Kriz İletişimi Ve Yönetimi Dersi 3. Ünite Özet

Krize Yanıt Yöntemleri

İşletmelerin krize yanıt verme yöntemleri üç grupta incelenebilir.

• Aktif yöntem
• Pasif Yöntem
• Enteraktif Yöntem

Krize Aktif Yanıt Süreci (Proaktif Yöntem)

Aktif yaklaşım krizin işletmeye vereceği zararın farklı alternatifler geliştirilerek önlenmesini sağlayabilir. Dış çevreden kaynaklanan krizlerin atlatılmasında avantaj sağlar. Uygulama basamakları aşağıdaki gibidir;

• Acil olarak krizin tespiti ve tanımlanması
• Önleyici faaliyetlerden faydalanılması
• Kriz etkisinin sınırlandırılması
• Krizin etkisiz hale getirilmesi
• Etkisiz hale getirildiğinde ya da kendiliğinden sona erdiğinde kurtarma planının başlatılması

Kriz Yönetiminde aktif yaklaşımı geliştirmek isteyen işletmelerin kullanacağı unsurlar aşağıdaki gibidir;

Doğru ve yeterli bilgi akışı sağlama

Doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye aktarılması sağlanarak, bilgi eksikliği ve yanlış anlaşılmalardan dolayı risk unsurlarının krize dönüşmesi engellenir.

Göze Alınacak Risk Miktarını Belirleme

Alınacak risk miktarının belirlenerek riskli durumun krize dönüşmesi engellenir.

Erken Uyarı Sistemleri Oluşturma

Krizin varlığı, şiddeti ve yoğunluğu tespit edilerek işletmenin varlığının devamına olanak sağlar.

Krize Karşı Önleyici Planlama Yapma

Yöneticilerin olabilecek krizler için muhtemel pazar baskısını önceden tahmin ederek, işletmenin krizle karşılaşması durumunda yerine getirilmesi gereken faaliyet planlarının geliştirmesi sürecidir.

Planları Yazıya Dökmek

Kriz önleme konusunda hazırlanan planların yazıya dökülerek, kriz anında kimin ne yapacağı ve nasıl davranacağı hususlarının belirlenmesiyle kriz sürecinde yanlış kararların alınmasına engel olunabilir.

Fedakârlık Miktarının Belirlenmesi

İşletmelerin büyüme sürecince insan kaynakları yetersiz kalabilir. Uzun vadede üretimi sürdürülebilir ürünler tasarlanarak, uzun dönemde bir krize sebep olabilecek risklerin oluşması engellenebilir.

Kriz Önleme Takımlarının Oluşturulması

İşletmelerdeki potansiyel krizler için takımların oluşturulması ve bu takımlara gerekli politikaların uygulayabilmeleri için yetki ve sorumlulukları verilir. Takımların uygulamaları denetim grupları tarafından seçilen farklı konularda kontrol edilir.

Krize Pasif Yanıt Süreci (Reaktif Yöntem)

Pasif Yöntemin (Çarpışma Yöntemi) temel amacı kriz gerçekleştiğinde şiddetini en aza indirmektir. Hasarı sınırlama ve iyileşme evrelerini içeren sürece Pasif Kriz Yöntemi Modeli adı verilir. Pasif Yöntem doğal afetlere karşı destek yapılanmaları, yeterli hastane yatakları ve tedarik sağlanması, nüfus merkezlerinin potansiyel tehlikelerden uzakta konumlandırılması gibi eylemleri içerir.

İşletmelerin kurulmasından itibaren kriz belirtisi olmasa da başarıyla uygulanan teknikler ve stratejiler kriz önleme çalışması olarak değerlendirilebilir. Uygun yer seçimi, doğru pazar analizi, doğru teknoloji seçimi, uygun beceriye sahip personel seçimi kriz önlemeye yönelik çalışmalardandır

Etkili bir kriz yönetimi sırasıyla beş aşamanın yönetilmesini kapsamaktadır. Bu aşamalar sırasıyla aşağıdaki gibidir.

• İşaretlerin farkına varılması (İlk uyarıların algılanması)
• Hazırlık ve önleme (krize ve krizi önlemeye hazırlıklı olma aşaması )
• Zararı kontrol altına alma (krizin etkilenmemiş bölümlere yayılmasının engellenmesi)
• İyileştirme ve öğrenme (iyileştirme rutin faaliyetlerin tekrar başlatılması için kısa ve uzun dönemli programların geliştirilmesi- uygulanmasıdır. Öğrenme ise deneyimlerin incelenmesi ve sorgulanmasıdır.)

Krize Yanıt ve Stratejik Öncelikler

Kriz planı ve stratejik yönetim süreçleri bütünleştirilmelidir ve hazırlanan senaryo planlamasının kriz planı olarak kullanılması, stratejik yönetim açısından önemlidir.

Stratejik Planlamanın üç temel hareket alanı vardır.

1. Stratejik Düzenleme
   Örgüt için görev; amaç ve hedeflerin yerleştirilmesi aynı zamanda iç kaynaklar ve örgütü etkileyen dış çevre analizinden oluşur.
2. Stratejik Uygulama
   Örgütün yapısından farklı bir duruma geçiştir.
3. Stratejik Değerlendirme
   Seçilen stratejinin uygulamadaki başarısının değerlendirilmesidir.

Birleştirme Stratejisi, Senaryolar ve Kriz Yönetimi

Yaşanılan bir kriz, şirketin stratejik yönelimlerini değiştirebilir ya da yeni istikametlere yönelmeye zorlayabilir. Paydaşların değerlendirilmesi ve üst yönetimin rolü, sorumluk ve bağlılığı, stratejik planlama ve kriz yönetimi için önemli unsurlardır. Krizin sebebi hakkında bilgi sahibi olunması da, kriz sürecinde stratejilerin oluşturulması için önemli bir unsurdur. Krize hazırlıklı olma ya da krize eğilimi belirlemede strateji, örgüt yapısı, kültür ve insan kaynaklarının etkisi bulunmaktadır.

Krize Yanıt ve İnsan Etkisi

Krize yanıt planının düzenlenmesi ve uygulanmasında birçok unsura bağlıdır. İnsan etkisi de bu unsurlar arasında önemli bir yere sahiptir. Kriz ekibinde yer alan insanların rollerinin iyi tanımlanması, krize hızlı ve etkili cevap verilebilmesi açısından önemlidir.

Örgütsel tepkilerin, bireysel tepkilere benzer olduğunu savunan “öncelik değerleme modeli” bireylerin krize karşı duygusal ve bilişsel tepkilerini birleştirici çözümler üretmek gerektiğini öne sürer.

Kriz Ortamında Duygusal Tepkiler

Üç boyutta incelenir;

• Söylentiler
• Moral
• Sadakat

Krize Ortamında Davranışsal Tepkiler

Davranışsal tepkiler üç aşamada incelenir;

• Toplantı gündemleri (Toplantı gündemleri krize yanıt vermekten oluşur.)
• Örgüt içerisindeki roller (Örgütsel roller kriz sürecinde değişebilir)
• İş akışındaki aksamalar (krizden doğrudan etkilenen işletmenin günlük iş akışında aksamalar görülür.)

Krize Ortamında Bilişsel Tepkiler

• Karar tutanakları ( Örgütteki bireyler ve gruplar arasındaki etkileşimlerdir. )
• Sistemdeki dinamikler (Sistem teorisi her şeyin başka şeyleri etkileyeceğini öne sürer.)
• Örgütsel amaçlardaki değişikliklerin ölçümü (Krizin şiddeti örgütsel amaçların ne kadar değişeceğini belirler.

Krize yanıt verilirken aşağıdaki öncelikler sırası önemlidir;

• Canlıların korunması
• Doğanın korunması
• Mal varlıklarının korunması
• Ciddi iş süreçleri ve sistemlerdeki zararlarının telafi edilmesi
• Ticari faaliyetlerdeki kesilme süresinin kısaltılması
• Şirket itibarındaki zararın en aza indirilmesi
• Müşteri ilişkilerinin sürdürülmesi

Krize Yanıt Sürecinde Liderlik

Örgütte lider kişiler ve takipçiler arasındaki güven önemlidir ve 3 boyutta incelenir.

• Güvenin Yetenek boyutu
• İyilikseverlik boyutu
• Doğruluk boyutu

Takipçiler örgütün ve kendilerinin tehlikede olduğunu fark ettiklerinde liderlerden beklentiler artar. Bu durumda lider, ‘Transaksiyonel lider’ veya ‘Karizmatik liderlik’ tarzlarından birini kullanabilir.

Transaksiyonel lider belirlenen hedefler doğrultusunda günlük olarak yapılması gerekenleri yapar.

Karizmatik liderlikte, lider bireylerin stres ve endişe seviyelerini düşürerek krizle baş etmeye çalışır. Kriz dönemlerinde liderler daha çok karizmatik özelliklerine göre seçilmektedir.

Kriz anında liderin göstermesi gereken temel yeterlilikler;

Örgütte güvenin tesis edilmesi

Çalışanların kriz sürecinde kendilerini güvende hissetmesi önemlidir. Güven oluşturabilmek için liderler açık ve dürüst iletişim kurmalıdır. Ortak düşünce yapısı oluşturmak

Liderler dışsal faktörlerden etkilenir ve bu baskılar da liderleri bazı istek ve beklentileri karşılamaya iter.

Akılcı ve hızlı kararlar vermek

Liderler kararsızlığı azaltmak için uzmanların görüşüne başvururlar.

Cesur hamlelerde bulunmak

Liderler kriz sırasında ortaya çıkabilecek fırsatları da değerlendirmelidirler.

Krizden ders çıkarmak

Krizlerle mücadele süreci ders almak için önemli bir süreçtir. Öğrenme süreci örgütün kültürü, politikaları ve süreçleri ile ilgili incelemeyi gerektirmektedir.