İşletme Bilgi Sistemleri Dersi 4. Ünite Özet

Giriş

Müşterilerin, üretim tekniklerinin ve ticaretin şeklinin değiştiği bir ortamda işletmelerin de bu değişime uyum sağlaması kaçınılmaz olmaktadır. İşletmeler çevrelerinde olan bu değişimlere göre kendilerini değiştirmelidir. Bu değişimler belirli bir plan içinde ve bilgi sistemleri ile sağlanabilir. Bilgi sistemleri, işletmelerde en azdan en çoğa doğru farklı boyutlarda değişimi yaratabilirler. Bilgi sistemleriyle sağlanabilecek başlıca değişimler, süreçlerin otomatikleştirilmesi, standart olarak yürütülen işlerin verimliliğinin artırılması, iş süreçlerinin analiz edilmesi, basitleştirilmesi ve yeniden tasarlanmasıdır.

Sistem Geliştirmeye Genel Bakış

Yeni bilgi sistemleri işletmede var olan sorunların çözümünde kullanılabilen yollardan biridir. İşletmeler daha çok başarı elde edebilmek ve yeni kaynaklardan yararlanabilmek için yeni bilgi sistemleri geliştirilmesi kararı alabilirler. İşletmeler;

• Teknolojinin gelişmesi,
• İşletmelerin büyümesi ve sisteme yeni bilgi türlerinin katılması,
• Eski teknolojilerin işletme maliyetlerini yükseltmesi ve benzer işlemlerin yeni teknolojilerle daha ucuza yapılabilmesi,
• Var olan bilgi sistemlerinin yenilenme ihtiyacının oluşması gibi nedenlerle bilgi sistemleri geliştirirler.

Ancak yeni bir bilgi sisteminin geliştirilmesi genellikle çok maliyetli ve zaman alıcı bir süreçtir. Problem çözmeye sistem yaklaşımı, işletme problemlerini çözmek amacıyla bilgi sistemlerinin geliştirilmesi ihtiyacı doğduğunda bilgi sistemleri geliştirme ya da uygulama geliştirme olarak adlandırılır. Bir problemi analiz etme ve çözüm bulma, aşağıdaki karşılıklı ilişkili faaliyetleri içermektedir:

• Sistem düşüncesini kullanarak bir problemin ya da olanağın var olduğunu kabul etmek ve tanımlamak.
• Alternatif sistem çözümleri geliştirmek ve değerlendirmek.
• İhtiyaçları en iyi karşılayan sistem çözümünü seçmek.
• Seçilen sistem çözümünü tasarlamak.
• Tasarlanmış olan sistem çözümünü başarılı bir şekilde uygulamak ve değerlendirmek.

Sistem düşüncesini uygulamanın yolu, çalışılan herhangi bir pozisyondaki sistemleri, alt sistemleri ve sistemin bileşenlerini bulmaya çalışmaktadır. Bilgi sistemi geliştirmeye ilişkin faaliyetler genel olarak;

• Planlama sistem araştırması,
• Sistem analizi,
• Sistem tasarımı,
• Sistemi yürütme,
• Sistemi kullanma ve
• Sistemin bakımı olarak sıralanabilmektedir (s:74, Şekil 4.1).

İşletmeler planlama sistem araştırması aşamasında, sistem geliştirme faaliyeti sonucunda iş olanaklarını elde edip edemeyeceklerini ve önceliklerinin neler olduğunu belirler. Bu aşamada, olası sistem alternatiflerinin geliştirilmesinde göz önünde bulundurulması gereken kısıtlar belirlenir. Bu kısıtlar işletmenin çevresinden gelen yasal düzenlemeler olabileceği gibi yöneticiler tarafından belirlenen kısıtlar da olabilir. Kısıtların tanımlanmasının ardından olası sistem alternatifleri geliştirilir. Alternatifler belirlendikten sonra bu alternatiflerden biri seçilir. Fizibilite çalışmaları da bu aşamada gerçekleştirilir. Fizibilite çalışmaları ile sistem üzerinde genel olarak bir ön inceleme yapılır. Sistemin sahip olduğu kaynak ve kısıtlar kapsamında problemin çözmeye değer olup olmadığı belirlenir. Fizibilite aşamasında şu sorulara cevaplar aranır:

• Yeni sisteme gerçekten ihtiyaç var mıdır?
• Sistemin gerçekleştirilmesi için gerçekten neye ihtiyaç vardır?
• Ne kadar süreye ihtiyaç vardı?
• Tahmini bütçe nedir?
• Yararları ve zorlukları nelerdir?

Fizibilite çalışmalarında;

• Teknik,
• Operasyonel,
• Çizelgeleme ve
• Ekonomik olarak dört fizibilite boyutu dikkate alınmalıdır.

Teknik fizibilite ile sistemin genel olarak içerdiği riskler ve genel olanaklar araştırılır.

Operasyonel fizibilite ile önerilen sistem işletme yapısına uygun mu, sistem geliştirildikten sonra işleyebilecek mi, kullanıcı sisteme karşı direnç gösterecek mi, yönetim destek verecek mi, önerilen sistemin performansı önceki sistemden düşük mü gibi sorulara cevap aranır.

Çizelgeleme fizibilitesi ile belirlenen zaman kısıtları içerisinde sistemi yürütmenin mümkün olup olmadığı sorgulanır. Bu amaçla;

• Gantt ve
• PERT gibi teknikler kullanılır.

Gantt şeması; problem tanımından, sistemin işletilmesine kadar geçen sürede yapılacak olan tüm faaliyetlerin ne zaman başlayıp ne zaman biteceğini ve ayrıca sistemin geliştirme sürecindeki önemli durak noktalarını da gösterir.

PERT; zaman, araç, maliyet ve kontrol gereklerine en iyi cevap veren ve aralarındaki öncüllük ve zaman ilişkisi sayesinde bütünleşik bir yapının oluşmasını sağlayan birçok faaliyetin ağ şeklinde düzenlenmesini esas alan bir yaklaşımdır.

Ekonomik fizibilite ise işletmenin sistemi kurmak için bütçesinin yetip yetmeyeceğinin, önerilen sistemin tahmini fayda ve maliyeti dikkate alınarak ekonomik olup olmadığının değerlendirilmesidir.

Planlama aşaması tamamlandıktan sonra, proje grubu mevcut sistemin analizine yönelir. Bu aşama sorunların tanımlanması, nedenlerinin tespiti, çözüm belirlenmesi ve çözüm için gerekli enformasyon ihtiyacının belirlenmesini kapsamaktadır. Sistemin öğeleri ve fonksiyonları ayrıntılı bir şekilde tanımlanır. Sistem analizinin en önemli kısmını sistemin nasıl çalıştığı ve çalışma maliyetinin ne olduğu oluşturur.

Sistem analizi aşamasında sistem geliştirme çalışmasını yürütecek proje takımı oluşturulur. Proje takımı kullanıcı ve bilgi sistemi analistlerinden oluşabilir. Sistem analizinin başarısı sistemin çok iyi anlaşılmasına ve dolayısıyla sistem analistinin bir uzman araştırmacı gibi davranmasına bağlıdır. Bu nedenle sistemin nasıl çalıştığını ve çalışma maliyetinin ne kadar olduğunu anlamak, sistem analizinin en önemli bölümünü oluşturmaktadır. Bilgi ihtiyaçlarının analizinde sistem hizmete girdiğinde karşılanması gereken ihtiyaçlar belirlenir. Bu ihtiyaçlar çeşitli bilgi toplama yöntemleri ile bulunur. Bu yöntemler;

• Kişisel görüşmeler, mülakat,
• Gözlemler,
• Kayıt taramaları,
• Anketler,
• Ortak Uygulama Tasarımı (JAD-Joint Application Design)
• İş süreçlerinin yeniden yapılanmasıdır (BPRBusiness Process Reengineering).

Sistem analizi , bir sistemin enformasyon gereksinimlerini yerine getirmek için ne yapılması gerektiğini tanımlar. Sistem tasarımı , sistemin amacını nasıl gerçekleştireceğini göstermektedir. Bilgi sistemi tasarımı, sistem için kapsamlı bir plan ya da modeldir. Tasarım aşamasında sistem analisti kullanıcı ile birlikte hareket ederek, akış şemaları, veri akış diyagramları, yapısal dil, karar tabloları, karar ağaçları, varlık ilişki diyagramları, CASE araçları gibi sistem geliştirme araçlarını kullanarak yeni sistem tasarımını yazılı hale getirirler. Bu araçlardan biri olan akış şemaları, sistem tasarımında kullanılan en eski tasarım tekniğidir. Şemalarla tüm bilgi sistemindeki veri, enformasyon, bilgi ve iş akışı, yapılacak işlemin türünü gösteren özel bazı semboller kullanılarak gösterilir.

Veri akış diyagramları, sistem geliştirmede kullanılan ve sistemin grafiksel olarak gösterimine imkân sağlayan çok yaygın bir araçtır. Veri akış diyagramları;

• Veri akışı,
• Dışsal biri,
• Veri deposu ve
• Süreç olmak üzere dört öğeden oluşur.

Karar tabloları ise, süreç mantığı içinde birçok şartlı durum söz konusu olduğunda ve her bir durum farklı işlemlerin yapılmasını gerektirdiğinde ortaya çıkan çözüm mantığının anlaşılmasını kolaylaştırır.

Sözü edilen başlıca tasarım faaliyetleri;

• Çıktı,
• Girdi,
• Veri tabanı ve
• Ara yüz tasarımıdır.

Çıktı tasarımı: Bir sistemde yararlı bir çıktının oluşmasına destek sağlar. Çıktıların belirli bir amaca hizmet etmesi, kullanıcı için anlam ifade etmesi, ilgili kişilere iletilmesi, zamanında temin edilmesi, en uygun çıktı yönteminin seçilmesi çıktı tasarımında sistem analizinin ulaşmaya çalıştığı amaçlardandır.

Girdi tasarımı: Girdinin niteliği çıktının kalitesini belirlediğinden girdinin etkili, doğru, kullanımı kolay, uygun, sade ve çekici olması gerekir.

Veri tabanı tasarımı: Veri deposu bilgi sisteminin kalbidir. Verinin kullanıcılar tarafından kullanılması gerektiğinde hazır olması gerekir. Veri tabanı tasarımının amacı verinin etkin bir şekilde depolanmasını ve güncellemesini sağlamaktır.

Ara yüz tasarımı: Kullanıcı ara yüzü kullanıcının sistemle etkileşimi ile ilgili mekanizmadır. Ara yüz tasarımı görevle kullanıcı ara yüzünü uyumlu hale getirmeyi, etkili bir ara yüz oluşturmayı, kullanıcılara uygun bir geri bildirim sağlamayı, bilgi işçilerinin verimliliğini geliştirmeyi amaçlar.

Yeni bir bilgi sistem tasarlandıktan sonra sistemin çalışan bir sistem olarak uygulanması ve uygun bir şekilde çalışmasını sağlamak için düzenli olarak bakımı gerçekleştirilmelidir. Çalışan bir sistem üreten fiziksel ve kavramsal kaynakların temin edilmesi ve sistemle bütünleştirilmesi yürütme olarak tanımlanır. Sistemin yürütülmesi aşaması, donanım ve yazılım edinme, yazılım geliştirme, programları ve prosedürleri test etme, veri kaynaklarını dönüştürme, yeni sisteme geçişte kullanılacak çeşitli dönüşüm alternatiflerini belirleme, yeni sistemi kullanacak kullanıcı ve uzmanları eğitme faaliyetlerinden oluşur (s:81, Şekil 4.3).

Planlama aşamasında tanımlanan amaçlar gerçeğe dönüştürülebilmek için kullanıcılar tarafından kullanılır. Yeni sistemin izlenmesi ve kontrol edilmesi gerekir. Sistemin belirlenen amaçları gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceği ölçülür. Değerlendirmenin yeni sisteme geçişten birkaç ay sonra başlaması önerilir.

Sistemin çalışması sırasında hataların düzeltilmesi, gereksinimlerin karşılanması ve verimliliğin artırılması için sisteme bakım uygulanır. Sorunların giderilmesi için gerekli taleplerin yönetilmesi ve gerçekleştirilmesi sistem bakım faaliyetlerinden biridir.

Alternatif Sistem Kurma Yaklaşımları

İşletmeler büyüklükleri, faaliyet konuları, çevresel koşulları, iş süreçleri, problemler gibi özelliklerinden dolayı farklı karmaşıklık düzeylerine sahiptir. Sistem kurma yaklaşımı bu farklılıklarla başa çıkmak zorundadır. Alternatif sistem kurma yaklaşımları;

• Sistem geliştirme yaşam döngüsü,
• Prototipleme,
• Uygulama yazılım paketleri,
• Son kullanıcı geliştirme,
• Bilgisayar destekli yazılım mühendisliği ve
• Nesne yönelimli yaklaşım olarak sıralanabilir.

Sistem geliştirme yaşam döngüsü; sistem kurmayı ve sistem geliştirmeyi adımlara bölen çok aşamalı bir yaklaşımdır.

Prototipleme ; kullanıcıların denetim yapabildiği hızlı ve ucuz bir şekilde deneysel bir sistemin kurulmasıdır. Prototipleme süreci şu adımlardan oluşur:

• Kullanıcıların temel gereksinimlerinin belirlenmesi,
• Başlangıç prototipinin geliştirilmesi,
• Prototipin kullanılması,
• Prototipin gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi.

Uygulama yazılım paketleri; işletmeler yazılımlarını kendi içlerinde gerçekleştiremedikleri için bilgi sistemi uygulamalarında gerekli olan yazılımları dış kaynaklardan sağlarlar. İşletmelerde bilgi sistemlerinde kullanılan yazılım paketleri, istenilen görevleri yerine getirebileceği düşünülen, piyasada satılan yazılımlardan birinin satın alınması ve işletilmesini öngörmektir.

Son kullanıcı geliştirme; kullanıcıların bilgi sistemi uzmanlarından sadece danışmanlık yardım alarak kendi bilgi sistemlerini geliştirdikleri faaliyetlerdir. Bilgi sistemleri, donanım ve yazılım seçimi, işletme veri tabanlarına erişimin sağlanması, gereksinim duyulan bilgi teknolojisinin analiz, tasarım ve yürütülmesi gibi konularda kullanıcılara destek olmalıdır.

Bilgisayar destekli yazılım mühendisliği (CASEComputer Aided Software Engineering); bilgisayar destekli sistem mühendisliği olarak da adlandırılır. Tekrar eden işlemlerin sayısını azaltmak için adım adım metodojilerin otomatikleştirilmesi olarak tanımlanır. Elle yapılarak harcanan çabaların otomasyonunu ifade eder. Başlıca bilgisayar destekli yazılım mühendisliği araçları;

• Metodoloji araçları,
• Diyagram çizme araçları,
• Ekran ve rapor üreteçleri,
• Analiz ve kontrol araçları,
• Dokümantasyon üreteçleri ve
• Program geliştirme araçları olarak sıralanır.

Nesne yönelimli yaklaşım; veri ve süreçlerin nesnelerle birleştirilmesi biçiminde gerçekleşmektedir. Sistem analizi ve tasarımının temel birimi olarak nesneyi kullanır. Nesne, veri ve prosedürleri bütünleştirme olarak tanımlanabilir. Sistem geliştirmede nesne yönelimli yaklaşım, birleştirilmiş modelleme dilinin (UML-Unified Modeling Language) standartlaştırılmasıyla 1990’larda yaygınlaşmaya başlamıştır. UML, yazılım sistemlerinin belgelendirilmesi ya da görsel hale getirilmesi için kullanılan dildir. Bu dilin kullanımıyla soyut modeller tasarlanabilir, karmaşık sistemler basitleştirilebilir, analiz edilebilir ve sonrasında yazılım geliştirme ortamlarına dönüştürülebilir. UML, aşağıda belirtilen bir takım grafiksel diyagramları kullanarak, sistemin farklı perspektiflerini ifade etme imkânı vermektedir:

• Kullanım durumu diyagramları
• Sınıf diyagramları
• Durum diyagramları
• Sıra diyagramları
• Faaliyet diyagramları

Dijital İşletmelere Yönelik Uygulama Geliştirme

Günümüz dijital ortamları işletmeleri de etkilemektedir. İşletmeler, dijital işletmelerin ortaya çıkmasıyla birlikte yenilikler yaratarak değişikliklere hızlı bir şekilde adapte olmanın yolları üzerinde çalışmaktadır. İşletmeler sahip oldukları bugünün gelişmiş teknolojik yetenekleri sayesinde bilgi teknolojileri üzerinde hızlı bir şekilde değişiklikler yapabilirler.

Hızlı uygulama geliştirme; sistem geliştirmeye nesne yönelimli bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım çeşitli yazılım araçlarını içeren temeli geliştirme metodu olan bir yaklaşımdır. Kısaca RAD olarak bilinen Rapid Application Development, işletmeler tarafından e-ticaret ve web tabanlı ortamlarda kullanılmaktadır.

Bileşen tabanlı geliştirme ve web servisleri; büyük ölçekli iş uygulamalarının oluşturulma sürecini daha hızlandırmak kullanılmaktadır. İşletmeler e-ticaret uygulamalarını, ticari olarak piyasadaki alışveriş sepeti, kullanıcı kimlik doğrulama, arama motoru, katalog gibi yazılım parçalarını bir araya getirmeyi, bileşen tabanlı geliştirme yardımıyla gerçekleştirirler.