Ön Muhasebe Yazılımları Ve Kullanımı Dersi 2. Ünite Özet

Giriş

Bilgi ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler, işletmelerin iş yapma şekillerini etkilemiştir. Bilgi teknolojilerine yapılan yatırımlar, her yıl hızla artmaktadır.

Teknoloji kavramını, insan hayatını kolaylaştıran araçlar olarak tanımlayabiliriz. İşletmelerin faaliyetlerin sürdürürken çeşitli problemlerle karşılaşırlar. Günümüz işletmeleri yedi gün, yirmi dört saat açık olması gerekmektedir. Bunun neticesinde, müşterileri, tedarikçileri ile koordinasyonunun sürekli olması gerekmektedir. Burada işletmeler açısından esas sorun bilginin üretilmesi ve taraflar arasında bilgi akışının sağlanması, önem kazanmaktadır. Çözüm ise bilgi üretilmesi ve iletilmesinin yanında, kullanılacak bilgi teknoloji araçlarının seçimidir.

Günümüzde bilgi ihtiyacını gideren araçların geçmişten bu yana çok değişmiştir.

Veri, Bilgi ve Bilgi Sistemleri

İşletme faaliyetlerine yön veren bilginin, üretilmesi gerekmektedir. Kısaca yapılan faaliyetler ve işletme dışından elde edilen veriler işlenerek bilgi elde edilmektedir. Veri bir olayın, bir faaliyetin, bir işlemin harfler, rakamlar, şekiller ve sesler gibi unsurlarla ifade edilmesidir. Verilerin tek başına bir anlamı olmayıp, işlenerek anlamlı bilgiler oluşturulmalıdır. Verileri bilgiye dönüştüren yapıya bilgi sistemi denir.

Bilgi, karar almanın esasını oluşturduğundan bazı özelliklere sahip olması gerekecektir. Bilginin temel özellikleri aşağıdaki gibi açıklayabiliriz;

• Bilgi zamanlı olmalıdır: Karar alma faaliyetinde kullanılacak bilginin ihtiyaç duyulan anda ilgili yerde olmasıdır.
• Bilgi ilgili olmalıdır: Bilgi alınacak kararla ilgili, yapılan işle ilgili olmasıdır.
• Bilgi tam olmalıdır: Bilgi eksiz ve temsil ettiği bütünlüğü her yönüyle yansıtmalıdır.
• Bilgi doğrulanabilir olmalıdır: Farklı bağımsız gözlemcilerin, aynı teknik ve uygulamaları yaparak genel kabul gören sonuçlara ulaşmasıdır.
• Bilgi karşılaştırılabilir olmalıdır: Bilgi kullanıcılarının iki ekonomik olay veya işletmenin geçmiş dönemlere ait bilgilerin karşılaştırılmasına imkan sağlamalıdır.
• Bilgi nesnel olmalıdır: Bilginin yansız, tarafsız ve ön yargıdan uzak olmasıdır.
• Bilgi yeterli miktarda olmalıdır.
• Bilgi anlaşılır olmalıdır.
• Bilgi yalın olmalıdır: Bilgi gereksiz detaylardan arınmış olmasıdır.

Yukarıda belirtilen temel özellikler ile bilgi, bilgi sistemleri tarafından üretilmektedir.

Sistem bir takım öğelerden oluşan, elemanları arısında etkileşim olan, belirli bir amaç için faaliyet gösteren girdisüreçleme-çıktı akışına sahip, belirli sınırlar içinde faaliyetlerini gerçekleştiren bir yapı olarak tanımlanmaktadır. Tanımda yer alan unsurları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz:

• Sistem elemanlardan oluşmaktadır: Bir bütün olan sistem, kendisinden daha küçük alt sistemlerden oluşur. İşletme bir sistem olarak alındığında, işletmenin pazarlama bilgi sistemi, üretim bilgi sistemi alt sistemlere örnek verilebiliriz.
• Sistem elemanları arasında etkileşim vardır: Sistem elemanları farklı faaliyetleri yerine getirseler de, sistemin amacına bağlı olarak aralarında etkileşim vardır.
• Sistemin amacı vardır: Sistemler, bir amaç veya amaçlar doğrultusunda faaliyetlerini sürdürürler.
• Sistem, girdi-süreçleme-çıktı akışına sahiptir: Bir sistemin çıktısı ulaşmak istediği amacı oluşturmaktadır. Sistem amacına belirli girdiler üzerinde işlem yaparak amacına ulaşır. Ayrıca girdi-süreçleme-çıktı akışına önemli bir unsur da geri bildirimdir. Geri bildirim planlama ve kontrol standartları arasında, amaca yönelik olarak düzeltme, geliştirme ve tekrar girdiler verme işlemidir.
• Sistemin sınırları vardır: Her sistem kendine tanınmış alanlar içinde faaliyet gösterir. İşletmelerde bu alanlar, yetki ve sorumluluk alanları belirlenmiştir.

Bilgi üretmek ve kurulmuş olan yapı bu amaçlar doğrultusunda işletiliyorsa buna bilgi sistemi olarak tanımlanır.

İşletmelerde Kullanılan Bilgi Sistemleri

İşletmeler, faaliyetleri ile ilgili bilgileri, bilgi sistemleri aracılığı ile oluştururlar. İşletmelerde ilgili faaliyetlerden oluşan ağlar sistemi vardır.

İşletmelerde bilgi sistemlerinin en üstünde yönetim bilgi sistemi mevcuttur. Yönetim bilgi sistemi, yönetim için bilgi üreten sistemdir. Yönetim bilgi sistemi, finansal, pazarlama, üretim ile ilgili faaliyetlere ihtiyaç duymakta ve bunların her biri yönetim bilgi sisteminin alt sistemleridir.

Bir alt sistemin her birinin, kendi alt sistemleri vardır. Muhasebe bilgi sistemini örnek verecek olursak, işletme faaliyetleri sırasında oluşan finansal ve finansal olmayan verileri, finansal bilgiler haline dönüştüren bir bilgi sistemidir. Günümüz muhasebe yazılımları, muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri olan, finansal raporlama, harcama sistemi gibi vb. alt sistemlerden yararlanır.

Bilgi sistemlerinin amacı, işletmenin karar alma faaliyetine yardımcı olmaktır ve ortaya çıkan sorunların çözümünü sağlamaktır. Bu iki temel amacın yanında, bilgi sistemleri günlük faaliyetlerin yürütülmesinde aktif rol oynamaktadır.

Bilgi sistemini oluşturan bileşenleri altı başlık altında inceleyebiliriz:

• Veri,
• Donanım,
• Yazılım,
• İnsan kaynakları,
• Yönergeler,
• İletişim.

Veri, bilgi sisteminin bilgi üretmek amacıyla işlem yaptığı girdilerdir. Bilgi sisteminin ilk aşaması, verilerin girdi olarak sisteme tanıtılmasıdır. Muhasebe bilgi sisteminde ise verilerin toplanması “ilk işlem belgeleri” aracılığı ile yapılır. İlk işlem belgelerinin hatasız ve doğru girilmelidir.

Günümüzde işletmelerin üzerinde titizlikle durduğu konu ise veri güvenliğinin sağlanmasıdır. Verilerin kaybolup, bozulmasına engel olmak için, gerekli yedeklemelerin ve yazılımların güncellenmesi gerekecektir. Veri tabanlarının güvenliğinin sağlanması, yedeklerinin alınması, veri tabanı erişim yetkilerinin yapılandırılması ve güncellemelerin yapılması gerekecektir. Veri tabanlarının ayrıca, veriler arasındaki ilişkilerin, sorgulamaların yapılması da gerekecektir.

Donanım, bilgi sistemlerinin fiziksel yapısında yer alan araçlardır. Bunlar bilgisayarlar, bilgisayar bileşenleri, veri girişinde kullanılan araçlar ve benzerlerinden oluşur.

Yazılım, bilgisayar ve çevre birimlerinin çalışması, istenilen işlemler yapılması için gerekli programlardır.

İletişim (Telekomünikasyon), bilgi sistemlerinde üretilen bilgilerin ilgili bilgi kullanıcılarına iletilmesi gerekecektir. İletişim kanallarının sağlıklı çalışması, sağlıklı bilgi alış verişiyle mümkündür. Günümüz işletmelerinde, kendi faaliyetleri dışında tedarikçilerinden, müşterilerine kadar uzanan halkaların da yönetilmesi bir zorunluluk olmuştur.

İnsan kaynakları, bilgi sistemlerinin temel unsurlarındandır. Sistemin çıktılarından faydalanan, bilgi kullanıcıları, sistemin işlerliğini sağlayan çalışanlar, çok önemli unsurlardır.

Yönergeler, sistemin nasıl çalışacağını açıklayan, strateji, politika, yöntem ve kurallardan oluşur. Hangi faaliyet, ne zaman, kimin tarafından, hangi araçlarla, ne şekilde yapılacağını belirten kurallar ve görev tanımlarından oluşur.

Muhasebe Bilgi Sistemi

Muhasebe bilgi sistemi, yapısı gereği bilgi sistemi anlayışına uygun bir şekilde, hızlı bir gelişim göstermiştir. Muhasebe her tür işletme ve organizasyonun finansal yönünü kayıt altına alan, ilgili taraflara raporlar sunan alt bilgi sistemidir.

Muhasebe, bir işletmede meydana gelen finansal nitelikli olayları genel kabul görmüş muhasebe kavram ve ilkelerine göre kaydeden, sınıflayan, özetleyen, analiz ve yorumlarla ilgili kullanıcılara bilgi sunan bir bilgi sistemidir.

Muhasebe bilgi sistemi tüm işletmeler için geçerli bir yapıyı içerir. Ancak işletme ihtiyaçlarına ve koşullarına göre bir başka işletme ile farklılık gösterebilir.

Muhasebenin teorik yapısı içinde evrensel nitelikli tem ilke ve kavramlar önemli ve belirleyicidir. Dönemsellik kavramı örnek olarak verildiğinde, her dönemin faaliyetleri kendi dönemi içerisinde değerlendirilmelidir. İşletme faaliyetleri için tekrarlanan önemlilik arz eden faaliyetler muhasebe bilgi sistemi açısından alt sistem olarak ele alınır.

Bir faaliyet dönemi içinde benzer faaliyetlerin çok sık tekrarlanması söz konusu olabilir. Bu tekrarlanan işlemler sistem tarafından işlem paketleri olarak ele alınır. Örneğin sipariş alma, satışlar, alacak tahsili, vb. birçok örnek işlem paketleri mevcuttur.

Muhasebe bilgi sisteminin işleyebilmesi için finansal verilere ihtiyaç vardır. Ancak bunun yanında finansal olmayan verilerin ve dışarıdan elde edilen, sistemin işleyişine etki eden verilerin kullanılması gerekecektir. Muhasebe bilgi sisteminin kullandığı verilerin kaynağını, işletme içinden elde edilen veriler, işletme dışı faaliyetlerden elde edilen veriler, geri bildirim sonucunda elde edilen veriler oluşturur. Bu kaynaklardan elde edilen veriler, bilgi işlem faaliyetleri olarak kaydetme, sınıflandırma, özetleme, saklama, tekrar kullanma, çoğaltma ve iletme vb. faaliyetler ardından bilgiye dönüşmektedir.

Finansal tablolar muhasebe bilgi sisteminin çıktılarıdır. Bilanço ve gelir tablosu temel finansal tablolar olup, bunların yanında ek mali tablolar finansal bilgi kullanıcılarına bilgiler sunar.

Bilanço, işletmenin belirli bir tarihte varlıklarını ve kaynaklarını gösteren, finansal durumunu yansıtan, finansal tablodur. Gelir tablosu ise işletmenin belirli bir dönemdeki faaliyet sonuçlarını gösteren finansal tablodur.

Ön muhasebe, muhasebe bilgi sisteminin girdi aşamasında yer alan faaliyetler için oldukça önemlidir. Sistem yaklaşımı açısından, hatalı girişler, hatalı finansal raporlara etki edeceğinden, ön muhasebede azami özen ve dikkat gösterilmelidir.

Bilgisayar Yazılımları

Bilgisayar yazılımları, günlük yaşamın her alanında yer aldığı gibi, işletme faaliyetlerinde çok büyük pay sahibidir. İşletmelerin yapmış olduğu faaliyetlerle ilgili veri toplayan, kaydeden, sınıflayan, özetleyerek bilgiye dönüştüren bilgi sistemleri ve yazılımlar kullanılmaktadır.

Yazılımlar bir anlamıyla bilgisayara hayat vermektedir. Genel olarak yazılımlar sistem ve uygulama yazılımı olarak, ikiye ayrılır.

Sistem yazılımları, bilgisayar ve çevre birimlerinin koordineli olarak çalışmasını sağlayan, uygulama yazılımı ile donanım arasında köprü oluşturan yazılımlardır.

Uygulama yazılımları, son kullanıcıların yaptıkları özel işlemler için hazırlanmıştır. Bu yazılımlar, ofis yazılımları gibi geniş kapsamlı veya bordro yazılımı gibi dar kapsamlı olabilir. Muhasebe yazılımları da uygulama yazılımıdır.

Donanım ve uygulama yazılımları, teknolojik gelişmeler neticesinde her yeni gün gelişmektedir. Yeni yazılımlar, işletmenin karar alıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik de, gelişmektedir.

İşletme faaliyetlerinin bütünleşik yapıya kavuşması, yazılımlarında bu yapıyı desteklemesi gerektirmiştir. Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) (Enterprise Resource Planning-ERP) sistemleri olarak adlandırılan yazılımlar işletmelerin bütünleşik faaliyetlerinin işlerliği için hazırlanmışlardır. Bütünleşik sistem yaklaşımında veriler ortak veri tabanına bir kez kaydı ile mükerrerliği önlemekte, ihtiyaç duyulan verileri ilgili birimler buradan çekmektedirler.

Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri, kurulması ve işletilmesi maliyetlidir. Bu sistemler işletmenin büyüklüğüne, bulunduğu sektöre göre farklılık arz edebilir.

Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler (KOBİ), on kişiden az çalışan istihdam eden, yıllık net satışları yada bilançosu bir milyonu aşmayan işletmeleri 2005 yılında yayımlanan 25997 sayılı kanunda yer alan yönetmelikte, “mikro işletme” olarak tanımlamıştır.Bu tip işletmelere hitap eden yazılımlar çok kapsamlı işlemleri içermez.

İşletmeler büyüdükçe, faaliyetleri karmaşıklaştıkça, yazılım güncellemeleri veya yeni yazılım satın alma yoluna gitmektedirler. KOBİ’ler için hazırlanan muhasebe yazılımları, mikro işletme yazılımlarına ek olarak, ithalat ve ihracat işlemlerini desteklemek için, çoklu kur üzerinden işlem yapabilme, satış ve performans gibi birçok özellikler bulunmaktadır. Şekil 2.1’de örnek yazılım firmasının ürettiği iki sürüm arasındaki farklılıklar görülmektedir.

Büyük işletmeler için hazırlanan muhasebe yazılımları, KKP sistemini kullanan yazılımların bir modülüdür. Bu yazılımlar, finansal işlemlerin ve raporların yanında yönetim basamaklarına karar desteği de sunabilirler. Şekil 2.2’de, KKP uygulamasında üç farklı sürümün karşılaştırılmalı örneği görülmektedir.

KKP sistemleri, bölünebilir parçalardan (modüllerden) oluşur. Bu sistemler bir işin başlangıcından sonuna kadar yapılan faaliyetlere odaklanır. KKP sistemleri departmanların faaliyetlerine ilişkin ortaya çıkan verileri toplayıp, bilgiye dönüştürmektedirler.İşletmeler ihtiyaçları doğrultusunda bu modüllere ekleme ve çıkarmalar yapabilirler.

Yazılım firmaları işletmelerin büyüklüklerine ve bulundukları sektörel farklılıklara veya özellikli işler yapanlara uygun yazılımlar üretmektedirler.

Türkiye muhasebe meslek mensupları örgütü olan TÜRMOB-TESMER tarafından LUCA projesi kapsamında 2005 yılında Web Tabanlı Merkezi Sistem Teknolojisini kullanarak geliştirilmiştir. Luca yazılım piyasadaki her hangi bir yazılım gibi, ön muhasebe ve muhasebe işlemleri yapılabilme imkanı sunmaktadır. Luca projesinin, Mali Müşavir Paketi ve Luca Koza olmak üzere iki temel ürünü vardır.

İşletmelerin uluslararası standartlara uygun rapor üretmeleri günümüzde bir zorunluk halini almıştır. Maliye Bakanlığı ise elektronik defter, elektronik belge uygulamalarına geçerek vergi kayıplarını en aza indirmek istemektedir.

Elektronik ortamda defter tutabilmek için, işletmenin bazı teknolojik alt yapısının, yetişmiş personel gibi uygun şartların da oluşması gerekecektir. LUCA ilk aşamasında SMM seti, Genel Muhasebe, İşletme Defteri, Personel, Serbest Meslek Defteri modüllerini içermektedir.

LUCA KOZA, Yönetici, Stok, Finans yönetimi, Satın alma yönetimi, Satış yönetimi, Gelir-Gider yönetimi gibi birbirleriyle entegre modüllerden oluşmaktadır.

Yazılımların tarihsel gelişimini kısaca incelemeye çalışalım. İşletmelerin faaliyetlerin gerçekleşmesi, faaliyetsel ve örgütsel olarak etkin planların yapılması gerektirecektir. KKP sistemlerinin ilki 1950’li yıllarda kullanılan “Malzeme Listesi (Bill of Materials) gösterilmektedir. 1960 ve 1970’li yıllarda bu sistem “Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requriments Planning – MRP” ve Kapalı Çevrim Malzeme İhtiyaç Planlaması (Closed Loop Material Requriments Planning) sistemlerine dönüşmüştür.

1980’lerde Malzeme İhtiyaç Planlaması (MRP), sistemine üretim ve finans modüleri eklenmesiyle, Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) sistemi ortaya çıkmıştır. Daha sonra Dağıtım Kaynakları Planlaması, Bilgisayar Destekli Üretim (CAM), Atölye Veri Toplama sistemleri ile Üretim Kaynakları Planlaması modülü ile entegre çalışmıştır. Zamanla diğer faaliyetleri de kapsayarak, KKP sistemleri ortaya çıkmıştır.

Muhasebe yazılımlarının seçimi, farklı departmanlarda beş-yedi kişilik bir ekip oluşturularak seçilmelidir. Bu ekipte üst yönetimden ve bilgi teknolojileri departmanından bir görevli olmasında fayda vardır.

Yazılıma niçin ihtiyaç duyulduğu, temel önceliktir. Yazılımın raporlama, çoklu kullanıcılı mevcut sisteme entegre olması, yazılımcı firma desteği, oldukça önemlidir.

Doğru yazılım kararında aşağıdaki faktörlen etkili olur;

• İşletme yönetiminin hedefleri/talepleri,
• Takım çalışması/personel yeterliliği,
• Maliyet etkinliği/finansal olanaklar/bütçe,
• Teknik kapasite (hız, güvenirlik, güncelleme, raporlama ayrıntısı, vb.)
• Esneklik (bilgi ihtiyaçlarını, faaliyet hacmindeki gelişmelere ve yasal düzenlemelere uyum)
• Üretici/Tedarikçi desteği (eğitim, danışmanlık, bakım, vb.)