Sağlık Kurumlarında Kalite Yönetimi Dersi 4. Ünite Sorularla Öğrenelim

Referans grupları nedir?

Grup tipleri için formal grup ve informal grup sınıflaması dışında yapılan genel sınıflamalardan biri de birincil grup, ikincil grup ve referans gruplardır. Referans grupları kişinin üyesi olmadığı halde, kendisi ile ilgili özellikleri karşılaştırmak ve değerlendirmek üzere kullandığı başka grupları ifade etmektedir. Bu tür gruplar genellikle kişinin üyesi olmadığı halde amaçlarını, normlarını ve ilkelerini benimsediği diğer birincil ve ikincil grupları kapsamaktadır. Referans grupları fonksiyonları bakımından pozitif referans grupları ve negatif referans grupları olarak ikiye ayrılır. Pozitif referans grupları, insanın gelecekte ait olmak isteyeceği grupları ifade eder. Negatif referans grupları ise insanların reddettikleri ve gelecekte katılmak istemeyecekleri gruplardır. 

Ekip olabilmek için hangi özelliklere sahip olunmalıdır?

Ekipler, kendilerini karşılıklı olarak sorumlu tuttukları ortak bir amaca, performans hedeflerine ve yaklaşıma bağlı, birbirini tamamlayan becerilere sahip olan az sayıda kişiden oluşurlar. Var olan süreçleri geliştirmek, verimi artırmak, yeni ürün ve hizmetler için fikirler geliştirmek, özel problemleri çözmek, kalite ve hizmeti artırmanın yollarını keşfetmek, insanların işlerinden aldıkları tatmini artırmak ve hiyerarşik baskıları azaltmak, vb. amaçları gerçekleştirmek üzere oluşturulurlar. Ancak ekip olabilmek için aşağıdaki kriterleri taşımak gerekir: 

• İki veya daha çok kişinin varlığı.
• Genel bir ekip amacının olması. 
• Zaman, materyal ve çalışma alanı ayrılması. 
• Amaca ulaşmak ve ulaşılan noktanın kalıcılığını sağlamak için para kaynağının sağlanması.

Fırtına aşamasında ekip üyeleri arasında ne tür durumlar yaşanabilir?

Ekip üyelerinin kişiliklerinin ön plana çıktığı bu aşamada, hedeflere, stratejilere ve politikalara ilişkin farklı bakış açıları vardır. Bu farklı bakış açıları çatışmaya ve rekabete neden olabilir. Bu aşamada ekip üyeleri, ortak çıkar temeline göre ortaya çıkabilecek pozisyonlar, koalisyonlar veya alt gruplar konusunda uyuşmazlığa düşebilmektedirler. Ekibin henüz uyum ve birlik içinde olmadığı söylenebilir. Bu aşamayı başarılı bir şekilde geçemeyen ekiplerin etkin biçimde oluşumlarını tamamlamaları ve ortaya yüksek performans koymaları mümkün görülmemektedir.

Davranış biçimlerinin yerleşme evresi nedir?

Ekip üyeleri biçimlenme (norming) aşamasında uzlaşmaz tutumun yarar sağlamadığının bilincine varır, çatışmalar çözümlere ulaşır ve üyeler ekip içinde uzlaşmayı sağlayacak davranış biçimlerine yönelirler. Davranış biçimlerinin yerleşme evresi olarak kabul edilen bu aşamada, ekipte birlik ve uyumun hâkim olmasıyla üyeler arası farklılıklar ortadan kalkar ve üyeler arasında bir ekip ruhu gelişir. Ekip üyeleri arasında ben duygusunun yerini biz duygusu almaya başladığı için üyeler ekip içerisinde kendilerini daha rahat hissederler. Biçimlenme aşamasında ekip üyeleri arasında karşılıklı saygı ve ekip kültürüne bağlı olarak üyeler arasında iş birliği gelişir.

Başarma aşamasındaki ekip özellikleri nelerdir?

Başarma (performing) aşamasında ekip beklenen görevlerin yerine getirilmesine ve ekibin sorumluluğunda olan sorunların çözümüne odaklanır. Ekip bu aşamada en verimli dönemini yaşamaktadır. Bu aşamada ekibin özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Üyeler ekipte bulunmanın heyecanını hissetmeye başlarlar. 
• Dayanışma artar. 
• Ekip olarak kendilerini güçlü hissetmeye başlarlar. 
• Ortak amaç ve görev bilinci oluşur. 
• Liderlik paylaşılır. 
• Görev ve başarı konularında olumludurlar. 
• Performans ve verim en üst düzeye ulaşır.

Ekiplerin temel özelliklerinden biri olan Ekipsel Yetkilendirme ne anlama gelmektedir?

Ekipsel Yetkilendirme: Ekip çalışmasının temeli çalışanların yetkilendirilmesi anlayışına dayanmaktadır. Ekip ruhu esas alınmış olan örgütler yöneticilerin geleneksel olarak kabul edilen, planlama, düzenleme, yönetme ve denetleme gibi rollerini, başkalarına bırakmaları gerektiğini öne sürmektedirler. Bu tip organizasyonlarda yetki verme, hiçbir zaman yöneticinin bir tercih sebebi ya da seçim hakkı olamaz. Yetkilendirme sayesinde çalışanlar üzerinde çalıştıkları işler konusunda ortak sorumluluk ve ortak karar verme haklarına sahiptirler.

Ekip üyelerinin amaçların belirlenmesi, görev dağılımı gibi kararları kendilerinin veriyor olmasının sağladığı avantajlar nelerdir?

Ekip üyelerinin amaçların belirlenmesi, görev dağılımı, ortak değer, norm ve inançların paylaşımına ilişkin kararları kendilerinin veriyor olması, motivasyonlarını artırmanın yanı sıra, belirlenen amaçlara ulaşma konusunda da üyelerin birbirlerini zorlamaları ve denetlemelerine neden olmakta ve iş birliği içerisinde herkesin en iyi yaptığı işi yapmasını sağlamaktadır. Bu durum ekibin, dolayısıyla örgütün performansını artırmakta ve grup sinerjisini geliştirmektedir. Ekip üyelerinin bağımsızlığının ve yaratıcılığının desteklenmesi, onların yeni fikirler üretmeye odaklanmalarını ve farklı uygulamaları beraberinde getirmektedir.

Yürütülecek çalışmalar için ekip üyelerinin hangi konularda motive edilmeleri faydalı olur?

Ekip oluşturulması sırasında çalışanların ekip içinde uyumlu bir şekilde çalışması için motive edilmeleri önemlidir. Ekip üyelerinin aşağıdaki konularda motive edilmeleri gerekmektedir;

• Hedeflerinin ve yapacağı işlerin açıkça belirlenmiş olması, 
• Belirlenmiş olan işleri yapması için gerekli araç ve gerece sahip olması, 
• Belirlenmiş olan işleri başarmak için kendisine yeterince güvenmesi, 
• Elde edeceği sonuçların göstereceği çabaya değer olduğunu düşünmesi, 
• Üstüne düşen görevleri çaba göstermesi halinde başaracağından emin olması, 
• Göstereceği çabanın karşılığında ödüllendirileceğini bilmesi.

Ekip çalışması işletmelere ne tür faydalar sağlar?

• Ekip ilişkilerinin yaratılması, fonksiyonel yaklaşımın sakıncalarını ortadan kaldırmaktadır. 
• Ekip çalışması, örgütte çapraz bölümler arasındaki engelleri yıkmakta, iletişimin artması ve sorunların doğru çözüme kavuşturulması olanağı ortaya çıkmaktadır. 
• Ekip üyeleri, kendi aralarındaki karşılıklı etkileşim ile hem ekibin hem de örgütün problemlerinin neler olduğunu doğru kavrayabilmektedir. 
• Ekip çalışması, işletmenin çevre değişimine ve müşteri isteklerine daha duyarlı hale gelmesinde etkili olmaktadır. 
• Ekip çalışması, çalışanların moralini artırmakta, işi zenginleştirmektedir. 
• Ekip çalışması, kararların üst yönetim tarafından alınmasının azaltılmasını sağlamaktadır. Ekiplerin meydana getirilmesi, hiyerarşik yapının alt düzeylerini yetkili ve sorumlu olmaya sevk ederek, kontrol için yöneticilerin daha az zaman harcamasını sağlamaktadır. 
• Ekip çalışması, kontrol maliyetlerinin en aza inmesini, çalışanların iş sürecindeki problemleri çözmesinde yüksek performans yaratılmasını sağlamaktadır. 
• Ekip çalışmasında, çalışanlar iş sürecine hâkim olurken, işleri hakkında stratejik düşünebilen çapraz fonksiyonel esnekliğe sahip uzmanlar haline gelmektedirler. 
• Ekip çalışması, işgücü devir hızının düşmesine ve böylece istihdamın farkında olunmayan maliyetlerinin en aza inmesine yol açmaktadır. 
• Ekip çalışması ile çalışanların motivasyona ilişkin maliyetlerinde sürekli azalma eğilimi ortaya çıkmaktadır.
  
  
• Ekip çalışması, örgütteki verimliliği artıran faaliyetleri artırır. Süreç, teknoloji ile çalışanların performansını uyumlu hale getirerek verimliliğe katkı sağlamaktadır.

Ekip çalışmasında karşılaşılabilecek sorunlar nelerdir?

Ekiplerde her konuda sorun çıkabilir. İnsanların toplu halde hareket ettikleri her yerde çatışmanın olması kaçınılmazdır. Ekip çalışmalarında karşılaşılabilecek sorunlardan bazıları kişisel çatışmalar, yöneticilerin yeni duruma uyum sağlamasında yaşanan sorunlar, yıkıcı iletişim kalıpları, geçmişe özlem, çelişen stratejik hedefler, kimlik krizleri, karşılıklı bağımlılığın yürütülmesi, sahte görüş birliği ve çözülmeyen kişisel sorunlardır. Bu sorunlar etkin bir şekilde çözülmediği sürece üyelerin performansları düşmekte ve ekip amaçlarına ulaşamamaktadır.

Etkin bir ekibin sahip olması gereken beceriler nelerdir?

• Ekibin ve ekip üyelerinin performansını değerleme ve izleme becerisi. 
• Gelişmeler karşısında esneklik ve hızla adapte olabilme becerisi. 
• Zor durumlarda ekip üyelerinin eylemlerini düzeltme veya doğru ise güçlendirme becerisi. 
• Bilgiyi tümüyle, zamanında ve doğru şekilde ekip üyelerine verme ve alma becerisi. 
• Ekip üyelerinin morallerini yükseltme ve cesaretlendirme becerisi. 
• Çatışmaları her iki tarafın da memnun olacağı şekilde çözme becerisi. 
• Kendini diğer ekip üyelerine açık ve doğru şekilde ifade edebilme becerisi. 
• Problemlerin çözümüne ilişkin yaklaşımlarda planlama, iş birliği yapma ve paylaşma becerisi.

Etkin bir ekipte, ekip üyelerinin sahip olması gereken temel yetkinlikler nelerdir?

Ekip üyelerinin rolleri konusunda 80 ülkede, farklı kültür yapısına sahip endüstri kollarında toplam 115000 kişi üzerinde yapılan bir araştırma sonucunda, etkili bir ekip oluşturmak için ekip üyelerinin aşağıdaki dokuz temel yetkinliğe sahip olması gerektiği belirtilmiştir. Bunlar; tavsiye verme, yenilik yaratma, fırsatlardan yararlanma, gelişim, organize etme, bir çıktı üretme, denetleme, bakım yapma, ilişkilendirmedir.

Problem çözme ekiplerinin çalışma prensipleri nasıldır?

Bu tür ekipler, genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı birimde çalışan ve sayıları 5-10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu küçük gruplardır. Birlikte çalışmak suretiyle periyodik toplantılar yaparak, belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştıran, bulan, çözen ve üst kademe yönetime sunan bir çalışma grubudur. Bu örgütsel süreçte karar verme, problemlerin çözülmesi fırsatları vererek kalitenin iyileştirilmesi, verimliliğin arttırılması ve örgütsel etkinliğin sağlanması noktasında sorumluluk yükleyen bir çalışma şekli özelliği taşımaktadır. Ekipler, bireylerin keşfedemediği aksaklıkları daha kolay keşfedebilmektedirler. Bu tür çalışmalar bireylerin işini daha iyi anlamasına yardımcı olmakta ve teknik bilgiyi geliştirmektedir. 

Kalite çemberlerinin temel ilkeleri nelerdir?

Kalite çemberlerinin amaçlara uygun bir şekilde yürütülebilmesi ancak bazı temel ilkelere uyulması ile mümkün olmaktadır. Bu ilkeler; gönüllülük, süreklilik, tam katılım, eğitim, üst yönetimin desteği ve ödüllendirmedir. Kalite çemberlerinde yer alan çalışanların gönüllü kişilerden olması esastır. Kalite çemberlerinin sürekliliği çok önemlidir. Kalite çember çalışmaları sadece personelin bir kısmı için değil, tüm çalışanlar için düşünülmüştür. Kalite çemberleri, çalışanların fikirlerini ifade edebilme yeteneğini, iş birliği ruhunu, sorun çözme ve inisiyatif kullanma becerilerini geliştirmektedir. Kalite çemberlerinin kurulması ve işleyişinin amaca uygun gerçekleştirilmesi için, üst yönetimin liderliği, desteği ve kararlılığı vazgeçilmez bir unsurdur. Çember üyelerinin sağladıkları katkının takdir edilmesi, ödüllendirilmesi; dinlendiğinin ve dikkate alındığının gösterilmesi gerekmektedir.

Kalite çemberlerinin işleyiş aşamaları nelerdir?

Kalite çemberlerinin işleyişi (S:110, Şekil 4.3)'de görüldüğü gibi beş aşamada gerçekleşmektedir. İlk aşamada ekip üyeleri problemi belirler ve çözülmesini istedikleri problemi seçer. İkinci aşamada seçtikleri problemi analiz ederek, problemin nedeni ve çözüm yolunun ne olduğuna yönelirler. Üçüncü aşamada çözüm önerileri geliştirilir ve tek bir çözüm üzerinde karara varılır. Dördüncü aşamada varılan karar test edilir, çözümün gerçekten işlediği görülürse son aşamada ayrıntılı bir rapor ile yönetime sunulur.

Kalite çemberlerinin çalışanlara sağladığı faydalar nelerdir?

Kalite çemberlerinin etkin çalışmasıyla ürün ve hizmet kalitesinde yaşanan gelişmeler, yönetici-çalışan ilişkisindeki gelişmeler ve yeni teknolojilerin daha kolay kabul görmesi gibi kazanımlar çalışanların özgüvenini artırmakta ve ait olma duygusunu geliştirmektedir. Bu sayede çembere katılan üyeler kişisel yeteneklerini ve sorun çözme becerilerini keşfedebilir; bilgi, hayal gücü, karar verme ve değerlendirme yeteneklerini geliştirebilir.

Kendi kendini yöneten ekiplerin bireylerine yönelik temel amacı nedir?

Kendi kendini yöneten ekiplerin temel amacı bireyleri örgütte birçok çalışanın temel özelliği olan edilgenlik ve aracı konumdan aktif, dinamik birer karar alıcılar haline getirmektir. Kendi kendini yöneten ekiplerde sosyal sistemin temel özellikleri olan insan doğası ve grup davranışı baskın bir karaktere sahiptir. Kendi kendini yöneten ekiplerin oluşumunda üç temel unsur önem taşımaktadır. Bunlar diğer ekip üyelerine güven duymak, saygı göstermek ve destek olmaktır.

Çapraz fonksiyonlu ekipler ne tür projelerde kullanılmaktadır?

Çapraz fonksiyonlu ekipler genelde örgütlerde oldukça kompleks olan projelerde kullanılmakta olup, örgütte farklı bölümlerde görevli olan çalışanların ekip kapsamı içerisinde örgütün diğer bölümlerinden haberdar olmaları sağlanmaktadır. Bu anlamda işletmelerde komiteler aracılığıyla yönetim bir nevi çapraz fonksiyonlu ekip özellikleri göstermektedir. Çünkü burada farklı birimlerde çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur.

Etkin bir çapraz fonksiyonlu ekip kurmak için dikkat edilmesi gereken noktalar nelerdir?

Doğru ekip üyelerini seçmek, ekibin açık bir misyon bildirgesine ve amacına sahip olmasını sağlamak, doğru bağlantıları kurmak, ulaşılabilir ve dikkate değer sonuçlar hedeflemek, ekibin temel kuralları anlaması ve  üzerinde uzlaşmaya varılması ve ekip oluşturmak için yoğun bir ön hazırlık yapılması gibi noktalara dikkat etmek etkin bir çapraz fonksiyonlu ekip kurmak için oldukça önemlidir.

Sanal ekiplerin ortaya çıkışı nasıl olmuştur?

İnternet kullanımının işletme içinde yaygınlaşması ile oluşturulan intranet ve extranet sistemleri sanal çalışanları ve sanal ekipleri gündeme getirmiştir. Özellikle örgütlerde yeni teknolojilerin kullanımı ve gelişmiş bilgi teknolojilerinin kullanımı, bireylerin yüz yüze karşılaştığı durumlarla sınırlanmış olan örgüt ve ekip kavramını farklılaştırmıştır. Günümüzde artık aynı işletmede görev yapan bireyler birbirlerinden oldukça uzak mesafelerde yüz yüze görüşme olmaksızın bilgisayar ortamında elektronik haberleşme imkânına kavuşmuştur. Başka bir ifade ile sanal ekipler, zaman ve mekân sınırlarını; örgütlerin katı duvarlarını bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin sağladığı güçle aşan ekiplerdir.