Küçük İşletme Yönetimi Dersi 3. Ünite Özet

Giriş

Yönetimin ilk işlevi olan planlama, işletmenin amaçlarının saptanması ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesi olarak tanımlanabilir. Amaçlar belirlenmeden, nereye varılacağı, nereye erişilmek istendiği bilinmeden bir işletme veya örgütün kurulması söz konusu olamaz. Bu nedenle, bu yönetim işlevinde, işletmenin amaçlarının belirlenmesi, bu amaçlara hangi araçlarla, ne zaman ve hangi sürelerde ulaşılacağının saptanması, daha sonra da işletmeyi amaçlarına ulaştıracak seçenekler arasından seçim kararı verilmesi gibi konular önemli olanlarıdır. Planlama işlevinde, bilgi toplama, analiz yapma, varsayımlar kurulması, tahmin ve öngörülerin yapılması, seçeneklerin belirlenmesi, karar verme gibi konular ön plana çıkmaktadır.

Planlama ve Plan Kavramları

Planlama kavramıyla ilgili olarak amaç ve plan kavramlarından söz etmek yerinde olacaktır. Planlar, amaçları gerçekleştirmek için kuruluşun elindeki imkân ve kaynakların tahsisi, yapılacak işlerin zaman içinde programlanması, bu işleri yapacak personele görevlerin dağıtılması ile ilgilidir. Böylece planlar, amaçları gerçekleştirmenin yol ve araçlarını belirlemektedir. En genel tanım olarak plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Yöneticiler aşağıdaki nedenlerle kendileri, iş görenleri ve çeşitli organizasyon birimleri için planlar oluştururlar:

• Belirsizlikleri ve değişmeleri dengelemek,
• Organizasyon faaliyetini bilinçli olarak belirlenmiş amaçlar dizisi üzerinde odaklaştırmak,
• Gelecekteki faaliyetler için koordineli, sistematik bir yol göstericiye sahip olmak,
• Etkin faaliyet ve tutarlılık yoluyla ekonomik etkinliği artırmak,
• Gelecekteki faaliyetler için standartlar belirleyerek denetimi kolaylaştırmak

Plansız, örgütsel ve bireysel her iş ve uğraş sonuçsuz kalır. Dolayısıyla yalnızca plan yapmak yetmez aynı zamanda planın iyi olması da gerekir. İyi bir planın özellikleri;

• Planlar her şeyden önce açık, kesin ve geçerli bir amaca sahip olmalıdır. Açıklık derecesinin aynı zamanda planların sağlık derecesini de gösterdiğini söylemek mümkündür.
• İşletmenin çevresine uyum göstermesine olanak verecek esneklikte olmalıdır.
• Planın hazırlanması ve uygulanması en az maliyetle gerçekleştirilebilir olmalıdır.
• Optimal bir süreyi kapsamalıdır.
• İşletmenin temel ilke ve standartlarına uygun olmalıdır. Diğer bir deyimle, örgüt içerisinde hazırlanan bütün planların işbirliği, fikir birliği ve amaç birliğiyle hazırlanması ve uygulama sırasında tek bir ana plana sadık kalınması gerekir.
• Karşılaşılabilecek sorunları öngörmelidir.
• İşletmenin mevcut olanaklarıyla gerçekleştirilebilecek özellikte olmalıdır.

Planlama ise, bir faaliyettir; planı ortaya çıkarmak için sarf edilen gayretleri ifade eder. Plan bir sonuçtur. Planlama bir süreçtir. Önemli olan planlama, yani sürekli bir şekilde bugünden gelecek hakkında, kısa ve uzun vadeli amaçlar ile bunları gerçekleştirmek üzere izlenecek yollar hakkında düşünmektir. Plan ise süreç sonunda yapılan bir tercihi ifade eder. Kararın verilmesi ile süreç tamamlanmıştır. Şimdi bu karar uygulanacaktır. Yönetim sürecinin bu ilk aşamasında çeşitli konuların önceden belirlenmesiyle bulunulan yer ile gelecekte ulaşılmak istenen yer arasında bir köprü kurulmakta; gelecekte ortaya çıkacak olay ve durumları şansa bırakmamaya çaba gösterilmektedir. Böylece tamamen zihinsel -entellektüel- bir çalışma ile, bilinçli bir biçimde işletme için rotaların kararlaştırılması; bilimsel ve deneysel tahminlere dayanarak kararsızlık ve belirsizlik hallerinin minimuma indirilmesi yoluna gidilmektedir. Bu da, işletmenin riskinin azaltılması demektir. Belirtilen doğrultuda etkili bir planlama geçmiş bilgilerin analizini, mevcut durumların ve ayrıca geleceğe dönük gelişmelerin değerlendirilmesini gerektirir. Planlama ayrıca aşağıdaki sorulara cevap arama faaliyetidir;

• Ne yapılacaktır?
• Kim yapacaktır?
• Ne zaman yapılacaktır?
• Nasıl yapılacaktır?
• Hangi olanaklar kullanılacaktır?
• Neden yapılacaktır?

Yönetici olsun veya olmasın, herhangi bir kimse yaptığı herhangi bir işle ilgili olarak yukarıdaki sorulara cevap verebiliyorsa bir planı var demektir.

Planlamanın Özellikleri

Planlamanın iki temel özelliği hemen göze çarpmaktadır. Bunlardan birisi planlamanın, geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işi olmasıdır. Planlama, geleceğe bakışı ifade eder. Planlamayla ilgili diğer bir özellik ise planlamayla risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkilerdir. Esasında bir yöneticinin karar ve uygulamalarında, amaç, risk ve varsayımlar daima mevcuttur. Bütün bu hususları yönetici açık ve net olarak düşünüp değerleyip, yazılı hale getirmese bile, aldığı kararlar ve yaptığı uygulamalar belirli amaçlara yönelik olacak, belirli varsayımlara dayanacak ve belirli bir riskin göze alınmasını ifade edecektir. Organizasyon, yöneltme, koordinasyon, denetleme gibi fonksiyonların önünde planlama fonksiyonu yer alır ve yönetimin vazgeçilmez bir unsurudur. Planlamanın çeşitli özellikleri vardır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir;

• Planlama kapsamlı bir faaliyettir: Üst yönetim genellikle stratejik planları yaparken orta ve alt yönetim taktik ve eylem planlarıyla ilgilenmektedir.
• Planlama devamlı bir faaliyettir. Planlama devamlı olarak yapılan ve sona ermeyen bir faaliyettir.
• Planlama bir seçim ve tercih faaliyetidir. Planlama ileriye dönük olduğu için hareket tarzı ile ilgili çeşitli seçenekler arasında seçim yapmaktır.
• Planlamanın önceliği vardır. Planlama ilk olarak ele alınması gereken bir yönetim fonksiyonudur.
• Planlama amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlar.
• Planlama geleceğe yöneliktir. Üzerinde durulması gereken nokta yarın ne yapılacağı değil, belirsizliklerle dolu yarında istenilen şeyin olmasını sağlamak için bugün ne yapılması gerektiğidir.
• Planlama bir karar sürecidir. Elde edilen verilerin değerlendirilmesi sonucunda ortaya çıkan alternatifler hakkında bir karar verme özelliği taşır.

Planlama Süreci

Planlama süreci bir amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme niteliği taşır. Bu açıdan planlama süreci istenen duruma uyum sağlaması için sürekli değerlendirilen ve değişikler gerektiren dinamik bir özellik gösterir. Planlama sürecinde planlamacı iç ve dış koşulları dikkate almak zorundadır. İşletme amaçlarını gerçekleştirecek planlar yapması için amaçları ortaya koymak zorundadır. Amaçlar da iş hayatında bulunuş nedenini belirten görevlerin belirlenmesinden sonra gelir. Planda gerçekleştirilmek istenen amaçlara ne ölçüde ulaşıldığı standartlarla belirlenir. Politikalar, usul ve kurallar ise, planların uygulanması ve başarılmasında rehber rol üstlenirler. Planlama sürecinin evreleri dört başlık altında incelenebilir;

• Ana ve alt amaçların belirlenmesi
• Amaçlara ulaştıracak yolların belirlenmesi ve işletme kaynaklarını değerleme
• Alternatiflerin karşılaştırılması
• En uygun alternatifin seçimi

Plan Çeşitleri

Planlama çeşitlerinden söz etmeden önce planlamaya ilişkin yapılan sınıflandırmaların daha anlaşılır olabilmesi için planlar hiyerarşisinden bahsetmek faydalı olacaktır. Planlar hiyerarşisinin en üst kademesinde amaçlar yer almaktadır. Amaçlar gaye, misyon, hedef ve stratejilerden oluşmaktadır. Stratejiler ise tekrarlanan ve tekrarlanmayan faaliyetlere bağlı olarak sürekli ve süreksiz planlar şeklinde hiyerarşiyi devam ettirmektedirler.

Amaçlar: Amaçlar çok detaylı süreksiz planlar ile sürekli planların gerçekleştirmeye yöneldikleri kapsamlı örgütsel sonuçlar şeklinde ifade edilebilir. Amaçlar örgütsel faaliyetlerin yönünü belirleyen sonuçlar veya geleceğe ilişkin bekleyişler şeklinde ortaya konabilir.

Gaye: Bir örgütün gayesi o örgütün içinde faaliyet gösterdiği toplum tarafından kendisine atfedilen birinci plandaki rolü şeklinde tanımlanabilir. Bu niteliği nedeniyle, gaye, yalnızca şu ya da bu örgütte değil toplumdaki bütün örgütlere uygulanabilen veya mal edilebilen çok kapsamlı bir amaç olmaktadır.

Misyon: Misyon işletmenin nereye ulaşmak istediğinin elle tutulur, gözle görülür veya kavranabilir halidir. Misyon örgütün en önemli amaçlarını temsil eder. Misyon gelecekteki amaçlara etki edecek konularda organizasyonun ve üyelerinin davranışlarını yönlendirme, heyecanlandırma anlamıyla kullanılmaktadır. Diğer bir ifade ile kişilerin geleceğe yönelme güdülerini güçlendirir.

Strateji : İşletmeler açısından strateji, fırsat ve tehditleri dikkate alarak, işletmenin zayıf ve güçlü olduğu yanlarının belirlenmesi ve işletmeye rekabet üstünlüğü sağlayacak konum belirleme, karar alma ve uygulama süreci olarak tanımlanabilir.

Planlama süreci ve bu süreç sonucu ortaya çıkan planlar çeşitli açılardan sınıflanabilir.

• Tekrar edilme durumlarına göre planlar,
• Kapsadıkları zaman açısından planlar,
• İlgili oldukları örgüt kademesi bakımından planlar,
• Kapsamı açısından planlar.

Planlama İlkeleri

Planlama faaliyetlerini etkin ve verimli biçimde sürdürebilmek için genel kabul görmüş bazı planlama ilkeleri vardır. Başlıca planlama ilkeleri;

• Planlama arzusu ilkesi: Planlama yapmak ve buna uymak için her şeyden önce yöneticinin buna inanması ve planı yapmayı arzulaması gerekmektedir
• Planlamanın kuruluş koşullarına uygun bir zamanlama ufku veya süresini gerektirmesi ilkesi
• Alternatif planlar geliştirme ilkesi
• Rakiplerin ne yaptıklarını ve gelecekte ne yapabileceklerini sürekli olarak değerlendirme İlkesi
• Esneklik ilkesi: Katı bir planlama yerine ve alternatif bir plana veya yola geçmeyi gerektirmeyecek bazı sorunlar karşısında planda bazı değişiklikler ve düzeltmeler yaparak esnek davranma ve bu durumu ilgililere duyurmaya ilişkindir.
• Ekip halinde çalışma ve haberleşme ilkesi
• Somut rakamlandırılmış ve gerçekçi olma ilkesi: Bu ilke yapılacak şeylerin açık seçik somut sorumlulukları ortaya koyan ve yapılacakların mümkün olduğu ölçüde rakamlandırılmış olmasını gerekli kılar.
• Yazılı doküman hazırlama ilkesi: Bu ilke hazırlanan planları yazılı dökümler şeklinde her an bilgisayardan alınabilecek durumda hazırlamayı, gerek kısmi, gerekse bütün ve entegre bir şekilde el altında bulundurmayı gerektirir.

Planlamanın Engelleri ve Engellerin Aşılması

Eğer planlama engellerini aşmak istiyorsak tepe yöneticiler hem planlama faaliyetlerine destek vermeli hem de sürece bilfiil katılmalıdırlar. Planlama konusunda uzman olan çevre analizi ve işletme değerlemesini yapabilecek kurmay elemanlardan yararlanmalıdırlar. Her fonksiyonel bölüm yöneticisi komutan olarak kendi bölümünün planlaması için taslak hazırlayıp planlama komitesi çalışmalarına katılmalıdır.

Planlamanın Yararları ve Sakıncaları

Planlamanın Yararları;

• Planlama işletmenin bütün faaliyetlerinin amaca dönük olmasını sağlar.
• Planlama ile diğer yönetim fonksiyonlarının gerçekleşmesi sağlanır.
• Plan geleceğe dönük olduğu için devamlı olarak gelecek ile ilgilendiğinden gelecekteki olayları tahmin etme bakımından uzmanlaşma sağlanır.
• Planlama, stratejiler, politikalar ve yöntemler öngördüğü için kararlarda yol göstericidir.
• Planlama belirsizlikleri azaltır.
• Planlama yöneticileri günlük işlerin ötesine geçirir.
• Planlama işletme kaynaklarının (beşeri ve maddi) en iyi biçimde kullanılmasını ve verimliliğini artırır.
• Planlama uygulama ölçütlerinin geliştirilmesini sağlar. Zaman ve yer bakımından daha belirli ölçüler ortaya çıkar.
• Planlama yöneticinin daha cesaretli uygulamaya girme ve liderlik özelliklerini artırır.
• Planlama yaratıcılık ve yenilik sağlamayı kolaylaştırır. Koşullar değiştiğinde plan da değiştiğinden yeni koşullar ve çevredeki değişimlere göre planda yapılan değişiklikler örgütün yeni koşullara uymasında yardımcı olur.
• Planlama yetki devrini kolaylaştırır ve planlamaya katılan çeşitli düzeylerdeki yöneticilerin karşılıklı olarak sorumluluklarına canlılık kazandırır.

Planlamanın Sakıncaları;

• İyi bir planın hazırlanması önemli ölçüde zaman ve kaynak harcamasını gerektirir.
• Planlamanın eksik olması, gereğinden çok uzun ya da kısa bir süreyi kapsaması ve gerçekleştirilebilir hedeflerden çok dilek ve istekleri içermesi gibi bazı önemli noksanları ve çıkmazları bulunabilir.
• Planlamada kullanılan sayısal yöntemlerde yapılabilecek bazı hatalar, beklenmedik olumsuz sonuçlara yol açabilir.
• Planlama geleceğe bakmaktır ilkesine aşırı bağlılık yöneticinin dikkatini gereğinden çok geleceğe çevirmesine ve içinde bulunduğu durumu göz ardı etmesine neden olabilir.
• Uzun süreli planlarda isabet (doğruluk) derecesi azalır. Kısa süreli planlarda ise planlamadan beklenen yarar çoğu kez sağlanamaz. Bu nedenle planlamada en uygun süre tam olarak belirlenemezse planlamanın etkinliği azalır.
• Planlama için harcanan zaman da önemlidir. Hızlı, fakat eksik hazırlanmış bir plan mı yoksa daha uzun sürede hazırlanmış eksiksiz bir plan mı daha uygun olacaktır? Planı hazırlayan hız ile isabet arasında kıvamlı (optimum) bir denge kuramazsa planlamadan beklenen yarar sağlanamaz.
• Planlama ve planların başka bir sakıncası da planı uygulamakla görevli kişilerin girişim ve öncelik tercihlerini engellemesi veya köreltmesi şeklinde ifade edilir. Planlar özellikle sorumluluktan kaçan ve karar almaktan çekinen kişiler için büyük sakıncalar taşıyabilir.