Sosyal Davranış ve Protokol Dersi 4. Ünite Özet

Ziyaretlerde Uyulması Gereken İlke ve Kurallar

Özel, sosyal ve iş yaşamında yapılan ziyaretlerde ev sahiplerinin ve ziyaretçilerin bilmek, uymak ve uygulamak durumunda oldukları genel ilkeler ve kurallar;

• İlke olarak küçük büyüğü, ast üst’ü, kıdemsiz kıdemliyi ziyaret eder. Ziyaret gün ve saatini, büyük (üst) olan belirler. Eşit düzeyde olan kişiler arasında ziyaret gün ve saati birlikte belirlenir. Ziyarette verilen randevu saatine titizlikle uyulmalıdır.
• İş hayatında öğleden önceki ziyaretler saat 10.00 11.30; öğleden sonraki ziyaretler 15.00 17.00 arasında; özel ziyaretler öğleden sonra 16.00 18.00 arasında; aile ziyaretleri hafta sonu ve/veya akşamları, haber verilerek, izin ya da randevu alınarak yapılmalıdır. Özellikle kentsel yaşamda kişinin uygun olup olmadığı telefonla mutlaka sorulmalıdır. Habersiz yapılan bir ziyaretin süresi mutlaka kısa tutulmalıdır.
• Ziyaret öncesinde randevu almak ve randevuya uymak, zamanı etkili ve verimli kullanmanın bir yöntemi, insana saygının da bir gereğidir. Verilen randevuya mutlaka zamanında gidilmelidir. Özellikle iş hayatında randevuya geç kalan bir kişinin güvenilirliği azalır ve bu davranış saygısızlık olarak kabul edilir.
• Bir ziyaretin süresi, ziyaretin türüne ve amacına, ev sahibi ile ziyaret eden arasındaki samimiyete ve yakınlığa bağlıdır. Az tanınan veya tanışılmayan kişilere ve resmî statü sahibi kişilere yapılan ziyaretlerin süresi daima kısa tutulur. Yakın dost ve samimi kişilere ve ailelere yapılan ziyaretlerin süresi bir saatten fazla olabilir. Genel olarak, iş yerinde yapılan resmî ziyaretlerin süresi beş dakika ; bayram, tebrik, teşekkür, nezaket, hasta ve başsağlığı ziyaretlerin süresi onbeş yirmi dakikadır.
• Tüm ziyaretlerde, ziyaret zamanının uygun olmasına dikkat edilmelidir. Bayram, hasta ve başsağlığı ziyaretleri ön bilgi alınarak izinsiz ve randevusuz yapılmalı ve bu ziyaretler daima kısa tutulmalıdır.
• Toplumda genel olarak kabul edilen yemek saatine yakın saatlerde ziyarete gidilmemeli; ziyarette yemek saatine kadar kalınmamalı; ev sahibi yemeğe davet etme zorunda bırakılmamalıdır.
• Ziyaret eden kişi, ziyarete uygun kıyafetle gitmelidir. Ancak başsağlığı ziyaretlerinde; hastalara, yoksullara, yakın arkadaşlara yapılan ziyaretlerde şık ve şatafatlı giyinmek doğru değildir.
• Samimi arkadaş ve akrabalar iş yerinde değil, evlerinde ziyaret edilmelidir. İş yerinde yapılan ziyaret daima resmî nitelikli ve iş gereği olmalıdır. Evde yapılan ziyaret özel ve sosyal olmalıdır.
• Evde ya da iş yerinde, davetli veya randevulu olarak yapılan tüm ziyaretlerde, iş yerinde (ofiste) veya evde ziyaretçi varken başka bir ziyaretçi davet veya kabul edilmemelidir. Ziyaretçi üstüne ziyaretçi almak, her iki ziyaretçiye de önem vermemek demektir. Ancak akraba ve ortak dost ziyaretleriyle tebrik, teşekkür, bayram, hastalık ve taziye ziyaretleri bu uygulamanın dışındadır.
• Ziyaret etmek isteyen kişinin isteği mazeret nedeniyle kabul edilmemesi durumunda, mazeretin bitiminden hemen sonra o kişi telefonla aranarak davet edilir.
• Evli kişiler (aileler) evlerinde, karı-koca çift olarak ziyaret edilmelidir.
• Ziyaret edilen kişi bu ziyareti iade etmeden kişinin evine veya iş yerine tekrar gidilmemelidir. Bu yüzden, iadesi gereken bir ziyaret fazla geciktirilmemeli, bir ay içinde iadei ziyarette bulunulmalıdır.
• Ev sahibi ziyaretçiyi daima uygun kıyafetle karşılamalıdır.
• İlke olarak davet edilen üst düzey ve önemli ziyaretçiler (onur konukları)uçakla geldiklerinde hava limanında; demiryoluyla geldiklerinde garda; karayoluyla geldiklerinde otogarda (terminalde); kendi otomobilleriyle geldiklerinde evin/iş yerinin dış kapısında karşılanır ve buradan uğurlanırlar. Karşılamada, ev sahibi gelen ziyaretçiye, üst (büyük) ise “şeref verdiniz”; eşit veya ast ise “hoş geldiniz” demeli ve elini sıkmalıdır.
• Ev sahibi, ziyaretçiyi içeriye buyur ederken yol veya yer göstermek için kendisi bir adım önden gitmeli; uğurlarken bir adım geriden gitmelidir. Evde yapılan uğurlamada, evin hanımı ziyaretçileri evin kapısından; ev sahibi erkek dış kapıdan, arabaya binişte uğurlar.
• Ev sahibi davet ettiği misafiri mutlaka karşılamalıdır. Ziyaretçi gittiği yerde ev sahibinin (davet sahibinin) otomobiline binmeli; ev sahibi ziyaretçiyi sağına almalıdır.
• Ziyaretçiler salonda otururlarken ev sahibinin yiyecek hazırlamak için mutfakta kalması ve bulaşık yıkaması hoş değildir.
• Ziyaretlere kesinlikle evcil hayvan götürülmemelidir.
• Ziyarette hanımlar daima önce içeriye girerler. Varsa onur konuğu ile yaşlı kişiler de önden girerler.
• Bir evde yatılı konuk olarak kalan kişi, döndükten iki gün sonra, kendisine gösterilen samimi ilgiye ve misafirperverliğe yazılı olarak teşekkür etmelidir. Misafirlik süresi, davet bile olsa, üç günden fazla olmamalıdır.

Resmi Ziyaretler

Resmi ziyaret; yabancı devlet ve hükûmet adamları ile devlet kurumları yöneticilerinin resmî davet veya kabul sonucunda Türkiye’de dengi olan devlet ve hükûmet adamlarına veya kamu kurumu başkanlarına yaptıkları her ziyaret ile Türk devlet ve hükûmet adamları ile kamu kurumu yöneticilerinin davet veya kabul sonucunda yurt dışında yaptıkları ziyaretlerdir. Resmî ziyaretler, törensel ve biçimsel olarak protokol kuralları içinde yürütülür. Resmî ziyaretler; göreve başlama ziyareti, tebrik ziyareti, iş (çalışma) ziyareti ve veda ziyaretleridir.

Göreve Başlama Ziyareti

Bir kurumda göreve başlayan kişi ilk ziyareti amirine yapmak zorundadır. Daha sonra kurumdaki üstler ziyaret edilir.

Tebrik (Protokol) Ziyareti

İş hayatında bir kişinin yeni bir göreve atanması ve göreve başlaması nedeniyle yapılan ziyaret, tebrik ya da protokol ziyaretidir. Tebrik ziyaretinde, ilke olarak ast ya da kıdemsiz olanlar, üst ya da kıdemli olana giderler. Tebrik ziyareti, randevulu veya randevusuz yapılabilir. Tebrik ziyaretinde içeride 5 dakika kalınmalıdır. Göreve başlayan kişi, eş düzeyde olup tebrik ziyaretine gelenlere makul bir süre içinde (bir ay içinde) iadei ziyarette bulunmalıdır. Ancak astların ziyaretleri iade edilmez.

Çalışma (İş) Ziyareti

Çalışma ziyaretinin en önemli özelliği, ziyaret vesilesiyle taraflar arasında resmî bir işe bağlı konuların görüşülmesi; gerektiğinde ortak bir karar alınmasıdır.

Veda Ziyareti

Bir görev, kurum veya işletmeden ayrılması söz konusu olan görevli ya da yönetici, üstlerinin ve eşdüzeyde olan kişilerin makamlarına giderek kendilerine veda ziyaretinde bulunur. Yönetici ise son olarak birlikte çalıştığı personelinin bürolarına giderek kendilerine veda eder. Bu mümkün olmadığı takdirde personele topluca veda etmek de mümkündür. Bir yönetici, görevden (kurum/işletmeden ya da il/ilçeden) ayrılırken yardımcısı; bir görevli ayrılırken yöneticisi, ayrılan kişi onuruna veda yemeği vermeli; yemek sonunda teşekkür konuşması yapmalı ve kendisine anı niteliğinde bir armağan vermelidir.

Özel ve Sosyal Ziyaretler

Türkiye’deki iş ortamında ve toplumsal yaşamda özel ve sosyal ziyaretler; nezaket ziyareti, aile ziyareti, evlilik ziyareti, doğum ziyareti, bayram ziyareti, hasta ziyareti ve başsağlığı ziyaretleri olarak sıralanabilir.

Nezaket Ziyareti

İş ortamında nezaket ziyaretleri genellikle eş düzeydeki görevliler ve yöneticiler arasında saygı ve nezaket gereği yapılan ziyaretlerdir. Ayrıca yöneticilerin il veya ilçede bulunan kuruluşlarını gezi ya da özel bir iş nedeniyle bulunması sonucunda, o şehirdeki kurum çalışanlarına yaptıkları ziyaretler de nezaket ziyaretidir. Bu ziyaretler çalışanlara güç ve şeref verir hem de yarı resmi bir denetim yapılmış olur. Nezaket ziyareti ihmal edilmemelidir.

Sosyal yaşamda dost, arkadaş ve akrabaları hiç ziyaret etmemek onların kırılmalarına ve alınmalarına neden olur. Ziyaret süresi normal olarak yirmi dakikadır.

Aile Ziyareti

Eşli olarak yapılan özel aile ziyaretleri en önemli dostluk ziyaretleridir. Aile ziyaretleri mutlaka randevu alınarak veya en az iki gün önceden haber verilerek yapılmalıdır. Aile ziyaretlerinin hafta sonlarında, öğleden sonra ya da akşam yapılmasına dikkat edilmelidir. Öğleden sonra yapılan aile ziyaretlerinde ayrılma zamanı saat 18.00; akşam ziyaretlerinde ise en geç saat 23.00’tür. Bu saatlerden sonraya kalmak ev sahiplerini rahatsız eder. Aile ziyaretleri iki-üç ayda bir yapılmalı; yapılan ziyarete karşılık verilmeli; ziyarete karşılık vermeyen aileye ikinci kez ziyarete gidilmemelidir.

Evlilik Ziyareti

Evlenen yakın dost veya akrabasının nikâh ya da düğününe gidemeyen kişiler nikâhtan/düğünden sonra, evlenen kişilerin (çiftin) evine veya ailesinin evine uygun bir hediye ile tebrik ziyaretine gitmelidirler. Evlenen çiftler, nikâh ve/veya düğünden bir iki hafta sonra, nikâhlarına/düğünlerine gelen ve hediye getiren yakın dostlarına ve akrabalarına giderek teşekkür ziyaretinde bulunmalıdırlar.

Doğum Ziyareti

Doğum yapan kadını yalnızca bayanlar ziyaret etmelidir. Bu ziyaret, doğumdan en az beş gün sonra yapılır. Erkekler lohusa (doğum) ziyareti yapmazlar. Lohusaya çiçek; çocuğa da altın veya giyim eşyası götürülür. Doğumdan önce anneye veya çocuğa hediye götürmek doğru değildir. Lohusa ziyareti normal olarak yirmi dakikadan fazla sürmemeliler.

Bayram Ziyareti

Çalışma hayatında, dinî bayramlarda ziyaret sosyal ve kültürel geleneklerdendir. Bu amaçla, dinî bayramların arefe günü ya da bayram ertesi ilk iş günü, astların üstlerinin makam odalarına giderek bayramlarını kutlamaları saygı ve nezaket gereğidir. Bir yöneticinin arefe günü yardımcısıyla birlikte kurumdaki personelinin odalarına giderek bayramlarını kutlaması personel için onur verici ve motive edicidir. İlke olarak; astlar üstlerin, yaşça küçük olanlar büyüklerin bayramını kutlarlar. Sosyal yaşamda komşuları, akrabaları, dostları ve özellikle aile büyüklerini dinî bayramlarda ziyaret etmek, bayramlarını kutlamak sosyo-kültürel geleneklerdendir. Dinî bayramlarda yöneticiler akraba ya da samimi arkadaş olmadıkça evinde ziyaret edilmemelidir. Bayram ziyareti süresi normal olarak yirmi dakikadır.

Hasta Ziyareti

Çalışma hayatında bir üst (amir) hastalandığı ve hastanede yattığı zaman ast ve/veya eşdüzeyde olanlar kendisine geçmiş olsun ziyaretine gitmeli; bir ast hastalandığı, evde veya hastanede yattığı zaman, amiri onunla ilgilenmeli ve kendisine çiçek göndererek “geçmiş olsun” demeli; en azından telefon ederek geçmiş olsun dileklerini ifade etmelidir. Hasta ziyareti hasta yatar yatmaz veya çıkacağı günlerde yapılmamalıdır. Samimi ve yakın olmadığınız kişileri, iyileştikten sonra ziyaret etmek daha uygundur. Hasta ziyareti yalnızca öğleden sonra yapılır. Öğleden önce veya gece, hasta ziyareti yapılmaz. Hastaya yiyecek götürmek doğru değildir. Hasta ziyaretine kalabalık gruplar hâlinde gidilmemeli; hasta ziyaretine çocuk götürülmemelidir. Hasta ziyareti kısa tutulmalı; hastanın yanında onbeş yirmi dakikadan fazla kalınmamalıdır. Hastanın yatağına oturulmamalı, hastayla fazla konuşulmamalı ve hastanın odasında sigara içilmemelidir. Hastaya, sağlıklı bir insan gibi davranılmalı; hastanın yanında asık suratlı durulmamalı ve moral bozucu, olumsuz ve üzücü sözler söylemekten ve kötü örnekler vermekten kaçınmalıdır. Ziyaret sırasında hastayla ilgilenmemek, hastanın yüzüne bakmadan dışarıya veya sağa/sola bakmak veya sürekli hastanın yüzüne bakmak doğru değildir. İyileşen hasta, kendisine ziyarete gelenlere, çiçek gönderenlere mektupla veya telefonla teşekkür etmelidir. Ziyaretine gelen büyüklerine ise bizzat giderek teşekkür etmelidir.

Başsağlığı Ziyareti

Çalışma yaşamında ast ya da üst’ün; sosyal yaşamda bir komşu, tanıdık arkadaş veya akrabanın vefatı durumunda yardıma koşmak ve taziyede bulunmak en önemli insani görevdir. Bizzat tanıyan olmak şart değildir. Cenaze törenine ve cenaze çıkan eve başsağlığı ziyaretine koyu renk giysilerle, bayanlar başörtüsüyle gitmelidirler. Başsağlığı ziyareti hemen veya en kısa zamanda yapılmalıdır. Uzakta olan kişiler de vefat edenin yakınlarına başsağlığı mesajı çekmeli veya telefon etmelidirler. Vefatın ilk gününde genellikle ailenin yakınları bir arada olurlar. Bu yüzden, çok yakın dost veya akraba olmayanlar cenazenin defninden bir iki gün sonra başsağlığı ziyaretine gitmelidirler. Başsağlığı ziyareti hiçbir zaman geciktirilmemelidir. Başsağlığı ziyareti gerçekleşmediğinde mutlaka telefon veya telgrafla başsağlığı dilenmelidir.

Ziyaretlerde Çiçek ve Hediye Sunumları

Çiçek sunmak sosyal ve kurumsal yaşamda, kişinin duygularını yansıtan asil bir davranıştır. Ancak çiçek seçimine, biçimine ve sunumuna dikkat etmek gereklidir. Çiçekler üç ayrı formda düzenlenir: Buket, sepet ve çelenk . Bunların kullanım yerleri ve biçimleri farklıdır.

Çiçek Alma ve Sunma

Buket elden götürülür ve sunulur; sepet (aranjman) ve saksı çiçekler vasıtayla gönderilir. Çiçek alma ve sunma konusunda uyulması gereken görgü ve nezaket kuralları aşağıda özetlenmiştir;

• Çelenk, önemli kişilerin ölüm yıldönümlerinde anıtlara konur veya cenazeye gönderilir. Sepet; nişan, nikâh ve düğünlerde, sanatsal etkinliklerde, açılış törenlerinde, tayin ve terfilerde gönderilir. Ancak Türkiye’de nişan, nikâh ve düğün törenlerine; banka ve ticari kuruluşların açılış törenlerine de çelenk gönderilmektedir. Buket; hanım arkadaşa, sevgiliye, sözlüye, nişanlıya, eşe, anneye, hastaya, lohusaya, evinde akşam yemeği daveti veren evsahibi hanıma; sahnede sanatçıya, konferans veren kişiye; havaalanında karşılanan ve uğurlanan kişiye verilir. Ayrıca yaş günü, evlilik yıldönümü kutlamalarına ve bayram ziyaretlerine de buket götürülebilir.
• Çiçek gönderilecek ya da sunulacak kişinin erkek ya da kadın olması, resmî ya da sosyal statüsü çiçek seçiminde önemlidir. Örneğin; bir erkek samimi olmadığı bir hanıma kırmızı çiçek götürmez; yapay çiçek ya da kır çiçeği resmî bir kişiye ya da resmî bir davete götürülmez.
• Özel ve sosyal yaşamda ziyaretlerde ve sosyal etkinliklerde çiçek sunmak nazik ve asil bir davranış olarak kabul edilir.
• Tebrik, teşekkür, doğum, geçmiş olsun vesilesiyle buket olarak kısa saplı çiçek götürülür ve kapıyı açana verilir. Buket sol elde tutulur. Evde verilen akşam yemeği davetinde de buket olarak kısa saplı çiçek götürülür. Uzun saplı çiçekler ile büyük saksılı çiçekler elden sunulmaz, vasıtayla gönderilir. Vasıtayla gönderilen çiçeğe kart iliştirilir.
• Çelenk açılışta, düğünde ve cenazede gönderilir. Cenazeye gönderilen çelenge siyah kurdele takılır. Açılışa ve düğüne gönderilen çelenk üzerine, gönderen kişi, kurum veya işletmenin adı yazılı kurdele takılır.
• Çiçeklerin de dili vardır. Örneğin; kırmızı gül, sevgiyi temsil eder. Bu yüzden kırmızı gülün erkekten erkeğe verilmesi, emekli olan bir kişiye götürülmesi ve samimi olmadığınız bir hanıma sunulması doğru değildir. Özellikle bir adet kırmızı gül, nezaketen de olsa, eş ve sevgili dışında kimseye sunulmaz.
• Hristiyanlara cenaze dışında krizantem götürülmez. Cenazede ve anma törenlerinde kırmızı karanfil kullanılır. Beyaz çiçek Batı’da matem rengidir.
• Buketteki çiçeklerin sayısı da önemlidir. Tek sayılı çiçekler sevgiyi ve sevinci; çift sayılı çiçekler üzüntüyü ifade eder. Bu nedenle, eşe ve sevgiliye tek sayılı; hastaya çift sayılı çiçek götürülür. Yakınlık, samimiyet ve sevgiyi ifade eden gül, karanfil, lale vb. çiçeklerin 5-7-9-11-15 adet olması geleneksel bir uygulamadır. Çünkü sevgiliye, eşe ve dosta sunulan çiçek sayısının tek olması, benim için teksin” demektir. Gül en makbul çiçektir. Beyaz gül bir hatadan sonra sunulur, “beni affet” demektir. Sarı gül, “sana ilgi duyurum fakat kararsızım”; pembe gül “gönlüm sende”; kırmızı gül “seni seviyorum” demektir.
• İş hayatında atama, göreve başlama ve görevde yükselme vesilesiyle sepet içinde çiçek gönderilir ve sepete kart iliştirilir. Hangi vesileyle gönderilirse gönderilsin, vasıtayla gönderilen çiçeklerin üzerindeki isim yazılı kartlar alınır; gönderenlere yazılı olarak teşekkür edilir.

Hediye Alma ve Sunma

Hediye özel, sosyal ve kurumsal yaşamda hem vereni hem alanı mutlu eden asil ve güzel bir davranıştır.

Sosyal Yaşamda Hediye Alma ve Sunma

Hediye, özel ve sosyal yaşamda birine karşı duyulan güzel duyguların elçisi ve yalın bir ifadesidir.

• İlke olarak hediye; nişan, nikâh, düğün, doğum, sünnet, doğum günü, evlilik yıldönümü, mezuniyet, bayram, ev alma ya da yeni eve taşınma vesilesiyle veya yatılı olarak bir evde misafir olma durumunda alınır ve sunulur. Ancak otelde veya restoranda düzenlenen davetlere hediye götürülmez.
• Hediye vasıta ile gönderildiğinde hediyeye (paketin üzerine, hediye kitap ise kitabın içine) kart ya da kartvizit konur ve el yazısıyla uygun bir iki kelime yazılır ve imzalanır.
• Hediye almak ve vermek için, o kişiyle belirli düzeyde bir ilişki veya yakınlık bulunmalıdır. Bu yüzden, tanımadığınız veya samimi olmadığınız bir kişiye hediye alınmamalıdır. Ayrıca bir kişiye sık sık hediye almak da doğru değildir. Ayrıca hediye amaca uygun olmalıdır.
• Hediye alırken kişinin gereksinimi, zevki ve beğenisi dikkate alınmalıdır. Ancak alınan hediye pahalı olmamalı; kişini n yaşı, zevki ve cinsiyetine uygun; dostluk ve yakınlık derecesiyle orantılı olmalıdır.

Resmi Ortamda Hediye Alma ve Sunma

• Hediye; sunulan kişinin statüsüne ve düzeyine uygun olmalı, zarif bir şekilde sunulmalıdır. Hediyeyi kurum yöneticisi, ziyaret eden/edilen yetkili kişiye bizzat sunmalıdır. Kabul edilen hediye mutlaka açılmalı ve teşekkür edilmelidir: Hediye sunumu için, yönetici asistanı sunulacak hediyeyi getirir, yöneticiye verir.
• Kurumsal olarak bir’den çok kişiye hediye vermek gerektiğinde, aynı düzeydeki kişilere, aynı tür hediye verilmelidir. Farklı unvan ve statüdeki kişilere farklı hediye verilmelidir.
• Ziyareti vesilesiyle hediye sunan yabancı ülke ve kurum temsilcisine uygun bir hediye ile karşılık verilmelidir.
• Uluslararası ilişkilerde protokol ve nezaket kuralları gereği kabul edilen ve parasal değeri asgari ücretin on katını geçen bir hediye kuruma teslim edilmeli ve demirbaşa kaydedilmelidir. Ancak özel olarak verilen ve kabul edilen hediyeler ile üzerinde isim yazılı olan özel hediyeler kişiye kalır; kişiye aittir.
• Kurumlar veya işletmeler tarafından gönderilecek olan yılbaşı ve yıldönümü hediyeleri, bu günlerden önce gönderilmelidir. Makam ve mevki sahibi kişilere (üst yöneticilere) ziyaretle veya mektupla teşekkür edilir.
• Çalışma yaşamında, üstlerin astlarına hediye vermeleri doğal ve normal olmakla birlikte, astların üstlerine hediye vermeleri her zaman hoş karşılanmayabilir. Bir kurumda çalışan, yeni bir göreve atanan veya görevde yükselen yakın bir arkadaşa ilgi alanıyla ilgili olarak veya büroda kullanabileceği türden bir hediye almak, sevgi ve samimiyet ifadesidir.

Hediye Türleri

Hediye türleri; doğum günü hediyeleri, düğün hediyeleri, ev hediyeleri, yolculuğa çıkana hediyeler olarak sıralanır.