Perakende Yönetimi Dersi 3. Ünite Özet

Organizasyon Kavramı

Organizasyonun birinci anlamı belli bir amaç doğrultusunda bir takım düzenleme ve faaliyette bulunmak yani organize etmektir. İkinci anlamı ise gerçekleştirilen ve düzenlemelerden sonra, yani organize etme faaliyetinden sonra ortaya çıkan yapı anlamına gelir.

Organizasyon Süreci

Organizasyon sürecindeki ilk aşama, planların ve amaçların gözden geçirilmesidir. İkinci aşama, işletmenin amaçlarına ulaşmayı sağlayacak faaliyetlerin neler olduğunu kararlaştırmaktır. Üçüncü aşama faaliyetlerin gruplandırılmasıdır. Dördüncü aşamada, önceden belirlenmiş olan faaliyetleri gerçekleştirecek personel belirlenir. Beşinci ve son aşamada ise faaliyetlerin yürütülmesinde kullanılacak donanım ve fiziksel çalışma koşulları ile ilgili düzenlemeler yapılır.

İşletmenin biçimsel yapısı bir şema olarak gösterilir ve organizasyon şeması olarak adlandırılır. Örgüt şemasında yer alan kutular içine pozisyonlar yazılır.

Organizasyon Yapılarını Belirleyen Ögeler

Bir organizasyon yapısını şekillendiren temel ögeler şunlardır:

• Amaç ve Faaliyetlerin Niteliği: Ulaşılmak istenen amaçların ve bu amaçlara ulaştıracak faaliyetlerin niteliği, organizasyon yapısını etkileyecektir.
• İş Bölümü ve Uzmanlaşma Derecesi: Organizasyonlar büyüdükçe, yerine getirilmesi gerekli görevler, yalnızca bir personelin altından kalkamayacağı kadar karmaşık hale gelir. Bu nedenle her bir personele işin tamamını yaptırmak yerine bir kısmını yaptırmak daha verimli sonuçlar doğurmaktadır.
• Yetki ve Sorumluluk: Yetki, yöneticinin emir verme ve personelden bu emrin yerine getirilmesini bekleme hakkıdır. Sorumluluk ise bir kimsenin kendisinden beklenen görevleri yerine getirme yükümlülüğüdür. Organizasyonlardaki faaliyetlerin sürdürülebilmesi için yetki ve sorumlulukların açık ve net bir şekilde belirlenmesi gereklidir. Yetki ile ilgili bir diğer kavramda güçtür. Güç, başkalarını etkileyebilme yeteneğidir. Bu anlamda yetki, bir güç kullanma şeklidir.
• Komuta Birliği; personelin yalnızca bir üste bağlı olmasını ifade eder. Komuta birliği, bir zamanlar organizasyon ilkelerinin en başta gelenlerinden bir tanesiydi. Ancak günümüzün basık (daha az yönetim kademesine sahip) ve takım çalışmasına önem veren organizasyonlarında komuta birliği netliğini kaybetmektedir. Birden fazla üste sahip olmak sorunlara yol açmaktadır.
• Biçimselleşme (Formalleşme) Derecesi: Bir organizasyon bünyesinde işler yürütülürken belirli ilke ve yöntemlerin izlenmesine yönelik bağlılığı ifade eder. Hangi işlerin, ne zaman, nasıl ve kim tarafından yapılacağı önceden ayrıntılı bir biçimde belirlenmiş ve bunlara uyulması zorunlu hale getirilmiş ise organizasyonlardaki formalleşme derecesinin yüksek olduğu söylenebilir.
• Kontrol Alanı: Organizasyonda bir üste kaç ast bağlanacağı ile ilgilidir. Kontrol alanının aşırı geniş tutulması, yani bir üste çok sayıda ast bağlanması, astların faaliyetlerinin etkili bir şekilde denetlenememesi ile sonuçlanacaktır. Kontrol alanının dar tutulması durumunda ise daha fazla üst yöneticiye ihtiyaç duyulabilecektir.
• Organizasyonlardaki Kademe Sayısı; aynı seviyede yetki ve sorumluluğa sahip olarak faaliyet gösteren kaç yönetim düzeyi olduğunu gösterir. Günümüzde organizasyonlar daha basık organizasyon yapılarını, yani daha az yönetim kademesinin olmasını tercih etmekte ve organizasyon yapılarını bu amaç doğrultusunda değiştirmektedirler.
• Merkezileşme Derecesi: Merkezileşme ya da merkezileşmeme, organizasyonlardaki karar verme yetkisinin kademeler arasında dağıtımıyla ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılmaz ve yalnızca üst yönetimle sınırlı tutulursa merkezi yönetimden, yetki alt kademelere kaydırılırsa merkezileşmemiş bir organizasyon yapısından söz edilir.
• Çapraşıklık Derecesi: Çapraşıklık , organizasyonun dikey (üstlerle astlar arasında), yatay (aynı yönetim kademesinde bulunanlar arasında) ve coğrafi olarak yayılma derecesini ifade eder.
• Bölümlendirme: Organizasyondaki iş bölümü ve uzmanlaşma derecesine göre, belirli görevler ve belirli işler bir araya getirilerek bölümler (departmanlar) oluşturulacaktır.
• Emir-Komuta ve Kurmay Organların Oluşturulması: Organizasyonun yapılanması içinde emir-komuta organ olarak faaliyet gösterecek birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi gerekir. Emir komuta yetkisine sahip olan yöneticiler, organizasyonun amaçları ve iş gerekleri çerçevesinde iş yaptırma gücüne sahiptir.
• Komite ve Gruplar; çeşitli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için oluşturulurlar ve bazıları karar verme yetkisine sahipken, bazıları da yalnızca kurmay işlev görürler.
• İletişim Kanalları ve Şekli: Organizasyonu oluşturan birimler arasındaki iletişim ilişkileri, işlerin zamanında ve doğru olarak yapılabilmesi için ön koşullardan biridir. İletişim, örgütsel yapıda dikey (üstler ve astlar arasında), yatay (aynı yönetim kademesindeki görevliler arasında) ve köşelemesine (farklı yönetim kademeleri ve kişiler arasında) olabilir.

Organizasyonlarda Bölümlendirme (Departmanlara Ayırma)

Perakende işletmelerin faaliyetlerinin bölümlendirilmesinde hangi ölçütlerin kullanılacağı işletmeden işletmeye farklılık göstermektedir. Temel bölümlendirme ölçütleri arasında;

• İşletme fonksiyonları (pazarlama, üretim, insan kaynakları vb.),
• Ürünler (sağlık ürünleri, güzellik ürünleri vb.)
• Coğrafi bölge (İç Anadolu Bölgesi, Doğu Anadolu Bölgesi vb.),
• Müşteri grupları (kadın, erkek, çocuk vb.),
• İşletme süreçleri (kesme, kalıplama, dikme, boyama vb.) sayılabilir.

Fonksiyon Esasına Dayanan Bölümlendirme

Fonksiyonlara göre bölümlendirmede işler ve görevler niteliklerine göre bir araya getirilmektedir. Örneğin satın alma ile ilgili işler bir araya getirilerek satın alma bölümü, satış ile ilgili işler bir araya getirilerek satış bölümü oluşturulur. Basit ve anlaşılabilir bir yapı olan fonksiyonel temelli yapı, uzmanlaşmaya olanak sağladığı için etkinlik ve verimliliği artırabilir ve belli bir fonksiyon içindeki koordinasyonu kolaylaştırır.

Ürün Temeline Göre Bölümlendirme

Ürün temeline dayanan bölümlendirmede iş ve görevler niteliklerine göre değil, fakat ilgili oldukları ürün cinslerine göre gruplandırılır. Örneğin, A grubu ürünlerle ilgili her türlü faaliyet (satın alma, satış, sipariş, finans vb.).

Bölge Temeline Göre Bölümlendirme

Bölge temeline göre bölümlendirme, esas itibariyle ürün grubu esasına göre bölümlendirmeye benzemektedir. Coğrafi açıdan çok geniş ve değişik alanlara dağılmış olan işletmeler, belirli bölgelerdeki faaliyetlerin sorumluluğunu bir yöneticiye vermektedir.

Perakende Mağazaların Organizasyon Yapıları

Perakende mağazaların organizasyon yapıları, mağazanın türüne ve büyüklüğüne göre farklılık gösterir. Örneğin tek bir mağazaya sahip işletme ile çok sayıda mağazaya sahip işletmenin örgüt yapıları birbirinden farklı olacaktır.

Küçük Mağazaların Organizasyonu

Küçük mağazaların sahip-yöneticileri (hem işletmenin sahibi hem de yöneticisi) pek çok faaliyeti kendileri yerine getirirler. Kendi kişisel işlerini genellikle mağazalarını kapatarak takip ederler. Sahip-yöneticiler, zaman içinde satışların artmasına paralel olarak personel istihdam etmeye başlarlar. Küçük mağazalarda, çalışanların faaliyetlerini koordine etmek ve denetlemek büyük mağazalara nazaran daha kolaydır. Sahip-yönetici her bir personele bir görev verir ve görevlerin uygun bir şekilde yerine getirilip getirilmediğini denetler. Satışlar arttıkça ve mağazanın yönetimi için personel alındıkça, yönetimde uzmanlaşma yoluna gidilir.

Bölgesel Perakendeci Mağazaların Organizasyonu

Küçük perakende mağazalarının tersine, perakende zincirlerinin yönetimi daha karmaşıktır. Yöneticiler, coğrafi olarak birbirinden uzaktaki mağazaları denetlemekten sorumludur. Perakende zincirlerinin çoğu benzer organizasyon yapısına sahiptir. Ürün, mağaza ve çeşitli idari görevleri yerine getiren genel müdür yardımcıları, genel müdür ve yönetim kurulu başkanına karşı sorumludur. Perakende zincirlerinde genellikle genel müdür ve yönetim kurulu başkanı işletmenin yönetiminde yoğun bir iş birliği gösterirler. Bu yöneticilerden biri ürün, mağaza ve pazarlama işlevlerinden sorumludur. Diğeri ise temel olarak insan kaynakları, dağıtım, bilgi sistemleri ve finans bölümlerinden sorumludur.

Mağazalar yönetimi bölümünde çalışan yöneticiler ve personel farklı coğrafi bölgelerde yer alan mağazalarda görev yaparlar. Dağıtım merkezi yönetici ve personeli belirli bir bölgede bulunan bir ya da iki dağıtım merkezinde görevlidirler. Ürün pazarlama ve insan kaynakları bölümünün üst düzey yöneticileri işletmenin genel merkezinde faaliyet gösterirler.

Ürün Departmanı: Bu departman, mağazalarda satışa sunulan ürünlerin satın alınmasından ve bu ürünlerin kalite, moda, çeşit ve fiyat gibi niteliklerinin firmanın stratejisiyle uyumluluk göstermesinden sorumludur.

Mağazalar Departmanı: Mağazalar departmanı, ürünlerin satıldığı ve müşteri hizmetlerinin sunulduğu mağazalarda yürütülen bir dizi faaliyetten sorumludur. Her bir genel müdür yardımcısı bir grup mağazadan sorumludur. Mağaza müdürü ise yalnızca bir mağazada yürütülen faaliyetlerden sorumludur.

İdari İşler Departmanı: Tipik bir perakende mağazasındaki idari işler; pazarlama, insan kaynakları, müşteri hizmetleri, sosyal işler ve finans bölümlerinden oluşur.

Bölge Temelli Zincir Mağazaların Merkez Organizasyonu

Birden fazla bölgesel perakende zinciri tek bir şirketin çatısı altında toplanabilir. Başka bir deyişle perakendeci bir işletmenin yönetimi altında birden fazla bölgesel nitelikli farklı perakende şirketi olabilir. Bölgesel perakende zincirlerinin, bölgesel mağazalar yerine şirket merkezi tarafından yürütülen işlevleri aşağıdaki şekilde örneklendirilebilir:

• Şirket Merkezi (İstanbul): Vergi, mali denetim, muhasebe, nakit yönetimi ve finansman, planlama, sigorta, satış kestirimi, yasal mevzuatla ilgili işlemler, şirket genelindeki iletişim, pazarlama, satın alma, mağaza tasarımı ve inşaası ile gayrimenkul konuları gibi geniş bir yelpazeye dayanan faaliyetleri yerine getirir.
• Ürün Yönetimi ve Ürün Geliştirme (İzmir): Ürün yönetimiyle ilgili stratejilerin geliştirilmesi, tedarikçilerle ilişkilerin koordinasyonu, şirketin kendi markasını taşıyan ürünlerin tasarımı, ürünlerin tasarımı için kaynak sağlama ve pazarlama programının yönetiminden sorumludur.
• Finansal Hizmetler Grubu (İstanbul): Bu grup her bir bölgesel mağaza için kredi kartlarına ilişkin hizmet verir.
• Sistem Grubu (Ankara): Sistem grubunun işlevleri arasında tüm mağazaların ve şirket birimlerinin kullandığı bilgi sisteminin tasarımı, kurulması ve yönetimi vardır.
• Lojistik (Ankara): Lojistik birimi, ürünlerin yeniden satışa sunulmak üzere satın alınmasından müşterinin eline geçinceye kadar ki taşıma faaliyetlerinin koordinasyonundan ve yönetiminden sorumludur.

Organizasyonlarda Doğru Ölçeklendirme

Doğru ölçeklendirme, işletmeyi başarılı bir şekilde yönetmek için doğru sayıda personele sahip olmak anlamına gelir. Küresel ölçekteki rekabet, işletme dışı kaynaklardan yararlanma ve teknolojik ilerlemeler işletmelerin organizasyon yapılarına ve büyüklüklerine daha dikkatli bir şekilde yaklaşmalarını gerekli kılmaktadır.