İşletme Yönetimi Dersi 3. Ünite Özet

Modern Yönetim Kuramları

İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra dünyadaki ekonomik değişimler, yönetim alanına da yansımış ve farklı yaklaşım ve çözüm önerileri getirilerek Klasik ve Neo- Klasik Yöntemlerin eksiklikleri ve uygulamadaki sorunları giderilmeye çalışılmıştır. Bu sorunlar, klasik yöntemin “İş’e, neo-klasik kuramların ise “insana önem vermesinden kaynaklanmaktayken, modern kuramlar, “iş” ve “insanın yanı sıra “iç ve dış çevre unsurlarını” da dahil ederek ortaya güçlü bir sentez koyarak sorunların üstesinden gelmeye çalışmıştır. Buradan anlaşılabileceği gibi modern yönetim düşüncesi işletmeyi (örgütü) çevresindeki değişimlere uyum sağlaması gereken bir bütün olarak ele almakta ve “sistem yaklaşımı” ve “durumsallık yaklaşımı” olarak bilinen iki teoriden oluşmaktadır.

Sistem Yaklaşımı

Sistem yaklaşımı, Ludwig Von Bertalanffy’nin 1928 yılında öne sürdüğü “Genel Sistem Teorisi”nin yönetim alanına yansımasıdır. Bu teoriye göre, her sistem kendi çevresinden bağımsız şekilde değil, bir bütün içinde alt sistemleriyle ilişkisi de dikkate alınarak incelenmelidir. İşletmeler, tıpkı yaşayan bir sistem (organizma) gibi çevrelerinden etkilenen birer sistemdir ve alt sistemlere sahiptir. Modern yönetim kuramları bu yaklaşım çerçevesinde geliştirilmektedir.

Sistem

Sistem kelimesi, “birleşme” anlamına gelmektedir. Aynı zamanda, bir sonuç elde etmeye yarayan yöntemler düzeni, mekanizma, bir bütünü oluşturan parçaların uyumlu şekilde faaliyette bulunmasını sağlayan işlemler bütünü olarak da bilinir. Sistemin var olabilmesi için mutlaka bir amacının olması, bütünle ilişki içinde olan alt parçalarının (alt sistemlerinin) olması ve bu parçalardan oluşan bütünün dış çevreyle ilişki içinde olması gerekir. Her sistem bir amacı geliştirmek için vardır ve paylaşılan bu amaç ortak değilse topluluk olacaktır. Sistemi kendisini oluşturan alt parçalarla birlikte koordineli ve uyumlu olarak sağlanması gerekir.

Sistemin Türleri

Sistemler sahip oldukları özellikler ve çevreyle olan ilişkilerine göre şu şekilde sınıflandırılır:

Canlı ve Cansız Sistemler: Doğum, ölüm, üreme gibi biyolojik özelliklere sahip olan ve yaşayan sistemlere canlı sistemler, doğum, ölüm gibi kavramların kullanılmasına karşın yaşamayan sistemlere cansız sistemler adı verilir.

Somut ve Soyut Sistemler: En az iki alt sistemin elle tutulur, gözle görülür varlıklardan oluştuğu sistemler somut (fiziksel, gerçek) sistemlerken tanımlar, varsayımlar, açıklamalar gibi cansız alt sistemlere sahip sistemler soyut sistemlerdir.

Doğal ve Yapay Sistemler: Doğada var olan güneş sistemi gibi sistemler doğal, bir fayda sağlamak amacıyla insanlar tarafından oluşturulan diğer sistemler ise yapay sistemlerdir.

Deterministtik ve Stokastik (Rastsal) Sistemler: Girdi- çıktı kavramları arasında neden-sonuç ilişkisinin olduğu sistemler deterministtik, girdi ile çıktı arasında olasılık dağılımına bağlı rastlantısal bir ilişkinin olduğu sistemler de stokastik sistemlerdir.

Basit ve Karmaşık Sistemler: Alt ögesi az sistemler basit, alt ögesi çok olan ve zor anlaşılan sistemler karmaşık sistemlerdir.

Statik (Durağan) ve Dinamik Sistemler: Çevresindeki değişimlere karşın değişmeyen sistemler statik, değişimlere uyum sağlayan sistemler dinamik sistemlerdir.

Açık ve Kapalı Sistemler: Sistem çevresiyle ilişki içerisindeyse açık, herhangi bir ilişki içerisinde değilse kapalı sistemdir.

Alt sistemler, sistemi oluşturan küçük parçalar anlamına gelir. Alt sistemler sistemin bütününe katkı sağlayacak bir ilişki düzeni içerisindedir. Örnek olarak, Dünya ekonomisi, A ülkesi ekonomisi, B sektörü, C işletmesi ve C işletmesinin pazarlama departmanı şeklinde sıralanan bir sistem- alt sistem örneğini verebiliriz. Bu verilen alt sistemler arasında bir ilişkiler ağı bulunmakta ve bütünü oluşturmaktadır. Bu ilişkiler ağı ise, Kenneth Boulding’in ortaya koyduğu, basitten karmaşığa doğru ilerleyen bir düzen anlamına gelen sistem hiyerarşisi ile açıklanabilir.

Sistem Yaklaşımının Özellikleri

Sistem yaklaşımının özelliklerini aşağıdaki başlıklarla ele almak mümkündür:

Girdi, Süreç, Çıktı ve Geri Bildirim: Girdi, örgütün mal ya da hizmet üretmek amacıyla dışarıdan elde ettiği hammadde, insan, malzeme, finansman ve bilgidir. Süreç, belirli girdilerin kullanılarak istenilen çıktılara dönüştürülme faaliyetidir. Bu çıktıların daha değerli ve yararlı olması beklenir bu da katma değer anlamına gelir. Çıktı, örgütün süreç sonunda yarattığı mal ya da hizmetler ve elde edilen bilgidir. Geri bildirim ise, dış çevrenin tepkisini değerlendirmekte kullanılır ve değerlendirme sonucuna göre düzenlemeler yapılmaktadır. Bu dört temel unsur, açık ve dinamik bir sistemi oluşturur. Sistemdeki geri bildirim, çıktıların çevrede yarattığı etkiye dair bilginin elde edilmesi ve değerlendirilmesidir. İki tip geri bildirim bulunur. Bunlardan negatif geri bildirim, sürece katılan girdilerle planlanandan daha az çıktı elde edilmesi anlamına gelirken, pozitif geri bildirim ise sistem çıktısında beklenenden fazla bir değer söz konusu olduğunda gerçekleşmektedir. Geri bildirim, sistemin dış çevreye uyum sağlamasına olanak sağladığı için çok önemli bir unsurdur.

Açık ve Kapalı Sistemler: Bertalanffy’nin “yaşayan her organizmanın çevresinden etkilendiği ve dolayısıyla açık bir sistem olduğu” şeklindeki görüşü, sistem yaklaşımının en önemli alt yapısını oluşturur. Açık sistemler, çevreleriyle yani sistem dışındaki her şeyle çift yönlü bir ilişki içerisindeyken, kapalı sistemler çevresiyle hiçbir girdi ve çıktı alışverişinde bulunmamaktadır. Klasik kuramlar bu sebeple, kapalı sistemler olarak değerlendirilmekteydi. Fakat modern kuramlar açık sistem anlayışı ile geliştirilip, Daniel Katz ve Robert L. Kahn’ın çalışmalarıyla kuramlaştırılmıştır.

Dış Çevre: Sistemin çevresi, sistem tarafından kontrol edilemeyen ve onun dışında kalan her şeydir. Açık bir sistem olan işletmenin dış çevresindeki unsurlar; tedarikçiler, rakipler, devlet, finansal kuruluşlar, müşteriler, vb. şeklinde söylenebilir.

Sistem Sınırları: Sistemin nerede başlayıp, nerede bittiğini belirleyen, bir sistemi çevresinden ayıran alandır. Bu sınırlar içerisinde kalan unsurlar sistemin alt sistemleridir ve sistem tarafından kontrol edilebilir. Sınırlar dışındaki her şey de dış çevreyi oluşturur. Kapalı sistemler değişmez sınırlara sahipken açık sistemler dış çevre değişimine uyum sağladığı için sınırları daha esnek ve değişebilir özelliktedir.

Entropi ve Negatif Entropi: Entropi, sistemin kendi kendini yok etme eğilimi anlamına gelir. Bu durum sistemlerin bozulmaya eğilimli olmalarını, hatta kendi kendilerini yok etmeye eğilimli olmalarını ifade eder. Kapalı sistemlerde entropi oldukça yüksekken açık sistemler değişime dirençli olmadıkları için kendilerini düzeltme şansına sahiptirler. Negatif entropi ise sistemde entropinin etkilerinin azaltılması, ortadan kaldırılması, durumun tam tersine çevrilmesi anlamına gelir. Sistem bu durumda hayatta kalabilecektir. Açık sistemlerde entropinin etkilerini azaltma yani negatif entropi, kapalı sistemlere göre çok daha fazla görülmektedir.

Sinerji : Bu yaklaşımın temeli, bütüncül (holizm) görüşüne dayanmaktadır. Sinerji, bütünün kendisini oluşturan parçalarından toplamından fazla olması anlamına gelmektedir. “2+2=5 eder” tanımı sinerjinin en bilinen açıklanma yöntemidir. Bir sistem için sinerjiyi açıklamak gerekirse; sistem, kendisini oluşturan alt sistemlerin birleşimiyle çok daha büyük bir güce sahip bir bütüne dönüşmektedir. Yani işletme, alt sistemlerinin hepsinden çok daha değerli bir bütündür.

Russel Ackoff, bütünün önemini, eğer bir sistemi parçalara böler ve bu parçaların en iyi şekilde çalışmasını sağlarsanız bile sistem bir bütün olarak iyi bir şeklide çalışmayacaktır. Sistemin iyi çalışması için birlikte koordineli çalışmasını sağlamaktır.

Durumsallık Yaklaşımı

Modern yönetim düşüncesinin ikinci yaklaşımı olan durumsallık yaklaşımı, her koşulda geçerli en iyi tek bir örgüt yapısı olmadığını öne sürmektedir. 1960’larda ortaya çıkmış ve İkinci Dünya Savaşı sonrası değişmeye ve açık özellikler göstermeye başlayan çevre yapısının sistemlere olan etkisini göstermektedir. Öncesinde, yani klasik ve neo-klasik dönemde temel amaç kurumsal performansın ve verimliliğin arttırılmasıdır. Çalışmalar bu yönde yapılmıştır. Durumsallık yaklaşımı ise, tüm zaman ve koşullarda “en iyi” ve “en doğru” tek bir yöntemin olamayacağını savunmuş, koşullara göre bağımlı yapı olan örgüt yapılarının bağımsız olan iç ve dış koşullara göre değişeceği önermesini ortaya koymuştur. Bu yaklaşımda örgütü etkilediği düşünülen iki değişken, çevre ve teknolojidir.

Örgüt ve Çevre İlişkisi

Örgüt ve çevre ilişkisi üzerine yapılan araştırmalardan en önemlileri; Burns ve Stalker’ın Araştırması, Lawrance ve Lorsch’un araştırması, Emery ve Trist’in çalışması ve Duncan’ın araştırmasıdır. Detaylı olarak bilgi vermek gerekirse;

Burns ve Stalker’ın Araştırması: Çalışmanın amacı, örgütün iç çevresinin dış çevresinden nasıl etkilendiğini ortaya koymaktır. Çevrenin durağanlığına ve değişkenliğine bağlı olarak mekanik örgüt ve organik örgüt olmak üzere iki örgüt yapısı tanımlamıştır. Mekanik örgüt yapısında, kurallar merkezidir, yüksek hiyerarşi bulunmaktadır ve kişiler, bireysel olarak uzmanlaşırlar. Organik örgüt yapısı ise esnektir ve rekabet üstünlüğü sağlar. Klasik örgüt yapısının tam tersi bir yapıya sahiptir. Kurallar ve prosedürler genellikle yazılı değildir ve yatay- dikey kesin sınırları yoktur. İnsanların bilgi ve tecrübeleri yaratıcılığı arttırır; örgüt değişime ve yeniliğe açıktır. İletişim yatay eksende kurulur.

Lawrance ve Lorsch’un araştırması: 1967 yılında yapılan çalışmanın amacı, çevresel değişkenlerle etkin örgüt yapısı arasındaki ilişkiyi incelemektir. Dış çevre belirsizlik derecesine göre ölçülmüş ve iç çevre içinde farklılaşma ve bütünleşme-koordinasyon olmak üzere iki değişken belirlenmiştir. Belirsizlik, koşulların değişim hızı, koşulların değişimi hakkında bilgi sahibi olma derecesi ve verilen kararların sonuçları hakkında geri bildirim alınma süresinin uzunluğuna bağlı olarak değerlendirilmektedir. Farklılaşma, örgüt içindeki departmanların ve faaliyetlerin sayısını ifade etmektedir. Bütünleşme ise, örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için çeşitli alt sistemlerin uyum içinde faaliyetlerini gerçekleştirmek için çeşitli alt sistemlerin uyum içinde faaliyetlerini gerçekleştirmelerini yani koordinasyonu ifade etmektedir. Araştırma sonucunda, belirsizliğin yüksek olduğu çevrelerde örgütsel farklılaşmanın ve bütünleşmenin yüksek olduğu ortaya konmuştur.

Emery ve Trist’in çalışması: Bu iki araştırmacı, örgütü etkileyen çevre türlerini değişim hızı ve karşılıklı ilişkilerin gücü boyutlarına göre sınıflandırmıştır. Karşılıklı ilişkilerin gücü, yatay, dikey ya da sembolik olarak üç farklı şekilde olabilir. Yatay ilişki, aynı sektördeki rekabeti, dikey ilişki, sektördeki firmaların iş akışında birbirlerine bağlı olmalarını, sembolik ilişki ise, bir alanda işbirliği yapılmasını ifade eder. Çalışmada belirlenen çevre türleri, basitten karmaşığa doğru, durgun- rastlantısal (değişim yavaş, talep rastlantısal, belirsizlik düşük), durgun-gruplanmış (değişim yavaş ama kümelenmiş, çevre birbiriyle bağlantılı), dengesiz-tepkisel (karmaşık çevre, bağlılık derecesi orta, esnek örgüt yapısı gerekliliği, analitik kararlar) ve çalkantılı (dinamik ve en belirsiz çevre, dinamik kararlar, örgütlerin karşılıklı bağlılığı yüksek) olmak üzere 4 gruba ayrılır.

Duncan’ın araştırması: Amacı, araştırma için incelenen birimlerde karar verilirken çevre belirsizliğinin kararlar üzerindeki etkisinin incelenmesidir. Duncan çevreyi, basit- karmaşık ve statik dinamik olmak üzere iki boyutta değerlendirmiştir (Bu konunun detayları için bkz. Şekil 3.8, S. 97). Statik-basit çevrenin belirsizliği düşüktür, Statik-karmaşık çevrede ise oldukça düşük algılanan belirsizlik ortamında örgütler daha verimli olabilmek için belirli bir sayıdaki çevre değişkenlerin incelemek ve karar verirken göz önünde bulundurmak gerekir. Dinamik-basit çevrede belirsizlik daha fazladır. Hızlı çevre değişimini yöneticilerin karar süreçlerindeki yüksek derecedeki belirsizlik yatmaktadır. Dinamik-karmaşık çevrede ise belirsizliklerin en yüksek olduğu çevredir. Değişkenlerin tahmin edilmesi zordur ve beklenmedik etkilere sahiptir.

Örgüt ve Teknoloji İlişkisi

Durumsallık yaklaşımında örgütü etkilediği düşünülen bir diğer değişken ise teknolojidir. Teknoloji, bilimin pratik yaşam gereksinimlerinin karşılanmasına yönelik uygulamalarının bir bütünüdür. İnsanoğlu var olduğundan beri teknoloji üretip, yaşam süreçlerinde kullanmıştır. Fakat Sanayi Devrimi sonrası teknoloji üretim süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası haline gelmiş ve bu yöndeki araştırmalar artmıştır. Bu alanda çalışmış olan önemli araştırmacılar ve araştırmalarının detayları şöyledir:

Woonward’ın araştırması: Woonward, ilk defa teknolojinin üretime olan etkisinin araştırıldığı bir çalışmaya imza atmıştır. Amacı, performans düzeyi ile Klasik dönem değişkenleri olan yönetim kademelerinin sayısı, kontrol alanı, merkeziyetçilik derecesi ve yönetim şekli ile bir ilişki tespit edebilmekti. Çalışma sonucunda anlamlı bir ilişki bulunamamış fakat örgütü etkileyen en önemli değişkenin, üretimde kullandığı teknoloji olduğu ortaya konmuştur. Woodward teknolojiyi birim, kitle üretiminde, süreç üretiminde ve üretimde kullanılan teknolojileri basitten karmaşığa doğru sınıflandırmıştır.

Aston Grubu araştırması: En önemli katkıları, bazı araştırma yöntemlerini birleştirerek kullanılması ve psikoloji varsayımlarını sosyoloji, ekonomi gibi alanlarla ilişkilendirmesidir. Aston grubuna göre örgütün büyüklüğü arttıkça uzmanlaşma ve formalleşme düzeyi de artmaktadır.

Thompson’un araştırması: Durumsallık yaklaşımına önemli katkılar sağlamış ve teknolojiyi, bağlı, aracı ve yoğun teknoloji olarak üç ayrı sınıfa göre sınıflandırmıştır (detaylı bilgi için bkz: Şekil 3.9, S. 100).

Thompson’un teknoloji sınıflandırması, girdi ve çıktılar standart olursa bağlı teknoloji olarak tanımlamış, teknoloji türü iki tarafın de isteklerin çözüyorsa ve birbirinden bağımsız ise aracı teknoloji ve bir işe başlamak için tüm faaliyetlerin karışlıklı olarak birbirine bağlı olması durumunda da yoğun teknoloji olarak tanımlamıştır. Koşul değişkeni olarak girdileri çıktıları dönüştürme sürecinde kullanılan teknolojiyi ele almıştır.

Perrow’un çalışması: Perrow teknolojiyi iş çeşitliliği ve planlanabilirlik düzeyine göre 4’e ayırmıştır; rutin, mühendislik, ustalık ve rutin olmayan (detaylı bilgi için bkz: Şekil 3.10, S. 102). Rutin işlerde kullanılan teknoloji, iş çeşitliliğinin düşük, istisnaların az olduğu, iş planlamasının yüksek olduğu işlerde kullanılır. Ustalık işin planlanabilirlik düzeyinin ve iş çeşitliliğinin düşük olduğu durumları ifade etmektedir. Mühendislik, işin çeşitliliğinin ve planlanabilirlik düzeyinin yüksek olduğu durumlarda, rutin olmayan işler ise iş çeşitliliğin çok olduğu ve planlanabilirlilik düzeyinin düşük olduğu işlerdir.

Trist – Bamforth’un araştırması (Tavistock Enstitüsü): 1950’li yılların başlarında İngiltere’de kömür madenlerinde yapılan araştırmanın amacı teknolojinin çalışan verimliliği, motivasyon, moral ve stres üzerine etkisini incelemektir. Trist ve Bamfort araştırmasında kömür çıkarmada kullanılan tekniğin değiştirilmesi üzerine işe devamsızlık oranları artmış ve verimlilik düşmüştür. Teknik verimliliği sağlayabilmenin teknik ve sosyal sistemlerin bir arada optimizasyonunun sağlanmasıyla mümkün olduğu sonucuna varmışlardır. Trist ve Bamfort bu çalışmaları üzerine Sosyo-Teknik Sistem Teorisini geliştirmişlerdir. Sosyo-teknik sistem düşüncesi matris ve ağ (network) yapılar gibi örgüt yapılarının temel felsefesini de oluşturmaktadır.