Konaklama İşletmelerinde Muhasebe Uygulamaları Dersi 1. Ünite Özet

Konaklama İşletmeleri ve Muhasebe Gereksinimi

Konaklama İşletmesinin Tanımı ve Özellikleri

Konaklama işletmeleri, turizm alanında faaliyet gösteren seyahat, ulaştırma, tur organizasyonu, yiyecek içecek ve eğlence gibi çeşitli işletme türlerinden biridir. Konaklama işletmesi, seyahat edenlerin konaklama ve yeme-içme, spor, eğlence gibi gereksinimlerini karşılayan hizmet işletmesi türüdür. Konaklama işletmesinin ana işlevi, seyahat hâlindeki insanların geçici konaklama (geceleme) gereksinimini karşılamaktır. Bu tür işletmeler konaklama hizmeti yanında genellikle yeme-içme, eğlenme, spor ve kültür etkinliklerinde bulunma olanakları da sunmaktadır. Konaklama işletmeleri farklı açılardan tanımlanmakta ve değişik özelliklerine göre sınıflandırılmaktadır.

Konaklama İşletmelerinin Faaliyetleri ve Organizasyonu

Konaklama işletmesinde karşılaşılabilecek temel işlevler, konaklama ve yiyecek-içecek hizmet üretimidir. Bunun yanında genel işletme işlevleri olarak pazarlama, insan kaynakları, finansman ve muhasebe konaklama işletmelerinde de aynen yer almaktadır. Konaklama işletmesi faaliyetleri:

• Konaklama hizmetleri,
• Yiyecek-içecek hizmetleri,
• Teknik hizmetler,
• İdari ve genel hizmetlerdir.

Konaklama (oda ve kat) hizmetleri , konaklama işletmesinin sunduğu temel hizmet, dolaysıyla ana faaliyet konusunu oluşturan gelir kaynağı, oda satışlarıdır.

Yiyecek-içecek hizmetleri, konaklama işletmesinde çoğu zaman oda fiyatına dâhil olan kahvaltı ve bunun yanında gün boyu tesiste kalacaklar için sunulan öğün yemekleri veya ara içecekler ya da konuk için farklı lezzet seçenekleri sunan ücretli restoran hizmetlerini kapsamaktadır.

Teknik hizmetler , konaklama işletmesinde kullanılan bina, tesis, cihaz ve aletlerin bakımı, havuz bakımı, su temini, ısıtma, havalandırma, aydınlatma, atıkların temizlenmesi, çevre düzenlemesi gibi hizmetler bu grupta ele alınabilmektedir.

İdari ve genel hizmetler , her işletmenin sürdürülebilirliği bakımından gerekli olan yönetim, pazarlama, muhasebe, güvenlik vb. hizmetler olarak sayılabilmektedir.

Muhasebe Bilgi Sisteminin Genel Yapısı

Muhasebe, bilgi sistemi olarak, mali işlemlere ait verileri kanıtlanabilir şekilde toplayan, bunları kayıt, sınıflandırma, sıralama, hesaplama, özetleme, saklama, yeniden işleme ve çoğaltma gibi bilgi işleme eylemleriyle muhasebe bilgisine dönüştüren ve elde edilen bilgileri finansal bilgi kullanıcılara (karar alıcılara) ileten bir yapı olarak tanımlanmaktadır. Başka bir deyişle muhasebe, mali işlemleri kaydeden, sınıflandıran, özetleyen ve karar alıcılara raporlayan bilgi sistemidir.

Muhasebe Bilgi Sisteminin Unsurları

Farklı kaynaklarda farklı sınıflandırmalara rastlanmakla birlikte, muhasebe bilgi sisteminin unsurları şöyle sıralanabilir:

• Mali işlem verileri
• Donanım
• Yazılım
• İnsan
• Düzenlemeler
• Raporlar.

Muhasebenin Temel Kavramları

Muhasebenin kuramsal temelini oluşturan, uzun deneyimlerle elde edilmiş olan evrensel nitelikte genel geçerliliği bulunan, genel kabul görmüş ilkelerin ve standartların dayanağını oluşturan unsurlar olarak ele alınmaktadır. Bu temel kavramlar şunlardır:

• Sosyal sorumluluk
• Kişilik
• İşletmenin sürekliliği
• Dönemsellik
• Parayla ölçülme
• Maliyet esası
• Tarafsızlık ve belgelendirme
• Tutarlılık
• Tam açıklama
• İhtiyatlılık
• Önemlilik
• Özün önceliği.

Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri

Mali tabloları düzenleme ilkeleri adıyla yayımlanan muhasebe ilkeleri, bilançonun ve gelir tablosunun düzenlenmesinde esas alınacak sınıflandırmaları ve mali tabloların şeklini ana hatları ile belirlemektedir. Bu ilkeler şöyle sıralanmaktadır:

• Bilanço ilkeleri
  1. Varlıklara ilişkin ilkeler
  2. Yabancı kaynaklara ilişkin ilkeler
  3. Öz kaynaklara ilişkin ilkeler
• Gelir Tablosu İlkeleri
  1. Gelirler ile ilgili ilkeler
  2. Giderler ile ilgili ilkeler

Muhasebe ve Denetim Standartları

Muhasebe standartları uygulamadaki farklılıkları en aza indirmeyi amaçlayan oldukça ayrıntılı düzenlemelerdir. Muhasebe standartları da, kavram ve ilkeler gibi, meslek örgütleri bünyesinde uzmanların çalışmaları ile şekillenmektedir.

Yasal Düzenlemeler

Hukuk düzeni çerçevesinde mali ve ticari ilişkileri düzenleyen yasa, yönetmelik, tebliğ, genelge gibi mevzuatı oluşturmaktadır.

Yönergeler

İşletmede muhasebe uygulamalarının standartlaştırılmasını sağlayan en önemli araç genellikle “hesap planı ve açıklamaları” adıyla bilinen muhasebe yönergeleridir. Bu uygulama rehberinde, işletmede geçerli muhasebe politikaları, görev tanımları, iş ve bilgi akış düzeni, kayıt ve belge düzeni, hesap planı ve açıklamaları, veri tabanının oluşturulması, mali tabloların hazırlanması, yazışma kuralları gibi gerekli tüm açıklamalar bir sistematik içinde yer almaktadır.

Raporlar

Muhasebenin iki temel raporlama düzenine sahip olduğu söylenebilmektedir. Bunun birincisi işletmeyle ilgili bilgi kullanıcılara genel bilgi sunan finansal raporlamadır. İkinci raporlama ise işletme içi bilgi kullanıcılara, özellikle de işletme yöneticilerine yönelik olan raporlamadır.

Konaklama İşletmelerinde Muhasebe Süreci

Muhasebe Dönemi

Normal bir hesap döneminde işlemlerin 1 Ocak’ta başlatılıp 31 Aralık’ta bitirilmesi şeklinde, bir takvim yılana karşılık gelen bu süre, aynı zamanda muhasebe dönemi olarak adlandırılmaktadır. Dönem başı-açılış işlemleri kapsamında konaklama işletmesinin mali yapısının belirlenmesiyle işe başlanmaktadır.

İşletmenin sahip olduğu varlıklar ve bunların temin edildiği yeri gösteren kaynaklar tür ve tutar itibariyle tespit edilmektedir. Kuruluş envanteri adı verilen bu işlem ile temel muhasebe denklemi de denilen bilanço eşitliği elde edilmektedir. Bilanço eşitliği işletmenin varlıklarının toplam değeri ile kaynaklarının toplam değerinin aynı olmasıdır. Dönem başı işlemlerinin tamamlanmasıyla dönem içi işlemler başlamaktadır. Muhasebe dönemi boyunca işletmede gerçekleşen mali işlem ve olaylar belgelendirilmek suretiyle, önce yevmiyeye (günlük deftere) oradan da büyük deftere (defter-i kebir), muhasebe kayıt kurallarına uygun olarak işlenmektedir.

Dönem sonuna gelindiğinde genel geçici mizanda özetlenen ve hesap dönemi boyunca yapılmış olan kayıtların doruluğundan emin olmak için, kayıtlar bir kenara bırakılır ve işletmenin sahip olduğu varlıklarla bunların kaynakları, miktar ve tutar olarak tek tek tespit edilir. Dönem sonu envanter işlemleri adı verilen bu zorlu süreç sonunda, gerekli envanter kayıtları yapılarak muhasebe sisteminin mevcut durumu tam olarak göstermesi sağlanır. Son hesap durumu kesin mizan üzerinde bir kez daha görüldükten sonra, düzenlenen mali tablolarla muhasebe bilgisine ulaşılmaktadır.

Muhasebe Kayıt Süreci

Muhasebe bilgisi mali işlem verilerinin bilgi işleme sürecinden geçirilmesiyle elde edilmektedir. Mali işlem verileri, işletmenin varlık ve kaynaklarındaki değişmelere ait olgulardır.

Hesapların İşleyişi ve Hesap Planı

Hesap Kavramı

Hesap, işletmenin varlıklarında ve kaynaklarında dönem içindeki işlemler nedeniyle meydana gelen değişmelerin izlendiği çizelgedir. Başka bir deyişle hesap, mali işlemlerin kaydedildiği çizelgedir. Mali tabloların elde edilmesi bakımından hesaplar bilanço hesapları ve gelir tablosu hesapları olmak üzere iki ana gruba ayrılmaktadır. Bunlar;

• Bilanço Hesapları
  1. Varlık hesapları (Aktif hesaplar)
  2. Kaynak (borç ve öz kaynak) hesapları (Pasif hesaplar)
• Gelir Tablosu Hesapları
  1. Gelir hesapları
  2. Gider hesapları

Hesapların İşleyişi

Muhasebe kayıt sürecinde aktif hesaplar, pasif hesaplar, gelir hesapları ve gider hesapları bulunmaktadır.

Aktif hesaplar , varlıklardaki değişiklikleri izlemek için kullanılmaktadır. Varlıklarda artışlar için bu hesaplar borçlandırılır, azalışlar için alacaklandırılar. Varlık hesapları kalan verdiğinde, borç kalanı vermektedir.

Pasif hesaplar, borç ve öz sermaye unsurlarındaki değişikliklerin izlenmesi için kullanılmaktadır. Bu hesaplar, kaynaklardaki artışlar için alacaklandırılır, azalışlar için borçlandırılır. Kaynak hesapları kalan verdiklerinde alacak kalanı vermektedir.

Gelir hesapları , dönem içinde sermayede artışa neden olan işlemler için kullanılmaktadır. Gelirlerdeki artışlar için alacaklandırılır. Hesap dönemi sonunda gelir hesaplarının alacak kalanları, Dönem Kârı veya Zararı Hesabına devredilerek kapatılmaktadır.

Gider hesapları, dönem içinde sermayede azalışa neden olan işlemler için kullanılmaktadır. Giderlerdeki artışlar için borçlandırılır. Hesap dönemi sonunda gider hesaplarının borç kalanları, Dönem Kârı veya Zararı Hesabına devredilerek kapatılmaktadır.

Hesap Planı

Hesap planı, işletmede kullanılacak tüm hesapların gruplandırılmış ve kodlanmış listesi olarak tanımlanmaktadır. Hesap planı, Tekdüzen Hesap Planı şemsiyesi altında, ana hesaplara bağlı açılan yardımcı hesaplar ve gerekli görülen özellikli hesaplar ile birlikte her bir hesabın nasıl kullanılacağını belirten açıklamalardan oluşmaktadır. Tekdüzen Hesap Planı, bilanço ve gelir tablosu çerçevesini belirleyen hesap sınıflarından ve ana hesaplardan oluşmaktadır.

Hesap Sınıfları:

1. Dönen varlıklar
2. Duran varlıklar
3. Kısa vadeli yabancı kaynaklar
4. Uzun vadeli yabancı kaynaklar
5. Öz kaynaklar
6. Gelir tablosu hesapları
7. Maliyet hesapları
8. (Serbest)
9. Nazım hesaplar

Konaklama İşletmelerinde Özellikli Hesaplar ve Hesap Planı Örneği

Konaklama işletmelerinin muhasebesine özellik katan durum odalar, yiyecek-içecek hizmetleri gibi farklı gelir departmanlarının bulunması ve bu bölümlerin işletmenin toplam kârına olan katkı payının saptanmaya çalışılması olarak ele alınmaktadır.

Gelirlerin İzlenmesi İçin Kullanılan Hesaplar

Tekdüzen Hesap Planı kapsamında 6 kodlu hesap grubunda gelir ve gider hesapları, gelir tablosunu kolayca elde edecek şekilde sıralanmıştır. Konaklama işletmelerinde ana faaliyet gelirleri, diğer işletmelerde olduğu gibi “600 Yurtiçi Satışlar” ve “601 Yurtdışı Satışlar” hesaplarında izlenmektedir.

Hizmet Üretim Maliyeti ve Dönem Giderlerinin Muhasebeleştirilmesi

Tekdüzen Hesap Planı kapsamında “mal ve hizmetlerin planlanan biçim ve niteliğe getirilmesi için yapılan giderlerin toplandığı ve maliyet unsurlarına dönüştürülerek izlendiği maliyet hesapları” bulunmaktadır. Maliyet hesaplarının 7/A kodunu alan birinci grubunda giderler, işletme işlevlerine (fonksiyon esasına) göre sınıflandırılmıştır. 7/B kodunu taşıyan ikinci grupta ise giderler, çeşit (tür) esasına göre sınıflandırılmıştır. Hazine ve Maliye Bakanlığınca her yıl belirlenen net satış ve net aktif büyüklüklerine göre işletmelerin 7/A hesap grubunu uygulama zorunluluk sınırları belirlenmektedir. Küçük işletmeler ise 7/B hesap grubunu uygulayabilmektedir.

7/A hesap grubunda, işletme maliyetini ve bazı dönem giderlerini oluşturacak gider kalemleri, maliyet hesapları adı altında kodlanmaktadır.

7/B hesap grubunda işletme maliyetini ve bazı dönem giderlerini oluşturacak giderler, çeşit esasına göre belirlenmektedir.

Giderlerin Gerçekleştiği Yere ve Gider Çeşitlerine Göre İzlenmesi

Konaklama işletmesi gider yerlerinde (odalar, mutfak, çamaşırhane vb.) gerçekleşen giderlerin, maliyet objeleri (faaliyet, bölüm, personel, müşteri vs.) araçlığıyla ayrıntılı şekilde izlenmesi ve sorumluluk düzeylerine göre maliyet analizlerinin yapılması sağlanır. Gider yeri, mamul ve hizmet üretim faaliyetinin gerçekleştiği ve maliyetlerin oluştuğu birimlerdir.

Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde belirtilen gider yerleri aşağıda verilmiştir.

Gider Yerleri (10’dan 99’a kadar kodlanabilir):

• Esas üretim gider yerleri
• Yardımcı üretim gider yerleri
• Yardımcı hizmet gider yerleri
• Yatırım gider yerleri
• Üretim yerleri yönetimi gider yerleri
• Araştırma ve geliştirme gider yerleri
• Pazarlama, satış ve dağıtım gider yerleri
• Genel yönetim gider yerleri
• Finansman gider yerleri