeşitli görevleri üstelenen bireylerdir. Bu görevler, teknik destek, güvenlik, sağlık, program ve aktivitelerin yönetimi ve denetlenmesini içerebilmektedir.

Gönüllüler ödeme yapılmayan ve etkinliğin gerçekleştirilmesinde zamanlarını harcayan kişilerdir. Etkinliklerde gönüllülerin çalıştırılması maliyet açısından avantaj sağlamaktadır. Çünkü sınırlı bir zaman diliminde gerçekleştirilen etkinlikler için çok sayıda çalışana ihtiyaç olmaktadır. Gönüllülere para ödenmemesine rağmen gelecekte çalışacakları alanda yeteneklerini geliştirmek ve kendini gerçekleştirmek; toplulukta ilgilenimi yüksek olmak gibi bazı sebeplerden dolayı etkinliğe katkı sağlarlar.

Sponsorluk; firma imajını geliştirmek, markanın tanınırlığını arttırmak veya doğrudan ürünlerin/hizmetlerin satışını teşvik etmek gibi amaçlara ulaşmak üzere bir organizasyonun masraflarını ödemeyi taahhüt etmektir. Etkinliklerde de sponsorluk önemli bir yönetim sürecidir ve sponsorlar da etkinliğin gerçekleştirilmesinde önemli bir paydaştır. Çoğu durumda sponsor desteği olmaksızın etkinliğin düzenlenmesi neredeyse imkansızdır. Bütün sponsorluklarda olduğu gibi etkinlikte de sponsorlar belli amaçlarına ulaşmak için sponsorluk faaliyetinde bulunur.

Bir etkinliğin başarılı olabilmesi için sponsor sayısı önemlidir. Son zamanlarda çoğu firma pazarlama karması arasına sponsorluğu dahil etmişlerdir. Sponsorluk marka farkındalığı, satışlar veya firmanın imajını artırmak için büyük bir potansiyele sahiptir. Ancak etkinlik yöneticileri düzenlendikleri etkinliklere uygun sponsorları bulabilmek için etkinliğin hedef kitlesine hitap edecek sponsorlar bulmalıdır. Spor etkinlik sponsorluğunda yapılan spor faaliyetleri hem teçhizat, hem de özellikle para bakımından desteklenmektedir. Spor etkinliğinin sponsorluğunu yapan bir firma ya kendi adıyla bir spor faaliyeti düzenlemekte ya da ulusal veya uluslararası bir faaliyete sponsor olarak katılmaktadır. Doğal olarak bu tip sponsorlukların maliyeti yüksektir ve genellikle büyük firmalar tarafından sponsorluğu yapılan bu olaylarda amaç geniş bir kitleye ulaşmaktır. Olimpiyatlar gibi büyük etkinlikler sadece reklam veya televizyon yayın haklarından sağlanan gelirlerle yapılamamakta, bunların yanında “top sponsorlar” olarak adlandırılan esas sponsorlarla birlikte diğer sponsorların yaptığı katkılarla gerçekleştirilmektedir. Çoğu büyük şirket sponsorluğu toplulukla iyi ilişkiler geliştirmek amacıyla yürütülen halkla ilişkilerin bir parçası olarak görmektedir. Sponsorların bir etkinlikten bekledikleri şeyin ne olduğu tam olarak tanımlanabilmesi sağlamak etkinlik yöneticileri için önemlidir. Sponsorların ihtiyaçları ev sahibi organizasyon veya etkinlik yöneticisinin ihtiyaçlarından farklılık gösterir. Örneğin, bir sponsor için yapılacak etkinliğin medyanın dikkatini çekmesi etkinliğe katılacak kişi sayısından önemli olabilir. Başka bir sponsor için ise, etkinlik atmosferine katılmak ve oradaki yerel yöneticilerle işbirliği halinde bulunmak daha önemli bir konu olabilir.

Tedarikçiler, kaynak sağlamak, işletmenin üretimi için gerekli olan hammadde ve yardımcı malzemelerle ara malları temin eden kişi veya kuruluşlardır. Tedarikçiler bir etkinliğe doğrudan mal ve hizmet sağlayan paydaşlardır. Tedarikçiler, etkinlik için gerekli olan ekipman ve hizmetlerin sağlanmasında görev alan kişilerden oluşur. Tedarikçiler etkinlik süresince etkinlik yöneticileri ve diğer paydaşlarla doğrudan ilişki kurulan yerlerde, alanlarda hizmeti gerçekleştirirler.

Güvenlik hizmetleri, sponsorlar, spor ekipmanlarının üreticisi ve satıcısı ve yiyecek hizmetini sunan firmaların tümü tedarikçiler sınıfı içerisinde değerlendirilir.

Seyirciler, katılımcılar ve izleyiciler bir etkinlikteki farklı ilgilenim düzeyleri olan paydaşlardır. Ancak bu grup içindeki paydaşlar birbirlerini dışlamazlar. Seyirci (spectators) bir etkinliğe sınırlı katılımı olan gruplardır. Katılımcılar (attendees) bir etkinliğe katılan kişilerdir ve gözlemlemekten daha çok etkinliğin içine dahil olan gruptur. İştirakçiler (participants) etkinliğin üretimine ve sunumuna dahil olan gruptur. Bunlar olmaksızın etkinliğin gerçekleştirilmesi mümkün değildir.

Etkinlikte İkincil Paydaş Gruplar

Hükümet: Tüm düzeyde hükümet doğrudan veya dolaylı olarak etkinlik organizasyonu sürecinin içerisinde olan ve süreci etkileyebilen bir paydaştır. Bu paydaşların belirlemiş olduğu politikalar ve prosedürler tüm tarafların yerine getirmesi gereken sorumlulukların altını çizer. Yasal sınırlamalar ve yasaklar etkinlik organizasyonunun gerçekleştirilmesinde hükümetlerin önemli bir paya sahiptir.

Ev Sahibi Toplum: Etkinlikler bir coğrafi alan içerisinde gerçekleştirildiği için bir paydaş olarak ev sahibi toplum da düşünülmektedir. Bu yüzdende etkinliğin gerçekleştirileceği bölge içerisindeki tüm vatandaşlar etkinlikten etkilenen ve etkinliği etkileyenlerdir. Ev sahibi topluluklar, siyasi partiler, yerel yönetimler, o bölgede yaşayanlar, ticari kuruluşlar, lobi grupları, konsey, ulaşım, polis, itfaiye ve ambulans hizmeti sunan kurumlar gibi otoritelerden oluşmaktadır.

Güvenlik Hizmetler: Önemli spor etkinliklerinin izlenme oranları ve önemi arttıkça, bu tür etkinlikler terörist saldırılar ve diğer yıkıcı güçler için hedef haline gelmektedir. Hem halkın, hem de katılımcıların güvenliğini sağlamak ve sporcuların, destek personelinin ve de taraftarların, ülkeye güvenli bir şekilde, olabildiğince hızlı girip çıkmalarını sağlamak önemli bir hizmettir.

Genel İşletmeler: Sanayi ve işletmeler bir etkinliğin desteklenmesinde çok yönlü rol oynayan paydaş grubudur. Bu grup pazarlama ve sponsorluk yoluyla katılımcılar için mal ve hizmetler sunarlar ve grup birincil paydaş olarak adlandırılmaktadır.

Medya: Medya kurumları, hangi etkinlik olursa olsun her zaman etkinliklerin önemli bir paydaşı olmaktadır. Bu paydaşlar hem etkinliğin tanıtımında hem de kendi medya kanallarının da tutundurulmasını sağlamaktadır.

Turizm Organizasyonları: Etkinlikler turizmi geliştirmek ve destinasyon markası oluşturmak ve geliştirmek için turizm organizasyonları tarafından artan bir şekilde kullanılmaktadır. Etkinlikler turizmi geliştirmek ve destinasyon markası oluşturmak ve geliştirmek için turizm organizasyonları tarafından artan bir şekilde kullanılmaktadır. Bu kuruluşlar öncelikle bir bölgedeki turizm faaliyetlerinin koordinasyonu ve pazarlanması ile ilgilenmektedirler.

Etkinliklerde Paydaş Yönetimi

Kurumların paydaşlarını yönetmede iki temel ilkenin esas alınması gerekir. Bunlardan ilki, kurumların paydaşlarının yararını yönetmesi; ikincisi ise yönetimin paydaş gruplarının bir varlık olan işletme ilişkilerini güvene dayanan bir temelde sürdürmelerini sağlama görevini yerine getirmesidir. Organizasyonun etkili olabilmesi için bütün paydaşlara ve organizasyonun başarılarından etkilenen ve başarısını etkileyebilen ilişkilere dikkat edilmesi gerekir. Organizasyonların paydaşlarıyla ilişkilerini yönetim süreci; hazırlık, proses ve işlemsel olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır.