Yiyecek ve İçecek Yönetimi Dersi 5. Ünite Özet

Giriş

Teslim alma, tedarikçiler tarafından yiyecek içecek işletmesine getirilen ürünlerin uygun bir alanda, uygun bir şekilde işletmede bu iş için özel olarak görevlendirilmiş bir çalışan tarafından gerçekleştirilmesi gereken bir işlemdir. Teslim alma süreci belirli prosedürlere sahiptir. Ürünler teslim alınırken kalite kontrol kriterlerine ve sipariş formuna göre kontrol edildikten sonra, ürün giriş kartları doldurulur ve ürünlerin üzerine giriş tarihi yazılarak depolama sürecine geçilir.

Depolama, tedarikçilerden teslim alınan ürünlerin üretim aşamasına geçene dek uygun koşullar altında muhafaza edilmesi sürecidir. Depolama süreci belirli prosedürlere sahiptir.

Teslim Alma

Teslim alma, satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun miktardaki yiyecek içecek malzemesinin kabul edilmesi işlemidir. Teslim alma işlemi kolay gibi görünse de uygulamada oldukça zor bir işlemdir.

Depoya malzeme giriş sürecinde;

• Malzeme uygun ise
• Malzeme uygun değil, ancak küçük bir uygunsuzluk var ise ve
• Malzeme uygun değil, ancak büyük bir uygunsuzluk var ise

şeklinde olmak üzere üç sonuç ile karşılaşılabilir (S:86, Şekil 5.1).

Malzeme uygun ise:

• Malzeme gelir.
• Malzemeler kabul kriterlerine ve sipariş formuna göre kontrol edilir.
• Malzeme giriş kartları doldurulur ve malzemenin üzerine giriş tarihi basılır.
• Malzemeler ilgili depoya FIFO yöntemiyle yerleştirilir.

Malzeme uygun değil, ancak küçük bir uygunsuzluk var ise:

• Malzeme gelir.
• Gelen malzeme tek tek incelenir.
• Tedarikçiye şikâyet mektubu gönderilir.
• Malzeme giriş kartları doldurulur ve malzemenin üzerine giriş tarihi basılır.
• Malzemeler ilgili depoya FIFO yöntemiyle yerleştirilir.

Malzeme uygun değil, ancak büyük bir uygunsuzluk var ise:

• Malzeme gelir.
• Gelen malzeme tek tek incelenir.
• Satın alma müdürüne haber verilir.
• Malzeme iade edilir.
• Tedarikçiye şikâyet mektubu yazılır ve malzemelerin ne yapılacağı sorulur.
• Tedarikçinin cevabına göre malzeme imha veya iade edilir.

Teslim alma işlemlerinde beklenen faydaların sağlanabilmesi için teslim alınacak olan malzemelerin gerekli kontrollerden geçmesi gerekmektedir.

Teslim Alma Alanı

Teslim alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için işletmelerin yeterli büyüklükte teslim alma alanına ve bu iş için gerekli olan araç ve gereçlere sahip olması gerekmektedir.

Teslim alma alanında bulunması gereken ekipmanlar şöyle sıralanabilir:

• Hassas kantar ve hassas bir terazi,
• Diğer ölçü aletleri (uzunluk, yoğunluk, derece vb.),
• Çalışma masası, telefon, sandalye, bilgisayar, hesap makinası ve kırtasiye malzemeleri,
• Taşıma arabaları.

Teslim alma alanının taşıması gereken özellikler şöyle sıralanabilir:

• Teslim alma alanı tesis arka giriş kapısı ile depolar arasında bulunmalıdır.
• Satıcıların veya malzemeyi getirenlerin işletme içinde bulunan diğer alanlara geçmesine olanak vermemelidir.
• Ambalajların açılıp incelenebileceği, malzeme kalitesinin kontrol edebileceği yeterli genişlikte ve aydınlıkta olmalıdır.
• Hijyen kurallarına uygun ve kolayca temizlenebilecek özelliğe sahip olmalıdır.
• Her türlü hırsızlığa karşı güvenlik önlemleri alınmış olmalıdır.

Teslim alma işlemi büyük otel işletmelerinde satın alma departmanına bağlı çalışan tesellüm memuru tarafından yapılırken; küçük otel işletmelerinde ise yiyecek ve içecek müdürü ya da yardımcıları veya aşçıbaşı tarafından yapılmaktadır.

Teslim Alma Prosedürü

Teslim alma sürecinin adımlarının belirlenmesi ve bu adımların belirli bir sıraya konularak standart hâle getirilmesi, teslim alma işleminin daha kolay ve sağlıklı yürütülmesini sağlamaktadır.

Malzemelerin teslim işlemleri sırasında göz önünde bulundurulması gereken hususlar şöyle sıralanabilir:

• Satın alma müdürlüğü tarafından sipariş edilen ürünlerin miktarları ile teslim alınan ürünlerin miktarları eşit olmalıdır
• Ürünlerin kalitesi, tazeliği ve standardı da siparişte belirtilen ürünlerle aynı olmalıdır.
• Sipariş formundaki fiyatlar ile fatura veya irsaliyede belirtilen fiyatların aynı olması gerekmektedir.
• Sipariş edilen ürünler ile gelen ürünler arasında kalite farkı olduğu takdirde kalitesi düşük olan ürünler iade edilmeli, farklı bir tedarikçiden istenilen kalite standardındaki ürünler temin edilmelidir.
• Teslim alma işleminden sorumlu olan görevli, teslim aldığı her ürün ve malzeme için ilgili kayıt işlemlerini yerine getirmelidir.
• Ürünler porsiyonlanmış olarak gelmiş ise standart malzeme kartlarında belirtilen gramajlarda olup olmadığı kontrol edilmelidir.
• Dondurulmuş ürünlerin tamamen donmuş olup olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir.
• Satıcıların teslim saatleri ayarlanmalı, birbiriyle aynı saatte teslim yapmaları engellenmelidir.

Teslim Alma Sırasında Kullanılan Formlar

Mal Alındı Formu: Teslim alınan malzemeler Mal Alındı Formuna işlenir. Mal Alındı Formu üç nüsha olarak doldurulmaktadır.

Günlük Teslim Alma Raporu: Günlük olarak alınan ve günlük olarak tüketilen yiyecek malzemeleri gün sonunda günlük teslim alma raporuna işlenir. Bu form genellikle üç nüsha olarak doldurulmaktadır.

Et Etiketi: Kalite kontrolleri yapılan malzemelerin teslim alma işlemi gerçekleştirilmelidir. Bu aşamada et etiketi düzenlenmelidir.

Et etiketinin üzerinde;

• Alınış tarihi,
• Ağırlığı,
• Birim fiyatı,
• Tutarı ile
• Satıcı firmanın ismi bulunmalıdır.

Malzeme İade Formu: Siparişi verilen malzemelerin istenilen kaliteye uymaması durumunda satın alma memuru, mutfak departmanı ile muhasebeye haber vererek gerekli durumlarda bu malzemeleri satıcıya iade edebilir. Bu durumda malzeme iade formu doldurulmalıdır.

Teslim Alma Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontroller

Teslim alma kontrolünde gerçekleştirilen işlemler genel olarak;

• Ölçü kontrolü,
• Fiyat kontrolü,
• Kalite ve özellik kontrolü ile
• Belge kontrolüdür.

Ölçü Kontrolü: Ölçü kontrolü konusunda yapılan işlemler teslim alınan miktarların sipariş fişi ve fatura veya irsaliyedeki miktarla aynı olup olmadığının kontrol edilmesi işlemlerini kapsamaktadır. Ölçü kontrolün amacı işletmeye eksik miktarlarda ürün ya da malzeme girişini engellemektir.

Fiyat Kontrolü: Fiyat kontrolünün amacı faturada yazılı olan fiyatların teklif fiyatlarıyla aynı olup olmadığının tespit edilmesini sağlamaktır.

Kalite ve Özellik Kontrolü: Teslim alma görevlisinin ürün ve malzemelerin kullanım amaçlarına uygun özellik ve kaliteyi taşıdığından emin olması ve yapılan kontroldür.

Belge Kontrolü: Teslim alma sırasında kullanılan formların (Mal Alındı Formu, Günlük Teslim Alma Formu ve Et Etiketi gibi) doğru işlendiğinin kontrolünün yapılmasıdır. Bu formların üzerinde;

• Ürün fiyatı,
• Adeti ve
• Özelliğinin yazılması gibi herhangi bir maddi hatanın olmadığının da kontrolünün yapılması gerekmektedir.

Depolama

İşletmenin üretim ihtiyacını karşılamak, bozulma ve çalınmaları önlemek amacıyla gerekli tedbirleri alıp aşırı stok nedeniyle işletme sermayesinin gereksiz yere ürüne bağlanmasını veya yeterli stok yapamaması sonucunda oluşan konuk şikayetlerinin önlenmesini kapsayan işlemlere depolama denir.

Depolamanın Amacı ve Önemi

Yiyecek malzemelerinin bozulma, çürüme ve çalınma durumlarında ortaya çıkacak zararları önlemek için depolama yapılmaktadır.

Depolamada Dikkat Edilmesi Gerekenler

Depoların planlanmasında güvenlik, temizlik ve malların giriş-çıkış işlemlerinde yaşanabilecek olumsuzlukları göz önünde bulundurup, bu aksaklıkların yaşanmasına engel olabilmek için bazı tedbirlerin alınması gerekmektedir. Uygun bir depolama için dikkat edilmesi gereken uygulamalar şöyle sıralanabilir:

• Güvenlik,
• Kalite,
• Kayıt tutma.

Güvenlik: Depolama güvenliğiyle ilgili kurallar şöyle sıralanabilir:

• Kilitlenebilir depo alanları,
• Değerli depolama,
• Sınırlı erişim,
• Etkin envanter kontrol prosedürleri,
• Merkezi envanter kontrolü,
• Güvenli tasarım,
• Aydınlatma ve görüntüleme.

Kalite: Kalite kavramı, depolanan ürünlerin uygun koşullarda muhafaza edilerek bozulmalarının önüne geçmesini ifade etmektedir.

Depolama kalitesinin içerdiği temel depolama prosedürleri şöyle sıralanabilir:

• Yiyecek stoklarının rotasyonu,
• Yiyecekleri uygun sıcaklıklarda saklama,
• Temiz depo alanları,
• Uygun havalandırma ve hava sirkülasyonu.

Kayıt Tutma: Envanter işlemi işletmedeki sorumluların depoda ne olması gerektiği ve ne olduğu arasındaki farklılıkları belirlemesini sağlamaktadır.

Envanter takibi için iki temel sistem vardır. Bunlar;

• Sürekli envanter sistemi ve
• Fiziki envanter sistemidir.

İki envanter sisteminin de avantajları olduğu için birçok işletme müdürü envanter kaydı tutmak için ikisini de kullanmaktadır.

Daimî envanter sistemini envanterdeki pahalı veya önemli ürünlerin kaydını tutmak için kullanılırken; diğer pahalı olmayan ürünlerin kaydı ise daha hızlı ve fiziksel olarak kolay bir şekilde tutulmaktadır.

Depo Çeşitleri

İşletmelerde depolar;

• İşletmenin konumuna,
• Büyüklüğüne,
• Hizmet türü ve
• İş yoğunluğuna göre çeşitlilik gösterebilmektedir.

Kuru Gıda Deposu: Fasulye, nohut, mercimek, pirinç gibi bakliyat çeşitleri ile un, şeker, baharat ve yağlar (sıvıyağ, zeytinyağı kızartma yağları) nem içeriği az olan gıdaların muhafaza edildiği depolara kuru gıda deposu denilmektedir. Kuru gıda deposundaki yiyecekler diğer yiyeceklere oranla daha dayanıklı olmasına rağmen kuru gıda depolarında sıcaklık ve süre ilişkisi çok önemlidir.

Soğuk Hava Deposu: Soğuk hava depoları malzemelerin özelliklerine göre çeşitlilik göstermektedir. Bunlar;

• Et deposu,
• Balık deposu,
• Şarküteri deposu,
• Meyve-Sebze deposu ve
• Derin donduruculardır.

Diğer Depo Çeşitleri

Diğer depo çeşitleri içerisinde yer alan malzemeler ise işletmelerin hizmet türüne göre değişiklik göstermektedir. Bu depolar;

• Temizlik depoları,
• İçecek depoları,
• Restoran malzemelerinin bulunduğu depolar şeklinde sıralanabilir.

Depolama Prosedürü

Depolamanın amacına ulaşabilmesi için sürecin eksiksiz yerine getirilmesi gerekmektedir. Depolamanın başarısız olması durumunda maddi kayıplar oluşmaktadır. Satın alınan mallar mal alındı belgesi ile birlikte depo sorumlusuna gelmektedir. Depo görevlisi alınan malların her biri için açılan stok kartına;

• Miktar,
• Fiyat ve
• Tutarı yazarak depoya girişlerini sağlar.

Depo görevlisi belirli periyodlarla stok kartlarını gözden geçirerek, stok düzeyi önceden belirlenmiş seviyenin altına düşen malzemeleri tespit etmelidir. Stok miktarlarını belirlenen seviyeye çıkarmak için sipariş fişi düzenleyerek satın alma görevlisine teslim etmelidir.

Depolarda bulunması gereken normal stok seviyesinin aşağıdaki faktörler göz önüne alınarak belirlenmesi gerektiği vurgulanmaktadır:

• Menü planlaması,
• Satış tahminleri,
• Satın alma politikası,
• Stoklama politikası.

Depolama Konusunda Yapılan İnceleme ve Kontrolle r

Depolama konusunda yapılan kontrollerin amacı çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilen fire, zayiat, hırsızlık, fazla stoklama sonucu oluşan kayıpların önlenmesini kapsamaktadır.

Yapılan kontrollerde açığa çıkan farklılıkların nedenleri şöyle sıralanabilir:

• Depoya giren malların giriş ve çıkışları yapılırken ölçümlerinde hata yapılabilir.
• Depoya giriş ve çıkış fişleri, stok kartlarına doğru işlenmemiş olabilir.
• Talep fişi olmadan depodan malzeme çıkışı yapılmış olabilir.
• Satıcıya malların iadesi durumunda, stok kartlarından mal giriş kayıtları silinmemiş olabilir.
• Satın alınan malzemelerin depo ve mutfak dağıtımı doğru yapılmamış olabilir.

Depodan Malzeme Çıkışı

İşletmede bulunan departmanlar tarafından talepte bulunulan malzemelerin sağlıklı bir şekilde dağıtımı da büyük önem taşımaktadır. Genel olarak işletmelerde depodan malzeme çıkış işlemi için ‘Malzeme İstek Fişi’ kullanılmaktadır.

Çeşitli departmanlarda (mutfak ve barlar gibi) oluşan eksikleri gidermek için departman sorumlusu tarafından doldurulan forma, istenilen malzeme miktarları yazılarak depo sorumlusuna teslim edilmelidir. Departman sorumlusu tarafından doldurulan bu belge işletme müdürü veya yiyecek içecek müdürü tarafından onaylandıktan sonra depoya gönderilir.

Malzeme Çıkışlarının Kıymetlendirilmesi

Depodan çıkışta malzemelerin kıymetlendirilmesinde kullanılan yöntemler şöyle sıralanabilir:

• Gerçek Maliyet Yöntemi,
• İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi (FİFO),
• Son Giren İlk Çıkar Yöntemi (LİFO),
• Ortalama Değer Yöntemi,
• Standart Fiyat Yöntemi,
• En Son Piyasa Değeri ile Değerleme Yöntemi (NİFO),
• En Yüksek Fiyat Yöntemi.