Otel Yönetimi Dersi 5. Ünite Sorularla Öğrenelim

• kullanım sıklığına göre
• kapsamına göre
• zaman ufkuna göre
• belirginlik derecesine göre
• ve biçimsellik derecesine göre  beş alt grupta incelenebilir.

Örgütsel amaçlar, bütünsel amaçlar ile bölümlere ait amaçlar olmak üzere ikiye ayrılabilir. Bir otel işletmesinde bütünsel amaçlar; talep edilebilir bir hizmet üretmek, yeterli bir kâr sağlamak, otel çalışanlarının doyumunu sağlamak, değişimlere uyum sağlamak, yenilik yaratmak ve uzun dönemde varlığını sürdürmek vb. unsurları kapsar.

Sorun tanımında dikkatli olunmalı ve aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:

• Sorun tanımı bir neden değil sonuç cümlesi olmalı ve yazılan sorun cümlesine “ne”, “nedir” soruları ile yanıt aranmalıdır. Bunun tersi olarak sorun cümlesi neden ve nasıl sorularına yanıt vermemelidir.

• Sorun; işletmenin girdilerine, çıktılarına, girdileri çıktılara dönüştürme çabalarına ve örgütsel amaçlarına yönelik olan veya olabilecek bir zararı, olumsuz etkiyi ya da tehlikeyi açıkça belirten nitelikte olmalıdır.

• Bir defaya mahsus bir örgütsel amacı gerçekleştirmeye dönük planlardır.

• Bir planın gerçekleştirilmesi ile ilgili aşama ve adımları, her birinden sorumlu olan kişileri ve her birinin zamanını belirler.

• Planların zaman boyutunda ayrıntılandırılması çalışmalarını içerir.

• Kısa sürede tamamlanabileceği gibi bir kaç yılda da tamamlanabilir.

• Geniş kapsamlıdır; birden fazla projeyle ilişkilendirilebilir.

Misyon, bir otel işletmesinin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini ve örgütün varlık nedenini ifade eder.

Biçimsel planlar, belirli bir zaman dilimini kapsayan, belirli amaçlara yönelik olan, örgütte belirsizliği azaltmak ve ne yapılması gerektiği konusunda ortak bir anlayış yaratmak için yazılı hale getirilen ve örgüt çalışanları ile paylaşılan planlardır.

Karar verme süreci;

karar verme ihtiyacının ortaya çıkması, sorunun tanımlanması, çözüm seçeneklerinin bulunması ve geliştirilmesi, seçeneklerin karşılaştırılması ve değerlendirilmesi, en uygun seçeneğin tercih edilmesi, seçeneğin uygulanması ve kararın etkinliğinin değerlendirilmesi adımlarından oluşur.

Seçenekler arasında karşılaştırma ve değerlendirme yapabilmek için belirlenen değerlendirme ölçütlerine örnek olarak neleri gösterebiliriz?

Seçenekler arasında karşılaştırma ve değerlendirme yapabilmek için, ele alınan soruna bağlı olarak çeşitli değerlendirme ölçütlerinin belirlenmesi gerekir. Bu ölçütlere; teknik uygulanabilirlik, maliyet, sosyal açıdan arzu edilirlik, kullanılacak kaynak miktarı, başarı olasılığının derecesi, çözümün uzun-kısa vade dengelerine etkisi, örgüt kültürüne ya da yönetim tarzına uygunluğu örnek olarak verilebilir.

Otel işletmelerinde planlama süreci dört ana adımdan oluşur:

Bunlar, örgütsel amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaştıracak seçeneklerin belirlenmesi, bunlar arasından seçim yapılması ve sürecin sürekli gözden geçirilmesi ve güncellenmesidir.

Otel işletmelerinde planlama sürecine ilişkin yaklaşımlar geleneksel ve katılımcı yaklaşım olmak üzere iki şekilde incelenebilir. Planlama sürecine geleneksel yaklaşımda, işletmenin planlama süreci, genel olarak otel üst yönetimi, danışmanlık firmaları ve çoğunlukla da merkezi planlama bölümü tarafından gerçekleştirilir. Planlama konusundaki uzmanlardan oluşan bu bölüm doğrudan doğruya işletmenin en üst yöneticisine rapor verir.

Kısa dönemli planlar, bir yıldan daha az bir süreyi kapsayan planlardır.

Operasyonel planlar, otel işletmesinin herhangi bir departmanı ve çalışanları
gibi daha alt düzeylerinde ihtiyaç duyulan prosedürleri ve süreçleri tanımlar.

Otel işletmelerinde belirlenen amaçların etkinlik açısından hangi özellikleri taşıması gerekir?

Amaçlar, açık ve anlaşılabilir olmalıdır; ölçülebilir olmalıdır; önemli sonuçlar üzerinde odaklanmalıdır; iddialı ancak aynı zamanda gerçekçi olmalıdır; belirli bir zaman boyutunu kapsamalıdır; ödüllerle ilişkilendirilmelidir; örgüt çalışanları tarafından paylaşılabilir, özgün, belirli ölçüde esnek ve birbirleriyle uyumlu bir yapıda olmalıdır.

Amaçlara göre yönetim, bir otel işletmesinde üst ve astların amaçlarını, sorumluluk alanlarını ve ulaşmayı hede edikleri sonuçları birlikte belirledikleri ve belirli dönemlerde bu amaçlar ve sonuçların gerçekleşip gerçekleşmediğini birlikte inceledikleri bir süreçtir

Biçimsel olmayan planlar, yöneticilerin uygulamayı düşündüğü, ancak bunu kimseyle paylaşmadığı ya da sınırlı sayıda kişiyle paylaştığı yazılı hale getirilmemiş planlardır.

Otel işletmelerinde planlama sürecinde katılımcılığın en alt kademe çalışanlara kadar indirgendiği yaklaşımlardan biri amaçlara göre yönetim uygulamasıdır. Bu yaklaşım ilk kez 1954 yılında, Peter Drucker tarafından “Practice of Management” isimli kitabında ortaya atılmıştır.

İşletme içindeki herkesin, hatta kimi zaman işletme dışı paydaşların da planlama sürecine katkı sağladığı katılımcı planlama yaklaşımıdır.Planlama sürecindeki katılımcılık düzeyi, işletmeden işletmeye ya da içinde bulunulan durumdan duruma farklılık gösterebilir. Bu noktada, planlama sürecine çalışanların tümü dahil edilebileceği gibi sadece ilgili ana bölümlerin ya da alt bölümlerin yöneticilerinin dahil edildiği durumlar da söz konusu olabilir.

Spesifik Planlar: Bu planlar, açıkça tanımlanmış ve hiçbir yoruma yer vermeyen planlardır. Spesifik planlarda amaçlar, belirsizliği ve yanlış anlamaları giderecek bir şekilde ortaya konulur