Marka İletişiminde Analiz ve Araştırma 2 Dersi 6. Ünite Özet

Rapor ve Rapor Yazma Teknikleri

Raporlar belli bir amaç, hedef veya istek üzerine ilgili hedef kitleye sunulmak üzere hazırlanan ve yazılı olarak yapılandırılmış sunumlardır. Öncelikle raporun amacına yönelik olarak bir araştırma ve analiz yapılmalıdır. Raporda bu bilgiler sistematik ve yapısal bir şekilde sunulur. Araştırma sonucunda elde edilen verilere yönelik sonuçlara ulaşılır ve rapor sonuçlarını değerlendiren anlamlı ve uygulanabilir önerilerde bulunulur.

Raporlarının etkili iletişim ve yazma tekniklerinin kullanılarak yazılması gerekir. Etkili bir raporun barındırması gereken özellikleri ise şöyledir;

• Hedef kitle ve amaca uygun
• Tam ve doğru
• Mantıklı
• Açık ve net
• Kısa ve öz
• Belli başlıklar altında düzenlenmiş olmalıdır.

Genellikle bir rapor yazım formatı bulunmaktadır. Bu format raporun oluşturulmasında yazara kılavuzluk eder. Genel olarak aşağıdaki model bir araştırma raporunun sunulması için örnek yapı olarak sunulmaktadır:

1. Kapak sayfası
2. İçindekiler tablosu
3. Özet /yönetici özeti
4. Giriş
5. Raporun gövdesi
6. Sonuçlar
7. Öneriler
8. Ekler
9. Kaynakça
10. Dizinler

Rapor Yazma Süreci

Bir rapor yazma sürecinde genele olarak iki aşamadan söz etmek mümkündür:

• Planlama (hazırlık) aşaması
• Yazma aşaması

Rapor yazmaya başlamadan önce bir hazırlık aşamasına yani plana ihtiyaç duyulmaktadır. Kaynakça koşullarının belirlenmesi, çalışmanın planlanması, bilginin toplanması, bilginin düzenlenmesi ve yapılandırılması ve bir taslak oluşturulması gibi.

Öncelikle raporun neden yazıldığının saptanması yani amacın tanımlanması gerekir. Daha sonra ne tür bir rapor hazırlanacağının saptanması gerekmektedir. Raporun ortaya çıkış biçimine dayandırılan türler açısından raporlar ele alındığında şunlarla karşılaşılır:

• Olaylara dayalı raporlar: Bir olay, kaza, yeni bir iş programı hakkında bilgi vermeyi amaçlayan raporları içerirler.
• Eğitsel raporlar: Ortaya çıkan bir değişikliği, geliştirilen bir sistemi, yeni iş değerlendirme şemasını açıklayan türde raporları içerir.
• Yol gösterici raporlar: Bir fikrin benimsetilmesini sağlamak üzere ikna etmeyi hedefleyen raporlardır. Bu raporlarla açıklamak üzere bilgi verilir ve ikna etmek amacıyla açıklamalar yapılar. Genellikle, pazarlama, iletişim ve marka raporları bu türden raporlardandır.

Raporun daha etkili olmasını sağlamak için hedef kitlenin tanımlanması gerekir . Bu nedenle okuyucunun ilgi alanları, hoşlandığı ve hoşlanmadığı şeyler de raporu hazırlarken dikkate alınmalıdır.

Rapor yazımında içeriğin kapsamı ve detay seviyesi belirlenmelidir. Raporda kullanılacak olan bilginin güncel, doğru ve tam olmasına dikkat edilmeli, olay anlatımları ve şekillerin tam olarak yazılmalıdır. Rapor hazırlanırken onun okunabilir olmasını sağlamak için raporun içeriği ve yapısının çok iyi planlaması gerekir. Bu nedenle mümkün olduğunca sadeleştirilmiş ve düzenli olması beklenir.

Yazma aşamasında ise öncelikle bir taslak oluşturulmalıdır. Bu taslağı ham bir metin olarak görülmeli ve alt başlıklar altında sahip olunan bilginin tamamını yazmalıdır. Daha sonra bu taslak yeniden düzenlenmelidir. Gereksiz ve karmaşık cümleler çıkarılmalı, amaca uygun kısa ve basit cümleler kullanılmalıdır. Yazma aşamasında ana metin hazırlandıktan sonra bir de özet ya da yönetici özeti de oluşturulur.

Ana metin genel olarak dört bileşenden oluşur; giriş, gövde, sonuçlar ve öneriler.

Giriş bölümünde raporun geçişi ile ilgili bilgilere, raporun amacına, kapsamına, hitap ettiği hedef kitle özelliklerine, sağlayacağı yararlara ve okuyucu için yararlı olabilecek açıklamalara yer verilir.

Gövde bölümü raporun ana bölümünü oluşturmaktadır. Bu bölümde başlık ve ana başlıklar kullanılır. Bu bölümde yapılan araştırma sonucunda elde edilen verilere, analizlere, bağlantılara, görsel malzemelere ve bu raporda kullanılan yöntem ilişkin bilgilere yer verilir.

Sonuçlar bölümünde, tartışma bölümünde sunulan kanıt, açıklama, analiz ve değerlendirmelerden çıkarılan sonuçlar yer almaktadır. Burada yeni bir bilgi sunumu yapılmaz.

Öneriler bölümünün her raporda yer alması gerekli değildir. Ancak yer aldığında, fikirler, tavsiyeler, mümkün eylem planları ve uygulamalarla ilgili bilgilerin yer alması beklenir.

Özet/yönetici özeti, ana metin bölümü oluşturulduktan sonra yazılmalıdır. Genellikle uzun raporlar için tercih edilmektedir. Bu başlık altında raporun giriş kısmında öneriler kısmana kadar olan temel unsurları kısaca sunumu verilmelidir.

Rapor metni oluşturulduktan ve özeti hazırlandıktan sonra raporun biçimsel olarak tasarımının da yapılması gerekir. Bunlar;

1. Sunuş yazısı,
2. Kapak sayfası,
3. İçindekiler tablosu,
4. Kaynakça ve başvuru kaynakları,
5. Ekler,
6. Sözlük ya da adlar dizinidir.

Kapak sayfasında yer alması gereken bilgiler şunlar olmalıdır:

• Rapor başlığı,
• Yazar adı, ünvanı ve görev yeri,
• Raporun dayandığı belge,
• Raporun üretim yeri,
• Tarih.

Yönetici Özetinin Hazırlanması

Yönetici özeti kavramı, bir bütün olarak, kapsamlı olarak hazırlanan raporda temel noktaların gözden geçirilmesine olanak sağlayan bölümdür. Yönetici özeti, genellikle tam raporun başında yer alan kısa bir rapordur. Yönetici özeti, genellikle tam raporun başında yer alan kısa bir rapordur.

• Rapor yazımında yapılacak en son iş olmalıdır.
• Raporun en önemli bölümü olarak kullanılmalıdır.
• Ana raporun 1/10’unu geçmeyecek uzunlukta yazılır.
• Genellikle 5 sayfayı geçmez.
• Basit bir dil kullanılmalıdır.
• Yeni bilgilere yer verilmemelidir.
• Ana noktaların listelenmesi ana raporla aynı düzende olmalıdır.
• Her bir ana nokta için tanıtıcı basit cümleler kullanılmalıdır.
• Gerekli olduğunda destekleyici ve açıklayıcı cümleler eklemeli, ancak gereksiz teknik malzeme ve jargondan kaçınmalıdır.
• Özetin amacı, mesajı ve anahtar önerileri içerdiğinden emin olunmalıdır.
• Metin kontrolü, gramer, kullanımı, doğru yazma ve heceleme açısından dilbilgisi kontrolü mutlaka yapılmalıdır.
• Metin tarafsız bir gözle ve farklı bir bakış açısıyla da değerlendirilmelidir.
• İçerikte hızlı bir bakış, her bölüme ait önemli olaylar ve ana hatlar yer almalıdır.

Sunum Tekniklerinin Kullanımı

Bir raporun sunumu için öncesinde mutlaka yine bir plan hazırlanmalıdır. Bir sunum planın hazırlandıktan sonra rapor konuşma metnine dönüştürülerek sunum dosyası hazırlanır ve sunum gerçekleştirilir.

Herhangi bir konu hakkında sunum yapılacaksa öncelikle veri toplaması ve metnin yazılması gereklidir. Sunum planını uygularken, sunum amacı, yeri, süresi dinleyici özellikleri, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir.

Sunumların amacı dinleyenleri bilgilendirmek, iş fırsatlarını sunmak, yeni bir plan ya da ürün/hizmet hakkında bilgilendirmek, bir konu hakkında farkındalık yaratmak olabilir.

Sunumu hazırlamadan önce hedef kitlenin özellikleri hakkında da bilgi sahibi olunması gereklidir. Dinleyenlerin sayısı, yapısı, ihtiyaçları, bilgi düzeyleri ve davranışları hakkında bilgi sahibi olmak etkili bir sunum için önemlidir.

Sunum süresi de planlama aşamasında dikkate dilmesi gereken konulardan biridir. Çünkü ona göre konu sınırlandırması yapılır. Ana noktalar ve onun altında verilecek olan alt noktaların sayısı süreye göre belirlenir.

Sunum ortamını belirlemek hangi iletişim ortam ve araçlarının kullanılacağını bilmek ve ona göre hazırlık yapmak gerekir.

Sunum için görsel yardımcıların varlığı artık kaçınılmaz hale gelmiştir. Sunum sadece bir konuşmadan da ibaret olabilir ama amaç sadece raporu anlatmak değil başarılı ve etkili bir sunum yapmak ise görsel yardımcılardan mutlaka yararlanmak gerekir.

Sunum için kullanılabilecek araçlar şunlardır:

• Beyaz tahta
• Etkileşimli tahtalar
• Tepegöz
• Bilgisayar kullanımı
• Video ve film kullanımı

Sunuş için temel bileşenlerin neler olduğunun saptanması gerekir. Sunum kapsamında ele alınacak konular belirlenir. Sunumlar, genel olarak giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine ayrılarak planlanır. Her bir bölüm neler yapılması gerektiğine karar verilir.

Sunum dosyası oluştururken, metin özelliklerine, renklere, kullanılacak görsel öğelere dikkat edilmelidir. Metinin özellikleri açısından dikkat edilmesi gereken noktalar ise şunlardır:

• Her sayfada sadece bir kavram ele alınmalıdır.
• Hareketli metin ve sayfa akışlarından kaçınmalıdır.
• En fazla 6-8 madde ve her satırda en fazla 6 kelime olmalıdır.
• Süre giden adımlardan ve sıralı süreçten bahsedilmiyorsa sıralı madde imi kullanılmamalıdır.
• Kısa paragraflar: ortalanarak verilmeli kenarlara çok fazla yaslanmamalıdır.
• Mesafeye uygun yazı büyüklüğü seçilmeli (2 metre uzaklık için 30 punto kullanılmalıdır).
• Aynı sayfada en çok iki farklı yazıtipi olmalı (Başlık ve açıklayıcı metin için iki farklı yazıtipi seçimi yeterlidir).
• “Anahtar kelimeler” kullanılmalı.
• Okunabilir yazı tipi seçilmeli (Çok sık kullanılan yazı tipleri).
• Kapanış için teşekkür ve iletişim bilgilerini içeren bir sayfa kullanılmalıdır.

Sunum dosyasını oluştururken kullanılacak zemin ve font renklerinin kullanımı da önemlidir. Genellik açık renk zeminler, beyaz, gri, açık mavi ve açık sarı gibi seçilmelidir. Yazı tipi rengi ise uygun biçimde siyah, lacivert, koyu bordo kullanılabilir. Yazı tipi rengi ve zemin kontrast renkler olmasına özen gösterilir. Eğer koyu renk zemin tercih edilecekse beyaz ve açık sarı yazı tipi uygundur. Bir ekran görüntüsünde en fazla iki farklı yazıtipi rengi seçilmelidir. Daha fazla renk seçimi karmaşık görüntülerin ortaya çıkmasına neden olacaktır.

Görsel öğelerden yararlanılması sunumların etkinliğini artıracak özelliklerdir. Bir sunum içerisinde kullanılabilecek görsel öğeler şunlardır:

• Fotoğraflar: Fotoğraf yerine çizim tercih edilmeli ama mutlaka fotoğraf koymak gerekiyorsa net olmalı
• Çizimler: bilgisayar çizimleri iyi görüntü verir ancak çok fazla olması karışıklık yaratır.
• Animasyonlar: bazı olayları hareketli görüntülerle anlatmak daha kolay olabilir, ancak bu işlemi gerçekleştirecek profesyonel birine ihtiyaç duyulmaktadır.
• Tablolar: özellikle sayısal verilerden söz ederken tabloların kullanımı yaygındır. Ancak çok uzun ve karışık tablolar izleyiciler için kavraması ve anlaşılması zor olabilir bunun yerine özet görüntüler veren grafikler tercih edilmelidir.
• Grafikler: Kullanım yerine göre farklı grafik türleri seçilebilir. Grafik seçiminde yine ne etkin yol ekranda açık ve net bir görüntü oluşturmasıdır.
• Diyagramlar: Özellikle birbiriyle bağlantılı konuları vermek için görsel bir bağlam vermek üzere kullanılır.
• Akış Şemaları: Bir süreç halinde devam eden olaylar için kullanılması uygundur.
• Örgüt Şemaları: Çok sık kullanılmamakla birlikte kurum tanıtımlarında bu şemanın kullanımı yaygındır. Önemli olan yazıların okunabilir olmasıdır.

Sunum dosyası hazırlandıktan sonra öncelikle bu dosyanın düzgün çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi gerekir. Daha sonra izleyici karşısına çıkmadan önce bir konuşma provası yapılması gerekir. Konuşma provasının yapılması, konuşma sırasında notlarını okuma zorunluluğunu azaltacaktır.

Konuşmanın Yapılması

Etkili bir konuşmanın gerçekleşmesi için şunlar önerilmektedir:

• Açık ve net olma
• Ön hazırlık yapma
• Sade olma
• Canlı sunma
• Doğal olma
• Kısa ve öz olma

Bir sunuş için konuşmanın gerçekleştirilmesi aşaması oldukça önemlidir. Konuşmanın gerçekleşmesinin sözcükler kadar sözsüz iletişim unsurları da etkilidir. Sözsüz iletişimi şu şekilde bölümlendirmek mümkündür.

• Yüz ve Beden dili: Vücudumuzla ilgili hareketleri içermektedir. Yüzde özellikle mimiklerin kullanımı iletişimi desteklemektedir.
• Mekan kullanımı: Başkaları ile araya konan mesafenin ile karşıdakilere bir mesaj vermek mümkündür.
• Göstergeler: Kullanılan eşyalar, oturulan evler ve kişi ile bağlantılı her şey kişi hakkında ipuçları içermektedir.
• Ses tonu ve vurgulama: Sözcüklerin ne olduğu kadar nasıl söylendiği de önemlidir. Ses tonu, hızı ve vurgulanan sözcükler konuşmayı destekleyen unsurlardır.
• Susma: Konuşma sırasında dikkat çekmek için ve diğer zamanlarda onaylama/onaylamama, anlamadığını gösterme, dikkatle dinleme gibi nedenlerle susmanın kullanılması mümkündür.

Sunuş yapılması kapsamında konuşmanın desteklenmesi amacına yönelik olarak beden dili, jest ve mimikler, ses tonu ve susma başlıklarına yer verilmektedir.

Beden dilinin kullanımı sözlere samimiyet katar ve kendine olan güveni pekiştirir. Bu nedenle konuşma sırasında beden dili kullanmaya özen gösterilmelidir. Ancak abartılı hareketlere yer verilmesi dinleyicilerin bu durumdan rahatsız olmasına neden olabilir. Beden dilinin geliştirilmesi için bazı öneriler sunulabilir:

• Kol ve bacaklar kavuşturulmamalı: Savunma görünümü vermektedir.
• Göz temasının kurulmalı: Dik dik bakmak kabalık ancak göz temasının kurulması izleyenlerle bağ kurulmasını kolaylaştırır.
• Omuzlar kasılmamalı: Rahatlamaya çalışmak için omuzları kasmaktan vazgeçmek gerekir.
• Kafa sallanmalı: Dinleyenlere bir işaret vermek için hafif bir biçimde kafa sallanabilir. Çok fazla yapılmamalıdır.
• Kendini salmamalı: Rahat olunmalı ama aşırı değil.
• Eğilmeli: Birisi konuşurken ilgi göstermek için ona doğru eğilebilirsiniz; ancak çok eğilmek de doğru değildir.
• Gülümsemeli: Gülümsemek ya da gülmek olumlu bir olmanın göstergesidir.
• Yüze dokunmamalı: Bu sinirli ve gergin olunduğunun göstergesidir.
• Baş dik durmalı: Başı aşağı eğip yere bakmamalıdır. Başı dik tutarak karşınızdakinin yüzüne bakılmalıdır.
• Ağır hareket edilmeli: Bu daha az stresli olduğunuzu gösterir.
• Huzursuz olunmamalı: Rahatlamaya çalışılmalı, yavaşlamalı ve hareketler odaklanılmalıdır.
• Eller daha güvenli kullanılmalı: Yapılan sunuş içeriğinde içeriğe uygun olarak ellerin kullanımı doğal olmalıdır.

Konuşurken sesin tonu alçalıp yükselebilir, konuşma hızı artıp yavaşlayabilir, öfke, neşe, güvensizlik, heyecan duyma gibi duygular ses tonuna yansıyabilir. Bu nedenle sözcüklerin neyi ifade ettiğinden daha çok bu sözcüklerin hangi ses tonu ile söylendiği önem taşır.

Konuşma sırasında sessizliğin kullanımı da beden dilinin kullanımı kadar önem taşımaktadır. Sessizlik öncelikle düşünmek için zaman kazandırmaktadır ve temel noktaları güçlendirir.

Sunumların gerçekleştirilmesindeki en önemli konulardan birisi sunuşun verilen süre içerisinde tamamlanmasıdır. Sunumun konuşma provasının yapılması bu nedenle önem taşımaktadır. Sunum için verilen süreye uyulmaması ile ilgili en büyük sakınca sunum için bir ön çalışmanın yapılmamış olduğunu ortaya çıkmasıdır. Bu durum dinleyenlerin sunuşu yapan kişi hakkında olumsuz duygular hissetmesine neden olur.

Konuşma tamamlandığında sunumun doğrudan bittiği bilgisi dinleyenlere verilmemelidir. Daha önceden planlanan etkili bitiş cümleleri kullanılmalıdır. Konu özetlenmeli ve dinleyenler sunum kapsamında eyleme davet edilmelidir. Dinleyenlere mutlaka teşekkür edilmelidir.

Konuşma tamamlandıktan sonra genellikle sorular bölümüne geçilir. Sorular aslında teşekkür için de bir fırsat sağlamaktadır. Ayrıca bakış açısına odaklanılmasına ve mesajın güçlendirilmesine olanak sağlar. Dinleyicilerle etkileşim yaratır ve sunuma dahil olmalarını sağlar.