Yönetim ve Organizasyon Dersi 6. Ünite Özet

Giriş

Yönetim süreci planlama ile başlar. Planlama aşaması amaçların ve bunlara ulaşabilmek için neler yapılacağının sadece yazılı veya yazılı olmayan bir taslak olarak belirlenmesidir. Yöneticilerin planlama aşamasında belirledikleri hedeflere ulaşılmasının öncelikli koşullarından biri, bunlara yönelik faaliyetlerin etkililikle yerine getirilmesinde gerekli görülen ortam ve donanımın oluşturulmasıdır. Örgütsel yapılanma, belirlenen amaçlara ulaşmak için gerekli koşulların, fiziksel unsurların ve insan kaynaklarının, uyumlu biçimde bir araya getirilmesi sürecidir. Örgüt yapısı, sistemli bir şekilde faaliyet gösteren bir iskelet olarak ifade edilebilir.

Örgüt, Örgütleme, Örgüt Yapısı Kavramları

Örgüt iki veya daha fazla kişinin belirli bir amaç doğrultusunda birlikte ve beraber çalışmaların sağlayan yapıdır. Örgüt yapısı çalışanlar ve kaynaklar arasındaki biçimsel ilişkileri belirler (biçimsel-formel örgüt). Biçimsel örgütün beşeri yanı olarak ele alınan biçimsel olmayan (informel) örgüt ise gayriresmî grup ve ilişkileri içermektedir. Biçimsel olmayan yapı ise, işletmelerde temel unsurlarından biri olan insanı esas alır. Her biçimsel örgüt içinde, biçimsel olmayan yapıların varlığından söz edilebilir.

Örgütleme, bir işletmenin hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli kaynakların dağıtılması sürecidir. Örgüt bir yapıyı, örgütleme ise bir eylemi ifade etmektedir. Örgütleme;

• yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması,
• yer, amaç ve yöntemlerin belirlenmesi,
• insan kaynağının belirlenmesi ve yetkilendirilmesinden oluşan bir süreçtir.

Yönetim süreci amaçların belirlendiği planlama fonksiyonu ile başlar. Planlar nelerin uygulamaya konulacağını vurgularken örgütleme uygulamanın nasıl ve ne tür bir ortamda geçekleştirileceğini belirler. Örgütleme sonucunda yöneltme ya da diğer adıyla liderlik etme fonksiyonun en etkili biçimde başlatılacağı yapısal koşulların oluşturulması kritik önemdedir. Yöneltmenin ardından ise denetim fonksiyonu gelmektedir.

Örgüt yapısı; bireyler ve departmanlar arası görev bölümünü, yetki ve sorumluluk ilişkilerini, kaynakların nasıl dağıldığını, bölümler arası koordinasyonun nasıl sağlandığını tanımlar. Örgütsel yapılanmanın görsel bir ifadesi olan örgüt şemaları birçok amaca hizmet eder. Örgüt şemaları bir işletme içerisindeki pozisyonları, yetki ilişkilerini, yönetim alanını ve faaliyet biçimini kolaylıkla görmemizi sağlar.

Örgütleme İlkeleri

Örgütsel dikey yapının oluşturulması sürecinde dikkate alınan unsurlardan bazıları aşağıdaki şekilde ele alınabilir:

İş Bölümü ve Uzmanlaşma

İş bölümü, amaçlara ulaşmak için yerine getirilmesi gereken işlerin alt işlere bölünme derecesini gösterir.

Burada önemli olan işlerin etkili ve verimli yapılmasında ne düzeyde iş bölümü ve uzmanlaşmanın gerekli olduğunu doğru belirlemektir.

Emir Komuta Zinciri

Emir komuta zinciri , yetki ilişkileri bağlamında en üst seviyeden en düşük seviyeye kadar kimin kime rapor vereceğini açıklar. Emir komuta zincirini anlamak için yetki, sorumluluk ve emir komuta birliği kavramlarını bilmek önemlidir.

Yetki ve Türleri

Yetki, yöneticilerin görev alanlarında karar alma, emir verme ve kaynakları dağıtmaya ilişkin resmî ve meşru haklarıdır. Yöneticilerin sahip olduğu yetki kapsamına ve etkisine göre farklı biçimlerde ortaya çıkar. Bunlar; komuta, kurmay ve fonksiyonel yetki olmak üzere üç türdür.

1. Komuta yetkisi , bir yöneticinin bir işin yapılması ya da yapılmaması konusunda astlarına doğrudan emir verme ve karşılığında itaat bekleme hakkını ifade eder. Ast üst ilişkisini ve hiyerarşiyi tanımlar.
2. Kurmay yetki , danışmanlık yapma, görüş bildirme ve önerilerde bulunma işlevini ifade eder. Bu yetki türü komuta yetkisine göre daha dar kapsamlıdır ve bu tür yetkiye sahip kişilerin herhangi bir birim üzerinde emir verme hakkı yoktur. Kurmay yetkinin akışı yukarıya doğrudur ve genellikle üst yönetim basamaklarında gerçekleşir.
3. Fonksiyonel yetki , belirli bir grup faaliyet veya bir faaliyetin bazı yönlerine ilişkin olarak bir yöneticinin başka bölümlerdeki personel üzerinde emir verme hakkını ifade eder. Bu yetki türü, uzmanlık gerektiren belirli faaliyetlere ilişkin olarak gereksinim duyulduğunda kullanılır ve çapraz yetki ilişkilerini ifade eder.

Kontrol (Yönetim) Alanı

Kontrol alanı , bir yöneticinin kaç çalışanı verimli ve etkili bir biçimde yönetebileceğiyle ilişkili bir kavramdır. Yöneticinin ‘doğrudan’ kontrol edebileceği ast sayısı kontrol alanı olarak ifade edilmektedir.

Merkezleşme-Merkezleşmeme

Merkezîleşme derecesi , örgütte karar verme yetkisinin nasıl dağıtıldığına ilişkin kavramlardır. Yetkinin üst yönetimde toplandığı yapılar merkezleşmiş, yetkinin tek elde toplanmayarak alt kademelere göçerildiği yapılar merkezleşmemiş örgüt yapısını ifade etmektedir.

Formelleşme

Formelleşme derecesi , bir örgütte, işler görülürken önceden tanımlanmış belirgin ilke ve yöntemlerin izlenmesi konusuna verilen ağırlığı ifade eder. Neyin ne zaman, nerede nasıl, kim tarafından yapılacağı önceden ayrıntılı olarak belirlenmiş ve bunlara uyulması zorunlu hâle getirilmiş ise formelleşme derecesi yüksek bir örgütten bahsediliyordur.

Bölümlendirme (Bölümlere Ayırma)

Bölümlendirme, gruplandırılmış, aynı kategoride toplanmış işlere denir. Hangi iş ve görevlerin kimler tarafından yapılacağına karar verdikten sonra, ortak çalışma aktivitesini içeren gruplaşma gerekir bu yüzden işler koordineli ve entegre bir biçimde yürütülmelidir.

Örgüt Yapısına Etki Eden Unsurlar

Bir önceki kısımda örgütleme ilkeleri ele alınmıştır. Bu kısımda ise söz konusu boyutların biçimlenmesine etki eden unsurları vurgulanmaktadır. Örgütsel yapılanmayı etkileyen durumsal unsurlar; örgüt stratejileri, büyüklük, teknoloji ve çevrenin belirsizliği olarak gruplandırılabilir.

Strateji: Stratejiler işletmenin yaşamını devam ettirmek ve rekabet üstünlüğü sağlamak için belirlenmiş sonuçlar ve yollardır. Örgüt yapısı bu yolları içeren yol haritasına uygun kurulmalıdır.

Büyüklük: Bir örgütün büyüklüğü örgüt yapısını etkilemektedir. Genellikle çalışan sayısı bakımından büyük ölçekli örgütler küçük örgütlere göre daha çok uzmanlaşmaya, bölümlendirmeye, merkezleşmeye ve kurallar yoluyla düzenlemeleri kullanmaya özen göstermektedir.

Teknoloji: Örgütler teknolojiği girdilerini çıktılara dönüştürmek için kullanmaktadır. Kullanılan teknoloji örgüt yapısını etkiler. Mal üretimi yapan işletmelerde temelde üç üretim teknoloji kullanılır. Bunlar;

1. sipariş üretimi,
2. seri üretim ve
3. sürekli üretimdir.

Çevre: İşletmenin faaliyette bulunduğu dış çevre zaman içinde farklı fırsatlar ve tehditler yaratabilir. Yöneticiler örgütün yapısında ayarlamalar yaparak bu çevresel belirsizliğin etkilerini en aza indirmeye çalışmaktadırlar

Geleneksel ve Çağdaş Örgüt Yapıları

Bölümlendirme temelinden oluşturulan örgüt yapıları günümüzde geleneksel ve çağdaş yapılar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır:

Geleneksel Örgüt Yapıları

1. Fonksiyonel Yapı
2. Bölümlendirilmiş Örgüt Yapıları

Çağdaş Örgüt Yapıları

1. Takım Yapıları
2. Proje ve Matris Yapıları
3. Sınırları Olmayan Yapılar

Geleneksel Örgüt Yapıları

Geleneksel örgüt yapıları , temel olarak fonksiyonel ve bölümlendirilmiş olmak üzere iki grupta incelenebilir.

Fonksiyonel yapı , örgüt içerisindeki benzer veya ilişkili işlerin bir araya getirildiği bölümlerden oluşan bir yapılanma tipidir. Bu tip bir yapılanmayı fonksiyonel bölümlerin örgütün geneline uygulanması olarak değerlendirebiliriz. Mal ya da hizmet üretmek için gerekli fonksiyonlar örgütün bölümlerini oluşturur. İşletmede temel olan bu fonksiyonlar; üretim, pazarlama finansman ve insan kaynaklarıdır. Örnek olarak, pazarlamayla ilgili işleri yapan pozisyonlar bir araya getirilerek pazarlama bölümü oluşturulur. İşin niteliği gereği bu fonksiyonların adları bazı işletmelerde farklı olabilir ancak temelde amaç aynıdır. Faaliyetlerin niteliği ve niceliğine göre örgüt yapıları oluşacaktır.

• Güçlü yönleri; uzmanlaşma sonucunda faaliyetlerde etkililik ve maliyetlerde azalma, benzer özellikler gösteren çalışanların bir grup altında toplanarak sinerji yaratılmasıdır.
• Zayıf yönleri; yöneticilerin fonksiyonel hedeflere odaklanarak örgütün genel hedef ve çıkarlarının gözden kaçırmaları ve bütünün görülememesidir.

Bölümlendirilmiş örgüt yapılarında örgütün ana birimleri farklı birer işletme gibi yönetilir. Bu tip bir yapıda her bölüm kendi içerisinde bir yetkilendirmeye sahip olmakla birlikte her bölümün başında o bölümün performansından sorumlu bir yönetici bulunmaktadır.

• Güçlü yönleri; sonuçlar üzerine odaklanma/bölüm yöneticileri ürettikleri ürünün akıbetinden sorumludur.
• Zayıf yönleri; kaynakların ve faaliyetlerin çoğalması maliyeti yükseltir ve verimliliği azaltır.

Bölümlendirilmiş yapı; coğrafi, ürün, müşteri temeline göre farklılaşabilir.

• Coğrafi (Bölgesel) temelli bölümlendirmiş yapı, işletmenin faaliyetlerinin coğrafik bölgelere göre gruplandırılmasıdır.
• Ürün temelli bölümlendirmiş yapı, birden çok ürün üreten örgütlerde, üretilen her bir ürün veya ürün grubu için ayrı bir birim oluşturur. Ağırlık işleve değil, üretilen ve satılan ürüne yöneliktir.
• Müşteri temelli bölümlendirmiş yapı , birbirinden farklı özellik ve beklentiye sahip müşterilerin bulunduğu durumlarda bu müşteri gruplarının birer bölüm olarak oluşturulmasını esas alan yapıdır.
• Süreç temelli bölümlendirilmiş yapı, işlerin süreçlerine göre oluştuğu örgütlerde tercih edilen bu sistemde bölümlere ayırma, üretimdeki süreçlere veya kullanılan donanıma göre olabilir.

Çağdaş Örgüt Yapıları

Çağdaş örgüt yapıları, çağdaş örgüt tasarımları olarak takım takım yapıları, matris ve proje yapıları ile sınırları olmayan yapılar olarak ele alınacaktır. Günümüz rekabet koşulları işletmelerin müşteriler, rakipler ve diğer her tür çevresel gelişmelere hızla tepki vermesini zorunlu kılmaktadır. Bu açıdan esnek yapılanma anlayışı, boyutları farklılaşmakla birlikte, her sektörde giderek yaygın bir uygulamaya dönüşmektedir. Dinamik örgütler hiyerarşinin azaldığı, takım çalışmalarının etkili olduğu, yalın örgütlenmenin esas alındığı yapılardır.

Takım yapısı, örgütün yapması gereken tüm işlerin takımlar tarafından yerine getirildiği bir yapıdır. Bu yapıda çalışanların güçlendirilmesi büyük önem taşımaktadır. Yönetsel yetkiyi yukarıdan aşağıya taşıyan bir hat yapısı bulunmamaktadır. Buna rağmen çalışanların oluşturduğu takımlar en iyiyi planlayarak işlerini yapmaktadırlar. İlgili oldukları alanda iş performansından sorumludurlar. Çok net bir yetki zinciri olmaması ve takımlar üzerinde performans baskısının yüksek olması en önde gelen sakıncalarıdır.

Proje ve matris yapıları, bu tip örgüt yapıları, ürün farklılaşması ve proje çalışmalarının uygulandığı karmaşık faaliyet ortamlarında uygulanır. Proje örgütlenmesinin en önemli özelliği, proje türü işlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklar ve birimlerin bir proje yöneticisinin emir komutasına vermiş olmasıdır

Matris yapı ise fonksiyonel ve bölümlendirilmiş örgütlenmelerin bileşimidir. Bu tip örgütlenmede yatay düzeyde iletişim ve bilgi paylaşımı kolaylaşır. Ayrıca, ürün-fonksiyon ya da ürün bölge matrisi biçiminde de matris yapı oluşturulabilir

Sınırları olmayan yapılar, bir başka çağdaş örgüt tasarımı sınırların ortadan kalktığı örgütlenme biçimidir. Küreselleşme ile ortaya çıkan rekabet koşulları, uluslararası hareketlilik, farklılaşmış müşteri segmentleri ve çevresel gelişmelere hızla tepki verilmesi işletmelerin esnek yapılanmalarını zorunlu kılmıştır. Önceki kısımlarda ele alınan tanımlanmış yapıların dayattığı yatay, dikey ve dış çevre tarafından konulmuş sınırların olmadığı bir örgüt biçimidir. İçsel sınırlar yani işin uzmanlaştırılması ve bölümlendirilmesinden kaynaklanan yatay sınırlar ve çalışanları örgütsel kategorilere ve hiyerarşiye ayıran dikey sınırlardır. İkincisi ise dışsal sınırlar, örgütü müşterilerden, tedarikçilerden ve paydaşlardan ayıran sınırlardır. Bu tip sınırları minimize etmek veya ortadan kaldırmak için şirket yöneticileri sanal veya şebeke (ağ) yapısını kullanmaktadır.

Sanal örgüt yapısı: Fiziksel olarak yaygın veya farklı coğrafik alanlara yayılmış üretim, pazarlama ve diğer faaliyet birimlerinin ya da işletmelerin, bilişim teknolojilerinden yararlanılarak tek bir merkezden yönetilmesi ve koordinasyonudur.

Yığışım (Küme) örgüt yapısı: Çevresel değişmelerin sonucu olarak ortaya çıkan bir diğer örgüt yapısıdır. Bu örgüt yapısı ile şebeke örgütlerinin temel fikri aynıdır: Daha esnek olan daha hızlı karar alınabilen, sabit masrafı azalmış ve küçülmüş bir örgüt yapısı için, temel ve yardımcı fonksiyonlarla ilgili işletme bünyesinde yürütülen iş ve faaliyetleri mümkün olduğu ölçüde işletme dışındaki başka işletmelerden sağlamak, bu şekilde hem outsourcing yapmak hem de hiyerarşik kademeleri azaltmak ve yalın hâle getirmektir.