Muhasebede Bilgi Yönetimi Dersi 8. Ünite Özet

Giriş

Muhasebe bilgi sistemi; amaca uygun bir şekilde girdilerle çıktı üreten, birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan sistemdir. Rekabetçi iş çevresinde bilgi ihtiyacı giderek artmasıyla uygulanan yazılımlar yetersiz kalmış ve bu nedenle iş çevresi tam entegrasyonu hedef almıştır.

Sistem geliştirme çalışmalarının yürütülmesi; sistem geliştirme çabaları, sonuç ve çözüm odaklı projeler kapsamında yürütülmektedir.

Sistem gelişme çalışmalarının başlatılması; sistem geliştirme çalışmalarının başlatılma süreci, bu sürece karar verme noktasında bulunan üst yönetimi başlatır.

Muhasebe Bilgi Sistemi Geliştirme İlkeleri

Bu ilkeler amaca ulaşma da dikkate alınması gereken ilkelerdir. Bu ilkeler zaman içerisinde gelişme yaşamış ve son halini almıştır:

1. Maliyet İlkesi
2. Raporlama İlkesi
3. İnsan Faktörü Etkisi
4. Organizasyon İlkesi
5. Güvenilir Olma İlkesi
6. Bağımlılık ve Esneklik İlkesi
7. Bilgi İşleme İlkesi

Maliyet ilkesi: Bilginin elde edilmesi için katlanılan fedakarlık ile bilgi yararı arasında tutarlılık olması gerekir. Maliyet, sistem tasarımında hesaplanırken; sistem tasarımı sonrasında kestirilemeyen durumlarda da ortaya çıkabilir.

Raporlama ilkesi: Rapor da amaç gerçekleşen mali olayları izlemektir. Bu rapor üçüncü şahıslar tarafından açık ve net anlaşılabilir olmalıdır. Muhasebe bilgi sistemi, hem işletme içi hem de işletme dışı olarak karşımıza çıkabilir.

İnsan faktörü etkisi: Verimli bir çalışma için sistemin insan faktörü tarafından benimsenmesi gerekir. Bu neden muhasebe bilgi sistemi insan faktörü dikkate alınarak geliştirilmelidir.

Organizasyon ilkesi: Muhasebe bilgi sistemi, sınırları, yetkileri ve sorumlulukları belli olan organizasyon içerisinde daha etkili olmaktadır.

Güvenilir olma ilkesi: Raporlama da güvenliğin sağlanması için önemli hususlar vardır. Bunlar;

• Etkin etik kuralları oluşturup, uygulamalar düzenli olarak izlenmelidir.
• Şirket yöneticileri finansal yönetim ve kontrolün etkinliğine daha fazla önem vermelilerdir.
• Finansal bilgilerin yanıltıcı olmasına neden olan durumlar kaldırılmalıdır.
• Yönetim kurulu denetimi arttırmalıdır.
• Denetim kalite kontrol sürecine önem verilmelidir.
• Denetçi daha fazla önem verilen unsur olmalıdır.
• Denetim standartları ve düzenlemeleri güçlendirilmelidir.

Bağımlılık ve esneklik ilkesi: Muhasebe bilgi sistemi, işletmenin gelişmesini ve bağlı sistemler arasında uyumu sağlayacak bilgiler sağlamalıdır.

Bilgi işleme ilkesi: Muhasebe bilgi sistemi, bilgilerin düzenlenip, sınıflandırılıp işlevleri yerine getirecek bilgiler sağlamalıdır.

Muhasebe Bilgi Sistemi Geliştirme Süreci

Muhasebe bilimi, karar vericilere gerekli bilgiyi en kısa ve en doğru şekilde vermeyi amaçlar. Çalışanların, çok iyi muhasebe bilmenin yanı sıra sistem geliştirme hakkında da yeterli bilgiye sahip olmaları gerekir.

Sistem Geliştirme Yaşam Döngüsü

Organizasyonlar değiştikçe yöneticiler yeni kararlar almak durumunda kalmaktadır. Bu da bilgi ihtiyacını arttırmaktadır. Bu nedenle birçok muhasebe sistemi sistem geliştirme yaşam döngüsü modelini temel almaktadır. Burada döngü, yöneticinin sistemin aksayan yönlerini bulmasıyla başlar ve çözüm olarak yeni bir aksaklık çıkana kadar yeni bir sistem oluşturulur. Sistem geliştirme yaşam döngüsünün unsurları, sistem planlaması, analizi, tasarımı, uygulaması ve operasyonu’ dur. İlk dört unsurun uygulaması birkaç aydan bir yıla kadar sürerken, son unsurun uygulaması on yıllarca sürmektedir.

Sistem Planlaması

Sistem planlamasının amacı hemen veya gelecekte ele alınması gereken problem alanlarının tespitidir. Genel bir plan;

• Kaynaklar, ihtiyaçların en büyük olduğu alt sistemlere hedeflenecektir,
• Kopyalama ve heba edilmiş çaba minimize edilerek verimlilik amaçlanacaktır,
• Sistem geliştirme çalışmaları, organizasyonun kapsamlı stratejik planı ile tutarlı olacaktır.

hedefleri sağlamayı amaçlamalıdır. Sistem planı yedi aşama içerir:

1. Üst yönetimde tartışma ve planlama
2. Sistem planlama kurulu oluşturma,
3. Kapsamlı bir şekilde amaçları ve sınırları belirleme,
4. Stratejik bilgi sistem planı geliştirme,
5. Organizasyon içinde sistem gelişimi için özel alanları tanımlama ve öncelikleri belirleme,
6. Verilen alt sistem için analiz ve ön tasarım olarak hizmet verecek sistem önerisi oluşturma,
7. Analiz ve ön tasarım amaçları için çalışanlardan bir takım oluşturulmalıdır.

Sistem Analizi

Sistem analizinin birincil amacı, sistemin bilgi gereksinimlerini tanımlamak için sistemi ve sorunları anlayıp, gelecekteki sistem çalışması için öncelikleri oluşturmaktır. Sistem analizinin başlatılma nedenleri; mevcut sistemin istenildiği gibi çalışmaması, yeni bir bilgiye ihtiyaç duyulması ve son olarak bazı organizasyonların yeni bir teknolojinin avantajını elde etmek istemeleridir.

Sistem Analizinin Aşamaları

Aşama 1: Mevcut Sistemi İnceleme

Aşağıda verilen dört amaç doğrultusunda sistemin zayıf ve kuvvetli yönleri belirlenebilir;

1. Sistemin operasyonel yönlerinin temel anlayışını kazanma,
2. Sistem kullanıcıları ile işleyen bir ilişki kurma,
3. Sistem tasarımı geliştirmede faydalı olan bilgileri toplama,
4. Sonraki tasarım çalışmasında odaklanma gerektiren spesifik problemleri tanımlamadır.

Aşama 2: Bilgi İhtiyaçlarını Belirleme

Bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesinin yanında kararların belirlenmesi de önemlidir. Bunları belirlemek için bazı sistematik teknikler kullanılır;

• Yöneticinin birinci iş sorumluluklarını belirleme,
• Yöneticinin değerlendirildiği araçları belirleme,
• Yöneticinin karşılaştığı büyük problemlerden bazılarını belirleme,
• Yöneticinin değerlendirdiği kişisel çıktı araçlarını belirlemedir.

Aşama 3: Sistem Gereksinimlerini Belirleme

Girdi ve çıktılara göre gereksinimlerin belirlenmesi, sistem analizinin üçüncü aşamasını oluşturur.

Aşama 4: Sistem Analiz Raporunun Geliştirilmesi

Sistem analizinin son derece önemli çıktısı rapordur. Sistem analizi raporu aşağıdaki bazı anahtar unsurları içermelidir.

• Analiz projesinin amacının ve faaliyet alanının bir özeti,
• Çalışılan spesifik alt sistemdeki problemin bir tarifi
• Alınan kararların ve bunların spesifik bilgi gereksinimlerinin bir özeti,
• Sistem performans gereksinimlerinin tanımlanması,
• Proje için etraflı maliyet bütçesi ve zaman çizelgesi,
• Yeni sistemler tasarlamak ve mevcut sistemleri geliştirmek için öneriler,
• Çalışılan alt sistem için önerilerdir.

Sistem Tasarımı

Sistem tasarımcısı muhasebeciler, bilgisayar programcıları tarafından kullanılabilecek bir şablon hazırlar tıp kı bir mimar gibi. Sistem geliştirme sürecinde tasarımı ön tasarım ve ayrıntılı tasarım olarak ayırmamız mümkündür. Ön tasarım, sistemi genel hatlarıyla inceleyip geliştirilmesi düşünülen unsurları belirlerken; ayrıntılı tasarım, alt sistemlerin planlanması ve geliştirilmesiyle ilgilenir.

Sistem Tasarımında Basamaklar: Sistem tasarımı genelden özele doğru ilerler ve tasarım alternatiflerini değerlendirilmesi, tasarım özelliklerinin hazırlanması ve sunulması basamaklarından oluşur.

Tasarım Alternatiflerini Değerlendirme: Bir problemi mükemmel bir şekilde çözen tek bir çözüm yoktur. Bu yüzden sistem tasarımının önemli bir yönü de ana tasarım alternatiflerinin belirlenmesi ve değerlendirilmesidir

Tasarım Özellikleri Hazırlama: Tasarımcı için birinci kural çıktıdan girdiye doğru çalışma yapmasıdır. Tasarımın her bir aşamasında özel değerlendirmeler yapılmalıdır. İşlem aşaması için yapılacak hesaplamalar ve operasyonların uygun sırası tanımlanmalıdır. Son olarak ise girdi tanımlama da kesin girdi formatları, girdi araçları ve işlem hacmi değerlendirilmelidir.

Sistem Tasarım Özelliklerini Sunma: Tamamlanmış tasarım özellikleri, teklif formu almalıdır. Proje büyükse teklif onaylanmadan üst yönetim tekrar gözden geçirmeli, pahalı olmayan teklifler ise bölüm müdürü tarafından onaylanabilir. Teklifler gerekli her şeyi içermelidir.

Sistemin Uygulanması

Sistem uygulaması aslında sistem tasarımıdır. Eğer sistem tasarımı düzgün bir şekilde yapılmışsa uygulamanın düzenli ilerlemesi gerekir fakat uygulama aşamasındaki olası tüm problemleri önceden bilmekte imkânsızdır. Uygulama üç ana basamakta gerçekleşir.

1. plan ve kontrolleri kurma,
2. aktiviteleri planlandığı gibi yerine getirme,
3. yeni sistemi deneme ve değerlendirme.

Uygulama İçin Planları ve Kontrolleri Oluşturma:
Uygulama projesini yeterli bir biçimde yönetmek için özel planlar vardır ve bu planlar üç ana bileşeni kapsamaktadır:

1. projenin çeşitli aşamalara bölünmesi,
2. her bir aşamaya uygun spesifik bütçe belirlenmesi,
3. her bir proje aşamasına uygun spesifik zaman çizelgesi oluşturulması.

Uygulama Aktivitelerini Yerine Getirme: Uygulama planını yerine getirirken belli başlı önlemlerin alınması gerekir. Bunlar, personel seçimi ve eğitimi, yeni bilgisayar ekipmanı kurulumu, detaylı sistem tasarımı, bilgisayar programları yazılımı ve test edilmesi, sistem testi gibi sıralanabilir. Her birini şu şekilde açıklayalım.

Çalışanların Eğitimi: Personel alımı yapılmalı ve personel yeni form, rapor ve prosedürlere göre eğitilmelidir.

Yeni Bilgisayar Donanımı Edinme ve Kurma: Donanım kurulumu bazen önemli bir görev olabildiği için mühendisler ve diğer kişiler tarafından yardım gerektirebilir.

Yeni Sistemin Dokümantasyonu: Dokümantasyon önemli bir adım olmasına rağmen sıklıkla unutulmaktadır. İyi bir dokümantasyon; (1) yeni çalışanların eğitimini, (2) programcılara ve analistlere yararlı bilgi sağlamayı, (3) yetkililere iç kontrol değerlendirmelerinde yararlı bilgi sağlamayı, (4) sistemin tasarım özellikleriyle bir araya gelmesine destek olmayı içeren kapsamlı amaçlara hizmet eder.

Dosya Dönüştürme: Manuel olarak muhafaza edilen bilgiler, bilgisayar ortamına dönüştürülmelidir.

Test İşlemleri: Sistem testine yönelik üç yaklaşım vardır. Doğrudan yaklaşım, sabit bir noktada eski sistemden yeni sisteme geçiştir. Paralel operasyon, eski ve yeni sistemin eş zamanlı yürütülmesidir. Modüler yaklaşım, sistemin safhalara ayrılmasıdır.

Yeni Sistemi Deneme Ve Değerlendirme: Sistemin çalışır duruma gelmeden önce işlev görüp görmeyeceğinin denenmesidir. Değerlendirmedeki amaç ise sistemin amaçlarına ulaşıp ulaşmadığını görmektir.

Sistem Operasyonu ve Kontrolü

Sistemin aktif olarak kullanıldığı ve fayda sağlandığı aşamadır. Sistemin düzgün bir şekilde devam edebilmesi için kontrollerinin sürekli yapılması gerekir. Bu kontrol de aksaklıkların tespiti ve müdahalesi esastır. Düzeltilemeyen sorunlar da ise yaşam döngüsü çerçevesinde operasyon iptal edilip, sistem tekrardan geliştirilir.

Sistem Değerlendirmesi ve Seçimi

Seçim süreci iki basamaktan oluşur:

• Detaylı bir fizibilite çalışması hazırlamak
• Fayda-Maliyet analizi gerçekleştirmektir.

Detaylı Bir Fizibilite Çalışması Hazırlamak: Değerlendiricilerin dikkate alması gereken fizibilite faktörleri aşağıda sıralanmıştır.

Teknik Fizibilite: Risk faktörlerine göre teknoloji seviyesinin ölçülmesi gerekir.

Yasal Fizibilite: Değerlendiriciler, sistemin gizlilik haklarına ilişkin yasaları ihlal etmemesine dikkat etmelilerdir.

Operasyonel Fizibilite: deneyimli, çalışan kullanıcıların elde edilmesi için anahtar kavram tasarımının operasyonel fizibilite edilmesidir.

Zamanlama Fizibilitesi: sistemin programlanan süre içerisinde tamamlanma olasılığı en iyi durumda değerlendirirler.

Ekonomik Fizibilite: Fayda-maliyet analizinin uygulanması için önceliğe sahip bir adımdır.

Fayda-Maliyet Analizi Gerçekleştirme

Maliyetlerin Belirlenmesi: Maliyetler tek seferlik ve devam eden olarak ikiye ayrılır. Tek seferlik maliyet, sistemi geliştirmeye katkı sağlayacak yenilik içerirken; devam eden maliyetler, ise sistem içerisinde devamlı devam eden bakım maliyetlerini içerir.

Tek Seferlik Maliyet

• Donanım edinimi: Satıcıdan elde edilen donanım edinim maliyetleridir.
• Altyapı hazırlığı: Rakamın satıcıdan temin edildiği yapısal değişiklikler ile ilgili maliyetlerdir.
• Yazılım edinimi: Bedeli satıcıdan alınan sistem için gerekli yazılım, işletim sistemleri almak için gerekli maliyetlerdir.
• Sistem dizaynı: Sistem gerçekleştirilmesindeki planlama, analiz, tasarım aşamalarındaki maliyetlerdir.
• Programlama ve test etme: Programın geliştirilmesinde ve yeni programın yapımında gerekli olan personel saatlerinin tahmin edilmesine dayanan maliyettir.
• Bilgi dönüşümü: Maliyet bilginin başka bir yere transferi sırasında artar. Bu nedenle dönüşüm ve dosyanın büyüklüğü maliyetteki esas kriterdir.
• Eğitim: Sistem kullanıcıların eğitimi esnasındaki maliyettir.

Devam Eden Maliyetler

• Donanım bakımı: Bilgisayarın geliştirilmesindeki bakım maliyetini kapsar.
• Yazılım bakımı: Sisteme yapılan bakım maliyetleridir.
• Sigorta: Sistem bozulması, yangın gibi durumlardaki sigorta güvencesidir.
• Tedarikler: Ofis malzemeleri gibi rutin tüketimleri kapsar.
• Personel Maliyetleri: çalışanların maaş ve ücret ödemeleridir.

Faydaların Belirlenmesi: Maddi ve maddi olmayan faydalar olarak ikiye ayrılır.

Maddi Faydalar: Finansal terimle ifade edilen maddi faydalar, gelir arttıranlar ve maliyeti düşürenler olarak ikiye ayrılır.

• Gelir arttıranlar: Var olan pazardaki satışın arttırılması ve yeni pazarlara genişleme.
• Maliyeti düşürenler: İş gücünde azalma, işletim maliyetinde azalma, envanterlerin düşürülmesi ve azaltılmış bakım maliyetleri.

Maddi Olmayan Faydalar: Maddi olmayan faydalar kolayca ölçülemez ve sayılamazlar. Maddi olmayan başlıca faydalar; arttırılmış müşteri memnuniyeti, arttırılmış çalışan memnuniyeti, daha sağlam bilgi edinimi, karar mekanizmasının gelişmesi, daha hızlı cevap ve etkili işlemler olarak sıralanabilir.

Fayda Maliyet Kıyaslaması: Net bugünkü değer ve geri ödeme yöntemleri en yaygın iki yöntemdir.

Net Bugünkü Değer Yöntemi: Projelerin karşılaştırılmasında net bugünkü değer yöntemi ile elde edilen en iyi sonuç dikkate alınır. İki projenin fayda ve maliyet değerleri karşılaştırılır.

Geri Ödeme Yöntemi: Toplam fayda ile toplam maliyetin, maliyet eğrisi ile fayda eğrisinin kesiştiği nokta olan geri ödeme noktasının belirlenmesi ile uygulanır.

Sistem Seçim Raporunun Hazırlanması: Hangi sistemin seçileceği bu rapor doğrultusunda belirlenir. Raporun hazırlanmasında göz önünde bulundurulması gereken noktalar, detaylı bir fizibilite çalışması, fayda-maliyet analizi ve alternatif tasarımların faydalarının açıklanması.