Yönetim ve Organizasyon 2 Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Günümüzde yaşanan değişimler sonucu örgütlerin önemi her geçen gün daha da artmaktadır. Örgütler kurulurken, kurucuların tek amacı kar elde etmektir. Yaşanan hızlı değişimlerle birlikte, örgütlerin kendilerini geliştirmeleri ihtiyacı doğar böylece örgütler ayakta kalabilir ve gelişmelerini devam ettirebilirler. Bu ünitede örnek edinme, örnek edinmenin özellikleri, amaç ve yararları, türleri, başarılı örnek edinme ve örnek edinme sorunları ile ilgili konular ele alınacaktır.

Örnek Edinme

Örnek edinme kavramı altına şu tanımlar girmektedir:

1. Japonya’da örnek edinmeye eşdeğer olan kavram “Dantatsu” adını almakta ve “en iyinin en iyisi” anlamını taşımaktadır.
2. Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olarak ifade edilebilir.
3. Örnek edinme işletmenin üstün performansa ulaşma yolunda en iyi ve en doğru yöntemleri arayış ve uygulamasıdır.
4. Örnek edinme, performans aralığını tanımlayarak mükemmel performans yaratma sanatıdır ve en iyi uygulamanın örnek alınmasını kapsayan bir süreçtir.

Örnek edinmeye yönelik ilk uygulamalar; Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. Geçmişe bakıldığında birçok örnek edinme uygulaması örneklerine rastlanılmaktadır. Ancak örnek edinme kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.

Örnek Edinmenin Temel Özellikleri

Örnek edinmenin temel özellikleri aşağıda sıralanmıştır. Bu özellikler aynı zamanda örnek edinmenin aşamalarını da göstermektedir.

1. Örnek edinme sürekli bir çalışmadır.
2. Bilgi sağlamaya dönük bir araştırma sürecidir.
3. Başkalarından öğrenme sürecidir.
4. Disiplin, zaman ve maliyet gerektiren bir süreçtir.
5. Planlama,, Analiz ve Bütünleştirme, Uygulama ve Olgunluk olarak beş aşaması vardır:

Planlama Aşaması:

Bu aşamada işletme için hangi unsurun, sürecin veya faaliyetin örnek edinileceğine karar verilir. Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken dört unsur vardır:

1. Örnek edinme ile ilgili Yönetim Desteğinin Alınması:
2. Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi
3. Örnek edinme Takımının Oluşturulması iv. Örnek edinme Ortağının Seçimi ve Örnek edinme Ortağı ile Anlaşma Yapılması

Analiz Aşaması: Analiz aşamasında işletmenin faaliyette alanda hangi konumda bulunduğu veya önemli rakipleriyle arasındaki fark belirlenmeye çalışılır. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken iki unsur vardır:

1. Örnek edinme Yapılan Çalışma Alanı ile ilgili Verilerin Karşılaştırılması ve Mevcut Performansın Tespiti
2. Örnek edinmeye Konu Olan Çalışma Alanına ilişkin Olarak Gelecekteki Performans Hedeflerinin Tasarlanması: Bu tasarlamayı şu şekilde sıralamak mümkündür:
   Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır.
   Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.
   Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir.
   Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

Bütünleştirme Aşaması: Tüm planlamalar ve analiz aşamalarından sonra, örnek edinmede ulaşılmak istenen hedefler konusunda işletmede ki çalışanların bilgilendirilmesi önemlidir. Örnek edinme sürecinin son aşamasını, kontrol ve denetim aşaması oluşturur. Bu bölüm, buraya kadar belli bir plan ve program çerçevesinde yerine getirilmiş olan tüm faaliyetlerin ne ölçüde başarıya ulaştığını gösterir.

Uygulama Aşaması: Yukarıdaki üç aşama tamamlandıktan sonra örnek edinmeyi işletmeye uygulama aşamasına sıra gelir. Ancak örnek edinme işletmeye uygulandıktan sonra işletme yine en iyi uygulamaları araştırmaya ve gelişmeleri takip etmeye devam etmelidir. Bunun nedeniyse, işletme örnek edindikten sonra iyi bir konuma gelse de, yine o işletmeden daha iyi durumda olacaklar olacaktır ve zamanla edindikleri uygulama eskimiş olacaktır. Belirlenen hedeflere varmak için bu faaliyetlerin yürütülmesi, başlangıç ve bitiş zamanın belirlenmesi, yürütme anında gerekli düzeltmeler yapılarak ihtiyaç halinde programın yenilenmesi gerekmektedir.

Olgunluk Aşaması: İşletme örnek edinmeyle birlikte elde ettiği üstünlüğü koruyabilmek için çalışmalara devam edilmeli ve tüm faaliyet alanlarına bu çalışma yayılmalıdır.

Örnek Edinmenin Amaçları ve Yararları

Örnek edinmenin amaçları aşağıda sıralanmıştır:

1. “Rekabet üstünlüğü” elde etmek
2. Üstün performans düzeyine ulaşmak ve bunun devam ı n ı sağlamak
3. En iyi uygulamaları öğrenmek ve sağlamak
4. Başarılı işletmelerle karşılaştırma yapmak
5. Karşılıklı kazanç yaratmak

Örnek edinmenin faydaları da aşağıdaki gibidir:

1. Müşteri Beklentilerinin Karşılanması
2. En İyi Uygulamaların İşletmeye Uyarlanması
3. Verimlilik
4. Hedeflerin Gerçekçi Olması

Örnek Edinme Türleri

Örnek edinme ‘in birçok türü vardır ve çeşitli yazarlar kendi bakış açılarına göre bir sınıflama yapmışlardır.

1. İçsel Örnek Edinme: İçsel ya da işletme içi örnek edinme, aynı işletme içindeki bir bölüm ile başka bir bölümdeki başarının karşılaştırmasını içerir. Çoğu işletme örnek edinme çalışmalarına, uygulamalarını içsel olarak kıyaslayarak başlamaktadır.İçsel örnek edinme çalışmasının en önemli avantajlarından biri, veri toplamanın kolay olmasıdır. İstenilen verilere kısa sürede ve istenilen detayda ulaşmak mümkündür. Bu uygulama özellikle farklı yerlerde faaliyette bulunan işletmeler için başlangıçta oldukça iyi sonuçlar vermektedir. Genellikle aynı grup içinde yer alan işletmeler, kuruluş içi örnek edinmeye özellikle ilk örnek edinme çalışmalarında başvurmakta ve başarılı sonuçlar almaktadır.
2. Rekabetçi Örnek Edinme: Rekabetçi örnek edinme, işletmenin işlevlerinin, süreçlerinin, didinmelerinin, ürün ya da hizmetlerinin rakip işletmelere göre ölçülmesi ve kendi sınıfında en iyi olacak ya da en azından rakibinden daha iyi olacak biçimde gerçekleştirilmesi anlamına gelmektedir. Rekabetçi örnek edinme, örnek edinme çeşitleri arasında gerçekleştirilmesi en zor olanıdır. Çünkü rakip işletmeler genelde örnek edinme projesini yürüten takıma yardımcı olma isteğinde değildir.
3. İşlevsel Örnek Edinme: Bu tür örnek edinmede, sektör farklılığına bakmadan en iyi uygulamaya sahip işletmenin uygulamaları örnek edinilmeye çalışılır. Farklı bir sektörde kıyaslama olacağı için zorlukları da olacaktır ancak burada önemli olan, ya bir süreci ya bir uygulamayı ya da yapıyı örnek edinirken uyumlaştırarak, işletmenin kültürüne ve yapısına uyumlaştırarak örnek edinmeye gidilmelidir.
4. Süreç Odaklı Örnek Edinme: Bu tür örnek edinmenin amacı, kıyaslama yapılmak üzere belirlenmiş bir alanda, mükemmelliğiyle tanın herhangi bir örgütün bu noktaya nasıl ulaştığını tespit edip, başarılı bulunan yönlerini uyarlamak ve seçilen sürecin performansını artırabilmektir.
5. Ürün Odaklı Örnek Edinme: Bu örnek edinmede en iyi uygulama yapan işletmenin ürünü incelenir ve bu inceleme sonunda örnek edinmeye gidilir.
6. Stratejik Odaklı Örnek Edinme: Çok farklı sektörlerde ve pazarlarda başarılı olan işletmelerin analiz edilmesi ve onların başarılarından örnek alınması ile yapılan bir kıyaslamadır.

Örnek Edinmede Başarılı Olma Koşulları

Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır.
• Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir. Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir.
• Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir.
• Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas alınarak çalışma sürdürülmelidir.
• Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.

Örnek Edinme ile İlgili Sorunlar

Örnek edinme ile ilgili sorunlar şunlardır:

• Örnek edinmenin başarılı olabilmesi için öncelikle işletmelerin değişimin gerekliliğini kabul etmeleri gerekir. İşletme çalışanları değişikliğe hazırlanmalıdır. Aksi takdirde işletme içinde çatışmalar yaşanacaktır.
• Örnek edinmenin başarılı olabilmesi için örnek edinilecek bir şeylerin olması gerekir. Örnek edinme süreç, faaliyet, işletmelerin kullandığı teknoloji, ürün vb olmalıdır.
• Örnek edinmede sonuç rakamları üzerinde değil, ilgili işe ait süreç, metot gibi işin esasını oluşturan unsurlar üzerinde yoğunlaşılmalıdır. İşletmelerin karına değil gerçekten hangi alanda iyi olduğuna odaklanılmalıdır.
• Örnek edinmeyi sadece faaliyet gösterilen endüstri dalı ile sınırlandırmamak gerekir. Örnek edinmenin başka sektörde ki işletmeyle de yapılabileceği bilinmelidir.
• Örnek edinmenin başarısı, yöneticilerin başkalarının bazı işleri kendilerinden daha iyi yapabileceklerini kabul etmelerine ve kendilerini değiştirmeye hazır olmalarına bağlıdır.
• Örnek edinme sonucunda bir değişim programı ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla değişimin getireceği bir takım yeniliklerin yöneticiler ve çalışanlar tarafından desteklenmesi ve örgüt bünyesinde uygulanması gerekir.
• Örnek edinme için başarılı işletme ve özellikle veri bulmanın en güç aşama olması da bir başka sorundur.