Yönetim ve Organizasyon 1 Dersi 6. Ünite Özet

Örgütleme

Yönetim faaliyetinin yerine getirilmesinde ilk aşama planlamadır. Planlama fonksiyonundan sonra en önemli iş örgütlemedir. Örgüt ve örgütleme kelimeleri aynı amaçla kullanılmasına karşın farklı anlamlara gelmektedir. Örgüt bir amaç için bir araya gelmiş insanların başarıyı artırmak için güçlerini birleştirmeleridir. Örgütleme saptanan amaçlara ulaşmak için gerekli koşulları sağlama faaliyetidir. Örgütleme işlevinin söz ettiğimiz zaman öncelikle biçimsel bir yapıyı düşünürüz. Biçimsel yapı dediğimiz zaman insanlar arasındaki işle ilgili işler ve örgüt içi ilişkiler söz konusu olur.

Örgütlemenin temelinde yatan insan ihtiyaçlarıdır. İnsanlar bütün ihtiyaçlarını kendileri karşılayabilselerdi örgüt yoluyla ihtiyaçları karşılama yoluna gitmezlerdi.

Örgütlemenin Evreleri

Örgütlemenin ön çalışması olan planlamanın hazırlanmasından sonra planlamadaki amaçların gerçekleşmesi için en önemli aşama sırasıyla bazı adımların atılması gerekir. Planlama aşamasında ortaya atılan ve gerçekleştirilen soyutlamalar, örgütleme aşamasında kağıda dökülmekte ve böylelikle daha somut bir niteliğe bürünmektedir. Örgütlemede temel olarak üç aşama söz konusudur.

Yapılacak İşlerin Belirlenmesi ve Gruplandırılması

İlk aşamada amaçlar, politikalar ve yöntemler belirlenir. Örgütleme planlamanın bir devamı olarak görülebilir. Planda öngörülen sayısız işleri en az emek ve giderle saptamak için örgütlemeye gitmek gerekir. İşletmenin faaliyet konusuna göre yapılacak işler belirlendikten sonra hangi fonksiyonların yürütüleceğine karar verilir. Burada yapılacak işler işletmenin büyüklüğü ve yapacağı işlere bağlı olarak ana fonksiyonlar belirlenir daha sonra ikincil bölümler saptanır.

Personelin Belirlenmesi ve Atanması

Bu aşamada her çalışma grubu için personel bulunması ve atamalarının yapılması gerekir. Bu aşamada çok ayrıntılı olarak hazırlanan iş tanımlarına ihtiyaç vardır.

Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi

Üçüncü aşama her bireyin kendi mevkisinin fonksiyonlarını doyurucu bir biçimde yerine getirilmesi için gerekli olan fiziksel faktörleri sağlamaktır.

Örgütleme İlkeleri

Örgütün başarılı olması örgüt ilkelerinin uygulanmasına bağlıdır.

Amaç Birliği İlkesi : Örgütleme bazı bölümlerin veya örgütlerdeki bazı insanların başarısı ile değil örgütün bütün unsurları ile sağlanır. Örgütlerin başarısı belirlenen amaçlara ne kadar zamanda ve ne ölçüde ulaşıldığı ile ölçülür. Burada önemli olan nokta amaçların belirlenmesinde rasyonel hareket edilmesi kadar örgütün bir bütün olarak bu amaçlara ulaşmak için ne kadar başarılı olduğudur. İşletmenin belirlediği amaçlarından önce genel amacın belirlenmesi gerekir. Örgütte genel amacın yanında yukarıdan aşağıya doğru azalan yetki ve görevlere paralel olarak amaçlar belirlenir. İşletmenin içinde yer alan grupların istekleri örgütün amaçları ile her zaman örtüşmeyebilir. Üst ve alt amaçlar arasındaki ilişki üst amaçların gerçekleştirilmesi için alt amaçların belirlenmesidir.

Basamaklar İlkesi (Hiyerarşik Yapı İlkesi) : Basamaklar ilkesinde örgüt içindeki çeşitli yetki, görev ve sorumluluk en üstten aşağıya doğru daralarak iner. Emir bir asta verilir ve gerektiğinde emri yerine getirecek kişiye kadar iner. Ancak astlarla üstler arasında yakın ilişki gereklidir. Üstler astların yapabilecekleri işleri verirken astlar da doğrudan bağlı olduğu bir üst yöneticinin verdiği işleri en iyi şekilde yapmalıdır. Böylece örgütün değişik basamaklarda koordinasyon sağlaması gerçekleşebilir.

Komuta Birliği İlkesi : Çeşitli yöneticilerden emir almak astın başarısını azalttığı gibi kaos yaratan bir durumdur. Örgütte yapılan hatalarından en yaygın olanı komuta birliğinin bozulması bir astı atlayarak daha alt kademeye iş veya yetki verilmesi veya bir astın bir üstünü atlamasıdır. Bu durumu önlemek için örgütlerde komuta birliğine uymak gereklidir.

Yönetim Birliği İlkesi : Bir grup veya bir bölümden bir kişinin sorumlu olması ilkesidir. Aynı amaca dönük işlerin bir yöneticinin sorumluluğuna verilmesi ile yönetim birliği sağlanır.

Yönetim Alanı İlkesi : Yönetim alanı bir üstün doğrudan denetleyebileceği ve yöneteceği ast sayısıdır. Burada temel düşünce bir yöneticinin çok kişiyi etkin ve verimli yönetemeyeceğidir. Burada yöneticinin zamanının ve gücünün sınırlı olması yönetim alanının dar olmasını gerektirir. Yönetim alanı dar veya geniş olabilir.

Yönetim alanına en önemli bir yaklaşımda Graicunas tarafından ortaya konmuştur. Graicunas üst ast arasındaki ilişkiler incelemiş ve yönetim alanı konusunda üç türlü ilişkinin varlığını ortaya koymuştur. Bunlar şöyle sıralanabilir

Doğrudan İlişkileri: Genelde en çok görülen ve yönetici tarafından en iyi şekilde anlaşılan bir ilişki türüdür. Graicunas üste bağlı ast sayısı arttıkça ilişkilerin daha fazla artacağını ve ast sayısının aritmetik olarak ilişkilerin geometrik olarak artacağını ileri sürmüştür.

Dolaylı Grup İlişkileri: Bu ilişkiler çeşitli ilişkiler olarak görülür.

Çapraz İlişkiler: Astların diğer astlarla görüşmesidir.

Graicunas’ın ortaya attığı teori önemli bir gelişmedir. Ancak insan ilişkilerinin matematiksel olarak tek yönlü ele alınması doğru değildir. Çeşitli yönlerden eksiklikler vardır. Astlarla üstlerle ve örgüt ile ilgili çeşitli nedenler yönetim alanını etkiler.

İş Bölümü ve Uzmanlaşma İlkesi : Yönetimde işler bireysel olarak yapıldığında başarı sağlanamaz. İ şletmenin başarı sağlaması ve arzuladığı sonuçlara ulaşması ve verimli çalışma ortamı yaratması için işbölümü ve uzmanlaşma gerekir. Bir işletme kurulduğunda işlerin temel işler ve yardımcı işler olarak bölünmesi diğer bir deyişle örgütleme aşamasında işbölümünün temel iş veya vazgeçilmez bir iş olarak öncelikle dikkate alınması kaçınılmazdır. İşbölümü ile örgütün görevlerini yerine getirmesi ve bu görevlerin daha bilinçli yerine getirilmesi sağlanır.

Bireysel çalışanlara göre örgütlerde gruplarda (iş grupları, projelerde çalışanlar) verimlilik arttığı gibi grubun her üyesinin birbiriyle iletişim içinde olması ve görüşler ile önerilerin ortaya atılması ve geliştirilmesi sinerji yaratacaktır. İ ş bölümü ile belli bir zamanda yapılan üretim artacaktır.

Klasiklerin yaklaşımında insan ve işgücü ikinci plandadır. Önce teknoloji ve işlerin nasıl yapılacağını belirlenmiş sonra personelden bu belirlenen doğrultuda davranması istenmiştir. Post modern yönetimde ise uzmanlaşmaya yeni bir yaklaşımda bulunulmuştur. Küçük alanlarda uzmanlaşma yerine temel çalışma alanı dışında görevi tamamlayacak kadar uzmanlaşma üzerinde durulmuştur.

Yetki İlkesi : Yetki konusu en önemli konulardan birisi olması yanında yetki çok anlama gelen çeşitli görüşlere göre farklı tanımlanan bir kavramdır. Herkesin, aileden büyük işletmelere ve devlete kadar aynı yetkide olması hiçbir görevin yerine getirilememesi gibi bir sonuç ortaya çıkar. Biçimsel örgütler örgütlerin temel taşları olarak yetki olmadan örgütler çalışamaz. Yönetim faaliyeti bir yetki faaliyeti ve yetki kullanmaktır. Yetki bir haktır. Diğer bir deyişle emir verme ve emrin yerine getirilmesini izleme faaliyetidir. Yetki en üst yönetimden an alt yönetime kadar azalarak gider.

Sorumluluk, Yetki ve Sorumluluğun Denkliği İlkesi: Bir görev verildiğinde veya görev kabul edildiğinde sorumluluk doğar. Sorumluluk genelde verilen görevle ilgilidir. Kendi görevlerini yerine getirmekle iş tanımına uygun hareket etmekle sorumlu olması yeterli değildir aynı zamanda astlarının yaptıkları hatalardan da sorumludur.

Yetki Devri İlkesi: Yetki devri örgütün başarısını etkileyen en önemli ve gerekli bir yöntemdir. Yöneticiye çalışmasında ve stratejik hedeflerine daha çok zaman harcamasında büyük bir aşama kazandırdığı gibi üst yönetimde işlerin çokluğundan ortaya çıkacak sorunları da azaltmasını sağlar. Yetki bir işi yapma yetkisi veya astlarına işi yapma yetkisini devretmesidir. Ancak yetki devri yöneticinin istemediği işlerden kurtulmak ve bazı angaryaları astına devretmek değil yetki ve sorumlulukların çeşitli seviyelerde toplanmasını sağlamaktır.

Yetki devrinde sorunlar: Yetki devri örgütün başarısı için en önemli bir yöntem olması nedeniyle yetki devri yeteri kadar önemsenmemektedir. Doğal olarak yetki devrinde sorunlar ortaya çıkmaktadır. Bu sorunlar üstten kaynaklandığı gibi yetki verilen astlar tarafından da yaratılabilir.

• Üstler bazen astın başarısız olacağını düşünerek ve işleri kendisinin daha iyi yapabileceklerini düşündükleri için yetki devrine gönüllü olmayabilirler.
• Astlar kendilerine güvenemediklerinden bilmedikleri konularda yüklenecekleri görevden zor duruma düşmek istemezler.

İstisna İlkesi (İstisnalara Göre Yönetim Modeli) : Yönetimde işler iki ana grupta toplanır. Birincisi rutin işlerdir. İ şletmenin devamlılığını sağlamak amacıyla yapılan stratejik olmayan işlerdir. İkinci grup işler stratejik olduğundan üst yönetimin görüşü gereklidir. Diğer bir deyişle gündem dışı ve olağanüstü konularda sorun veya yeni bir durum üst yönetime aktarılmalıdır. Rutin olan işler için üst yönetime sıkça gidilmesi üst yönetimin zamanını almakta ve dikkatini dağıtmaktadır.

Esneklik (Değişebilirlik veya Yeniden Yapılanma) İlkesi : İşletmeler statik yapıda değildirler eğer statik davranış içine girmişlerse işletmenin geleceği tehlikededir diyebiliriz. İşletmeler devamlı olarak içi ve dış çevreden etkilenirler. İşletmelerde iki önemli değişim vardır.

Büyüme : İşletmelerin varlıklarını devam ettirmeleri yeterli değildir. İ şletmeler genelde küçük bir işletme olarak kurulurlar. Özellikle ekonomik koşullar ve dış çevre faktörleri zorladığında büyüme yolunu seçerler.

Küçülme: İşletmeler büyüme yolunu seçtikleri gibi gerektiğinde küçülmeye de giderler. İşlerin kötüye gitmesi ile küçülme söz konusu olur. Bazı çok etkin olmayan bölümler kapatılır veya küçültülebilir.

Koşullar çok değiştiğinde yeniden yapılanmaya gitmek zorunlu hale gelir. İşletme dinamik bir varlık olduğu gibi hizmet ettiği çevre de dinamiktir. Örgütün esnek olması değişimlere kısa zamanda cevap vermesi örgütün esnekliğine bağlıdır.

Çapraz İlişkiler İlkesi : İşletmenin başarısının bölümler arası koordinasyona bağlı olması ile yatay ilişkiler gelişmiştir. Diğer yandan işlerin hızlanması için çapraz ilişkilerin artması gerekir. Böylelikle uzun zaman alan basamaksal sistemin katı ilkeleri azaltılır verim ve zaman tasarrufu sağlanır. Alt basamaktaki bir yönetici kendi sorumluluk ve yetki alanındaki bir konuda başka bir yöneticiden yardım alabilir.

Denge İlkesi: Örgütün çeşitli bölümlerin çalışması ile başarı sağlanabilir. Örgütün esnek olması önemlidir ancak bunun yanında dengeli olması gerekir. İ şletmenin başarısı bazı bölümlerin başarısının bir fonksiyonu değil bütün fonksiyonların koordinasyon içinde çalışmasının ürünüdür.

Kolaylık İlkesi: Örgüt yapısında en önemli işlerden birisi ilişkilerin açık bir şekilde belirlenmesi gerekir. Kimin kimden emir alacağı, ast üst ilişkilerinin belirlenmesi şüphe yaratmadan ortaya konması gereklidir. İş tanımları çok iyi yapılmalıdır ayrıca iş akımı çok iyi planlanmalıdır.