Yönetim ve Organizasyon Dersi 8. Ünite Özet

Yönetsel Denetim Kavramı

Kontrol kavramıyla da ifade edilen bu fonksiyon yönetsel faaliyetler içerisinde son derece önemli bir yere sahiptir. İşletmelerde denetim, esas olarak kurumsal faaliyetlerin düzenlemesidir. Böylelikle yapılan planlar doğrultusunda hedeflenen bazı performans unsurlarının kabul edilmesi ya da yeniden ele alınarak düzenlenmesi mümkün olmaktadır.

Yönetsel denetim, işletme hedeflerinin etkililikle gerçekleştirilmesi için kurumsal faaliyetlerin düzenlenmesidir.

İşletmelerde yönetsel denetim gerçekleştirilirken kuşkusuz denetim alanının önemi vardır. Denetim alanı bir üste doğrudan bağlı olan ast sayısını ifade eder.

Yönetsel Denetimin Amaçları

Etkili bir yönetsel denetim sistemi olmayan bir işletme organizasyonunun yukarıda da belirtildiği gibi amaçlarına ulaşması mümkün değildir. Etkili bir denetim sistemi kurmanın dört temel amacı vardır:

• Değişen dış çevre koşullarına uyum sağlama,
• Hata artışını sınırlandırma,
• Kurumsal sorunlarla baş edebilme,
• Maliyetleri en aza indirme.

Uygun ve doğru bir şekilde hazırlanmış bir denetim sistemi, yöneticilerin değişen koşulları önceden görmesine, takip etmesine ve çözüm yolları üretmesine yardımcı olmaktadır. İşletmelerde küçük hatalar ihmal edilirse zamanla birikebilir ve ciddi bir konuma gelebilirler. Bu bakımdan işletmeler mevcut sistemlerinde olabilecek tüm hataları engellemeye yönelik tedbirler almalı ve sorunların büyümesini önleyecek biçimde denetim sistemleri oluşturmalıdırlar. Büyük işletmelerin organizasyon yapılarında yer alan faaliyetlerin karmaşık olması, mevcut denetim sistemlerinin kurumsal sorunlarla başa çıkacak biçimde oluşturulmasını zorunlu hâle getirmektedir. İşletmelerde denetim işlevi etkili bir biçimde yapıldığında, maliyetleri azaltmaya ve işletme çıktısını arttırmaya yardımcı olabilmektedir. Dolayısıyla denetim, verimliliği arttırıcı bir faaliyet olarak kabul edilir.

Yönetsel Denetim Süreci

Etkili bir denetim sistemine sahip olmak bir işletme organizasyonunun amaçlarını yerine getirmesine yardımcı olmaktadır. Etkili bir denetim sistemi, genellikle birbiriyle ilişkili dört asamadan oluşan sistematik bir süreçtir. Yönetsel denetim sürecindeki aşamalar aşağıdaki gibidir:

• Standartların Belirlenmesi
• Performansın Ölçülmesi
• Performans ve Standartların Karşılaştırılması
• Düzeltici Tedbirlerin Alınması

Yönetsel denetim sürecinde ilk adım standartları belirlemektir. Bir denetim standardı, bir hedefin gerçekleşen performansla karşılaştırılmasını sağlar. Buna göre; denetim için belirlenen standartlar ölçülebilir terimlerle ifade edilmeli, işletme organizasyonunun hedeflerine uygun olmalı ve performans göstergelerinin tanımlanmasını sağlamalıdır.

Yönetsel denetim sürecindeki ikinci adım performansı ölçmektir. Performans ölçümü, birçok işletme organizasyonu için değişmez ve sürekli olan bir faaliyettir. Performans kriterlerinin belirlenmesi ve ölçümü konusunda son yıllarda yaygın kullanılan bir yaklaşım Dengeli Performans Göstergesidir. Etkili bir yönetsel denetim aracı olan Dengeli Performans Göstergesi uygulaması, klasik finansal denetim kriterleri yanı sıra işletmenin değişim, müşteri memnuniyeti gibi başarı unsurlarını da değerlendirmeye alır.

Denetim sürecindeki üçüncü adım ölçülen performansı belirlenen standartlarla karşılaştırmaktır. Performans; standarttan daha yüksek, daha düşük veya standartla aynı olabilmektedir. Performans beklenenden daha düşük olursa, düzeltici bir harekete geçmeden önce standartlardan ne kadar sapmaya izin verileceği sorusu açığa çıkmaktadır.

Yönetsel denetim sürecindeki son adım, düzeltici faaliyet ihtiyacını belirlemektir. Düzeltici faaliyetlere ilişkin kararlar alınırken, ağırlıklı olarak yöneticinin analitik ve tanımlayıcı becerilerinden yararlanılmaktadır.

Yönetsel Denetim Türleri

Yönetsel denetim türleri işletme kaynaklarına göre ve hiyerarşik yapılanmaya göre olmak üzere iki farklı başlık altında ele alınarak incelenebilir

İşletme organizasyonlarında temel olarak yönetsel denetim alanına giren işletme kaynaklarını dört temel guruba ayırmak mümkündür. Bu bağlamda yönetsel denetim alanına giren işletme kaynakları aşağıdaki gibidir:

• Fiziksel Kaynakların Denetimi
• İnsan Kaynakları Denetimi
• Bilgi Kaynakları Denetimi
• Finansal Kaynaklar Denetimi

Bir işletme organizasyonunda yönetsel denetim faaliyetleri için hiyerarşik bir sıralama yapılması söz konusu olursa en alt hiyerarşik basamakta üretim süreci ve finansal faaliyetlere yönelik denetimden, orta basamak faaliyetleri için organizasyon yapısına yönelik denetimden, en üst örgütsel basamakta ise stratejik denetim faaliyetlerinden bahsedebiliriz.

Stratejik denetim, işletmelerde stratejik amaç ve hedeflerin ne kadarına ulaşıldığını gösteren bir yönetsel süreçtir. İşletmenin belirlediği stratejiler, işletme amaçlarının başarılmasını engelliyorsa organizasyon yapısını değiştirmeyi, var olan yöneticileri yenilemeyi, yeni teknoloji benimsemeyi, insan kaynakları üzerinde değişiklik yapmayı veya bilgi işleme denetim sistemlerini değiştirmeyi gerektirebilir.

Organizasyon yapısına yönelik kurumsal denetim iki farklı biçimde gerçekleştirilir. Bunlardan birincisi, bürokratik denetim ikincisi ise merkezî olmayan denetimdir. Bürokratik denetim, biçimsel ve mekanik yapısal düzenlemelere dayanan işletmelerde görülen bir denetimdir. Merkezî olmayan denetim ise biçimsel olmayan ve organik yapısal düzenlemelere dayanan işletmelerde görülen bir denetim türüdür. Mali denetimler, bir işletmenin hesap tutma, finansal ve işletimsel sistemlerinin bağımsız değerlendirilmesidir. Mali denetimlerin iki ana türü vardır. Bunlar, dış denetim ve iç denetimdir. Dış denetim, işletmenin çalışanı olmayan uzmanlar tarafından yürütülen finansal değerlendirmedir. İç denetim ise, işletme tarafından kullanılan finansal ve hesap tutma prosedürlerinin doğruluğunu onaylamak için işletmenin çalışanları tarafından yapılan denetimdir.

Etkili Denetimin Özellikleri

Denetim sistemleri, planlara dayalı, esnek, doğru, dakik (tam vaktinde) ve tarafsız (objektif) olduğunda oldukça etkili olabilmektedir.

Denetim, planlamayla bağlantılı olmalıdır. Bu bağlantı ne kadar belirgin ve kesin olursa, denetim sistemi o kadar etkili olur. Planlama ve denetim arasındaki bağlantıyı kurmanın en iyi yolu planın ne kadar iyi gerçekleştiğini yansıtacak standartları geliştirmeye dikkat etmektir.

Denetim sisteminin kendisinin değişime uyum sağlaması için esnek olması gerekmektedir.

Denetim sonucu elde edilen veriler hiçbir şekilde değiştirilmeden gerçeği yansıtacak, doğru bir biçimde raporlanmalıdır. Aksi takdirde, yanlış bilgi uygun olmayan yönetsel bir faaliyetin gerçekleşmesine neden olabilir.

Dakiklik her zaman çabukluk anlamına gelmemektedir. Aksine, gerektiği sıklıkta bilgi sağlayan bir denetim sistemini ifade etmektedir.

Genel olarak, koşullar ne kadar belirsiz ve istikrarsız olursa, o kadar sık denetim faaliyetin ihtiyaç duyulmaktadır. Denetim sistemi olabildiği kadar tarafsız bilgiler sağlamalıdır.

Taraflı bilgiler sonucu alınan yönetsel kararlar denetim faaliyetinin etkinliğini olumsuz etkiler.

Denetime Direnç ve Çözüm Yolları

Yöneticiler bazen, etkili bir denetim fonksiyonunun işletmelerde bariz bir biçimde uygulanması gerektiğini düşünmektedirler. Ancak bu her zaman doğru değildir. Çalışanlar, özellikle çok fazla denetlendiğini hisseder, denetime uygunsuz bir şekilde odaklanıldığını, denetimin verimsizliği ödüllendirdiğini düşünür veya çok fazla hesap vermekten rahatsızlık duyarsa denetime direnebilmektedir.

Aşırı Denetim

Zaman zaman işletmeler birçok şeyi denetlemeye çalışmaktadır. Denetim doğrudan çalışanın davranışını etkilediğinde, bu durum çalışanlar için problem hâline gelmektedir. Aşırı denetim uygulamalarının çalışanların performansını en az şekilde etkilemesi ve direncin düşürülmesi için çalışanların işe yeni başladıkları dönem içinde kısa süreli uyumlaştırma programları ve bilgilendirme toplantıları ile konu hakkında açıklamalarda bulunulmasında yarar vardır. Ayrıca konu ile ilgili işletme politikaları, yönetmelik, yönerge, broşür vb. yazılı dokümanların çalışanların bilgisine sunulmasında fayda bulunmaktadır.

Uygun Olmayan Odaklanmaya Gitmek

Yönetsel denetim faaliyetinin kapsamı çok dar olduğunda veya ölçülebilir değişkenlere çok fazla odaklanılıp analiz veya yorum yapılmadan sonuca gitme eğilimi gösteriliyorsa çalışanlar tarafından denetime direnç gösterilebilir. Bu gibi durumlarda ortaya çıkacak direncin önlenmesinde en etkili yöntem, denetim faaliyetinin kapsamını sayısal verilerin yanı sıra niteliksel verilerle de destekleyerek genişletilmesini sağlamaktır.

Verimsizliği Ödüllendirmek

Bir bölümün verimli olduğu için cezalandırılırken, ikinci bölümün verimsiz olduğu halde ödüllendirilmesinin söz konusu olduğu durumlar ortaya çıkabilir. Böylesi durumlarda, çalışanlar denetime karşı koymakta ve işletmenin amacına aykırı bir biçimde davranabilmektedirler. Bu gibi durumlarda, çalışanların motivasyonunun olumsuz etkilenmemesi ve en az direnç göstermeleri için kontrol sonucu elde edilen veri analizinin doğru bir biçimde yorumlanması ve karar vericilerin doğru karar vermeleri sağlanmalıdır.

Çok Fazla Hesap Vermek

İşletmelerdeki etkili denetim faaliyetleri yöneticilerin, çalışanların başarılı bir şekilde sorumluluklarını yerine getirip getirmediklerini saptamalarına izin vermektedir. Standartlar uygun bir şekilde oluşturulur ve performans doğru bir şekilde ölçülürse, yöneticiler sorunların ne zaman ortaya çıkacağını ve hangi bölümlerin ve bireylerin sorumlu olduğunu bilmektedir. Aksi bir durum çalışanların çok fazla hesap vermelerine neden olacaktır. Bu durum hatalarından sorumlu olmak istemeyen veya yöneticileri kadar çok çalışmak istemeyen çalışanlar için denetime direnç göstermelerine neden olacaktır. Bu tür sorunların önlenebilmesi ya da en düşük düzeyde tutulabilmesi için işletme çalışanlarının performansını ölçen doğru standartlar belirlenmelidir.