Muhasebede Bilgi Yönetimi Dersi 4. Ünite Özet

İş Süreçleri

İş süreci, birtakım girdileri arzu edilen niteliklerdeki çıktılara dönüştürürken gerçekleştirilen faaliyetler dizisi olarak tanımlanır. Bu doğrultuda, işletmenin kâr amacını gerçekleştirmek için üretim, araştırma-geliştirme, pazarlama, muhasebe, finansman,insan kaynakları gibi fonksiyonları aracılığıyla belli amaçlara dönük gerçekleştirdiği faaliyetler iş süreci olarak adlandırılır.

İşletmelerdeki faaliyetler dizisi veya iş süreçleri finansal nitelikli işlemlerden veya finansal nitelikli olmayan işlemlerden oluşur. Finansal nitelikli işlemler işletmenin varlıkları ve/veya kaynaklarında değişime yol açan ve parayla ifade edilen işlemlerdir.Finansal nitelikli olmayan işlemler işletmenin varlıkları ve/veya kaynaklarında değişime yol açmayan ve parayla ifade edilemeyen işlemlerdir. Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS), işletme hakkında karar verme durumunda olan iç ve dış kullanıcıların ihtiyaç duyduğu muhasebe bilgilerini sağlamak amacıyla uyumlu bir biçimde bir araya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bütündür. Muhasebe bilgileri işletmeye ait, finansal olan veya finansal olmayan ancak işletmenin finansal bilgilerini etkileyen, işlemlere ilişkin verilerden elde edilir. MBS, İşlem Süreçleme Sistemi (İSS), Büyük Defter Sistemi (BDS)/ Finansal Raporlama Sistemi (FRS) ve Yönetim Raporlama Sistemi (YRS) isimli üç alt sistemden oluşur.

MBS’nin bir alt sistemi olan İSS, iş süreçleri üzerine odaklanarak, bu süreçlerde ortaya çıkan verilerden karar vericiler için bilgi üretilmesine aracılık eder. . İşlem süreçleme sistemi (İSS), üç iş süreç grubundan oluşmuştur.

• Harcama Süreçleri Grubu: Satın alma süreci, ödeme süreci, insan kaynakları süreci, maddi duran varlıklar süreci.
• Dönüştürme Süreçleri Grubu: Maliyet muhasebesi süreci ve üretim süreci.
• Hasılat Süreçleri Grubu: Satış süreci ve satış iadeleri süreci.

Harcama süreçlerinde gerçekleştirilen işlemler; Harcama, işletmede herhangi bir sebeple ortaya çıkan nakit kullanımları, varlık devirleri veya borçlanmalara verilen genel isimdir. Harcama süreçleri; satın alma, ödeme, insan kaynakları ve maddi duran varlıklar olmak üzere dört süreçten oluşur.

Satın alma sürecinde gerçekleştirilen işlemler; İşletmelerde satın alma süreci dendiğinde kastedilen, işletmenin stoklarının satın alınmasıdır. Stok, işletmenin satmak, üretimde veya işletme faaliyetlerinde kullanmak amacıyla edindiği fiziksel varlık kalemlerinin bütününe verilen isimdir. İşletmeler için dört tür stok söz konusudur: Ham madde, yarı mamul, mamul ve ticari mal. Satın alma süreci, stok ihtiyacının belirlenmesi ve satın alma siparişinin verilmesi ile stoğun teslim alınması aşamalarından oluşur.

Stok ihtiyacının belirlenmesi ve satın alma siparişinin Verilmesi; Gerek üretim işletmelerinde gerekse ticaret işletmelerinde “Stok Kontrol Birimi” ham madde, yarı mamul, mamul veya ticari mal stoklarından miktarı önceden belirlenmiş kritik seviyeye inenler için veya ilk kez alınacak stoklar için (her stok için ayrı ayrı)“Satın Alma Talep Formu” hazırlayarak “Satın Alma Birimi”ne yollar. Bundan sonra Satın alma birimi tüm talepleri toplar ve değerlendirir, satıcı belirlenir ve satıcıve satıcılardan ilgili stok ile ilgili teklif alınır. Alınan teklifler değerlendirilerek sipariş formu hazırlanır.

Stokların teslim alınması; Ödeme gerçekleşmeden de herhangi bir muhasebe işlemi yapılmaz. Verilen sipariş işletmeye geldiğinde ya satın alma birimi içerisinde ya da bağımsız şekilde oluşturulan teslim alma birimi tarafından teslim alınır. Teslim alma birimi kendilerine verilen talimat doğrultusunda sipariş edilen stoklarda herhangi bir sorun varsa teslim almama yoluna gidebilir. Bu birim, teslim alma esnasında “Teslim Alma Tutanağı” doldurur.

Ödeme sürecinde gerçekleştirilen işlemler; Ödeme süreci satın alma işleminden kaynaklanan yükümlülüklerden doğan ödemelerin gerçekleştirildiği ve temel amacı ödemelerin doğru kişi/kuruluşlara, zamanında ve tam olarak yapılmasını sağlamak olan süreçtir. Ödeme sürecini genellikle muhasebe birimi içerisinde yer alan “Kasa Görevlileri” yürütür. Kasa görevlileri her gün temel olarak aşağıda sıralan işlemleri gerçekleştirir:

• faturası işletmeye ulaşan ve bedeli o gün veya birkaç gün içerisinde ödenecek alımların tespit edilmesi,
• ödemeler için ihtiyaç duyulacak nakdin nereden temin edileceğini belirlenmesi,
• ödemenin ne şekilde yapılacağının belirlenmesi,
• ödemenin yapılması

Vadesi dolan borçların vadesinde ödenmesi ve peşin alımlardan kaynaklanan ödemelerin geciktirilmeden en kısa sürede yapılması işletme için, hem işletme itibarı nın korunması hem ticari ilişkilerin muhafaza edilmesi hem de olası maddi ve yasal yaptırımlarla karşılaşılmaması için büyük önem taşır.

İnsan kaynakları sürecinde gerçekleştirilen işlemler; İşletmelerin insan kaynakları bölümü işletmede ihtiyaç duyulan insan gücünün bulunması, eğitimi, özlük haklarının takibi, çalışanlarla ilgili yasal düzenlemelere uyumun sağlanması ve emeklilik, işten çıkarma gibi nedenlerle işletmeyle ilişkilerinin kesilmesi işlemleri ile ilgilenir. İnsan kaynakları sürecinde temel amaç çalışanlara gördükleri işler karşılığında yapılacak ödemelere ilişkin işlemlerin hatasız ve zamanında gerçekleştirilmesidir. Üretim işletmelerinde çalışanlar genel olarak mavi yakalı ve beyaz yakalı olarak adlandırılır. Mavi yakalı olarak adlandırılanlar üretim işlerinde çalışan işçi personel, beyaz yakalı olarak adlandırılanlar ise büro işlerinde çalışan memur/idari personeldir. İşletmelerde çalışanların ücretlendirilmesi mavi yakalı ve beyaz yakalı olarak adlandırılan çalışanlarda farklı kriterler baz alınarak yapılmaktadır.

İnsan kaynakları sürecinde bordro bölümü veya tahakkuk bölümü hangi personelin ücretinin hangi kritere göre hesaplanacağını belirledikten sonra hesaplamaya ilişkin dokümanları ilgili birimlerden talep eder. Üretim bölümü bir yandan çalışanın hak ettiği ücreti hesaplamak, bir yandan da her bir ürün için direkt işçilik maliyetini tespit etmek için çeşitli araçlar kullanır. Bunlar içerisinde “puantaj çizelgeleri” ve “zaman kartları” en yaygın kullanılan araçlardır.

Çalışanlara ilişkin bilgilerin ilgili bölümlerden elde edilmesinden sonra bordro/ tahakkuk bölümü çalışana ödenecek ücreti hesaplar ve herhangi bir çalışana ödenecek ücret ve maaşa ilişkin bilgilerle “bordro” düzenlenir. Bordro düzenlendikten sonra ödemeler daha önceden belirlenen biçimde ve tarihte yerine getirilir.

Maddi duran varlıklar sürecinde gerçekleştirilen işlemler; Maddi duran varlıklar (MDV) bir yıldan daha uzun süre işletme faaliyetlerinde kullanılmak için edinilmiş fiziki yapısı olan varlıkların geneline verilen isimdir. MDV sürecinde amaç işletmenin MDV’lerinin satın alım, muhafaza, değerleme ve elden çıkarım işlemlerinin yönetimidir. MDV süreci ile satın alma süreci birbirlerine benzese de aralarında iki temel fark bulunmaktadır.Bu farklar alım karının verilmesi düzeyi ikincisi ise alım sıklıklarıdır. MDV’lerin alımı için yönetici onayı gerekmektedir. MDV sürecinde yapılan işlemler dört aşamada ele alınır: Maddi duran varlığın satın alınması, muhafazası, değerlemesi ve elden çıkarımı.

Maddi duran varlıkların satın alınması; MDV süreci, MDV’yi kullanan/kullanacak bölüm yöneticisinin yeni MDV alınması veya mevcut bir MDV’nin yenilenmesinin gerektiğini tespit etmesiyle başlar.

Alım için onay alınır, onay alındıktan sonra uygun satıcı belirlenir. Satın alma bölümü potansiyel satıcıları belirledikten sonra satıcılarla irtibata geçerek her birinden teklif alır. Alınan teklifler değerlendirilerek talep edilen MDV için satıcıya satın alma “siparişi formu” doldurularak verilir.

MDV satın alınması ile stok alımı arasında iki temel fark vardır. Bu farklardan birincisi, Alınan MDV doğrudan ilgili birime gönderilir, ikincisi, MDV’nin kaydının stok kontrol biriminde değil varsa MDV kontrol birimi yoksa muhasebe biriminde tutulmasıdır.

Maddi duran varlıkların muhafaza edilmesi; MDV’lerin muhafaza edilmesi başlıca iki yolla gerçekleştirilir: MDV’lerin emniyete alınması ve MDV’lerin normal bir biçimde işlevini görmesinin sağlanması.

MDV’lerin emniyete alınması, çalınma, zarar görme, kaybolma gibi durumları engelleyecek tedbirlerin alınmasıdır. MDV’lerin normal bir biçimde işlevini görmesinin sağlanması, ilgili varlık için belli şartların oluşturulması ve belirli aralıklarla bakım/onarımının yapılmasıdır.

Maddi duran varlıkların değerlemesinin yapılması; Muhasebede değerleme, bir varlığın değerinin para birimi üzerinden ifadesidir.

İşletme MDV’leri ilk edindiğinde, maliyet değeri onun güncel değeridir. Ancak zaman içerisinde çeşitli nedenlerle MDV’nin güncel değeri maliyet değerinin altına iner veya maliyet değerinin üzerine çıkar.

MDV’nin değerinin kullanımından dolayı maliyetinin ne kadar altına düştüğünün belirlenmesi işlemi amortisman olarak adlandırılır. Ülkemizde işletmeler vergi düzenlemelerine uygun muhasebe bilgisi ürettiklerinde normal (doğrusal) amortisman ve azalan kalanlar üzerinden amortisman yöntemi olarak adlandırılan iki amortisman yönteminden birini kullanır.

MDV’lerin değerlemesi yapılırken söz konusu MDV’nin değerinde ortaya çıkan artışların da belirlenmesi gerekir. MDV’nin değerinde ortaya çıkan artışlar değer arttırıcı ve/veya ekonomik ömrü uzatıcı harcamalar sonucu ortaya çıkar.

Maddi duran varlıkların elden çıkarılması; İşletmenin MDV’lerini elden çıkarması söz konusu varlığın mevcudiyetinin resmî muhasebe kayıtlarından usulüne uygun biçimde ortadan kaldırılması demektir.

Bir MDV’nin elden çıkarılma süreci o varlığın kullanıldığı birimin yöneticisinin bu yöndeki talebi üzerine başlar. Elden çıkarma talebi gerekli onayı aldıktan sonra elden çıkarma seçenekleri belirlenir. Varlığın satılması, bağışlanması, depoya alınması veya çöpe atılması gibi seçeneklerden hangisine karar verildiyse ona uygun şekilde elden çıkarma işlemi gerçekleştirilir.

Harcama süreçlerinde muhasebe bilgi sistemini ilgilendiren işlemler; Harcama süreçlerinde ortaya çıkan finansal nitelikli olmayan işlemler için yasalar göre muhasebe bilgi sisteminin (MBS) gerçekleştireceği herhangi bir zorunlu işlem bulunmamaktadır. Ancak işletmenin MBS, verilecek kararların isabet derecesini yükseltmek için finansal nitelikli olmayan işlemlerden elde ettiği veri ve bilgileri muhafaza eder ve gerektiğinde ilgililerin kullanımına sunar.

Harcama süreçlerinde ortaya çıkan finansal nitelikli işlemler için yasalar göre muhasebe bilgi sisteminin (MBS) belirtilen şekilde muhasebeleştirilmesi zorunludur. Harcama sürecinde ortaya çıkan muhasebe işlemleri kronolojik bir biçimde, kullanılan resmi belgelere dayalı olarak sırasıyla, muhasebe fişleri, yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defterlere kaydedilir ve bu defterlere kaydedilen veriler belirli aralıklarla bilanço, gelir tablosu gibi mali tablolar olarak muhasebe bilgisine dönüştürülür.

Harcama sürecinde hangi işlem karşısında hangi hesaba kayıt yapılacağı aşağıda sıralanmıştır.

Satın Alma ve Ödeme

• Alınan stoklar için bilanço hesaplarından ilgili varlık hesaplarına borç kaydı;
• Alınan varlıklara yapılan ödemeler için bilanço hesaplarından ilgili varlık ve kaynak hesaplarına alacak kaydı.

İnsan Kaynakları

• Çalışanlara yapılacak/yapılan ödemeler ve kesintilere bağlı olarak gelir tablosu hesaplarından ilgili gider ve maliyet hesaplarına borç kaydı;
• Bilanço hesaplarından ilgili varlık ve/veya kaynak hesaplarına alacak kaydı.

Maddi Duran Varlıklar

• Alınan MDV’ler veya bir MDV’ye değeri arttırıcı, ekonomik ömür uzatıcı yapılan harcama için bilanço hesaplarından ilgili varlık hesaplarına borç kaydı.
• Alınan varlıklara yapılan ödemeler için bilanço hesaplarından ilgili varlık ve kaynak hesaplarına alacak kaydı.
• MDV’lerin amortismanı için ilgili maliyet ve gider hesaplarına borç.
• Bilanço hesaplarından ilgili varlık düzenleyici hesaba alacak kaydı.

Dönüştürme süreçlerinde gerçekleştirilen işlemler

Bir işletme için dönüştürme süreci, kaynakların satılacak mamul, ticari mal veya hizmete dönüştürülmesidir. Bir üretim işletmesinde dönüştürme süreçlerinin amaçları ham maddenin nihai ürüne dönüştürülmesi, üretimin koordine ve kontrol edilmesi ile yönetsel kararlar, bütçeleme ve fiyatlandırma için maliyetlerin tespit edilmesidir.

Dönüştürme süreçleri, üretim süreci ve maliyet muhasebesi süreci isimli iki alt süreçten oluşur.

Üretim sürecinde gerçekleştirilen işlemler; İşletmede “dönüştürme”nin yapıldığı süreç üretim sürecidir. Üretim süreci, işletmede gerçekleştirilen diğer süreçlerle etkileşen bir süreçtir.

Seçilen üretim yöntemine göre üretim sürecindeki aşamalar ve akış sırası farklılaşsa da genellikle üretim süreci iki temel aşamadan oluşur: Üretimin planlanması ve üretimin gerçekleştirilmesi.

Üretimin planlanması temel olarak, üretim için ihtiyaç duyulan ham madde ve malzemenin, üretimde yapılacak işlemlerin ve ihtiyaç duyulan iş gücünün tespiti ile üretim iş sırasının ve üretim zaman cetvelinin oluşturulması işlemlerini içerir.

Üretimin gerçekleştirilmesi üretim planlaması işlemlerinden sonra bu sürece girilir. Üretim gerçekleştirilirken “kullanılan ham madde ve malzeme fiyat listesi”, “tüketim raporu”, “işçi çalışma süreleri”, “çıktı raporu”, “üretim maliyet raporu” gibi bilgiler üretilir.

Maliyet muhasebesi sürecinde gerçekleştirilen işlemler; Maliyet muhasebesi, üretilen mamul ve hizmetlerin maliyetini oluşturan, maliyet unsurlarını türleri, oluş yerleri ve ilgili oldukları mamul ve hizmet türleri bakımından belirlenmesine ve izlenmesine olanak sağlayan bir hesaplama ve kayıt sistemidir. Dönüşüm sürecindeki maliyet muhasebesi faaliyetleri, üretim sürecinde ortaya çıkan fiziksel işlemlerin parasal etkilerinin kayıt altına alınmasını içerir.

Maliyet muhasebesi süreci üretim bölümü yöneticilerinin maliyet muhasebesi birimine üretim sürecini başlatan “iş emri” belgesinin bir kopyasını yollaması ile başlar. Üretim sürecinde üretilen bilgiler maliyet muhasebesi birimine yollanır. Üretimin tamamlandığına dair son bilgi ve belgeler maliyet muhasebesi birimine ulaştıktan sonra maliyetin tespiti işlemleri yapılır.

Dönüştürme süreçlerinde muhasebe bilgi sisteminde gerçekleştirilen işlemler; Dönüştürme süreçlerinde ortaya çıkan finansal nitelikli olmayan işlemler için yaptırımı yasalara göre MBS’nin gerçekleştireceği herhangi bir zorunlu işlem bulunmamaktadır. Fakat işletmelerin muhasebe bilgi sistemi işletmenin gerçekleştirdiği finansal nitelikli işlemleri yasalarda belirtilen şekilde muhasebeleştirmek zorundadır.

Dönüştürme sürecinde ortaya çıkan finansal nitelikli işlemler kronolojik bir biçimde, kullanılan resmî belgelere dayalı olarak sırasıyla, muhasebe fişleri, yevmiye defteri, büyük defter ve yardım- cı defterlere kaydedilir ve bu defterlere kaydedilen veriler belirli aralıklarla bilanço, gelir tablosu gibi mali tablolar olarak muhasebe bilgisine dönüştürülür.

Dönüştürme sürecinde hangi işlem karşısında hangi hesaba kayıt yapılacağı aşağıda sıralanmıştır:

Üretimin Maliyeti

• Üretilen mamulün maliyetini oluşturan unsurlar için maliyetler ortaya çıktıkça ilgili maliyet hesaplarına borç kaydı;
• Bilanço hesaplarından ilgili varlık ve/veya kaynak hesaplarına alacak kaydı;
• Mamul maliyetinin tespiti için bilanço hesaplarından ilgili stok hesaplarına borç kaydı;
• İlgili maliyet hesaplarının yansıtma hesaplarına alacak kaydı.

Hasılat süreçlerinde gerçekleştirilen işlemler; Hasılat, işletmenin olağan faaliyetleri neticesinde ortaya çıkan gelirdir ve satışlar, ücretler, faiz, temettü ve isim hakları gibi çeşitli adlar taşır (TMS 18).

Hasılat süreçlerinin amacı satış işlemlerinin ve tahsilat işlemlerinin sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktır.

Satış hasılat süreci iki alt süreçten oluşur. Bunlar satış süreci ve geri alım süreçleridir

Satış sürecinde gerçekleştirilen işlemler; Bu süreç üç aşamadan oluşur:

• Müşteri siparişinin alınması ve ön değerlendirme,
• Ürünün teslimi,
• Faturalandırma ve tahsilat.

Müşteri siparişinin alınması ve ön değerlendirme

Siparişler, genellikle “Müşteri Sipariş Formu” üzerinde belgelendirilir. Sipariş alındıktan sonra satış sürecinin devam etmesi ürünün işletmede satışa hazır bir durumda bulunmasına, müşterinin özel teslim şartlarını kabul etmesine ve kredili satışlar için müşteri araştırmasının sonuçlanmasına bağlıdır.

Ürünün Teslimi

Kesinleşen siparişler için Müşteri şipariş formu yenilenir veya mevcut olan üzerinden son haline getirilir. Müşteri sipariş formunun nüshaları sırasıyla birime, müşteriye, stok birimine ve depoya verilir.

Eğer teslim/sevkiyat depodan yapılacaksa ürüne ilişkin son kontroller ve ambalajlama yapılır. Ürünün depodan çıkışı “Depo Çıkış Fişi” ile belgelendirilir ve daha sonra “Sevk İrsaliyesi” veya “İrsaliyeli Fatura” düzenlenerek ürünün müşteriye teslimi/sevkiyatı gerçekleştirilir. Eğer teslimat başka bir birimden yapılacaksa fatura ve sevk irsaliyesi bu birimde düzenlenir.

Faturalandırma ve tahsilat; Faturalandırma işleminin yapılması ödeme şartlarına göre ve ürünün teslim/sevkiyat zamanlamasına göre farklılık gösterebilir. Fatura ya hemen ya ürün tesliminde ya tüm tutar üzerinden ya da parça parça düzenlenerek doğrudan veya posta yoluyla müşteriye verilebilir.

Satış iadeleri sürecinde gerçekleştirilen işlemler;
Müşterinin iade talebi kabul edildiğinde;

• Ürünün kontrol edilerek teslim alınması,
• Stok kontrol birimine stok bilgilerinin güncellenmesi için iadenin bildirilmesi,
• Ürünün depoya “depo giriş” fişi ile yollanması,
• İade faturasının düzenlenmesi ve iade edilen ürünün bedelinin müşteriye iadesi işlemleri yapılır.

Hasılat süreçlerinde muhasebe bilgi sisteminde gerçekleştirilen işlemler; Hasılat süreçlerinde ortaya çıkan finansal nitelikli olmayan işlemler için yaptırımı yasalara göre MBS’nin gerçekleştireceği herhangi bir zorunlu işlem bulunmamaktadır. Fakat işletmelerin muhasebe bilgi sistemi işletmenin gerçekleştirdiği finansal nitelikli işlemleri yasalarda belirtilen şekilde muhasebeleştirmek zorundadır.

Hasılat sürecinde ortaya çıkan finansal nitelikli işlemler kronolojik bir biçimde, kullanılan resmî belgelere dayalı olarak sırasıyla, muhasebe fişleri, yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı defterlere kaydedilir ve bu defterlere kaydedilen veriler belirli aralıklarla bilanço, gelir tablosu gibi mali tablolar olarak muhasebe bilgisine dönüştürülür.

Hasılat sürecinde hangi işlem karşısında hangi hesaba kayıt yapılacağı aşağıda sıralanmıştır;

Ürün Satışı

Hasılat için:

• Müşteri ödemesinin niteliğine gore bilanço hesaplarından ilgili varlık hesaplarına borç kaydı;
• Gelir Tablosu hesaplarından ilgili hasılat hesaplarına alacak kaydı;

Maliyet için:

• Gelir Tablosu hesaplarından ilgili maliyet hesaplarına borç kaydı;
• Bilanço hesaplarından ilgili stok hesabına alacak kaydı.

Ürün İadesi (Satıştan İade)

Hasılat düzeltimi için:

• Gelir Tablosu hesaplarından satıştan iadeler hesabına borç kaydı;
• Bilanço hesaplarından ilgili varlık veya kaynak alacak; kaydı.

Maliyet düzeltimi için:

• Bilanço hesaplarından ilgili stok hesabına borç kaydı;
• Gelir Tablosu hesaplarından ilgili maliyet hesabına alacak kaydı.