Konaklama İşletmelerinde Muhasebe Uygulamaları Dersi 5. Ünite Özet

İç Kontrol Sistemi ve Amaçları

Günümüz işletmelerinde, varlıkların korunması, hataların giderilmesi, gelir ve gider unsurlarının saptanması ve güvenilir verilerin toplanması yönetim için zorunluluk hâline gelmiştir. Bu zorunluluk, işletme yönetimini iç kontrol sistemi kurmaya yöneltmiştir.

Bir işletmenin amaçlarına sağlıklı bir biçimde ulaşmasını sağlayacak önlem, uygulama ve yöntemlere kontrol usul ve yöntemleri adı verilmektedir. İşletme içindeki mevcut kontrolleri işletme dışındakilerden ayırmak için iç kontrol kavramı kullanılmaktadır. Bu bağlamda, işletme içindeki kontrol usul ve yöntemlerin oluşturduğu bütün ise iç kontrol sistemi olarak ele alınmaktadır.

İç kontrol sistemi, muhasebe kontrolleri ve yönetsel kontrolleri olmak üzere iki bölümde toplanabilecek kural ve yöntemlerden oluşur. Muhasebe kontrolleri; varlıkların korunması, finansal kayıtların güvenilirliği ve kıymet hareketleri ile doğrudan ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar.

Yönetsel kontroller ise organizasyon planı, faaliyetlerin verimliliği ve yönetim politikalarına bağlılıkla ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. İç kontrol, faaliyetlerin etkinliği ve verimliliği, finansal raporlamanın güvenilirliği ve uyulması gereken yasa ve diğer düzenlemelere uyum amaçlarını elde etmede, kabul edilebilir bir güven sağlamak için düzenlenmiş, bir işletmenin yönetim kurulu, yönetim kadrosu ve diğer personeli tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir. İç kontrolün süreç özelliği, insan özelliği, kabul edilebilir güven verme özelliği, amaçlar özelliği bulunmaktadır.

İç kontrol; faaliyetlerin etkinliğini ve verimliliğini, finansal raporlamanın güvenilirliğini; gerekli yasal düzenlemelere uyumu sağlamak amacıyla üst yönetimce belirlenmiş ve uygulamaya konulmuş önlemler ve yöntemler ile örgüt planından oluşan sistemi ifade etmektedir.

İç Kontrol Sistemi, İç Denetim ve Bağımsız Denetim İlişkisi

İç denetim, bir işletmenin faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak, iyileştirmek, onlara değer katmak üzere tasarlanmış, objektif ve bağımsız bir güvence ve danışmanlık sağlama faaliyeti olarak tanımlanmaktadır. İç kontrol sistemini oluşturan kontrol unsurlarının yeterliliğini ve etkinliğini incelemek ve değerlemek, iç denetimin temel fonksiyonlarından biri olarak ele alınmaktadır.

Bağımsız (dış) denetim; finansal tabloların, genel kabul görmüş muhasebe ilke, kavram ve standartlarına uygunluğu ile bilgilerin doğruluğunun, denetçiler tarafından denetim ilke ve kurallarına göre defter, kayıt ve belgeler üzerinden incelenmesi ve tespit edilen sonuçların rapora bağlanması süreci olarak tanımlanmaktadır. Bağımsız denetim, işletme dışından işletme ile herhangi bir organik bağı olmayan kişi ve kurumlar tarafından yapılır.

İç Kontrol Sisteminin Amaçları:

• İşletme varlıklarını korumak ve her türlü kaybı önlemek
• Muhasebe verilerinin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak
• İşletme faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak
• Yönetim politikalarına bağlılığı sağlama

Bu temel amaçların yanı sıra gerçeklik, yetkilendirme, bütünlük, kayıtsal doğruluk, sınıflandırma, zamanlık ve sorumluluk olarak ifade edilen özel amaçları da bulunmaktadır.

İç Kontrol Sisteminin Unsurları

Bir işletmede iç kontrol sisteminin yeterli ölçüde var olduğunu tespit edebilecek göstergeler aynı zamanda iç kontrol sistemi unsurları olarak ele alınmaktadır. İç kontrol sistemi; kontrol çevresi, risk belirlemesi, kontrol eylemleri, bilgi ve iletişim sistemleri ile izleme unsurlarından oluşmaktadır. Her işletme için uygulanabilir özelliktedir. Ancak yine de işletmeden işletmeye değişen aşağıdaki noktalar göz önünde tutulmalıdır:

• İşletmenin büyüklüğü,
• İşletmenin örgütsel özellikleri,
• İşletmenin faaliyet yapısı,
• İşletmenin faaliyetlerinin çeşitliliği ve karmaşıklığı,
• Yasal ve düzenleyici zorunluluklar,
• İşletmenin iç kontrolünün parçası olan hizmet organizasyonlarının kullanımını içeren sistemlerin yapısı ve karmaşıklığı.

İç kontrolün diğer tüm bileşenlerinin temelini oluşturan kontrol çevresi ; bir işletmenin, bireyleri ve onların faaliyet gösterdikleri çevreden oluşan özüdür. Risk belirlemesi (değerlemesi), finansal tabloların Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine uygun olarak hazırlanmasında, yönetimin risk tanımlamasını, analizini ve yönetimini ifade etmektedir. Denetim riski ise finansal tablolara yansımış olan maddi hataların denetçi tarafından saptanamayıp yanlış görüş ortaya konması riskidir.

Risk belirlemesinde, denetim riskinin bileşenlerinden biri olan kontrol riski, iç kontrole ilişkin risk alanını oluşturmaktadır. Kontrol riskleri, hatalar, hileler, varlıkların hatayla kayba uğraması, varlıkların çalınması, güvenlik eksikliği veya doğal afetler ve şiddet olayları gibi işletmelerde çeşitli biçimlerde ortaya çıkabilmektedir.

Kontrol eylemleri, işletmenin amaçlarına ulaşmasını engelleyecek risklerin önlenmesine yardımcı olan politikaların ve yordamların uygulanmasıdır. Kontrol eylemleri genellikle politikalar ve yordamlar olmak üzere iki elemanı içerir.

Finansal raporlama açısından muhasebe sistemini de içeren bir bilgi sistemi , işletmenin ilgili varlıklarının ve yükümlülüklerinin muhasebeleştirilmesi için, verilerin derlenmesi, kayda hazırlanması, işlenmesi, özetlenmesi ve özetlerin analiz ve raporlanmasında kullanılan tekniklerden ve yöntemlerden oluşur. İletişim ise iç kontrol politikalarının ve yordamlarının örgütsel işleyiş içinde en açık biçimde anlaşılmasını sağlamayı amaçlamaktadır.

İzleme, iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde çalışıp çalışmadığını belirlemeye yönelik yöntemlerin kullanılmasıdır. Bu bağlamda izleme, iç kontrolün zaman içindeki performansının kalitesini değerleme sürecidir.

İç Kontrol Sisteminin Kurulmasında Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

İç kontrol sisteminin kurulmasında dikkat edilmesi gereken faktörler; risk, maliyet, yönetimin sorumluluğu ve sistemde mevcut sınırlamalar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Etkin Bir İç Kontrol Sistemi İçin Temel İlkeler

Etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasında dikkate alınması gereken temel ilkeler:

• Görevlerin Ayırımı İlkesi
• Kıymet Hareketlerinin Yetkilendirilmiş Olması İlkesi
• Uygun Bir Belgeleme ve Muhasebe Kayıt Düzeninin Var olması İlkesi
• Varlıkların ve Muhasebe Kayıtlarının Fiziki Korunması İlkesi
• Bağımsız Mutabakatların Yapılması İlkesi

Konaklama İşletmelerinde Organizasyon Yapısı

Konaklama işletmelerinde organizasyon; işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için faaliyetlerin neler olduğunun belirlenmesi, böylece bölümlere ayrılması ve bu bölümlerin kendi içinde yeniden örgütlenmesi suretiyle oluşturulmaktadır. Ancak tüm konaklama işletmeleri için tek tip ve standart bir organizasyon yapısının geliştirilmesi mümkün değildir. Her bir konaklama işletmesinin organizasyon yapısı; işletmenin bulunduğu yer, hedef müşteri kitlesinin özellikleri, fiziksel yapılanması, mülkiyet şekli ve yönetim personelinin altyapısı, kişilik özellikleri, eğitim düzeyi vb. pek çok değişkene bağlı olarak farklı olacaktır.

Organizasyon Şemaları

Konaklama işletmesinde organizasyon yapısının gösterilmesi, organizasyon şeması ile sağlanmaktadır. Organizasyon şeması, tüm organizasyon içindeki her bölüm ve mevkiinin nerede yer aldığını ve bölümlerin sorumlulukları ile yetki ilişkilerini göstermektedir. Konaklama işletmelerinde farklı sınıflandırma kriterleri temel alınarak farklı organizasyon şemaları geliştirilmektedir.

Konaklama işletmelerinde; gelir merkezlerinde ana faaliyetler yer alırken hizmet merkezlerinde ise faaliyetlerinden dolayı kendiliğinden hasılat yaratmayan fakat gelir merkezlerindeki hasılatın yaratılmasına yardımcı olan bölümler yer almaktadır.

Organizasyon Yapısı ve İç Kontrol

• İç kontrol örgütleme sürecinde aşağıdaki noktalarda ele alınır.
• Kaç tane ve hangi pozisyonların oluşturulacağı,
• Oluşturulan pozisyonlarda çalışacakların niteliklerinin belirlenmesi,
• İş tanımlarının geliştirilmesi ve yazılı hale getirilmesi,
• Faaliyetlerle ve işlemlerle ilgili sorumlulukların bölünmesi,
• İç denetim bölümünün oluşturulması.

Organizasyon yapısının hata ve hile olasılıklarını arttıran emek yoğun olma, parasal işlemlerin çokluğu, gelir merkezlerinin çokluğu, kalifiye olmayan personel talebi, birim değeri yüksek ürünlerin satışı ve herkesin günlük kullandığı ürünlerin satışı gibi özellikleri bulunmaktadır.

Konaklama İşletmelerinde İç Kontrol Sistemi

Konaklama işletmelerinin 24 saat çalışması ve gelir merkezlerinin çokluğu, iç kontrol sistemi açısından kırılgan bir yapıya sahip olmalarına neden olmaktadır. Konaklama işletmelerinde iç kontrol sistemi içerisinde dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıdaki gibidir:

• Nakit değerlerin korunması,
• Personel tarafından doğabilecek hile ve ihmalciliği önlemek,
• Gereksiz harcamaların kontrol altına alınması ve işletmede kullanılan televizyon, elektrik süpürgesi vb. malzemelerin iyi korunması için gerekli tedbirlerin alınmasıdır.

Konaklama işletmelerinin iç kontrol sistemi içerisinde işletme varlıklarının korunmasını sağlayabilmek için çalışanlarını, hata ve hile yolu ile kaybolan varlıklardan sorumlu tutarak ücretlerinden kesileceğini bildirmesi etkin bir yöntem olmaktadır. Bu tür sorumlulukların çalışanlara verilmesi, kayıpları ve gereksiz kullanımları önleyecektir. Konaklama işletmelerinde müşterilerin veya personelin yaptığı hileler, tahsilatla veya ödemelerle ilgili hileler ya da üst yönetimce yapılan hileler nedeniyle kayıplar yaşanmaktadır.

Bölümler Temelinde İç Kontrol Sisteminin Değerlendirilmesi

Konaklama işletmesinde yer alan bölümler temelinde iç kontrol sisteminin değerlendirilmesinde yarar bulunmaktadır.

• Ön büro bölümü
• Kat hizmetleri bölümü
• Pazarlama ve satış bölümü
• Tamamlayıcı bölümler
• Muhasebe bölümü
• Güvenlik bölümü
• Teknik hizmetler bölümü
• İnsan kaynakları bölümü
• Yiyecek ve içecek bölümü

Ön büro , konaklama işletmesindeki faaliyetlerin başlangıç ve koordinasyon noktası olduğu için önemli bir bölümdür. Bölümün bu fonksiyonları, müşterilerin konaklama işletmesine varışlarından önce başlayıp işletmeye vardığı anda, müşteri işletmede konakladığı sürede ve ayrılma süreciyle devam eder. Bu süreç, konuk hizmet döngüsü olarak adlandırılmaktadır. Konaklama işletmelerinin konuk hizmet döngüsü işlemlerini hatasız ve hilesiz gerçekleştirebilmesi iç kontrol sisteminin etkinliğine bağlıdır.

Kat hizmetleri bölümü daha çok gider merkezi özelliği taşıdığı ve emek yoğun olarak yerine getirildiği için muhasebe bölümü ile ilişki içindedir. Personel ücretlerinin doğru bir şekilde tahakkuk ettirilip ödenebilmesi için Personel Devam Formu kat hizmetleri bölümü tarafından hazırlanıp muhasebe bölümüne gönderilir. Oda gelirlerinde bir eksikliğin olup olmadığının izlenmesinde kat hizmetleri bölümü tarafından hazırlanan Günlük Oda Durum Cetveli kullanılır. Oda ve yatak sayısı olarak bir farklılık varsa Oda Uyuşmazlık Raporu hazırlanarak uyuşmazlığın nedenleri araştırılır ve hata hangi bölümden kaynaklanıyorsa düzeltilir. Bu sayede oluşabilecek gelir kayıplarının önlenmesine çalışılır.

Konaklama işletmelerinde pazarlama ve satış bölümünün iç kontrol açısından değerlendirilmesinde pazarlama ve satış bölümünün şirket ya da acentelerle çalışması, işletmenin doluluk oranına göre yüksek ve düşük sezonlarda faaliyetlerin değişmesi ve işletmenin kredilendirme sırasında bir kredi komitesi bulunması ya da kredi işlemlerinin mali işler müdürlüğü tarafından yapılması önemlidir.

Tamamlayıcı bölümler, gelir getiren merkezler olması nedeniyle iç kontrol açısından önemli bölümlerdir.

Konaklama işletmelerinde muhasebe bölümünde etkin bir iç kontrol sisteminin varlığından söz edebilmek için bölüme bağlı her birimde yer alan görev tanımlarının ve iş akışlarının yer aldığı prosedürlerin tam olarak uygulanması gerekmektedir. Muhasebe ile ilgili hata; muhasebe personelinin unutkanlık, dikkatsizlik ve bilgisizlik gibi nedenlerle istemeyerek yapmış olduğu ve muhasebe verileri işlenirken ortaya çıkan yanlışlar olarak tanımlanmaktadır.

Konaklama işletmelerinin her zaman yangın, ölüm, kaza, eşya kaybı, işletmenin tesis ve demirbaşlarına zarar verilmesi, hırsızlık gibi olağanüstü olaylarla karşılaşması mümkündür. Bu nedenle işletmeler, bu olaylara karşı önleyici tedbirler almak zorundadır. Alınan tedbirler ve bu tedbirleri uygulayan personel, işletmenin güvenlik bölümünü oluşturur.

Konaklama işletmelerinde teknik hizmetler bölümü, işletmenin faaliyetlerini sağlıklı yürütebilmesi için önem taşımaktadır. Bölümün sorumluluk alanları; günlük işlemler sırasında gerekli olan elektrik, sıcak su, buhar, klima ve diğer benzeri hizmetlerin verilmesi, araç ve gereçlerin bakım ve onarımı, mobilya ve diğer donanım hizmetlerinin korunmasıdır.

İnsan kaynakları bölümü; iç kontrol açısından değerlendirildiğinde personele ödenen ücretlerle ilgili olası hata ve hileler, personele hayali ödeme yapılması veya fazla ödeme yapılması gibi olası riskler ortaya çıkmaktadır.

Konaklama işletmelerinde yiyecek ve içecek bölümü, oda gelirlerinden sonra en fazla gelir getiren bölümdür. Özellikle kıyı konaklama işletmelerinde tam pansiyon ya da her şey dâhil konaklayanlar için yiyecek ve içecek bölümü şehir konaklama işletmelerine göre çok daha büyük bir öneme sahiptir.